Bewertung L1-3

Lose 1-3 Vor-Ort-Beratung	Unnamed: 1	Unnamed: 2	Unnamed: 3	Unnamed: 4	Unnamed: 5	Unnamed: 6	Unnamed: 7

Konzeptanforderungen an den Bieter:	Der Bieter hat darzustellen, wie er eine abrufberechtigte Kommune bei der bedarfsgerechten Auswahl, Dimensionierung und Integration der für hybride Gremiensitzungen erforderlichen Hardware berät. Die Darstellung muss sich auf einen klassischen Sitzungssaal in einem kommunalen Rathaus von ca. 80 qm beziehen. Die Sitzungsordnung ist U-förmig mit 15 Gremiumsmitgliedern und vier Verwaltungsmitarbeitern. Die Zuschauer sitzen in Stuhlreihen an der geöffneten U-Tischplatzierung. Der Raum hat eine mobile Leinwand und eine mobile Konferenzanlage sowie einen mobilen Beamer, die jeweils von der Verwaltung vor der Sitzung selbst aufgebaut wird. Es befinden sich Fenster an der Zuschauerseite. Zugleich ist darzulegen, wie das Vorgehen auf unterschiedliche kommunale Raumgrößen, Teilnehmerzahlen, Sitzungsformate und technische Ausgangslagen übertragen wird. Das Konzept darf einen Umfang von zwölf DIN-A4-Seiten einschließlich Abbildungen und Tabellen nicht überschreiten. Allgemeine Unternehmensdarstellungen, Produktwerbung und die bloße Wiederholung der Leistungsbeschreibung werden nicht bewertet. Die im Konzept zugesagten Vorgehensweisen, Dokumentationsleistungen und Qualitätssicherungsmaßnahmen werden Bestandteil der vertraglich geschuldeten Leistung.
Hinweise:	Es gelten für alle Unterkriterien die folgenden Definitionen der möglichen Erfüllungsgrade: 500 Punkte: Der Prüfaspekt wird vollständig, konkret, fachlich nachvollziehbar und bezogen auf den Mustersachverhalt dargestellt. Vorgehensweise, Verantwortlichkeiten, verwendete Hilfsmittel beziehungsweise Prüfschritte und das jeweils entstehende Arbeitsergebnis sind erkennbar. Die Darstellung lässt eine zweckmäßige und verlässliche Leistungserbringung erwarten. 250 Punkte: Der Prüfaspekt wird grundsätzlich behandelt und lässt eine ordnungsgemäße Leistungserbringung erwarten. Die Darstellung bleibt jedoch teilweise allgemein, weist einzelne inhaltliche Lücken auf oder beschreibt Vorgehensweise beziehungsweise Arbeitsergebnis nicht hinreichend konkret. 0 Punkte: Der Prüfaspekt wird nicht oder nur schlagwortartig behandelt, ist fachlich nicht nachvollziehbar, widersprüchlich oder lässt keine zweckmäßige Umsetzung erwarten.


Kriterium	Unterkriterium - was muss das Konzept erkennen lassen?	Mögliche Erfüllungsgrade	Wichtigkeit (1 - weniger wichtig 2 - wichtig 3 - sehr wichtig)	Gewichtung in %	Erfüllungsgrad (wird vom Auftraggeber ausgefüllt)	gewichtete Gesamtpunktzahl	Begründung (wird vom Auftraggeber ausgefüllt)
1. Vorbereitung, Bestandsaufnahme und Bedarfsermittlung
	1. welche Unterlagen und Informationen vor dem Beratungstermin bei der Kommune abgefragt werden, insbesondere Raumdaten, Sitzordnung, Teilnehmerzahlen, vorhandene Hard- und Software, Netzwerkanschlüsse, Stromversorgung, Nutzungsformen und organisatorische Ansprechpartner;	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte (Definition der Erfüllungsgrade siehe Zelle B4)	2	0.05		0
	2. wie die vorhandene technische Ausstattung vor Ort systematisch erfasst und hinsichtlich Zustand, Nutzbarkeit, Schnittstellen, Kompatibilität und möglicher Weiterverwendung bewertet wird;	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte	2	0.05		0
	3. wie die Anforderungen der unterschiedlichen Nutzergruppen, insbesondere Sitzungsleitung, Gremienmitglieder, Verwaltung, zugeschaltete Personen und Öffentlichkeit, ermittelt und gewichtet werden;	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte	2	0.05		0
	4. wie aus den erhobenen Informationen ein nachvollziehbares, priorisiertes Anforderungsprofil abgeleitet wird.	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte	2	0.05		0
2. Entwicklung und Begründung der technischen Lösung
	1. wie die erforderliche Audiotechnik unter Berücksichtigung von Sprachverständlichkeit, Rückkopplungsvermeidung, Echounterdrückung und gleichberechtigter Einbindung zugeschalteter Personen dimensioniert wird	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte	2	0.05		0
	2. wie Kameras, Bildschirme beziehungsweise Projektionsflächen und weitere Komponenten so ausgewählt und positioniert werden, dass sowohl die Mitglieder des Gremiums als auch Sitzungsleitung, Verwaltung und zugeschaltete Personen angemessen erfasst beziehungsweise dargestellt werden	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte	2	0.05		0
	3. wie Präsentations-, Steuerungs- und Übertragungstechnik zu einer durchgängigen und möglichst einfach bedienbaren technischen Gesamtlösung zusammengeführt wird	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte	2	0.05		0
	4. wie die Kompatibilität mit vorhandener Hard- und Software, den eingesetzten Videokonferenzsystemen sowie den vorhandenen Netzwerk-, Anschluss- und Übertragungsstrukturen geprüft wird	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte	2	0.05		0
	5. wie vorhandene Komponenten nach Möglichkeit weitergenutzt und Medienbrüche, unnötige Doppelstrukturen sowie technisch nicht erforderliche Neuanschaffungen vermieden werden	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte	2	0.05		0
	6. wie mindestens zwei technisch geeignete Lösungsvarianten entwickelt, miteinander verglichen und anhand transparenter Kriterien begründet werden.	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte	2	0.05		0
3. Berücksichtigung der räumlichen und kommunalen Rahmenbedingungen
	1. wie Raumakustik, Nachhall, Störgeräusche, Beleuchtung, Sichtachsen und mögliche Blendwirkungen in die Beratung einbezogen werden und anhand welcher Kriterien eine weitergehende Akustikmessung empfohlen wird	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte	2	0.05		0
	2. wie Anforderungen an Montage, Kabelführung, Stromversorgung, Flucht- und Verkehrswege sowie gegebenenfalls Brand- und Denkmalschutz berücksichtigt werden	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte	2	0.05		0
	3. wie Barrierefreiheit, eine intuitive Bedienbarkeit und die Nutzbarkeit durch technisch weniger erfahrene Beschäftigte und Gremienmitglieder berücksichtigt werden	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte	2	0.05		0
	4. wie das Beratungsvorgehen an unterschiedliche Raumgrößen, Bestuhlungsvarianten, Teilnehmerzahlen und organisatorische Strukturen der Kommunen angepasst wird.	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte	2	0.05		0
4. Wirtschaftlichkeit und Umsetzbarkeit der Empfehlung
	1. wie Anschaffungs-, Installations-, Betriebs-, Wartungs- und Folgekosten sowie Erweiterungs- und Ersatzbeschaffungsmöglichkeiten in die Empfehlung einbezogen werden	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte	2	0.05		0
	2. wie eine Überdimensionierung vermieden und eine wirtschaftlich nachvollziehbare Priorisierung zwischen notwendigen, zweckmäßigen und lediglich optionalen Komponenten vorgenommen wird	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte	2	0.05		0
	3. wie die Umsetzung zeitlich und organisatorisch geplant und wie Risiken, Betriebsunterbrechungen, Lieferabhängigkeiten und erforderliche Vorarbeiten dargestellt werden.	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte	2	0.05		0
5. Dokumentation und Qualitätssicherung
	1. welche konkreten Unterlagen die Kommune nach Abschluss der Beratung erhält; mindestens erwartet werden eine Bestandsübersicht, das Anforderungsprofil, die begründete Lösungsempfehlung, eine Komponenten- und Schnittstellenübersicht, Hinweise zu Montage und Verkabelung sowie eine Darstellung offener Punkte und Risiken	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte	2	0.05		0
	2. durch welche fachlichen Kontrollen die technische Konsistenz, Vollständigkeit und Umsetzbarkeit der Empfehlung vor ihrer Übergabe geprüft werden	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte	2	0.05		0
	3. wie die Ergebnisse mit der Kommune abgestimmt, Rückfragen und Änderungsbedarfe bearbeitet und die abschließende Empfehlung nachvollziehbar freigegeben werden.	500 Punkte 250 Punkte 0 Punkte	2	0.05		0
Maximalwerte			40	1.0	10000	500
Minimalwerte (erforderliche Werte)			20	0.5	5000	250
Auswertung			0	0	0	0

DP31-202600080_Bewertungsmatrix für die Lose 1, 2 und 3.xlsx

Bewertung L1-3