I.2 Teilnahmebedingungen

Vergabeverfahren „Werbe- & Marketingdienstleistung“,

Vergabe-Nr. ECA-2026-054

Vergabestelle:

Bundesdruckerei GmbH Office for EU-Contract awarding (FP ECA) Kommandantenstraße 18 10969 Berlin

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Inhaltsverzeichnis

Einleitung .................................................................................................................................3

Auftraggeber ............................................................................................................................3

Leistungsgegenstand.................................................................................................................3

Losaufteilung ............................................................................................................................3

Vergabeart ...............................................................................................................................3

Kommunikation / eVergabe .......................................................................................................4

Vergabeunterlagen ...................................................................................................................4

Fragen zu den Vergabeunterlagen ..............................................................................................4

Teilnahmeantrag .......................................................................................................................5

Frist und Form der Antragsstellung .............................................................................5

Weiterer Inhalt des Teilnahmeantrags ........................................................................6

Angaben und Nachweise zur Eignung .........................................................................................6

Bewerbergemeinschaft ............................................................................................................ 10

Unterauftragnehmer ............................................................................................................... 11

Eignungsleihe ......................................................................................................................... 12

Ablauf des Teilnahmewettbewerbs ........................................................................................... 13

Bestimmungen über nicht berücksichtigte Teilnahmeanträge ...................................................... 14

Wettbewerbsbeschränkende Absprachen .................................................................................. 15

Datenschutz, Vertraulichkeit, Akteneinsicht im Nachprüfungsverfahren ....................................... 15

Sprache ................................................................................................................................. 15

Zuständige Nachprüfungsstelle gemäß § 159 GWB .................................................................... 15

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Einleitung

Die nachfolgenden allgemeinen Bedingungen sollen den Bewerbern helfen, einen wertbaren Teilnahmeantrag abzugeben. Mit Erhalt der Aufforderung zur Teilnahme nebst Vergabeunterlagen werden Sie gebeten, sich mit einem entsprechenden Teilnahmeantrag zu beteiligen.1

Auftraggeber

Der Auftraggeber,

Bundesdruckerei GmbH, Kommandantenstraße 18, 10969 Berlin

beabsichtigt, die in den Vergabeunterlagen näher definierten Leistungen zu vergeben.

Leistungsgegenstand

Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung ist der Abschluss eines Rahmenvertrags über die Erbringung von Agenturleistungen im Bereich der Planung und Umsetzung crossmedialer Kampagnen innerhalb von Deutschland sowie die Unterstützung im Content-Marketing für den Auftraggeber. Nähere Informationen zum Leistungsgegenstand können der den Vergabeunterlagen beigefügten Leistungsbeschreibung entnommen werden.

Losaufteilung

Eine Aufteilung in Lose ist nicht vorgesehen.

Vergabeart

Das Vergabeverfahren richtet sich nach § 119 GWB i. V. m. den §§ 14 ff. VgV. Es finden die Vorschriften über das nicht offene Verfahren (§ 16 VgV) Anwendung.

Das Verfahren wird somit in zwei Phasen durchgeführt. In der ersten Phase - dem Teilnahmewettbewerb - stellt der Auftraggeber anhand der mit dem Teilnahmeantrag vorgelegten Unterlagen fest, welche Bewerber, bei denen keine Ausschlussgründe nach den §§ 123 und 124 GWB vorliegen, den Anforderungen an Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) entsprechen. In der zweiten Phase - der Angebotsphase - werden die ausgewählten Bewerber vom Auftraggeber aufgefordert, auf der Grundlage weiterer Vergabeunterlagen ein verbindliches Angebot einzureichen.

Auf die Vorschriften des Vierten Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die Vergabeverordnung (VgV) wird verwiesen.

1 Die verwendeten personenbezogenen Bezeichnungen beziehen sich – sofern nicht anders kenntlich gemacht – auf alle

Geschlechter. Sofern nicht ausdrücklich anders bestimmt, sind mit "Bewerber“ / „Bieter" sowohl einzelne Unternehmen als auch

Bewerber- / Bietergemeinschaften gemeint - mit „Auftragnehmer“ (AN) sind Bieter oder Bietergemeinschaften gemeint, die den

Zuschlag erhalten haben.

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Kommunikation / eVergabe

Für alle Schritte des elektronischen Vergabeprozesses im Rahmen des vorliegenden Verfahrens und insbesondere für die Abgabe des Teilnahmeantrags nutzen wir das Portal „Deutsches Vergabeportal“ (http://www.dtvp.de).

Sie müssen Ihren Teilnahmeantrag und Ihre Fragen in elektronischer Form über den Vergabemarktplatz DTVP unter Anwendung der dort vorhandenen Möglichkeiten abgeben (Bietertool / webbasierte Abgabe). Zur Installation des Cosinex-Bietertools auf Ihrem Computer werden Sie ggf. zur Installation von „Java“ aufgefordert.

Wichtiger Hinweis: Bei Problemen erhalten Sie Unterstützung über das Service- und Supportcenter der Cosinex GmbH unter http://support.cosinex.de. Technische Fragen zur Vergabeplattform sind nur an die Cosinex GmbH zu stellen und nicht an den Auftraggeber! Achten Sie dabei auf die Geschäftszeiten.

Zur Einsicht und Bearbeitung der im PDF angebotenen Vergabeunterlagen benötigen Sie einen PDF-Viewer wie den Adobe Reader in der jeweils aktuellen Fassung. Derartige Programme stehen im Internet kostenlos zur Verfügung.

Vergabeunterlagen

Es dürfen seitens des Bewerbers keine Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen werden. Die zum Abruf zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen sind nicht verhandelbar. Änderungen am Text der Vergabeunterlagen oder Zusätze im Teilnahmeantrag und/oder den beizufügenden Unterlagen, welche die Vergabeunterlagen inhaltlich modifizieren, sind unzulässig.

Die Bewerber werden hiermit ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Teilnahmeanträge, die derartige Änderungen oder Zusätze enthalten, grundsätzlich ausgeschlossen werden.

Fragen zu den Vergabeunterlagen

Der Bewerber hat die Bekanntmachung und die Vergabeunterlagen unmittelbar nach Erhalt auf Vollständigkeit zu überprüfen. Insbesondere hat sich der Bewerber zu vergewissern, dass ihm sämtliche Unterlagen zur Verfügung stehen. Sind die Unterlagen unvollständig oder enthalten sie nach Auffassung eines Bewerbers Unklarheiten, so hat der Bewerber den Auftraggeber vor Abgabe des Teilnahmeantrags in Textform darauf hinzuweisen.

Fragen zum Verfahren sind rechtzeitig und ausschließlich über die Funktion „Kommunikation“ des Online-Portals Deutsches Vergabeportal (DTVP) in deutscher Sprache an den Auftraggeber zu richten. Der Auftraggeber wird die Fragen sammeln, anonymisieren und zeitnah beantworten. Mit der Übersendung einer Bewerberfrage genehmigt der Bewerber gleichfalls eine entsprechende Bekanntgabe. Die Beantwortung von Fragen erfolgt gegenüber allen Bewerbern zeitgleich ebenfalls über das Online-Portal DTVP.

Die Bewerber werden gebeten, Fragen, die in einem engen zeitlichen Zusammenhang aufkommen, zu bündeln und von der separaten Einreichung einzelner Fragen abzusehen.

Die interessierten Unternehmen haben die Möglichkeit, sich für fortlaufende Informationen über den Ablauf des Vergabeverfahrens, wie etwa die Beantwortung von Bewerberfragen, auf dem

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Online-Portal DTVP für das hier gegenständliche Vergabeverfahren zu registrieren und erhalten grundsätzlich eine Benachrichtigung über das bei der Registrierung angegebene E-Mail-Postfach.

Bitte beachten Sie, dass eine Registrierung keine vollumfängliche Gewähr für eine durchgängige Benachrichtigung bei neuen Informationen bieten kann. Die Bewerber werden daher gebeten, den Posteingang des Online-Portals DTVP eigenständig in regelmäßigen Abständen auf etwaige Änderungen oder neue Informationen zum Vergabeverfahren zu prüfen. Unternehmen, die keine Registrierung vornehmen, haben sich eigenständig auf dem vorgenannten Portal über ggf. veröffentlichte Informationen zum Vergabeverfahren in Kenntnis zu setzen. Andere Stellen des Auftraggebers werden keine Auskünfte erteilen. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt. Ausschließlich durch den Auftraggeber in Textform erteilte Auskünfte sind verbindlich.

Fragen, die nicht rechtzeitig, d.h. bis zum

09.10.2026, 23:59 Uhr

vorliegen, werden ggf. nicht beantwortet. Der Auftraggeber behält sich nach eigenem Ermessen vor, verspätete Fragen dennoch zu beantworten, wenn er diese für sachdienlich hält.

Die Antworten zu Bewerberfragen werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.

Die Bewerber haben mit den Teilnahmeunterlagen eine montags bis freitags während der üblichen Geschäftszeiten ständig erreichbare E-Mail-Adresse zu benennen, an welche die Informationen des Auftraggebers gesendet werden können, soweit einer Versendung über das Vergabeportal DTVP technische Probleme entgegenstehen.

Teilnahmeantrag

Auf der Grundlage der Vergabeunterlagen und unter Nutzung der den Vergabeunterlagen beigefügten Vordrucke haben die Bewerbe einen vollständigen und verbindlichen Teilnahmeantrag zu erstellen und abzugeben. Aufwendungen, die bei der Erstellung des Teilnahmeantrags und im weiteren Verlauf des Verfahrens entstehen, werden nicht erstattet.

Frist und Form der Antragsstellung

Der vollständige Teilnahmeantrag ist unter Verwendung des beigefügten Vordrucks ausschließlich elektronisch in Textform bis spätestens

19.10.2026, 10:00 Uhr (Ausschlussfrist)

über das Onlineportal DTVP einzureichen.

Nach Ablauf der Teilnahmefrist eingegangene Teilnahmeanträge werden vom Wettbewerb ausgeschlossen. Maßgeblich für das Einhalten der Teilnahmefrist ist der tatsächliche Eingang des Teilnahmeantrags (Upload) über das Onlineportal DTVP, nicht der Zeitpunkt, zu dem mit der Übermittlung begonnen wird. Es wird empfohlen, den Teilnahmeantrag vorsorglich nicht unmittelbar vor Ablauf der Teilnahmefrist abzugeben. Bis zum Ablauf der Teilnahmefrist können Teilnahmeanträge über das Online-Portal DTVP zurückgezogen werden.

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Die elektronische Einreichung des Teilnahmeantrags hat zwingend unter Nutzung der technischen Funktion/Reiter „Angebote/Anträge“ auf dem Onlineportal DTVP zu erfolgen (siehe Ziff. 6 der Vergabebedingungen). Eine Abgabe des Teilnahmeantrags unter Nutzung der Kommunikationsfunktion des Online-Portals entspricht nicht den Formvorgaben an den Teilnahmeantrag und führt zum zwingenden Ausschluss des betreffenden Teilnahmeantrags vom weiteren Vergabeverfahren. Schriftliche Teilnahmeanträge und Teilnahmeanträge via Telefax, E-Mail sowie telefonische Teilnahmeanträge sind ebenfalls nicht zugelassen.

Die einzureichenden Unterlagen sind in dem Dateiformat hochzuladen, in dem sie zur Verfügung gestellt wurden. Die Umwandlung der Unterlagen in das PDF-Format ist ebenfalls zulässig. Der Bewerber trägt die Verantwortung dafür, dass sein Teilnahmeantrag rechtzeitig und vollständig in den vom Auftraggeber geforderten Dateiformaten eingeht. Eine Übersicht der mit dem Teilnahmeantrag einzureichenden Unterlagen ergibt sich aus der Aufforderung zur Teilnahme.

Die Öffnung der Teilnahmeanträge erfolgt voraussichtlich zeitnah nach Ablauf der Teilnahmefrist. Bewerber und deren Bevollmächtigte sind zur Teilnahme an der Öffnung der Teilnahmeanträge gemäß § 55 Abs. 2 VgV nicht zugelassen.

Weiterer Inhalt des Teilnahmeantrags

Erklärung zum Nichtvorliegen eines Russland-Bezugs Der Auftraggeber wird von demjenigen Bieter, dessen Angebot für die Zuschlagserteilung vorgesehen ist, die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Russland-Bezugs (Formblatt) fordern. Die bietenden Unternehmen können diese Eigenerklärung bereits mit der Abgabe des Teilnahmeantrags einreichen. Sollte die Erklärung nicht bereits dem Teilnahmeantrag beigefügt sein, wird der Auftraggeber sie vor Zuschlagserteilung vom Zuschlagsaspiranten innerhalb einer angemessenen Nachfrist in Textform abfordern. Wird die Erklärung dann nicht oder nicht fristgerecht vorgelegt, muss das Angebot ausgeschlossen werden. Im Falle einer Bietergemeinschaft ist diese Erklärung von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

Angaben und Nachweise zur Eignung

Bei der Auswahl der Teilnahmeanträge, die für die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes in Betracht kommen, werden nur Bewerber berücksichtigt, die für die Erfüllung der Leistung die erforderliche Eignung, d.h. Fachkunde und Leistungsfähigkeit, besitzen und nachweisen.

Die Eignungsprüfung wird auf Basis der folgenden vom Bewerber zu erstellenden bzw. auszufüllenden und mit dem Teilnahmeantrag einzureichenden Erklärungen und Nachweise vorgenommen:

hinsichtlich des Vorliegens von Ausschlussgründen und der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

(1) ausgefüllte „Bewerberselbstauskunft“, unter zwingenden Angaben insbesondere zu Unternehmenssitz, Steuernummer und Umsatz-Steuer-Ident-Nummer, gesetzliche Vertreter, Gesellschafter und Höhe der Gesellschafteranteile, wirtschaftlich Berechtigte, Konzernstruktur;

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(2) Auszug aus dem Handelsregister, der den zum Zeitpunkt der Teilnahmefrist aktuellen Stand wiedergibt und nicht älter als drei Monate (bezogen auf den Zeitpunkt der Teilnahmefrist) ist;

(3) Eigenerklärung zu Ausschlussgründen gemäß Formblatt;

(4) Auszug aus dem Wettbewerbsregister und Gewerbezentralregister (nicht vom Bewerber vorzulegen)

Der Auftraggeber ist verpflichtet, vor der Erteilung des Zuschlags abzufragen, ob im Wettbewerbsregister Eintragungen zu demjenigen Bieter vorliegen, an den der Auftrag vergeben werden soll, um zu prüfen, inwiefern für diesen Bieter Gründe für den Ausschluss vom Vergabeverfahren bestehen. Der Auftraggeber wird deshalb hinsichtlich desjenigen Bieters, dessen Angebot für die Zuschlagserteilung vorgesehen ist, einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister abfordern.

Ebenso behält sich der Auftraggeber vor, hinsichtlich desjenigen Bieters, dessen Angebot für die Zuschlagserteilung vorgesehen ist, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150a GewO abzufordern und zu prüfen, inwiefern Gründe zum Ausschluss des Bieters vorliegen.

hinsichtlich der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit

(5) ausgefüllte „Bewerberselbstauskunft“, unter zwingenden Angaben insbesondere zu

a) Netto-Gesamtumsatz (in EUR) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre;

b) Netto-Gesamtumsatz (in EUR) hinsichtlich mit zum Leistungsgegenstand vergleichbaren Leistungen der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre;

Als vergleichbar gelten erfolgreich erbrachte Leistungen, die in Umfang, Art und Schwierigkeitsgrad den in der Leistungsbeschreibung dargestellten Leistungen entsprechen und sich auf die Planung und Umsetzung crossmedialer Kampagnen sowie Leistungen im Content-Marketing beziehen.

Sollte das Unternehmen noch keine drei Jahre bestehen, sind die geforderten Angaben seit Unternehmensgründung zu tätigen.

hinsichtlich der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit

(6) ausgefüllte „Bewerberselbstauskunft“, unter zwingenden Angaben insbesondere zu

a) Gesamtanzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jeweils durchschnittlich im Unternehmen des Bewerbers / Bieters beschäftigten Arbeitnehmer;

b) Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jeweils durchschnittlich im Unternehmen des Bewerbers / Bieters beschäftigten Arbeitnehmer, welche zum ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbare Leistungen erbringen.

Als vergleichbar gelten erfolgreich erbrachte Leistungen, die in Umfang, Art und Schwierigkeitsgrad den in der Leistungsbeschreibung dargestellten Leistungen

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entsprechen und sich auf die Planung und Umsetzung crossmedialer Kampagnen sowie Leistungen im Content-Marketing beziehen.

Sollte das Unternehmen noch keine drei Jahre bestehen, sind die geforderten Angaben seit Unternehmensgründung zu tätigen.

(7) Nachweis gemäß „Referenzerklärung“ von Referenzprojekten, welche mit den zu vergebenden Leistungen vergleichbar sind, aus den letzten fünf (5) Jahren ausgehend vom Zeitpunkt der Teilnahmefrist2 unter Angabe:

❖ der Bezeichnung und Beschreibung der erbrachten Leistung(en) (Aufgabenstellung, Leistungsinhalte und Tätigkeiten), ➢ Zur Beschreibung der jeweiligen Referenzleistung haben die Bewerber eine kurze Präsentation mit max. zehn Charts zu erstellen und diese im Format PDF als Anlage zur Referenzerklärung einzureichen. Die Präsentation muss die Beschreibung • der Aufgabe(n) (alle Referenzen), • der Ziele und der Zielgruppe (alle Referenzen), • der Strategie (Referenzen a, c, d) • kreative Leitidee (Referenzen a, b, d) • der Umsetzungsbeispiele für klassische und digitale Kanäle (Referenzen a und d) und • der Umsetzungsbeispiele für den Kanal LinkedIn (Referenz b) beinhalten; ❖ des Auftraggebers der Referenz (nebst den geforderten Angaben im Dokument „Formblatt Referenzerklärung“), ❖ des ungefähren Auftragsvolumens (Umsatz oder Mengen), ❖ des Leistungszeitraums und ❖ des Leistungserbringers.

Referenzerklärungen sind grundsätzlich unter Nutzung des Formblattes „Referenzerklärung“ und unter Benennung der geforderten Angaben zum Auftraggeber (Name und Anschrift, Branche/Bereich des Auftraggebers und Ansprechpartner nebst Kontaktdaten) nebst den weiteren geforderten Angaben zur erbrachten Leistung einzureichen. Auf die konkrete Benennung des Auftraggebers sowie des Ansprechpartners kann ausnahmsweise verzichtet werden, wenn diesen Angaben eine Vertraulichkeitsverpflichtung des Bieters gegenüber dem Referenzauftraggeber entgegensteht.

Mindestanforderungen im Rahmen der Eignungsprüfung:

2 Hierbei ist es ausreichend, wenn der Abschlusszeitpunkt der Referenz innerhalb der letzten fünf (5) Jahre liegt.

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In Bezug auf die vorstehend unter (5) b) geforderte Angabe zum Netto-Gesamtumsatz (in EUR) hinsichtlich mit zum Leistungsgegenstand vergleichbaren Leistungen der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, wird die folgende Mindestbedingung festgelegt:

➢ Der Netto-Gesamtumsatz (in EUR) hinsichtlich mit zum Leistungsgegenstand vergleichbaren Leistungen der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre muss im Durchschnitt mindestens 5.000.000,00 € betragen.

In Bezug auf die vorstehend unter (6) a) geforderte Angabe zur Gesamtanzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jeweils durchschnittlich im Unternehmen des Bewerbers / Bieters beschäftigten Arbeitnehmer, wird die folgende Mindestbedingung festgelegt:

➢ Die Gesamtanzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jeweils durchschnittlich im Unternehmen des Bewerbers / Bieters beschäftigten Arbeitnehmer muss im Durchschnitt mindestens 40 festangestellte Mitarbeiter betragen.

In Bezug auf die vorstehend unter (7) geforderten Erklärungen zu vergleichbaren Referenzleistungen werden die folgenden Mindestanforderungen festgelegt:

➢ Es sind mindestens 4 mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten fünf (5) Jahren ausgehend vom Zeitpunkt der Teilnahmefrist einzureichen. Als vergleichbar gelten erfolgreich erbrachte Leistungen, die in Umfang, Art und Schwierigkeitsgrad den in der Leistungsbeschreibung dargestellten Leistungen entsprechen und sich auf die Planung und Umsetzung crossmedialer Kampagnen sowie Leistungen im Content-Marketing beziehen. ➢ Min. 1 Referenz muss die Konzeption und Umsetzung einer crossmedialen B2G Kampagne für erklärungsbedürftige Produkte oder Dienstleistungen für Entscheider- Zielgruppen (z. B. Behördenleitung, CIO/IT-Leitung, Fachreferatsleitung, Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragte, Vergabe und Beschaffung, etc.) betreffen. Im Rahmen der Bewertung der Vergleichbarkeit dieser Referenzleistung wird darauf abgestellt, ob der Bewerber nachweisen kann, dass die Kampagne sich an Entscheider- Zielgruppen im öffentlichen Sektor (Bund, Länder, Kommunen) gerichtet hat; komplexe, erklärungsbedürftige Inhalte in zielgruppenrelevante Botschaften, Argumentationen und Maßnahmen übersetzt wurden und die Umsetzung tatsächlich crossmedial erfolgte, also über mehrere aufeinander abgestimmte Kanäle hinweg (digital und analog), mit konsistenter Kampagnenidee und kanalspezifischer Adaption. ➢ Min. 1 Referenz muss die Konzeption und Umsetzung einer B2B-Kampagne für digitale Produkte oder Dienstleistungen mit Schwerpunkt auf der Plattform LinkedIn betreffen, gerichtet an Entscheider-Zielgruppen (z. B. C-Level, IT-Leitung, Fachbereichsleitung, Beschaffung). Im Rahmen der Bewertung der Vergleichbarkeit dieser Referenzleistung wird darauf abgestellt, ob der Bewerber nachweisen kann, dass die kreative Umsetzung plattformgerecht erfolgte – also für die spezifische Mechanik von LinkedIn - und die Kampagne eine zielgruppenadäquate Tonalität und Bildsprache für den B2B- Entscheider-Kontext gefunden hat. ➢ Min. 1 Referenz muss die Erstellung einer Kommunikationsstrategie zu komplexen Themen aus den Bereichen IT, Digitalisierung, Technologie, Cybersicherheit oder Digitalpolitik umfasst haben. Die Referenz soll vorzugsweise für einen Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor oder einem vergleichbar regulierten Umfeld erbracht worden sein.

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Im Rahmen der Bewertung der Vergleichbarkeit dieser Referenzleistung wird darauf abgestellt, ob der Bewerber nachweisen kann, dass er komplexe Themen zielgruppen- und kanalgerecht kommunizieren kann und so in der Lage ist Organisationen oder Personen strategisch zu positionieren, z.B. durch konsistente Botschaften und Kommunikationsansätze. ➢ Min. 1 Referenz muss die Erstellung und Umsetzung eines Employer-Branding- Konzepts betreffen. Die Referenz muss Maßnahmen zur Positionierung als Arbeitgebermarke sowie zur Ansprache relevanter bzw. unter-schiedlicher Zielgruppen (z. B. IT-Professionals oder Auszubildende & Dual Studierende) umfassen. Im Rahmen der Bewertung der Vergleichbarkeit dieser Referenzleistung wird darauf abgestellt, ob der Bewerber nachweisen kann, dass eine strategisch fundierte Arbeitgeberpositionierung entwickelt wurde, die zielgruppenspezifisch in geeignete Kommunikationsmaßnahmen übersetzt wurde. Ferner wird bewertet, ob das Kommunikationskonzept eine konsistente Arbeitgeberbotschaft vermittelt hat und die Ansprache hinsichtlich Tonalität, Bildsprache und Kommunikationsmaßnahmen auf die jeweiligen Bewerberzielgruppen abgestimmt war.

Eine Nichterfüllung der benannten Mindestanforderung führt zum Ausschluss des betroffenen Teilnahmeantrags vom weiteren Vergabeverfahren.

Eigenerklärungen sind in Textform einzureichen. Soweit möglich sind die den Vergabeunterlagen beigefügten Vordrucke zu verwenden.

Alle vorzulegenden Nachweise müssen den aktuellen Gegebenheiten und Verhältnissen entsprechen. Der Auftraggeber kann für Informationen, welche in den Eigenerklärungen zur Eignungsprüfung enthalten sind, die Einreichung von Nachweisen in Kopie und zur näheren Überprüfung die Nachreichung des Originals verlangen.

Für den Fall, dass Zweifel an den Eigenerklärungen des Bewerbers bestehen, behält sich der Auftraggeber insoweit vor, von dem Bewerber amtliche/behördliche Bestätigungen durch die zuständigen Stellen zu fordern.

Bewerber aus Ländern, in denen oben genannte Nachweise nicht erteilt werden, haben gleichwertige Nachweise zu führen bzw. gleichwertige Erklärungen abzugeben und eine Übersetzung beizufügen.

Bewerbergemeinschaft

Schließen sich mehrere Unternehmen zu einer Bewerbergemeinschaft zusammen, hat diese mit ihrem Teilnahmeantrag eine Bewerbergemeinschaftserklärung (gemäß beigefügtem Formblatt „Erklärung Bewerbergemeinschaft“) abzugeben.

In der Erklärung sind alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft zu benennen; außerdem ist der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter (geschäftsführendes Mitglied) zu bezeichnen. Alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft haften als Gesamtschuldner; diese Haftung bleibt auch nach Auflösung der Bewerbergemeinschaft bestehen.

Die Zusammensetzung einer Bewerbergemeinschaft darf im und nach dem Teilnahmewettbewerb grundsätzlich nicht verändert werden. Ein Austausch von Mitgliedern einer

Teilnahmebedingungen ECA-2026-054 Seite 10/15

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Bewerbergemeinschaft nach Abgabe des Antrags auf Teilnahme ist bei Vorliegen eines wichtigen Grundes nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers möglich, sofern die Eignung der Bewerbergemeinschaft nicht berührt wird und keine Wettbewerbsbeeinträchtigung gegeben ist.

Liegt eine Bewerbergemeinschaft vor, sind die

• Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen, • die Angaben zu den Ziffern 1 und 2 der Bewerberselbstauskunft, • der Handelsregisterauszug sowie • die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Russlandbezugs

nach Maßgabe der in diesen Teilnahmebedingungen festgelegten Vorgaben für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft einzureichen. Hinsichtlich der restlichen in Ziffer 11 dieser Teilnahmebedingungen aufgeführten Anforderungen an die Bewerbereignung genügt es, wenn diese durch die Bewerbergemeinschaft insgesamt – also kumulativ – erfüllt werden. Dies gilt insbesondere für die Erfüllung etwaiger Mindestanforderungen an die Eignung.

Unterauftragnehmer

Sofern der Bewerber den Einsatz von Unterauftragnehmern beabsichtigt, kann er bereits mit dem Teilnahmeantrag, hat jedoch spätestens mit dem Angebot eine Erklärung über die Art und den Umfang der Weitergabe von Leistungsbestandteilen (gemäß Formblatt „Erklärung Unterauftragnehmereinsatz/Eignungsleihe“) abzugeben.

Als Unterauftragnehmer gelten neben selbstständigen, von dem Bieter rechtlich verschiedenen Unternehmen auch (konzern-) verbundene Unternehmen wie bspw. Mutter- / Tochter- / Schwestergesellschaften und sonstige Dritte, soweit sie Teile der ausgeschriebenen Leistungen ausführen sollen.

Der Auftraggeber kann vor Zuschlagserteilung den Bieter des für die Zuschlagserteilung vorgesehenen Angebotes auffordern, ihm die für die Unterauftragsvergabe konkret bestimmten Unternehmen zu benennen.

Der Bieter, dessen Angebot für die Zuschlagserteilung vorgesehen ist, hat auf Verlangen des Auftraggebers vor Zuschlagserteilung mittels einer entsprechenden Verpflichtungserklärung der benannten Unterauftragnehmer (gemäß beigefügtem Formblatt „Verpflichtungserklärung Drittunternehmen“) nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen sowie zum Nachweis der Eignung der Unterauftragnehmer die ausgefüllte Bieterselbstauskunft nebst Anlagen und die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (jeweils gem. den beigefügten Formblättern) für diese fristgebunden (ggf. innerhalb weniger Tage) beizubringen.

Vor Zuschlagserteilung wird der Auftraggeber überprüfen, ob bei den benannten Unter- auftragnehmern des für den Zuschlag vorgesehenen Bieters Ausschlussgründe nach § 123 GWB und § 124 GWB vorliegen. Im Falle des Vorliegens zwingender Ausschlussgründe nach § 123 GWB hat der Bieter den betroffenen Unterauftragnehmer zu ersetzen. Liegen fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB vor, kann der Auftraggeber verlangen, dass der Bieter den betroffenen Unterauftragnehmer ersetzt. Hierüber entscheidet der Auftraggeber nach pflichtgemäßem Ermessen.

Teilnahmebedingungen ECA-2026-054 Seite 11/15

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Soweit sich der Bewerber im Hinblick auf die erforderliche Leistungsfähigkeit (Eignung) auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft (Eignungsleihe), gelten zusätzlich die Bestimmungen der nachfolgenden Ziffer 14 dieser Vergabebedingungen.

Eignungsleihe

Bewerber/Bewerbergemeinschaften können sich ferner gem. § 47 VgV auch zum Nachweis der Eignung der Ressourcen/Mittel anderer Unternehmen bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der mit dem Dritten bestehenden Verbindungen (Eignungsleihe).

In einem solchen Fall muss der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft das oder die andere/n Unternehmen (gemäß beigefügtem Formblatt I.7) bereits im Teilnahmeantrag benennen und mittels einer entsprechenden Verpflichtungserklärung der Unterauftragnehmer (gemäß beigefügtem Formblatt I.8) ebenfalls bereits mit dem Teilnahmeantrag nachweisen, dass er/sie auf die Mittel des/der anderen Unternehmen im Fall der Auftragserteilung tatsächlich zugreifen kann.

Ferner sind für diesen Dritten zum Nachweis der Eignung die ausgefüllte Bewer- berselbstauskunft nebst Anlagen sowie die Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (jeweils gem. den beigefügten Formblättern) einzureichen. Weitere Unterlagen sind einzureichen, soweit sich der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft auf die Fähigkeiten dieser Unternehmen zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und/oder Fachkunde beruft.

Der Auftraggeber behält sich zudem grundsätzlich vor, im Rahmen der Eignungs-prüfung die Vorlage aller weiteren geforderten Eignungsnachweise und -erklärungen hinsichtlich der Unterauftragnehmer zu verlangen.

Es wird darauf hingewiesen, dass ein anderes Unternehmen i.S.v. § 47 Abs. 1 VgV nicht nur ein selbstständiges, von dem Bewerber rechtlich verschiedenes Unter-nehmen sein kann, sondern hierunter auch ein (konzern-) verbundenes Unternehmen (Mutter-/Tochter-/ Schwestergesellschaft etc.) zu verstehen ist.

Erfüllt der jeweils vorgesehene Unterauftragnehmer die auf diesen zutreffenden Eignungskriterien nicht oder besteht ein zwingender Ausschlussgrund nach § 123 GWB zu Lasten dieses Unterauftragnehmers, so hat der Bewerber diesen Unterauftragnehmer zu ersetzen.

Besteht bei dem jeweils vorgesehenen Unterauftragnehmer ein Ausschlussgrund nach § 124 GWB, entscheidet der Auftraggeber über den Ersatz des entsprechenden Unterauftragnehmers durch den Bewerber nach pflichtgemäßem Ermessen.

Nimmt der Bewerber / die Bewerbergemeinschaft die Kapazitäten anderer Unter-nehmen im Hinblick auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit im Rahmen der Eignungsleihe in Anspruch, haften diese gemein-sam für die Auftragsausführung. In diesem Fall ist von dem Bewerber / der Bewerbergemeinschaft, dessen/deren Angebot für die Zuschlagserteilung vorgesehen ist, eine entsprechende gemeinsame Haftungserklärung des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft und des betroffenen Unterauftragnehmers auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers vorzulegen.

Teilnahmebedingungen ECA-2026-054 Seite 12/15

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Ablauf des Teilnahmewettbewerbs

Bevor Sie als Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, müssen Sie mit Ihrem Teilnahmeantrag Ihre Eignung nachweisen (vgl. Ziff. 10 dieser Teilnahmebedingungen). Die Eignung der Bewerber wird anhand der mit dem Teilnahmeantrag vorgelegten Nachweise und Erklärungen geprüft (vgl. § 45 ff. VgV, § 122 GWB).

Bei einer hinreichenden Anzahl von geeigneten Bewerbern fordert der Auftraggeber höchstens fünf Bewerber zur Abgabe eines Angebots auf. Es besteht kein Anspruch darauf, dass mehr als fünf Bewerber berücksichtigt werden.

Als geeignet werden grundsätzlich die Bewerber eingestuft, welche

vollständige Teilnahmeanträge eingereicht haben und
die aufgestellten Mindestkriterien erfüllen.

Formale Prüfung der Teilnahmeanträge

Die formale Prüfung der Teilnahmeanträge erfolgt nach den §§ 56, 57 VgV. Der Teilnahmeantrag muss vollständig sein und die in der Tabelle „Checkliste der mit dem Teilnahmeantrag einzureichenden Unterlagen“ (siehe Checkliste im Dokument „Aufforderung zur Teilnahme“) genannten Unterlagen umfassen. Unvollständige Teilnahmeanträge können unberücksichtigt bleiben.

Geforderte Erklärungen und Nachweise, die bis zum Ablauf der Teilnahmefrist nicht vorgelegt wurden, können nach Ermessen des Auftraggebers nachgefordert werden (§ 56 Abs. 4 VgV). Der Auftraggeber behält sich mithin vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, soweit dies rechtlich zulässig ist, nachzufordern. Es besteht grundsätzlich kein Anspruch der Bewerber auf Nachforderung fehlender Unterlagen.

Werden die nachgeforderten Unterlagen nicht innerhalb der vom Auftraggeber gesetzten Nachfrist eingereicht, muss der Teilnahmeantrag des betreffenden Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft ausgeschlossen werden.

Materielle Prüfung der Teilnahmeanträge

Sodann prüft der Auftraggeber, ob die unter Ziff. 10 dieser Teilnahmebedingungen aufgeführten Mindestkriterien erfüllt sind. Eine Nichterfüllung eines der benannten Mindestkriterien führt zum Ausschluss des betroffenen Teilnahmeantrags vom weiteren Vergabeverfahren.

Der Wettbewerbsregisterauszug sowie die eventuell abgeforderte Auskunft aus dem Gewerbezentralregister werden insbesondere auf Eintragungen hinsichtlich § 19 Abs. 1 MiLoG geprüft. Sofern ein Eintrag vorhanden ist, der einen Ausschluss rechtfertigen würde, wird der Bewerber gem. § 19 Abs. 5 MiLoG vor einer Entscheidung über den Ausschluss angehört.

Ggf. Bewerberreduzierung

Für den Fall, dass mehr als fünf Bewerber ihre grundsätzliche Eignung nachgewiesen haben, findet eine Bewerberreduzierung anhand der im Dokument „I.11 Kriterien Bewerberreduzierung“ aufgeführten objektiven Kriterien nach Maßgabe der nachfolgenden Vorgaben statt

Teilnahmebedingungen ECA-2026-054 Seite 13/15

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Mit dem Teilnahmeantrag sind mindestens vier (4) mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbare Referenzprojekte einzureichen. Diese werden vom Auftraggeber bewertet und in der Folge mit Bewertungspunkten versehen. Die Bewertungspunkte spiegeln dabei den im Dokument „I.11 Kriterien Bewerberreduzierung“ und unter Ziff. 10 der Teilnahmebedingungen dargestellten Zielerfüllungsgrad bzw. Erwartungshorizont des Auftraggebers in Bezug auf die Referenzen wider. Pro Referenz wird mithin die Punktzahl vergeben, die in ihrer Eignungsbewertung mit der entsprechend formulierten Bewertung/ dem Zielerfüllungsgrad korrespondiert.

Maßgeblich für die Bewertung ist der Grad der Vergleichbarkeit der Referenzen, wobei insbesondere die im Dokument „I.11 Kriterien Bewerberreduzierung“ benannten Aspekte Berücksichtigung finden. Für weitergehende Angaben zum jeweiligen Zielerfüllungsgrad bzw. Erwartungshorizont des Auftraggebers wird auf die Ausführungen unter Ziff. 10 dieser Teilnahmebedingungen sowie im Dokument „I.11 Kriterien Bewerberreduzierung“ hingewiesen. Die Punktevergabe erfolgt in den im Dokument „I.11 Kriterien Bewerberreduzierung“ unter Bewertungsmaßstab im Einzelnen ausformulierten Stufen. Eine weitere Differenzierung ist nicht vorgesehen. Die Bewertung der Referenzen der Bewerber kann auch vergleichend erfolgen.

Insofern ist zu beachten, dass für die Bewertung ausschließlich die vier besten Referenzen eines Bewerbers herangezogen werden. Darüber hinaus eingereichte Referenzen finden keine Berücksichtigung. Für jede eingereichte Referenz werden maximal 10 Punkte vergeben. Mithin können maximal 40 Punkte erreicht werden. Für die Einzelheiten wird auf das Dokument I.11 „Kriterien Bewerberreduzierung“ verwiesen.

Die fünf Bewerber mit der höchsten Punktzahl werden zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Erfüllen mehrere Bewerber gleichermaßen die Anforderungen und übersteigt die Bewerberzahl auch nach der objektiven Auswahl entsprechend der benannten Eignungskriterien die Höchstzahl von fünf Bewerbern, wird ein Losentscheid durchgeführt.

Geforderte Eignungskriterien, die nicht bei den objektiven Kriterien für die Auswahl der Bewerber benannt sind, finden im Rahmen der Bewerberreduzierung keine Berücksichtigung, sind jedoch Grundlage für die Beurteilung und Feststellung der Eignung des Bewerbers gem. Ziff. 10 dieser Teilnahmebedingungen.

Der Auftraggeber behält sich vor, zur Bestätigung der vorgenommenen Bewertung auf Basis der eingereichten Unterlagen die Angaben der Bewerber zu hinterfragen.

Sollten sich während des Verfahrens Änderungen an den Eigenerklärungen und Eignungsnachweisen ergeben, haben die Bewerber den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren und gegebenenfalls aktualisierte Eigenerklärungen und Nachweise einzureichen.

Bestimmungen über nicht berücksichtigte Teilnahmeanträge

Der Auftraggeber informiert nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs die Bewerber, deren Teilnahmeanträge nicht berücksichtigt wurden.

Teilnahmebedingungen ECA-2026-054 Seite 14/15

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Wettbewerbsbeschränkende Absprachen

Wettbewerbsbeschränkende Absprachen führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrags. Werden diese erst nach Zuschlagserteilung bekannt, berechtigen Sie den Auftraggeber zur Kündigung des Vertrages.

Datenschutz, Vertraulichkeit, Akteneinsicht im Nachprüfungsverfahren

Der Bewerber erklärt seine Einwilligung, dass die von ihm mitgeteilten personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und genutzt werden können. Weitere Hinweise sind dem Formblatt „Datenschutzinformation“ zu entnehmen.

Der Bewerber / Die Bewerbergemeinschaft verpflichtet sich, die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die ihm/ihr im Rahmen des Vergabeverfahrens sowie im Rahmen der Leistungserbringung über die Verhältnisse des Auftraggebers bekannt werden, vertraulich zu behandeln und Dritten nicht zugänglich zu machen. Eine entsprechende Vertraulichkeitsvereinbarung (non-disclosure agreement / NDA) liegt den Vergabeunterlagen bei und gilt mit Abgabe des Teilnahmeantrags in diesem Vergabeverfahren als verbindlich zwischen den Parteien vereinbart und mit Zuschlagserteilung als verbindlicher Angebotsbestandteil.

Soweit eine Bewerbung als Bewerbergemeinschaft erfolgt, gilt die Vertraulichkeits-vereinbarung für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft bereits als verbindlicher Bestandteil des Teilnahmeantrags und mit Zuschlagserteilung als verbindlicher Vertragsbestandteil.

Es wird darauf hingewiesen, dass die Beteiligten in einem etwaigen Nachprüfungsverfahren Einsicht in die Vergabeakten nehmen können. Die Bewerber werden daher aufgefordert, diejenigen Teile ihres Antrags, die Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse enthalten, entsprechend zu kennzeichnen.

Sprache

Die Teilnahmeanträge, sämtliche beizubringenden Erklärungen und weitergehende Korrespondenz sind in deutscher Sprache abzufassen. Einem Schriftstück, das in einer fremden Sprache eingereicht wird, ist eine Übersetzung beizufügen.

Zuständige Nachprüfungsstelle gemäß § 159 GWB

Anträge zur Nachprüfung von behaupteten Vergabeverstößen sind an das

Bundeskartellamt, Vergabekammern des Bundes Kaiser-Friedrich-Str. 16 53113 Bonn

Telefon: +49 (0) 228 94 99-0 Telefax: +49 (0) 228 94 99-163

zu richten.

Teilnahmebedingungen ECA-2026-054 Seite 15/15

I.2 Teilnahmebedingungen_ECA-2026-054.pdf