Anlage 01_Leistungsbeschreibung.pdf

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LEISTUNGSBESCHREIBUNG

FÜR DIE

„LAGERUNG UND DISTRIBUTION

VON

PERSÖNLICHER SCHUTZAUSRÜSTUNG“

ALS

NOTFALLRESERVE DES LANDES

BADEN-WÜRTTEMBERG

FÜR KÜNFTIGE PANDEMIEN

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Inhaltsverzeichnis

1 Ausgangslage ....................................................................................................................... 3 2 Gegenstand der Leistungen .................................................................................................. 4 3 Umfang der zu lagernden PSA sowie geschätzter Lagerflächen- und Distributionsbedarf ....... 4 4 Anforderungen an die Lagerhaltungsleistungen ..................................................................... 7 5 Wareneingang und Warenausgang ....................................................................................... 9 6 Transportleistungen ............................................................................................................ 11 7 Anforderungen an den Personaleinsatz ............................................................................... 12

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1 Ausgangslage

Das Land Baden-Württemberg („Auftraggeber“) möchte einen im Vergabeverfahren ausgewählten Speditionsdienstleister („Auftragnehmer“) im Rahmen der Notfallreserve des Landes Baden- Württemberg für künftige Pandemien mit der Lagerung und Distribution von Persönlicher Schutzausrüstung („PSA“) beauftragen.

Der Aufbau der Notfallreserve ist in zwei Stufen vorgesehen.

• Stufe 1 - Bevorratung der Notfallreserve: Hier sind die Kapazitäten zur Lagerung von mindestens 710 Europaletten vorzuhalten.

• Stufe 2 - Erweiterung im Pandemiefall: Hier ist die kurzfristige Erhöhung der Lagerkapazitäten von "Stufe 1" auf "Stufe 2" binnen 14 Kalendertagen auf mindestens 1.497 Europaletten sicherzustellen.

Mit der Vorhaltung der PSA möchte der Auftraggeber im Falle künftiger Pandemien die Verfügbarkeit von PSA im Sinne einer „Notfallreserve“ gewährleisten. Damit das Land Baden-Württemberg im Pandemiefall stets unmittelbar auf PSA zugreifen kann, soll in Kooperation mit den Universitätskliniken des Landes Baden-Württemberg PSA physisch bevorratet werden.

Kooperationspartner des Landes sind:

• Universitätsklinikum Freiburg • Universitätsklinikum Heidelberg • Universitätsklinikum Tübingen • Universitätsklinikum Ulm

In der Notfallreserve wird folgende PSA vorgehalten:

• FFP2-Masken, • OP-Masken, • Schutzhandschuhe (Nitril), • Schutzkittel, • Schutzbrillen, • Gesichtsschilder.

Durch die Kooperation mit den Universitätskliniken des Landes Baden-Württemberg wird ein rollierendes System geschaffen, um dem Verfall der eingelagerten PSA soweit wie möglich vorzubeugen. Hierzu werden die Universitätskliniken ihre Bedarfe an PSA grundsätzlich aus dem Lager der physischen Notfallreserve decken.

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Die Kooperationspartner sind verpflichtet, die von ihnen aus der Notfallreserve entnommene PSA zu ersetzen. Hierzu werden sie die jeweils entnommene PSA binnen 21 Kalendertagen auf eigene Kosten durch gleichwertige Produkte ersetzen und an das Lager der Notfallreserve liefern. So wird sichergestellt, dass die jeweilige Mindestlagermenge jederzeit vorrätig ist.

2 Gegenstand der Leistungen

Der Auftragnehmer erbringt folgende Leistungen:

• Lagerhaltungsleistungen, • Logistikleistungen.

3 Umfang der zu lagernden PSA sowie geschätzter Lagerflächen- und

Distributionsbedarf

In Stufe 1 sind Kapazitäten zur Lagerung von mindestens 710 Europaletten vorzuhalten. Dabei handelt es sich jedoch nicht um eine Mindestabnahmemenge, auf deren Abnahme und Vergütung der Auftragnehmer einen Anspruch hat. Vergütet wird im Rahmen der Lagerung die tatsächlich eingelagerte Anzahl der Europaletten.

Solange die Versorgungslage auf dem PSA-Markt gesichert ist, werden in der physischen Notfallreserve folgende Mengen an PSA eingelagert (Stufe 1):

Einzulagernde PSA in Stufe 1 der Notfallreserve

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Die aktuellen geschätzten jährlichen Bedarfszahlen der Universitätskliniken an den einzulagernden PSA gestalten sich wie folgt:

Aktuelle geschätzte jährliche Bedarfe der Universitätskliniken an den PSA

Die Kooperationspartner sind verpflichtet, die von ihnen aus der Notfallreserve entnommene PSA zu ersetzen. Hierzu werden sie die jeweils entnommene PSA binnen 21 Kalendertagen auf eigene Kosten durch gleichwertige Produkte ersetzen und an das Lager der Notfallreserve liefern. So wird sichergestellt, dass die jeweilige Mindestlagermenge jederzeit vorrätig ist.

Aus dem beschriebenen rollierenden System ergeben sich in Stufe 1 auf Basis der aktuellen Bedarfe der Universitätskliniken an den eingelagerten PSA voraussichtlich folgende unverbindlichen jährlichen Umschlagshäufigkeiten:

Geschätzte Umschlagshäufigkeiten der Universitätskliniken für ihre aktuellen jährlichen Bedarfe

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Der Auftragnehmer stellt sicher, über entsprechend ausreichende Lagerkapazitäten zu verfügen. In Stufe 1 sind hierfür Kapazitäten zur Lagerung von mindestens 710 Europaletten vorzuhalten.

Der Lagerflächenbedarf für mindestens 710 Europaletten für die oben aufgeführten einzulagernden PSA in Stufe 1 der Notfallreserve wurde anhand durchschnittlicher Packschemata der derzeitigen PSA-Lieferanten der Universitätskliniken für Paletten mit einer Höhe von 1,70 m ermittelt.

Der Aufbau der Stufe 1 der Notfallreserve wird schrittweise erfolgen.

Zunächst werden folgende PSA eingelagert und im rollierenden System von den Universitätskliniken abgerufen:

Für die initiale Erstbefüllung der Stufe 1 mit den vorgenannten PSA ergibt sich ein Lagerflächenbedarf von 471 Europaletten. Dieser wurde anhand durchschnittlicher Packschemata der derzeitigen PSA-Lieferanten der Universitätskliniken für Paletten mit einer Höhe von 1,70 m ermittelt.

Die weiteren PSA der Stufe 1 sollen zu einem späteren, derzeit noch nicht bekannten Zeitpunkt eingelagert und dem rollierenden System zugeführt werden.

Sollte sich die Versorgungslage verschlechtern, sind auf entsprechende schriftliche Weisung des Auftraggebers folgende Mengen an PSA einzulagern:

Einzulagernde PSA in Stufe 2 der Notfallreserve

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Der Auftragnehmer stellt sicher, über entsprechend ausreichende Lagerkapazitäten zu verfügen. In Stufe 1 sind hierfür Kapazitäten zur Lagerung von mindestens 710 Europaletten vorzuhalten.

Das Ministerium für Soziales, Arbeit und Gesundheit des Auftraggebers wird beim Ministerrat des Landes Baden-Württemberg die Aufstockung der physischen Notfallreserve auf Stufe 2 beantragen, sobald Umstände den Schluss zulassen, dass innerhalb der nächsten sechs Monate ein Notfall auftreten könnte.

Ein „Notfall“ im Sinne der Notfallreserve liegt vor, wenn wegen eines unerwarteten außergewöhnlichen Ereignisses, beispielsweise des Ausbruchs einer Pandemie, der Schutz der Gesundheit des Personals und der Nutzer (Schüler, Pflegebedürftige, Gefängnisinsassen etc.) der Bedarfsträger des Auftraggebers mittels persönlicher Schutz-ausrüstung zwingend erforderlich wird, um die Funktionsfähigkeit und Sicherheit der jeweiligen Einrichtung und Infrastrukturen aufrechtzuerhalten, und die Versorgung der Bedarfsträger mit PSA über bestehende Verträge und/oder reguläre Vergabeverfahren nicht (mehr) gewährleistet ist. Gründe hierfür können etwa pandemiebedingte Lieferkettenunterbrechungen oder die aufgrund einer Pandemie oder sonstiger Ereignisse stark gestiegene Nachfrage an PSA sein, die der Markt zwischenzeitlich nicht mehr decken kann.

Im Falle der Erweiterung des Lagerumfangs von Stufe 1 auf Stufe 2 hat der Auftragnehmer die hierfür erforderlichen Lagerkapazitäten binnen einer Karenzzeit von 14 Kalendertagen nach der schriftlichen Weisung des Auftraggebers bereitzustellen. In Stufe 2 sind hierfür Kapazitäten zur Lagerung von mindestens 1.497 Europaletten vorzuhalten.

4 Anforderungen an die Lagerhaltungsleistungen

1. Die Lagerleistungen entsprechen den Allgemeinen Deutschen Spediteurbedingungen 2017 (ADSp 2017), wenn nicht anders in den vertraglichen Bestimmungen oder in der Leistungsbeschreibung gefordert.

2. Die Lagerung der Produkte muss den jeweiligen gesetzlichen und herstellerspezifischen Anforderungen entsprechen.

3. Die einzulagernden PSA sind sachgerecht zu lagern, insbesondere:

• trocken, • staubgeschützt/staubarm, • lichtgeschützt, • geschützt vor Beschädigung, • geschützt vor mechanischen Einflüssen, • bei Raumtemperatur, • geschützt vor extremen Temperaturschwankungen (Raumtemperatur zwischen 5 Grad und 25 Grad,

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• getrennt von Produkten, die einen negativen Einfluss auf das Produkt haben können, • sauber und • frei von Ungeziefer.

4. Der Auftraggeber wird dem Auftragnehmer alle weiteren Informationen und Dokumente zur sachgerechten Lagerung der PSA rechtzeitig zur Verfügung stellen.

5. Dem Auftraggeber oder von diesem beauftragten Dritten ist während der Betriebszeiten des Auftragnehmers jederzeit Zugang zu den eingelagerten PSA zu gewähren, insbesondere auch zur Inspektion und/oder Wartung der eingelagerten PSA. Der Auftragnehmer wird dies durch Mitarbeiter vor Ort nach Bedarf unterstützen.

6. Die Chargen-Nummer (Lotnummern) sowie das Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) der Waren muss im Wareneingang erfasst und dokumentiert werden.

7. Waren müssen chargenrein, entsprechend der Kennzeichnung der Umverpackungen, verbucht und gehandhabt werden, sodass eine Rückverfolgbarkeit von Chargen jederzeit gewährleistet ist.

8. Waren mit dem nächstgelegenem MHD müssen gem. dem FIFO – Prinzip vom Auftragnehmer zuerst ausgegeben werden.

9. Der Auftragnehmer führt ab Vertragsbeginn jährlich eine Inventur der eingelagerten PSA als körperliche Bestandsaufnahme durch („Stichtags-Inventur“) und informiert den Auftraggeber auf deren Basis über den tatsächlichen Lagerbestand. Die Kosten der Inventur sind durch die vertragliche Vergütung abgegolten.

10. Auf entsprechende Anfrage teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber den jeweils aktuellen Lagerbestand und den Kooperationspartnern den jeweiligen aktuellen Lagerbestand ihrer PSA mit.

11. Die angelieferten PSA sind artikelrein (nach Hersteller und Fabrikat getrennt) und zuordenbar zu lagern.

12. Die von den Kooperationspartnern angelieferten PSA sind diesen jeweils zuordenbar zu lagern und im Falle entsprechender Abrufe nur an den die PSA jeweils anliefernden Kooperationspartner auszugeben.

13. Der Auftragnehmer muss an den Arbeitstagen (Montag bis Freitag) zu den üblichen Bürozeiten (9:00 bis 16:00 Uhr) telefonisch und per E-Mail erreichbar sein. Hierbei ist dem Auftraggeber nach Zuschlagserteilung mindestens ein fester Ansprechpartner zu benennen

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5 Wareneingang und Warenausgang

1. Beim Wareneingang sind die Liefermengen durch die Prüfung der Transporteinheiten (Paletten), der Kartons sowie der entsprechenden Mengenangaben auf diesen zu plausibilisieren (Plausibilitätscheck der Mengen).

2. Der Auftragnehmer hat die eingehenden PSA unverzüglich bei ihrer Anlieferung jeweils vor ihrer Einlagerung auf offenkundige Mängel der Umverpackungen, der Verpackungen und der PSA selbst (soweit möglich) zu untersuchen. Unter offenkundigen Mängeln sind insbesondere Beschädigungen der Umverpackungen, der Verpackungen oder der Waren zu verstehen, die bei der Ablieferung der Waren sofort erkennbar sind.

3. Etwaige Beschädigungen, Mängel und Fehlmengen sind dem Auftraggeber sowie dem jeweils anliefernden Kooperationspartner unverzüglich anzuzeigen und durch Bildaufnahmen (mit erkennbarer Chargennummer) zu dokumentieren.

4. Wareneingangs- und Warenausgangsdokumente (Lieferpapiere) müssen dem Auftraggeber sowie den jeweilig abrufenden/liefernden Kooperationspartnern innerhalb von 24 Stunden nach Wareneingang/Warenausgang auf einer cloud- /internetbasierten Plattform (z.B. SharePoint) sowie per Mail zur Verfügung gestellt werden.

5. Der Auftraggeber und die Kooperationspartner behalten sich vor, die angelieferte PSA zu überprüfen, insbesondere einer Qualitätsprüfung zu unterziehen. Hierzu werden durch den Auftraggeber, die Kooperationspartner oder von ihnen beauftragten Dritten Prüfmuster gezogen. Der Auftragnehmer muss dem Auftraggeber, den Kooperationspartnern oder den von ihnen beauftragten Dritten das Ziehen von Prüfmustern nach Ankündigung kurzfristig ermöglichen.

6. Erklärt der Auftraggeber nach Übermittlung der Wareneingangspapiere, die jeweils angelieferten PSA überprüfen zu wollen, dürfen die entsprechenden PSA sowie etwaige PSA mit identischer Chargennummern (Lotnummern) nicht ausgegeben werden, bis der Auftraggeber den Wareneingang schriftlich freigibt.

7. Die Abrufe der PSA durch die Kooperationspartner erfolgen entweder per E-Mail an die vom Auftragnehmer mitgeteilte E-Mail-Adresse oder über die gem. Ziffer 12 bereitzustellende Systemanbindung.

8. Die Originale der Lieferpapiere müssen monatlich zusammen mit der jeweiligen Abrechnung an den Auftraggeber sowie den jeweilig abrufenden/liefernden Kooperationspartnern übersandt werden. Die entsprechenden Kontaktdaten der Kooperationspartnern werden dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung zur Verfügung gestellt.

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9. Der Auftragnehmer übergibt dem Auftraggeber jährlich zum 01. Januar eine statistische Auswertung mit einer Übersicht zu den im Vorjahr angelieferten und angenommenen Mengen sowie der ausgegebenen Mengen unterschieden nach Empfänger.

10. Im Warenausgang werden die Waren vom Auftragnehmer kommissioniert, verpackt, adressiert und frankiert.

11. Im Warenausgang müssen Lieferscheine erstellt und als Anliefernachweis durch den Empfänger unterschrieben werden. Den Lieferscheinen müssen die Lotnummern der angelieferten Waren zu entnehmen sein.

12. Der Auftragnehmer verfügt über ein Lagerhaltungssystem, das eine Anbindung zu folgenden Systemen der Kooperationspartner entweder mittels Schnittstelle gewährleistet oder zu diesen kompatibel oder integrationsfähig ist:

• SAP ERP 6.0 • SAP R3 • SAP 4 HANA • SAP/HANA SP3 (Modul SAP-WM) • ISI-Pol

Über die Anbindung sind voraussichtlich folgende Informationen zu übermitteln: • Bestelldaten • Auftragsrückmeldung • Wareneingangsdaten (inkl. Chargen-Nummer und MHD) • Warenausgangsdaten • Bestandsdaten, z.B. Lagerspiegel • Status freigegeben/gesperrt (Qualitätsprüfung)

Zur Anbindung an die aufgeführten SAP-Systeme gilt folgendes:

Die Universitätskliniken erwarten eine standardisierte Anbindung an SAP. Ob die Datenübertragung dabei über den Business Connector und IDocs erfolgt oder mit SAP-BAPIs gearbeitet wird, ist zweitrangig. Eigenentwicklungen des Bieters bzw. Dritter (z.B. Transportunternehmen) sind nicht erwünscht. Die SAP Business Technology Platform (BTP) wird bei den anzuschließenden Universitätskliniken weder eingesetzt, noch ist deren Einsatz vorgesehen.

Das Logistikzentrum Baden-Württemberg (LZBW) nutzt das ERP-System ISI-Pol. Dieses System bietet folgende Arten der technologischen Anbindung:

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1. SOAP oder REST basierte Schnittstelle zum Empfangen oder Abruf von Daten Datenaustausch direkt über https

2. Datei basierte Schnittstelle zur Übergabe / zum Import der Daten Formate: CSV, XML, EXCEL Datenaustausch über SFTP oder E-Mail

6 Transportleistungen

1. Die PSA sind nach Maßgabe der ADSp 2017, sofern nicht anders in den vertraglichen Bedingungen oder der Leistungsbeschreibung gefordert, zu transportieren.

2. Der Auftragnehmer hat offensichtliche Mängel (z.B. aufgerissene Kartons, Transportschäden, Wasserschäden etc.) mittels Bildaufnahmen zu dokumentieren und an den Auftraggeber zu melden.

3. Der Auftragnehmer hat mittels vom Empfänger unterzeichneten Lieferscheins zu quittieren, dass keine Transportschäden vorliegen.

4. Lieferungen an die Kooperationspartner sind auf artikelreinen, tauschfähigen Europaletten nach EN 13698-1 auszuführen. Die Maximalhöhe der Europaletten beträgt maximal 1,70 Meter.

5. Lieferungen an das Universitätsklinikum Freiburg dürfen mit Lastkraftwagen bis maximal 26 Tonnen erfolgen.

6. Lieferungen bis zu 20 Kilogramm sind als Paket auszuliefern.

7. Die Anliefersituation bei den Kooperationspartnern gestaltet sich wie folgt:

• UK Heidelberg: Rampe, Überladebrücke, Scherenbühne, Stapler, Hubwagen sind vorhanden • UK Freiburg: Lediglich Rampe vorhanden (Hebebühne seitens des Logistikdienstleisters ist von Vorteil) • UK Tübingen: Lediglich Rampe vorhanden (Hebebühne seitens des Logistikdienstleisters ist von Vorteil) • UK Ulm: Rampen und Gabelstapler sind vorhanden (Hebebühne seitens des Logistikdienstleisters ist von Vorteil).

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7 Anforderungen an den Personaleinsatz

1. Der Auftragnehmer setzt nur geeignetes, insbesondere fachlich qualifiziertes (anerkannter Ausbildungsberuf oder berufliche Weiterqualifikation im Bereich Logistik) und adäquat erfahrenes (eine Referenz gem. Ziff. 4.5.2.1 der Vergabe- und Vertragsunterlagen), Personal ein. Er stellt die Eignung des eingesetzten Personals während der gesamten Vertragslaufzeit sicher.

2. Der Auftragnehmer steht dafür ein, dass das von ihm eingesetzte Personal die erforderlichen fachlichen und persönlichen sowie sämtliche gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen erfüllt, die für die Durchführung der mit diesem Vertrag übertragenen Aufgaben notwendig sind.

3. Auf Anforderung des Auftraggebers hat der Auftragnehmer die notwendige Qualifikation des von ihm eingesetzten Personals durch Vorlage geeigneter Bescheinigungen, Prüfungszeugnisse etc. nachzuweisen.

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