Zentrale Vergabestelle
Bieterinformation:
Zulassung der Einreichung des Angebotes ausschließlich als GAEB-Datei im
Format D84 bzw. X84
Die Auswertung von Angeboten zeigt, dass häufig Angebote von der Wertung ausgeschlossen werden müssen, weil Bieter mit ihrem Angebot unvollständige, unlesbare oder uneindeutige Leistungsver- zeichnisse einreichen.
Weiter passiert es immer wieder, dass Bieter zwar ausgefüllte X84-Dateien mit Ihrem Angebot abgeben / hochladen, die dort gemachten Preisangaben jedoch denen in einem als pdf-Datei ebenfalls beigefügten Leistungsverzeichnis widersprechen, weshalb auch solche Angebote von der Wertung ausgeschlossen werden müssen.
Solche Fehler passieren durchaus auch „Bestbietern“, weshalb der Kreis Recklinghausen in solchen Fällen wegen vermeidbarer Fehler teurere Angebote bezuschlagen oder Ausschreibungsverfahren noch einmal durchführen muss. Denn der Kreis Recklinghausen als öffentlicher Auftraggeber kann nur ausnahmsweise in geregelten Fällen Preisangaben nachfordern oder aufklären.
Für Sie als Bieter bedeutet ein solcher Fehler im schlimmsten Fall, dass Ihr Angebot, obwohl Sie viel Zeit und Mühe darin investiert haben und dieses aus Gründen der Wirtschaftlichkeit eigentlich hätte bezuschlagt werden müssen, im Zweifelsfall gleichwohl von der Wertung ausgeschlossen werden muss.
Gerade in letzter Zeit kommt es immer wieder vor, dass weder eine pdf-Datei noch eine X84-Datei eingereicht wird, sondern Angebote in Dateiformaten eingereicht werden, die in der Vergabestelle des Kreis Recklinghausen nicht oder nur unter erheblichem Aufwand ausgelesen werden können.
Um zukünftig die Zahl der Angebote, die aus den beschriebenen Gründen von der Wertung ausge- schlossen werden müssen, zu reduzieren, hat sich der Kreis Recklinghausen dazu entschlossen, wann immer vertretbar auf eine Einreichung von bepreisten Leistungsverzeichnissen in Form von pdf- oder vergleichbaren Dateien zu verzichten und nur noch die Einreichung bepreister GAEB-Dateien im D84 oder X84-Format zuzulassen.
Das bedeutet in solchen Verfahren, dass Angebot, die in anderer Form / in einem anderen Format abgegeben werden, von der Wertung ausgeschlossen werden. Eine Nachforderung eines bepreisten Leistungsverzeichnisses in dem D84- oder X84-Format ist ausgeschlossen!
Was ist eine GAEB-Datei?
GAEB ist ein DIN-genormtes Dateiformat, welches die Prozesse der Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) vereinheitlicht. Entwickelt wurde dieser Standard vom Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen, wovon sich auch der Name ableitet.
Was bedeutet das für Sie als Bieter?
Der Kreis Recklinghausen stellt das zu bepreisende Leistungsverzeichnis als GAEB-Datei im D83 und/oder X83-Format zur Verfügung. Dieses können Sie mit einer entsprechenden Software ausfüllen und dann als D84 oder X84-Angebotsdatei abspeichern, die Sie dann mit Ihrem Angebot auf den Vergabemarktplatz hochladen.
Welche Vorteile ergeben sich für Sie als Bieter?
In der Regel können Sie auf diesem Wege Angebote schneller und effizienter erstellen.
Ihnen können keine Rechenfehler mehr unterlaufen. In der Regel weisen Sie die Programme zur Bear- beitung von GAEB-Dateien auch darauf hin, wenn Sie ein Leistungsverzeichnis nicht vollständig befüllt / bearbeitet haben. Aus diesen Gründen sinkt für Sie das Risiko, dass Ihr Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden muss.
Bitte achten Sie weiterhin darauf, dass sich die Angaben zum Gesamtpreis, zu Rabatten und Skonti in der von Ihnen eingereichten GAEB-Datei und dem ebenfalls einzureichenden Angebotsschreiben (entweder Formular 324 (EU) oder Formblatt 213) entsprechen.
Mit was für einem Programm kann ich eine D83- oder X83-Datei lesen bzw. bearbeiten und zu einer X84-Angebotsdatei umwandeln?
Neben einer Vielzahl kommerzieller Lösungen gibt es auch kostenfreie Lösungen, von denen eine hier bespielhaft genannt wird:
GAEB-Software der Heitker GmbH:
Download unter: https://heitker.de/downloads/gaeb-software
Zur Software gibt es ein Video-Tutorial unter https://www.youtube.com/watch?v=qFzQTJKSdG0
Haftungsausschluss
Der Kreis Recklinghausen haftet nicht für etwaig entstehende Schäden möglicher Bieter aufgrund der Verwendung der GAEB-Software der Heitker GmbH. Dies gilt insbesondere für derartige Schäden, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Angebotsanforderung und Angebotsabgabe bei öffentlichen Vergaben des Kreises Recklinghausen stehen.
Jegliche aus einer Softwarefehlfunktion resultierende Ansprüche sind allein gegen die Heitker AVA Software GmbH, Hilde-Schneider-Allee 25, 30173 Hannover zu richten.
Der Haftungsausschluss findet keine Anwendung auf Schadensersatzansprüche – gleich aus welchem Rechtsgrund – wenn der Kreis Recklinghausen vorsätzlich gegen seine Pflichten verstoßen hat.