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Stand: März 2023
Tipps für die Abgabe eines Angebotes
Die Erfahrung hat gezeigt, dass es bei Vergabeverfahren immer wieder zu Ausschlüssen von Angeboten auf Grund vermeidbarer Fehler kommt. Wir möchten Ihnen daher ein paar Tipps geben, die Sie bei der Abgabe eines Angebotes berücksichtigen sollten. Die Aufzäh- lung ist nicht abschließend.
Allgemeine Tipps für die Angebotsabgabe
Bevor Sie Ihr Angebot erstellen, lesen Sie die Vergabeunterlagen sorgfältig und vollstän- dig durch.
Bestehen Zweifel oder Fragen zu den Vergabeunterlagen, setzen Sie sich bitte umge- hend schriftlich oder per E-Mail oder über die Bieterkommunikation auf der Vergabeplatt- form https://dtvp.de/ mit uns in Verbindung. Wir sind zur unverzüglichen Auskunftsertei- lung verpflichtet und müssen ggf. Kenntnisse, die sich aus der Anfrage ableiten, an alle anderen Bietenden weiterreichen.
Bei Abgabe eines Angebots gelten die von der Stadt Seelze vorgegebenen „allgemeinen Geschäftsbedingungen“. D.h. bei Vergaben nach der VOB gelten die Regelungen der VOB/B, die der VOB/C sowie ggf. die zusätzlichen Vertragsbedingungen auf dem Form- blatt VHB 214 (besondere Vertragsbedingungen) der Vergabeunterlagen.
Sollten Sie Ihre „allgemeinen Geschäftsbedingungen“ (z.B. auf der Rückseite Ihres Kopf- bogens oder als Hinweis im Begleitschreiben) angeben, kann dies zum Ausschluss Ihres Angebots führen, da es sich um eine Änderung der Verdingungsunterlagen handelt. Ver- wenden Sie daher bitte neutrales Geschäftspapier oder vermerken Sie auf Ihrem Schrei- ben, dass Sie unsere „allgemeinen Geschäftsbedingungen“ anerkennen. Auch der Hin- weis „Unser Angebot ist freibleibend“ führt zum Angebotsausschluss.
Es wird empfohlen, dem Angebot kein zusätzliches Angebots- oder Begleitschreiben beizufügen, sondern ausschließlich die vom öffentlichen Auftraggeber bereitgestellten Vergabeunterlagen zu verwenden.
Verwenden Sie für Ihre Eintragungen einen dokumentenechten Stift, d.h. die Vergabe- unterlagen NICHT mit Bleistift ausfüllen.
Bitte achten Sie auf die Lesbarkeit Ihres Angebotes.
Das Angebot muss alle geforderten Preisangaben erhalten.
Maßgeblich für die Wertung sind die Eintragungen in den Einheitspreisen. Sofern Sie sich in den Angebotspreisen zu den angebotenen Positionen verrechnen, werden diese auf Basis der abgeforderten Mengen und Einheitspreise korrigiert.
Bitte prüfen Sie vor Abgabe des Angebotes die sachliche und rechnerische Richtigkeit.
Das Angebot muss alle geforderten Nachweise, Erklärungen und/oder Muster enthalten (siehe Anschreiben: Formblatt VHB 211 (EU) - Aufforderung zur Abgabe eines Angebots
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(EU)) bzw. Formblatt VHB 631 (EU - VgV) – Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (EU). Muster und Proben müssen als zum Angebot zugehörig gekennzeichnet werden.
Wenn Sie Änderungen an Ihren Einträgen vornehmen zeichnen Sie diese bitte ab und nehmen Sie die Änderungen NIEMALS in den vorgedruckten Texten vor. Es können nur Änderungen akzeptiert werden, die zweifelsfrei sind.
Nebenangebote/Änderungsvorschläge sind i.d.R. nicht zugelassen. Änderungen an den Vergabeunterlagen sind nicht zulässig und führen zum Ausschluss Ihres Angebotes. Ggf. notwendig erscheinende technische Änderungen können, falls zugelassen, in Form eines Nebenangebots gemacht werden – wenn die Abgabe von Nebenangebotes zugelassen sind (siehe Anschreiben VHB 211 (EU) - Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (EU)). Nebenangebote und Änderungsvorschläge sind dabei auf einer gesonderten Anlage zu unterbreiten, sind als solche ausdrücklich zu kenn- zeichnen und müssen unterschrieben sein. Denken Sie daran, in den in der Regel durch den Auftraggeber beigefügten Vordrucken zur Angebotsabgabe die entsprechenden Passagen zu Nebenangeboten auszufüllen.
Das Übermittlungsrisiko für die Rechtzeitigkeit eines Angebotes trägt der Bieter.
Tipps für die schriftliche Angebotsabgabe:
Bei nationalen Bauausschreibungen gilt die schriftliche Angebotsabgabe, d.h. die An- gebote die in Papierform eingereicht werden, müssen persönlich und handschriftlich un- terzeichnet und mit einem Datum versehen werden. Derartige Angebote müssen in ei- nem verschlossenen Umschlag eingereicht werden. Bitte machen Sie von außen kennt- lich, dass es sich um ein Angebot handelt (z.B. mit Hilfe des unter "Sonstiges" in den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellten Aufklebers).
Bei Schriftliche Angeboten ist eine Angebotsabgabe mittels E-Mail, Fax oder über das DTVP ist nicht zulässig.
Fehlt das Angebotsschreiben (Formblatt VHB 213) oder liegt dieses nicht unterschrieben vor, führt dies unmittelbar zum Ausschluss des Bieters. Ebenso, wenn das Leistungs- verzeichnis fehlt. Sonstige zur Submission fehlende Unterlagen werden von der Zentra- len Vergabestelle beim Bieter nachgefordert.
Bitte stellen Sie sicher, dass das Angebot rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist bei der zuständigen Vergabestelle eingeht (postalisch/persönlich). Verspätet eingegangene An- gebote können nicht gewertet werden.
Tipps für die elektronische Angebotsabgabe:
Bei Dienst- und Lieferleistungen (nach UVgO und VgV) sowie EU-weiten Bauausschrei- bungen (VOB/A-EU) gilt eine elektronische Angebotsabgabe. Zur Eröffnung zugelas- sen, sind nur Angebote, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist elektronisch über das elekt- ronische Vergabeportal DTVP abgegeben worden sind. Das Angebot ist durch den Bie- ter inklusive aller Anlagen über das elektronische Vergabeportal abzugeben.
Das Angebotsschreiben (je nachdem Formblatt VHB 213 oder VHB 633) sowie Leis- tungsverzeichnis (LV) als .pdf müssen ausgefüllt bei der Angebotsöffnung vorliegen.
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Maßgeblich für die Auswertung ist das hierüber vorgelegte Angebot. Bei der elektroni- schen Abgabe der Angebote genügt die einfache Textform nach § 126b BGB. Eine An- gebotsabgabe mittels E-Mail, Fax oder postalisch ist nicht zulässig und führt zum Aus- schluss aus dem Verfahren.
Bitte reichen Sie Ihr Angebot ausschließlich über das dafür beim elektronischen Verga- beportal vorgesehene Bietertool ein und nicht als Nachricht über das Kommunikations- tool. Andernfalls kann es unmittelbar zum Ausschluss des Angebots kommen.
Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr Angebot rechtzeitig vor Ablauf der Angebotseröffnung über die Vergabeplattform abgegeben wird. Verspätet eingehende Angebote lässt die Vergabeplattform nicht zu, so dass diese auch nicht gewertet werden.
Hinweise zur Präqualifizierung:
Die Bietenden müssen eine Eigenerklärung zur Eignung (VHB Formblatt 124 bzw. VHB 124 LD - Eigenerklärung zur Eignung Liefer-Dienstleistungen) mit dem Angebot einreichen bzw. nach gesonderter Aufforderung nachreichen. Alternativ können die Bietenden sich auch im Vorfeld präqualifizieren und die Eignungsnachweise hinsichtlich Fachkunde, Leis- tungsfähigkeit und Zuverlässigkeit in einem entsprechenden Portal zur Verfügung stellen, sodass sich die Zentrale Vergabestelle selbstständig die Nachweise herunterladen kann.
Dafür müssen die Bietenden mit dem Angebot zusammen die Angabe einer Präqualifizie- rungsnummer (PQ bzw. AVPQ) oder eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) einreichen.
Fünf ausgewählte Präqualifizierungsstellen stehen Bauunternehmen zur Verfügung:
Deutsche Gesellschaft für Qualifizierung und Bewertung GmbH DVGW CERT GmbH Pöyry Infra GmbH VMC Präqualifikation GmbH Zertifizierung Bau e.V.
Unternehmen aus dem Liefer- und Dienstleistungsbereich sowie Freiberufler, die sich an öffentlichen Ausschreibungen beteiligen wollen, können durch eine Eintragung in das Amtliche Verzeichnis ihre Eignung nachzuweisen. Geführt wird das Verzeichnis durch den Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK):
Deutscher Industrie- und Handelskammertag
Kontaktdaten der Zentralen Vergabestelle Stadt Seelze Abteilung 21.1 Innere Verwaltung – Zentrale Vergabestelle – Rathausplatz 1, 30926 Seelze Tel.: 05137 / 828 - 113, -134, -146 Fax: 05137 / 828 - 133 E-Mail: vergabestelle@stadt-seelze.de
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