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Vergabeunterlagen „Baramundi 2026“ (AZ: 42868)
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Bewerbungsbedingungen
2
3
4 für das
5 Offene Verfahren
6
7 „Rahmenvereinbarung zur Beschaffung von Produkten der Firma
8 Baramundi für die Max-Planck-Gesellschaft (Baramundi 2026)“
9 AZ: 42868
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13 Stand: 14. August 2026
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Inhalt
15 16 1 Überblick .................................................................................................................................. 4
17 Gegenstand der Vergabe ...................................................................................................... 4
18 Informationen zum Auftraggeber ........................................................................................ 4
19 Leistungsbeginn und Vertragslaufzeit ................................................................................. 5
20 Inhalt der Vergabeunterlage und verwendete Formulare ................................................... 5
21 Gesetzliche Grundlage .......................................................................................................... 6
22 Rechtsbehelfe ........................................................................................................................ 6
23 2 Details zum Vergabeverfahren ............................................................................................... 7
24 Fristen in diesem Vergabeverfahren .................................................................................... 7
25 Form, Übermittlung und Inhalt der Angebote ...................................................................... 7
26 2.2.1 Übermittlungsweg .......................................................................................................... 7
27 2.2.2 Informationen zum Vergabeportal ................................................................................ 8
28 2.2.3 Inhalt und Form der Angebote....................................................................................... 8
29 Rückfragen und Bieterfragen ............................................................................................... 9
30 Bietergemeinschaften........................................................................................................... 9
31 Einsatz anderer Unternehmen .............................................................................................. 9
32 2.5.1 Unteraufträge ............................................................................................................... 10
33 2.5.2 Eignungsleihe ............................................................................................................... 10
34 Nebenangebote ................................................................................................................... 10
35 Losaufteilung ....................................................................................................................... 11
36 Verwendung der Vergabeunterlagen ................................................................................. 11
37 Kosten .................................................................................................................................. 11
38 Zuschlagserteilung ........................................................................................................... 11
39 3 Leistungsbeschreibung ......................................................................................................... 12
40 Allgemeines und aktuelle Lizenzsituation ......................................................................... 12
41 Nutzung durch rechtlich selbständige Einrichtungen....................................................... 12
42 Weitere Dienstleistungen .................................................................................................... 13
43 Bestellabwicklung ............................................................................................................... 13
44 Rechnungsstellung und Zahlungsmodalitäten ................................................................. 14
45 4 Eignung der Bieter ................................................................................................................. 16
46 Unternehmensdarstellung .................................................................................................. 16
47 Keine Ausschlussgründe .................................................................................................... 16
48 Zertifizierung als Baramundi Partner ................................................................................. 16
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49 Referenz ............................................................................................................................... 16
50 Umsatzdarstellung .............................................................................................................. 17
51 Versicherung ....................................................................................................................... 17
52 5 Bewertung der Angebote ...................................................................................................... 18
53 Überblick .............................................................................................................................. 18
54 Fiktiver Warenkorb .............................................................................................................. 18
55 Gesamtpreis Neubestellungen ........................................................................................... 18
56 Berücksichtigung der Umsatzsteuer ................................................................................. 19
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1 Überblick
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60 Gegenstand der Vergabe
61 Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung gemäß 62 § 21 VgV mit einem Unternehmen über die Beschaffung von Lizenzen aus dem Produkt- 63 spektrum des Herstellers Baramundi von Unified-Endpoint-Management-Lösungen für die 64 Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft und ihrer assoziierten Einrichtungen.
65 Die abzuschließenden Rahmenvereinbarungen laufen jeweils über einen Zeitraum von 24 66 Monaten mit anschließender zweimaliger Verlängerungsmöglichkeit um weitere 12 Monate, 67 so dass die maximale Vertragslaufzeit jeweils 48 Monate beträgt.
68 Der Leistungsumfang setzt sich zusammen aus:
69 • Lizenzverlängerungen 70 • Abruf von Neulizenzen aus dem gesamten Baramundi-Produktspektrum
71 Ziel ist also einerseits, während der Vertragslaufzeit neue Lizenzen beschaffen und 72 vorhandene verlängern zu können.
73 Bitte erkundigen Sie sich, welche Konditionen (akademisch) für den Kunden „Max-Planck- 74 Gesellschaft“ vorliegen.
75 Es kann aktuell keine Initialbestellung garantiert werden. Das erwartbare zu erfolgende 76 Abrufvolumen unter der Rahmenvereinbarung wird auf ca. 820.000 € geschätzt, wobei eine 77 maximale Abrufmenge von ca. 990.000 € erwartet wird. 78 Ein Anspruch auf Abrufe aus dem Rahmenvertrag besteht jedoch nicht. Das tatsächliche 79 Abrufvolumen kann dabei unter der Schätzung liegen, ohne dass hieraus Ansprüche des 80 Auftragnehmers entstehen. Für die jährliche Wartung wird basierend auf der Abnahmemenge 81 2025 von jährlich ca. 180.000 € ausgegangen.
82 Für die detaillierte Beschreibung des Vergabegegenstands wird auf die umfassende 83 Leistungsbeschreibung in Kapitel 3 verwiesen.
84 Informationen zum Auftraggeber
85 Auftraggeber ist die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (im 86 Folgenden auch „MPG“ oder „Auftraggeber“).
87 Die MPG ist eine überwiegend aus öffentlichen Mitteln geförderte, unabhängige 88 gemeinnützige Forschungsorganisation mit dezentraler Struktur, die derzeit 86 Institute und 89 sonstige (Forschungs-)Einrichtungen unterschiedlicher Größe, Struktur und Aufgabenstellung 90 (im Folgenden „Institute“) unterhält. Vereinsrechtlicher Sitz der Gesellschaft ist Berlin.
91 Die MPG handelt in diesem Verfahren durch die Max Planck Information & Technology (im 92 Folgenden „MaxIT“). Die MaxIT ist eine zentrale Einrichtung für Forschungsservice der MPG 93 und unter anderem mit der Beschaffung von zentralen Software-Lizenzverträgen betraut. Der
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94 Sitz der MaxIT ist München. Nähere Informationen zur MPG bzw. MaxIT finden Sie unter 95 https://www.mpg.de bzw. https://www.maxit.mpg.de.
96 Leistungsbeginn und Vertragslaufzeit
97 Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung. Der Leistungsbeginn wird im Vertrag 98 festgelegt und ist für den 01. Oktober 2026 beabsichtigt.
99 Die Vertragslaufzeit setzt sich zusammen aus einer Basislaufzeit von zwei Jahren (24 100 Monaten) und einer zusätzlichen zweifachen Optionslaufzeit von einmal einem Jahr (2 mal 101 12 Monate), um die der Vertrag zu Ablauf der Basislaufzeit verlängert werden kann. Die 102 Gesamtlaufzeit des Vertrages beträgt daher maximal vier Jahre (48 Monate). Die Basislaufzeit 103 endet am 30. September 2028, die Optionslaufzeit am 30. September 2030.
104 Inhalt der Vergabeunterlage und verwendete Formulare
105 Die Vergabeunterlage besteht aus sechs Teilen:
106 1) Beschreibung des Vergabeverfahrens und Bewerbungsbedingungen 107 Hierbei handelt es sich um das vorliegende Dokument. Es verbleibt beim Bieter. 108 2) Vertragsbedingungen 109 Enthält den bei Zuschlagserteilung abzuschließenden Vertrag. Die Unterlagen verbleiben 110 beim Bieter. Sie bestehen aus den folgenden Dokumenten: 111 a) Händler-Rahmenvereinbarung EVT-IT Typ A Softwarekauf plus Pflege - 112 „Belieferung mit Baramundi-Software-Produkten“ 113 b) Händler-Rahmenvereinbarung EVT-IT Typ B Subskriptionen - „Belieferung mit 114 Baramundi-Software-Produkten“ 115 Noch fehlende Angaben im Vertragsdokument sind gelb markiert. Die Angaben werden 116 im Rahmen der Zuschlagserteilung in den Vertragstext eingefügt. 117 3) Formular „Eigenerklärung“ 118 Enthält Angaben zum Bieter, zu Ausschlussgründen und zu den Eignungskriterien. 119 4) Formular „Angebotsschreiben“ (mit Anlage Preisblatt, siehe Nummer 5) 120 Hier sind alle für die Bewertung des Angebotes erforderlichen Preisangaben sowie auch 121 die restlichen, zur Finalisierung des Vertrages notwendigen Angaben zu machen. 122 5) Preisblatt 123 6) Formular „Erklärung zur Bietergemeinschaft“ 124 Dieses Formular ist nur dann auszufüllen, wenn Sie als Bietergemeinschaft auftreten. In 125 diesem Fall ist es ausgefüllt als Teil des Angebotes einzureichen. 126 7) Formular „Erklärung zu Ausschlussgründen“ 127 Dieses Formular ist nur dann auszufüllen, wenn Sie Mitglied einer Bietergemeinschaft 128 sind oder wenn Sie im Wege der Unterauftragsvergabe die Dienste Dritter in Anspruch 129 nehmen. In diesen Fällen ist es ausgefüllt als Teil des Angebotes einzureichen.
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130 Gesetzliche Grundlage
131 Dieses Vergabeverfahren wird gemäß den Bestimmungen des vierten Teils des Gesetzes 132 gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV) als Offenes 133 Verfahren im Sinne des § 15 VgV durchgeführt.
134 Rechtsbehelfe
135 Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der 136 Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 137 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist weiterhin unzulässig, wenn der Zuschlag 138 erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung 139 informiert hat (§§ 168 Abs. 2, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 140 Kalendertage nach Absendung der Bieterinformation auf elektronischem Weg (§ 134 Abs. 1 141 und 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den 142 Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht 143 an. Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend 144 gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw., soweit die 145 Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, bis 146 zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 3 GWB). Des 147 Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.
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2 Details zum Vergabeverfahren
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150 Durch Bekanntmachung werden alle interessierten Unternehmen aufgefordert, ein Angebot bis 151 zum Ablauf der Angebotsfrist abzugeben. Es können nur Angebote berücksichtigt werden, die 152 fristgerecht eingehen. Nach Ablauf der Angebotsfrist prüft die Vergabestelle die 153 eingegangenen Angebote auf formale und inhaltliche Richtigkeit und fordert gegebenenfalls 154 Unterlagen nach. Verhandlungen über den Angebotsinhalt sind jedoch nicht zulässig. Nach der 155 Prüfung wird eine Preiswertung der Angebote vorgenommen. Der Auftraggeber beabsichtigt, 156 anschließend den Zuschlag auf das wirtschaftlichste eingereichte Angebot zu erteilen.
157 Fristen in diesem Vergabeverfahren
158 Die Frist zur Einreichung der Angebote endet am
159 Dienstag, den 15. September 2026 um 12:00 Uhr.
160 Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, von der im Folgenden genannten Zeitplanung 161 abzuweichen, wenn der Verfahrensgang dies erfordert. Über maßgebliche Änderungen wird 162 der Auftraggeber die Bieter unaufgefordert informieren.
163 Zu dieser Vergabe existiert eine europaweit bekanntgemachte Vorabveröffentlichung gemäß 164 §38 VgV vom 27. April 2026.
Planungsschritt Zeitpunkt
Bekanntmachung der Vergabe Fr. 14.08.2026
Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen (u.a.) Di. 08.09.2026
Angebotsfrist Di. 15.09.2026
Angebotsöffnung Di. 15.09.2026
Ende Angebotsauswertung / Versand Vorinformation (§ 134 GWB) Mi. 16.09.2026
Beabsichtigte Zuschlags- / Bindefrist Do. 01.10.2026
Frühester Ausführungs- bzw. Lieferbeginn Do. 01.10.2026
165 Form, Übermittlung und Inhalt der Angebote
166 2.2.1 Übermittlungsweg
167 Angebote müssen elektronisch über das Vergabeportal des Staatsanzeigers Baden- 168 Württemberg (https://www.tender24.de) eingereicht werden. Zur Angebotsübermittlung dient 169 die zum Vergabeportal gehörige Software „AI Bietercockpit“.
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170 Die Einreichung von Angeboten auf anderem Wege (z. B. Direktweg, Postweg, per E-Mail oder 171 per Telefax) ist nicht zulässig.
172 Nachträgliche Änderungen oder Berichtigungen oder eine Rücknahme des Angebots können 173 ebenfalls nur elektronisch über das Vergabeportal und nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist 174 vorgenommen werden. Änderungen im Angebot müssen zweifelsfrei sein.
175 2.2.2 Informationen zum Vergabeportal
176 Bei Fragen zum Vergabeportal und zur elektronischen Übermittlung der Angebote sowie zur 177 verwendeten Software „AI Bietercockpit“ wenden Sie sich bitte an den Bieter-Support des 178 Staatsanzeigers Baden-Württemberg:
179 Telefon: +49 711 66601 476, E-Mail: bieter@staatsanzeiger.de
180 Informationen zu technischen Systemanforderungen für die Nutzung des Bietercockpits des 181 Vergabeportals erhalten Sie auf der Webseite https://www.tender24.de/service.
182 2.2.3 Inhalt und Form der Angebote
183 Als Angebot sind die folgenden, ausgefüllten Dokumente in Textform als PDF einzureichen. 184 Das Preisblatt kann als ausgefülltes Tabellenkalkulationsblatt eingereicht werden. Es sind die 185 zu den Vergabeunterlagen gehörenden Formulare zu verwenden. Ein gültiges Angebot besteht 186 mindestens aus den folgenden Teilen:
187 1) Formular „Eigenerklärung“ 188 2) Formular „Angebotsschreiben“ 189 3) Preisblatt 190 4) Bei Bietergemeinschaften: Formular „Erklärung zur Bietergemeinschaft“ sowie für 191 jedes Mitglied das Formular „Erklärung zu Ausschlussgründen“ 192 5) Bei Eignungsleihe: Formular „Eigenerklärung“ für jedes Drittunternehmen 193 6) Kopien der Zertifikate etc., die Sie als Baramundi Partner (Beispiel: „Certified Reseller“) 194 mit Ihren Baramundi-Zertifizierungen ausweisen (siehe Kapitel Fehler! Verweisquelle 195 konnte nicht gefunden werden.ff.)
196 Angebote müssen in deutscher Sprache verfasst sein. Dies gilt grundsätzlich auch für 197 sämtliche geforderte Unterlagen, Nachweise oder Dokumente. Für einzelne Unterlagen, die in 198 einer anderen Sprache vorliegen, kann der Auftraggeber Übersetzungen verlangen.
199 Die Formulare stehen als Word-Dokument (.docx) und als Formular-PDF zur Verfügung, das 200 Preisblatt als Tabellenkalkulationsblatt. Die vorgegebenen Formularfelder können durch Füllen 201 erweitert werden. Das Angebot muss alle geforderten Angaben enthalten. Die Bieter sind 202 verpflichtet, ihre Eintragungen in den vorgesehenen Feldern zu machen.
203 Sämtliche Preisangaben im Angebot sind in Euro (netto ohne Umsatzsteuer) mit maximal drei 204 Nachkommastellen anzugeben.
205 Im Zeitraum zwischen dem Ablauf der Angebotsfrist und dem Ablauf der Bindefrist am
206 01. Oktober 2026 um 24:00 Uhr
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207 sind Sie an Ihr Angebot gebunden. In diesem Zeitraum kann das Angebot weder geändert noch 208 zurückgezogen werden.
209 Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV Zulässigen 210 fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer angemessenen Frist 211 nachzufordern. Ein Rechtsanspruch auf eine Nachforderung besteht grundsätzlich nicht.
212 Rückfragen und Bieterfragen
213 Rückfragen zu den Vergabeunterlagen und zum Vergabeverfahren sowie inhaltliche 214 Bieterfragen sind rechtzeitig anzufordern. Dies ist der Fall, wenn sie bis zum
215 08. September 2026 um 24:00 Uhr
216 eingehen. Bieterfragen dürfen ausschließlich über das oben genannte Vergabeportal gestellt 217 werden und werden auch über dieses Portal (an alle Bieter) beantwortet. Alle zusätzlich 218 bereitgestellten Informationen werden zum Bestandteil der Vergabeunterlagen und sind bei 219 der Erstellung des Angebots verbindlich zu beachten. Die Bieter sind in der Holschuld, d. h. sie 220 müssen selbständig die bereitgestellten Informationen abrufen.
221 Sind Sie als Bieter der Auffassung, dass die Vergabeunterlage unklar oder vergaberechtlich 222 unzulässig ist, so ist es Ihre Pflicht, die Vergabestelle unverzüglich in Textform darauf 223 hinzuweisen.
224 Bietergemeinschaften
225 Bietergemeinschaften sind für dieses Vergabeverfahren zugelassen. Dabei wird eine 226 Bietergemeinschaft insgesamt so behandelt, als ob es sich um einen einzelnen Bieter handelt.
227 Treten Sie als Bietergemeinschaft auf, so sind folgende Punkte zu beachten:
228 1) Eine Bietergemeinschaft muss sämtliche Mitglieder benennen. Außerdem muss eines 229 ihrer Mitglieder als bevollmächtigter Vertreter für Abschluss und Durchführung des 230 Vertrages benannt werden. Zu diesem Zweck ist das Formular „Erklärung zur 231 Bietergemeinschaft“ zu verwenden. 232 2) Für die gesamte Bietergemeinschaft ist unter Verwendung der Formulare 233 „Eigenerklärung“ und „Angebotsschreiben“ eine Eigenerklärung bzw. ein Angebots- 234 schreiben abzugeben. 235 3) Zusätzlich muss jedes Mitglied der Bietergemeinschaft eine eigene Erklärung zu 236 Ausschlussgründen abgeben. Hierzu ist für jedes Mitglied ein eigenes Formular 237 „Erklärung zu Ausschlussgründen“ zu verwenden und mit dem Angebot einzureichen.
238 Einsatz anderer Unternehmen
239 Sie dürfen Teile des Auftrages im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte vergeben. Ebenso 240 dürfen Sie die Fähigkeiten und Kapazitäten eines Unterauftragnehmers in Anspruch nehmen, 241 um Ihre eigene Eignung bei der Angebotsabgabe nachzuweisen (sogenannte „Eignungsleihe“). Seite 9 von 19
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242 2.5.1 Unteraufträge
243 Auch wenn Sie sich nicht zum Nachweis Ihrer Eignung auf die Fähigkeiten und Kapazitäten 244 von Dritten berufen, sondern lediglich Unteraufträge vergeben möchten, ist dies im Formular 245 „Eigenerklärung“ unter Angabe der zur Unterauftragsvergabe vorgesehenen Teilleistungen zu 246 vermerken. Dies setzt entsprechend voraus, dass Sie die Eignungskriterien in Kapitel 4 selber 247 erfüllen können.
248 Vor Zuschlagserteilung müssen diejenigen Bietern, deren Angebote in die engere Wahl 249 kommen, auf Anfrage des Auftraggebers die vorgesehenen Unterauftragnehmer benennen. 250 Die Benennung der Unterauftragnehmer kann auch bereits bei der Angebotsabgabe erfolgen. 251 Zudem muss für jeden Unterauftragnehmer eine Erklärung über das Vorliegen von 252 Ausschlussgründen vorgelegt werden. Zu diesem Zweck ist jeweils das Formular „Erklärung 253 zu Ausschlussgründen“ zu verwenden.
254 2.5.2 Eignungsleihe
255 Sofern Sie die im Kapitel 4 geforderten wirtschaftlichen Eignungskriterien nicht selber erfüllen, 256 können Sie sich auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie auf die 257 Fähigkeiten eines anderen Unternehmens berufen, um so die Eignung nachzuweisen. Für den 258 Fall dieser sogenannten Eignungsleihe müssen Sie zusammen mit dem Angebot die folgenden 259 Erklärungen und Nachweise einreichen:
260 1) Im Formular „Eigenerklärung“ müssen Sie angeben, dass Sie eine Eignungsleihe 261 beabsichtigen. 262 2) Für jedes andere Unternehmen, auf dessen Kapazitäten Sie sich berufen, muss eine 263 Eigenerklärung vorgelegt werden. Hierzu können Sie entweder das Formular 264 „Eigenerklärung“ oder eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung verwenden. Nutzen 265 Sie eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung, so muss diese diejenigen Angaben 266 enthalten, die für den Auftraggeber notwendig sind, um die Erfüllung der 267 Eignungskriterien und das Fehlen von Ausschlussgründen nachzuprüfen. 268 3) Sie müssen nachweisen, dass Ihnen die erforderlichen Mittel für die Durchführung des 269 Auftrages tatsächlich zur Verfügung stehen werden, beispielsweise durch 270 entsprechende Verpflichtungserklärungen der Unternehmen, deren Kapazitäten Sie 271 sich für die Eignungsleihe bedienen wollen.
272 Der Auftraggeber prüft auf der Grundlage der abgegebenen Eigenerklärungen, ob die 273 genannten Unternehmen die geforderten Eignungskriterien erfüllen, insbesondere, ob 274 Ausschlussgründe vorliegen. Eine Eignungsleihe bei Unternehmen, die die geforderten 275 Eignungskriterien nicht erfüllen, muss der Auftraggeber nicht akzeptieren. Der Bieter muss in 276 diesem Fall das Unternehmen ersetzen.
277 Nebenangebote
278 Nebenangebote sind nicht zugelassen.
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279 Losaufteilung
280 Der Auftrag wird nicht in Teil- oder Fachlose aufgeteilt.
281 Verwendung der Vergabeunterlagen
282 Die Vergabeunterlagen einschließlich aller dazugehörigen Anlagen dürfen nur zur Erstellung 283 der Angebote verwendet werden. Jede Veröffentlichung und Weitergabe an Dritte (auch 284 auszugsweise) ist ohne die ausdrückliche Zustimmung des Auftraggebers nicht zulässig. Alle 285 beim Bieter mit diesem Vergabeverfahren befassten Mitarbeiter müssen zur vertraulichen 286 Behandlung der ihnen bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten veranlasst werden.
287 Kosten
288 Für die Erstellung und Einreichung des Angebotes wird Ihnen keine Vergütung, 289 Kostenerstattung, Aufwandsentschädigung o. Ä. gewährt. Gleiches gilt für sonstige 290 Aktivitäten und Aufwendungen im Zusammenhang mit der Teilnahme am Vergabeverfahren.
291 Zuschlagserteilung
292 Sofern der Auftraggeber innerhalb der Bindefrist der Angebote einen Zuschlag erteilt, kommt 293 dadurch mit dem entsprechenden Bieter der in den Vertragsunterlagen dargestellte Vertrag 294 zustande. Sofern der Bieter bei der Auftragserfüllung personenbezogene Daten gemäß Artikel 295 28 DS-GVO verarbeitet, wird vor der Zuschlagserteilung eine Auftragsverarbeitungs- 296 vereinbarung (AVV) abgeschlossen (siehe Anlage 2: Vertragsbedingungen).
297 Zur Bestätigung des Vertragsschlusses fertigt der Auftraggeber zwei Abschriften des ggf. um 298 die AVV ergänzten Vertrages und sendet diese dem Auftragnehmer zu. Dieser verpflichtet sich 299 mit der Angebotsabgabe, eine unterzeichnete Abschrift innerhalb von zehn Tagen an den 300 Auftraggeber zurückzusenden.
301
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3 Leistungsbeschreibung
302
303 Allgemeines und aktuelle Lizenzsituation
304 An den Instituten und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft sind, von wenigen 305 Ausnahmen abgesehen, überwiegend dezentral verwaltete IT-Strukturen im Einsatz. An 306 zahlreichen Einrichtungen in der MPG wird Software zur Verwaltung von Endgeräten, zur 307 Inventarisierung und zum Lizenzmanagement eingesetzt. Dabei sind u.a. Produkte des 308 Herstellers Baramundi im Einsatz. Die IT der Institute und Rechenzentren der MPG benötigen 309 die Baramundi-Software für nichtkommerzielle Zwecke zur Unterstützung der Forschung.
310 Die MPG sucht nach einem Auftragnehmer, der Lizenzen für Produkte der Firma Baramundi 311 zum Einsatz in der Max-Planck-Gesellschaft und assoziierten Einrichtungen bereitstellen kann. 312 Abgeschlossen wird eine Rahmenvereinbarung über die Lieferung des gesamten 313 Produktspektrums von Baramundi, d. h. über unbefristete Überlassung (Kauf) von Lizenzen 314 und über Softwarepflege (Wartung) und Support.
315 Der vertragliche Leistungskatalog setzt sich wie folgt zusammen:
316 Beschaffung von Neulizenzen und Wartung von Lizenzen für Produkte der Firma 317 Baramundi (im Folgenden „Lizenzen“) unter einem Rahmenvertrag, zusammen mit 318 unterstützenden Leistungen, wie einem Reporting, auf Anfrage.
319 Die abzuschließende Rahmenvereinbarung läuft über einen Zeitraum von 24 Monaten mit der 320 Option auf zweimalige Verlängerung um weitere 12 Monate. Ein Vertragsmuster findet sich in 321 den Vertragsbedingungen der Vergabeunterlage. Der Vertrag enthält auch weitere, hier in der 322 Leistungsbeschreibung nicht aufgeführte Bedingungen.
323 Nutzung durch rechtlich selbständige Einrichtungen
324 In die Softwareversorgung durch die MPG sind verschiedene assoziierte, rechtlich 325 selbständige Einrichtungen eingebunden. Die folgenden rechtlich selbständigen 326 Einrichtungen können der Konditionenvereinbarung zwischen Baramundi und MPG beitreten 327 und sind ab diesem Zeitpunkt ebenfalls zu den dort angegebenen Konditionen 328 bezugsberechtigt:
329 • Max-Planck-Institut für Eisenforschung GmbH 330 • Max-Planck-Institut für Kohlenforschung 331 • Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung Göttingen mbH (GWDG) 332 • Deutsches Klimarechenzentrum GmbH (DKRZ) 333 • Ernst-Strüngmann-Institut 334 • Max-Planck-Stiftung für internationalen Frieden und Rechtstaatlichkeit gGmbH 335 • Max-Planck-Innovation GmbH 336 • Max Planck Florida Institute Foundation 337
338 Der Auftraggeber kann diese Liste, nach Absprache mit Baramundi, um weitere mit der MPG 339 assoziierte Einrichtungen erweitern. Ergänzungen werden auch dem Rahmenvertragspartner Seite 12 von 19
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340 gegenüber angezeigt. Die berechtigten assoziierten Einrichtungen werden ebenfalls 341 berechtigt, die rahmenvertraglich vereinbarten Leistungen zu den vereinbarten Konditionen zu 342 erhalten und zu nutzen. Unter anderem kann der vom Auftragnehmer angebotene Support 343 genutzt werden.
344 Die genannten Einrichtungen sind in die Softwareversorgung der MPG eingebunden, die 345 operativ durch die MaxIT ausgeführt wird. Bei der Bestellung wird der Lizenz-Account der 346 jeweiligen rechtlich selbständigen Einrichtung angegeben, auf den die Lizenzen übertragen 347 werden sollen.
348 Bestellungen unter diesem Rahmenvertrag erfolgen jedoch grundsätzlich ausschließlich über 349 die Software Licensing Group der MaxIT. Eine direkte Bestellung durch andere Einrichtungen 350 der MPG oder durch assoziierte Einrichtungen ist im Allgemeinen nicht möglich. Eine 351 Ausnahme hiervon bildet die Beauftragung von Dienstleistungen vor Ort.
352 Weitere Dienstleistungen
353 Gegebenenfalls benötigen die Einrichtungen und Institute weitere Dienstleistungen wie 354 beispielsweise fachliche Unterstützung oder Schulungen zur Arbeit mit den angebotenen 355 Produkten. Insbesondere sind bei der Einführung von neuen Systemen oftmals grundlegende 356 Kenntnisse zu vermitteln und eine für die jeweiligen IT-Systeme passende Umgebung 357 aufzusetzen.
358 Diese weiteren Dienstleistungen werden individuell nach Bedarf vereinbart. Hierfür geben Sie 359 im Preisblatt des Angebotsschreibens einen festen Tagessatz an, zu dem die Leistungen 360 durchgeführt werden. Diese Preise sind für die gesamte Vertragslaufzeit verbindlich.
361 Für Projekte, die mehrere Personentage in Anspruch nehmen, können während der 362 Vertragslaufzeit nach Absprache Sonderkonditionen vereinbart werden. Für Schulungen 363 können, je nach Inhalt und Aufwand, ebenfalls gesonderte Preise vereinbart werden.
364 Bestellabwicklung
365 Bei der Bestellung wird zu den einzelnen Lizenzpositionen der Einsatzort der Lizenzen 366 (Institute und Einrichtungen der MPG sowie assoziierte Einrichtungen) und der zuständige 367 Lizenzadministrator angegeben. Diese Informationen werden vom Auftragnehmer an 368 Baramundi weitergeleitet, damit die bestellten Lizenzen den korrekten Lizenzportalen 369 zugewiesen werden und von den jeweils zuständigen Lizenzadministratoren verwaltet werden 370 können. Eine Bestellung enthält möglicherweise mehrere Positionen mit Lizenzen, die jeweils 371 unterschiedlichen Einrichtungen zugeordnet werden.
372 Bestellungen kommen jeweils durch ein Angebots- und Bestellschreiben zustande. Nachdem 373 die Lizenzen im Lizenzportal des Bedarfsträgers bereitstehen, erhält der Auftraggeber eine 374 Auftragsbestätigung. Angebot und Auftragsbestätigung enthalten dabei mindestens die 375 folgenden Angaben (eine Gliederung nach Account ist erwünscht):
376 • Angebots- oder Auftragsnummer
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377 • Pro Produkt jeweils: 378 • Produktbezeichnungen inklusive notwendiger Erläuterungen 379 • Dauer der Software Assurance bzw. des Abonnements, falls anwendbar 380 • Einzelpreis netto 381 • Menge 382 • Gesamtpreis netto der Position (Einzelpreis multipliziert mit Menge) 383 • Gesamtbetrag netto 384 • Umsatzsteuer 385 • Gesamtbetrag netto
386 Zudem müssen die o.g. Angaben des Angebots maschinenlesbar sein. Sollte das Angebot als 387 PDF zur Verfügung gestellt werden, so ist zusätzlich eine maschinenlesbare Datei mit den o.g. 388 Angaben hinzuzufügen. Maschinenlesbare Formate sind z.B. csv, xml, json, etc.
389 Rechnungsstellung und Zahlungsmodalitäten
390 Der Bieter übernimmt die Rechnungstellung für die MPG und ihre assoziierten Einrichtungen. 391 Anstelle einzelner Rechnungen pro Bestellung wird für alle Bestellungen eines Monats eine 392 Sammelrechnung erstellt. Rechnungen werden ausschließlich elektronisch (PDF, PDF/A, keine 393 Scans) an invoice-maxit@gv.mpg.de übermittelt. Eine Rechnungsstellung in Papierform ist nicht 394 möglich. Der Rechnungsempfänger lautet:
395 Max Planck Information and Technology (MaxIT) 396 Software Licensing Group 397 Landsberger Straße 346 398 80687 München 399 400 Rechnungen enthalten neben den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben mindestens die 401 folgenden Informationen: 402 403 • Rechnungsnummer und dazugehörige Auftragsnummer 404 • Pro Produkt jeweils: 405 - Produktbezeichnungen inklusive notwendiger Erläuterungen 406 - Account, auf den die Lizenzen übertragen werden bzw. wurden (unter Angabe 407 von Accountname und Accountnummer; es sei denn dies geht aus der 408 Rechnung anderweitig eindeutig hervor) 409 - Laufzeit der Lizenzen, ggf. mit Darstellung der Teilrechnungen 410 - Aktueller Abrechnungszeitraum 411 - Einzelpreis netto 412 - Menge 413 - Gesamtpreis der Position (Produkt aus Einzelpreis und Menge) 414 415 • Gesamtbetrag netto 416 • Umsatzsteuer 417 • Gesamtbetrag brutto 418
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419 Sollte eine Rechnung ohne ein vorheriges maschinenlesbares Angebot erstellt worden sein, so 420 ist zusätzlich zur Rechnung eine maschinenlesbare Datei mit den Angaben hinzuzufügen. 421 Maschinenlesbare Formate sind z.B. csv, xml, json, etc. 422 423 Für Einzelabrufe wird grundsätzlich jährliche Zahlung vereinbart, auch wenn der Bezug von 424 Leistungen über einen Mehrjahreszeitraum verpflichtend bestellt wird. In Ausnahmefällen 425 kann hiervon abgewichen werden.
426 Zahlungen erfolgen innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung und Zugang der Rechnung.
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4 Eignung der Bieter
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429 Für die Teilnahme am Verfahren und die Vergabe der Leistung kommen gemäß § 42 Abs. 1 430 VgV nur Unternehmen in Betracht, die geeignet sind und nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB 431 ausgeschlossen werden. Dazu müssen Sie das Formular „Eigenerklärung“ ausfüllen und mit 432 dem Angebot einreichen. Vor der Angebotsprüfung werden diejenigen Bieter ausgeschlossen, 433 die nicht alle Ausschlusskriterien erfüllen.
434 Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer 435 unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ebenfalls ausgeschlossen. Zur 436 Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen müssen Sie auf Verlangen Auskünfte darüber 437 zu geben, ob und auf welche Art Ihr Unternehmen wirtschaftlich und rechtlich mit anderen 438 Unternehmen verbunden ist.
439 Unternehmensdarstellung
440 Bei der Unternehmensdarstellung werden folgende Angaben von Ihnen verlangt:
441 • Name des Unternehmens (Firma), postalische Anschrift, USt-ID, Kontaktperson und 442 Kontaktdaten (Telefon, E-Mail). 443 • Anzahl der Beschäftigten. Dies dient der Beurteilung, ob es sich um ein KMU gemäß 444 Empfehlung der EU-Kommission handelt. 445 • Rechtsform des Unternehmens sowie diejenigen Angaben, die das Unternehmen in 446 einem amtlichen Register identifizieren (z. B. im Handelsregister).
447 Der Auftraggeber ist gesetzlich verpflichtet, ab einem Nettoauftragswert von 30.000 € vor der 448 Zuschlagserteilung für jeden der für den Zuschlag in Frage kommenden Bieter einen Auszug 449 aus dem Gewerbezentralregister beim Bundesamt für Justiz einzuholen und die Eintragungen 450 bei der Eignungsprüfung zu bewerten.
451 Keine Ausschlussgründe
452 Sie müssen erklären, dass kein Ausschlussgrund i. S. d. §§ 123 oder 124 GWB vorliegt.
453 Zertifizierung als Baramundi Partner
454 Ihr Unternehmen muss ein autorisierter Baramundi-Partner sein, d. h. Sie müssen mindestens 455 in der Lage sein, eine Zertifizierung als „Certified Reseller“, beispielsweise durch eine Urkunde, 456 nachzuweisen.
457 Referenz
458 Sie müssen mindestens eine Referenz für eine vergleichbare Leistung (siehe Abschnitt 3, 459 Eigenerklärung) angeben, deren Abschluss nicht länger als 36 Monate vor dem 460 Angebotszeitpunkt lag. Der Projektbeginn hingegen kann zeitlich vorher gelegen haben. Der Seite 16 von 19
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461 finanzielle Gesamtumfang der Leistung muss je Referenz mindestens 150.000 € betragen 462 haben. Es muss sich darunter um öffentliche Auftraggeber (bevorzug aus dem Bereich 463 Forschung und Lehre) gehandelt haben. Anzugeben sind:
464 • Beschreibung der ausgeführten Leistung 465 • Angabe des Wertes 466 • Liefer- bzw. Erbringungszeitraum
467 Den Namen des Leistungsempfängers können, müssen Sie aber nicht bei der Angebotsabgabe 468 angeben. Der Name muss jedoch, vor Zuschlagserteilung, auf Anfrage des Auftraggebers 469 nachgereicht werden, wenn dieser die Referenz bei der Eignungsprüfung überprüfen möchte.
470 Umsatzdarstellung
471 Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit müssen Sie den 472 Gesamtjahresumsatz Ihres Unternehmens sowie den Umsatz im Tätigkeitsbereich des 473 Auftrages für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023 - 2025) angeben (siehe 474 Abschnitt 3, Eigenerklärung). Sofern für das Jahr 2025 noch kein Abschluss vorliegt, ist eine 475 sorgfältige Schätzung zulässig.
476 Bei Bietergemeinschaften kommt es auf die den Mitgliedern insgesamt zur Verfügung 477 stehenden Kapazitäten an, d. h. die Jahresumsätze aller Mitglieder werden addiert. Gleiches 478 gilt, sofern durch Eignungsleihe die Kapazitäten Dritter herangezogen werden.
479 Der Gesamtjahresumsatz muss im jährlichen Durchschnitt mindestens 800.000 € betragen 480 haben. Der Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages muss im jährlichen Durchschnitt 481 mindestens 180.000 € betragen haben.
482 Versicherung
483 Der Auftragnehmer weist nach, dass die Haftungshöchstsummen gemäß Ziffer 9.2.1 EVB-IT 484 Überlassung Typ B durch eine Versicherung abgedeckt sind, die im Rahmen und Umfang einer 485 marktüblichen deutschen Industriehaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren 486 Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU entspricht.
487 Zusätzlich ist der Nachweis über eine gültige Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung zu 488 erbringen.
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5 Bewertung der Angebote
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493 Überblick
494 Der Zuschlag wird auf das Angebot mit dem niedrigsten Gesamtpreis erteilt. Die geforderten 495 Preisangaben müssen Sie im Formular „Angebotsschreiben“ bzw. in der zugehörigen Tabelle 496 „Preisblatt“ eintragen. Die ausgefüllten Formulare müssen bei der Angebotsabgabe mit 497 eingereicht werden.
498 Der Gesamtpreis ermittelt sich aus der Summe
499 a) des Preises eines fiktiven Warenkorbes, auf dessen Positionen die von Ihnen im 500 Preisblatt eingetragenen prozentualen Nachlässe bzw. Aufschläge gegeben werden, 501 und
502 Im Preisblatt geben Sie also einen prozentualen Faktor (Preisnachlass bzw. Preisaufschlag) 503 für die Bezugspreise der Warengruppen (s.u.) in fiktiven Warenkorb, den prozentualen Faktor 504 (Preisnachlass) für die Bestellung von Produkten/Software Assurance und einen Tagessatz 505 für Dienstleistung an.
506 Die Faktoren sind mit maximal zwei Nachkommastellen anzugeben. Sie werden auf die 507 Positionen des fiktiven Warenkorbes, der Initialbestellung und der Dienstleistung angewendet, 508 um den Angebotspreis zu ermitteln. Die dort ausgewiesenen Preise entsprechen in aller Regel 509 nicht den tatsächlichen Endkundenpreisen. Für diese ist lediglich Ihr Bezugspreis sowie der 510 jeweils angegebene Faktor ausschlaggebend.
511 Weitere Erläuterungen finden Sie in den folgenden Abschnitten.
512 Fiktiver Warenkorb
513 Bei der Ermittlung des Gesamtpreises des Angebots wird u.a. ein fiktiver Warenkorb zugrunde 514 gelegt. Dieser Warenkorb umfasst alle Produkte der Warengruppen eins bis drei.
515 In diesem fiktiven Warenkorb ist ein geschätztes Mengengerüst für Bestellungen unter dieser 516 Rahmenvereinbarung aufgelistet.
517 Das Preisblatt enthält dieses Mengengerüst, sowie jeweils die Artikelnummer gemäß Angaben 518 des Herstellers Baramundi. Weitere, je nach Produkt aus der Konditionenvereinbarung 519 resultierende Rabatte wurden hingegen nicht eingerechnet.
520 Der fiktive Warenkorb dient alleine der Bewertung der Angebote, es können daraus keine 521 garantierten Abnahmen oder ähnliche Rechte abgeleitet werden.
522 Gesamtpreis Neubestellungen
523 Im Preisblatt anzugeben ist ein prozentualer Nachlass zum Listpreis, zu dem die neuen 524 Produkte bestellt werden können. Dieser geht direkt als Summand in den ermittelten
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525 Gesamtpreis ein. Bitte beachten Sie, dass wir keine Abnahmemenge für eine Initial- oder 526 sonstig geartete Bestellung während der Vertragslaufzeit garantieren können.
527 Berücksichtigung der Umsatzsteuer
528 Die Angebotspreise sind netto anzugeben, das heißt ohne Umsatzsteuer. Zusätzlich müssen 529 Sie im Angebotsschreiben den Umsatzsteuersatz angeben, den Sie bei Leistungserbringung in 530 Rechnung stellen. Für die Bewertung der Angebote sind grundsätzlich die Nettopreise 531 ausschlaggebend, nämlich dann, wenn sämtliche Bieter die gleichen Umsatzsteuersätze 532 angeben oder zwar ein Bieter einen Umsatzsteuersatz von 0 % angibt, für den Auftraggeber 533 aber bei allen Angeboten dieselbe Umsatzsteuerbelastung besteht (Beispiel: „Reverse-charge- 534 Verfahren“).
535 Würde jedoch der Auftraggeber tatsächlich je nach Angebot mit unterschiedlichen 536 Umsatzsteuersätzen belastet, so findet die Bewertung der Angebote auf Grundlage der 537 Bruttopreise statt.
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