I.13 Vergabebedingungen für die Angebotsphase
Vergabeverfahren
„Lagerverwaltungssystem und Materialflussrechner
für ein automatisiertes Palettenlager“
Vergabe-Nr. ECA-2026-035
Diese Vergabebedingungen sind nur für den Fall zu beachten, dass Sie über die Vergabeplattform DTVP nach abgeschlossenem Teilnahmewettbewerb zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden (Phase 2 des vorliegenden Vergabeverfahrens).
Für die Angebotserstellung gelten vollumfänglich alle mit dem Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellten für die Angebotsphase relevanten Vergabeunterlagen, soweit mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe nicht eine aktuellere bzw. ausfüllbare Version dieser Unterlagen bereitgestellt wird.
Vergabestelle:
Bundesdruckerei GmbH Office for EU-Contract awarding (FP ECA) Kommandantenstraße 18 10969 Berlin
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Lagerverwaltungssystem und Materialflussrechner für ein automatisiertes Palettenlager
Inhaltsverzeichnis
Einleitung .................................................................................................................................3
Leistungsgegenstand.................................................................................................................3
Verfahrensablauf ......................................................................................................................3
Vergabeunterlagen ...................................................................................................................3
Fragen zu den Vergabeunterlagen ..............................................................................................4
Umfang der Verhandlungen .......................................................................................................5
Angebot ...................................................................................................................................5
Angebotsfrist und Form .............................................................................................5
Preise ......................................................................................................................6
Weiterer Angebotsinhalt ............................................................................................6
Nebenangebote ........................................................................................................................7
Unterauftragnehmer .................................................................................................................7
Bietergemeinschaft ...................................................................................................................7
Angebotsprüfung und Angebotsbewertung, Zuschlagskriterien .....................................................7
Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote ....................................................................9
Wettbewerbsbeschränkende Absprachen ....................................................................................9
Zuschlagserteilung ....................................................................................................................9
Zuschlags-/Bindefrist ................................................................................................................9
Datenschutz, Vertraulichkeit, Akteneinsicht im Nachprüfungsverfahren .........................................9
Sprache ................................................................................................................................. 10
Zuständige Nachprüfungsstelle gemäß § 159 GWB .................................................................... 10
Übersicht der mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen ...................................................... 11
Vergabebedingungen ECA-2026-035 Seite 2/11
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Einleitung
Die nachfolgenden allgemeinen Bedingungen sollen den Bietern helfen, ein wertbares Angebot abzugeben. Im Folgenden sind die Begriffe „Auftraggeber“ und „Vergabestelle“ gleichbedeutend. Mit Erhalt der Aufforderung zur Angebotsabgabe nebst Vergabeunterlagen werden Sie gebeten, sich mit einem entsprechenden Angebot zu beteiligen.1
Leistungsgegenstand
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung und Einführung eines Lagerverwaltungssystems samt Materialflussrechner für die Steuerung und Verwaltung der logistischen Prozesse des automatisierten Palettenlagers. Nähere Informationen zum Leistungsgegenstand sind der den Vergabeunterlagen beigefügten Leistungsbeschreibung und dem Lastenheft zu entnehmen.
Verfahrensablauf
Es werden lediglich diejenigen Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert, deren Eignung im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs positiv festgestellt wurde.
Nach Eingang der Erstangebote wird der Auftraggeber diese Angebote zunächst formal prüfen. Alle Bieter, deren Erstangebote den formalen Anforderungen genügen, werden vom Auftraggeber zu einer Verhandlungsrunde eingeladen. Der Verhandlungstermin wird nach Rücksprache mit den Bietern entweder in den Räumlichkeiten des Auftraggebers am Standort 10969 Berlin oder Online stattfinden.
Der Auftraggeber behält sich die Zuschlagserteilung auf die Erstangebote vor.
Sofern eine Verhandlungsrunde stattfindet, wird der Auftraggeber im Anschluss an die Verhandlungsrunde die Bieter zur Überarbeitung ihrer Erstangebote und zur Einreichung von finalen Angeboten auffordern, wobei sich der Auftraggeber auch vorbehält mehrere Verhandlungsrunden durchzuführen. Die abschließende Angebotsprüfung und -wertung, sowie die Zuschlagsentscheidung erfolgt in jedem Fall anhand der finalen Angebote.
Vergabeunterlagen
Es dürfen seitens des Bieters keine Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen werden. Die zum Abruf zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen sind nicht verhandelbar. Änderungen am Text der Vergabeunterlagen oder Zusätze im Angebot und/oder den beizufügenden Unterlagen, welche die Vergabeunterlagen inhaltlich modifizieren, sind unzulässig.
Die Bieter werden hiermit ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Angebote, die derartige Änderungen oder Zusätze enthalten, grundsätzlich ausgeschlossen werden.
1 Bei den verwendeten personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für alle Geschlechter. Sofern nicht ausdrücklich
anders bestimmt, sind mit "Bewerber“ / „Bieter" sowohl einzelne Unternehmen als auch Bewerber- / Bietergemeinschaften gemeint
- mit „Auftragnehmer“ (AN) sind Bieter oder Bietergemeinschaften gemeint, die den Zuschlag erhalten haben.
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Fragen zu den Vergabeunterlagen
Die zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bieter haben die relevanten Vergabeunterlagen auf Vollständigkeit zu überprüfen und sich zu vergewissern, dass ihnen sämtliche Unterlagen zur Verfügung stehen.
Sind die Unterlagen unvollständig oder enthalten sie nach Auffassung eines Bieters Unklarheiten, so hat der Bieter den Auftraggeber rechtzeitig vor Angebotsabgabe elektronisch in Textform über das Vergabeportal (DTVP) darauf hinzuweisen.
Fragen zum Verfahren sind rechtzeitig und ausschließlich über die Funktion „Kommunikation“ des Online-Portals Deutsches Vergabeportal (DTVP) in deutscher Sprache an die Vergabestelle zu richten. Die Vergabestelle wird die Fragen sammeln, anonymisieren und zeitnah beantworten. Mit der Übersendung einer Bieterfrage genehmigt der Bieter gleichfalls eine entsprechende Bekanntgabe und Beantwortung gegenüber allen Bietern. Die Beantwortung von Fragen erfolgt ebenfalls über das Online-Portal DTVP.
Die Bieter werden gebeten, Fragen, die in einem engen zeitlichen Zusammenhang aufkommen, zu bündeln und von der separaten Einreichung einzelner Fragen abzusehen.
Die interessierten Unternehmen haben die Möglichkeit, sich für fortlaufende Informationen über den Ablauf des Vergabeverfahrens, wie etwa die Beantwortung von Bieterfragen, auf dem Online-Portal DTVP für das hier gegenständliche Vergabeverfahren zu registrieren und erhalten grundsätzlich eine Benachrichtigung über das bei der Registrierung angegebene E-Mail-Postfach.
Bitte beachten Sie, dass eine Registrierung keine vollumfängliche Gewähr für eine durchgängige Benachrichtigung bei neuen Informationen bieten kann. Die Bieter werden daher gebeten, den Posteingang des Online-Portals DTVP eigenständig in regelmäßigen Abständen auf etwaige Änderungen oder neue Informationen zum Vergabeverfahren zu prüfen. Unternehmen, die keine Registrierung vornehmen, haben sich eigenständig auf dem vorgenannten Portal über ggf. veröffentlichte Informationen zum Vergabeverfahren in Kenntnis zu setzen. Bitte beachten Sie im Übrigen das Dokument „Hinweise zur e-Vergabe“, welches bereits im Teilnahmewettbewerb veröffentlicht wurde. Andere Stellen des Auftraggebers werden keine Auskünfte erteilen. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt. Ausschließlich durch die Vergabestelle in Textform erteilte Auskünfte sind verbindlich.
Fragen, die nicht rechtzeitig, d.h. bis zum
XX.XX.2026, 23:59 Uhr
vorliegen, werden ggf. nicht beantwortet. Die Vergabestelle behält sich nach eigenem Ermessen vor, verspätete Fragen dennoch zu beantworten, wenn sie diese für sachdienlich hält.
Die Antworten zu Bieterfragen werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.
Die Bieter haben mit den Angebotsunterlagen eine montags bis freitags während der üblichen Geschäftszeiten ständig erreichbare E-Mail-Adresse und Postadresse zu benennen, an welche die Informationen der Vergabestelle gesendet werden können, soweit einer Versendung über das Vergabeportal DTVP technische Probleme entgegenstehen.
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Umfang der Verhandlungen
Soweit die Bieter Verhandlungsvorschläge (z.B. Änderungen oder Ergänzungen in den Vergabeunterlagen) unterbreiten möchten, so sind diese im Angebot eindeutig kenntlich zu machen und unter konkreter Bezugnahme der betroffenen Stelle in den Vergabeunterlagen auf einer separaten Anlage zum Erstangebot einzureichen. Dies ist nicht für das finale Angebot zulässig.
Die so eingereichten Verhandlungsvorschläge werden kein verbindlicher Angebotsbestandteil und dienen lediglich als Grundlage für die Verhandlungsrunde(n). Dem Auftraggeber steht es frei, Verhandlungsvorschläge ganz oder teilweise in den Verhandlungsrunden aufzugreifen. Die Bieter haben keinen Rechtsanspruch auf Berücksichtigung ihrer Verhandlungsvorschläge.
Der Auftraggeber behält sich insoweit vor, die in den Vergabeunterlagen enthaltenen Informationen für die zu erbringenden Leistungen nach Erhalt und Verhandlungen der Angebote abzuändern, zu ergänzen und / oder näher zu beschreiben, falls dies erforderlich erscheinen sollte.
Der Umfang der Verhandlungen kann sich auf vertragliche Aspekte, Leistungsanforderungen oder auch die Angebotspreise beziehen.
Nach Abschluss der Verhandlungsrunden werden die Bieter unter angemessener Fristsetzung aufgefordert, ein finales Angebot abzugeben. Verhandlungen nach Abgabe der finalen Angebote sind nicht zulässig. Die finalen Angebote müssen insofern sämtlichen Anforderungen der Vergabeunterlagen entsprechen.
Angebot
Auf der Grundlage der Vergabeunterlagen und unter Nutzung der den Vergabeunterlagen beigefügten Vordrucke haben die Bieter ein vollständiges und verbindliches Angebot zu erstellen und abzugeben. Aufwendungen, die bei der Angebotserstellung und im weiteren Verlauf des Verfahrens entstehen, werden nicht erstattet.
Angebotsfrist und Form
Das vollständige Angebot ist unter Verwendung des Angebotsschreibens ausschließlich elektronisch in Textform bis spätestens
XX.XX.2026, 10:00 Uhr (Ausschlussfrist)
über das Onlineportal DTVP einzureichen. Eine Übersicht der mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen ergibt sich aus der Tabelle „Übersicht der mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen“ am Ende dieser Vergabebedingungen.
Die elektronische Einreichung des Angebots hat zwingend unter Nutzung der technischen Funktion/Reiter „Angebote/Anträge“ auf dem Onlineportal DTVP zu erfolgen. Eine Abgabe des Angebots unter Nutzung der Kommunikationsfunktion des Online-Portals entspricht nicht den Formvorgaben an das Angebot und führt zum zwingenden Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren. Im Übrigen wird auf die „Hinweise zur e-Vergabe“ verwiesen.
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Schriftliche Angebote und Angebote via Telefax, E-Mail sowie telefonische Angebote sind nicht zugelassen. Nach Ablauf der Angebotsfrist eingegangene Angebote werden vom Wettbewerb ausgeschlossen. Maßgeblich für das Einhalten der Angebotsfrist ist der tatsächliche Eingang des Angebots (Upload) über das Onlineportal DTVP. Es wird empfohlen, das Angebot vorsorglich nicht unmittelbar vor Ablauf der Angebotsfrist abzugeben. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote über das Online-Portal DTVP zurückgezogen werden.
Die Öffnung der Angebote erfolgt voraussichtlich zeitnah nach Ablauf der Angebotsfrist. Bieter und deren Bevollmächtigte sind zur Teilnahme an der Öffnung der Angebote gemäß § 55 Abs. 2 VgV nicht zugelassen.
Preise
Die von dem Bieter angebotenen Preise sind entsprechend der Vorgaben und Ausfüllhinweise im Preisblatt (Dokument „II.10 Anl10 – Preisblatt“) in die dafür vorgesehenen Felder einzutragen und das Preisblatt ist sodann mit den Angebotsunterlagen einzureichen. Das Preisblatt ist im Format Excel einzureichen.
Weiterer Angebotsinhalt
Wertungsrelevante Angaben im Preisblatt
Zusätzlich zu den Preisangaben im Reiter „Preisblatt“ sind vom Bieter Angaben in den Reitern „Zeitplan-Bewertung“ und „B-Kriterien“ des Preisblattes zu tätigen. Diese Angaben sind Grundlage der Qualitätsbewertung der Angebote (vgl. auch die Ausführungen in Ziffer 11) dieser Vergabebedingungen).
Da diese Angaben folglich wertungsrelevant sind, ist eine Nachforderung bei Fehlen ausgeschlossen. Es wird daher dringend empfohlen, bereits bei Angebotsabgabe auf Vollständigkeit zu achten. Angebote, die diese Angaben nicht enthalten, müssen zwingend vom Verfahren ausgeschlossen werden.
Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Russlandbezugs gemäß Formblatt
Der Auftraggeber wird von demjenigen Bieter, dessen Angebot für die Zuschlagserteilung vorgesehen ist, die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Russland-Bezugs (Formblatt) fordern. Die bietenden Unternehmen können diese Eigenerklärung bereits mit der Abgabe des Angebotes einreichen. Sollte die Erklärung nicht bereits dem Angebot beigefügt sein, wird der Auftraggeber sie vor Zuschlagserteilung vom Zuschlagsaspiranten innerhalb einer angemessenen Nachfrist in Textform abfordern. Wird die Erklärung dann nicht oder nicht fristgerecht vorgelegt, muss das Angebot ausgeschlossen werden.
Fragebogen für Zulieferer gemäß Formblatt
Mit dem Angebot ist der ausgefüllte Fragebogen für Zulieferer (Formblatt II.5_Anl5) einzureichen.
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Nebenangebote
Nebenangebote sind nicht zugelassen.
Unterauftragnehmer
In Bezug auf die Vorgaben zu Unterauftragnehmern wird auf die Ausführungen der Teilnahmebedingungen verwiesen, die unter Berücksichtigung der nachfolgenden Ergänzungen fortgelten. Soweit der Bieter / die Bietergemeinschaft beabsichtigt, Leistungen an Unterauftragnehmer zu übertragen und diese Angaben nicht bereits mit dem Teilnahmeantrag eingereicht wurden, ist mit dem Angebot die Erklärung über die Art und Umfang des Unterauftragnehmereinsatzes auf dem entsprechenden Formblatt einzureichen.
Bietergemeinschaft
In Bezug auf die Vorgaben zu Bietergemeinschaften wird auf die Ausführungen der Teilnahmebedingungen verwiesen, welche auch in der Angebotsphase fortgelten.
Die Zusammensetzung einer im Teilnahmewettbewerb angegebenen Bewerbergemeinschaft darf grundsätzlich nicht verändert werden.
Angebotsprüfung und Angebotsbewertung, Zuschlagskriterien
Formale Prüfung
Die formale Prüfung der Angebote erfolgt nach den §§ 56, 57 VgV. Das Angebot muss vollständig sein und die unter Ziff. 19 dieser Vergabebedingungen benannten Unterlagen umfassen. Unvollständige Angebote können unberücksichtigt bleiben.
Geforderte Erklärungen und Nachweise, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht oder nicht vollständig mit dem Angebot vorgelegt wurden, können, soweit eine Nachforderung gem. § 56 Abs. 3 Satz 1 VgV zulässig ist, nach dem Ermessen des Auftraggebers nachgefordert werden. Werden die geforderten Unterlagen nicht innerhalb der vom Auftraggeber gesetzten Nachfrist eingereicht, muss ggf. das Angebot des betreffenden Bieters/der Bietergemeinschaft ausgeschlossen werden. Es besteht grundsätzlich kein Anspruch der Bieter auf Nachforderung fehlender Unterlagen. Es wird daher dringend empfohlen, bereits bei Angebotserstellung vorsorglich auf Vollständigkeit zu achten.
Eine Nachforderung von wertungsrelevanten Unterlagen, welche die Wirtschaftlichkeits- bewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, erfolgt nicht. Werden die geforderten wertungsrelevanten Unterlagen nicht rechtzeitig bis zum Ablauf der Angebotsfrist mit den Angebotsunterlagen vorgelegt, wird das betroffene Angebot zwingend vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen (§ 56 Abs. 3 VgV).
Angemessenheit der Preise
Die Prüfung der Angebote hinsichtlich der Angemessenheit der angebotenen Preise erfolgt nach Maßgabe der Regelungen des § 60 VgV. Erscheinen der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, wird der Auftraggeber vom Bieter Aufklärung hinsichtlich seiner Angebotspreise verlangen.
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Auf ein Angebot mit einem unangemessen niedrigen Preis darf der Zuschlag abgelehnt werden (§ 60 Abs. 3 VgV). Im Übrigen wird auf die Regelungen des § 60 VgV verwiesen.
Zuschlags-/Entscheidungskriterien
Gemäß § 127 GWB wird der Zuschlag auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot erteilt.
Für die Wirtschaftlichkeit ist nicht allein der Preis maßgeblich, sondern das beste Preis-Leistungs- Verhältnis unter Berücksichtigung folgender Zuschlagskriterien:
➢ Preis (Gewichtung: 70 %) und ➢ Qualität der angebotenen Leistung (Gewichtung: 30 %).
Im Rahmen der Angebotswertung wird zur Bestimmung des wirtschaftlichsten Angebots für jedes wertungsfähige Angebot die Kennzahl für das Preis-Leistungs-Verhältnis (Z) wie folgt ermittelt:
Z(Angebot) = 0,3L(Angebot) + 0,7P(Angebot)
wobei
Z(Angebot) = der Kennzahl für Preis-Leistungs-Bewertung des zu bewertenden Angebots, L(Angebot) = der Leistungspunktzahl des zu bewertenden Angebots und P(Angebot) = der ermittelten Punktzahl für den Angebotswertungspreis
entspricht.
Auf der Grundlage dieser Formel wird eine Rangfolge der Angebote anhand der Z-Werte erstellt. Dezimalergebnisse werden hierbei kaufmännisch auf ganze Zahlen gerundet. Das Angebot mit der höchsten Kennzahl für das Preis-Leistungs-Verhältnis (Z) stellt das wirtschaftlichste Angebot dar und erhält den Zuschlag. Bei identischer Kennzahl entscheidet das Los.
Qualitätsbewertung
Zur Ermittlung der Leistungspunktzahl wird eine Bewertung der vom Bieter im Preisblatt in den Reitern „Zeitplan-Bewertung“ und „B-Kriterien“ getätigten Angaben durchgeführt. Dabei werden die im Preisblatt aufgeführten und mit den entsprechenden Angaben des Bieters korrespondierenden und teilweise gewichteten (vgl. Reiter „Zeitplan-Bewertung“) Punktwerte vergeben. Die so ermittelten Punktzahlen beider Reiter werden sodann addiert und in Form einer Gesamtpunktzahl in die Wertung eingestellt. Es können maximal 51 Punkte erreicht werden.
Preisbewertung
Grundlage der Preisbewertung ist der Angebotswertungspreis unter Berücksichtigung aller angebotenen Preise und Rabatte (Zeile 48 des Preisblattes im Reiter „Preisblatt“).
Die Bewertung der Angebotswertungspreise erfolgt sodann nach der einfachen Interpolationsmethode.
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Für die Angebotswertung wird eine Maximalpunktzahl von 51 Punkten festgelegt. Die Maximalpunktzahl erhält hierbei das jeweilige Angebot mit dem niedrigsten An- gebotswertungspreis. Die Punktzahl der Angebote mit den nächsthöheren Angebots- wertungspreisen wird sodann jeweils nach der Formel
Niedrigster Angebotswertungspreis
P = 51 x (Angebot)
Angebotswertungspreis des zu wertenden Angebots
ermittelt.
Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote
Der Auftraggeber informiert gemäß § 134 GWB die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses.
Wettbewerbsbeschränkende Absprachen
Wettbewerbsbeschränkende Absprachen führen zum Ausschluss des Angebotes. Werden diese erst nach Zuschlagserteilung bekannt, berechtigen Sie den Auftraggeber zur Kündigung des Vertrages.
Zuschlagserteilung
Die Zuschlagserteilung erfolgt per Nachricht über die Kommunikationsfunktion des Vergabeportals DTVP. Soweit einer Versendung über das Vergabeportal DTVP technische Probleme entgegenstehen, ist eine Versendung per E-Mail an den in der Bieterselbstauskunft benannten Ansprechpartner des entsprechenden Bieters zulässig.
Der Auftraggeber behält sich vor, vor Zuschlagserteilung einen Nachweis über die im Vertrag geforderten Versicherungen mit entsprechenden Deckungssummen abzufordern.
Zuschlags-/Bindefrist
Der Zuschlag erfolgt innerhalb der Bindefrist, welche 2 Monate nach dem Ablauf der (ggf. finalen) Angebotsfrist endet. Bis zum Ablauf der Frist ist der Bieter an sein Angebot gebunden.
Datenschutz, Vertraulichkeit, Akteneinsicht im Nachprüfungsverfahren
Die hierzu veröffentlichten Ausführungen der Teilnahmebedingungen gelten für die Angebotsphase entsprechend.
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Sprache
Die Angebote, sämtliche beizubringenden Erklärungen und weitergehende Korrespondenz sind in deutscher Sprache abzufassen. Einem Schriftstück, das in einer fremden Sprache eingereicht wird, ist eine beglaubigte oder von einem öffentlich bestellten und beeidigten Übersetzer oder Dolmetscher angefertigte Übersetzung beizufügen.
Zuständige Nachprüfungsstelle gemäß § 159 GWB
Anträge zur Nachprüfung von behaupteten Vergabeverstößen sind an das
Bundeskartellamt, Vergabekammern des Bundes Kaiser-Friedrich-Str. 16 53113 Bonn
Telefon: +49 (0) 228 94 99-0 Telefax: +49 (0) 228 94 99-163
zu richten.
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Übersicht der mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen
➢ Ausgefülltes Angebotsschreiben
➢ Ausgefülltes Preisblatt inkl. ausgefüllte Tabellenblätter „Zeitplan-Bewertung“ und „B- Kriterien“ im Datei Format
➢ Fragebogen für Zulieferer
➢ Erklärung Russland-Bezug
(vom Bieter bzw. jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft; kann bereits mit dem Angebot eingereicht werden)
Vergabebedingungen ECA-2026-035 Seite 11/11