Vergabeunterlagen.pdf

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FE.EA5 - Beschaffung Informationssysteme und Telekommunikation

Caroline-Michaelis-Straße 5-11 10115 Berlin Deutschland

Christel Kämper Christel.Kaemper@ deutschebahn.com

+49 6926542252

EU- Vergabe Agile integrative Managementsuite (AiM) als

Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung

EU: Verhandlungsverfahren mit ÖT

Ausschreibungsnr.: 26FEA87817

Verdingungsunterlagen

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Inhaltsverzeichnis

Teilnahmeunterlagen........................................................................................................................................................ 1

Deckblatt.................................................................................................................................................................. 1

Vertragsbedingungen/Formulare.............................................................................................................................. 2

Eignungskriterien...................................................................................................................................................... 3

Anlagen / Vergabeunterlagen................................................................................................................................... 6

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INFORMATIONEN ZUM TEILNAHMEWETTBEWERB

Es ist beabsichtigt, zu einem Teilnahmewettbewerb aufzurufen. Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.

INFORMATIONEN

ALLGEMEIN

VERFAHREN

VERFAHRENSEIGENSCHAFTEN

Losweise Vergabe Nein

ANTRÄGE

TERMINE

ANTRÄGE UND BEWERTUNG

ELEKTRONISCHE TEILNAHME

Bitte melden Sie sich auf der Bekanntmachungsplattform unter http://www.deutschebahn.c om/bieterportal mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort an.

Sofern Sie im System noch nicht registriert sind, finden Sie Hinweise hierzu auf der Plattform. Die Registrierung ist kostenfrei.

Anschließend können Sie auf der Startseite bspw. nach dem Titel des Verfahrens über die Direktsuche als Suchbegriff suchen. Folgen Sie anschließend der Anleitung im System, um an dem Verfahren teilzunehmen.

BEWERBERFRAGEN

Bewerberfragen müssen bis spätestens 02.10.2026 10:00 Uhr eingegangen sein. Für später eingehende Fragen wird deren Beantwortung nicht zugesichert. Bewerberfragen müssen unter "Nachrichten" im eVergabe Bieterassistenten gestellt, sowie Antworten dort geprüft werden. Den Assistenten erreichen Sie unter folgender Adresse: http://www.deutschebahn.c om/bieterportal Fragen auf anderen Kommunikationswegen, wie telefonische, schriftliche oder E-Mail Anfragen werden nicht beantwortet.

Hinweis: Sie erhalten unmittelbar nach Beantwortung einer Bewerberfrage eine Benachrichtigung per E-Mail über das Vorliegen von Antworten im Bieterassistenten. Sie müssen daher alle Antworten im Assistenten prüfen und dort zur Kenntnis nehmen.

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KRITERIENKATALOG 10.09.2026

Teilnahmewettbewerb

Verfahren: 26FEA87817 - EU- Vergabe Agile integrative Managementsuite (AiM) als

Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung

EIGNUNGSKRITERIEN

1 EK_1- EK_17 Vorlage der Bietereigenerklärung [Mussangabe]

Ausschlusskriterium Vorlage der ausgefüllten und unterschriebenen Bietereigenerklärung

• Verweis auf Antwortvorlage Anhang B3 (Bietereigenerklärung)

Sollte es Abweichungen zu Anhang B1 geben - gehen die Angaben in Anhang B1 Eignungsmatrix vor.

[ ] Keine Angabe [ ] Ja [ ] Nein

Nur eine Antwort wählbar

2 EK_18 Vorlage Handelsregisterauszugs [Mussangabe]

Ausschlusskriterium Vorlage eines Handelsregisterauszuges nicht älter als 12 Monate

• Verweis: Kopie des Handelsregisterauszugs

Sollte es Abweichungen zu Anhang B1 Eignungsmatrix geben, geht das Dokument B1 Eignungsmatrix vor.

[ ] Keine Angabe [ ] Ja [ ] Nein

Nur eine Antwort wählbar

3 EK_19 - Eignungsleihe und/oder Bietergemeinschaft [Mussangabe]

Ausschlusskriterium Sofern relevant - Eignungsleihe und/oder Bietergemeinschaftserklär ung

• Verweis auf Anhang B4 (Eignungsleihe bzw. Formular §47 Abs.1 SektVO) und/oder Anhang B5 (Bietergemeinschaftserklä rung; Die Dokumente sind nur dann einzureichen, wenn diese relevant sind. Bitte beachten: Bei Abweichungen zu Dokument Anhang B1 Eignungsmatrix gehen die Angaben im Dokument Anhang B1 Eignungsmatrix vor.

[ ] Keine Angabe [ ] Ja [ ] Nein

Nur eine Antwort wählbar

4 EK_20 Abgabe Lieferantenselbstauskunft [Mussangabe]

Ausschlusskriterium Abgabe des ausgefüllten Dokuments „Lieferantenselbstauskunf t“

• Verweis auf Anhang B2 (Lieferantenselbstauskunf t Bitte beachten: Sollte es Abweichungen zu Dokument Anhang B1 Eignungsmatrix geben, geht das Dokument Anhang B1 Eignungsmatrix vor.

[ ] Keine Angabe [ ] Ja [ ] Nein

Nur eine Antwort wählbar

5 EK_21 Mindestumsatz [Mussangabe]

Ausschlusskriterium Mindestumsatz Durchschnittlicher Gesamtjahresumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre mindestens in Höhe von 20 Mio EUR netto. Verweis - Für die Angabe des Mindestumsatz ist Anhang B2 (Lieferantenselbstauskunf t) zu verwenden.

Bitte beachten: Sollte es Abweichungen zum Dokument Anhang B1 Eignungsmatrix geben, geht das Dokument Anhang B1 Eignungsmatrix vor.

[ ] Keine Angabe [ ] Ja [ ] Nein

Kriterienkatalog - 1/3

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Nur eine Antwort wählbar

6 EK_22 Hersteller oder Partnerschaftsstatus [Mussangabe]

Ausschlusskriterium Bitte stellen Sie dar, ob Sie Hersteller der angebotenen AiM SaaS-Lösung oder Reseller mit Partnerschaftsstatus der angebotenen AiM SaaS-Lösung sind.

Der Bewerber muss für den Fall, dass er selbst nicht Hersteller der von ihm anzubietenden Lösung ist, nachweisen, dass er in Bezug auf die Lösung mindestens über die folgenden Kompetenzen und Zugriffsmöglichkeiten verfügt:

• Autorisierung für Migration und Support

• Direkter Zugang zu Herstellerressourcen und Support inkl. Eskalationswegen

• Folgende Herstellerkompetenzen bzw. Spezialisierungen: Cloud Migration, Enterprise Deployment, Managed Services, Security, Erfahrung im Umgang mit SaaS-Betrieb

• Zertifizierung/Auditierun g durch den Hersteller

Verweis: Bewertungsschema für Erfüllung lautet: Der Bewerber erklärt, dass er Hersteller ist oder erklärt, dass er mindestens den Partnerschaftsstatus besitzt und über folgenden Kompetenzen und Zugriffsmöglichkeiten verfügt:

• Autorisierung für Migration und Support
• Direkter Zugang zu Herstellerressourcen und Support inkl. Eskalationswegen
• Folgende Herstellerkompetenzen bzw. Spezialisierungen: Cloud Migration, Enterprise Deployment, Managed Services, Security, Erfahrung im Umgang mit SaaS-Betrieb
• Zertifizierung/Auditierun g durch den Hersteller.

Bewertungsschema für Nicht-Erfüllung: Die Frage wurde nicht beantwortet, die geforderten Angaben sind nicht vollständig oder die Anforderungen werden nicht erfüllt. (KO) Reseller-, Referral- oder Vertriebsstufen ohne technische Implementierungs- bzw. Betriebskompetenz (siehe Spalte Partnerstaus) werden nicht berücksichtigt.

Sollte es Abweichungen zum Dokument Anhang B1 Eignungsmatrix geben, geht das Dokument Anhang B1 Eignungsmatrix vor.

[ ] Keine Angabe [ ] Ja [ ] Nein

Nur eine Antwort wählbar

7 EK_23 Migrationsreferenzen (SaaS-Lösung) [Mussangabe]

Gewichtung: 50,00% Maximalpunktzahl: 50 Mindestbewertung: 35 Punkte Migrationreferenzen (SaaS-Lösung)

Bitte stellen Sie Ihre Top-2 Migrationreferenzen der vergangenen 4 Jahre zum Zeitpunkt der Einreichungsfrist des Teilnahmeantrags zu folgendem Thema dar: "Software-Migration auf ein SaaS-Services für einen Kunden in einem mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbaren Leistungsinhalt / bzw. Leistungsumfang (AiM)"

Inhaltliche Mindest-Anforderungen an Migrationsreferenz(en):

• Beide Migrationen erfolgten auf eine SaaS-Lösung
• Mindestens eine der beiden Migrationen erfolgte von einer On-Prem-Lösung auf eine SaaS-Lösung
• Mindestens eine von zwei Migrationen umfasste die Migration von mindestens 2.000 Usern

Bitte gehen Sie anschließend insbesondere auf folgende Aspekte ein:

Folgende Angaben muss die Darstellung je Migrationsreferenz beinhalten:

• Angaben zu Kunde / Branche / Standort / Land (Anonymisierung des Kunden möglich)
• Beschreibung des Einsatzumfeldes und des Einsatzschwerpunkts der migrierten SaaS-Lösung beim Kunden
• Darstellung der Komplexität / Schwierigkeit der erbrachten Leistungen
• Gesamtumfang der Leistung, insbesondere Anzahl migrierte Apps, Anzahl User, Aufwand der Migration in EUR oder Personenmanntage und benötigter Zeitraum.

Verweis auf Anhang B7 Antwortvorlage Migrationsreferenzen; max. Seitenzahl:8 (maximal 4 Din A4 Seiten pro Referenz) Bitte beachten: das Bewertungsschema nach Punkten lautet: Die Bewertung der einzelnen Referenzen erfolgt gemäß des nachfolgenden Bewertungsschemas:

1. Beide Migrationen erfolgen von einer On-Prem-Lösung auf eine SaaS-Lösung = 10 Punkte

2. Die Migration umfasste eine Migration von Atlassain Datacenter inklusive 5 Add-Ons auf eine SaaS >= 2.000 User = Je Migration 10 Punkte Zusätzlich

• pro weiterem Add-On 100 = 1 Punkt
• max. Punktzahl pro Referenz = 20 Punkte (10 Punkte für Datacenter >= 2.000 User und 5 Add-Ons sowie 10 Punkte für weitere Add-Ons)

3. (Alternativ zu 2.) Die Migration umfasste eine Migration von einer anderen vergleichbaren Agilen Integrativen Managementsuite inklusive/ohne Add-Ons auf eine SaaS >= 2.000 User = Je Migrationsreferenz 5 Punkte

Die maximale Punktzahl dieses Eignugskriteriums liegt bei 50 Punkten.

Das Abbilden dieses Schemas ist systemseitig nicht möglich - es ist Folgendes zu beachten: Bei Abweichungen hat das Dokument B1 Eignungsmatrix Vorrang.

Unentschieden-Regel: Wenn mehr als 5 Bewerber die Mindestbedingungen erfüllen und mehrere Bewerber gleichauf liegen, entscheidet die Summe der User aus den 3 Referenzen Hinweis zur Bewertung: Über alle Kriterien muss mindestens eine Bewertung von 35 Punkten erreicht werden (KO < 35 Punkte)

Kriterienkatalog - 2/3

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[ ] Keine Angabe (0) [ ] Die geforderten Angaben sind vollständig und sämtliche inhaltlichen Mindest-Anforderungen werden erfüllt. (50) [ ] Die Frage wurde nicht beantwortet, die geforderten Angaben sind nicht vollständig oder die inhaltlichen Mindest-Anforderungen werden nicht erfüllt. (KO) (0) [ ] Bewertungsschema nach Punkten: Die Bewertung der einzelnen Referenzen erfolgt gemäß des nachfolgenden Bewertungsschemas: 1. Beide Migrationen erfolgen von einer On-Prem-Lösung auf eine SaaS-Lösung = 10 Punkte 2. Die Migration umfasste eine Migration von Atlassain Datacenter inklusive 5 Add-Ons auf eine SaaS >= 2.000 User = Je Migration 10 Punkte Zusätzlich

• pro weiterem Add-On 100 = 1 Punkt - max. Punktzahl pro Referenz = 20 Punkte (10 Punkte für Datacenter >= 2.000 User und 5 Add-Ons sowie 10 Punkte für weitere Add-Ons) 3. (Alternativ zu 2.) Die Migration umfasste eine Migration von einer anderen vergleichbaren Agilen Integrativen Managementsuite inklusive/ohne Add-Ons auf eine SaaS >= 2.000 User = Je Migrationsreferenz 5 Punkte Die maximale Punktzahl dieses Eignugskriteriums liegt bei 50 Punkten (10)

Nur eine Antwort wählbar

8 EK_24 Referenzen AiM (als SaaS-Lösung) [Mussangabe]

Gewichtung: 50,00% Maximalpunktzahl: 50 Mindestbewertung: 35 Punkte Referenzen AiM (als SaaS-Lösung)

Bitte stellen Sie Ihre Top-3 Referenzen der angebotenen SaaS-Lösung im Zeitraum 2023 - August 2026 (maßgeblicher Zeitpunkt: Start Live-Betrieb) mit folgenden Spezifika dar: "Bereitstellung einer Agile integrative Managementsuite (AiM) als SaaS-Lösung für einen Kunden in einem mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbaren Leistungsinhalt".

Inhaltliche Mindest-Anforderungen an Referenz(en):

• Leistungszeitraum, d. h. produktiver Einsatz der AiM (als SaaS-Lösung) beim Kunden, beträgt bei allen drei Referenzen mindestens 12 Monate
• mindestens zwei von drei Referenzen umfassen Useranzahlen in Höhe von mindestens 1000 Usern Projekt-/Workmanagement und 800 Usern Kollaborationsansatz (Definition User: User bezeichnet eine natürliche Person, die die Software beziehungsweise Lösung aktiv verwendet und mit ihr arbeitet. Voraussetzung für die Einstufung als User ist die tatsächliche Nutzung der bereitgestellten Funktionen. Personen, die lediglich Berichte, Auswertungen oder Ergebnisse konsumieren, ohne selbst auf der Lösung zu arbeiten, gelten nicht als User.)
• Das Gesamtvolumen der SaaS-Pauschale (inkl. Betriebsführung) bei mind. zwei von drei Referenzen ist größer/gleich 1 Mio € p.a.

Folgende Angaben muss die Darstellung je Referenz beinhalten:

• Angaben zu Kunde / Branche / Standort / Land (Anonymisierung des Kunden möglich)
• Beschreibung des Einsatzumfeldes und des Einsatzschwerpunkts der AiM SaaS-Lösung beim Kunden
• Darstellung der Useranzahlen nach Funktionalität (insbesondere Projekt-/Workmanagement und Kollaborationsansatz)
• Gesamtumfang der Leistung, insbesondere Gesamtvolumen in EUR, Anzahl User
• Laufzeit der Referenz

Verweis - Verwendung von Anhang B8 Antwortvorlage Referenzen; 9 (maximal 3 Din A4 Seiten pro Referenz)

Folgendes Bewertungsschema (Punkte) ist zu beachten:Die Bewertung der einzelnen Referenzen erfolgt gemäß des nachfolgenden Bewertungsschemas:

1. Beide Migrationen erfolgen von einer On-Prem-Lösung auf eine SaaS-Lösung = 10 Punkte

2. Die Migration umfasste eine Migration von Atlassain Datacenter inklusive 5 Add-Ons auf eine SaaS >= 2.000 User = Je Migration 10 Punkte Zusätzlich

• pro weiterem Add-On 100 = 1 Punkt
• max. Punktzahl pro Referenz = 20 Punkte (10 Punkte für Datacenter >= 2.000 User und 5 Add-Ons sowie 10 Punkte für weitere Add-Ons)

3. (Alternativ zu 2.) Die Migration umfasste eine Migration von einer anderen vergleichbaren Agilen Integrativen Managementsuite inklusive/ohne Add-Ons auf eine SaaS >= 2.000 User = Je Migrationsreferenz 5 Punkte

Die maximale Punktzahl dieses Eignugskriteriums liegt bei 50 Punkten. Das Schema ist systemseitig nicht abbildbar - bitte beachten: bei Abweichungen geht das Dokument Anhang B1 Eignungsmatrix vor. Unentschieden-Regel: Wenn mehr als 5 Bewerber die Mindestbedingungen erfüllen und mehrere Bewerber gleichauf liegen, entscheidet die Summe der User aus den 3 Referenzen Hinweis zur Bewertung: Über alle Kriterien muss mindestens eine Bewertung von 35 Punkten erreicht werden (KO < 35 Punkte)

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Die geforderten Angaben sind vollständig und sämtliche inhaltlichen Mindest-Anforderungen werden erfüllt. (50) [ ] Die Frage wurde nicht beantwortet, die geforderten Angaben sind nicht vollständig oder die inhaltlichen Mindest-Anforderungen werden nicht erfüllt. (KO) (0) [ ] Bewertungsschema (Punkte) Die Bewertung der einzelnen Referenzen erfolgt gemäß des nachfolgenden Bewertungsschemas: 1. Beide Migrationen erfolgen von einer On-Prem-Lösung auf eine SaaS-Lösung = 10 Punkte 2. Die Migration umfasste eine Migration von Atlassain Datacenter inklusive 5 Add-Ons auf eine SaaS >= 2.000 User = Je Migration 10 Punkte Zusätzlich - pro weiterem Add-On 100 = 1 Punkt - max. Punktzahl pro Referenz = 20 Punkte (10 Punkte für Datacenter >= 2.000 User und 5 Add-Ons sowie 10 Punkte für weitere Add-Ons) 3. (Alternativ zu 2.) Die Migration umfasste eine Migration von einer anderen vergleichbaren Agilen Integrativen Managementsuite inklusive/ohne Add-Ons auf eine SaaS >= 2.000 User = Je Migrationsreferenz 5 Punkte Die maximale Punktzahl dieses Eignugskriteriums liegt bei 50 Punkten (10)

Nur eine Antwort wählbar

Kriterienkatalog - 3/3

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Typ Dateiname Größe MIME-Type Dateianlage A.Bewerbungsbedingungen AiM.pdf 550,38 KB pdf Dateianlage Dokumente_Teilnahmewettbe werb.zip 1,13 MB zip Dateianlage Dokumente_Aufforderung zur Angebotsabgabe.zip 2,30 MB zip

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