Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft Leiter: T. Fauth
Anlage: D
Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13, 14 DS-GVO
Vergabeverfahren Nr.: 35540738-324
Die nachfolgenden Angaben dienen dazu, Sie gemäß Art. 13, 14 DS-GVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen dieses Vergabeverfahrens zu informieren.
Soweit Sie im Rahmen dieses Vergabeverfahrens personenbezogene Daten Dritter, insbeson- dere von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder Nachunternehmen, übermitteln, haben Sie sicherzustellen, dass diese Personen bei Erhebung der sie betreffenden, personenbezoge- nen Daten die nachfolgenden Informationen zur Kenntnis erhalten.
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen Karlsruher Institut für Technologie Präsident Prof. Dr. Jan S. Hesthaven Kaiserstraße 12 76131 Karlsruhe Telefon 0049 (0)721/608-0 info@kit.edu
• Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten Die Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter: Karlsruher Institut für Technologie Ass.jur. Marina Bitmann Kaiserstraße 12 76131 Karlsruhe Telefon 0049 (0)721/608-0 datenschutzbeauftragter@kit.edu
• Information über Kategorien verarbeiteter Daten und Zweck der Verarbeitung in die- sem Vergabeverfahren Die in nachfolgender Tabelle genannten, personenbezogenen Datenkategorien werden im Rahmen dieses Vergabeverfahrens zu dem/den angegebenen Zwecken verarbeitet:
| Kategorien personenbezogener Daten | Zwecke der Verarbeitung |
|---|---|
| Daten von Ansprechpartnern: Name/n E-Mail-Adresse/n Postanschrift/en Faxnummer/n IP-Adressen | Kommunikation mit den teilnehmenden Un- ternehmen im Vergabeverfahren, wie z.B. Be- werber-/ Bieterauskünfte, Aufforderung zur Angebotsabgabe, Aufklärung des Teilnahme- antrags/des Angebots, Bieterinformationen nach § 134 GWB |
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KIT - Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft
| vergaberechtliche Dokumentation des Verga- beverfahrens ggf. im Rahmen von Nachprüfungsverfahren ggf. im Rahmen gesetzlicher Auskunftsan- sprüche nach IFG auf Anfrage sonstiger Drit- ter Vertragsabwicklung Bereitstellung von Vergabeunterlagen | ||||
|---|---|---|---|---|
| Daten von Mitarbeitern/innen am Vergabeverfahren teilnehmender Unternehmen (z. B. als Einzelbie- ter, Bietergemeinschaften, Nachun- ternehmer) | vergaberechtliche Eignungsprüfung vergaberechtliche Angebotsprüfung vergaberechtliche Prüfung von Ausschluss- gründen vergaberechtliche Dokumentation des Verga- beverfahrens Erfüllung vergaberechtlicher Transparenzver- pflichtungen ggf. im Rahmen von Nachprüfungsverfahren (z.B. Verteidigung von Wertungsentscheidun- gen) ggf. im Rahmen gesetzlicher Auskunftsan- sprüche nach IFG auf Anfrage sonstiger Drit- ter | |||
| -> Bitte beachten Sie ggf. den ein- | ||||
| leitenden Hinweis zur Information | ||||
| bei personenbezogenen Daten | ||||
| Dritter | ! | |||
| Name/n E-Mail-Adresse/n Postanschrift/en Faxnummer/n Lebensläufe Angabe zur Position im Unter- nehmen ggf. Geburtsdaten Angaben zu beruflicher Erfah- rung Angaben zur Ausbildung, insbe- sondere Zeugnisse und Ab- schlussnachweise Angaben zur Verwirklichung von Straftatbeständen im Sinne des § 123 GWB Angaben zur Verwirklichung von Ausschlusstatbeständen im Sinne des § 124 GWB | ||||
| Daten von Mitarbeitern/innen (sonstiger) Dritter (insbesondere im Rahmen von Referenzangaben) | vergaberechtliche Eignungsprüfung vergaberechtliche Angebotsprüfung vergaberechtliche Prüfung von Ausschluss- gründen vergaberechtliche Dokumentation des Verga- beverfahrens ggf. im Rahmen von Nachprüfungsverfahren (z.B. Verteidigung von Wertungsentscheidun- gen) ggf. im Rahmen gesetzlicher Auskunftsan- sprüche nach IFG auf Anfrage sonstiger Drit- ter | |||
| -> Bitte beachten Sie ggf. den ein- | ||||
| leitenden Hinweis zur Information | ||||
| bei personenbezogenen Daten | ||||
| Dritter! | ||||
| Name/n Position im Unternehmen E-Mail-Adresse/n Postanschrift/en Faxnummer/n |
Stand: 01.06.2021 -Seite 2 von 4 -
• Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Die vorstehend genannte Verarbeitung personenbezogener Daten in diesem Vergabever- fahren beruht auf folgenden Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Absatz 1 UAbs. 1 lit b) DS-GVO: Erforderlichkeit zur vergaberechtskonformen Durchführung des Vergabeverfahrens als vorvertragliche Maßnahme, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgt, und/oder
- Art. 6 Absatz 1 UAbs. 1 lit c) DS-GVO: Erforderlichkeit zur Erfüllung einer rechtlichen Ver- pflichtung des Verantwortlichen, namentlich der vergaberechtlichen Transparenz- und In- formations- sowie Kommunikationspflichten sowie der vergaberechtskonformen Eig- nungs- und Angebotsprüfung sowie deren vergaberechtskonformer Dokumentation ge- mäß § 8 Abs. 4 VgV bzw. § 6 UVgO (vgl. Ziffer 6 Absatz 3 VwV Beschaffung). und/oder
- Art. 6 Absatz 1 UAbs. 1 lit e) DS-GVO: Erforderlichkeit für die Wahrnehmung einer Auf- gabe, die im öffentlichen Interesse liegt, namentlich die Durchführung eines vergabe- rechtskonformen Vergabeverfahrens und insbesondere der Erfüllung der damit einherge- henden Dokumentationspflichten gemäß § 8 Abs. 4 VgV bzw. § 6 UVgO (vgl. Ziffer 6 Absatz 3 VwV Beschaffung). und/oder
- Art. 6 Absatz 1 UAbs. 1 lit f) DS-GVO: Erforderlichkeit für die Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen an der Durchführung eines vergaberechtskonformen Vergabeverfahrens, einschließlich der dafür erforderlichen Kommunikation und ordnungs- gemäßen Eignungs- und Angebotsprüfung, sowie der Erfüllung der vergaberechtlichen Dokumentationspflichten gemäß § 8 Abs. 4 VgV bzw. § 6 UVgO (vgl. Ziffer 6 Absatz 3 VwV Beschaffung).
• Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Vergabedokumentation gemäß § 8 Abs. 4 VgV bzw. § 6 UVgO (vgl. Ziffer 6 Absatz 3 VwV Beschaffung) dokumentiert. Eine Übermittlung an weitere Empfänger erfolgt ausschließlich im Rahmen des datenschutzrecht- lich Zulässigen. Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung kön- nen insbesondere gehören: Gewerbezentralregister und/oder Wettbewerbsregister, unterlegene Bieter auf Antrag in den Grenzen der vergaberechtlichen Auskunftspflichten, ggf. sonstige Dritte im Rahmen gesetzlicher Auskunftsansprüche nach IFG, im Rahmen einer gemeinsamen Auftragsvergabe kooperierende Dritte, unterstützend und/oder beratend hinzugezogene Dritte (wie z.B. Architekten, Ingenieure, Projektsteurer, Rechtsberater im Zusammenhang mit der Prüfung und Wertung von An- geboten), Auftragsverarbeiter im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen, insbesondere im Zu- sammenhang mit der Nutzung der e-Vergabe-Plattform.
• Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten: Für die Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten gelten für die Vergabe öffentlicher Aufträge die gesetzlichen Anforderungen, insbesondere Anlage 7 zuVV Nummer 19.3 zu §§ 70-79 LHO.Im Falle der Anwendbarkeit von § 8 Abs. 4 VgV sind Dokumentation und Vergabevermerk sowie die Angebote, die Teilnahmeanträge, die Interessensbekundun- gen, die Interessenbestätigungen und ihre Anlagen bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags.
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Bei Vergabe unterhalb der EU-Schwellenwerte sind gemäß § 6 Absatz 2 UVgO die Doku- mentation sowie die Angebote, Teilnahmeanträge und ihre Anlagen mindestens für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags aufzubewahren. Dies betrifft jeweils auch die in den ge- nannten Unterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten.
• Rechte der Betroffenen: Der Betroffene hat gemäß den Bestimmungen der DS-GVO folgende Rechte und Ansprüche gegen den Verantwortlichen:
- Gemäß Art. 15 DS-GVO besteht ein Auskunftsrecht gegenüber dem Verantwortlichen. Dies beinhaltet insbesondere das Recht der betroffenen Person, eine Bestätigung über die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten und gegebenenfalls weitere Informationen in Bezug auf die konkrete Verarbeitung zu erhalten. Die Einzelheiten regelt Art. 15 DS-GVO.
- Gemäß den Bestimmungen des Art. 16 DS-GVO besteht ein Recht auf Berichtigung gegenüber dem Verantwortlichen.
- Nach Maßgabe der Bestimmungen des Art. 17 DS-GVO hat die betroffene Person ein Recht auf unverzügliche Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten.
- Nach Maßgabe der Bestimmungen des Art. 18 DS-GVO kann die betroffene Person von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
- Nach Maßgabe der Bestimmungen des Art. 20 DS-GVO kann die betroffene Person von dem Verantwortlichen verlangen, die bereitgestellten, sie betreffenden personenbezoge- nen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinell lesbaren Format zu erhalten und diese einem anderen Verantwortlichen ungehindert zu übermitteln (Recht auf Daten- übertragbarkeit).
- Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten aufgrund von Art. 6 Absatz 1 lit. e oder f erfolgt, hat die betroffene Person nach Maßgabe des Art. 21 DS-GVO das Recht, jeder- zeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch ein- zulegen. Der Verantwortliche darf dann die personenbezogenen Daten nur noch verarbei- ten, wenn er zwingende, schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen kann. Die weiteren Einzelheiten ergeben sich aus Art. 21 DS-GVO.
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde Die zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Königstr. 10 a 70173 Stuttgart Tel. 0049 (0)711/615541-0 Fax 0049 (0)711/615541-15 poststelle@lfdi.bwl.de
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