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Anlage 4 – Informationsblatt Datenschutz Konzeptstudie „Errichtung von Infrastruktur für den Einsatz von BEMU im Vergabenetz SUN“
Informationsblatt nach Art. 13 und 14 der Datenschutzgrundverordnung
(DS-GVO)
Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte informieren. Wir weisen darauf hin, dass die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und das Thüringer Datenschutzgesetz (ThürDSG) sowie einschlägige Vergabevorschriften (VgV, GWB, UVgO, VOB/A, ThürVgG) die maßgeblichen Rechtsgrundlagen sind.
1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:
Thüringer Landesamt für Bau und Verkehr (TLBV) vertreten durch den Präsidenten Hallesche Straße 15/16 99085 Erfurt E-Mail: poststelle@tlbv.thueringen.de Telefon: +49 (0) 361 57 4135301 Fax: +49 (0) 361 57 4135499
Sie erreichen unsere(n) Datenschutzbeauftragte(n):
Thüringer Landesamt für Bau und Verkehr Datenschutzbeauftragte E-Mail: bDSB@tlbv.thueringen.de Telefon: +49 (0) 361 57 4156412
2 Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Die Datenerhebung und -verarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung des Vergabeverfahrens, insbeson- dere:
• Bereitstellen von Vergabeunterlagen • Beantwortung von Bieterfragen • Abfrage und Überprüfung des Vorliegens von Ausschlussgründen • Abfrage und Überprüfung der Eignung • Erfüllen vergaberechtlicher Transparenzverpflichtungen • Pflege einer Adressdatenbank / Bieterkartei • Dokumenten- und Vertragsmanagement • Vertragsabwicklung • Bestandsverwaltung • Erfüllen datenschutzrechtlicher Verpflichtungen • Führen sachdienlicher Kommunikation
Die Rechtsgrundlagen, auf der Ihre Daten erhoben werden, sind: Art. 6 Abs. 1 lit. c, b und e und Art. 4 Nr. 2 DS-GVO in Verbindung mit den einschlägigen Vergabevorschriften (VgV, GWB, UVgO, VOB/A, ThürVgG).
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für den Vertragsschluss erforderlich. Bei Nichtbereitstel- lung dieser Daten kann möglicherweise das Vergabeverfahren nicht erfolgreich durchgeführt und/oder der Ver- trag nicht abgewickelt werden.
3 Kategorien personenbezogener Daten
Wir erheben, verarbeiten und nutzen die Daten, die Sie uns im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung stellen. Das sind insbesondere:
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• Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bietern, soweit es sich um natürliche Personen oder Personen- gesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern der Bieter (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) • Daten zur Qualifikation / Eignung eingesetzter Beschäftigter des Bieters • Referenzen über die in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistung
Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.
4 Art der Datenverarbeitung
Ihre Daten werden im Rahmen des Vergabeverfahrens dokumentiert und der Vergabeakte beigelegt.
5 Empfänger der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtung verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben.
Innerhalb des Thüringer Landesamt für Bau und Verkehr erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten benötigen.
Außerdem werden die Daten gegebenenfalls an nachfolgend aufgeführte Stellen übermittelt, sofern dieses zur Erfüllung der o. g. Zwecke erforderlich ist und gesetzliche Bestimmungen dieses erlauben oder vorschreiben:
• Bundesamt für Justiz zur Einholung von GZR-Auskünften gemäß § 150 a GewO • Referenzgeber zur Überprüfung von Referenzen • Unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV stellen bzw. gemäß § 46 Abs. 1 UVgO über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind. • Vorinformationspflicht § 134 GWB/ 19 ThürVgG • Bei Vergabeverfahren oberhalb der Schwellenwerte (EU-Verfahren) sind nach der Auftragsvergabe das Ergebnis des Vergabeverfahrens sowie der Name des beauftragten Unternehmens oder der natürlichen Person mit Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land, E-Mail, Telefonnummer, USt.-ID-Nr. mit Angabe vom Finanzamt, Steuernummer mit Angabe vom Finanzamt, Registriernummer mit Angabe des Registergericht) an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union zu übermitteln. Eine Ver- öffentlichung erfolgt durch das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union. • Bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und Verhandlungsvergaben ohne Teil- nahmewettbewerb nach der UVgO ab einem Auftragswert von 25.000 Euro wird für die Dauer von drei Monaten über jeden vergebenen Auftrag auf der Homepage des Thüringer Landesamtes für Bau und Ver- kehr informiert. Diese Information enthält zumindest auch den Namen des beauftragten Unternehmens. • Die Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen (Vergabekammer). • Gerichte im Falle von Klagen.
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb der Europäischen Union) durch uns findet nicht statt.
6 Wie lange werden die Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertragli- chen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass einige unserer Geschäftsbeziehun- gen auf Jahre angelegte Dauerschuldverhältnisse sind. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder ge- setzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:
• Zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten nach Handelsgesetzbuch (HGB) o- der Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betra- gen zwei bis zehn Jahre. In Fällen der Beschaffung im Zusammenhang mit EU-geförderten Programmen beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre nach Ablauf des Förderprogramms. Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sowie § 257 Abs. Nr. 1 HGB beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre nach Ab- schluss der Beschaffung.
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• Zum Erhalt von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
7 Ihre Rechte als Betroffener
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
a) Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DS-GVO in den einzelnen aufge- führten Informationen. b) Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betref- fender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbe- zogener Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO). c) Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO) Die betroffene Peron hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende perso- nenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DS-GVO in den einzelnen aufgeführten Gründen zutrifft. d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) und Recht auf Widerspruch (Art. 21 DS- GVO) Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DS-GVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen. e) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Ver- antwortlichen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu er- halten, und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen zu übermitteln (Art. 20 DS-GVO). f) Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, je- derzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwin- gende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DS-GVO).
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer perso- nenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, (Art. 77 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 8 Abs. 1 S. 1 ThürDSG):
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Häßlerstraße 8 99096 Erfurt E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de Telefon: +49 (0) 361 57 3112900 Fax: +49 (0) 361 57 3112904
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