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Information zur Datenverarbeitung gemäß Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSG-VO) („Datenschutzhinweis“)
Da der Schutz der persönlichen Daten für die GIZ sehr wichtig ist, informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Vergabeverfahren von und Verträgen mit der GIZ.
- Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH.
Anschrift: Friedrich-Ebert-Allee 32 + 36, 53113 Bonn Dag-Hammarskjöld-Weg 1 – 5, 65760 Eschborn Kontakt: per E-Mail info@giz.de
Auftragsverarbeiter: cosinex GmbH, Gesundheitscampus-Süd 31, 44801 Bochum
Die webbasierte E-Vergabe-Lösung (sog. "GIZ-Vergabemarktplatz"), über die Vergabeverfahren digital und gesetzeskonform abgewickelt werden können, wird technisch durch den Auftragsverarbeiter durchgeführt (Stellung der technischen Infrastruktur und Software. Darüber hinaus wird der Anfrage- und Angebotsprozess (Beschaffungsprozess) der GIZ durchgehend durch das standardisierte Vergabe-Management-System (VMS) rechtskonform unterstützt. Basis des VMS ist die Standardvergabemanagementsoftware (Stand-alone-Lösung mit SAAS-Vertrag (Software as a Service)) des Auftragsverarbeiters, die dieser auf seinen Servern betreibt.
- Erhebung Ihrer Daten
Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen:
• Kontaktdaten von Bietenden (z.B. Name, Position im Unternehmen, Telefonnummer, Adresse und E-Mail-Adresse); • Kontaktdaten von Mitarbeitenden oder einzusetzenden Fachkräften von Bietenden (z.B. Name, Position im Unternehmen, Telefonnummer, Adresse und E-Mail- Adresse); • Daten zur Beurteilung der Qualifikation von Mitarbeitenden oder einzusetzenden Fachkräften des Bietenden (z.B. Lebensläufe, Qualifikationsnachweise, Referenzen, Zeugnisse); • Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handelsregister oder Gewerbezentralregister) zulässigerweise gewinnen, soweit diese für Entscheidungen im Rahmen der Vergabeverfahren erforderlich sind; • Anwenderdaten (z.B. IP-Adresse, Registrierungs-Nummer); • Im Falle von Verhandlungen die für ein Online-Meeting notwendigen Daten (z.B. IP- Adresse); • Im Falle einer Vergabe des Auftrags die für einen Vertragsschluss notwendigen Daten (z.B. Unterschriften oder Signaturen);
Stand: 07/2024 Erstellt von: E200 Seite 1
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• Im Falle einer Vergabe des Auftrags die für die Abwicklung und Abrechnung des Auftrags notwendigen Daten (z.B. Rechnungsdaten, Bankverbindung, USt-IdNr.).
- Zweck der Datenverarbeitung und dessen Rechtsgrundlage
Zwecke zur Erfüllung eines Vertrages oder von vorvertraglichen Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO) Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:
• Vertragsabschluss und Vertragsdurchführung • Vertragsabrechnung
Diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Erfüllung eines Vertrages bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO) sowie zur Wahrnehmung von Aufgaben die im öffentlichen Interesse liegen (Art. 6 Abs. 1 e DS-GVO) Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:
• Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens (Die GIZ unterliegt dem europäischen und deutschen Vergaberecht. Dazu gehören insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) und die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)) • Einholung von Auskünften (Gewerbezentralregister, Wettbewerbsregister, Bonitätsauskunft)
Diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der unser Unternehmen unterliegt. Sowohl die GIZ als auch ihre Auftragsverarbeiter unterliegen rechtlichen Verpflichtungen im Rahmen derer sie zur Weitergabe Ihrer Daten berechtigt oder verpflichtet sind. Darüber hinaus ist die Verarbeitung erforderlich, damit die GIZ Aufgaben wahrnehmen kann, die im öffentlichen Interesse liegen.
- Weitergabe an Dritte
Die Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn die GIZ dazu gesetzlich verpflichtet oder berechtigt ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben.
Ihre personenbezogenen Daten werden unter anderem an folgende Dritte weitergegeben:
• Bei europaweiten Vergabeverfahren werden die Bietenden, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, gemäß § 134 Abs. 1 GWB, vor dem Vertragsschluss über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, informiert. Die nicht berücksichtigten Bietenden werden gemäß § 62 Abs. 2 VgV zusätzlich auf Verlangen über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots informiert. • Bei nationalen Vergabeverfahren werden die nichtberücksichtigten Bietenden gemäß § 46 UVgO auf Verlangen über den Namen des erfolgreichen Bietenden und die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots informiert.
Stand: 07/2024 Erstellt von: E200 Seite 2
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• Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge bei einer Auftragssumme ab 30.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) muss der öffentliche Auftraggeber für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (künftig: Wettbewerbsregister) einholen. • Nach § 19 Abs. 4 Mindestlohngesetz, § 21 Abs. 4 Arbeitnehmer-Entsendegesetz und § 21 Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz ist bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) für den Bietenden, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a Gewerbeordnung anzufordern. Hierzu werden Ihre personenbezogenen Daten an die dafür verantwortliche Stelle weitergeleitet (Bundesamt für Justiz). • Bei beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb ab einem Auftragswert von 25.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) wird gemäß § 30 UVgO für die Dauer von drei Monaten über jeden vergebenen Auftrag auf www.giz.de, www.ausschreibungen.giz.de sowie ted.europa.eu informiert. Diese Information enthält mindestens den Namen der/des Beauftragten. • Zur Einholung von Bonitätsauskünften an Auskunfteien. • Externe rechtliche, fachliche und organisatorische Berater zur Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens (einschließlich der Angebotsbewertung und im Rahmen etwaiger Nachprüfungsverfahren). • Zur Durchführung von Nachprüfungsverfahren (Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt). • Zur Abwicklung von Rechtsstreitigkeiten an Rechtsbeistände und Gerichte.
- Weitergabe an ein Drittland
Eine Datenübermittlung an ein Drittland findet nicht statt.
- Aufbewahrung und Löschung Ihrer Daten
Ihre Daten werden nicht länger aufbewahrt als dies • für den Zweck, zu dem diese erhoben wurden, erforderlich ist, • zu einem mit dem ursprünglichen Zweck nach Art. 6 Abs. 4) DS-GVO i.V.m. § 23 BDSG zu vereinbarendem anderem Zweck erforderlich ist oder • für den Zweck der Aufbewahrung zur Erfüllung gesetzlicher Fristen erfolgt.
Teilnahmeanträge, Angebote (inklusive Anlagen) und die Dokumentation des Vergabeverfahrens müssen bis zum Ende der Laufzeit eines Vertrages oder einer Rahmenvereinbarung, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags, gespeichert werden (§ 8 Abs. 4 VgV, § 6 Abs. 2 UVgO).
- Technische und organisatorische Maßnahme zum Schutz Ihrer Daten
Die GIZ sichert die Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gegen unbeabsichtigte oder beabsichtigte Verfälschung, Zerstörung, Verlust oder Zugang durch Unbefugte. Diese Maßnahmen werden den technischen Entwicklungen entsprechend aktualisiert und den Risiken stetig angepasst.
Stand: 07/2024 Erstellt von: E200 Seite 3
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- Ihre Rechte
Nach der Datenschutz-Grundverordnung haben Sie das Recht
• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO); • Berichtigung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu fordern (Art. 16 DS-GVO); • Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu beantragen (Art. 17 DS-GVO); • Einschränkung der Verarbeitung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 18 DS-GVO); • Widerspruch gegen die Speicherung Ihrer Daten einzulegen, sofern Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) und e) DS-GVO verarbeitet werden (Art. 21 DS-GVO); • die Sie betreffenden Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format vom Verantwortlichen zu erhalten, um diese ggf. an einen anderen Verantwortlichen weiterleiten zu lassen (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DS-GVO); • auf Widerruf Ihrer Einwilligung, sofern die Verarbeitung der Daten auf Grundlage einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO) erfolgt ist. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang des Widerrufs unberührt.
Nach Artikel 15 der DS-GVO können Sie auch die Datenschutzbeauftragte der GIZ, unter datenschutzbeauftragte@giz.de kontaktieren.
Sie haben darüber hinaus gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen. Zuständige Behörde für die GIZ ist der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI).
Stand: 07/2024 Erstellt von: E200 Seite 4