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OZG-konforme Rechnungsein- gangsplattform

Leitfaden Rechnungssender

OZG-KONFORME

RECHNUNGSEINGANGSPLATTFORM (OZG-RE)

Leitfaden für Rechnungssender

Version 1.0

Bundesdruckerei GmbH Kommandantenstraße 18 10969 Berlin

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1. Lösungsübersicht

Die Bundesdruckerei stellt ein System, die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (im Nachfol- genden OZG-RE genannt), zur Verfügung, welches öffentliche Auftraggeber des Bundes und einige Bundesländer zum Empfang von elektronischen Rechnungen im Format XRechnung nutzen. Rechnungssender haben dabei die Möglichkeit, ihre Rechnung über folgende Rechnungseingangska- näle zu senden: Weberfassung, Upload, E-Mail (mit einer XRechnungs-Datei im Anhang) und PEPPOL.

2. Die Leitweg-ID in der OZG-RE

Der Rechnungssender benötigt für die korrekte Adressierung bzw. zur Identifikation des Rech- nungsempfängers innerhalb einer Behörde zwingend eine sogenannte Leitweg-ID. Diese Leitweg-ID ist ein Pflichtfeld der XRechnung. Der Rechnungsempfänger (z. B. eine Einrichtung der mittelbaren Bundesverwaltung, ein betroffener Zuwendungsempfänger oder eine Einrichtung eines angeschlos- senen Bundeslanges) ist im Rahmen seines Einkaufs- bzw. Vergabeprozesses verpflichtet, dem Rechnungssender seine individuelle Leitweg-ID mitzuteilen.

Hinweis: Sollte Ihre Buchhaltungssoftware in der Lage sein, Rechnungen im Format XRechnung (Version 1.2. oder höher) zu erzeugen, hinterlegen Sie dort die Leitweg-ID des Rechnungsempfän- gers in den Stammdaten als „BuyerReference“ (BT-10).

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3. Registrierung Unternehmenskonto in der OZG-RE

Wenn Sie noch nicht auf der Plattform registriert sind, legen Sie sich bitte ein OZG-RE Konto an. Dieses besteht aus einem Unternehmenskonto und einem zugeordneten Benutzerkonto. Es ist möglich dem Unternehmenskonto weitere Benutzerkonten hinzuzufügen.

1. Öffnen Sie die Plattform in Ihrem WEB-Browser mit folgendem Link: https://xrechnung- bdr.de

2. Klicken Sie auf „Registrieren“.

Hinweis: Mit der Registrierung wird stets ein Unternehmenskonto angelegt. Derjenige Nutzer, der die Registrierung durchführt, wird als Administrator des Unternehmenskontos eingetragen. Die Re- gistrierung sollte daher nur durch eine verantwortliche Stelle des Unternehmens erfolgen. Der Ad- ministrator kann dem Unternehmenskonto weitere Benutzerkonten hinzuzufügen. Die hierfür nöti- gen Schritte werden in Abschnitt 4 beschrieben.

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3. Erfassen Sie die Stammdaten Ihres Unternehmens und klicken dann auf „Weiter zur Benut- zeranlage“.

Hinweis: Durch Klick auf das Symbol erhalten Sie unterstützende Hinweise zum Feld.

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4. Geben Sie die Nutzerdaten ein, vergeben Sie ein Passwort. Achtung: Der erste Benutzer, der angelegt wird, erhält automatisch Admin-Rechte. Hinweis: Es können noch weitere Benutzer (ohne Admin-Rechte) angelegt werden.

Akzeptieren Sie die Nutzungs- und Datenschutzbedingungen. Klicken Sie auf „Registrieren“.

5. Sie erhalten nun eine E-Mail, die einen Aktivierungslink enthält. Klicken Sie auf den Link (oder kopieren Sie den Link in ein neues Browserfenster), um die Registrierung abzuschlie- ßen.

6. Nun wird Ihnen die erfolgreiche Registrierung durch eine Meldung der Plattform bestätigt.

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4. Benutzerverwaltung in der OZG-RE (erfordert Administrationsrechte)

Als Benutzer mit Admin-Rechten haben Sie die Möglichkeit:

 weitere Benutzer anzulegen,  Passwörter zurückzusetzen,  Passwortänderungen zu erzwingen,  Benutzerdaten zu ändern  Benutzer zu sperren / entsperren und  Benutzer zu löschen.

Die Benutzerverwaltung erreichen Sie durch einen Klick auf „Start Benutzerverwaltung“.

Um einen Benutzer zu löschen oder zu sperren, muss die entsprechende Zeile mit dem Kästchen links markiert werden. Danach klicken Sie das entsprechende Symbol.

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Mit Klick auf einen Benutzer in dieser Liste, öffnet sich ein Bearbeitungsdialog:

Die Änderungen der Benutzerdaten werden durch „Nutzer aktualisieren“ gespeichert.

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Benutzer mit Admin-Rechten haben mit Klick auf „Starte Unternehmenskontoverwaltung“, die Mög- lichkeit im folgenden Dialog die Unternehmensstammdaten zu pflegen.

Im folgenden Dialog ist das Löschen des Unternehmenskontos möglich:

Achtung: Das Löschen des Unternehmenskontos zieht automatisch die Löschung aller dazugehöri- gen Benutzerkonten nach sich. Details entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen.

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5. Versenden einer Rechnung über die OZG-RE

Nach dem Einloggen in Ihr OZG-RE Konto, können die verschiedenen Einlieferungskanäle (Weber- fassungsmaske, Upload, E-Mail) für den Rechnungsversand genutzt werden.

Rechnungseingangskanal Weberfassung

Der Rechnungseingangskanal Weberfassung ist immer dann für die Erfassung einer Rechnung ge- eignet, wenn Sie nicht über die Möglichkeit verfügen eine Datei im Standard XRechnung direkt in Ihrem Buchhaltungssystem zu erstellen.

Wählen Sie hierzu im Hauptmenü Dateneingabe. Es öffnet sich eine Maske zum Eintragen aller relevanten Rechnungsdaten. Bitte befüllen Sie alle Felder des aktuellen Tabs. Klicken Sie anschließend auf den Button , um zum nächsten Tab zu gelangen. Mit Klick auf den Button gelangen Sie zum vorherigen Tab zu- rück. Mit dem letzten Tab wird Ihnen eine Übersicht über alle eingegebenen Daten angezeigt.

Sie können nun mit Klick auf die Rechnung einreichen (versenden).

Hinweis: Erscheinen in der linken Tab-Ansicht rote Ausrufezeichen, so wurden in diesem Tab Pflichtfelder nicht ausgefüllt.

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Rechnungseingangskanal E-Mail mit Anhang oder Upload

Liegt Ihnen Ihre XRechnung bereits als Datei vor, können Sie die Rechnung wie folgt einreichen (versenden):

a) per E-Mail mit Anhang b) per Upload

Achtung: Falls Sie mit Ihrer XRechnung Anlagen einreichen möchten, gilt folgendes:

Bitte stellen Sie sicher, dass alle Rechnungsanlagen vor Einreichung in die XRechnungs-Datei ein- gebettet wurden. Der E-Mail Anhang darf nur die XRechnungs-Datei beinhalten.

zu a) Zum Einreichen/Versenden der XRechnungs-Datei per E-Mail mit Anhang, klicken Sie auf „E-Mail senden“. Nun öffnet sich eine neue E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm, die bereits in der Empfängerzeile die individuelle E-Mailadresse Ihres OZG-RE Kontos enthält. Fügen Sie genau eine XRechnungs-Datei an und senden Sie diese E-Mail.

Hinweise: Die individuelle E-Mailadresse Ihres OZG-RE Kontos ist eine kryptische E-Mail-Adresse, die nur für das Einreichen von XRechnungen bestimmt ist. Diese individuelle Mailadresse können Sie durch Klick auf „E-Mail-Adresse“ in die Zwischenablage kopieren“, um alternativ zu der oben beschriebenen Vorgehensweise selbst eine E-Mail (mit einer XRechnung als Anhang) zu erzeugen. Die individuelle E-Mail-Adresse ist konstant. Sie können sich diese E-Mailadresse alternativ auch im Adressbuch Ihres E-Mail-Programms speichern.

zu b) Zum Versenden einer XRechnungs-Datei per Upload, klicken Sie in der Kachel „Extern er- stellte Rechnung einreichen“ auf „Starten“:

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Danach öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem Sie die entsprechende Datei auswählen können:

Wählen Sie die XRechnungs-Datei aus und klicken Sie auf „Öffnen“. Dadurch erfolgt der automatische Upload. Bei erfolgreichem Upload wird die Nachricht „Aktion erfolgreich ausgeführt“ kurz eingeblendet.

6. Versenden einer Rechnung mit PEPPOL

Voraussetzung für die Nutzung des Rechnungseingangskanals PEPPOL ist, dass Sie über einen PEPPOL Account bei einem PEPPOL Provider verfügen. Dem PEPPOL Account ist eine PEPPOL Partici- pant-ID zugeordnet. Insofern Sie keinen PEPPOL Account besitzen, erfolgt die Einrichtung unter zu Hilfename eines externen PEPPOL Providers.

Damit sind Sie in der Lage, aus dem PEPPOL-Netzwerk heraus XRechnungen über Ihren PEPPOL Provider einzureichen (zu versenden).

Für die korrekte Adressierung ist die Buyer-Reference (Leitweg-ID) des Rechnungsempfängers so- wohl in der PEPPOL Participant ID des Recipients als auch im Pflichtfeld (BT-10) der XRechnung zu hinterlegen.

Hinweis: XRechnungen, die über den Einreichungskanal PEPPOL eingereicht wurden, werden nicht im Bearbeitungsstatus eingereichter Rechnungen abgebildet. Der Einreichungskanal PEPPOL wird in einer separaten eigenständigen Umgebung verarbeitet.

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7. Bearbeitungsstatus eingereichter XRechnungen einsehen

Den aktuellen Status der von Ihnen eingereichten XRechnungen können Sie sehen, wenn Sie auf „Starten“ in der Kachel „Bearbeitungsstatus eingereichter XRechnungen“ klicken.

Eine Rechnung kann dabei folgende Status annehmen:

Initial: Die Rechnung wurde in der Weberfassung angelegt, jedoch nicht versendet. Sie haben die Möglichkeit, die Bearbeitung fortzusetzen.

Bereitgestellt: Die Rechnung wurde dem Empfänger erfolgreich zur Abholung bereitgestellt.

Abgeholt: Der Empfänger hat die Rechnung abgeholt und den Empfang bestä- tigt.

Zurückgewiesen: Die Rechnung wurde aufgrund formaler oder inhaltlicher Fehler durch das System oder den Rechnungsempfänger zurückgewiesen.

Gelöscht: Der letzte Statuswechsel der Rechnung liegt mehr als 28 Tage zu- rück. Die Rechnung wurde daher systemgestützt gelöscht.

Abgeholt

Beispiel: Übersicht des Bearbeitungsstatus eingereichter XRechnungen

Folgende Spalten finden Sie in der Übersicht: Eingangs-ID: Identifikationsnummer der eingereichten Rechnung Rechnungsart: Art der Rechnung Leitweg-ID: Leitweg-ID der empfangenden Behörde Eingangsdatum: Datum, an dem die Rechnung eingereicht wurde Bearbeitungsstatus: Bearbeitungsstatus der Rechnung Einreichungsweg: genutzter Rechnungseingangskanal

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie keine separate Benachrichtigung erhalten, sofern der Rech- nungsempfänger Ihre Rechnung zurückweist. Um den Status einer eingereichten Rechnung nachzu- vollziehen, müssen Sie daher regelmäßig Einsicht in den Bearbeitungsstatus nehmen.

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Erklärung der Funktionen:

8. Service & Support für Rechnungssender

Sollten Sie noch weitere Fragen haben wenden Sie sich gern an uns.

Als Rechnungssender erreichen Sie uns wie folgt:

Telefonisch Montag bis Freitag (ausgenommen Feiertage) von 8:00 Uhr bis 16:00 Uhr unter folgen- der Nummer:

+49 (0) 30 2598 4436

oder via E-Mail an sendersupport-xrechnung@bdr.de

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