02 - Verfahrensbrief_TNW 21.08.2026.pdf

Auftraggeber: Universitätsklinikum Magdeburg A.ö.R.

Vergabeverfahren: Management- und Unternehmensberatungsleistun- gen zur Sanierung der Universitätsklinikum Magdeburg A.ö.R.

Verfahrensbrief

Stand: 21.08.2026

I. Allgemeine Informationen 4

1. Projektbeteiligte 4

1.1. Auftraggeber 4 1.2. Vergabestelle 4

2. Kommunikation 5

2.1. Verfahrensart / -ziel 5 2.2. Bezeichnung innerhalb dieses Verfahrensbriefes / Verfahrensleitfadens 5

3. Ausgangslage 6

3.1. Vorstellung des Auftraggebers 6 3.2. Auftragsgegenstand 6

II. Verfahrensablauf 7

1. Phase I – Teilnahmewettbewerb 7

1.1 Unterlagen im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs 7 1.2 Einreichung Teilnahmeantrag 7 1.3 Bewerbergemeinschaften 8 1.4 Eignungsleihe und Untervergabe 8 1.5 Prüfung und Wertung des Teilnahmeantrages 10

2 Phase II – Angebots- und Verhandlungsphase 11

2.1 Vergabeunterlagen in der Angebotsphase 11 2.2 Indikative Erstangebote 11 2.2.1 Konzept – Aufgabenspezifische Herangehensweise 12 2.2.2 Konzept – Projektorganisation 16 2.2.3 Angebotsvordruck / Pauschalpreis Themenfeld A 18 2.2.4 Angebotsvordruck / Stundensätze Themenfeld B 19 2.2.5 Ggf. Anmerkungen zum Vertrag 19 2.2.6 Ergänzende Erläuterungen 19 2.3 Verhandlungen 20 2.4 Abschluss der Verhandlungsphase / Aufforderung zur Abgabe von finalen Angeboten 20 2.5 Finale Angebote 21

2.6 Form und Frist der Angebotseinreichung 21 2.7 Nebenangebote 22 2.8 Bieterfragen 22 2.9 Allgemeine Bestimmungen 22

3 Zuschlagskriterien 23

4 Bindefrist 24

5 Rahmentermine 24

6 Schlussbestimmungen 24

7 Nachprüfungsstelle 25

8 Vertraulichkeit 25

I. Allgemeine Informationen

Bitte beachten Sie die nachfolgenden Informationen:

1. Projektbeteiligte

Folgende Parteien sind am Projekt beteiligt.

1.1. Auftraggeber

Auftraggeber ist die Universitätsklinikum Magdeburg A.ö.R, vertreten durch den Kaufmännischer Direktor Marco Bohn, Leipziger Straße 44, 39120 Magdeburg

1.2. Vergabestelle

Leinemann Partner Rechtsanwälte mbB Rechtsanwalt Marco Michael Hohensee, LL.M / Rechtsanwältin Marisa- Therese Golz, LL.M. Alte Jakobstraße 83-84 10179 Berlin E-Mail: UKMD@leinemann-partner.de

2. Kommunikation

Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform „Deut- sche eVergabe“ (https://www.deutsche-evergabe.de).

Rückfragen sind ausschließlich über die Vergabeplattform zulässig! Teil- nahmeanträge sowie Angebote sind ausschließlich über die Vergabeplatt- form einzureichen! Sofern der Auftraggeber während des Vergabeverfahrens Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt oder zusätzliche Informationen bereit- stellt, wird die Vergabestelle diese auf der Vergabeplattform (https://www.deutsche-evergabe.de) hochladen. Die nicht registrierten Be- werber werden hierüber nicht gesondert informiert. Es obliegt den nicht re- gistrierten Bewerbern, regelmäßig zu prüfen, ob auf der Vergabeplattform neue Informationen bereitstehen.

2.1. Verfahrensart / -ziel

Das Verfahren wird als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß §§ 97 ff. GWB sowie § 17 VgV durchgeführt.

Für die Angebots-/ Verhandlungsphase werden gemäß § 51 VgV diejeni- gen drei geeigneten Bewerber eingeladen, die sich nach Auswertung der Teilnahmeanträge gemäß den bekannt gemachten Auswahlkriterien und der demnach erfolgten Feststellung der Rangfolge auf den jeweiligen Plät- zen 1-3 befinden.

2.2. Bezeichnung innerhalb dieses Verfahrensbriefes / Verfahrensleitfa- dens

Bei den in diesem Verfahrensleitfaden verwendeten personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für jegliche Art von männlichen und weiblichen natürlichen Personen sowie für juristische Personen. Sofern nicht ausdrücklich anders bestimmt, sind mit „Bewerber, Bieter, Teilneh- mer, Auftragnehmer etc.“ im Weiteren sowohl natürliche als auch juristi- sche Personen bzw. Bewerber, Bieter bzw. Arbeitsgemeinschaften ge- meint.

3. Ausgangslage

3.1. Vorstellung des Auftraggebers

Die Universitätsmedizin Magdeburg besteht aus dem Universitätsklinikum Magdeburg als Anstalt des öffentlichen Rechts (UKMD) und der Medizini- schen Fakultät der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg (UMMD). Beide haben unterschiedliche Rechtsstellungen und nehmen ihre gemein- samen Aufgaben in einem Kooperationsmodell wahr. In der Universitäts- medizin Magdeburg sind daher Krankenversorgung, Forschung und Lehre untrennbar miteinander verbunden. Sie ist ein führendes universitäres Gesundheitsunternehmen mit anerkannten Forschungsschwerpunkten, ist regional und überregional vernetzt und wird unternehmerisch geführt. Die Strukturen und Prozesse der UKMD / UMMD werden auf eine effiziente, optimale, einrichtungsübergreifende Leistungserbringung ausgerichtet. Die UMMD umfasst derzeit 26 Kliniken mit ungefähr 1.100 Betten. Somit ist die Universitätsmedizin Magdeburg das größte Krankenhaus im nördli- chen Sachsen-Anhalt. Jährlich werden in den hochspezialisierten Kliniken mit über 4.500 Mitarbeitern ungefähr 48.000 Patienten voll- und teilstatio- när und ca. 250.000 Patienten ambulant behandelt. Jährlich werden fast 200 Erstsemesterstudenten immatrikuliert; insgesamt sind ca. 1.300 Stu- denten der Humanmedizin an der UMMD eingeschrieben.

3.2. Auftragsgegenstand

Auftragsgegenstand sind Management- und Beratungsleistungen zur Konso- lidierung und Sanierung des UKMD für den Auftraggeber. Der Auftraggeber wünscht zunächst die Überprüfung wesentlicher Unternehmensbereiche und -prozesse in den primären, sekundären und tertiären Leistungsgebieten auf Restrukturierung- und Konsolidierungspotenzial sowie Maßnahmenableitung und Strategie- sowie Umsetzungsplanung im Rahmen eines Gesamtkonzep- tes auf Grundlage eines Pauschalangebotes. Auf Basis der Ergebnisse sollen sodann Einzelprojekte mit dem Auftraggeber abgestimmt und auf Grundlage eines Rahmenvertrages gemeinsam mit dem Auftragnehmer umgesetzt wer- den. Hinsichtlich des konkreten Inhalts der Leistung wird auf die Leistungsbe- schreibung verwiesen.

II. Verfahrensablauf

Das Verfahren läuft wie folgt ab:

1. Phase I – Teilnahmewettbewerb

Interessierte Unternehmen sind zur Beteiligung am Teilnahmewettbewerb aufgefordert. Auf der Grundlage der in der Auftragsbekanntmachung dar- gestellten Eignungskriterien werden geeignete Bewerber im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ausgewählt.

Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs werden – eine ausreichende Zahl geeigneter Bewerber vorausgesetzt – die drei Bewerber ausgewählt, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

1.1 Unterlagen im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs

Zum Zeitpunkt des Teilnahmewettbewerbs bestehen die Vergabeunterla- gen neben diesem Verfahrensbrief aus den folgenden Unterlagen: • Teilnahmeantrag • Wertungsmatrix • Entwurf Leistungsbeschreibung

1.2 Einreichung Teilnahmeantrag

Mit dem Teilnahmeantrag ist die Eignung gemäß der in der Auftragsbe- kanntmachung genannten Eignungskriterien nachzuweisen. Der Teilnah- meantrag besteht aus den in der Auftragsbekanntmachung geforderten Er- klärungen und Nachweisen. Für die Erstellung des Teilnahmeantrags wer- den von dem Auftraggeber Formblätter zur Verfügung gestellt, die zu ver- wenden sind.

Fragen zum Verfahren oder zum Projekt sind ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform zu stellen. Es ist nicht gestattet, zusätzliche oder vertrauliche Informationen über das Verfahren vom Auftraggeber oder de- ren Beratern zu erlangen.

Fragen sind spätestens sieben Kalendertage vor Ablauf der Teilnahme- frist zu stellen. Sofern fachliche Fragen auftreten, sind diese bis spätestens

zehn Kalendertage vor Abgabefrist der Teilnahmeanträge über die Vergabeplattform zu stellen. Später eingehende Rückfragen können nicht mehr berücksichtigt werden.

Der Teilnahmeantrag ist elektronisch in Textform über die Vergabeplatt- form einzureichen.

Die Frist zur Einreichung des Teilnahmeantrags ist in der Vergabeplattform hinterlegt.

1.3 Bewerbergemeinschaften

Bewerbergemeinschaften haben mit dem Teilnahmeantrag Angaben zur Bewerbergemeinschaft gemäß Vordruck des Auftraggebers (Formblatt 1.1, und 1.3 bis 1.5,2.1) und die geforderten Eignungsnachweise gem. Form- blatt 3.5, und 3.7 einzureichen. Daneben ist bei der Eignungsleihe das Formblatt 2.2 einzureichen. Bewerbergemeinschaften haben den Teilnah- meantrag lediglich einmal für die Gemeinschaft (und nicht für jedes Mitglied einzeln) einzureichen.

Folgende Bestandteile des Teilnahmeantrags sind jedoch für jedes Mit- glied der Bewerbergemeinschaft gesondert vorzulegen:

• Formblatt 1.6 Vollmacht • Formblatt 3.1 Eignungsnachweise • Formblatt 3.2 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 42 Abs. 1 VgV • Formblatt 3.3 Handelsregisterauszug ggf. mit Anlage 1 / Angabe Umsatz- steueridentifikationsnummer • Formblatt 3.4 Nachweis der Versicherung ggf. mit Anlage 2 • Formblatt 3.6 Eigenerklärung zur Einhaltung restriktiver Maßnahmen an- gesichts der Handlungen Russlands

Es wird auf die Hinweise im Teilnahmeantrag (Formblatt 1.1) verwiesen.

1.4 Eignungsleihe und Untervergabe

Ein Bewerber kann im Hinblick auf die erforderliche Leistungsfähigkeit und Fachkunde die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen.

Will er von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, hat er mit dem Teilnah- meantrag die Eigenerklärung Einsatz der Nachunternehmer gemäß dem Vordruck des Auftraggebers mit dem entsprechenden Hinweis einzu- reichen und die dort geforderten Angaben zu Drittunternehmen zu machen (Formblatt 2.1).

Er hat ferner nachzuweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, beispielsweise indem er für jedes vorgesehene Drittunternehmen eine Verpflichtungserklärung (Ei- generklärung des Drittunternehmens) mit seinem Teilnahmeantrag vorlegt (Formblatt 2.3).

Nimmt ein Bewerber im Hinblick auf die einschlägige berufliche Erfahrung die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Rahmen der Eignungs- leihe in Anspruch, muss dieses Unternehmen die Leistung, für die die Ka- pazitäten benötigt werden, tatsächlich erbringen. Die Möglichkeit der Eig- nungsleihe besteht unabhängig von der Rechtsnatur der zwischen dem Be- werber und den anderen Unternehmen bestehenden Verbindungen. Nimmt ein Bewerber die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit im Rah- men der Eignungsleihe in Anspruch, so haften der Bewerber und das Dritt- unternehmen für die Auftragsausführung im Umfang der Eignungsleihe als Gesamtschuldner.

Dritte, deren Kapazitäten der Bewerber im Hinblick auf die erforderliche Leistungsfähigkeit und Fachkunde nutzt, müssen die Anforderungen an die Eignung und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen erfüllen. Zum Nachweis der Eignung sind für diese Dritte neben dem Formblatt 3.1 (Name/ Angaben) und Formblatt 3.3 (HR-Auszug) in jedem Fall mit dem Teilnahmeantrag die Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Formblatt 3.2) und die Eigenerklärung zur Einhaltung restriktiver Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage der Uk- raine destabilisieren (Formblatt 3.6) vorzulegen.

Die übrigen Bestandteile des Teilnahmeantrags sind insoweit auch für Dritte vorzulegen, wie sich der Bewerber auf die in dem jeweiligen Doku- ment des Dritten dokumentierte Eignung beruft. Es wird auf die Hinweise im Teilnahmeantrag (Formblatt 1.1) verwiesen.

1.5 Prüfung und Wertung des Teilnahmeantrages

Die Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge erfolgen in einem dreistu- figen Verfahren:

Stufe 1: Formalprüfung Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderun- gen des § 53 VgV genügen. Sofern dies nicht der Fall ist, kann der Teil- nahmeantrag nicht berücksichtigt werden.

Stufe 2: Eignungsprüfung Anschließend wird beurteilt, ob der Bewerber nach den vorgelegten Erklä- rungen und Nachweisen grundsätzlich geeignet ist, die ausgeschriebenen Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen und die aufgestellten Mindest- standards gemäß Bekanntmachung erfüllt.

Stufe 3: Bewerberauswahl Die drei bestplatzierten Bewerber werden zur Teilnahme am Verhandlungs- verfahren und Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert. Vorausgesetzt, mehr als drei geeignete Bewerber haben einen wertbaren Teilnahmeantrag eingereicht, wird der Auftraggeber anhand der nachfol- genden Auswahlkriterien die Bewerberreihung ermitteln.

Auswahlkriterien und deren Gewichtung bezüglich der Auswahl von Bewer- bern:

Die Auswahl der am besten geeigneten Bewerber erfolgt ausschließlich an- hand der eingereichten Referenzen zu Erfahrung des Unternehmens mit vergleichbaren Leistungen (vgl. Formblatt 3.7 des Teilnahmeantrags).

Gewichtung: 100%

Der Auftraggeber hat zum Zeitpunkt des Starts des Teilnahmewettbewer- bes noch keine abschließende Bewertungsmatrix für die Bewertung der Referenzen erstellt. Daher ist eine Veröffentlichung einer Matrix nicht be- absichtigt. Er wird aber unmittelbar vor Ablauf der Teilnahmefrist die Be- wertungsmatrix aufstellen. Grundsätzlich wird jedoch die Referenz am bes- ten bewertet, die mit dem hiesigen Leistungsgegenstand am vergleichbars- ten ist. Hinsichtlich der für die Auswahl relevanten Kriterien können sich Bewerber an den abgefragten Kriterien für die Referenzen orientieren (siehe Formblatt 3.7 des Teilnahmeantrags und Formblatt 4). Es werden

lediglich die 5 besten eingereichten Referenzen eines Bewerbers zur Aus- wahl herangezogen.

Der Auftraggeber wird die ausgewählten Bewerber gem. § 17 Abs. 4 S. 1 VgV elektronisch zur Abgabe eines Erstangebots auffordern und die ande- ren Bewerber über ihre Nichtberücksichtigung informieren.

2 Phase II – Angebots- und Verhandlungsphase

Nachdem der Auftraggeber die drei am besten geeigneten Bewerber ermit- telt hat, führt er mit diesen Unternehmen die Phase 2 des Vergabeverfah- rens (Angebotsphase) durch.

2.1 Vergabeunterlagen in der Angebotsphase

Zum Zeitpunkt der (indikativen Angebote) werden die Vergabeunterlagen voraussichtlich neben diesem Verfahrensbrief aus folgenden Dokumenten bestehen:

• Aufforderung zur Angebotsabgabe

• Angebotsvordruck

• Leistungsbeschreibung

• Wertungsmatrix

• Entwurf Beratungs-(Rahmen-) Vertrag

Über den Inhalt der Leistungsbeschreibung soll und kann umfäng- lich verhandelt werden.

2.2 Indikative Erstangebote

Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs fordert der Auftraggeber die drei Unternehmen auf, ein indikatives (nicht bezuschlagungsfähiges) Er- stangebot einzureichen.

Mit ihrem indikativen Erstangebot haben die Bieter insbesondere folgende Unterlagen (Angebotsbestandteile) einzureichen:

2.2.1 Konzept – Aufgabenspezifische Herangehensweise

Der Bieter hat ein Konzept für die Herangehensweise bei der Erbringung der ausgeschriebenen Leistungen vorzulegen. Das Konzept soll erkennen lassen, wie der Bieter die in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungen methodisch, organisatorisch und zeitlich umsetzen will.

Die nachfolgenden Aspekte bilden den Erwartungshorizont des Auftragge- bers für eine vollständige und hochwertige Darstellung.

• Darstellung der erforderlichen Informationen für die Umsetzung der Themenfelder A und B der Leistungsbeschreibung, der Mitwirkungs- pflichten und dem Ressourcenbedarf auf Seiten des Auftraggebers und Erläuterung der Unterstützung hierzu seitens des Auftragneh- mers

Es ist auch darauf einzugehen, wie die Vollständigkeit und Qualität der erforderlichen Informationen geprüft wird und wie mit fehlenden, widersprüchlichen oder nicht vergleichbaren Daten umgegangen wird.

• Darstellung der Zeitschiene für die Erstellung des Gesamtkonzepts gem. Themenfelder A der Leistungsbeschreibung unter Bildung von Meilensteinen

• Darstellung der Arbeitsabläufe zur Erarbeitung des Gesamtkon- zepts für die Themenfeld A der Leistungsbeschreibung.

Dabei ist auch darauf einzugehen, wie der Bieter die wesentlichen Unternehmensbereiche, Leistungsgebiete, Prozesse, Schnittstellen und wirtschaftlichen Treiber analysieren will.

Daneben soll erläutert werden, wie bereits vorliegende Analysen, Berichte und Planungen ausgewertet, validiert und in das Gesamt- konzept integriert werden.

Es soll eine Beschreibung der Methodik zur Ermittlung von Einspar- , Erlös-, Produktivitäts- und Liquiditätseffekten sowie zur Darstel- lung von Folgekosten und Risiken erfolgen.

Die Methodik soll auch darstellen, wie Einmal- und Dauereffekte, Brutto- und Nettoeffekte, Investitionen, Folgekosten sowie zeitliche Realisierungs- und Anlaufphasen berücksichtigt werden.

Zudem wird eine Erläuterung erwartet, wie aus den Einzelanalysen ein konsistentes Zielbild für das UKMD und ein realistischer Trans- formations- beziehungsweise Konsolidierungspfad entwickelt wer- den. Dabei sollte der Bieter auch beschreiben, wie Zielkonflikte zwi- schen Wirtschaftlichkeit, Versorgungsauftrag, medizinischer Quali- tät, gesetzlichen Anforderungen und Organisationsinteressen be- handelt werden.

• Erläuterung der Herangehensweise zur Präsentation der Ergeb- nisse im Rahmen des Gesamtkonzepts / Aufbau des Gesamtkon- zepts

Der Bieter soll die vorgesehenen Berichtsformate, Entscheidungs- unterlagen, Management-Dashboards und Dokumentationsstan- dards konkretisieren.

Es soll erläutert werden, wie anschließend die Maßnahmen für The- menfeld B nach wirtschaftlichem Potenzial, medizinischer Versor- gungsrelevanz, Umsetzbarkeit, Zeitbedarf, Kosten , rechtlichen Ab- hängigkeiten und Auswirkungen auf Beschäftigte oder Patientenver- sorgung priorisiert werden sollen. Weitere auftragsbezogene Priori- sierungskriterien können berücksichtigt werden, sofern ihre Bedeu- tung und Anwendung erläutert werden.

• Erläuterung zur Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber bei Erstel- lung des Gesamtkonzeptes gem. Themenfeld A der Leistungsbe- schreibung und der Einzelprojekte gem. Themenfeld B der Leis- tungsbeschreibung

Dabei ist insbesondere darauf einzugehen, wie die Konkretisierung der Rollen, Entscheidungs- und Eskalationswege vorgesehen ist so- wie wie die Zusammenarbeit mit Klinikumsvorstand, Aufsichtsrat und dem interdisziplinären Konsolidierungsteam erfolgen soll.

Darzustellen sind die vorgesehenen Abstimmungs-, Entscheidungs- und Freigabeprozesse für Analyseergebnisse, Handlungsoptionen, Zielbild und Maßnahmenpriorisierung.

Ebenfalls ist zu erläutern, wie der Umgang mit unterschiedlichen In- teressen und Betroffenheiten von Klinikumsleitung, medizinischen und nichtmedizinischen Bereichen, Tochtergesellschaften, Berufs- gruppen und sonstigen Stakeholdern vorgesehen ist.

• Darstellung der Methoden zur Umsetzung, Prüfung und Sicherstel- lung des Projektfortschritts

Dabei ist auch unter Bezug auf zu berücksichtigende Instrumente, Kennzahlen, Berichte und Termine zur Überwachung. darauf einzu- gehen, wie Risiken, Annahmen, Abhängigkeiten, Verzögerungen und sich ändernde Rahmenbedingungen erfasst, bewertet und ge- steuert werden.

Der Bieter hat außerdem zu erläutern, wie Änderungen des Leis- tungsumfangs, der Rahmenbedingungen oder der Datengrundlage dokumentiert, bewertet und in die weitere Projektplanung übernom- men werden.

• Eine Darstellung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung der Ar- beitsergebnisse, insbesondere der fachlichen und methodischen Plausibilisierung von Analysen, Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Business Cases, Handlungsempfehlungen und Umsetzungsplänen sowie der vorgesehenen Prüf- und Freigabeschritte wird ebenfalls erwartet.

• Darstellung, wie Methoden, Entscheidungsgrundlagen und Steue- rungsinstrumente an den Auftraggeber übergeben werden, damit dieser die Maßnahmen nach Abschluss der Beratung eigenständig weiterführen kann.

Die erbetenen Darstellungen im Konzept haben sich auf die vorgesehenen Prozesse, Methoden, Rollen und Verantwortlichkeiten zu beziehen. Anga- ben zu den konkret vorgesehenen Personen, deren Qualifikation, Erfah- rung und Verfügbarkeit sind nicht Bestandteil dieses Konzepts, sondern ausschließlich im gesonderten Zuschlagskriterium „Projektteam“ darzustel- len.

Für Themenfeld B der Leistungsbeschreibung ist die methodische Heran- gehensweise zur Überführung, Bewertung, Priorisierung und Steuerung der aus dem Themenfeld A hervorgehenden Maßnahmen darzustellen. Zu- dem sollen Vorschläge unterbreitet werden, wie die Inhalte allen Mitarbei- tergruppen verständlich dargestellt werden. Die vollständige Ausarbeitung konkreter Einzelprojekte wird im Rahmen des Konzepts nicht verlangt.

Das mit dem Angebot vorgelegte Konzept wird nach Zuschlag Bestandteil des Vertrags. Die dort dargestellten wesentlichen Vorgehensweisen, Ar- beitsschritte, Berichtsformate und Steuerungsmechanismen sind bei der

Leistungserbringung zu berücksichtigen. Im Falle von Widersprüchen ge- hen die Regelungen der Leistungsbeschreibung und der Vertrag den Aus- führungen des Konzepts vor. Anpassungen des Konzepts nach Bezuschla- gung bedürfen der vorherigen Abstimmung und Zustimmung des Auftrag- gebers, soweit hierdurch wesentliche Inhalte oder vereinbarte Pflichten be- troffen sind.

Die Ausführungen sollen auf die Besonderheiten des UKMD und die in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Aufgaben bezogen sein.

Das Konzept sollte einen Umfang von 10 DIN A4 Seiten in Schriftgröße 11, Schriftart Arial, Zeilenabstand 1,5 (ohne Anlagen) nicht überschreiten. Die Anlagen sollten nur ergänzende Übersichten, Ablaufdarstellungen, Muster- formate oder sonstige unmittelbar auf die geforderten Inhalte bezogene Darstellungen enthalten.

Wenn die Bieter über die ausdrücklich genannten Gesichtspunkte hinaus weitere inhaltliche oder qualitative Darstellungen wirtschaftlicher oder me- thodischer Art liefern, können diese im Rahmen des Zuschlagskriteriums positiv berücksichtigt werden, sofern sie einen unmittelbaren Bezug zu den o.g. Anforderungen aufweisen und einen konkreten, nachvollziehbaren so- wie auftragsbezogenen Mehrwert erkennen lassen. Dies gilt insbesondere, wenn die zusätzlichen Darstellungen die Qualität, Wirtschaftlichkeit oder organisatorische Umsetzbarkeit, Termin- und Ausführungssicherheit der angebotenen Leistung verbessern. Die Berücksichtigung erfolgt aus- schließlich innerhalb des bekanntgemachten Zuschlagskriteriums, Gewich- tungen und des Bewertungsmaßstabes und begründet kein zusätzliches Zuschlags- oder Unterkriterium.

Eine Überschreitung des vorgesehenen Umfangs führt nicht zum Aus- schluss des Angebots. Werden einzelne Aspekte des Erwartungshorizonts nicht oder nur teilweise behandelt, führt dies nicht zum Ausschluss des Angebots, sondern wird ausschließlich bei der Bewertung des Konzepts berücksichtigt

Zum Bewertungsmaßstab siehe Dokument Wertungsmatrix. Der Auftrag- geber behält sich vor, seine Anforderungen im Verfahrensverlauf zu kon- kretisieren.

2.2.2 Konzept – Projektorganisation

Der Bieter hat ein auftragsbezogenes Konzept zur Projektorganisation und zum Einsatz des für die Leistungserbringung vorgesehenen Personals vor- zulegen.

Das Konzept soll erkennen lassen, wie das vorgesehene Projektteam or- ganisatorisch in die Leistungserbringung eingebunden wird, welche Aufga- ben und Verantwortlichkeiten die einzelnen Teammitglieder übernehmen, in welchem Umfang und zu welchen Zeitpunkten sie eingesetzt werden und wie eine kontinuierliche und qualitätsgerechte Leistungserbringung sicher- gestellt wird. Zudem sollen die eingesetzten Methoden zum Projektma- nagement dargelegt werden.

Es sind insbesondere ein Gesamtprojektleiter und ein stellvertretender Ge- samtprojektleiter zu benennen.

Die nachfolgenden Aspekte bilden den Erwartungshorizont des Auftragge- bers für eine vollständige und hochwertige Darstellung.

Erwartet werden insbesondere Angaben:

• Zur internen Teamorganisation (Organigramm mit Zuständigkeiten bei der Leistungserbringung) – die Zusammenarbeit mit dem Auf- traggeber ist hier nicht zu beleuchten; s.o.

Für jedes vorgesehene Teammitglied sind die Funktion, die auf- tragsbezogenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die Zuordnung zu den Themenfeldern A und B sowie der vorgesehene Einsatz in den einzelnen Projektphasen darzustellen. Dabei ist auch der ge- plante Kapazitätsumfang beziehungsweise der voraussichtliche zeitliche Einsatz anzugeben.

Für den Gesamtprojektleiter und den stellvertretenden Gesamtpro- jektleiter sind insbesondere die jeweiligen Entscheidungs-, Steue- rungs- und Koordinationsaufgaben sowie die Einbindung in die Ab- stimmungen mit dem Klinikumsvorstand, dem Aufsichtsrat und dem interdisziplinären Konsolidierungsteam darzustellen.

• Für den Gesamtprojektleiter und den stellvertretenden Gesamtpro- jektleiter ist jeweils ein aussagekräftiger, auftragsbezogener Le-

benslauf einzureichen. Der Lebenslauf soll insbesondere Ausbil- dung, Studium, Fort- und Weiterbildungen, berufliche Stationen um- fassen.

Daneben sind Referenzen für den Gesamtprojektleiter und den stell- vertretenden Gesamtprojektleiter zu einschlägigen Projekterfahrun- gen und der der persönliche Rolle in den Referenzprojekten einzu- reichen

Bei den Referenzen sind zumindest die nachfolgenden Angaben zu berücksichtigen: Name des Auftraggebers; Gegenstand und Ziel des Referenzprojekts; Zeitraum und Dauer; Funktion und konkreter Beitrag der benannten Person; Umfang und Komplexität; Bezug zu Sanierung / Konsolidierung, Strategieentwicklung oder Umset- zungsbegleitung; gegebenenfalls Bezug zum Krankenhaus- oder Gesundheitswesen; Auftragssumme oder Größenordnung, konkrete Rolle und persönlichen Beitrag des (stellvertretenden) Gesamtpor- jektleiters

Darzustellen sind nur solche Qualifikationen und Erfahrungen, die für die ausgeschriebenen Leistungen relevant sind. Hinsichtlich der Ver- gleichbarkeit der Leistungen wird auf die Definition der vergleichbaren Leistungen in Formblatt 3.7 des Teilnahmeantrags und die Inhalte der Leistungsbeschreibung verwiesen. Die auftragsbezogene Relevanz ist jeweils kurz zu erläutern

Es sind zudem Aussagen zur Verfügbarkeit des Gesamtprojektleiters und stellvertretenden Projektleiters für den ausgeschriebenen Auftrag zu treffen. .

• Ebenfalls darzustellen sind die Vertretungsregelungen für die be- nannten Schlüsselpersonen sowie die Maßnahmen für den Fall von Krankheit, Urlaub, dauerhafter Verhinderung, Kündigung oder sons- tigen personellen und kapazitären Engpässen. Dabei ist insbeson- dere zu erläutern, wie die Kontinuität der Leistungserbringung, der Wissenstransfer, die Übergabe des Projektstands und die Einhal- tung der vereinbarten Termine und Qualitätsanforderungen sicher- gestellt werden.

Die Benennung der Personen erfolgt verbindlich für die Leistungserbrin- gung. Ein Austausch oder eine dauerhafte Änderung der benannten Personen bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers. Er-

satzpersonen müssen hinsichtlich ihrer für den Auftrag relevanten Qua- lifikation und Erfahrung mindestens ein gleichwertiges Qualitätsniveau aufweisen.

Soweit im Konzept zur Herangehensweise Rollen, Verantwortlichkeiten oder Abstimmungsprozesse beschrieben werden, sind diese im vorlie- genden Konzept ausschließlich auf die konkrete personelle Besetzung und den konkreten Einsatz des Projektteams zu beziehen. Eine erneute Darstellung der allgemeinen methodischen Vorgehensweise ist nicht er- forderlich oder gewünscht.

Das Konzept sollte einen Umfang von 5 DIN A4 Seiten in Schriftgröße 11, Schriftart Arial, Zeilenabstand 1,5 (ohne Anlagen) nicht überschrei- ten. Die Anlagen sollten sich auf die Referenzen und die Lebensläufe beschränken. Die Einreichung von Nachweise wie Zeugnisse oder Fort- bildungsbescheinigungen ist nicht erforderlich.

Eine Überschreitung des vorgesehenen Umfangs führt nicht zum Aus- schluss des Angebots. Werden einzelne Aspekte des Erwartungshori- zonts nicht oder nur teilweise behandelt, führt dies nicht zum Aus- schluss des Angebots, sondern wird ausschließlich bei der Bewertung des Konzepts berücksichtigt

Zum Bewertungsmaßstab siehe Dokument Wertungsmatrix. Der Auf- traggeber behält sich vor, seine Anforderungen im Verfahrensverlauf zu konkretisieren.

2.2.3Angebotsvordruck / Pauschalpreis Themenfeld A

Der Bieter hat einen Pauschalgesamtpreis für die Erstellung des Gesamt- konzepts gem. der Leistungsinhalte des Themenfeldsr A der Leistungsbe- schreibung anzubieten (in EUR netto).

Dieser Preis ist im Angebotsvordruck anzugeben.

Der Angebotsvordruck ist in Textform unterschrieben und vollständig aus- gefüllt mit dem Angebot einzureichen.

Bitte beachten Sie: Durch das Ankreuzen der in dem Angebotsvordruck benannten Unterlagen beziehen Sie diese in ihr Angebot ein und akzeptie- ren damit u.a. die Vergabeunterlagen. Bitte setzen Sie daher aktiv alle Kreuze in dem Angebotsvordruck. Ein Einreichen der Vergabeunterlagen (Vertrag, Verfahrensbrief etc.) ist sofern oben nicht ausdrücklich anders gefordert nicht erforderlich.

2.2.4 Angebotsvordruck / Stundensätze Themenfeld B

Es sind zudem die angefragten Stundensätze für den Gesamtprojekt- leiter, Stellvertretenden Projektleiter und weitere Projektmitarbeiter anzugeben.

Dieser Preis ist im Angebotsvordruck anzugeben. Der angebotsvor- druck wird zum Zeitpunkt der Aufforderung zur Angebotsabgabe ver- öffentlicht.

Siehe im Übrigen Ziffer 2.2.3.

2.2.5 Ggf. Anmerkungen zum Vertrag

Sollten Bieter Änderungswünsche/Anmerkungen zu dem vom Auf- traggeber bereitgestellten Vertragsentwurf haben, sind diese Anmer- kungen ebenfalls mit Abgabe der indikativen Angebote einzureichen.

Der Vertrag liegt zum Zeitpunkt des Teilnahmeantrags noch nicht vor und wird mit Aufforderung zur Angebotsabgabe veröffentlicht.

2.2.6 Ergänzende Erläuterungen

Das indikative Erstangebot ist über das Vergabeportal in digitaler Form in frei lesbaren Formaten (vorzugsweise PDF) einzureichen.

Die Konzepte einschließlich der geforderten ergänzenden Erläuterungen sind im Rahmen des ersten Verhandlungsgespräches dem Auftraggeber vorzustellen und zu erläutern.

Soweit Bieter auf Grundlage der bereits vorhandenen Unterlagen zum Vor- haben Änderungen zum Leistungsumfang vorschlagen möchten (, hat dies auf einer gesonderten von den Bietern zu erstellenden Unterlage unter Er- läuterung/Begründung dieser Änderungsvorschläge zu erfolgen. Über diese Änderungsvorschläge kann dann ggf. im Rahmen der Verhandlungs- gespräche verhandelt werden. Das Erstangebot ist aber auf Grundlage des beigefügten Vertrages/der veröffentlichten Vergabeunterlagen zu erstellen.

Unvollständige Angebote können nicht gewertet werden. Der Auftraggeber behält sich insoweit aber die Nachforderung etwaig fehlender, unvollstän- diger oder fehlerhafter Angaben vor, soweit dies gem. § 56 VgV zulässig ist.

2.3 Verhandlungen

Nach erster formaler und inhaltlicher Prüfung der eingegangenen Erstan- gebote ist beabsichtigt, mit sämtlichen Bietern, deren Erstangebote fristge- mäß sind, einen Verhandlungstermin durchzuführen. Diese Gespräche werden voraussichtlich im Zeitraum vom 29. 10.2026 bis 30.10.2026 bis stattfinden.

Die Bieter erhalten gesonderte Einladungen zu dem jeweiligen Verhand- lungstermin mit weiteren Hinweisen / Einzelheiten zu Ablauf, Umfang, In- halt, Teilnehmerkreis, Ort und Dauer des Termins nach Ablauf der Ange- botsfrist. Die Verhandlungen sollen in Präsenz in Magdeburg stattfinden. Der Auftraggeber behält sich gleichwohl vor, diese Termine per Videokon- ferenz abzuhalten, sofern dies aus organisatorischen Gründen des Auftrag- gebers erforderlich ist.

Der Auftraggeber behält sich vor, unter dem Eindruck der Verhandlungs- gespräche seinen ausgeschriebenen Leistungsumfang sowie seinen Ver- tragsentwurf zu überarbeiten und mit Aufforderung zur Abgabe finaler An- gebote den Bietern einen finalen Vertrag /ein finales Leistungsverzeichnis vorzulegen, wobei die Bieter diese Unterlagen zwingend bei Abgabe ihrer (finalen) Angebote zu berücksichtigen haben.

Der Auftraggeber behält sich ferner vor, während oder nach Durchführung der Verhandlungstermine den Bietern individuelle Anpassungs- bzw. Über- arbeitungsvorschläge zu den präsentierten Konzepten zu unterbreiten, die die Bieter bei Legung ihres finalen Angebots berücksichtigen sollten.

Der Auftraggeber behält sich vor, nach Durchführung der 1. Verhandlungs- runde ggf. eine zweite oder dritte Verhandlungsrunde durchzuführen, so- fern er das für notwendig erachtet.

2.4 Abschluss der Verhandlungsphase / Aufforderung zur Abgabe von finalen Angeboten

Es ist grundsätzlich nicht beabsichtigt, nach dem 1. Verhandlungstermin weitere Verhandlungen mit den Bietern durchzuführen. Nach Abschluss der Verhandlungsphase wird der Auftraggeber die eingegangenen Angebote auswerten.

Nach Abschluss der Verhandlungen werden die Bieter aufgefordert, inner- halb einer angemessenen Frist (voraussichtlich ca. 2 Wochen) finale An- gebote einzureichen. Der Auftraggeber behält sich vor, die ursprünglich bekanntgemachten Vergabeunterlagen unter Berücksichtigung der mit den Bietern geführten Verhandlungen hinsichtlich verschiedener Aspekte (z.B. hinsichtlich der zu erbringenden Leistungen oder auch in vertraglicher Hinsicht) zu modifizie- ren.

Der Auftraggeber behält sich weiterhin vor, mit Aufforderung zur Abgabe finaler Angebote bislang nicht vorgesehene besondere Leistungen zu ver- langen oder bisher vorgesehene Leistungen zu streichen und hierzu Vor- schläge der Bieter aus ihren Angebotsunterlagen aufzugreifen.

2.5 Finale Angebote

Die zur Abgabe finaler Angebote aufgeforderten Bieter haben auf Grund- lage der finalen Vergabeunterlagen sowie der ihnen individuell erteilten An- passungs- bzw. Überarbeitungsvorschläge ihre Angebote zu überarbeiten.

Bieter können sämtliche von ihnen ursprünglich mit ihrem Erstangebot ein- gereichten Unterlagen im Rahmen der Einreichung ihres finalen Angebots überarbeiten und anpassen. Insoweit sollten die Bieter die entsprechenden Hinweise des Auftraggebers aus der Verhandlungsphase berücksichtigen. Wollen Bieter keine Änderungen an ihren bereits eingereichten Unterlagen vornehmen, haben sie ausdrücklich auf die weiterhin bestehende Gültigkeit ihrer bereits eingereichten Unterlagen zu verweisen. Weitere Einzelheiten werden den Bietern mit Aufforderung zur Abgabe finaler Angebote mitge- teilt.

Der Auftraggeber behält sich vor, (nur) mit den nach Wertung der finalen Angebote 1-2 besten Bietern Bieter-/Aufklärungsgespräche zu führen, in denen diese Bieter dann ggf. ihre überarbeiteten Konzepte zu erläutern haben.

2.6 Form und Frist der Angebotseinreichung

Die Angebote müssen elektronisch übermittelt und verschlüsselt sein. Bitte nutzen Sie hierfür den Projektraum auf der Vergabeplattform. Zur elektro- nischen Angebotsabgabe genügt die Textform, d.h. es ist keine Unterschrift

oder elektronische Signatur notwendig. Bei einem elektronischen Angebot in Textform ist der Name des Erklärenden anzugeben. Bei natürlichen Per- sonen ist der Name zu nennen, bei juristischen Personen die Firma. Alle zum Angebot gehörenden Anlagen sind eindeutig als solche zu kennzeich- nen. Die Angebote sind in Dateiformaten kompatibel mit MS Office oder Adobe Acrobat Reader einzureichen. Für den ordnungsgemäßen und frist- gerechten Eingang sind die Bieter verantwortlich.

Angebote sind in all ihren Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen. Etwaige Änderungen an Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Auf etwaig bestehende Unklarheiten in den Vergabeunterlagen ist die Kon- taktstelle unverzüglich und vor Abgabe des Erstangebots hinzuweisen.

2.7 Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen und werden bei der Wertung nicht berücksichtigt.

2.8 Bieterfragen

Sollten Fragen oder Änderungswünsche zu den Vergabeunterlagen beste- hen, können diese bis sieben Kalendertage vor Ablauf der Angebots- frist in Textform im Vergabeportal an die genannte Kontaktstelle gerichtet werden.

Der Auftraggeber wird die gestellten Fragen möglichst kurzfristig beantwor- ten, wobei allen Bietern die gleichen Informationen zeitgleich zur Verfü- gung gestellt werden. Soweit dies möglich ist, werden auch noch später eingehende Fragen beantwortet.

2.9 Allgemeine Bestimmungen

Änderungen in der Zusammensetzung von Bietergemeinschaften sind nur aus wichtigem Grund und nur mit Zustimmung des Auftraggebers zulässig. Dies gilt in gleicher Weise für einen Austausch von benannten Nachunter- nehmern.

Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die in diesen Vergabeunterla- gen enthaltenen Regelungen jederzeit zu ändern. Jede Änderung wird den

Bietern schnellstmöglich im Wege der Veröffentlichung auf der Vergabe- plattform mitgeteilt.

Nach Abschluss der Prüfung und Wertung der finalen Angebote wird der Auftraggeber, die nicht berücksichtigten Bieter, über die geplante Zu- schlagserteilung informieren. Nach Ablauf einer Stillhaltefrist wird der Auf- traggeber dem Bieter mit der höchsten Punktzahl den Zuschlag erteilen.

3 Zuschlagskriterien

Der Zuschlag wird auf das Angebot erteilt, das im Rahmen der bekanntge- machten Zuschlagskriterien und deren Gewichtung die bestmögliche Leis- tung erwarten lässt (höchste Punktzahl).

Die Zuschlagskriterien sind:

Hinsichtlich der Wertung der Angebote wird vollumfänglich auf die obigen Ausführungen (Ziff. 2.2 ff.) sowie die Anlage „Wertungsmatrix“ verwiesen. Der Auftraggeber behält sich vor die Höchstpunktzahl (10 Punkte) in den Zuschlagskriterien 1 und 2 nach seinem Ermessen zu vergeben. Er ist nicht

verpflichtet einen der Bieter mit der Höchstpunktzahl bei den Qualitätskri- terien zu bewerten.

Die Zuschlagserteilung erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot. Der Ver- trag kommt mit Zuschlagserteilung zustande, die für November 2026 ge- plant ist. Im Nachgang zur Zuschlagserteilung wird der Vertrag zu Doku- mentationszwecken durch den Auftraggeber und den ausgewählten Bieter unterzeichnet.

4 Bindefrist

Die Bindefrist des finalen Angebots wird voraussichtlich am 31.12.2026 en- den.

5 Rahmentermine

Aus den dargestellten Verfahrensbestimmungen ergibt sich der nachfol- gende (voraussichtliche) Zeitplan. Der Zeitplan ist nicht verbindlich. Einen Anspruch der Bieter auf Einhaltung des Zeitplans besteht nicht. Bei Abwei- chungen gelten die auf der Vergabeplattform bekanntgemachten Fristen vorrangig.

▪ Absendung Bekanntmachung 21.08.2026 ▪ Ende Teilnahmefrist 21.09.2026, 11:00 Uhr ▪ Angebotsaufforderung indikative Erstangebote (vrstl.) 25.09.2026 ▪ Frist zur Einreichung der indikativen Erstangebote 21.10.2026,11:00 Uhr ▪ Verhandlungen vrstl. 29.10 – 30.10.2026 ▪ Aufforderung zur Abgabe der finalen Angebote 04.11.2026 ▪ Frist zur Einreichung finaler Angebote 18.11.2026, 11:00 Uhr ▪ Zuschlagserteilung/Vertragsschluss Ende November ▪ Zuschlags- und Bindefrist 31.12.2026

6 Schlussbestimmungen

Verspätet eingehende Teilnahmeanträge oder Angebote werden nicht be- rücksichtigt.

Kosten zur Erstellung des Teilnahmeantrages sowie des Angebots und der Konzepte sowie für die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren werden nicht erstattet. Dies gilt auch für den Fall, dass keine Vergabe erfolgt, son- dern das Vergabeverfahren aufgehoben oder eingestellt, beziehungsweise sonst auf die Auftragsvergabe verzichtet wird. Wenn keine Vergabe erfolgt, sind Schadensersatz-, Entschädigungs- und sonstige Erstattungsansprü- che der Bieter ausgeschlossen. Das gilt insbesondere, wenn nur solche finalen Angebote eingehen, die über der Auftragswertschätzung des Auf- traggebers liegen. Es besteht daher bei den Bietern kein Vertrauensschutz auf Durchführung dieses Vergabeverfahrens. Ein Kontrahierungszwang für den Auftraggeber besteht nicht.

7 Nachprüfungsstelle

Die zuständige Stelle für die Nachprüfung von behaupteten Vergabe- rechtsverstößen ist die

Vergabekammern des Landes Sachsen-Anhalt Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt Ernst-Kamieth-Str. 2 06112 Halle (Saale)

Telefon: 0345 / 514-1529 oder -1536 (beides Geschäftsstelle)

Telefax: 0345 / 514-1115

Email: vergabekammer@lvwa.sachsen-anhalt.de

8 Vertraulichkeit

Diese Vergabeunterlagen einschließlich ihrer Anlagen sowie alle weiteren vom Auftraggeber im Lauf des Vergabeverfahrens zur Verfügung gestellten Informationen sind vom Empfänger vertraulich zu behandeln, soweit sie nicht öffentlich zugänglich oder bekannt sind oder ohne Mitwirkung des Empfängers bekannt werden. Vergabeunterlagen dürfen von dem Bieter oder späteren Auftragnehmer nicht für andere Zwecke verwendet, verviel- fältigt oder Dritten zugänglich gemacht werden.