Verfahrensbrief_DBS_BNB_Nachhaltigkeitskoordination.pdf

[Seite 1]

BIM Berliner Immobilienmanagement bim-berlin.de

Verfahrensbrief

Teilnahmewettbewerb

für Nicht offenes Verfahren

Gewerk: BNB-Koordination und Nachhaltigkeitskoordination Vergabenummer: DBS-2026-BNB- und Nachhaltigkeitskoordination Stand: 27.07.2026

Version 02.01.2026 Seite 1 von 9

[Seite 2]

BIM Berliner Immobilienmanagement bim-berlin.de

Inhalt

1 Vorbemerkung ............................................................................................. 3

2 Ausgangssituation ....................................................................................... 3

3 Allgemeine Hinweise zum Vergabeverfahren ................................................ 3

3.1 Auftraggeber (AG) ........................................................................................ 3

3.2 Vergabeverfahren ........................................................................................ 4

3.2.1 Teilnahmewettbewerb ................................................................................... 4

3.2.2 Wettbewerb / Abruf aus dem Anbieterpool .................................................... 5

3.2.3 Laufzeit und Termine im Vergabeverfahren .................................................... 6

4 Auskünfte, Unklarheiten in den Vergabeunterlagen und Kommunikation im

Vergabeverfahren ........................................................................................ 6

5 Formale und inhaltliche Anforderung an Teilnahmeantrag bzw. Angebot ....... 7

5.1 Bewerbergemeinschaft im Teilnahmewettbewerb ........................................... 7

5.2 Bietergemeinschaft in der Angebotsphase ..................................................... 7

6 Eignungsnachweis Bewerber /Bieter ............................................................. 8

7 Nachunternehmer (NU)................................................................................. 8

7.1 Eignungsleihende Nachunternehmer - Benennung im Teilnahmewettbewerb .... 8

7.2 Einfache Nachunternehmer (keine Eignungsleihe)- Benennung in Angebotsphase

................................................................................................................... 9

8 Nachprüfungsverfahren ............................................................................... 9

Version 02.01.2026 Seite 2 von 9

[Seite 3]

BIM Berliner Immobilienmanagement bim-berlin.de

1 Vorbemerkung

Dieser Verfahrensbrief soll den Teilnehmern des Teilnahmewettbewerbs für anschließende nicht offene Verfahren für die Leistung „BNB-Koordination und Nachhaltigkeitskoordination“ einen Überblick über den Ablauf und die formalen Bedingungen des Vergabeverfahrens bzgl. des angewendeten „Dynamischen Beschaffungssystems“ (DBS) geben.

Detaillierte Angaben zum Leistungsbild sind in der Leistungsbeschreibung (siehe Anlage Leistungsbild im Teilnahmewettbewerb) zu finden. Der Auftraggeber (AG) behält sich vor, die Vorgaben im Laufe des Verfahrens unter Beachtung des vergaberechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatzes gegebenenfalls zu ändern bzw. anzupassen.

Die an dem Verfahren beteiligten Unternehmen werden nachfolgend als „Bewerber“ genannt, auch wenn es sich um mehrere, zu einer „Bewerber- oder Bietergemeinschaft“ zusammengeschlossene, Unternehmen handelt. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes besitzen „Bieter bzw. Bietergemeinschaften“ den Status eines Bewerbers bzw. einer Bewerbergemeinschaft.

2 Ausgangssituation

Es ist vorgesehen, dass die Leistungen „BNB- und Nachhaltigkeitskoordination“ in unterschiedlichsten Liegenschaften/Immobilien des Landes Berlin erbracht werden. Es handelt sich sowohl hinsichtlich der Nutzungsarten und -intensitäten als auch der Größe, Lage, Zugänglichkeit und insbesondere der Ausstattung um ein sehr heterogenes Immobilienportfolio. Die Standorte befinden sich überwiegend im Land Berlin.

3 Allgemeine Hinweise zum Vergabeverfahren

3.1 Auftraggeber (AG)

Die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH (BIM) ging 2015 aus der Zusammenlegung von Liegenschaftsfonds Berlin und der ursprünglichen BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH hervor. Im Auftrag des Landes Berlin ist sie für Vermietung, Bewirtschaftung, Optimierung und Verkauf von insgesamt ca. 5.000 landeseigenen Immobilien verantwortlich. Auf der Grundlage der transparenten Liegenschaftspolitik berücksichtigt die BIM verstärkt stadtentwicklungs-, wirtschafts-, wohnungs- und kulturpolitische Belange Berlins.

Die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH vertritt gesetzlich folgende Auftraggeber:

• Land Berlin – Sondervermögen Immobilien des Landes Berlin (SILB),
• Liegenschaftsfonds Berlin GmbH & Co. KG vertreten durch die Liegenschaftsfonds Verwaltungsgesellschaft mbH,
• Liegenschaftsfonds Berlin Projektgesellschaft mbH & Co. KG vertreten durch die Liegenschaftsfonds Verwaltungsgesellschaft mbH,
• Land Berlin - Sondervermögen für Daseinsvorsorge- und nicht betriebsnotwendige Bestandsgrundstücke des Landes Berlin (SODA),
• Anmietvermögen,
• BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH,
• Jeweiliger Auftraggeber der Geschäftsbesorgung,
• Land Berlin, vertreten durch das Landesamt für Flüchtlingsangelegenheiten und Unterbringung (LFU),

Version 02.01.2026 Seite 3 von 9

[Seite 4]

BIM Berliner Immobilienmanagement bim-berlin.de

• Land Berlin,
• Liegenschaftsfonds Berlin GmbH & Co. KG (THV 1) vertreten durch die Liegenschaftsfonds Verwaltungsgesellschaft mbH,
• Liegenschaftsfonds Berlin Projektgesellschaft mbH & Co. KG (THV 2) vertreten durch die Liegenschaftsfonds Verwaltungsgesellschaft mbH,
• BBF Berliner Bodenfonds GmbH.

Daher fungiert die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH, Keibelstraße 36 in 10178 Berlin dementsprechend in diesem Vergabeverfahren als Vergabestelle der o.g. Auftraggeber.

Der jeweilige konkrete Auftraggeber bzgl. der nach diesem Teilnahmewettbewerb folgenden Ausschreibungen, sind den Angaben der entsprechenden Ausschreibungsunterlagen der Einzelvergaben zu entnehmen.

Es wird sich vorbehalten, die o.g. Liste um Auftraggeber zu ergänzen oder auch zu streichen.

3.2 Vergabeverfahren

Eine Kurzbeschreibung des Verfahrens DBS finden Sie in der Anlage Kurzerläuterung Dynamisches Beschaffungssystem im Teilnahmewettbewerb.

3.2.1 Teilnahmewettbewerb

Für die Beschaffung der genannten Leistungen innerhalb des dynamischen Beschaffungssystems wird das nicht offene Verfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs.2 VgV i.V. mit § 22 Abs.2 VgV vorgesehen.

Die Besonderheiten einer Vergabe über ein dynamisches Beschaffungssystem sind:

• Der Auftraggeber gibt den Bedarf an wiederkehrende Leistungen (hier BNB-Koordination und Nachhaltigkeitskoordination) bekannt, indem er einen initialen Teilnahmewettbewerb startet und mittels Bekanntmachung öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auffordert.

• Im Rahmen der Bekanntmachung und des Teilnehmerwettbewerbes (1. Vergabestufe) werden allen interessierten Bewerbern u.a. folgende Informationen bereitgestellt: o Kategorien des dynamischen Beschaffungssystems, o Laufzeit des dynamischen Beschaffungssystems, o Leistungsbeschreibung über die, zum späteren Zeitpunkt ausgeschriebenen möglichen, Leistungen, o geschätztes Gesamt-Auftragsvolumen/ geschätzte Gesamt-Auftragsmenge über die gesamte Laufzeit, o vom Auftraggeber geforderte Eignungskriterien an die Bewerber.

• Mit dem Teilnahmeantrag übermitteln die interessierten Unternehmen die vom öffentlichen Auftraggeber geforderten Informationen für die Prüfung und Bewertung ihrer Eignung. Hierfür wird mit den Vergabeunterlagen u.a. der Bewerberbogen (siehe Anlage Bewerberbogen im Teilnahmewettbewerb) zur Verfügung gestellt, der von den Bewerbern zu befüllen ist. Bitte beachten Sie, dass es folgende drei Kategorien gibt:

Version 02.01.2026 Seite 4 von 9

[Seite 5]

BIM Berliner Immobilienmanagement bim-berlin.de

• Kategorie I: BNB-Koordination

• Kategorie II: Nachhaltigkeitskoordination

• Kategorie III: BNB-Koordination und Nachhaltigkeitskoordination

• Bitte befüllen Sie die entsprechenden Reiter „Kategorie I“, „Kategorie II“, „Kategorie III“ im Bewerberbogen, je nachdem für welche Kategorie /-n Sie sich bewerben möchten.

• Bewerber, welche die formalen Bedingungen und die geforderten Eignungskriterien im Rahmen des Teilnehmerwettbewerbes vollständig erfüllen, werden zum Anbieterpool für die jeweilige Kategorie, zugelassen. Die Aufstellung der geforderten Eignungskriterien können Sie der entsprechenden Anlage Mindestkriterien zur Eignung im Teilnahmewettbewerb entnehmen.

• Die Unternehmen, welche sich nach erfolgter Zulassung im Anbieterpool befinden, werden über die Vergabeplattform des Landes Berlin über künftige Ausschreibungen informiert/benachrichtigt.

• Unternehmen, welche die formalen Bedingungen und/oder die Eignungskriterien zum Zeitpunkt des Initial-Teilnahmewettbewerbs nicht erfüllen, werden nicht in den Anbieterpool aufgenommen. Sollten sie jedoch zu einem späteren Zeitpunkt die geforderte Eignung nachweisen können, kann während der gesamten Laufzeit des dynamischen Beschaffungssystems ein erneuter Antrag auf eine Teilnahme gestellt werden.

• Sobald die Frist für den Initial-Teilnahmewettbewerb im Rahmen eines dynamischen Beschaffungssystems abgelaufen ist, gelten keine weiteren Fristen innerhalb der Laufzeit des dynamischen Beschaffungssystems für den Eingang der Teilnahmeanträge.

• Gehen Teilnahmeanträge ein, so wird die Eignung des Unternehmens innerhalb von 10 Arbeitstagen geprüft. Gemäß § 24 VgV kann in begründeten Einzelfällen, insbesondere wenn Unterlagen geprüft werden müssen oder um auf sonstige Art und Weise zu überprüfen, ob die Eignungskriterien erfüllt sind, die Frist auf 15 Arbeitstage verlängert werden. Anschließend werden die Teilnehmer darüber informiert, ob sie in dem Anbieterpool aufgenommen werden. Gemäß §24 Abs. 3 VgV wird sich die Möglichkeit einer Fristverlängerung zur Prüfung der Teilnahmeanträge vorbehalten.

3.2.2 Wettbewerb / Abruf aus dem Anbieterpool

• Nach Auswertung der eingegangenen Teilnahmeanträge werden alle unter Berücksichtigung der formalen Bestimmungen sowie festgelegten Eignungskriterien der jeweiligen Kategorie geeigneten Bewerber im Anbieterpool aufgenommen. Bei einem Bedarf einer Leistung (hier BNB-Koordination und/oder Nachhaltigkeitskoordination), werden die Firmen aus dem Anbieterpool zur Angebotsabgabe im Rahmen einer Ausschreibung über die Vergabeplattform des Landes Berlin aufgefordert.

• Hierfür erhalten die Firmen des Anbieterpools die Ausschreibungsunterlagen einschließlich einer finalen Leistungsbeschreibung/einem finalen Leistungsverzeichnis.

• Alle Angebote werden anhand der im Preiswettbewerb benannten Kriterien geprüft und bewertet. Der Zuschlag wird gem. § 127 Abs. 1 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.

Version 02.01.2026 Seite 5 von 9

[Seite 6]

BIM Berliner Immobilienmanagement bim-berlin.de

• Der Auftraggeber behält sich gem. § 56 Abs. 2 Satz 2 VgV vor, bei Angeboten, welche unvollständig sind, keine Unterlagen oder Preisangaben nachzufordern. Sofern der Auftraggeber davon Gebrauch macht, wird der Verzicht auf Nachforderungen in der jeweiligen Einzelausschreibung festgelegt.

• Wenn im Ergebnis der Auswertung mehrere Angebote den gleichen Platz hinsichtlich des wirtschaftlichsten Angebotes teilen, erfolgt die Entscheidung zur Bezuschlagung mittels Auslosung. Der Zuschlag geht bei einer Auslosung an den erstgezogenen Bieter.

• Eine Verpflichtung zur Durchführung von Einzelausschreibungen im Rahmen des DBS seitens des Auftraggebers besteht nicht.

3.2.3 Laufzeit und Termine im Vergabeverfahren

Für den zeitlichen Ablauf des Vergabeverfahrens sind derzeit die nachfolgenden unverbindlichen Termine (unter Vorbehalt) vorgesehen:

a) Teilnahmewettbewerb

b) Einzelvergabe/ Wettbewerb Nach Abschluss des Initial-Teilnahmewettbewerbs wird voraussichtlich frühestens im 04. Quartal 2026 die separate Aufforderung zur Angebotsabgabe für die erste Einzelvergabe über die Vergabeplattform des Landes Berlin erfolgen.

Der Auftraggeber behält sich vor, die vorgenannten Termine an die jeweiligen Entwicklungen des Verfahrensablaufs anzupassen und gegebenenfalls zu ändern.

c) Laufzeit Die Laufzeit des DBS beginnt mit dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Bekanntmachung und endet Dezember 2027. Die Laufzeit des DBS verlängert sich um jeweils ein weiteres Jahr, wenn der AG die Option der Laufzeitverlängerung in Anspruch nimmt. Die Laufzeit des DBS endet somit spätestens Ende Dezember 2029.

4 Auskünfte, Unklarheiten in den Vergabeunterlagen und Kommunikation im Vergabeverfahren

• Alle Unterlagen, Informationen zum aktuellen Stand des Vergabeverfahrens wie evtl. Fristverlängerungen, Bewerber- /Bieterfragen und deren Antworten und/oder sonstige Aktualisierungen und Änderungen zu diesem Verfahren werden ausschließlich über die Plattform https://my.vergabeplattform.berlin.de mitgeteilt.

Version 02.01.2026 Seite 6 von 9

[Seite 7]

BIM Berliner Immobilienmanagement bim-berlin.de

• Fragen und Hinweise zu den Vergabeunterlagen und zum Gegenstand des Auftrags sind ausschließlich elektronisch über die Kommunikationsfunktion von https://my.vergabeplattform.berlin.de an den Auftraggeber zu richten. Sie sind in deutscher Sprache zu formulieren. Interessenten können erst nach vorheriger einmaliger Registrierung auf der Plattform Fragen zur Ausschreibung stellen.

• Den interessierten Unternehmen wird empfohlen, sich frühzeitig kostenfrei bei https://my.vergabeplattform.berlin.de zu registrieren, um an der Kommunikationsfunktion mit dem Auftraggeber teilnehmen zu können und ggf. den automatischen Hinweis auf geänderte Vergabeunterlagen zu erhalten. Auskünfte werden allen, die sich dort registrierten, gleichzeitig in anonymisierter Form zugänglich gemacht.

• Telefonische oder mündliche Auskünfte werden nicht erteilt; würden sie dennoch erteilt, wären sie nicht verbindlich. Auskünfte werden grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt, die bis spätestens in den Vergabeunterlagen angegebene Frist bei der genannten Stelle eingegangen sind.

• Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung eines Bewerbers /Bieters Unklarheiten oder Fehler, so hat der Teilnehmer den Auftraggeber unverzüglich und schriftlich darauf hinzuweisen.

5 Formale und inhaltliche Anforderung an Teilnahmeantrag bzw. Angebot

Jeder/s Teilnahmeantrag/Angebot ist auf der Grundlage der Vergabeunterlagen in sich schlüssig und nachvollziehbar aufzubauen. Dazu sind alle geforderten Dokumente, Nachweise und Erklärungen mit dem Teilnahmeantrag/dem Angebot einzureichen. Das Verfahren wird elektronisch geführt. Eine Übersendung von Unterlagen auf dem Postweg ist ausgeschlossen.

5.1 Bewerbergemeinschaft im Teilnahmewettbewerb

Sofern Sie als Bewerbergemeinschaft teilnehmen, ist mit dem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft in Textform abgegebene Erklärung einzureichen, in der alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft namentlich benannt werden und u.a. erklären, dass das in der Erklärung bezeichnete geschäftsführende Mitglied die Bewerbergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber und der Vergabestelle rechtsverbindlich vertritt.

Für diese Erklärung steht Ihnen die Anlage Bewerber-/ Bietergemeinschaftserklärung im Teilnahmewettbewerb zur Verfügung. Folgende ausgefüllte Anlagen sind mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:

• Separater Bewerberbogen von jedem Mitglied
• Eigenerklärung zur Eignung von jedem Mitglied
• Bewerber- und Bietergemeinschaftserklärung.

5.2 Bietergemeinschaft in der Angebotsphase

Sofern Sie Ihren Teilnahmeantrag als Bewerbergemeinschaft abgegeben haben und im Anbieterpool aufgenommen wurden, wird die Bewerbergemeinschaft mit Abgabe des Angebots in der Einzelvergabe zur Bietergemeinschaft. Für diese Erklärung steht Ihnen in der Angebotsphase erneut die Anlage Bewerber- / Bietergemeinschaftserklärung zur Verfügung. Ebenso wird erklärt, dass im Fall der Zuschlagserteilung eine Arbeitsgemeinschaft gebildet wird.

Version 02.01.2026 Seite 7 von 9

[Seite 8]

BIM Berliner Immobilienmanagement bim-berlin.de

Bitte beachten Sie, dass eine Veränderung der Zusammensetzung im weiteren Verfahren grundsätzlich unzulässig ist. In begründeten Ausnahmefällen kann der Auftraggeber der betroffenen Bietergemeinschaft ihre Zustimmung zu einer Änderung erteilen, falls die Eignung der Bietergemeinschaft trotz Änderung weiterhin nachweislich besteht. Für den Fall, dass der Teilnehmer eine solche Änderung beabsichtigt, hat er hierfür sowohl einen wichtigen Grund darzulegen als auch nachzuweisen, dass hierdurch die Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistungen nicht beeinträchtigt wird. Kriterien für den Nachweis sind die in dem Teilnahmewettbewerb genannten Eignungskriterien. Sofern der Teilnehmer einen wichtigen Grund benannt und die Eignungsnachweise erbracht hat, kann der Auftraggeber die Zustimmung zum Austausch des anderen Unternehmers seinerseits nur aus wichtigem Grund verweigern.

6 Eignungsnachweis Bewerber /Bieter

Wird im Teilnahmewettbewerb eine personenbezogene Eignung gefordert (z.B. ein personengebundenes Zertifikat) stellt der Bewerber /Bieter sicher, dass diese Person für die Dauer dieses Vertrages gebunden ist und für den Zeitraum des DBS zur Verfügung steht. Sollte der Austausch der Person erforderlich werden, unterrichtet der Bewerber /Bieter den Auftraggeber hierüber und holt dessen vorherige Zustimmung ein. Ein Wechsel der eingesetzten Person ist grundsätzlich nicht möglich. Ein Wechsel der eingesetzten Person führt dazu, dass der Auftraggeber erneut in die Eignungsprüfung und - bewertung beschriebenen Bedingungen einsteigen muss.

Für den Fall, dass der Teilnehmer einen Austausch eines oder mehrerer der im Teilnahmeantrag benannten Personen wünscht, hat er hierfür sowohl einen wichtigen Grund darzulegen als auch nachzuweisen, dass hierdurch die Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistungen nicht beeinträchtigt wird. Kriterien für den Nachweis sind die in dem Teilnahmewettbewerb genannten Eignungskriterien. Sofern der Teilnehmer einen wichtigen Grund benannt und die Eignungsnachweise erbracht hat, kann der Auftraggeber die Zustimmung zum Austausch des anderen Unternehmers seinerseits nur aus wichtigem Grund verweigern.

7 Nachunternehmer (NU)

7.1 Eignungsleihende Nachunternehmer - Benennung im Teilnahmewettbewerb

Eine Eignungsleihe liegt gemäß § 47 VgV vor, wenn ein Bewerber oder Bieter im Hinblick auf die erforderliche  wirtschaftliche und finanzielle sowie  technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen (Dritte) in Anspruch nehmen will.

Soweit es sich um Fälle der Eignungsleihe handelt, haben Sie diese Angaben bereits im Teilnahmewettbewerb zu machen. Ein Wechsel dieser eingesetzten Unternehmen ist grundsätzlich nicht möglich. Ein Wechsel dieser eingesetzten Unternehmen führt dazu, dass der Auftraggeber erneut in die Eignungsprüfung und –bewertung nach den für die Eignungsleihe beschriebenen Bedingungen einsteigen muss.

Version 02.01.2026 Seite 8 von 9

[Seite 9]

BIM Berliner Immobilienmanagement bim-berlin.de

Für den Fall, dass der Teilnehmer einen Austausch eines oder mehrerer der im Teilnahmeantrag benannten anderen eignungsleihenden Unternehmen wünscht, hat er hierfür sowohl einen wichtigen Grund darzulegen als auch nachzuweisen, dass hierdurch die Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistungen nicht beeinträchtigt wird. Kriterien für den Nachweis sind die in dem Teilnahmewettbewerb genannten Eignungskriterien. Sofern der Teilnehmer einen wichtigen Grund benannt und die Eignungsnachweise erbracht hat, kann der Auftraggeber die Zustimmung zum Austausch des anderen Unternehmers seinerseits nur aus wichtigem Grund verweigern.

Liegt eine Eignungsleihe vor, so weisen Sie dem Auftraggeber bitte mit Ihren Unterlagen zum Teilnahmeantrag die Eignung unter Zuhilfenahme der Angaben, Unterlagen und Erklärungen zu dem Nachunternehmen nach, um die gestellten Eignungsanforderungen zu erfüllen.

Folgende ausgefüllte Anlagen sind mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:

• Separater Bewerberbogen je eignungsleihendem Nachunternehmer
• Eigenerklärung zur Eignung je eignungsleihendem Nachunternehmer
• Verzeichnis der Nachunternehmer.

7.2 Einfache Nachunternehmer (keine Eignungsleihe)- Benennung in Angebotsphase

Der Bieter ist berechtigt, im Rahmen der späteren Angebotsphase einfache Nachunternehmer für die Erbringung von Teilleistungen zu benennen. Sofern der Bieter beabsichtigt, Teile der Leistung durch einfache Nachunternehmer ausführen zu lassen, gelten unter anderem die Bewerbungsbedingungen (siehe Anlage BwB_UVgO_VgVin Angebotsphase des Preiswettbewerbs) und /oder die Vertragsbedingungen (siehe Anlage AVB in Angebotsphase des Preiswettbewerbs) im jeweiligen Preiswettbewerb bzw. in der jeweiligen Einzelausschreibung, falls diese in den Vergabeunterlagen enthalten sind.

Bei der Weitergabe von Leistungen sind mittelständische Unternehmen angemessen zu berücksichtigen.

8 Nachprüfungsverfahren

Teilnehmende können sich zur Nachprüfung behaupteter Verstöße an folgende Stelle wenden:

Vergabekammer des Landes Berlin Martin-Luther-Straße 105 10825 Berlin Tel.: +49 (0) 30 - 90138316

Für die Einlegung von förmlichen Rechtsbehelfen ist zunächst eine Rüge angeblicher Verfahrensverstöße mit den Anforderungen des § 160 Abs. 3 GWB erforderlich.

Version 02.01.2026 Seite 9 von 9