[Seite 1]
Anlage 10
Elektronische Angebote
abgeben und zurückziehen
Vergabeplattform Land Hessen
Stand: April 2021
Hessische Zentrale für Datenverarbeitung | Postfach 3164 | 65021 Wiesbaden | http://www.hzd.hessen.de
[Seite 2]
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
1 Übersicht ..................................................................................................................... 3
2 Schritt für Schritt: Elektronische Angebote abgeben ............................................... 3
2.1 Voraussetzungen .......................................................................................................... 3
2.2 Angebotsabgabe beginnen ............................................................................................ 3
2.3 Begleitzettel bestätigen ................................................................................................. 5
2.4 Angebot signieren ......................................................................................................... 7 2.4.1 Auswahl Signaturkarte .................................................................................... 8 2.4.2 Auswahl Soft-Zertifikat .................................................................................... 9
2.5 Angebot abgeben ........................................................................................................ 10
2.6 Ende der elektronischen Angebotsabgabe .................................................................. 12
3 Elektronisches Angebot zurückziehen .................................................................... 12
4 Erstellen eines weiteren Angebots .......................................................................... 14
Anhang A Abbildungsverzeichnis ............................................................................... 16
2 / 16
[Seite 3]
1 Übersicht
1 Übersicht
Interessierten Firmen stehen auf der Vergabeplattform Landes Hessen unter vergabe.hes- sen.de eine Reihe von Möglichkeiten zur elektronischen Sichtung und Bearbeitung von Aus- schreibungen von Dienststellen der hessischen Landesverwaltung zur Verfügung.
Der Prozess der elektronischen Vergabe wird durch die Möglichkeit der elektronischen Ange- botsabgabe vervollständigt. Den bietenden Unternehmen soll mit dieser Anleitung eine Hilfe- stellung bei der elektronischen Vergabe angeboten werden.
Diese Anleitung informiert Sie ausschließlich darüber, wie Sie ein elektronisches Angebot ab- geben oder zurückziehen.
Sie wird ergänzt durch weitere Anleitungen auf der Vergabeplattform Land Hessen:
Bietercockpit von der Vergabeplattform aus aufrufen Einstellungen im Bietercockpit Bieterfragen und Nachrichten zur Ausschreibung einsehen und erstellen Elektronische Angebote erstellen Support zur elektronischen Angebotsabgabe
2 Schritt für Schritt: Elektronische Angebote abgeben
2.1 Voraussetzungen
Sie haben bei der gewählten Ausschreibung alle erforderlichen Unterlagen elektronisch bear- beitet bzw. dem Angebot im AI Bietercockpit hinzugefügt.
Rufen Sie das AI Bietercockpit und die gewählte Ausschreibung auf. Zur Ausschreibung öffnen Sie bitte den Bereich mit dem Angebot, in dem alle Unterlagen mit Bearbeitungsstatus ange- zeigt werden.
2.2 Angebotsabgabe beginnen
In der Zeile mit dem Namen Ihres Angebots (z.B. „Angebot 1“) finden Sie rechts eine Schalt- fläche „Abgeben“:
Stand: 31.03.2021 3 / 16
[Seite 4]
2 Schritt für Schritt: Elektronische Angebote abgeben
Abbildung 1 – Schaltfläche "Abgeben" zum Angebot
Nach Klick auf die Schaltfläche werden Sie möglicherweise gefragt, ob Sie ein elektronisches Angebot abgeben möchten (Auswahl „Digitale Abgabe“) oder die Dokumente drucken.
Hinweis: Sie können die Dokumente drucken und als Papierangebot abgeben. Ob dies jedoch von der ausschreibenden Stelle zugelassen ist, müssten Sie der Bekanntmachung zur Ausschreibung entnehmen.
Abbildung 2 – Wahl zwischen elektronischer Angebotsabgabe und Drucken der Angebotsunterlagen
Zur Abgabe eines elektronischen Angebots klicken Sie die linke Option und dann „Ok“.
4 / 16
[Seite 5]
2 Schritt für Schritt: Elektronische Angebote abgeben
Das AI Bietercockpit prüft, ob die Bestandteile des Angebots vollständig und insbesondere die Angaben zum Preis konsistent sind. Dies ist jedoch eine rein technische Prüfung. Sollte diese nicht positiv ausfallen, zeigt Ihnen das AI Bietercockpit verschiedene Hinweise bzw. Warnun- gen an.
Sie können dann entscheiden, ob Sie den Prozess fortsetzen oder doch noch einmal Ihre An- gebotsunterlagen selbst prüfen möchten. Nur Sie als Bieter können entscheiden, ob Ihr Angebot tatsächlich vollständig und korrekt ist.
Abbildung 3 – Prüfung der Angebotsunterlagen durch das AI Bietercockpit
Wenn Sie fortfahren möchten, setzen Sie bitte den Haken zu den Hinweisen und klicken dann auf „Weiter“.
2.3 Begleitzettel bestätigen
Ihnen wird nun eine Seite mit dem sogenannten „Begleitzettel“ des Angebots angezeigt:
Stand: 31.03.2021 5 / 16
[Seite 6]
2 Schritt für Schritt: Elektronische Angebote abgeben
Abbildung 4 – Begleitzettel zum elektronischen Angebot und Schaltfläche "Signieren"
Der Begleitzettel enthält eine Aufstellung der abgegebenen Informationen und Dateien. Zur Kontrolle können Sie über eine Schaltfläche „Datei öffnen“ alle Dateien noch einmal ansehen.
Die Schaltflächen unterhalb des Begleitzettels werden aktiv, sobald Sie den Haken zur Bestä- tigung gesetzt haben, dass Sie den Begleitzettel vollständig gelesen haben.
Über die Schaltfläche „Exportieren“ können Sie den Begleitzettel lokal speichern. Wir empfeh- len dies als Sicherheit für Sie. Mit dem Begleitzettel können Sie ggf. später nachweisen, wel- che Bestandteile Ihr Angebot hatte.
Die Schaltfläche „Signatur“ wird nur aktiv, wenn eine Signatur erforderlich ist. In den meisten Fällen fordern die Vergabestellen keine Signatur mehr für ein elektronisches Angebot. In der „Aufforderung zur Angebotsabgabe“ finden Sie dann den Hinweis, dass das Angebot „elektronisch in Textform“ abgegeben werden kann:
Abbildung 5 – Hinweis auf Erforderlichkeit von Signaturen in der Aufforderung zur Angebotsabgabe
Für diese Fälle ist der nächste Abschnitt 2.4 nicht notwendig und kann übersprungen werden. Die Schaltfläche „Abgeben“ ist sofort aktiv und kann verwendet werden wie in 2.5 beschrieben.
6 / 16
[Seite 7]
2 Schritt für Schritt: Elektronische Angebote abgeben
2.4 Angebot signieren
Wenn bei der Ausschreibung als digitale Abgabeform nur „elektronisch mit Fortgeschrittener Signatur“ oder „elektronisch mit Qualifizierter Signatur“ zugelassen ist, müssen Sie das Ange- bot an dieser Stelle signieren. Dies entspricht der Unterschrift unter einem Papierangebot und stellt außerdem sicher, dass das Angebot auf dem Weg zur Vergabestelle sicher vor Manipu- lationen ist.
In diesem Fall ist die Schaltfläche „Signieren“ aktiv, die Schaltfläche „Abgeben“ jedoch noch nicht. Diese wird erst aktiv, wenn das Angebot signiert ist.
Klicken Sie nun auf die aktive Schaltfläche „Signieren“:
Abbildung 6 – Auswahl zwischen Qualifizierter und Fortgeschrittener Signatur
Sie müssen entweder eine Qualifizierte Signatur ( Signaturkarte) oder eine Fortgeschrittene Signatur ( Soft-Zertifikat) besitzen.
Treffen Sie hier die Auswahl, die zu Ihrer Signatur / Ihrem Zertifikat sowie der Bekanntmachung der Ausschreibung passt: Bei Verwendung einer Signaturkarte stecken Sie diese jetzt schon in Ihr Kartenlesege- rät. Die PIN müssen Sie an dieser Stelle noch nicht eingeben. Bei Verwendung eines Soft-Zertifikats stellen Sie sicher, dass Sie den Pfad zum Abla- geort der zugehörigen Datei kennen.
Bestätigen Sie dann Ihre Auswahl mit „Ok“.
Stand: 31.03.2021 7 / 16
[Seite 8]
2 Schritt für Schritt: Elektronische Angebote abgeben
2.4.1 Auswahl Signaturkarte
Das AI Bietercockpit sucht jetzt nach einem angeschlossenen Kartenleser und der darin be- findlichen Karte. Es liest dann Ihr Zertifikat ein:
Abbildung 7 – AI Bietercockpit liest das Zertifikat von einer Signaturkarte ein
Abbildung 8 – Anzeige eines vom AI Bietercockpit identifizierten und eingelesenen Zertifikats
Hinweis: Die Suche und Identifizierung des Zertifikats kann insbesondere bei der ersten Verwendung des Zertifikats, aber auch bei späteren wiederholten Anwendungen einige Zeit (bis über 1 min) in Anspruch nehmen. Dann wird das gleiche Fenster, aber leer angezeigt. Bitte brechen Sie an dieser Stelle nicht ab, weil Sie meinen, die Suche nach dem Zertifikat gelänge nicht. Erst wenn mehrere Minuten verstrichen sind oder eine Fehlermeldung angezeigt wird, konnte das AI Bietercockpit die Signatur nicht finden oder nicht identifizieren.
Markieren Sie die Zeile mit dem eingelesenen Zertifikat und klicken Sie dann auf „Ok“. Als Nächstes gibt das System eine Meldung zum Ergebnis der Signaturprüfung aus.
Lassen Sie sich über die entsprechende Schaltfläche das Prüfprotokoll anzeigen. Bitte spei- chern Sie das Prüfprotokoll, weil es bei späteren Fragen oder Problemen ein wichtiger Nach- weis zu Ihrem Zertifikat ist.
Wenn Sie fortfahren, weist Sie das System auf die Eingabe über Ihren Kartenleser hin wie folgt:
8 / 16
[Seite 9]
2 Schritt für Schritt: Elektronische Angebote abgeben
Abbildung 9 – Hinweis zur PIN-Eingabe bei Signaturkarte
Nach Klick auf „Ok“ wird sich Ihr Kartenleser mit einer Eingabeaufforderung (optisch und/oder akustisch) bei Ihnen melden. Die Art der Eingabeaufforderung hängt von Ihrem Gerät ab. Ge- ben Sie nach der Aufforderung Ihre PIN ein und bestätigen Sie die Eingabe.
2.4.2 Auswahl Soft-Zertifikat
Sie werden aufgefordert, in Ihrer Dateiablage das Softzertifikat auszuwählen:
Abbildung 10 – Suchen nach der Zertifikatsdatei
Nach Auswahl der Datei durch Klick auf „Öffnen“ wird Ihnen beim ersten (ggf. auch späteren) Aufruf die Möglichkeit angeboten, das Zertifikat dauerhaft zu hinterlegen. Dann müssen Sie es nicht bei jedem Signierungsvorgang neu in der Dateiablage heraussuchen:
Stand: 31.03.2021 9 / 16
[Seite 10]
2 Schritt für Schritt: Elektronische Angebote abgeben
Abbildung 11 – Dauerhafte Hinterlegung eines Soft-Zertifikats
Wenn Sie den Dialog verlassen haben, werden Sie zur Eingabe Ihrer PIN zum Zertifikat auf- gefordert:
Abbildung 12 – Eingabe der PIN bei Soft-Zertifikat
Nach korrekter Eingabe der PIN validiert das System Ihr Zertifikat und gibt eine Meldung zum Ergebnis der Signaturprüfung aus.
Lassen Sie sich über die entsprechende Schaltfläche das Prüfprotokoll anzeigen. Bitte spei- chern Sie das Prüfprotokoll, weil es bei späteren Fragen oder Problemen ein wichtiger Nach- weis zu Ihrem Zertifikat ist.
2.5 Angebot abgeben
Wenn keine Signatur erforderlich ist oder sobald Sie die Signatur erfolgreich angebracht ha- ben, ist die Schaltfläche „Abgeben“ aktiv.
10 / 16
[Seite 11]
2 Schritt für Schritt: Elektronische Angebote abgeben
Abbildung 13 – Anzeige nach erfolgreicher Anbringung der Signatur
Bitte klicken Sie auf die Schaltfläche „Abgeben“. Das System verschickt Ihr Angebot über die Vergabeplattform Land Hessen an die zuständige Vergabestelle. Sie erhalten eine Eingangs- bestätigung:
Abbildung 14 – Eingangsbestätigung zu einem elektronischen Angebot
Alle Angaben der Eingangsbestätigung helfen, die beteiligten Systeme und Ihr Angebot später technisch zu identifizieren, falls es Fragen oder Probleme geben sollte. Speichern Sie die Eingangsbestätigung auf jeden Fall lokal ab. Dies können Sie über die Schaltflächen „HTML Exportieren“ oder „Text exportieren“ tun.
Stand: 31.03.2021 11 / 16
[Seite 12]
3 Elektronisches Angebot zurückziehen
2.6 Ende der elektronischen Angebotsabgabe
Ihr elektronisches Angebot ist jetzt versendet und wartet auf die Angebotsöffnung. Sie sollten bis zu diesem Termin unbedingt die Nachrichten auf der Vergabeplattform Land Hessen oder im AI Bietercockpit regelmäßig lesen, falls nachträglich eine neue Version der Vergabeunter- lagen bereitgestellt wird oder Antworten auf Bieterfragen vorliegen. In beiden Fällen kann es für Sie notwendig sein, Ihr Angebot zu ändern. In diesem Fall können Sie das einmal abgegebene Angebot auf gleichem Weg zurückziehen und danach ein zweites Angebot auf die korrekte Version der Vergabeunterlagen erstellen und abgeben.
3 Elektronisches Angebot zurückziehen
Rufen Sie wieder die gewünschte Ausschreibung im AI Bietercockpit auf und darunter den Bereich „Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung).
Ihr bereits abgegebenes Angebot hat den Status „Abgegeben“. Rechts daneben finden Sie jetzt nicht mehr die Aktion „Abgeben“ sondern „Zurückziehen“.
Abbildung 15 – Schaltfläche "Zurückziehen" beim Angebot
Bei Klick auf die Schaltfläche erscheint:
12 / 16
[Seite 13]
3 Elektronisches Angebot zurückziehen
Abbildung 16 – Bestätigung dass Zurückziehen möglich ist
Die Maske sieht nun etwas anders aus als bei der Abgabe eines Angebots:
Der Begleitzettel fällt beim Rückzug eines Angebots kurz aus. Genauso wie beim Abgeben des Angebots muss das Häkchen gesetzt werden, bevor die Schaltflächen „Signieren“ bzw.- „Zurückziehen“ aktiv werden.
Abbildung 17 – Begleitzettel bestätigen
Wenn das abgegebene Angebot signiert wurde, muss auch der Rückzug signiert werden. In diesem Fall wird die Schaltfläche „Zurückziehen“ erst aktiv, sobald die Signatur angebracht ist.
Wenn die Schaltfläche „Zurückziehen“ betätigt wird, wird das Angebot zurückgezogen. Es gibt wie bei der Angebotsabgabe eine Bestätigung über den erfolgreichen Rückzug, die Sie sich unbedingt speichern sollten.
Stand: 31.03.2021 13 / 16
[Seite 14]
4 Erstellen eines weiteren Angebots
Abbildung 18 – Verlauf und Eingangsbestätigung nach Rückzug
4 Erstellen eines weiteren Angebots
Wenn Sie Ihr erstes Angebot zurückgezogen haben, können Sie ein neues abgeben.
Hinweis: Bei ausgewählten Ausschreibungen sind auch zwei Hauptangebote gleichzeitig möglich. Sie erkennen es daran, dass Sie ein zweites Angebot im AI Bietercockpit erstellen und abgeben können, ohne das erste Angebot zurückziehen zu müssen.
Abbildung 19 – Anzeige erstes Angebot
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neues Angebot“ um ein zweites Angebot anzulegen:
14 / 16
[Seite 15]
4 Erstellen eines weiteren Angebots
Abbildung 20 – Zweites Angebot wurde angelegt
Dieses zweite Angebot enthält wie das erste alle notwendigen Unterlagen in noch unbearbei- tetem Zustand. Gehen Sie einfach wieder so vor wie beim ersten Angebot.
Stand: 31.03.2021 15 / 16
[Seite 16]
Anhang A Abbildungsverzeichnis
Anhang A Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1 – Schaltfläche "Abgeben" zum Angebot ............................................................. 4 Abbildung 2 – Wahl zwischen elektronischer Angebotsabgabe und Drucken der Angebotsunterlagen....................................................................................................... 4 Abbildung 3 – Prüfung der Angebotsunterlagen durch das AI Bietercockpit .......................... 5 Abbildung 4 – Begleitzettel zum elektronischen Angebot und Schaltfläche "Signieren" ......... 6 Abbildung 5 – Hinweis auf Erforderlichkeit von Signaturen in der Aufforderung zur Angebotsabgabe ........................................................................................................... 6 Abbildung 6 – Auswahl zwischen Qualifizierter und Fortgeschrittener Signatur ..................... 7 Abbildung 7 – AI Bietercockpit liest das Zertifikat von einer Signaturkarte ein ....................... 8 Abbildung 8 – Anzeige eines vom AI Bietercockpit identifizierten und eingelesenen Zertifikats ...................................................................................................................................... 8 Abbildung 9 – Hinweis zur PIN-Eingabe bei Signaturkarte .................................................... 9 Abbildung 10 – Suchen nach der Zertifikatsdatei ................................................................... 9 Abbildung 11 – Dauerhafte Hinterlegung eines Soft-Zertifikats .............................................10 Abbildung 12 – Eingabe der PIN bei Soft-Zertifikat ...............................................................10 Abbildung 13 – Anzeige nach erfolgreicher Anbringung der Signatur ...................................11 Abbildung 14 – Eingangsbestätigung zu einem elektronischen Angebot ..............................11 Abbildung 15 – Schaltfläche "Zurückziehen" beim Angebot ..................................................12 Abbildung 16 – Bestätigung dass Zurückziehen möglich ist .................................................13 Abbildung 17 – Begleitzettel bestätigen ................................................................................13 Abbildung 18 – Verlauf und Eingangsbestätigung nach Rückzug .........................................14 Abbildung 19 – Anzeige erstes Angebot ...............................................................................14 Abbildung 20 – Zweites Angebot wurde angelegt .................................................................15
16 / 16
[Seite 17]
Elektronische Angebote
erstellen
Vergabeplattform Land Hessen
Stand: April 2021
Hessische Zentrale für Datenverarbeitung | Postfach 3164 | 65021 Wiesbaden | http://www.hzd.hessen.de
[Seite 18]
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
1 Übersicht ..................................................................................................................... 3
2 Empfohlene Software zur Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen ................ 3
2.1 PDF ........................................................................................................................ 3
2.2 ZIP ........................................................................................................................ 3
2.3 GAEB (D83/P83/X83 bzw. D84/P84/X84) ..................................................................... 3 2.3.1 wingaeb ........................................................................................................... 4 2.3.2 OfferteL ........................................................................................................... 4
2.4 JPG, PNG etc. ............................................................................................................... 4
2.5 DWG/DWF .................................................................................................................... 5
3 Erstellen eines elektronischen Angebots .................................................................. 5
3.1 Bei welchen Ausschreibungen sind elektronische Angebote möglich? .......................... 5
3.2 Unterlagen im Bietercockpit bearbeiten ......................................................................... 6
3.3 Angebot vervollständigen .............................................................................................. 9
3.4 Weitere Hinweise zu den Angebotsunterlagen .............................................................. 9
3.5 Weiteres Angebot erstellen ......................................................................................... 10
3.6 Angebot abgeben ........................................................................................................ 11
Anhang A Abbildungsverzeichnis ............................................................................... 12
2 / 12
[Seite 19]
1 Übersicht
1 Übersicht
Interessierten Firmen stehen auf der Vergabeplattform Landes Hessen unter vergabe.hes- sen.de eine Reihe von Möglichkeiten zur elektronischen Sichtung und Bearbeitung von Aus- schreibungen von Dienststellen der hessischen Landesverwaltung zur Verfügung. Der Prozess der elektronischen Vergabe wird durch die Möglichkeit der elektronischen Ange- botsabgabe vervollständigt. Den bietenden Unternehmen soll mit dieser Anleitung eine Hilfe- stellung bei der elektronischen Vergabe angeboten werden. Diese Anleitung informiert Sie ausschließlich darüber, wie Sie ein elektronisches Angebot er- stellen. Sie wird ergänzt durch weitere Anleitungen auf der Vergabeplattform Land Hessen: Bietercockpit von der Vergabeplattform aus aufrufen Einstellungen im Bietercockpit Bieterfragen und Nachrichten zur Ausschreibung einsehen und erstellen Elektronische Angebote abgeben und zurückziehen Support zur elektronischen Angebotsabgabe
2 Empfohlene Software zur Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen
Die elektronischen Vergabeunterlagen haben in der Regel eines der folgenden Formate. Um die Unterlagen zu bearbeiten, benötigen Sie eine zum Format passende Software:
2.1 PDF
Um die PDF-Dateien aus den Vergabeunterlagen zu lesen oder zu bearbeiten, eignet sich z.B. der Adobe Acrobat Reader. Es ist auch möglich, andere gängige Programme für dieses Format verwenden.
2.2 ZIP
Die Vergabeunterlagen können ZIP-Dateien enthalten oder auch als ZIP-Datei von Ihnen her- untergeladen werden. Um diese Dateien entpacken zu können, eignet sich z.B. das Programm 7-ZIP. Sie können auch andere gängige Programme für dieses Format verwenden.
2.3 GAEB (D83/P83/X83 bzw. D84/P84/X84)
In elektronischen Ausschreibungen insbesondere von Hoch- und Tiefbau können Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format als D83/X83-Dateien enthalten sein. Die Vergabeplattform Land Hessen bietet Ihnen folgende Programme zur Bearbeitung von GAEB-Dateien an. Es ist jedoch auch möglich, andere externe GAEB-Bearbeitungsprogramme zu verwenden.
Stand: 31.03.2021 3 / 12
[Seite 20]
2 Empfohlene Software zur Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen
2.3.1 wingaeb
Die Software wingaeb ist im AI Bietercockpit zur direkten Bearbeitung von GAEB-Leistungs- verzeichnissen integriert. Laden Sie sich das Programm auf der Seite des Herstellers in der kostenfreien „Viewer“-Version herunter. Wenn Sie dann das Programm bei sich auf dem Rechner direkt aufrufen, können Sie damit GAEB-Dateien nur ansehen, nicht bearbeiten. Öffnen Sie als angemeldeter Benutzer auf unserer Vergabeplattform Land Hessen das AI Bie- tercockpit und legen dort unter Einstellungen den wingaeb-Viewer als Ihre Bearbeitungssoft- ware für GAEB-Dateien fest:
Abbildung 1 – Festlegung auf wingaeb im Bietercockpit
Wenn Sie die Vergabeunterlagen im AI Bietercockpit bearbeiten, ist es Ihnen mit der vom Hersteller bereit gestellten Lizenz möglich, die Leistungsverzeichnisse direkt aufzurufen. Diese öffnen dann im Programm wingaeb im Bearbeitungsmodus.
2.3.2 OfferteL
Für die Bearbeitung von Vergabeunterlagen außerhalb des Bietercockpits können Sie z.B. die Software OfferteL verwenden. Laden Sie sich das Programm auf der Vergabeplattform Land Hessen herunter: Systemvoraussetzungen Damit können Sie dann GAEB-Dateien bearbeiten, die Sie auf Ihrem Rechner ablegen. Wenn Sie die bearbeitete GAEB-Datei im AI Bietercockpit für ein Angebot benötigen, müssen Sie diese extern zu den Vergabeunterlagen hinzu laden.
2.4 JPG, PNG etc.
In den Vergabeunterlagen enthaltene Bilder und Grafiken z.B. im JPG- oder PNG-Format kön- nen Sie sich mit einem Bildbetrachter wie z.B. IrfanView anzeigen lassen. Sie können auch andere gängige Programme für diese Formate verwenden.
4 / 12
[Seite 21]
3 Erstellen eines elektronischen Angebots
2.5 DWG/DWF
Sind in den Vergabeunterlagen Grafikdateien oder Vektorgrafiken im Format DWG bzw. DWF enthalten, benötigen Sie einen entsprechenden Betrachter, mit dem Sie sich die Grafiken an- zeigen lassen können. Es eignen sich z.B. die Programme DWF Viewer oder DWG Viewer von Autodesk. Sie können auch andere gängige Programme für dieses Format verwenden.
3 Erstellen eines elektronischen Angebots
3.1 Bei welchen Ausschreibungen sind elektronische Angebote möglich?
Ausschreibungen, bei denen elektronische Angebote abgegeben werden können, sind in der Bekanntmachung entsprechend gekennzeichnet. Wenn Sie also eine Ausschreibung auf der Vergabeplattform Land Hessen gefunden haben, zu der Sie ein Angebot abgeben möchten, rufen Sie die Bekanntmachung durch Klick auf den Namen der Ausschreibung auf:
Abbildung 2 – Ausschreibungssuche auf der Vergabeplattform Land Hessen
In der Bekanntmachung zur Ausschreibung kann je nach Verfahrensart die Angabe zur Zuläs- sigkeit elektronischer Angebote unterschiedlich ausfallen:
Stand: 31.03.2021 5 / 12
[Seite 22]
3 Erstellen eines elektronischen Angebots
Abbildung 3 – Beispiel 1 für die Zulassung digitaler Angebote in der EU-Bekanntmachung
oder
Abbildung 4 – Beispiel 2 für die Zulassung digitaler Angebote in der nationalen Bekanntmachung
3.2 Unterlagen im Bietercockpit bearbeiten
Wie Sie das Bietercockpit starten und dort die gewünschte Ausschreibung auswählen, haben wir in der gesonderten Anleitung „Bietercockpit von der Vergabeplattform aus aufrufen“ be- schrieben. Zu der gewählten Ausschreibung sehen Sie eine Übersicht mit vier Überschriften in Form von Trennbalken: „Bekanntmachung“, „Nachrichten“, „Vergabeunterlagen (zur Durchsicht)“ und „Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung)“. Beim Aufruf wird immer die „Bekanntmachung“ geöffnet gezeigt. Die anderen Bereiche öffnen Sie bei Bedarf mit Klick auf die Überschrift.
6 / 12
[Seite 23]
3 Erstellen eines elektronischen Angebots
Abbildung 5 – Vier Bereiche einer Ausschreibung
Sie möchten ein Angebot erstellen. Öffnen Sie daher bitte die Ansicht „Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung)“. Wenn Sie stattdessen „Vergabeunterlagen (zur Durchsicht)“ öffnen, haben Sie keine Bearbeitungsmöglichkeit.
Abbildung 6 – Ansicht Angebotsunterlagen im AI Bietercockpit
Im Bietercockpit ist an dieser Stelle immer ein „Angebot 1“ bereits vorbereitet. Wenn Sie auf „Erstellen“ klicken, wird Ihnen das AI Bietercockpit ein weiteres Angebot erstellen. Öffnen Sie also das bereits vorbereitete erste Angebot durch Doppelklick oder rechts unter Aktionen über den Pfeil und dann „Angebot bearbeiten“.
Stand: 31.03.2021 7 / 12
[Seite 24]
3 Erstellen eines elektronischen Angebots
Abbildung 7 – Zusammenstellen der Unterlagen für ein Angebot
Das AI Bietercockpit zeigt Ihnen alle Dokumente, für die die ausschreibende Stelle eine Vor- lage als Bestandteil des Angebots vorgibt. Diese haben zu Anfang immer den Status „Unbe- arbeitet“. Öffnen Sie jedes dieser Dokumente mindestens einmal über die Schaltfläche „Öffnen“ in der rechten Spalte (Aktionen). Füllen Sie die Dokumente so weit wie möglich aus und speichern diese. Alle Dokumente können auch mehrfach von Ihnen bearbeitet werden. Über die Schaltfläche rechts ist außer der Option „Öffnen“ auch „Exportieren“ auswählbar. So können Sie die Dokumente lokal speichern und bearbeiten. Im Anschluss laden Sie die bear- beitete Datei wieder hoch, indem Sie oberhalb des Angebots auf die Schaltfläche „Dateien importieren“ klicken.
Hinweis: Wenn Sie eine enthaltene GAEB-Datei in einem externen Programm bearbeiten möchten, so müssen Sie die GAEB-Datei (.x83/.d83) zunächst aus den Unterlagen exportieren. Dies ge- lingt nur dann korrekt, wenn Sie die Karte „Angebot“ verlassen und stattdessen „Vergabeun- terlagen (zur Durchsicht)“ öffnen. Die so exportierte GAEB-Datei mit einem der Formate .x83 oder .d83 bearbeiten Sie lokal außerhalb des Bietercockpits mit Ihrer Baukalkulationssoftware. Anschließend öffnen Sie wieder die Karte „Angebot“ und wählen bei der GAEB-Datei (.x84/.d84) bitte die Schaltfläche „Datei ersetzen“ aus dem rechten Aktionenmenü. Damit können Sie Ihr bearbeitetes Leistungsverzeichnis dem Angebot hinzuzufügen. Im Anschluss haben die Dokumente einen neuen Status: „Gelesen“, „Bearbeitet“, Importiert“ oder „Fertiggestellt“.
8 / 12
[Seite 25]
3 Erstellen eines elektronischen Angebots
3.3 Angebot vervollständigen
Nur Dokumente, bei denen das AI Bietercockpit aufgrund ihrer Struktur eine Auswertung vor- nehmen kann, erhalten den Status „Fertiggestellt“. Alle anderen Zustände können für Ihr An- gebot ausreichend sein, sie können nur nicht vom AI Bietercockpit ausgewertet werden. Es kann außerdem sein, dass eine ganze Reihe weiterer Dokumente als Bestandteil des An- gebots von der ausschreibenden Stelle verlangt werden. Welche Dokumente insgesamt verlangt werden und welche Anforderungen an die Bearbeitung und Inhalte der Dokumente gestellt werden, können Sie den Vergabeunterlagen entnehmen. Um dort nachzuschauen, verlassen Sie den Bereich „Unterlagen (zur Bearbeitung)“ und öffnen den Bereich „Vergabeunterlagen (zur Durchsicht)“ zur gewählten Ausschreibung. Bitte studieren Sie die Vergabeunterlagen genau. An welcher Stelle und in welcher Form die ausschreibende Stelle Vorgaben für das Angebot macht, kann sich von Ausschreibung zu Ausschreibung unterscheiden. Daher kann dies auch nicht vom AI Bietercockpit ausgewertet werden. Es liegt allein in Ihrer Verantwortung, das elektronische Angebot mit Dokumenten zu vervoll- ständigen und auch die Dokumente selbst vollständig und korrekt zu füllen. Zusätzlich erforderliche Dokumente erstellen Sie bitte lokal. Öffnen Sie dann wieder den Be- reich „Angebot“ zur Ausschreibung. Laden Sie alle zusätzlichen Dokumente über die Schalt- fläche „Datei importieren“ hinzu.
Abbildung 8 – Beispielansicht für ein fertig bearbeitetes Angebot
3.4 Weitere Hinweise zu den Angebotsunterlagen
Bitte achten Sie bei der Zusammenstellung der Angebotsunterlagen auf deren Größe. Für die Abgabe Ihres elektronischen Angebots sind technische Grenzen gesetzt.
Stand: 31.03.2021 9 / 12
[Seite 26]
3 Erstellen eines elektronischen Angebots
Um eine erfolgreiche Übertragung zu gewährleisten orientieren Sie sich bitte an folgenden Angaben: Maximale Größe einer einzelnen Datei: 1 GB Maximale Gesamtgröße der Angebotsunterlagen: 2 GB Die verfügbare Bandbreite Ihrer Internetverbindung erlaubt die Übertragung innerhalb von 30 Minuten
3.5 Weiteres Angebot erstellen
Sie können jederzeit zusätzlich zum ersten Angebot ein weiteres Angebot erstellen. Dafür kann es mehrere Gründe geben: Die Vergabestelle hat eine neue Version der Vergabeunterlagen veröffentlicht. Damit Ihr Angebot korrekt ist, müssen Sie ein neues Angebot erstellen, weil das erste Ange- bot sich noch auf die veraltete Version der Vergabeunterlagen bezieht. Bei ausgewählten Ausschreibungen sind auch zwei Hauptangebote gleichzeitig mög- lich.
Damit eine neue Version von Vergabeunterlagen berücksichtigt wird, klicken Sie bitte vor Er- stellen eines neuen Angebots auf die Schaltfläche „Synchronisieren“ oberhalb der vier Berei- che zur Ausschreibung.
Abbildung 9 – Übersicht Ausschreibung mit Schaltflächen "Synchronisieren" und "Neues Angebot"
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Neues Angebot“ um ein weiteres Angebot anzulegen:
Abbildung 10 – Zweites Angebot wurde angelegt
10 / 12
[Seite 27]
3 Erstellen eines elektronischen Angebots
Dieses neue Angebot enthält wie das erste alle von der ausschreibenden Stelle vorgegebenen Vorlagen in noch unbearbeitetem Zustand. Wurden diese in der neuen Version der Vergabe- unterlagen verändert, liegen sie hier in der aktuellen Version vor. In diesem Fall sollten Sie die Dokumente auf keinen Fall durch Dokumente ersetzen, die Sie für ein früheres Angebot lokal gespeichert hatten. Ansonsten gehen Sie einfach weiter vor wie bei den früheren Angeboten.
3.6 Angebot abgeben
Wie Sie das fertige Angebot abgeben und was dabei zu beachten ist, lesen Sie bitte in der Anleitung „Elektronische Angebote abgeben und zurückziehen“.
Stand: 31.03.2021 11 / 12
[Seite 28]
Anhang A Abbildungsverzeichnis
Anhang A Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1 – Festlegung auf wingaeb im Bietercockpit ........................................................ 4 Abbildung 2 – Ausschreibungssuche auf der Vergabeplattform Land Hessen ....................... 5 Abbildung 3 – Beispiel 1 für die Zulassung digitaler Angebote in der EU-Bekanntmachung .. 6 Abbildung 4 – Beispiel 2 für die Zulassung digitaler Angebote in der nationalen Bekanntmachung ........................................................................................................... 6 Abbildung 5 – Vier Bereiche einer Ausschreibung ................................................................. 7 Abbildung 6 – Ansicht Angebotsunterlagen im AI Bietercockpit ............................................. 7 Abbildung 7 – Zusammenstellen der Unterlagen für ein Angebot .......................................... 8 Abbildung 8 – Beispielansicht für ein fertig bearbeitetes Angebot .......................................... 9 Abbildung 9 – Übersicht Ausschreibung mit Schaltflächen "Synchronisieren" und "Neues Angebot" .......................................................................................................................10 Abbildung 10 – Zweites Angebot wurde angelegt .................................................................10
12 / 12