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Vorwort
Die Stadtverwaltung Koblenz beschäftigt zzt. insgesamt 2744 (Stand 31.12.2025) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in verschiedensten Verwaltungs- und technischen Bereichen und Einrichtungen (u.a. Verwaltung, Feuerwehr, Entsorgung, Kindertagesstätten, Grünpflege).
Die Stadt Koblenz verfügt seit Jahren über ein implementiertes Betriebliches Gesundheitsmanagement (BeGeMa). Die Aufgabenstellung beinhaltet Erhalt und Steigerung der Arbeitsfähigkeit durch systematische und nachhaltige Gestaltung von gesundheitsförderlichen Strukturen und Prozessen über die Handlungsfelder: Arbeitssicherheit, Gesundheits- und Brandschutz, Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM), innerbetriebliche Beratung und Intervention sowie Betriebliche Gesundheitsförderung. Auf der Basis der Luxemburger Deklaration zur Betrieblichen Gesundheitsförderung, einer Dienstvereinbarung zum BEM, einer Dienstvereinbarung zum Umgang mit suchtgefährdeten und suchtkranken Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, einer Dienstvereinbarung zum Umgang mit sozialen Konflikten sowie einer Dienstvereinbarung zum alternsgerechtem Arbeiten, geht das verwaltungsinterne qualifizierte Gesundheitsmanagement weit über punktuelle Krankheitsvermeidung hinaus und ist mittlerweile ein bedeutender Bestandteil der städtischen Verwaltungskultur. Seit 2009 steht den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung Koblenz das Angebot einer externen Mitarbeiterberatung zur Verfügung. Die Inanspruchnahme in den letzten 9 Jahren umfasste jährlich, durchschnittlich 93 Ratsuchende und insgesamt 306 Kontakte. Der noch bestehende Vertrag wird zum 30.06.2027 auslaufen.
Der Auftragnehmer soll ein externes qualifiziertes Beratungsangebot für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Koblenz sicherstellen und bestehende verwaltungsinterne Gesundheitsmanagementstrukturen bzw. das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) unterstützen und mit verschiedenen interdisziplinären Professionen vertrauensvoll zusammenarbeiten.
Die Stadtverwaltung als Auftraggeber (AG) beabsichtigt, mit dieser Ausschreibung die externe Mitarbeiterberatung ab dem 1. Juli 2027 für die Dauer von 2 Jahren an einen externen qualifizierten Dienstleister als Auftragnehmer (AN) zu vergeben.
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1. Allgemein
1.1 Geltungsbereich
Diese Leistungsbeschreibung legt die fachlichen Voraussetzungen sowie inhaltliche
und organisatorischen Vorgaben zur Organisation der externen Mitarbeiterberatung
fest.
1.2 Zu beachtende Vorschriften
Der Auftragnehmer hat bei der Erbringung der Leistungen die jeweils einschlägigen
gesetzlichen und untergesetzlichen Vorschriften sowie anwendbaren technischen
und fachlichen Normen in der jeweils geltenden Fassung zu beachten. Insbesondere
sind die Bestimmungen der DSGVO zu beachten.
1.3. Gegenstand und Umfang der Leistung
Das Angebot der Mitarbeiterberatung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der
Stadt Koblenz umfasst ein Beratungsangebot in Bezug auf die nachgenannten
Beratungsanlässe unter 1.3.1 und die erweiterten Leistungen unter 1.3.2.
1.3.1 Die nachgenannten Leistungen beziehen sich auf folgende Beratungsanlässe:
▪ Konfliktidentifikation
▪ Belastungssituationen (Arbeitsplatz, persönliche)
▪ Psychische und psychosomatische Probleme
▪ Suchtmittelprobleme und Abhängigkeit
▪ Krisenbewältigung nach Extremerfahrungen (z.B. Tod, Suizid, Unfall,
gewalttätige Übergriffe im beruflichen Umfeld)
▪ Notfallsituationen, insbesondere bei Gefahr für Leib und Leben
▪ Beratung von Führungskräften des AG im Umgang mit Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern die gesundheitlich auffällig geworden sind
▪ Facharztvermittlung und Terminservice
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Das Beratungsangebot im Kontext der oben genannten Beratungsanlässe umfasst
bis zu 7 persönliche, bzw. wenn vom Mitarbeitenden gewünscht, auch telefonische
Beratungsgespräche pro Kalenderjahr (01.01 - 31.12.). Ein Termin wird innerhalb
von 5 Tagen nach Anforderung durch die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter zur Verfügung
gestellt. In dringenden Fällen insbesondere in Notsituationen oder im Rahmen der
Krisenbewältigung nach Extremsituationen wird eine Beratung und Unterstützung
sofort innerhalb der Öffnungszeiten zur Verfügung gestellt.
Der AN stellt sicher, dass mehrere Beratungsgespräche zu unterschiedlichen aber
auch gleichen Beratungsanlässen parallel geführt werden können.
In begründeten Fällen wird die Einbindung und Zusammenarbeit mit dem beruflichen
und/oder persönlichen Umfeld (Familie, Lebenspartner/in) zugesichert.
Bis zum Wechsel in eine ggf. erforderliche Therapiemaßnahme bzw. weitergehende
Hilfemaßnahme werden die Mitarbeitenden von der Beratungsstelle begleitet.
1.3.2. Darüber hinaus bezieht sich die erweiterte Leistung des AN auf:
▪ Mitarbeit im Betrieblichen Gesundheitsmanagement:
Die vom AN zu erbringende Leistung umfasst eine aktive Mitarbeit im Rahmen
des betrieblichen Gesundheitsmanagements und die damit verbundene
Teilnahme an entsprechenden Arbeitsgruppen. Die vertragliche Leistung
umfasst die Teilnahme von 4 Stunden pro Kalenderjahr.
Darüberhinausgehender vom AG diesbezüglich geforderter
Unterstützungsbedarf wird mit einem im Rahmen der Nebenleistung
festgelegten Stundensatz vom AN gesondert in Rechnung gestellt.
▪ Erstellung jährlicher Berichte zur Schilderung des Umfangs und Anlässe der
Beratungen sowie Empfehlungen für das betriebliche
Gesundheitsmanagement und die Dienststellenleitung:
Es wird jährlich – jeweils zum 02.01. – vonseiten des AN eine aussagekräftige
Dokumentation erstellt und unaufgefordert dem AG vorgelegt. Diese enthält
den tatsächlichen Umfang der Inanspruchnahme – insbesondere Anzahl der
Kontakte telefonisch und persönlich - sowie anonymisierte Inhalte der
Beratungsleistung einschließlich einer Spezifizierung der gesundheitlichen
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Problemstellungen. Ferner wird eine fachlich fundierte Einschätzung der
Auswertung erwartet. Darüber hinaus eine Empfehlung zur Entwicklung von
Handlungsstrategien auf der Verhaltens- und Verhältnisebene. Dies wird in
einem persönlichen Bilanzierungsgespräch auf der Ebene der
Dienststellenleitung mit einem zeitlichen Umfang von 2 Zeitstunden
umfassend erläutert.
▪ Unterstützung bei Bekanntmachung der externen Mitarbeiterberatung und
Öffentlichkeitsarbeit:
Die Beratungsstelle unterstützt aktiv den Prozess der internen Kommunikation
zur Mitarbeiterberatung. Hierzu zählt insbesondere die Mitarbeit bei der
Entwicklung einer innerbetrieblichen Informationsbroschüre sowie Begleitung
von Infoständen/Präsentation bei Veranstaltungen (Gesundheitsaktionen,
Personalversammlung o.ä). Ferner wird erwartet, dass der AN
Veröffentlichungen (beispielsweise auf der Intranetseite) mit Fachbeiträgen
unterstützt.
▪ Unabhängig von der anlassbezogenen Beratung wird eine telefonische
Unterstützung hinsichtlich dringend notwendiger Terminvereinbarungen bzw.
Vermittlung bei/zu Fachärzten und psychologischen Psychotherapeuten auf
Anfrage gewünscht.
▪ Es wird zugesichert, dass im Rahmen der geltenden Öffnungszeiten ein
aussagefähiger Drogencheck über Urin und Atemluftkontrolle erfolgen kann.
Diese Leistung wird im Einzelfall gesondert beauftragt und gesondert
abgerechnet.
▪ Es wird seitens des AG gewünscht, dass die Beantragung einer Reha auf
Anfrage oder im Rahmen eines bestehenden Beratungsprozesses im
psychosomatischen Kontext geleistet wird. Die Abrechnung erfolgt unmittelbar
mit dem Antragsteller.
▪ Es wird gewünscht, dass im Rahmen der Fallberatung eine notwendige
Zusammenarbeit mit dem AG sowie externen Fachstellen (z.B.
Therapiepraxen, Kliniken, Fachdiensten, Reha-Einrichtungen) erfolgt.
▪ Kooperationen mit Therapiepraxen, Kliniken, Fachdiensten und Reha-
Einrichtungen werden begrüßt. Falls solche Kooperationen bestehen, sind
diese nachzuweisen.
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1.3.3 Eine Verantwortungsübernahme des AN für die passgenaue Zuweisung der
Beraterprofessionen für den jeweiligen Beratungsanlass wird erwartet.
1.4 Anwendung der Fachkunde
Die vom AN eingesetzten Berater (siehe 2.1) arbeiten weisungsfrei und haben die
Anforderungen an die Schweigepflicht sowie den Datenschutz (DSGVO) zu
beachten.
Die vom AN eingesetzten Berater (siehe 2.1) sind an die in dieser
Leistungsbeschreibung enthaltenen Anforderungen sowie sonstige fachlichen
Vorgaben gebunden.
Die vom AN eingesetzten Berater sind verpflichtet in der Begründetheit von
Einzelfällen eine Zusammenarbeit mit dem AG und ggf. weiteren externen
Fachstellen anzustreben. Hierzu gehören beispielsweise BeGeMa, Personalrat,
Führungsebenen, Amt für Personal und Organisation, Integrationsfachdienst u.a..
1.5 Leistungszugang
Der Zugang der Mitarbeitenden des AG zum Beratungsangebot erfolgt über die
Hotline des AN auf Initiative der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, durch Vermittlung
von Führungskräften oder Akteuren des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
des AG. Telefonische Kontaktmöglichkeit wird werktags, montags bis freitags in der
Zeit von 8 – 16 Uhr zugesichert.
1.6 Leistungsort
Die Dienstleistung wird in Koblenz mit eigenen Mitteln unter Regie des
Dienstleistungsunternehmens in entsprechend ausgestatteten Räumen erbracht. Der
AN hat zu gewährleisten, dass die unter 1.3. erwarteten Leistungen in örtlicher Nähe
zum Hauptsitz (Willi-Hörter-Platz 1, 56068 Koblenz) des AG erbracht werden. Dies
bedeutet, dass die Mitarbeitenden des AG im Falle eine Inanspruchnahme der
Leistung die Räumlichkeiten des AN grundsätzlich innerhalb von höchstens 20
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Minuten fußläufig (von o.g. Adresse) erreicht werden können. Zum Nachweis des
geforderten Leistungsortes wird eine Eigenerklärung erwartet.
Bei Unfällen, Not und Krisensituationen erfolgt die Betreuung am Unfall- bzw.
Krisenort.
1.7 Vertragslaufzeit
Die Laufzeit umfasst den Zeitraum von 2 Jahren – 01.07.2027 – 30.06.2029. Der AG
ist berechtigt, den Vertrag zweimal um jeweils ein Jahr zu verlängern. Die Ausübung
der jeweiligen Verlängerungsoption erfolgt durch schriftliche Erklärung des AG
gegenüber dem AN und ist vom AN schriftlich zu bestätigen.
1.8 Rechnungsstellung
Die Rechnungsstellung für die anteilige Pauschalleistung erfolgt jeweils zum 15.
eines Monats.
Nebenleistungen werden gesondert jeweils nach erbrachter Leistung in Rechnung
gestellt.
2. Eignungskriterien
2.1 Ausführende Personen
Für das Beratungsangebot werden seitens des AN Berater mit folgenden
Professionen bereitgestellt:
▪ Diplom Psychologen, Bachelor oder Master of Science/ Bachelor oder Master
of arts
▪ Psychologische Psychotherapeuten
▪ Mediziner (Neurologie /Psychiatrie, Psychologie oder vergleichbar)
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▪ Sozialpädagogen oder Sozialarbeiter (Bachelor oder Masterabschluss) bzw.
vergleichbare Abschlüsse im Bereich des Betrieblichen
Gesundheitsmanagements
Durch den AN müssen alle o.g. Fachrichtungen abgedeckt sein.
Es wird seitens des AN sichergestellt, dass für diese Dienstleistung kein Einsatz von
Beratern erfolgt, die in einem aktiven Beschäftigungsverhältnis bei der
Stadtverwaltung Koblenz stehen.
Es wird vonseiten des AN sichergestellt, dass dem AG ein/e zentrale/r
Ansprechpartner:in sowohl auf der Ebene der Geschäftsführung als auch auf der
Beraterebene benannt wird. Der AN ist berechtigt, zur Erbringung der Leistungen
Dritte zu beauftragen, die zur Erfüllung der geforderten Leistungen entsprechend der
unter 2.1. getroffenen Regelungen entsprechend als qualifizierte Berater:in
eingesetzt werden können.
2.2 Qualifizierungsmerkmale
Der AN hat dafür zu sorgen, dass das von ihm eingesetzte Personal die
berufsspezifischen Qualifizierungsmerkmale erfüllt. Die in diesem Zusammenhang
bezeichneten AN-seitig beizubringenden Unterlagen sind dem AG zusammen mit
dem Angebot zu übermitteln. Ebenso werden Nachweise über die jeweils bisherige
Berufserfahrung der o.g. Professionen gefordert.
Zertifikate fortlaufend absolvierter Fortbildungslehrgänge der letzten drei Jahre sind
nachzuweisen und mit der Angebotsabgabe vorzulegen.
Vor dem Einsatz einer Ersatzperson sind dem AG die erforderlichen Qualifikations-
und Nachweisdokumente vorzulegen. Die Ersatzperson muss mindestens die in
dieser Leistungsbeschreibung geforderten Qualifikationen und fachlichen
Anforderungen erfüllen.
Der AG ist berechtigt, den Einsatz abzulehnen, wenn die Ersatzperson diese
Anforderungen nicht erfüllt. In diesem Fall ist eine entsprechend qualifizierte
Ersatzperson einzusetzen.
2.3 Qualitätssicherung
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Der AN muss erklären, ob bei der Dienstleistung Qualitätsnormen nach einem
anerkannten Qualitätssicherungssystem, zugrunde gelegt werden.
Mögliche Zertifizierungen – sofern vorhanden - sind dem Angebot beizufügen.
2.4 Versicherungsnachweis
Der AN muss einen Nachweis über das Bestehen einer Haftpflichtversicherung von
mindestens 5.000.000 € für Personen- und Sachschäden erbringen. Bei nicht
vorhandener Deckungssumme wird auch eine Erklärung der Versicherung
anerkannt, dass diese im Falle des Auftrags angepasst wird.
2.5 Auftragnehmer
Eine Referenzliste von mindestens vier bereits mit vergleichbaren
Mitarbeiterberatungsleistungen betreuten Auftraggebern ist mit Angebotsabgabe
vorzulegen. Die Referenzen müssen aus den letzten drei abgeschlossenen
Geschäftsjahren stammen. Mindestens zwei der Referenzen müssen für öffentliche
Auftraggeber bzw. öffentliche Verwaltungen erbracht worden sein.
Die Referenzen müssen Angaben zum Auftraggeber (Anschrift, Ansprechpartner,
Rufnummer), zum Auftragszeitraum, zum Leistungsumfang, zum Auftragswert sowie
zu den konkret erbrachten Leistungen enthalten. Die Referenzen müssen hinsichtlich
Art und Umfang mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbar sein.
Der AG behält sich vor, im Rahmen der Eignungsprüfung bei den auf der
Referenzliste des Anbieters ausgewiesenen Auftraggebern Erkundigungen
einzuholen.
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3. Zuschlagskriterien
Der Zuschlag erfolgt unter Zugrundelegung der Wertungsfaktoren Preis und Wertungspunkte nach der einfachen Richtwertmethode.
Wertungspunkte Wertungsfragen
= Faktor (Kennzahl)
Preis
Bei der einfachen Richtwertmethode ist das beste Angebot dasjenige mit der höchsten Kennzahl.
Im Leistungsverzeichnis sind vom Bieter Fragen zu der fachlichen/qualitativen Ausstattung zu beantworten. Die Fragen sind unterschieden in K.O.-Kriterien, in Wertungsfragen und in Erläuterungs- bzw. Informationsfragen.
Das Nichtbeantworten einer Frage aus dem K.O.-Kriterien-Katalog oder die Beantwortung mit „NEIN“ führt zwangsläufig zum Ausschluss.
Die Antworten auf den Katalog der Wertungsfragen werden bei der Ermittlung des Angebots berücksichtigt. Die Erläuterungs- bzw. Informationsfragen fließen nicht in die Wertung mit ein. Sie dienen lediglich der Präsentation des Bieters.
4. Zusammenfassung
Folgende Unterlagen sind mit Angebotsabgabe vorzulegen:
4.1 Eignungskriterien
▪ offizielle Unternehmensdarstellung als Ausdruck
▪ Eigenerklärung, dass keine Einträge im Gewerbezentralregister bzw. im
Bundeszentralregister vorliegen
▪ Benennung des/der zentralen Ansprechpartner:innen auf der Ebene
Geschäftsführung und auf der Beraterebene
• Nachweis (Name und Funktion) über das gesamte eingesetzte Personal zur
Sicherstellung der Dienstleistung
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• Nachweise der Qualifikation und Erfahrung der eingesetzten Berater:innen
▪ Berufliche Qualifikation für Diplom Psycholog:innen (bzw. Bachelor oder Master of Science/ Bachelor oder Master of arts), Psychologische Psychotherapeut:innen, Mediziner:innen (Fachrichtung) sowie für Sozialarbeiter:innen/ -pädagog:innen (Bachelor oder Masterabschluss) oder vergleichbare Abschlüsse im Bereich des Betrieblichen Gesundheitsmanagements ▪ Nachweise der Fachkunde mit der Gebietsbezeichnung
▪ Nachweise über die bisherige Berufserfahrung, Zertifikate fortlaufend
absolvierter Fortbildungslehrgänge der letzten drei Jahre
• Referenzliste bereits betreuter Unternehmen (mindestens 4 Unternehmen,
davon 2 aus der öffentlichen Verwaltung, sind zu benennen, maximal aus den
letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren)
• Nachweis über das Bestehen einer Haftpflichtversicherung von mindestens
5.000.000 € für Personen- und Sachschäden. Bei nicht vorhandener
Deckungssumme wird auch eine Erklärung der Versicherung anerkannt, dass
diese im Falle des Auftrags angepasst wird.
• Eigenerklärung bzw. Nachweis (z.B. Mietvertrag) zwecks Sicherstellung des
geforderten Dienstleistungsortes/Erreichbarkeit (1.6)
4.2. beantworteter Fragekatalog
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