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Lieferantenhandbuch
(Stand: 18.11.2019)
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Informationen für Lieferanten
Inhaltsverzeichnis
1 Einführung ............................................................................................................................ 3 2 Ihre Ansprechpartner ............................................................................................................ 3 3 Bereitstellung von Kataloginformationen ............................................................................. 4 3.1 Katalogdaten ohne Konfiguration.................................................................................. 4 3.1.1 Export aus bestehendem Katalogsystem .................................................................. 4 3.1.2 Softwaretools ........................................................................................................... 4 3.1.3 Per Excel-Tabelle ...................................................................................................... 4
3.2 Katalogdaten mit Konfigurationsartikeln ...................................................................... 6 3.3 Darstellung im KdB ....................................................................................................... 7 3.3.1 Artikel ohne Konfiguration ..................................................................................... 8 3.3.2 Artikel mit Konfiguration .......................................................................................... 8
4 Katalogdaten ......................................................................................................................... 9 4.1 Felddefinitionen ............................................................................................................. 9 4.2 BMEcat Felder ............................................................................................................. 11 4.2.1 Artikelnummer: SUPPLIER_AID ..............................................................................11 4.2.2 Artikelbeschreibung (kurz): DESCRIPTION_SHORT.................................................11 4.2.3 Artikelbeschreibung (lang): DESCRIPTION-LONG ...................................................12 4.2.4 Verpackungseinheiten ............................................................................................13 4.2.5 Schlagworte / Synonyme: KEYWORD .....................................................................14 4.3 e-Cl@ss ........................................................................................................................ 14 5 Produktabbildungen ............................................................................................................ 15 5.1 Inhaltliche Anforderungen ........................................................................................... 15 5.2 Technische Anforderungen .......................................................................................... 15 6 Bestell- und Lieferprozess im KdB ..................................................................................... 15 6.1 Kommunikation mit dem Bedarfsträger ...................................................................... 16 6.2 Abwicklung von Bestellungen ..................................................................................... 18 6.3 Bestellung über „Dummy-Produkt“ ............................................................................ 18 6.4 Bespielprozess für die Bestellabwicklung ................................................................... 20
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Informationen für Lieferanten
1 Einführung
Der elektronische Katalog ist das Aushängeschild unserer zentralen Einkaufsplattform „Kaufhaus des Bundes“ (KdB) und das zentrale Medium, mit dem Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen präsentie- ren. Ausführliche Produktinformationen sind beim Einkauf entscheidend. Um verkaufen zu können, müssen Ihre Produkte/Dienstleistungen gefunden werden. Ihre Artikel sollten dabei eindeutig identifi- zierbar sein und sich deutlich von ähnlichen Artikeln unterscheiden. Dabei ist eine gute Beschreibung genauso wichtig, wie die eindeutigen Herstellerangaben. Unser Suchalgorithmus greift auf die Kurzbe- zeichnung und die Langbeschreibung sowie auf die Schlagwörter zu. Artikel, die aussagekräftige Inhalte haben, werden besser gefunden.
Es werden nur die in der Rahmenvereinbarung beauftragten Produkte und Dienstleistungen und keine kompletten Lieferantenkataloge als Katalogdaten im KdB hinterlegt.
Des Weiteren ist der Lieferant verpflichtet eine E-Mailadresse für die Entgegennahme von elektroni- schen Aufträgen anzugeben.
Die Bestellplattform KdB basiert auf einer gängigen E-Commerce-Software und nutzt das Datenfor- mat BMEcat 1.2 für die Hinterlegung elektronischer Katalogdaten.
Weitere Informationen zum Kaufhaus des Bundes und den Zentralen Beschaffungsstellen erhalten Sie auch auf der Internetseite: http://www.kdb.bund.de
2 Ihre Ansprechpartner
Die Einkaufsplattform „Kaufhaus des Bundes“ wird vom Beschaffungsamt des Bundesministeri- ums des Innern (BeschA) betrieben. Hierzu gehören die technische Weiterentwicklung sowie die Integration von elektronischen Katalogdaten. Unabhängig von der vertragsführenden Zentralen Be- schaffungsstelle stehen Ihnen für Abstimmungen in Bezug auf elektronische Katalogdaten folgende Mitarbeiter(-innen) gerne zur Verfügung:
Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern Brühler Straße 3 53119 Bonn
Technische Leiterin Kaufhaus des Bundes: Frau Nicole Bremer Tel.: 022899-610-1220 E-Mail: Nicole.Bremer@bescha.bund.de
Katalogmanagement Kaufhaus des Bundes: Frau Monika Hüskes Herr Reza Hamidi Herr Manuel Kuhnke Herr Dirk Wilke Tel.: 022899-610-2289 E-Mail: katalogdaten@kdbund.bund.de
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3 Bereitstellung von Kataloginformationen
Erfahrungen zeigen, dass ein strukturierter Aufbau der Katalogdaten, eine detaillierte Produktbe- schreibung sowie eine genaue Abbildung des Produkts dem Nutzer den Zugriff erleichtern und eine schnellere Bestellung gestatten. Je nachdem, ob es sich bei den in der Rahmenvereinbarung eingestellten Gütern und Dienstleistungen um Artikel mit oder ohne Konfigurationsmöglichkeiten handelt, variieren die Katalogdaten sowie ggf. auch die Prozesse auf Lieferantenseite. Alle von Ihnen erstellten elektronischen Katalogdaten sind als Dateianlage an folgende E-Mail- Adresse zu übersenden:
3.1 Katalogdaten ohne Konfiguration
3.1.1 Export aus bestehendem Katalogsystem
Die für das „Kaufhaus des Bundes“ benötigten elektronischen Katalogdaten können ggfs. aus einem bei Ihnen bestehenden Bestellsystem/Onlineshop exportiert werden. Hierbei werden ausschließ- lich Daten für die Produkte und Dienstleistungen akzeptiert, die in der Rahmenvereinbarung ent- halten sind. Die Katalogdaten müssen im Format BMECat 1.2 bereitgestellt werden.
Das Format deckt sowohl den Fall einer erstmaligen Katalogbereitstellung als auch den Fall einer Katalogaktualisierung ab. Die erforderlichen Inhalte der Katalogdaten finden Sie in Kapitel 4 (Katalogdaten).
3.1.2 Softwaretools
Zur Bereitstellung von Katalogdaten im Format BMECat 1.2 stehen alternativ kostenlose sowie kostenpflichtige Softwaretools auf dem Markt zur Verfügung, die Sie nutzen können.
3.1.3 Per Excel-Tabelle
Sofern bei Ihnen kein eigenes Katalogsystem vorhanden ist, können Sie die erforderlichen Kata- loginhalte auch in eine vom Beschaffungsamt des BMI bereitgestellte Excel-Tabelle eintragen. Die- se steht als Download auf der Internetseite www.kdb.bund.de zur Verfügung.
Bei Ihren Eintragungen sollten Sie grundsätzlich darauf achten, ausschließlich Fließtext zu verwen- den und auf Zeilenumbrüche oder Enter-Zeichen zu verzichten.
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Beispiel:
In der Tabelle sind bereits die wichtigsten Hinweise enthalten, damit Sie Ihre Katalogdaten richtig und vollständig eintragen können. Die als Muss-Felder gekennzeichneten Spalte sind zwingend aus- zufüllen. Kann-Felder sollten, soweit Sie über diese Informationen verfügen, ebenfalls ausgefüllt werden. Bedenken Sie, dass Sie den Bedarfsträgern die Suche nach Ihrem Produkt oder Ihrer Dienst- leistung erheblich erleichtern.
Gleiches gilt für die Schlagwörter: Wenn Sie zu den vorgegebenen Schlagwörtern noch zu- sätzliche eintragen möchten, verschieben Sie den nachfolgenden Teil der Tabelle um die benötig- te Spaltenanzahl, kopieren Sie die Schlagwortspalte und benennen Sie diese entsprechend der nu- merischer Reihenfolge um.
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3.2 Katalogdaten mit Konfigurationsartikeln
Bei bestimmten Artikeln ist eine Konfigurierbarkeit möglich und erwünscht (z.B. KfZ, Möbel, IT- Produkte). Auf diese Art können verschiedene Optionen der Produkte im KdB dargestellt werden. Für diesen Fall können Sie unter Verwendung der vom Beschaffungsamt des BMI bereit gestellten Excel-Datei (vgl. Abschnitt 3.1.3) Katalogdateninhalte angeben. Damit die Konfigurationsregeln durch das Beschaffungsamt des BMI geschrieben werden können, muss jeder mögliche Optionsarti- kel als Artikel in die Liste aufgenommen werden. Für das Basisprodukt KfZ könnten zum Beispiel die Varianten in roter bzw. blauer Lackierung mögliche Optionsprodukte sein.
Zur Verarbeitung eines konfigurierbaren Katalogs durch das Katalogdatenmanagement stellt der ge- naue Kenntnisstand aller möglichen Konfigurationskombinationen die Basis dar. Dies kann zum Bei- spiel in Form einer Matrix als Excel-Datei illustriert werden:
| Optionsartikel | Basisartikel 1 | Basisartikel 2 |
|---|---|---|
| Limousine | Transporter | |
| Lackfarbe rot | x | x |
| Lackfarbe blau | x | |
| Lackfarbe schwarz | x |
Die abgebildete Beispielmatrix führt zu diesen beiden Produktausprägungen:
- Limousine in der Farbe blau oder rot:
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- Transporter in der Farbe rot oder schwarz:
Um die Regeln für eine Konfiguration korrekt abzubilden, benötigt das Katalogdatenmanage- ment die folgenden Angaben:
• Welche Optionsprodukte sind mit welchen Basisprodukten kombinierbar? • Welche Kombinationen aus unterschiedlichen Optionsprodukten schließen sich gegenseitig aus (z.B. sind nicht „Abholung im Werk“ und „Lieferung an Adresse“ gleichzeitig wählbar)? • Welche Optionsprodukte sind nur in Kombination mit welchen anderen Optionsprodukten zu- sammen auswählbar?
Weitere Erläuterungen können Sie jederzeit beim Katalogmanagement erfragen.
3.3 Darstellung im KdB
Nachfolgend findet sich eine beispielhafte Darstellung der Detailansicht eines Artikels, wie sie im Kaufhaus des Bundes umgesetzt wird.
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3.3.1 Artikel ohne Konfiguration
3.3.2 Artikel mit Konfiguration
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4 Katalogdaten
4.1 Felddefinitionen
Die in nachstehender Tabelle angegebenen Daten sind grundlegender Inhalt, den Sie zwin- gend angeben müssen.
| BMEcat - Element | Anmerkung | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Tabelle Blatt 1 (CATALOG) | ||||||||
| Sprache | LANGUAGE | ger oder deu | ||||||
| Katalognr. | CATALOG_ID | RV-Nr. | ||||||
| Katalogversion | CATALOG_VERSION | 1. Katalog = 01.001 2. Katalog =01.002 | ||||||
| Datum | DATE | yyyy-mm-dd | ||||||
| Tabelle Blatt 2 (BUYER) | ||||||||
| Behörde Kürzel | BUYER_NAME | Kürzel Vergabestelle (BAM, BeschA, BWB, BABZV) | ||||||
| Name | NAME | Vollständiger Name der Vergabestelle | ||||||
| Name 2 | NAME_2 | Zeile 2 Name der Vergabestelle | ||||||
| Ansprechpartner | CONTACT | Name des RV-Verantwortlichen | ||||||
| Straße | STREET | |||||||
| PLZ | ZIP | |||||||
| Stadt | CITY | |||||||
| Tel-Nr. | PHONE | |||||||
| Fax-Nr. | FAX | |||||||
| Emailadresse | E-Mail-Adresse des RV-Verantwortlichen | |||||||
| Tabelle Blatt 3 (SUPPLIER) | ||||||||
| Lieferant Kürzel | SUPPIER_NAME | Kürzel Lieferant | ||||||
| Name | NAME | Vollständiger Firmenname | ||||||
| Name 2 | NAME_2 | Zeile 2 Firmenname | ||||||
| Ansprechpartner | CONTACT | Name des Katalogverantwortlichen | ||||||
| Strasse | STREET | |||||||
| PLZ | ZIP | |||||||
| Stadt | CITY | |||||||
| Tel-Nr. | PHONE | |||||||
| Fax-Nr. | FAX | |||||||
| Emailadresse | E-Mail-Adresse des Katalogverantwortlichen | |||||||
| Tabelle Blatt 4 (AGREEMENT) | ||||||||
| Rahmenvertragsnr. | AGREEMENT_ID | z.B.: 47111 | ||||||
| Startdatum RV | DATETIME | YYYY-MM-DD | ||||||
| Enddatum RV | DATETIME | YYYY-MM-DD | ||||||
| Tabelle Blatt 5 (Katalogdateninhalte | ||||||||
| Artikel-Nr. | SUPPLIER_AID | Ihre frei wählbare Artikel-Nr. | ||||||
| OHNE Sonderzeichen | ||||||||
| Artikelbeschreibung (kurz) | DESCRIPTION_SHORT | EINDEUTIGKEIT auf den ersten 40 Zeichen; max. 80 Zeichen | ||||||
| (bei Artikeln für die Bundespolizei betreffend bitte zwin- | ||||||||
| gend Geräte- Nr. angeben) |
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Informationen für Lieferanten
| BMEcat - Element | Anmerkung | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Artikelbeschreibung | DESCRIPTION_LONG | maximal 4.000 Zeichen; HTML- Tags erlaubt | ||||||
| (lang) | ||||||||
| Tabelle Blatt 5 (Katalogdateninhalte | ||||||||
| Behördeninterne | BUYER_AID Type | AP-Nr. oder STAN-Nr. oder Geräte-Nr. oder Versorgungs- | ||||||
| Numerik – 1 | Nr. | |||||||
| Behördeninterne | BUYER_AID xx.xx.xxx.xx | X wird ersetzt durch die entsprechende Nr. des im 1. Feld | ||||||
| Numerik – 2 | anzugebenden Typs (falls gefordert) | |||||||
| Stichwort/ Synonym | KEYWORD-1 | Lieferanteneigenes Schlagwort/Suchwort 1 | ||||||
| Stichwort/ Synonym | KEYWORD-2 | Lieferanteneigenes Schlagwort/Suchwort 2 | ||||||
| Stichwort/ Synonym | KEYWORD-3 | Lieferanteneigenes Schlagwort/Suchwort 3 | ||||||
| eCl@ss-Version | REFERENCE_FEATURE_ | ECLASS-10.1 (bis zum 29.10.2019 ECLASS-5.1.4) | ||||||
| SYSTEM_NAME | ||||||||
| eCl@ss-Nr. | REFERENCE_FEATURE_ | 8-stellig, ohne Bindestrich (siehe 4.3) | ||||||
| GROUP_ID | ||||||||
| Bestelleinheit | ORDER_UNIT (OU) | (nach UNECE) z.B. C62, PK (siehe 4.2.4) | ||||||
| Inhaltseinheit | CONTENT_UNIT (CU) | Einheit des Artikels (nach UNECE) innerhalb einer Bestel- | ||||||
| leinheit (z.B. Flasche), wie ORDER_UNIT | ||||||||
| Inhaltseinheit pro Be- | NO_CU_PER_OU | Anzahl der Inhaltseinheiten in einer Bestelleinheit, z.B. 6 | ||||||
| stelleinheit | Flaschen (in einer Kiste) | |||||||
| Preismenge | PRICE_QUANTITY | ein Vielfaches bzw. ein Bruchteil der Bestelleinheit (Ele- ment ORDER_UNIT), welches / welcher angibt, auf welche Menge sich alle angegebenen Preise beziehen | ||||||
| Mindestabnahme- | QUANTITY_MIN | Anzahl von Bestelleinheiten, die mindestens bestellt wer- | ||||||
| menge | den müssen | |||||||
| Abnahmestufe | QUANTITY_INTERVAL | Zahl, die angibt, in welcher Staffelung der Artikel bestellt werden kann. Die Zählung für diese Staffelung beginnt stets mit der angegebenen Mindestbestellmenge. Die Einheit für die Mengenstaffel ist die Bestelleinheit. Bei- spiel: 1 (d.h. 5, 6, 7, … Kisten) Beispiel: 2 (d.h. 5, 7, 9,... Kisten) | ||||||
| Preis-Typ | ARTICLE_PRICE - price_ type | net_list: Listenpreis ohne Umsatzsteuer | ||||||
| net_customer: kundenspezifischer Endpreis ohne Umsatz- | ||||||||
| steuer | ||||||||
| Preis (netto) | PRICE_AMOUNT | Preis pro Bestelleinheit, Bsp.: steht in OU die Einheit CT (für Karton), ist der Kartonpreis anzugeben | ||||||
| Währung | PRICE_CURRENCY | Währung des Preises: EUR | ||||||
| Umsatzsteuersatz | TAX | z.B. 0.19 (= 19 Prozent) | ||||||
| Abbildungstyp | MIME_TYPE | ausschließlich als JPG (.jpg) oder GIF (.gif) | ||||||
| Bildname | MIME_SOURCE | Bezeichnung immer ohne Umlaute und Leerzeichen und | ||||||
| Dateikürzel in Kleinbuchstaben |
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| BMEcat - Element | Anmerkung | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| (z.B.: .jpg) | (z.B.: .jpg) | |||||||
| Gruppen-ID | CATALOG_GROUP_ID | Gruppennummer für das Tabellenblatt 6 | ||||||
| (Produktgruppen) | ||||||||
| Achtung: Sollten Sie Staffelpreise vereinbart haben, kommt das Element LOWER_BOUND hinzu und der Preis-Typ muss auf net customer eingestellt werden. In diesen Fällen bitte mit der Katalogadministration Kontakt aufnehmen. | ||||||||
| Tabelle Blatt 6 (Produktgruppen) | ||||||||
| Gruppen-ID | GROUP_ID | ID der Kataloggruppe (Gruppennummer) | ||||||
| Gruppenname | GROUP_NAME | Gruppenname (z.B. Computer und Zubehör, Untergruppen | ||||||
| wären dann Soundkarten, Grafikkarten usw.) maximal 50 | ||||||||
| Zeichen | ||||||||
| ID der übergeordneten Gruppe | PARENT_ID | Durch "PARENT_ID" wird die Position der Kataloggruppe im System ergänzt. Die neue Kataloggruppe wird als Un- terkataloggruppe von "PARENT_ID" (Vater-Sohn- Bezie- hung) in den Baum eingefügt | ||||||
| Achtung: Werden konfigurierbare Kataloge (z.B. Fahrzeuge, Rollcontainer, Schränke etc.) angestrebt, dann muss jeder Optionsartikel als Artikel aufgeführt werden. Die Konfigurationsregeln werden von der Kata- logadministration geschrieben. |
4.2 BMEcat Felder
Im Folgenden finden Sie nähere Ausführungen zu einer Auswahl von BMEcat-Feldern aus der vorangegangenen Tabelle.
4.2.1 Artikelnummer: SUPPLIER_AID
Dieses Feld beinhaltet Ihre frei wählbare und eindeutige Lieferantenartikelnummer. Diese darf keine Sonderzeichen enthalten. Die Angabe ist zwingend erforderlich.
4.2.2 Artikelbeschreibung (kurz): DESCRIPTION_SHORT
Vergeben Sie eineindeutige Namen für Ihre Artikel und vermeiden Sie Abkürzungen. Die wichtigsten At- tribute und Unterscheidungsmerkmale sollten bereits in der Artikelkurzbezeichnung (BMEcat-Feld DESCRIPTION_SHORT) enthalten sein. Fragen Sie sich, nach welchen Bezeichnungen Ihre Kunden su- chen würden und anhand von welchen Merkmalen Kaufentscheidungen getroffen werden. So werden dem Kunden bereits im Suchergebnis die wichtigsten Informationen zu dem Produkt oder der Dienst- leistung angezeigt bzw. ermöglicht eine aussagekräftige Artikelkurzbezeichnung überhaupt erst, dass Ihr Artikel vom Suchalgorithmus erfasst und im Suchergebnis angezeigt wird.
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Informationen für Lieferanten
| Schlecht | Gut | Besser | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Sportschuh | Sportschuh XYZ – weiß | Sportschuh XYZ – Größe 38 – Damen – Weiß |
Beachten Sie bitte, dass die Länge des Artikelnamens auf 80 Zeichen begrenzt ist. Hinweis: Achten Sie bitte wenn möglich auf eine Unterscheidbarkeit anhand der Kurzbezeichnung in- nerhalb der ersten 40 Zeichen, da den über Schnittstelle angebundenen Behörden teilweise nicht die vollen 80 Zeichen zur Verfügung stehen.
4.2.3 Artikelbeschreibung (lang): DESCRIPTION-LONG
In der Langbeschreibung haben Sie die Möglichkeit, die Eigenschaften und Merkmale des angebotenen Artikels ausführlicher zu erläutern. Sie beinhaltet eine eindeutige Beschreibung mit präzisen Informati- onen, die den Artikel oder die Dienstleistung näher erklären. Stellen Sie Alleinstellungsmerkmale und Artikeleigenschaften heraus, wie beispielsweise Farbe, Maße, Varianten oder Lieferumfang. Eine gute Produktbeschreibung sollte alle wichtigen, verkaufsrelevanten Informationen in verständlicher und an- sprechender Form enthalten.
Die Länge der Artikellangbeschreibung ist auf 4.000 Zeichen begrenzt.
Inhaltliche Anforderungen
• Bitte achten Sie auf korrekte Rechtschreibung und Interpunktion.
• Längere Texte sollen leserfreundlich formatiert und strukturiert werden. Dies kann mit einer HTML-Formatierung erreicht werden (vgl. „2.2 Strukturierungsmöglichkeiten“).
• Geben Sie gebräuchliche Normen an, z.B. DIN- und ISO-Angaben.
• Achten Sie auf Vollständigkeit. Wichtig ist dabei die Selbsterklärbarkeit des Produktes.
• Ein guter Richtwert liegt bei 100 – 200 Wörtern.
• Achten Sie auf Eindeutigkeit.
• Informationen zur Verpackungseinheit sind nicht Bestandteil der Langbeschreibung. Stattdessen sind die entsprechenden Werte in den BMEcat-Feldern ORDER_UNIT und CONTENT_UNIT zu hin- terlegen. Weiterführende Informationen zu Verpackungseinheiten erhalten Sie im Abschnitt 4.2.4.
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Informationen für Lieferanten
Strukturierungsmöglichkeiten
Die Strukturierung kann über HTML realisiert werden. Dafür können Sie die nachfolgend beschriebenen HTML-Tags verwenden.
Tags zur Textformatierung:
| HTML-Tag | Bezeichnung |
|---|---|
| Text | Der Text wird fett dargestellt |
| Text | Der Text wird kursiv dargestellt |
| Text | Der Text wird unterstrichen dargestellt |
| Text | Der Text wird hochgestellt dargestellt |
Die HTML-Tags können auch ver schachtelt werden. Zum Beispiel erzeugt Text<\b><\u> einen Text, der fett und unterstrichen dargestellt wird.
Tags zur Textausrichtung:
| HTML-Tag | Bezeichnung / Darstellung in der Langbeschreibung |
|---|---|
| Ihr Text | Absatz im Text vornehmen |
| Zeilenumbruch | |
| Punkt 1 der Liste Punkt 2 der Liste Punkt 3 der Liste | • Punkt 1 der Liste • Punkt 2 der Liste • Punkt 3 der Liste |
4.2.4 Verpackungseinheiten
Bestellmaßeinheit
Die Einteilung der Bestellmaßeinheit erfolgt nach UNECE. Auf diese Einheit beziehen sich die Artikelbe- stellung und der Preis. Die Bestellmaßeinheit wird im BMEcat-Feld ORDER_UNIT angegeben. Weiterfüh- rende Informationen zur Befüllung der BMEcat-Felder erhalten Sie im Lieferanten-handbuch.
Die nachfolgende Übersicht enthält die gängigsten Einheiten:
| UNECE-Code | Bezeichnung |
|---|---|
| CA | Kanister |
| CT | Karton |
| CR | Kiste |
| PR | Paar |
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Informationen für Lieferanten
| UNECE-Code | Bezeichnung |
|---|---|
| PK | Pack |
| PF | Palette |
| RO | Rolle |
| C62 | Stück |
| BG | Beutel |
| BX | Box |
Eine vollständige Liste der aktuell abbildbaren Einheiten kann über katalogdaten@kdbund.bund.de ange- fragt werden.
Inhaltsmaßeinheit
Die Einteilung der Inhaltsmaßeinheit erfolgt ebenfalls nach UNECE. Die Inhaltsmaßeinheit gibt an, in wel- cher Maßeinheit die Einzelartikel in einer Bestellmaßeinheit enthalten sind. Dieses Feld hat rein infor- mativen Charakter und steht in keinem Bezug zum Preis. Die Inhaltsmaßeinheit wird im BMEcat-Feld CONTENT_UNIT erfasst.
Inhaltsmenge pro Bestelleinheit
Das BMEcat-Feld NO_CU_PER_OU enthält eine ganze Zahl. Diese gibt an, wie viele Inhaltsmaß-einheiten in einer Bestellmaßeinheit enthalten sind.
4.2.5 Schlagworte / Synonyme: KEYWORD
Schlagworte und Synonyme dienen dazu, den Artikel auffindbar zu machen. Dazu werden sie in den Suchbegriffen hinterlegt, die dann später im Produktfindungsprozess vom Suchalgorithmus des KdB mit ausgewertet werden.
• Jeder Suchbegriff wird in einem separaten Schlagwortfeld angelegt.
• Verwenden Sie hier bitte gängige Begriffe aus der Umgangssprache und/oder Fachsprache. Bei- spiele für Synonyme zum Begriff Kugelschreiber: Kuli, Schreibgerät, Schreiber
• Es sollten lediglich Synonyme verwendet werden, die nicht bereits in den Bezeichnungen und/oder Beschreibungen enthalten sind.
• Beachten Sie bitte, dass die Länge auf 50 Zeichen begrenzt ist.
4.3 e-Cl@ss
eCl@ss ist ein von führenden deutschen Unternehmen erarbeitete Klassifikationssystem. Dieser Stan- dard wird für den Informationsaustausch zwischen Lieferanten und Kunden angeboten. Das KdB verwendet diese Klassifizierung anhand von eCl@ss, damit die eingestellten Produkte und Dienstleis- tungen von den Nutzern systematisch recherchiert werden können.
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Informationen für Lieferanten
eCl@ss ist gekennzeichnet durch einen vierstufigen, hierarchischen Klassifikationsschlüssel mit ei- nem aus ca. 12.000 Begriffen bestehenden Schlagwortregister:
Beispiel: Bindemaschine XY, eCl@ass-Nummer: 24321301
Produktsegment: 24 Büromaterial Produktfamilie: 2432 Bürotechnik Produktklasse: 243213 Bindesystem Produktgruppe: 24321301 Stanz- und Bindemaschinen
Jeder Artikel muss auf der letzten Ebene (Produktgruppe) eingeordnet werden. Die Klassifizierung ist zwingend notwendig. Weitere Informationen sowie die Nutzungsbedingungen zur Verwendung der eCl@ss Nummern können auf der Internetseite www.eclass.de eingesehen werden.
Ab dem 29. November 2019 bildet die Grundlage dafür eCl@ss in der Version 10.1.
Für Verträge, die bereits vor diesem Stichstand bestanden, müssen KEINE neuen Katalogdaten zuge- leitet werden. Diese können in der zuvor zugesendeten Version 5.1 weiter verwendet werden.
5 Produktabbildungen
5.1 Inhaltliche Anforderungen
• Gleiche Bilder dürfen nicht mit mehreren Namen geliefert werden.
• Es sollen keine Firmenlogos als Bilder verwendet werden. Stattdessen sollte das Bild eine aussa- gekräftige Darstellung des Artikels beinhalten.
• Die Produktabbildung sollte immer genau die beschriebene Variante des Artikels wieder-geben. Nur auf diese Art kann sich der Kunde einen realistischen Eindruck darüber machen, ob der be- schriebene Artikel dem angedachten Zweck entspricht.
• Es dürfen keine Alternativabbildungen bzw. Platzhalter (z.B. „Keine Abbildung“ oder „No Image“) verwendet werden.
5.2 Technische Anforderungen
• Die Bilder sind in einer Auflösung von mindestens 600 x 600 zu liefern.
6 Bestell- und Lieferprozess im KdB
Nach Einstellung der Katalogdaten können die Bedarfsträger Ihre Produkte bzw. Dienstleistungen im „Kaufhaus des Bundes“ ordern. Im Folgenden werden die Eigenheiten des Bestell- und Liefer- prozesses kurz erläutert.
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Informationen für Lieferanten
6.1 Kommunikation mit dem Bedarfsträger
Die Kommunikation zwischen der Auftragnehmerin und den Bedarfsträgern erfolgt bei elektronischen Bestellungen ausschließlich über das KdB. Hierzu erhalten Sie nach der Installation Ihrer elektroni- schen Katalogdaten ein Client-Zertifikat sowie eine Installationsanleitung, um sich mit einem vorgege- benem Passwort im Lieferantenbereich des KdB einloggen zu können. Da das Kaufhaus des Bundes keine öffentliche Internetanwendung ist, muss das nicht personen- gebundene Zertifikat auf dem jeweiligen Arbeitsplatzcomputer des Lieferantenmitarbeiters/der Lieferantenmitarbeiterin installiert werden, um einen Zugriff auf das Lieferantenportal des KdB zu ermöglichen.
Startseite Lieferantenzugang:
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Informationen für Lieferanten
Auftragseingang:
Unter dem Link Aufträge können Sie die neu eingegangene Bestellung mit allen relevanten In- formationen einsehen. Auch alle bereits bearbeiteten Aufträge finden Sie in dieser Auflistung. Die Auftragsverwaltung dient Ihnen zum Informationsaustausch mit dem Bedarfsträger. Nach dem Eingang einer Bestellung müssen Sie hier den Auftrag bestätigen bzw. ablehnen. Darüber hinaus können Sie den Stand der Bearbeitung jederzeit aktualisieren.
Auftragsdetails:
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Informationen für Lieferanten
6.2 Abwicklung von Bestellungen
Sobald eine Bestellung durch einen Bedarfsträger eingeht, werden Sie per E-Mail benachrichtigt. In der Anlage sind zwei Dateien enthalten: In einer PDF-Datei sind alle wichtigen Auftragsinhalte enthalten (vergleichbar mit einem Bestellschein). Das zusätzliche XML-Dokument können Sie in ein ggf. bei Ihnen vorhandenes Lieferantenmanagementsystem einspeisen. In diesem Fall können Sie die Erfassung von Auftragsinhalten automatisieren.
Beispiel E-Mail-Benachrichtigung:
Im Folgenden können Sie die Bestellung im Rahmen Ihrer eigenen Prozesse abwickeln und die Über- sendung der Waren an den Bedarfsträger vornehmen. Auch dieser hat die Möglichkeit, im KdB den Wareneingang zu verfolgen und nach der Lieferung den Erhalt der Ware zu bestätigen.
6.3 Bestellung über „Dummy-Produkt“
Im KdB können Produkte und Dienstleistungen, die aufgrund von speziellen Anforderungen, Größe oder Komplexität besonders beratungsintensiv sind, mittels sogenannter Dummy-Produkte bestellt werden. Die Bestellung erfolgt auf Grundlage eines zuvor durch Sie erstellten Kostenvorschlags oder durch einen vom Bedarfsträger ausgefüllten EVB-IT-Vertrag.
Dazu nimmt der Bedarfsträger im ersten Schritt Kontakt zu Ihnen auf, um seinen Bedarf detailliert zu beschreiben. Dabei beachten Sie bitte, dass sich die Bestellung ausschließlich auf solche Leistungen be- ziehen darf, die Gegenstand der Rahmenvereinbarung sind.
Sie erstellen und übermitteln das erforderliche Zusatzdokument (z.B. den Kostenvoranschlag) via E-Mail an den Bedarfsträger.
Bei dem späteren Leistungsabruf des Bedarfsträgers über das KdB wird das Zusatzdokument im Waren- korb hochgeladen und der entsprechende Nettopreis eingetragen. Die hochgeladenen Zusatzdokumen- te werden automatisch als Anhang der Bestell-E-Mail hinzugefügt.
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Informationen für Lieferanten
Ansicht: Beispiel Kostenvoranschlag
Der Artikel wird über das Einkaufswagen-Symbol in den Warenkorb gelegt.
Alle weiteren Schritte des Bestellverfahrens laufen im KdB wie bereits bekannt ab. Die Prüfung und Be- stätigung der Bestellung nehmen Sie ebenfalls im KdB vor.
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Informationen für Lieferanten
6.4 Bespielprozess für die Bestellabwicklung
In der nachfolgenden Grafik wird beispielhaft ein Bestellprozess dargestellt, der ausgehend von einem behördeninternen ERP-System über das Kaufhaus des Bundes zum Lieferanten weiterge- führt wird.
Der Nachrichtenfluss ausgehend von der Behörde zu einem Lieferanten wird ohne Medienbrü- che vollelektronisch umgesetzt. Die Bestätigungen oder Ablehnungen von Aufträgen durch den Liefe- ranten sowie ggf. gestellte Stornoanträge müssen einstweilen noch in der Weboberfläche des KdB vorgenommen werden.
Impressum
Beschaffungsamt des BMI – Geschäftsstelle Kaufhaus des Bundes
Kontakt Telefon: +49 228 99 610-2280 E-Mail: geschaeftsstelle@kdbund.de
Adresse Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern Brühler Str. 3 53119 Bonn
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