DS Info Vergabe.pdf

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Datenschutzinformation im Vergabeverfahren für Bauleistungen sowie für Liefer- und Dienstleistungen

Für die Durchführung des Vergabeverfahrens sowie für die Vertragsdurchführung müssen wir als Zentrale Vergabestelle des Bezirksamt Mitte auch personenbezogene Daten (z.B. Kontaktdaten von Ansprechpartnern und Ansprechpartnerinnen) aus dem Bereich Ihres Unternehmens verarbeiten. Diese Datenverarbeitung unterliegt den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des Berliner Datenschutzgesetzes (BlnDSG)

1. Wer sind Ihre Ansprechpartner im Bereich Datenschutz?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:

Bezirksamt Mitte von Berlin, Zentrale Vergabestelle, vertreten durch die Leitung der zentralen Vergabestelle, Herr Fechtner Mathilde – Jacob – Platz 1, 10551 Berlin Tel.: 9018 – 33919, mail: ZentraleVergabestelle@ba-mitte.berlin.de

Ihr Ansprechpartner bezüglich des Datenschutzes im Bezirksamt Mitte von Berlin ist Frau Müller Mathilde – Jacob – Platz 1, 10551 Berlin Tel.: 9018 – 33905, mail: sandra.mueller@ba-mitte.berlin.de

2. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die Zentrale Vergabestelle im Bezirksamt Mitte hat bei Vergabe öffentlicher Aufträge Vergaberecht zu beachten. Dazu gehören insbesondere die Allgemeine Vergaberichtlinie RL 2014/24/EU, das Vergaberechtsmodernisierungsgesetz (VergRModG), sowie das Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A), bzw. die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie die Landeshaushaltsordnung (LHO). Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung des Vergabeverfahrens und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a), b), c) und e) DSGVO sowie § 3 Bln DSG. Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann kein Zuschlag erteilt werden, da abgegebene Angebote unvollständig und damit auszuschließen sind.

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Im Falle der Beauftragung dient die Verarbeitung personenbezogener Daten der Abwicklung und Erfüllung des Vertragsverhältnisses und erfolgt auf gleicher Grundlage. Die Kontaktdaten der Bietenden und Vertragspartnern/Vertragspartnerinnen benötigen wir vor allem, um mit Ihnen zur Abwicklung des Vertrags in Kontakt treten zu können. Innerhalb des Vergabeverfahrens werden personenbezogene Daten hauptsächlich im Rahmen der Eignungsprüfung verarbeitet. So können Bewerbende und Bietende von uns aufgefordert werden, u.a. Mindestjahresumsätze, Finanzbilanzen, Jahresabschlüsse, Erklärung über den Gesamtumsatz, Referenzen, Lebensläufe, Namen und Adressen der Mitarbeitenden vorzulegen, oder sie werden verpflichtet, geeignete Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge in Form einer Liste einzureichen oder Angaben zu technischen Fachkräften zu machen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen. Auch die Vorlage von Studien- und Ausbildungsnachweisen sowie Bescheinigungen über die Erlaubnis zur Berufsausübung können eingefordert werden. Rechtliche Grundlage hierfür sind Art. 6 Abs. 1 lit. b), c) und e) DSGVO sowie § 3 Bln DSG in Verbindung mit - je nach Verfahrensart - §122 GWB, § 6a, 6b VOB/A, § 6a, 6b, VOB/A EU, §42, §44, §45, §46, §48 Absatz 1 und 4 VgV und §31, §33, §35 UVgO.

Die Vergabestelle ist nach § 19 Absatz 4 Mindestlohngesetz (MiLoG), § 21 Absatz 4 Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AentG) und § 21 Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) als öffentlicher Auftraggeber verpflichtet, bei Aufträgen ab einem geschätzten Auftragswert von 30.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) gemäß § 6 Absatz 1 Wettbewerbsregistergesetz (WRegG), vor Erteilung des Zuschlags bei der Registerbehörde abzufragen, ob im Wettbewerbsregister Eintragungen zu demjenigen Bieter, an den er den Auftrag zu vergeben beabsichtigt, gespeichert sind. Des Weiteren werden gegebenenfalls Eigenerklärungen gefordert, in denen Angaben über strafrechtliche Verurteilungen beziehungsweise daran anschließende Selbstreinigungsmaßnahmen zu machen sind. Grundlage hierfür sind § 3 Bln DSG in Verbindung mit § 123 bis 125 VergRModG.

3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Wir erheben, verarbeiten und nutzen die Daten, die Sie uns im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung stellen. Das sind insbesondere:

• Persönliche Kontaktangaben und Namen von Bietenden, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern der Bietenden sowie der Referenzgebenden

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(z.B. Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschäftsadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

• Angaben über die Qualifikation und die Eignung des Bietenden und von deren Mitarbeitenden

• Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen. Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.

4. Wie verarbeiten wir diese Daten?

Ihre Daten werden im Rahmen der Eignungsprüfung dokumentiert und der Vergabeakte beigelegt.

5. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?

Alle personenbezogenen Daten, die uns in einem Vergabeverfahren oder zur Vertragsdurchführung bekannt geworden sind, dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (z. B. an andere Behörden) weitergeben, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist. Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung können insbesondere gehören:

• Unterlegene Bietende, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV, § 19 EU VOB/A stellen oder gemäß § 19 VOB/A bzw. § 46 Abs. 1 UVgO über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bietenden zu unterrichten sind.

• Bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb ab einem Auftragswert von 25000 Euro wird gemäß § 30 Abs. 1 UVgO beziehungsweise § 20 Abs. 3 VOB/A über jeden vergebenen Auftrag auf der Vergabeplattform des Landes Berlin informiert. Diese Information enthält zumindest auch den Namen des beauftragten Unternehmens.

• Bei Vergabe öffentlicher Aufträge ab einer Auftragssumme von 30.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) muss der öffentliche Auftraggeber nach § 19 Absatz 4 MiLoG, § 21 Abs.1

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SchwarzArbG und § 21 Abs. 4 AEntG für den Bietenden, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung bei der Registerbehörde abfragen, ob im Wettbewerbsregister Eintragungen, gespeichert sind.

Nimmt ein Bewerber oder Bieter bei der Vergabe öffentlicher Aufträge Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch (Eignungsleihe bzw. Unterauftragsvergabe), sind auch die Eignungsverleiher bzw. Unterauftragnehmer im Hinblick auf die zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe zu prüfen. Der Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter verpflichten, diesbezügliche Nachweise seiner Eignungsverleiher bzw. Unterauftragnehmer an den Auftraggeber zu übermitteln. Der Nachweis kann insbesondere durch die Vorlage einer Selbstauskunft beim Wettbewerbsregister erbracht werden.

• Der Auftraggeber ist verpflichtet, gemäß §1, §2, §3, §4, §5 der Vergabestatistikverordnung (VergStatVO) ab einem Auftragswert von 25.000 Euro (netto) nach Zuschlagserteilung dem für Wirtschaft zuständigen Bundesministerium Daten zu dem Vergabeverfahren zu übermitteln. Die in Nr. 13 der Eigenerklärung von den Bewerberinnen und Bewerbern und Bietenden anzugebenen Daten (Kleinunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen –KMU) werden benötigt, um diese gesetzliche Pflicht zu erfüllen.

• Vor Auftragserteilung wird durch den Auftraggeber gemäß § 123 GWB eine Abfrage der Finanzsanktionsliste veranlasst.

• Der Auftraggeber ist verpflichtet, gemäß § 16 des BerlAVGs Abs. 2 der zentralen Kontrollgruppe Vergabeunterlagen über vergebene öffentliche Aufträge zu übermitteln.

• Im Falle eines Verfahrens bei der Vergabekammer hat der Auftraggeber gemäß § 163 Abs.2 GWB die Vergabeakten der Kammer sofort zur Verfügung zu stellen.

• in Klageverfahren

• Während der Durchführung des Vergabeverfahrens besteht die Möglichkeit, dass die Fachbereiche Ihre persönlichen Daten im Rahmen der Angebotswertung an externe Planungsbüros weiterleiten.

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6. Wie lange verarbeiten und speichern wir Ihre Daten?

Maßstab für die Dauer der Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten sind die verwaltungsspezifischen und haushaltsrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

7. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 DSGVO.

• Recht auf Auskunft (Art. 15)

Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Vergabeverfahren (z. B. Ausschreibungsnummer und Jahr) gemacht werden.

• Recht auf Berichtigung (Art. 16)

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

• Recht auf Löschung (Art. 17)

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer Aufgaben noch benötigt werden.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)

Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten bei Vorliegen der Voraussetzungen des § 18 DSGVO zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.

• Recht auf Widerspruch (Art. 21)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen, soweit die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO erfolgt. Allerdings können wir

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dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht, eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet beziehungsweise die Verarbeitung für die Durchführung des Vergabeverfahrens oder die Abwicklung des Vertrags weiterhin erforderlich ist.

• Recht auf Widerruf (Art. 7)

Jede betroffene Person hat das Recht, sofern personenbezogene Daten auf der Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt. Der Widerruf ist an die für die Datenverarbeitung verantwortliche Person der Vergabestelle zu richten.

• Recht auf Beschwerde (Art. 77)

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen.

Die Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Berlin

Meike Kamp Alt-Moabit 59-61 Telefon: 030 13889-0 Telefax: 030 2155050 Besuchereingang: Alt-Moabit 60 https://www.datenschutzberlin.de 10555 Berlin /

Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit. Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.