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Datenschutzhinweise für das Vergabeverfahren

Die IKT-Ost AöR verarbeitet im Rahmen des Vergabeverfahrens personenbezogene Daten. Diese Datenschutzerklärung dient der Information der Betroffenen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten.

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist die IKT-Ost AöR:

Vorstand: Jan Goldacker Flurstraße 2 17034 Neubrandenburg www.ikt-ost.de service@ikt-ost.de Tel. 0395 5551010 Fax 0395 5551099

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der IKT-OST:

IKT-Ost AöR Flurstraße 2 17034 Neubrandenburg datenschutz@ikt-ost.de

2. Verarbeitung der Daten durch Vergabeplattform DTVP

Die IKT-Ost AöR bedient sich bei der Durchführung des Vergabeverfahrens der Vergabeplattform des Deutschen Vergabeportals (DTVP). Diese ist Auftragsverarbeiter nach Art. 4 Nr. 8 DS-GVO.

Die Vergabeplattform DTVP verarbeitet im Auftrag des Verantwortlichen, bei der Durchführung des Vergabeverfahrens personenbezogene Daten. Die Verarbeitung erfolgt im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO und gewährleistet den Schutz der Rechte der betroffenen Personen. Die Datenverarbeitung erfolgt auf der Grundlage des Art. 28 Abs. 3 DS-GVO.

3. Angaben zu Art und Zweck der erhobenen personenbezogenen

Daten sowie der Rechtsgrundlagen

Im Rahmen des Vergabeverfahrens erheben wir als Vergabestelle personenbezogene Daten:

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• Name, Adress- und Stammdaten (z.B. Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Fax- Nummern) der vertretungsberechtigten Beschäftigten von Unternehmen sowie der Einzelunternehmer, die sich an dem Vergabeverfahren beteiligen. Bei der Nutzung des elektronischen Vergabeportals werden die IP-Adresse des Clients, die URL der abgerufenen und ggf. hochgeladenen Dateien, Datum und Uhrzeit des Abrufs oder Uploads, übertragene Datenmenge, Meldung, ob der Abruf oder Upload erfolgreich war und die Beschreibung des Typs des verwendeten User-Agents sowie der jeweilige Benutzername und der Zeitpunkt des Ein- und Ausloggens verarbeitet. • Die Angaben fallen im Rahmen der Nutzung des elektronischen Vergabeportals an und dienen der Kommunikation mit den Unternehmen und der Überprüfung der rechtlichen Wirksamkeit von im Namen des Unternehmens abgegebenen Erklärungen. Sie sind nach § 8 VgV oder § 6 UVgO zur Dokumentation erforderlich. Die personenbezogenen Daten der für den Bieter tätigen vertretungsberechtigten Organe, der mit der Leitung eines Betriebs Beauftragten sowie der Einzelunternehmer dienen auch zur Überprüfung der Eignung des Unternehmens und werden im Rahmen der verpflichtenden Anforderung zur Auskunftseinholung aus dem Gewerbezentralregister für öffentliche Aufträge ab einem geschätzten Auftragswert von 30.000 Euro nach § 19 Abs. 4 MiLoG bzw. § 21 AentG verarbeitet. • Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitungen ergibt sich aus Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 b) 2. Alt, c) i.V.m. Absatz 2, Absatz 3 DS-GVO in Verbindung mit den zuvor genannten Rechtsvorschriften. • Angaben zu Kenntnissen und Fähigkeiten (z.B. Ausbildungsnachweise, Belege zu beruflichen Tätigkeiten, zu Kenntnissen und Erfahrungen sowie Qualifikations-, Sachkunde- oder Zuverlässigkeitsnachweise) für bei der Durchführung des Auftrags eingesetzte Beschäftigten oder Beauftragte sowie für das Unternehmen verantwortlich handelnde Beschäftigte. Aggregierte Angaben in Form von Lebensläufen sind umfasst.

Die Angaben werden im Rahmen der Eignungs- oder Angebotsprüfung zur Bewertung benötigt. Die Eignung des Unternehmens wird nach §§ 42 VgV ff. oder §§ 31 ff. UVgO das Angebot des Unternehmens nach §§ 127 GWB, § 58 VgV oder § 42 UVgO bewertet.

Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ergibt sich aus Artikel 6 Abs. 1 S. 1 b) 2. Alt., e) bzw. Buchstabe c) i.V.m. Abs. 2, Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit den zuvor genannten Rechtsvorschriften. Die Datenverarbeitung durch die am Betrieb der elektronischen Vergabeplattform beteiligten Dienstleister erfolgt auf der Grundlage des Art. 28 Abs. 3 DS-GVO.

4. Weitergabe von Daten an Dritte

Die von uns erhobenen Daten werden im Rahmen des Vergabeverfahrens intern und darüber hinaus auch an in das Vergabeverfahren einbezogene Dritte übermittelt, soweit dies für die Bearbeitung des Vergabeverfahrens erforderlich ist.

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Der öffentliche Auftraggeber ist nach § 19 Abs. 4 Mindestlohngesetz, § 21 Abs. 4 Arbeitnehmer- Entsendegesetz, § 21 Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz verpflichtet, bei Aufträgen ab einer Höhe von EUR 30.000,00 ohne Umsatzsteuer für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung anzufordern.

Im Falle einer Rechnungsprüfung werden Ihre Daten vom öffentlichen Auftraggeber an die Prüfbehörde übermittelt.

Im Falle eines Rechtsstreites werden die personenbezogenen Daten gegebenenfalls an die zuständige Vergabekammer, ein Gericht oder eine andere Entscheidungsinstanz sowie an die Beteiligten des Verfahrens übermittelt.

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu Zwecken, die zur Durchführung des Vergabeverfahrens nicht erforderlich sind, findet nicht statt.

5. Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden

Die für das Vergabeverfahren von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO eingewilligt haben.

Der Auftraggeber ist verpflichtet, nach Abschluss des Vergabeverfahrens die Daten gemäß den nachfolgend benannten Fristen aufzubewahren und anschließend zu löschen. Maßstab für die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten sind vergaberechtlich § 8 Abs. 4 VgV und § 6 Abs. 2 UVgO.

6. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen; die Verarbeitung bis zu Ihrem Widerruf bleibt davon unberührt; • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen; • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Der Anspruch hängt jedoch u.a. davon ab, ob die Daten noch zur Erfüllung der

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Aufgaben benötigt werden. Gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben; • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes wenden.

7. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (oder auf Grundlage von Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO) verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an:

datenschutz@ikt-ost.de

8. Fall der Nichtbereitstellung

Eine rechtliche Verpflichtung, Ihre Daten bereitzustellen, besteht zunächst nicht. Sehen Sie von einer Bereitstellung Ihrer Daten ab, so können wir unseren Verpflichtungen im Rahmen der Durchführung von Vergabeverfahren nicht nachkommen. Daher können Sie sich in diesem Fall nicht an dem durchgeführten Vergabeverfahren beteiligen.

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