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ANLAGE 1 zum Vertrag
Leistungsbeschreibung
Vergabeverfahren
„Lagerverwaltungssystem und Materialflussrechner
für ein automatisiertes Palettenlager“
Vergabe-Nr. ECA-2026-035
Vergabestelle:
Bundesdruckerei GmbH Office for EU-Contract awarding (FP ECA) Kommandantenstr. 18 10969 Berlin
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Lagerverwaltungssystem für ein automatisiertes Palettenlager
Inhaltsverzeichnis
Einleitung ......................................................................................................................................................... 3
Leistungsgegenstand ...................................................................................................................................... 3
End-of-Life / End-of-Sale ................................................................................................................................. 5
Pflege- und Supportleistungen inkl. Client-Lizenzen .................................................................................... 6
Lizenzmodell und Nutzungsumfang ........................................................................................... 6 Pflege- und Supportleistungen ................................................................................................... 7
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Lagerverwaltungssystem für ein automatisiertes Palettenlager
Einleitung
Die Bundesdruckerei GmbH - nachfolgend „Auftraggeber“ (AG) genannt - ist eine Tochter der Bundesdruckerei Gruppe GmbH. Sie gehört zu den weltweit führenden Anbietern von Produkten im Bereich der Hochsicherheitstechnologie und bietet innovative und komplette IT-Sicherheitslösungen für Unternehmen, Staaten und Behörden.
Mit Technologien und Dienstleistungen „Made in Germany“ schützt sie sensible Daten, Kommunikation und Infrastrukturen. Die Lösungen basieren auf der sicheren Identifikation von Bürgern, Kunden, Mitarbeitern und Systemen in der analogen und digitalen Welt. Mit einem ganzheitlichen Ansatz unterstützt sie ihre Kunden von der Konzeption und Umsetzung bis hin zum Betrieb und Service. Dabei erfasst, verwaltet und verschlüsselt die Bundesdruckerei sensible Daten, produziert Dokumente und Prüfgeräte, entwickelt Software für hochsichere Infrastrukturen und bietet Pass- und Ausweissysteme sowie automatische Grenzkontrolllösungen an.
Leistungsgegenstand
Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung und Einführung eines Lagerverwaltungssystems für die Steuerung und Verwaltung der logistischen Prozesse des automatisierten Palettenlagers. Im Rahmen des Projektes soll das derzeit eingesetzte Lagerverwaltungssystem durch ein neues System abgelöst werden.
Alle angebotenen Softwareprodukte und -dienste müssen mindestens für die Verwendung in Deutschland zugelassen sein.
Die detaillierten Anforderungen an das System und der Gegenstand der Lieferung sind im Lastenheft Anlage 12 spezifiziert. Die notwendige Infrastruktur wird vom Auftraggeber bereitgestellt.
Das Lagerverwaltungssystem hat alle im Lastenheft (Anlage 12) angegebenen Mindestanforderungen zu erfüllen.
Zur Implementierung der On-Premise-Lösung muss der Auftragnehmer (AN) die folgenden Aufgaben übernehmen:
| Position | Positionsbeschreibung |
|---|---|
| Projektmanagement | • Steuerung und Koordination des Gesamtprojekts |
| • Planung von Terminen, Ressourcen, Meilensteinen und Budget | |
| • Durchführung Projektmeetings, Statusbericht, Abstimmungen | |
| • Kommunikation mit Aufraggeber, Stakeholdern und Lieferanten | |
| • Risikomanagement, Änderungsmanagement und | |
| Qualitätssicherung | |
| Erstellung Pflichtenheft | • Analyse funktionale und technische Anforderungen basierend |
| auf dem Lastenheft |
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Lagerverwaltungssystem für ein automatisiertes Palettenlager
| • Detaillierte Beschreibung aller Systemfunktionen, Prozesse und | |
|---|---|
| Schnittstellen | |
| • Definition von Datenbankstrukturen, Rollen und | |
| Berechtigungen | |
| • Erstellung von Prozessdiagrammen, Use Cases und | |
| Systemabläufen | |
| • Abstimmung und Freigabe des Pflichtenhefts mit Auftraggeber | |
| und | |
| verbindliche Grundlage für die Umsetzung | |
| Schnittstellen & Integration | • Konzeption und Implementierung von Schnittstellen zu |
| Fremdsystemen (u.a. SAP, SPS, …) | |
| • Entwicklung, Test und Abnahme der Schnittstellenprozesse | |
| • Sicherstellung von Datenkonsistenz und Fehlerbehebung | |
| • Dokumentation der Schnittstellenarchitektur und -parameter | |
| Betriebliches Testing / | • Planung und Durchführung von Tests (Funktions-, Integrations-, |
| Abnahmephase / | Abnahme-, Stresstests) |
| Pilotbetrieb | • Erstellung von Testplänen und Testprotokollen |
| • Begleitung des Pilotbetriebs in einer realitätsnahen Umgebung | |
| • Unterstützung bei der fachlichen Abnahme durch die Anwender | |
| • Fehleranalyse und -behebung während der Test- und | |
| Einführungsphase | |
| • Unentgeltliche Bereitstellung aller notwendigen Serverlizenzen | |
| sowie (15x) Clientlizenzen für den Zeitraum der Inbetriebnahme | |
| und des Testbetriebs | |
| Finale Inbetriebnahme / | • Vorbereitung des Go-Live (Datenübernahme) |
| Go-Live | • Unterstützung beim Hochfahren des Systems im Echtbetrieb |
| • Begleitung der Anwender während der ersten produktiven Tage | |
| • Monitoring von Prozessen, Performance und Datenflüssen | |
| • Behebung von Startproblemen, technische und organisatorische | |
| Stabilisierung | |
| • Nachjustierung von Parametern und Workflows bei Bedarf | |
| • Dokumentation der Inbetriebnahme-Ergebnisse und Übergabe | |
| an Regelbetrieb | |
| Dokumentation & | • Erstellung der technischen Systemdokumentation |
| Handbücher | • Erstellung von Benutzer - und Administrationshandbüchern |
| • Beschreibung von Prozessen, Funktionen und | |
| Parametrierungen | |
| • Versionierung und Übergabe der Dokumentation in digitaler | |
| Form | |
| • Pflege und Aktualisierung bei späteren Änderungen | |
| Schulungen und | • Planung und Durchführung von Anwender- und Administrator- |
| Schulungsunterlagen | Schulungen in deutscher Sprache |
| • Die Schulungen müssen vom AG wählbar vor Ort beim AG | |
| erfolgen, alternativ muss eine Onlineschulung (via Zoom) | |
| ermöglicht werden |
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Lagerverwaltungssystem für ein automatisiertes Palettenlager
| • Erstellung von Schulungsunterlagen (Präsentation, Handouts) bis | |
|---|---|
| spätestens zur Produktivsetzung | |
| • Durchführung praxisnaher Trainings und Workshops im System | |
| • Die Schulungsleistungen müssen während der üblichen | |
| Dienstzeiten (9:00 Uhr bis 17:00 Uhr MEZ) des AGs erbracht | |
| werden. | |
| • Begleitung der Anwender während der Einführungsphase | |
| • Feedbackauswertung und ggf. Nachschulung bei Bedarf |
Zudem muss der Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung und für die Dauer der Vertragslaufzeit folgende Rollen bereitstellen und namentlich benennen:
Projektmanager: Der Auftragnehmer stellt einen erfahrenen Projektmanager zur Verfügung, der als zentraler Ansprechpartner fungiert und die Planung, Steuerung und Überwachung des Projektes verantwortet.
Softwareentwickler: Der Auftragnehmer stellt einen fachlich geeigneten Entwickler zur Umsetzung der technischen Anforderungen bereit.
Vertretungsregelung: Für beide o.g. Rollen hat der Auftragnehmer geeignete Vertretungen zu benennen, die im Falle von Abwesenheiten die kontinuierliche Leistungserbringen sicherstellen.
End-of-Life / End-of-Sale
Sollte der Hersteller die bei Vertragsschluss aktuellen Versionen der Softwareprodukte nicht weiter unterstützen und entsprechende Nachfolgeprodukte einführen, kann die entsprechende Nachfolgeversion bzw. das entsprechende Nachfolgeprodukt in den Vertrag aufgenommen und das Customizing dahingehende übernommen werden. Alternativ kann die Wartungs- und Pflegeleistung der Bestandssoftware bis zum Vertragsende gewährleistet werden. Gleiches gilt bei einer Änderung des Lizenzmodells.
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Pflege- und Supportleistungen inkl. Client-Lizenzen
Lizenzmodell und Nutzungsumfang
Das angebotene Lagerverwaltungssystem ist als Kaufmodell mit zeitlich unbefristetem Nutzungsrecht anzubieten.
Für die Angebotskalkulation wird von folgendem Nutzungsprofil ausgegangen:
| Benutzergruppe | Definition | Geschätzte Anzahl |
|---|---|---|
| Administratoren | Benutzer mit erweiterten Rechten zur Systemadministration, Benutzerverwaltung, Konfiguration und Pflege von Stammdaten sowie Systemeinstellungen. | 3 |
| Operatoren / Key User | Fachliche Hauptanwender mit erweiterten Rechten zur Steuerung, Überwachung und Fehlerbearbeitung logistischer Prozesse sowie zur Unterstützung der Anwender im Tagesgeschäft. | 15 |
| Benutzer | Standardanwender zur Durchführung der für ihre Rolle vorgesehenen Lagerprozesse (z. B. Einlagerung und Auslagerung von Paletten). | 200 |
| Gleichzeitige Benutzer | Maximale Anzahl von Anwendern, die zeitgleich im System angemeldet sind und aktiv arbeiten. | 25 |
| Arbeitsstationen | Feste oder mobile Arbeitsplätze, über die auf das LVS zugegriffen wird. | 20 |
Die angegebenen Mengen dienen ausschließlich der Angebotskalkulation und können im Projektverlauf abweichen.
Der Bieter hat im Preisblatt darzustellen:
• welche jährlichen Kosten für Softwarepflege, Wartung und Support anfallen,
• welche Kosten bei einer Erweiterung des Lizenzumfangs entstehen.
Das Lizenzmodell muss eine Erweiterung auf bis zu 350 berechtigte Nutzer, 50 gleichzeitig aktive Nutzer sowie 5 zusätzliche Arbeitsstationen ermöglichen.
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Lagerverwaltungssystem für ein automatisiertes Palettenlager
Pflege- und Supportleistungen
Der AN benennt nach Zuschlagserteilung einen dedizierten Ansprechpartner (und eine Vertretung) als zentralen Ansprechpartner für den Vertrag, welcher für die operative und inhaltliche Steuerung des Vertrages verantwortlich ist.
Darüber hinaus ist der AN, z.B. über ein Supportteam, mindestens zu den regulären Geschäftszeiten Montag – Freitag zwischen 08:00 Uhr und 17:00 Uhr für Supportanfragen erreichbar. Diese beinhalten insbesondere aber nicht ausschließlich:
• Beratung zu den im Vertrag enthaltenen Leistungen, • Klärung von Rechnungsfragen.
Die Betreuung erfolgt durch fachliche Experten der jeweiligen Abteilungen (Datenbankmanagement, Programmierung, Vertragswesen etc.) auf Deutsch (mindestens B2).
Der AN hat die nachfolgenden Pflegeleistungen zu erbringen:
A) Inspektion / Pflegeleistungen
• Halbjährliche Prüfung: o Review der Ereignisprotokolle des Betriebssystems der Server und der Applikation o Prüfung auf Sicherheitsupdates der zugrundeliegenden Komponenten/Bibliotheken o Patches
B) Reaktionsbereitschaft im Störungsfall
Der AN sichert zu, abhängig von der Fehlerklasse, die bei Übermittlung des Fehlers mitgeliefert wird, innerhalb folgender Zeiten mit der Problemlösung zu beginnen:
Fehlerklasse 1 – Kritischer Ausfall
Betriebsverhindernder Mangel, für den kein akzeptabler Workaround existiert. Praktisch steht die Software nicht zur Verfügung, ein ordnungsgemäßes Arbeiten ist nicht möglich.
Mit der Beseitigung des Fehlers wird unverzüglich, spätestens jedoch 2 Stunden nach Fehlermeldung, innerhalb der Servicezeiten (08:00 – 17:00 Uhr) begonnen.
Fehlerklasse 2 – Schwerwiegende Störung
Schwerer betriebsbehindernder Mangel, für den ein Workaround existiert, der erheblichen Mehraufwand verursacht. Das Arbeiten mit der Software ist in einem wichtigen Teilbereich nicht oder nur eingeschränkt möglich.
Mit der Beseitigung des Fehlers wird spätestens am nächsten Arbeitstag begonnen.
Fehlerklasse 3 – Eingeschränkte Funktionalität
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Lagerverwaltungssystem für ein automatisiertes Palettenlager
Leichter betriebsbehindernder Mangel. Das Arbeiten mit der Software ist in einem wichtigen Teilbereich eingeschränkt oder nur mit verhältnismäßig geringem Mehraufwand möglich. Die Kernfunktionalität steht zur Verfügung.
Mit der Beseitigung des Fehlers wird spätestens nach 4 Wochen begonnen.
Fehlerklasse 4 – Geringfügiger Mangel
Nicht betriebsbehindernder Mangel. Die Software steht in vollem Funktionsumfang zur Verfügung, der Mangel hat keine nennenswerten Auswirkungen.
Mit der Beseitigung des Fehlers wird spätestens nach 3 Monaten begonnen.
Gemessen werden die Fristen an den o.g. vereinbarten Servicezeiten. Störungsbeseitigungen vor Ort werden nach Notwendigkeit und in Abstimmung zwischen AG und AN durchgeführt.
Der AN ist verpflichtet, alle im Zusammenhang mit Supportanfragen, Störungen und Eskalationen ergriffenen Maßnahmen lückenlos zu dokumentieren und deren Durchführung nachzuweisen. Die Dokumentation sowie sämtliche relevanten Nachweise sind dem AG nach Umsetzung vollständig und nachvollziehbar zu übermitteln.
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