Anlage 8

HINTERLEGUNGSVEREINBARUNG

zwischen den unterzeichnenden Parteien

Auftragnehmer

Straße, Hausnummer

PLZ, Ort

– nachstehend "Auftragnehmer" genannt –

und

Bundesdruckerei GmbH

Kommandantenstraße 18

10969 Berlin

– nachfolgend "Auftraggeber" genannt –

und

Escrow-Agent

Straße, Hausnummer

PLZ, Ort

– nachfolgend "Escrow-Agent" genannt –

Der Escrow-Agent, der Auftragnehmer und die Bundesdruckerei werden im Folgenden einzeln als "Partei" und gemeinsam als die "Parteien" bezeichnet.

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INHALT / TABLE OF CONTENTS

Inhalt

PRÄAMBEL: ......................................................................................................................... 3

§ 1 – ZWECK ....................................................................................................................... 3

§ 2 – VERPFLICHTUNGEN DES AUFTRAGNEHMERS ................................................................... 4

§ 3 – VALIDIERUNG ............................................................................................................. 4

§ 4 – GEISTIGES EIGENTUM, RECHTE .................................................................................... 5

§ 5 – VERPFLICHTUNGEN DES ESCROW-AGENTEN ................................................................... 5

§ 6 – ERÖFFNUNG DES HINTERLEGUNGSGEGENSTANDES ........................................................ 6

§ 7 – DAUER UND KÜNDIGUNG ............................................................................................. 6

§ 8 – VERGÜTUNG ............................................................................................................... 7

§ 9 – SCHLUSSBESTIMMUNGEN............................................................................................. 7

§ 10 – NOTIFIKATIONEN ....................................................................................................... 7

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PRÄAMBEL:

Der Auftragnehmer ist auf die Implementierung von softwarebasierten Steuerungssystemen spezialisiert.
Der Auftraggeber benötigt für die Steuerung und Verwaltung der logistischen Prozesse des automatisierten Palettenlagers ein neu zu erstellendes, softwarebasiertes Lagerverwaltungssystem.

Zu diesem Zweck haben die Parteien einen Vertrag über die Lieferung und betriebsfähiger Bereitstellung eines Software-Systems samt zeitlich unbefristeter Überlassung von Standardsoftware, Customizing der Software sowie dazugehörige Pflege und Supportleistungen unterzeichnet (Softwarebeschaffungsvertrag zum Vergabeverfahren „Lagerverwaltungssystem und Materialflussrechner für ein automatisiertes Palettenlager“).

Mit dieser Hinterlegungsvereinbarung soll dem Interesse des Auftraggebers Rechnung getragen werden, die aus dem Quellcode abgeleitete Software in den in diesem Vertrag bezeichneten Fällen auch ohne die Mitwirkung des Auftragnehmers anhand des Quellcodes ändern zu können. Hierzu benötigt der Auftraggeber Zugang zum vollständigen und lauffähigen Quellcode der Software, einschließlich aller Komponenten sowie einer technischen Dokumentation des Quellcodes entsprechend den Vorgaben in der Anlage 2 (Lastenheft) des zwischen den Parteien geschlossenen Vertrages. Der Quellcode samt entsprechender technischer Dokumentation hat der Auftragnehmer beim Escrow-Agenten hinterlegt („der Hinterlegungsgegenstand).
Zugleich soll das Interesse des Auftragnehmers an der Geheimhaltung des Quellcodes berücksichtigt werden, so dass eine endgültige Verwendung des Quellcodes nur dann erfolgen soll, wenn der Auftragnehmer nicht mehr in der Lage ist, den Softwarebeschaffungsvertrag störungsfrei zu erfüllen.
Die Parteien haben daher einvernehmlich beschlossen, den Escrow-Agenten als Treuhänder für die Hinterlegung zu benennen.

§ 1 – ZWECK

1.1. Zweck der vorliegenden Hinterlegungsvereinbarung ist die Hinterlegung des ordnungsgemäß dokumentierten Quellcodes der im Softwarebeschaffungsvertrag beschriebenen Standardsoftware nebst vollständiger Entwicklungsdokumentation (inkl. Schnittstellen, Datenmodelle, Customizing- Möglichkeiten zur Sicherstellung der langfristigen Wartbarkeit, Weiterentwicklung und Interoperabilität der Lösung). Die Hinterlegung dient der Aufrechterhaltung der nach Maßgabe des Softwarebeschaffungsvertrages vom Auftragnehmer zu erbringenden Pflegeleistungen und soll dem Auftraggeber die technische Möglichkeit geben, das Steuerungssystem bei Ausfall des Auftragnehmers eigenständig weiter betreiben zu können, ohne auf die Mitwirkung des Auftragnehmers angewiesen zu sein.

1.2. Der vorliegende Vertrag hat darüber hinaus den Zweck, die Bedingungen für die Übergabe und Herausgabe des in der Präambel definierten Hinterlegungsgegenstandes sowie den Zugriff des Auftraggebers auf diesen festzulegen.

1.3. Die vorliegende Hinterlegungsvereinbarung wird wirksam mit Abschluss des Softwarebeschaffungsvertrages.

1.4. Die Hinterlegungsvereinbarung bildet zusammen mit dem Softwarebeschaffungsvertag eine Einheit.

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§ 2 – VERPFLICHTUNGEN DES AUFTRAGNEHMERS

2.1. Spätestens zum Termin der Gesamtabnahme übergibt der Auftragnehmer dem Escrow-Agenten den Hinterlegungsgegenstand in der aktuellsten Version mit der genauen Bezeichnung des Hinterlegungsgegenstandes und dem Datum der Übergabe. Eine Verschlüsselung des Hinterlegungsgegenstandes ist dem Auftragnehmer nur gestattet, wenn die zum ungehinderten Zugriff notwendigen Informationen gemeinsam mit dem Hinterlegungsgegenstand an den Escrow- Agent überlassen werden.

2.2. Der Escrow-Agent benachrichtigt den Auftraggeber unverzüglich von der Übergabe des Hinterlegungsgegenstandes durch den Auftragnehmer.

2.3. Der Hinterlegungsgegenstand muss bei Hinterlegung vollständig und so beschaffen sein, dass er eine Einarbeitung durch einen durchschnittlich erfahrenen Softwareentwickler binnen angemessener Zeit sowie eine fachgerechte Fehlerbeseitigung, Pflege und Weiterentwicklung der Vertragssoftware ohne Unterstützung des Auftragnehmers und Dritter ermöglichen.

2.4. Mit Überlassung einer produktiv freigegebenen neuen, aktualisierten oder sonst geänderten Version der vertragsgegenständlichen Software oder von Teilen hiervon (z. B. Patches, Updates, Schnittstellen, Datenmodelle oder Customizing-Möglichkeiten) ist der Auftragnehmer verpflichtet, den Hinterlegungsgegenstand innerhalb eines Quartals nach Bereitstellung der jeweiligen produktiv freigegebenen Softwareversion in aktualisierter und vollständiger Fassung beim Escrow-Agent gemäß dieser Hinterlegungsvereinbarung zu hinterlegen. Der jeweilige Versionsstand sowie die gegenüber der vorherigen Hinterlegung vorgenommenen Änderungen sind nachvollziehbar zu dokumentieren.

2.5. Für den Fall, dass der Hinterlegungsvereinbarung durch ordentliche oder außerordentliche Kündigung oder einem sonstigen Grund beendet wird oder endet, verpflichtet sich der Auftragnehmer, den Hinterlegungsgegenstandes unverzüglich an einen neuen Escrow-Agenten zu übergeben, der in gegenseitigem Einvernehmen zwischen den Parteien ausgewählt wird und sich bereit erklärt, die Hinterlegungsvereinbarung fortzuführen. Die Übergabe des Hinterlegungsgegenstandes an den neuen Escrow-Agenten wird durch das Zustandekommen eines neuen Vertrages zwischen den Parteien und dem neuen Escrow-Agenten festgehalten.

§ 3 – VALIDIERUNG

3.1. Der Auftraggeber kann jederzeit einen öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen beauftragen, den Hinterlegungsgegenstand auf Identität mit den geschuldeten Gegenständen und auf die Eignung nach § 1 und § 2 zu überprüfen. Die Untersuchung darf nicht ermöglichen, dass der Sachverständige einen umfassenden Einblick in das dem Hinterlegungsgegenstand verkörperte Know-how erhält. Zweck der Prüfung durch den Sachverständigen ist es, festzustellen, ob der hinterlegte Gegenstand die in der Anlage 2 (Lastenheft) des Softwarebeschaffungsvertrages festgelegten Bestandteile enthält. Der Sachverständige ist nicht berechtigt, Kopien des Hinter- legungsgegenstandes anzufertigen und/ oder den Inhalt des Hinterlegungsgegenstandes an Dritte, auch nicht an den Auftraggeber, weiterzugeben. Der Sachverständige berichtet dem Auftraggeber nur über das Ergebnis der Vollständigkeit des Hinterlegungsgegenstands; im Übrigen ist er unmittelbar zugunsten des Auftragnehmers gegenüber jedermann zur Verschwiegenheit über seine Wahrnehmungen verpflichtet. Auftraggeber und Kostenschuldner ist der Auftraggeber.

3.2. Bei der Validierung zutage tretende Probleme und Mängel hat der Auftragnehmer unverzüglich zu beseitigen.

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§ 4 – GEISTIGES EIGENTUM, RECHTE

4.1. Mit Übergabe des Hinterlegungsgegenstandes durch den Escrow-Agenten an den Auftraggeber erhält dieser am Hinterlegungsgegenstand unwiderruflich ein dauerhaftes, nicht-ausschließliches und nicht übertragbares Recht, den Hinterlegungsgegenstand zu vervielfältigen, zu bearbeiten, in veränderter oder unveränderter Form im Rahmen des Vertragsgegenstandes gemäß Softwarebeschaffungsvertrag zu verwerten, um die Einsatzfähigkeit und Nutzbarkeit des Steuerungssystems zu gewährleisten. Dies umfasst des Weiteren das Recht den Quellcode in ablauffähigen Objektcode zu übersetzen, zu bearbeiten, zu arrangieren und sonst wie umzuarbeiten, insbesondere über Änderungen des Quellcodes Fehler der Software zu beseitigen und die Software weiterzuentwickeln, Schnittstellen herzustellen und die Software an geänderte Systemumgebungen anzupassen sowie den Quellcode und die Ergebnisse der Umarbeitung zu vervielfältigen und den aus dem Quellcode abgeleiteten Objektcode umzuarbeiten.

4.2. Die vorgenannten Rechte bestehen nur für den Zweck nach dem Vertragsgegenstand gemäß Softwarebeschaffungsvertrag.

4.3. Der Auftraggeber darf die Befugnisse nach Abs. 2 durch eigene Mitarbeiter und durch ein drittes Unternehmen ausüben lassen. Ein drittes Unternehmen muss sich zuvor schriftlich verpflichten, keine anderen als die in Abs. 2 genannten Vorgänge durchzuführen und die in Erfahrung gebrachten Informationen ausschließlich für den im Softwarebeschaffungsvertrag bestimmten Zweck zu nutzen und im Übrigen gegenüber jedermann geheim zu halten.

§ 5 – VERPFLICHTUNGEN DES ESCROW-AGENTEN

5.1. Während der gesamten Dauer dieser Hinterlegungsvereinbarung ist der Escrow-Agent verpflichtet:

gegenüber den Parteien eine unabhängige Partei zu sein und nur im Rahmen der Ausführung dieser Hinterlegungsvereinbarung an sie gebunden zu sein;
den Hinterlegungsgegenstand unter den besten Bedingungen zu lagern und aufzubewahren, so dass er vor den Risiken des Diebstahls oder jeglicher Veränderung geschützt ist;
die Parteien im Falle eines Verlustes unverzüglich zu informieren;
sich für seine Haftung als Treuhänder des Hinterlegungsgegenstandes zu versichern und versichert zu halten und dies auf Verlangen des Auftragnehmers und/oder des Auftraggebers nachzuweisen; die Haftung des Escrow-Agenten ist dabei auf die gesetzliche Haftung entsprechend seiner Rechtsform begrenzt;
das mit einem Zugriffsrecht des Auftraggebers belastete Eigentum am Hinterlegungsgegenstand des Auftragnehmers zu respektieren, sich jedem Versuch einer Pfändung oder Beschlagnahme des Hinterlegungsgegenstandes und generell jeder Beeinträchtigung durch Dritte zu widersetzen;
dem Auftraggeber den Zugang zu dem Hinterlegungsgegenstand gemäß § 6 zu gewähren;
die Parteien über jede Änderung seines Sitzes, die auf der ersten Seite dieser Vereinbarung aufgeführt ist, zu informieren;

5.2. Der Escrow-Agent überprüft den Hinterlegungsgegenstand daraufhin, ob dieser mit den vom Auftragnehmer gemäß § 2 (1) und Ziffer 4 der Präambel zur Verfügung gestellten Informationen übereinstimmt. Der Escrow-Agent überprüft die Daten jedoch weder physikalisch noch inhaltlich. Der Escrow-Agent übernimmt insbesondere keine Haftung für die sachliche Richtigkeit oder Vollständigkeit des Hinterlegungsgegenstands im Sinne des § 2 (3).

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5.3. Stellen sich bei dieser Überprüfung Abweichungen heraus, ist der Escrow-Agent verpflichtet, Nach- besserung des Hinterlegungsgegenstandes zu verlangen. Sind die Mängel nicht binnen 14 Tagen beseitigt, wird der Escrow-Agent diesen Umstand dem Auftraggeber melden.

§ 6 – ERÖFFNUNG DES HINTERLEGUNGSGEGENSTANDES

6.1. Der Escrow-Agent verpflichtet sich, den Hinterlegungsgegenstand an den Auftraggeber herauszugeben, wenn zumindest eine der nachfolgenden Bedingungen a) bis h) erfüllt ist.

a. Der Auftragnehmer hat der Eröffnung per Einschreiben an den Escrow-Agenten zugestimmt. b. Es liegt eine zumindest vorläufig vollstreckbare Entscheidung eines Gerichtes (auch im einstweiligen Verfügungsverfahren) oder Schiedsgerichtes vor, und die in der Entscheidung genannten Bedingungen (z.B. im Hinblick auf eine Sicherheitsleistung) sind erfüllt. c. Es tritt eine wesentliche Verschlechterung der Vermögenslage des Auftragnehmers ein oder droht einzutreten, und dadurch ist die Erfüllung von Verbindlichkeiten gegenüber dem Auftraggeber gefährdet; in den genannten Fällen hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Eine wesentliche Verschlechterung der Vermögenslage des Auftragnehmers ist ins- besondere anzunehmen bei Vollstreckungsmaßnahmen gegen den Auftragnehmer, wenn diese nicht innerhalb von 1 Monat aufgehoben werden, oder im Falle wiederholter Zwangsvoll- streckungsmaßnahmen, sowie im Falle der Abgabe der eidesstattlichen Versicherung oder eines Insolvenzantrages. d. Mangels Masse wird der Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Auftragnehmers abgewiesen und ein Insolvenzverfahren nicht eröffnet; oder über das Vermögen des Auftragnehmers wird ein Insolvenzverfahren eröffnet und der Insolvenzverwalter stimmt der Herausgabe des Hinterlegungsgegenstands an den Auftraggeber zu; oder der Auftragnehmer wird liquidiert oder wird im Handelsregister gelöscht. e. Der Auftragnehmer hat seine Geschäftstätigkeit endgültig eingestellt, ohne einen Nachfolger zu benennen, der in der Lage und bereit ist, die Support- und Pflegeleistungen innerhalb von 4 Monaten fortzusetzen. f. Der Auftragnehmer hat Pflege- und Supportleistungen für das Steuerungssystem und/oder die zugrundeliegende Software endgültig eingestellt. g. Der Auftraggeber ist zur außerordentlichen Kündigung aus sonstigen Gründen gemäß § 38 des Softwarebeschaffungsvertrages berechtigt. h. Der Auftragnehmer den Pflegevertrag ordentlich kündigt.

6.2. Sofern in diesem Vertrag nicht anders vereinbart, wird der Escrow-Agent nur auf Anforderung der Parteien tätig. Er entscheidet über die Herausgabe nach pflichtgemäßem Ermessen. Dem Escrow- Agenten sind geeignete objektive Nachweise über ein Vorliegen zumindest einer der Bedingungen der Buchstaben b) bis g) des Absatzes 1 vorzulegen. Werden diese Nachweise nur von einer der Parteien vorgelegt, ist der Escrow-Agent verpflichtet, von der jeweils anderen Partei eine Bestätigung der Korrektheit der Nachweise oder des sich daraus ergebenden Sachverhalts zu verlangen.

Eine derartige Bestätigung oder eine begründete Verweigerung der Abgabe einer derartigen Bestätigung muss dem Escrow-Agenten innerhalb von 14 Tagen nach Eingang der Anfrage des Escrow-Agenten bei der betreffenden Partei zugehen. Erhält der Escrow-Agent innerhalb der vorgenannten Frist keine derartige Bestätigung oder begründete Verweigerung der Abgabe einer derartigen Bestätigung, gilt die Bestätigung als abgegeben.

§ 7 – DAUER UND KÜNDIGUNG

7.1. Diese Hinterlegungsvereinbarung tritt mit Inkrafttreten des Softwarebeschaffungsvertrages in Kraft und gilt befristet auf einen Zeitraum von 10 Jahren. Der Auftraggeber ist berechtigt, diese

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Vereinbarung jederzeit ordentlich unter Verzicht auf die ihm nach dieser Vereinbarung gegenüber den übrigen Parteien eingeräumten Rechte zu kündigen. Der Auftragnehmer nimmt den Verzicht schon jetzt an.

7.2. Wird über das Vermögen einer Partei des Insolvenzverfahren eröffnet, so berühren Handlungen des Insolvenzverwalters für den Gemeinschuldner den Bestand dieser Vereinbarung im Verhältnis der beiden übrigen Vertragsparteien zueinander nicht.

§ 8 – VERGÜTUNG

8.1. Die Vergütung für die aufgrund der Hinterlegungsvereinbarung erbrachten Leistungen des Escrow- Agenten trägt der Auftraggeber.

Der Escrow-Agent erhält für die Verwahrung eine Vergütung in Höhe von XX Euro netto pro Hinterlegungsgegenstand und angefangenem Kalenderjahr. Anwaltliche Tätigkeiten, insbesondere im Rahmen der §§ 5 und 6, werden aufwandsabhängig zu einem Stundensatz von XX Euro netto vergütet. Auslagen des Escrow-Agenten (wie etwa für Kuriersendungen) werden vom Auftraggeber erstattet.

8.2. Der Escrow-Agent stellt seine Rechnungen in Euro aus, unter Einhaltung der für ihn geltenden ge- setzlichen Bestimmungen.

8.3. Die Beträge, die der Auftraggeber dem Escrow-Agenten schuldet, werden um die zum Zeitpunkt ihrer Fälligkeit geltenden gesetzlichen Steuern erhöht, insbesondere um die Mehrwertsteuer, falls anwendbar.

§ 9 – SCHLUSSBESTIMMUNGEN

9.1. Änderungen dieser Hinterlegungsvereinbarung bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Dies gilt ebenso für die Änderung dieses Schriftformerfordernisses.

9.2. Auf diese Hinterlegungsvereinbarung findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland mit Aus- nahme des UN-Kaufrechts (United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods vom 11.4.1980) Anwendung.

9.3. Die Parteien vereinbaren Berlin als ausschließlichen Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag.

9.4. Die Unwirksamkeit einzelner Regelungen dieser Hinterlegungsvereinbarung lässt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen unberührt. In diesem Fall verpflichten sich die Parteien, sich auf wirksame Regelungen zu verständigen, die wirtschaftlich dem intendierten Zweck der unwirksamen Rege- lungen am nächsten kommen. Dies gilt entsprechend für die Schließung etwaiger Lücken dieser Hinterlegungsvereinbarung.

§ 10 – NOTIFIKATIONEN

10.1. Alle nach dieser Vereinbarung erforderlichen Mitteilungen sind per Einschreiben mit Rückschein oder per nachverfolgbarer Kuriersendung an die betreffende Partei an folgende Adresse zu richten:

Für den Auftraggeber:

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Für den Escrow-Agenten:

Für den Auftragnehmer:

10.2. Jede Änderung dieser Angaben muss den anderen Parteien unverzüglich mitgeteilt werden, andern- falls ist die Änderung ihnen gegenüber nicht durchsetzbar.

Für den Auftragnehmer Für den Auftraggeber Für den Escrow-Agenten

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II.8_Anl8_Hinterlegungsvereinbarung_ECA-2026-035.pdf