| Anhang 13.1 Lösungsdokument Migrationskonzept | |
| EU-Vergabe AiM Verhandlungsverfahren | |
| ID: | |
| Erste Vertragspartei: | DB Systel GmbH |
| Zweite Vertragspartei: | [Auftragnehmer] - bitte eintragen |
| Datum: | 01.07.2026 |
| Version: | 1.0 |
| Autor: | DB Systel GmbH |
| Status: | Veröffentlicht |
Inhalt
1 Anforderungen an die Bieter 3
1.1 Richtlinien an die Bieter 3
2 Konzepte / Lösung des Bieters 5
2.1 Gesamtübersicht aller Aktivitäten im Migrationsprojekt und Ihre grundsätzliche Vorgehensweise 5
2.2 Gesamtzeitplan aller Migrationen dar Grundsätzliche 5
2.3 Begutachtung und Analyse der Instanzen (Vorstudie) 5
2.5 Erfolgsfaktoren für die Migrationen 5
2.6 Vom Auftraggeber beizustellende Ressourcen und Leistungen 5
2.8 Schulungskonzept (Train the Trainer) 5
2.10 Meilensteine für die Migrationsprojekte mit Berücksichtigung des End of Data Center 2029 5
2.11 Einführung/ Bereitstellung der Umgebungen 5
2.16 Einrichtung von Rollen und Rechten 5
Anforderungen an die Bieter
Richtlinien an die Bieter
Der Bieter soll mit seinem Angebot sein grundlegendes Konzept und die Planung für das Projekt zur Integration seiner Lösung mit den Systemen des Auftraggebers (Herstellung seiner Lieferfähigkeit) sowie eine ggf. erforderliche Migration von einer Lösung eines Drittherstellers (als abgebende Partei) zur Lösung des Bieters (als annehmende Partei) als separates Dokument einreichen.
Zur Erstellung des Dokuments ist zwingend als Vorlage dieser Anhang zu verwenden. Dieses Dokument wird im Falle eines Vertragsabschlusses mit dem Bieter Vertragsbestandteil werden. Die unter Ziffer 2.0 vorgeschlagene Struktur kann durch den Bieter ergänzt werden. Die elektronische Version ist als separates Microsoft Word-Dokument mit dem Namen “ABC Anhang 13.1 (Lösungsdokument Migrationskonzept) JJJJ-MM-TT.docx” einzureichen, wobei JJJJ-MM-TT durch das aktuelle Datum zu ersetzen ist.
Dieses Dokument darf einschließlich grafischer Darstellungen oder Tabellen, aber ohne Titelseite, Inhaltsverzeichnis und Anweisungen nicht mehr als zwanzig (20) Seiten umfassen. Darüberhinausgehende Seiten, Anhänge oder Zusatzinformationen sind nicht zulässig, soweit sie nicht im Folgenden ausdrücklich zugelassen sind, und werden nicht gewertet. Die Bieter werden ausdrücklich aufgefordert, grafische Darstellungen zur weiteren Erläuterung ihrer Lösungen in diesem Dokument zu verwenden. Mindestschriftgröße 10pt, Schriftart Calibri.
Die Beschreibung der Umsetzung der Anforderungen richtet sich an Mitarbeiter:innen des Auftraggebers mit entsprechender Expertise zum Thema. Die Beschreibungen sollen so detailliert sein, dass der Auftraggeber nachvollziehen kann, wie der Bieter die entsprechenden Anforderungen und Leistungen sicherstellen kann und umsetzt.
In diesem Dokument beschreibt der Bieter die spezifischen Konzepte und Lösungen, die der Bieter für den Auftraggeber vorsieht. Der Bieter soll jedoch keine “Marketing-Materialien” und allgemeine Hintergrundinformationen hinzufügen.
Bei Widersprüchen zwischen Angaben des Bieters in diesem Dokument und anderen Teilen der Vergabeunterlagen, gilt die Rangfolge gemäß Rahmenvertrag.
Migration
Allgemeine Anforderungen an das Migrationsprojekt
Der Bieter stellt zunächst eine Gesamtübersicht der Aktivitäten für die Migrationsunterstützung, seine grundsätzliche Vorgehensweise sowie einen Gesamtzeitplan für alle Instanzen dar. Aus der Darstellung sollte hervorgehen, wie das Ziel des Migrationsprojektes des Auftraggebers, welches ggf. nach Vertragsschluss gestartet werden soll, erreicht wird. Das betreffende Ziel ist, dass die vertraglich vereinbarten Leistungen des AN innerhalb möglichst kurzer Zeit, jedoch spätestens vollständig bis März 2029, für den AG beziehbar und nutzbar sind sowie alle Anwendungen/Instanzen vom abgebenden Altsystem zur SaaS Lösung des Bieters migriert und für den AG nutzbar sind.
Der Bieter soll bei seinen Darstellungen / der Planung davon ausgehen, dass die Aktivitäten und insb. Abstimmungen ausschließlich remote stattfinden werden.
Der Bieter soll in Bezug auf die Migration der Bestandlösungen zu SaaS Lösung ein Konzept vorlegen, das die grundsätzliche Vorgehensweise sowie Unterstützung für eine erfolgreiche Einführung im Unternehmen im Rahmen der Bereitstellung der Lösung verdeutlicht. Zur Erstellung des Dokuments ist zwingend diese Vorlage zu verwenden.
Als unverbindliche Planmenge ist anzunehmen, die Migration von ca. 60 Jira oder Confluence Installationen mit verschiedenen Add-On's aus dem Atlassian Marketplace mit jeweils Usergrößen zwischen 500-4000 User. Die Klassifizierung erfolgt nach T-Shirt Sizes (Siehe Erläuterung zu den Komplexität im Preisblatt (Anlage 2):
| Komplexität der Instanzen Jira gering | 20 |
| Komplexität der Instanzen Jira mittel | 5 |
| Komplexität der Instanzen Jira hoch | 4 |
| Komplexität der Instanzen Jira sehr hoch | 5 |
| Komplexität der Instanzen Confluence gering | 14 |
| Komplexität der Instanzen Confluence mittel | 10 |
| Komplexität der Instanzen Confluence sehr hoch | 1 |
Die Migration der Mengen/Instanzen sind einzelabrufbar und sind separat sowie unabhängig vom Rahmenvertrag bestellbar (auch als Teilbestellung). Sie beschreiben die maximale Summe der Komplexität des Migrationskonzeptes.
Spezifische Aspekte der Migration
Beschreiben Sie bitte in diesem Lösungsdokument in Bezug auf das Thema Migrationskonzept unter Berücksichtigung von Anlage 1 Leistungsbeschreibung (insbesondere Kapitel 2 und 6), folgende Aspekte aussagekräftig.
Bitte stellen Sie in diesem Dokument zunächst eine Gesamtübersicht aller Aktivitäten im Migrationsprojekt und Ihre grundsätzliche Vorgehensweise dar. Bitte stellen Sie einen Gesamtzeitplan aller Migrationen dar. Zusätzlich gehen Sie bitte auf die unten genannten Punkte ein:
- Grundsätzliche Begutachtung und Analyse der Instanzen (Vorstudie)
- Gesamtübersicht der Aktivitäten in den Migrationsprojekten und ihre grundsätzliche Vorgehensweise je nach Klassifizierung der Komplexität (gering / mittel / hoch / sehr hoch)
- Erfolgsfaktoren für die Migrationen
- Vom Auftraggeber beizustellende Ressourcen und Leistungen
- Vom Instanzverantwortlichen (z.B. DB Fernverkehr AG oder DB InfraGO AG) beizustellende Ressourcen und Leistungen
- Schulungskonzept (Train the Trainer)
- Abnahmekriterien
- Meilensteine für die Migrationsprojekte mit Berücksichtigung des End of Data Center 2029
- Einführung/ Bereitstellung der Umgebungen
- Customizing
- Migrationstool
- Datenmigrationen
- Testing und Abnahme
- Einrichtung von Rollen und Rechten
- Hypercare und Handover
- Welche Maßnahmen werden ergriffen, um Doppellizenzierungen zu vermeiden?
- Schulungen
Konzepte / Lösung des Bieters
In den folgenden Kapiteln beschreibt der Bieter seine Konzepte / Lösungen.