20260911_Leistungsbeschreibung_Agenturausschreibung 2027-29.pdf

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Kreis Mettmann / neanderland

Destinationsmarketing für das neanderland

Leistungsbeschreibung

Konzeption und Umsetzung von touristischen Marketingmaßnahmen

für den Zeitraum 01.02.2027 – 31.01.2029

(2 Jahre)

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Inhalt

1 Vergabeverfahren .................................................................................................. 3

1.1 Angebotsabgabe .......................................................................................................... 3

1.2 Zuschlagskriterien ........................................................................................................ 5

1.3 Ablauf des Verfahrens ................................................................................................. 6

2 Allgemeine Informationen und Auftragsrahmen ..................................................... 7

2.1 Das neanderland und strategische Ausgangslage ....................................................... 7

2.2 Gegenstand und Umfang des Auftrags........................................................................ 7

2.3 Allgemeine Anforderungen an die Leistungserbringung ............................................. 8

2.4 Vertragslaufzeit und finanzieller Rahmen ................................................................. 10

3 Leistungsbestandteile .......................................................................................... 11

3.1 Strategische Beratung und Konzeption ..................................................................... 11

3.2 Grafik, Layout und Printmedien ................................................................................ 11

3.3 Website ...................................................................................................................... 11

3.4 Newsletter-Marketing ............................................................................................... 12

3.5 Online-Marketing / SEA ............................................................................................. 13

3.6 Social Media ............................................................................................................... 13

3.7 Kampagnen ................................................................................................................ 13

3.8 Veranstaltungen und B2B-Kommunikation ............................................................... 14

3.9 Veranstaltungsmarketing Kultur ............................................................................... 15

4 Angebot ............................................................................................................... 17

4.1 Leistungsbestandteile ................................................................................................ 17

4.2 Bedarfspositionen ...................................................................................................... 18

4.3 Tages- und Stundensätze ........................................................................................... 19

Sämtliche Personenbezeichnungen in dieser Leistungsbeschreibung gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

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1 Vergabeverfahren

1.1 Angebotsabgabe

Inhalt des Angebots

Die von der Vergabestelle übersandten Formulare bzw. Vordrucke sind vollständig ausgefüllt und unterzeichnet einschließlich aller Anlagen und Angebotsinhalte wie gefordert einzureichen.

Darüber hinaus beinhaltet das Angebot:

▪ Unternehmensdarstellung Die Unternehmensdarstellung muss enthalten (jeweils max. 1 DIN A4-Seite):

▪ Darstellung von Tätigkeitsgebiet und Leistungsspektrum des Unternehmens

▪ Darstellung der Organisationsstruktur des Unternehmens

▪ Kurze Beschreibung der Marktpräsenz des Unternehmens, z. B. durch Teilnahme an Veranstaltungen, Werbemaßnahmen des Unternehmens, Mitgliedschaften.

▪ Kurze Beschreibung der dem Bewerber zur Verfügung stehenden technischen und personellen Ressourcen hinsichtlich Quantität und Qualität, insbesondere zu Fachkenntnissen bezogen auf die Themen touristische Marketing- und Vertriebskonzepte, grafische Gestaltung.

▪ Übersichtliche Darstellung von erfolgreich durchgeführten Projekten, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind inkl. Angabe von Laufzeit, Projektvolumen und Ansprechpartner (max. 2 DIN A4-Seiten).

▪ Arbeitsproben Folgende Arbeitsproben sind einzureichen:

1.) Kreativer Kampagnenansatz Das neanderland soll insbesondere im näheren Einzugsgebiet stärker als attraktive Destination für Tagesausflüge und Kurzaufenthalte wahrgenommen werden. Potenzielle Gäste kennen teilweise einzelne Orte und Angebote der Region, nehmen das neanderland jedoch nicht selbstverständlich als eigenständige Freizeit- und Tourismusdestination wahr. Es ist ein kreativer Kampagnenansatz zu entwickeln, der Interesse am neanderland weckt und dazu anregt, die Region neu bzw. erstmals touristisch zu entdecken. Die Zielgruppe ist durch den Bieter selbst auszuwählen und kurz nachvollziehbar zu begründen. Hier sind folgende Punkte darzustellen: ▪ Auswahl und kurze Begründung der Zielgruppe ▪ Leitidee und Kernbotschaft einschließlich kurzer Herleitung ▪ Vorschlag für die kommunikative Umsetzung ▪ exemplarischer grafischer Entwurf, z. B. Plakatmotiv oder vergleichbares Key Visual ▪ Auswahl von zwei bis drei geeigneten Kommunikationskanälen einschließlich kurzer Begründung der Auswahl und ihres Zusammenspiels ▪ beispielhafte Adaption der Leitidee bzw. des Entwurfs für einen weiteren Kommunikationskanal ▪ kurze Darstellung, wie der Kampagnenansatz inhaltlich und gestalterisch weitergeführt werden kann Der Umfang der Arbeitsprobe ist auf maximal vier DIN-A4-Seiten einschließlich der grafischen Entwürfe begrenzt.

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2.) Weiterentwicklung der neanderland STEIG Qualitätsbetriebe Das Netzwerk der neanderland STEIG Qualitätsbetriebe soll weiterentwickelt werden. Ziel ist es, bestehende Partner zu binden und zu aktivieren, weitere geeignete Betriebe zu gewinnen und die Sichtbarkeit des Netzwerks bei Gästen zu erhöhen. Die Bereiche Gastronomie und Unterkunft sind unterschiedlich stark vertreten, die Gesamtzahl der Qualitätsbetriebe ist bislang begrenzt. Zudem verfügen die Betriebe nur über begrenzte zeitliche und personelle Ressourcen für die Netzwerkarbeit. Entwickeln Sie vor diesem Hintergrund einen strategischen Ansatz und leiten Sie daraus drei konkrete, priorisierte und realistisch umsetzbare Maßnahmen ab. Hier sind folgende Punkte darzustellen: ▪ strategischer Ansatz zur Weiterentwicklung des Netzwerks ▪ drei priorisierte Maßnahmen unter Berücksichtigung der genannten Ziele und Rahmenbedingungen ▪ Ziel, Vorgehensweise und erwarteter Nutzen der jeweiligen Maßnahme ▪ benötigte Ressourcen auf Seiten des Auftraggebers, der Agentur und – soweit erforderlich – der beteiligten Betriebe Der Umfang der Arbeitsprobe ist auf maximal drei DIN-A4-Seiten begrenzt.

Vertraulichkeit der Informationen Die Aufgabenbeschreibung, ihre Anlagen, die darin enthaltenen Informationen und alle weiteren vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Informationen sind vom Bieter auch nach Abschluss des Verfahrens vertraulich zu behandeln.

Rechte an den Angebotsunterlagen Die Rechte des Bieters an den im Rahmen des Vergabeverfahrens eingereichten Konzepten, Entwürfen, Arbeitsproben und sonstigen eigenen Arbeitsergebnissen bleiben durch die Angebotsabgabe unberührt.

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1.2 Zuschlagskriterien

Die Bewertung der eingegangenen Angebote erfolgt in einem zweistufigen Verfahren:

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S tu fe 1

I A n g e b o ts a b g a b e P a u s c h a lp re is H ö h e d e s G e s a m ta n g e b o te s fü r d ie K o n z e p tio n u n d U m s e tz u n g v o n to u ris tis c h e n M a rk e tin g m a ß n a h m e n A rb e its p ro b e 1 - K re a tiv e r K a m p a g n e n a n s a tz Q u a litä t d e s K a m p a g n e n a n s a tz e s h in s ic h tlic h s tra te g is c h e r H e rle itu n g u n d Z ie lg ru p p e n w a h l, K re a tiv itä t u n d E ig e n s tä n d ig k e it d e r L e itid e e , g e s ta lte ris c h e r Q u a litä t s o w ie S c h lü s s ig k e it d e r K a n a la u s w a h l u n d - v e rza h n u n g A rb e its p ro b e 2 - W e ite re n tw ic k lu n g d e r n e a n d e rla n d S T E IG Q u a litä ts b e trie b e Q u a litä t d e s s tra te g is c h e n A n s a tz e s u n d d e r v o rg e s c h la g e n e n M a ß n a h m e n h in s ic h tlic h S c h lü s s ig k e it, In n o v a tio n s g e h a lt, R e a lis ie rb a rk e it, P rio ris ie ru n g u n d a n g e m e s s e n e m R e s s o u rc e n e in s a tz

S tu fe 2

II P rä s e n ta tio n P ro fe s s io n a litä t d e r P rä s e n ta tio n d e s A n g e b o te s Q u a litä t d e s V o rtra g e s h in s ic h tlic h A b la u f, In fo rm a tio n s g e h a lt, V is u a lis ie ru n g , V e rs tä n d lic h k e it P e rs ö n lic h e s A u ftre te n d e s P ro je k tte a m s K o m p e te n z , E rs c h e in u n g s b ild , a llg e m e in e r E in d ru c k

Q u a litä t d e r g e g e b e n e n A n tw o rte n Q u a litä t d e r g e g e b e n e n A n tw o rte n h in s ic h tlic h V e rs tä n d lic h k e it, S c h lü s s ig k e it, In fo rm a tio n s g e h a lt n d e r la mP

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Stufe 1: Bewertung der Angebotsunterlagen Zunächst werden die fristgerecht eingegangenen Angebote anhand des Preises sowie der Qualität der eingereichten Arbeitsproben bewertet. Der Pauschalpreis bildet innerhalb der ersten Bewertungsstufe ein wesentliches Kriterium. Die Preisbewertung erfolgt prozentual im Verhältnis zum jeweils günstigsten Angebot. Daneben erfolgt die qualitative Bewertung der beiden Arbeitsproben. Eine Jury bewertet die genannten Bewertungsaspekte anhand von Schulnoten von 1 = sehr gut bis 6 = ungenügend. Daraus wird für jedes Zuschlagskriterium eine Durchschnittsnote ermittelt und diese linear in einen Punktwert von maximal 100 Punkten umgerechnet (Note 1 = 100 Punkte, Note 2 = 80 Punkte, Note 3 = 60 Punkte, Note 4 = 40 Punkte, Note 5 = 20 Punkte, Note 6 = 0 Punkte). Zwischenwerte werden entsprechend linear berechnet. Die ermittelten Punktwerte werden gemäß der in der Tabelle angegebenen Gewichtung berücksichtigt.

Stufe 2: Präsentation Nach Abschluss der ersten Bewertungsstufe werden die fünf bestbewerteten Bieter zur Präsentation eingeladen. Die Präsentation geht mit insgesamt 30 % in die Gesamtbewertung ein. Die Bewertung erfolgt ebenfalls anhand von Schulnoten nach der oben dargestellten Systematik. Die Kriterien der Präsentationsbewertung werden entsprechend der in der Tabelle angegebenen Gewichtung berücksichtigt.

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Ermittlung der Gesamtbewertung Für Stufe 1 und Stufe 2 wird jeweils eine Punktzahl von maximal 100 Punkten ermittelt. Die Ergebnisse beider Bewertungsstufen werden entsprechend ihrer Gewichtung zusammengeführt. Dabei entfallen 70 % auf die Angebotsabgabe (Stufe 1) und 30 % auf die Präsentation (Stufe 2). Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Gesamtbewertung unter Berücksichtigung von Preis und Qualität.

1.3 Ablauf des Verfahrens

Nach Abschluss der Bewertung der schriftlichen Angebote werden die fünf bestbewerteten Bieter zur Präsentation eingeladen. Die Agenturpräsentationen finden am Dienstag, 17.11.2026 in Mettmann statt. Die ausgewählten Bieter werden hierzu spätestens eine Woche vor dem Präsentationstermin eingeladen. Erwartet wird eine ca. 20-minütige Präsentation, an die sich Rückfragen der Jury anschließen. Für die Präsentation stehen ein Laptop und ein Beamer zur Verfügung. Die Präsentation bildet die zweite Stufe der Angebotsbewertung und fließt mit 30 % in die Gesamtbewertung ein. Die Bewertung erfolgt anhand der unter „1.2 Zuschlagskriterien“ dargestellten Kriterien. Auf Grundlage der Ergebnisse der schriftlichen Angebotsbewertung und der Präsentation wird anschließend die Gesamtbewertung ermittelt und die Zuschlagsentscheidung getroffen. Bieter, die nicht zur Präsentation eingeladen werden, werden hierüber unter Angabe der maßgeblichen Gründe informiert.

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2 Allgemeine Informationen und Auftragsrahmen

2.1 Das neanderland und strategische Ausgangslage

Hinter der Marke neanderland verbirgt sich der Kreis Mettmann mit seinen zehn kreisangehörigen Städten Erkrath, Haan, Heiligenhaus, Hilden, Langenfeld, Mettmann, Monheim am Rhein, Ratingen, Velbert und Wülfrath. In Anlehnung an den weltweit einzigartigen ersten Fundort des Neandertalers im heutigen Erkrath entstand Ende der 1990er Jahre die Idee, den Kreis Mettmann unter der Marke neanderland kulturell und touristisch zu vermarkten. Seit über zehn Jahren präsentiert sich das neanderland als touristische Destination in der Nähe der bevölkerungsreichen Gebiete an Rhein und Ruhr. Das neanderland bietet ein vielfältiges Freizeit- und Tourismusangebot – von Wandern und Radfahren über Museen und Kulturveranstaltungen bis hin zu weiteren Freizeit-, Sport- und Erlebnisangeboten. Es richtet sich an Tages- und Übernachtungsgäste aus den umliegenden Ballungsräumen sowie an die Bürgerinnen und Bürger des Kreises Mettmann. Dem neanderland STEIG kommt als starke Submarke eine besondere Rolle in der touristischen Vermarktung zu. Auf fast 240 Kilometern Länge umrundet der Wanderweg in 17 Etappen das gesamte Kreisgebiet. Thematische Wanderwege und Entdeckerschleifen ergänzen das Angebot. Mit dem Netzwerk „neanderland STEIG Qualitätsbetriebe“ werden seit 2026 zudem Gastronomie- und Übernachtungsbetriebe eingebunden, die sich besonders auf die Bedürfnisse von Wandernden einstellen. Im Bereich Radfahren verfügt die Region mit dem PanoramaRadweg niederbergbahn über ein etabliertes touristisches Angebot. Mit dem sich derzeit in Umsetzung befindenden Knotenpunktsystem und der Entwicklung radtouristischer Themenrouten wird der Bereich Radfahren weiter ausgebaut. Ein breites Sport- und Aktivangebot ergänzt das touristische Profil. Auch Museen und Kulturangebote bilden einen wichtigen Bestandteil des neanderlands. Die eigenen Kulturformate sollen stärker miteinander sowie mit der Dachmarke neanderland verzahnt und in die übergreifende Markenkommunikation integriert werden. Mit dem Gütesiegel „TYPISCH neanderland“ werden regionaltypische Gastgeber, Hersteller und Landerlebnisse der Region ausgezeichnet, die ein authentisches Regionenerlebnis ermöglichen. Das Netzwerk trägt zur Vermarktung regionaler Angebote und zur Stärkung des Querschnittsthemas „Regional genießen“ bei. Für die weitere Entwicklung des Destinationsmarketings stehen die stärkere Profilierung des Aktivtourismus mit den Schwerpunkten Wandern und Radfahren, die qualitative Weiterentwicklung und Aktivierung der bestehenden Partnernetzwerke sowie die stärkere Integration der Kulturangebote in die Kommunikation der Dachmarke im Fokus. Bestehende und neue Infrastrukturprojekte, Netzwerke und digitale Entwicklungen sind hierbei einzubeziehen.

2.2 Gegenstand und Umfang des Auftrags

Der Auftragnehmer berät den Kreis Mettmann bei der strategischen Ausrichtung und Weiterentwicklung des Gesamttourismusmarketings und unterstützt ihn bei der operativen Umsetzung der daraus abgeleiteten Maßnahmen. Ziel ist es, die bestehenden Marketingaktivitäten zu fokussieren, zu verschlanken und zielgerichtet weiterzuentwickeln. Hierbei sind die Dachmarke neanderland sowie die unter 2.1 genannten Submarken, Produkte und Netzwerke zu berücksichtigen, aufeinander abzustimmen und in ihrer Kommunikation strategisch weiterzuentwickeln. Bestehende sowie künftig eingeführte digitale Systeme und Kommunikationskanäle sind dabei einzubeziehen. Im Rahmen des zu vergebenden Auftrags entwickelt der Auftragnehmer Konzepte, Kampagnen und Maßnahmen zur zielgruppenspezifischen Ansprache und begleitet bzw. übernimmt – entsprechend den nachfolgend beschriebenen Leistungsbestandteilen – deren konzeptionelle, redaktionelle,

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gestalterische und operative Umsetzung. Die Maßnahmen sind kontinuierlich hinsichtlich ihrer Zielerreichung zu überprüfen und bei Bedarf weiterzuentwickeln. Neben den touristischen Zielgruppen „Erwachsene Paare“, „Aktive Best Ager“ und „Familien“ sind auch die Bürgerinnen und Bürger des Kreises Mettmann als relevante Zielgruppe mitzudenken. Die kreisangehörigen Städte und ihre touristischen Angebote sind angemessen und kontinuierlich zu berücksichtigen. Sämtliche Maßnahmen sind in enger Abstimmung mit dem Kreis Mettmann zu entwickeln und umzusetzen. Mit dem Aufbau und der Weiterentwicklung des Netzwerks der neanderland STEIG Qualitätsbetriebe und der TYPISCH neanderland Betriebe sowie der stärkeren Einbindung der Kulturschaffenden sind darüber hinaus geeignete B2B-Maßnahmen zur Aktivierung, Vernetzung und langfristigen Partnerbindung zu entwickeln und umzusetzen.

2.3 Allgemeine Anforderungen an die Leistungserbringung

Die nachfolgenden Anforderungen gelten grundsätzlich für alle in Kapitel 3 beschriebenen Leistungsbestandteile, soweit dort keine abweichenden Regelungen getroffen werden.

Zusammenarbeit und Projektmanagement ▪ Strategische Beratung sowie konzeptionelle und operative Begleitung des Marketings ▪ Koordination und Umsetzung der Marketing- und Vertriebskommunikation sowie Abstimmung der einzelnen Maßnahmen ▪ Übernahme des Projekt- und Zeitmanagements für die beauftragten Maßnahmen einschließlich einer vorausschauenden und termingerechten Umsetzung ▪ Benennung einer festen Projektleitung als zentrale Ansprechperson für den Kreis Mettmann sowie einer geeigneten Vertretung zur Sicherstellung einer kontinuierlichen Betreuung ▪ Regelmäßige Abstimmung mit dem Kreis Mettmann; hierzu sind mindestens vier übergeordnete Abstimmungstermine pro Jahr digital oder vor Ort in der Kreisverwaltung Mettmann vorzusehen. Projektbezogene Abstimmungen erfolgen darüber hinaus nach Bedarf ▪ Teilnahme an und Unterstützung bei relevanten Sitzungen, Workshops und Gremienterminen. Ggf. Präsentation von Projektständen und Ergebnissen (insgesamt max. 4 Termine pro Jahr) ▪ Verlässliche telefonische und digitale Erreichbarkeit montags bis freitags zwischen 8:00 und 17:00 Uhr ▪ Unterstützung bei der Vorbereitung und Abwicklung erforderlicher Druck- und Produktionsvergaben ▪ Abstimmung mit Druckereien und weiteren Produktionsdienstleistern sowie termingerechte Übermittlung der erforderlichen Produktionsdaten ▪ Recherche, Einholung und Bewertung von Angeboten sowie Durchführung von Preisvergleichen unter Berücksichtigung der für den Kreis Mettmann geltenden vergaberechtlichen Vorgaben

Umsetzung und Qualitätssicherung Die Leistungen umfassen, soweit für den jeweiligen Leistungsbestandteil erforderlich, die konzeptionelle, redaktionelle und grafische Umsetzung der Marketingmaßnahmen einschließlich der Bereitstellung der für den jeweiligen Verwendungszweck erforderlichen Dateien. Sämtliche Leistungen sind unter Einhaltung der jeweils geltenden Gestaltungs- und Markenvorgaben des neanderlands umzusetzen.

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Maßgeblich sind: ▪ Gestaltungsrichtlinien neanderland (Mai 2013) ▪ Markenhandbuch neanderland (Juli 2013) ▪ Leitfaden neanderland STEIG Qualitätsnetzwerk (Mai 2026) ▪ Gestaltungsrichtlinien neanderland Kulturformate (Dezember2026) Der Auftragnehmer stellt die fachliche, redaktionelle und technische Qualität der von ihm erstellten Arbeitsergebnisse sicher.

Dokumentation und Übergabe von Arbeitsergebnissen Sämtliche relevanten Arbeitsergebnisse, Konzepte, Planungen und Projektstände sind nachvollziehbar zu dokumentieren und dem Auftraggeber auf Anforderung in geeigneter Form zur Verfügung zu stellen. Die im Rahmen der Leistungserbringung erstellten Unterlagen und Dateien sind dem Auftraggeber in den jeweils gebräuchlichen und für die weitere Verwendung geeigneten Dateiformaten zu übergeben. Dies umfasst auch bearbeitbare bzw. offene Dateien.

Nutzungs- und Verwertungsrechte Dem Kreis Mettmann sind an den im Rahmen des Auftrags erstellten Arbeitsergebnissen die für eine zeitlich, räumlich und inhaltlich uneingeschränkte Nutzung, Bearbeitung und Weiterverwendung erforderlichen Nutzungs- und Verwertungsrechte einzuräumen. Dies umfasst auch das Recht zur Änderung sowie zur Weitergabe an vom Kreis Mettmann beauftragte Dritte. Soweit für die Leistungserbringung Materialien oder Inhalte Dritter verwendet werden, ist der Kreis Mettmann vor deren Einsatz über etwaige Einschränkungen der Nutzungsrechte sowie über anfallende Lizenzkosten zu informieren.

Digitale Systeme, neue Technologien und Künstliche Intelligenz Bestehende und künftig eingeführte digitale Systeme, Plattformen und Dateninfrastrukturen des Kreises Mettmann sind bei der Konzeption und Umsetzung der Leistungen angemessen zu berücksichtigen und, soweit erforderlich, miteinander zu verzahnen. Der Auftragnehmer beobachtet relevante technologische Entwicklungen und berücksichtigt Möglichkeiten zum sinnvollen Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Automatisierung bei der strategischen und operativen Weiterentwicklung des Destinationsmarketings. Beim Einsatz von KI-Systemen sind die geltenden rechtlichen, datenschutzrechtlichen und qualitativen Anforderungen einzuhalten. Vertrauliche, personenbezogene oder sonstige nicht zur Veröffentlichung bestimmte Daten des Auftraggebers dürfen nicht ohne dessen vorherige Zustimmung in KI-Systeme eingebracht oder durch diese verarbeitet werden. Soweit beim Einsatz von KI-Systemen personenbezogene Daten verarbeitet werden, hat der Auftragnehmer sicherzustellen, dass die hierfür erforderlichen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen vorliegen. Dies ist dem Auftraggeber auf Verlangen nachzuweisen. KI-gestützt erstellte Inhalte sind vor ihrer Verwendung durch den Auftragnehmer einer menschlichen fachlichen und qualitativen Prüfung zu unterziehen.

Nachhaltigkeit und Nachhaltigkeitskommunikation Bei der Konzeption und Umsetzung der Marketingmaßnahmen sind Nachhaltigkeitsaspekte angemessen zu berücksichtigen. Dies gilt für die Auswahl und Gestaltung von Printprodukten, Werbemitteln und sonstigen Materialien sowie für deren möglichst ressourcenschonende und recyclingfähige Produktion sowie der möglichst langlebigen Verwendung.

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Bei der Konzeption, Gestaltung und Umsetzung sämtlicher Kommunikationsmaßnahmen sind die Anforderungen an eine transparente, nachvollziehbare und rechtssichere Nachhaltigkeitskommunikation zu berücksichtigen. Insbesondere sind die Vorgaben der Richtlinie (EU) 2024/825 „Empowering Consumers“ (EmpCo) zu beachten.

Barrierefreiheit Bei der Konzeption und Umsetzung der Leistungen sind die jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen an die Barrierefreiheit sowie die für den Kreis Mettmann maßgeblichen Vorgaben zu berücksichtigen. Bei neu zu erstellenden Medien ist die Barrierefreiheit von Beginn an in Konzeption und Gestaltung einzubeziehen. Dies gilt insbesondere auch für digitale Dokumente und PDF-Dateien.

Datenschutz Der Auftragnehmer hat bei sämtlichen Leistungen die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sowie die Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben des Kreises Mettmann einzuhalten.

2.4 Vertragslaufzeit und finanzieller Rahmen

Laufzeit Für die strategische Weiterentwicklung und operative Umsetzung des Destinations- und Kulturmarketings soll für den Zeitraum 01.02.2027 bis zum 31.01.2029 eine externe Agentur beauftragt werden.

Kostenrahmen Der maximale Kostenrahmen für die in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Agenturleistungen beträgt 195.000 € netto für die gesamte Vertragslaufzeit. Für die Schaltung von Werbemaßnahmen steht darüber hinaus ein gesondertes Mediabudget zur Verfügung. Dieses ist nicht Bestandteil der Vergütung für die Agenturleistungen. Kosten für erforderliche Drittleistungen und Fremdkosten, z. B. für Druck, Produktion, Veranstaltungstechnik oder weitere externe Dienstleistungen, sind ebenfalls nicht Bestandteil der Agenturvergütung. Nach vorheriger Abstimmung mit dem Auftraggeber kann der Auftragnehmer die Beauftragung und Abwicklung solcher Drittleistungen übernehmen und hierbei auch als Rechnungsempfänger auftreten. Die Weiterberechnung erfolgt ohne Gewinnaufschlag und gegen entsprechenden Nachweis.

Abrechnungsmodalitäten Die Leistungen des Auftragnehmers werden mittels prozentualer Abschläge abgerechnet. Die Daten der Rechnungsstellung werden dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung mitgeteilt.

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3 Leistungsbestandteile

Die nachfolgend beschriebenen Leistungsbestandteile sind unter Berücksichtigung der in den Kapiteln 2.1 und 2.2 dargestellten strategischen Ausgangslage und Zielsetzungen sowie der unter 2.3 definierten allgemeinen Anforderungen an die Leistungserbringung umzusetzen. Die einzelnen Leistungsbestandteile sind, soweit sinnvoll und erforderlich, aufeinander abzustimmen und miteinander zu verzahnen.

3.1 Strategische Beratung und Konzeption

Der Auftragnehmer begleitet den Kreis Mettmann bei der strategischen und konzeptionellen Weiterentwicklung des Destinationsmarketings. Dabei wird eine proaktive Beratung erwartet, die aktuelle Entwicklungen im Destinationsmarketing berücksichtigt und eigene Impulse einbringt. Die Leistungen umfassen: ▪ Beratung zur strategischen Ausrichtung, Gewichtung und Verzahnung der Dachmarke neanderland sowie ihrer Submarken, Produkte und Themenfelder ▪ Beratung bei der qualitativen Weiterentwicklung bestehender sowie bei der Konzeption neuer touristischer Produkte und Angebote ▪ Strategische Weiterentwicklung und Profilierung des Aktivtourismus mit den Schwerpunkten Wandern und Radfahren ▪ Konzeptionelle Weiterentwicklung und Aktivierung der Partnernetzwerke, insbesondere der neanderland STEIG Qualitätsbetriebe und der TYPISCH neanderland Betriebe ▪ Beratung zum zielgerichteten und zeitgemäßen Einsatz der Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen

3.2 Grafik, Layout und Printmedien

Der Auftragnehmer übernimmt die grafische und redaktionelle Gestaltung sowie die Aktualisierung von Printmedien und weiteren Kommunikationsmitteln des neanderlands. Die Leistungen umfassen: ▪ Aktualisierung bestehender Printmedien und Geschäftsmaterialien nach Bedarf. Texte, Bilder und Kartendaten werden grundsätzlich vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt. ▪ Gestaltung neuer Printmedien, beispielsweise Flyer zu ausgewählten Themen, Produkten, Kampagnen oder Anlässen (ca. 3 pro Jahr). Die Leistung umfasst die konzeptionelle, inhaltliche und grafische Ausgestaltung. ▪ Gestaltung und Aktualisierung von Formularen und ausfüllbaren PDFs (ca. 3 pro Jahr) ▪ Gestaltung weiterer Kommunikationsmittel sowie Unterstützung bei deren Beschaffung unter Berücksichtigung der vergaberechtlich geltenden Vorgaben: o Infotafeln und Wegeschilder (ca. 1–2 pro Jahr) o Werbe- und Merchandisingartikel (ca. 5 pro Jahr) ▪ Beratung zu Layout, Gestaltung und geeigneter Umsetzung bestehender und neuer Kommunikationsmittel.

3.3 Website

Die Website neanderland.de bildet die zentrale digitale Plattform für touristische Informationen und Angebote des neanderlands. Die redaktionelle Pflege erfolgt über TYPO3; strukturierte Datensätze werden über destination.one eingebunden. Der Schwerpunkt liegt auf der mobilen Nutzung; zugleich ist auch auf Desktop und Tablet eine gute Darstellung sicherzustellen. Der Auftragnehmer übernimmt neben der redaktionellen Betreuung eine beratende und konzeptionelle Funktion. Er beobachtet relevante Entwicklungen, identifiziert selbstständig Optimierungspotenziale und spricht hierzu konkrete Handlungsempfehlungen aus.

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Technische Anforderungen sind bei Bedarf fachlich zu beschreiben und eigenständig mit dem zuständigen technischen Dienstleister abzustimmen. Der Auftraggeber ist einzubeziehen, soweit dies für die Abstimmung oder Umsetzung erforderlich ist. Programmierung und technische Umsetzung sind nicht Bestandteil des Auftrags. Die Leistungen umfassen: ▪ Redaktion: o Redaktionelle Pflege und Aktualisierung bestehender Inhalte sowie Aufbau und Anpassung von Seiten in TYPO3. Der Fokus liegt auf der mobilen Nutzung o Konzeption und redaktionelle Umsetzung saisonaler Inspirationsthemen und Landingpages unter Berücksichtigung von SEO- und GEO-Anforderungen (ca. 4 pro Jahr) o Bedarfsgerechte Unterstützung bei der Pflege strukturierter Datensätze in destination.one o Umsetzung redaktioneller On-Page-Maßnahmen, z. B. Anpassung von Metadaten, interner Verlinkung, Menüstruktur und Weiterleitungen (ca. 4 pro Jahr) ▪ Beratung: o Anlassbezogene Beratung zur nutzerfreundlichen und barrierearmen Gestaltung von Inhalten, Seitenstrukturen, Formularen und redaktionellen Elementen o Beobachtung relevanter Entwicklungen bei klassischen und KI-basierten Suchsystemen sowie Beratung und Ableitung geeigneter Maßnahmen zur nachhaltigen Verbesserung der Auffindbarkeit von neanderland.de. ▪ Optimierung: o Unterstützung bei der Analyse und Behebung von Problemen im Zusammenhang mit Cookiebot sowie der Einbindung externer Dienste, z. B. YouTube, Trackingdienste oder Widgets o Unterstützung bei der fachlichen Einordnung technischer Probleme sowie direkte Abstimmung mit dem technischen Dienstleister neusta und dem IT-Dienstleister des Kreises Mettmann ▪ Qualitätskontrolle: o Regelmäßige Auswertung relevanter Kennzahlen sowie Ableitung und Umsetzung geeigneter Optimierungsmaßnahmen o Kontrolle umgesetzter Maßnahmen hinsichtlich Funktion, Darstellung und inhaltlicher Qualität

3.4 Newsletter-Marketing

Der Auftragnehmer übernimmt die konzeptionelle, redaktionelle und operative Betreuung sowie die Weiterentwicklung des Newsletter-Marketings. Für die Erstellung und den Versand wird derzeit die Newsletter-Software CleverReach eingesetzt. Die Leistungen umfassen: ▪ Redaktionelle Planung, Erstellung und Versand des touristischen B2C-Newsletters (ca. 4 Ausgaben pro Jahr) ▪ Themenrecherche und redaktionelle Aufbereitung der Inhalte in Abstimmung mit dem Auftraggeber ▪ Maßnahmen zur kontinuierlichen Optimierung des Newsletter-Marketings und zur Gewinnung neuer Abonnenten ▪ Auswertung relevanter Kennzahlen sowie Ableitung und Umsetzung geeigneter Optimierungsmaßnahmen

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3.5 Online-Marketing / SEA

Der Auftragnehmer übernimmt die strategische Planung, operative Umsetzung, Steuerung und kontinuierliche Optimierung der Online-Marketing-Aktivitäten. Ziel ist die Steigerung der Sichtbarkeit und Bekanntheit des neanderlands sowie die zielgerichtete Generierung von Zugriffen auf die digitalen Angebote. Die Leistungen umfassen: ▪ Konzeption und Weiterentwicklung der Online-Marketing-Aktivitäten unter Berücksichtigung der jeweiligen Zielsetzungen und des zur Verfügung stehenden Mediabudgets ▪ Konzeption und inhaltliche Ausgestaltung von Suchmaschinen-, Display- und weiteren geeigneten Formen der Online-Werbung einschließlich erforderlicher Recherche und Aufbereitung der Inhalte ▪ Ganzjährige Betreuung, Steuerung und regelmäßige Optimierung laufender Kampagnen, mindestens auf quartalsweiser Basis ▪ Laufendes Monitoring der relevanten Kennzahlen sowie regelmäßiges Reporting der Kampagnenergebnisse

3.6 Social Media

Der Auftragnehmer übernimmt die konzeptionelle, redaktionelle und operative Betreuung sowie die Weiterentwicklung der Social-Media-Kommunikation des neanderlands. Derzeit werden die Plattformen Instagram und Facebook bespielt. Entwicklungen weiterer zielgruppenrelevanter Plattformen und Formate sind zu beobachten und hinsichtlich ihrer Relevanz für das neanderland zu bewerten. Die Leistungen umfassen: ▪ Entwicklung und laufende Fortschreibung einer zielgruppenorientierten Social-Media- Redaktionsplanung in Abstimmung mit dem Auftraggeber ▪ Redaktionelle und grafische Erstellung, Aufbereitung und Veröffentlichung von Social-Media- Beiträgen einschließlich der erforderlichen Themen- und Inhaltsrecherche zu den Themen Tourismus und Kulturveranstaltungen, inkl. Grafiken (ca. 4 Beiträge pro Woche) ▪ Aufbereitung von vorhandenem Foto-, Video- und weiterem Content für die Social-Media- Kommunikation sowie Erstellung und Adaption vorhandener Inhalte für unterschiedliche Plattformen und Formate ▪ Bei Bedarf Unterstützung bei der Recherche, Auswahl und Beauftragung geeigneter Dienstleister zur Erstellung neuen Contents ▪ Konzeption, Einrichtung und Steuerung von Paid-Social-Media-Maßnahmen, z. B. Link Ads, Sponsored Posts und Carousel Ads, einschließlich regelmäßiger Optimierung ▪ Laufendes und zuverlässiges Community Management mit Bearbeitung und Beantwortung von Kommentaren und Anfragen ▪ Unterstützung bei einzelnen Kooperationen mit Influencern, Bloggern oder Content Creators einschließlich Recherche und Auswahl geeigneter Kooperationspartner sowie Erstellung von Kooperationsvereinbarungen (ca. 1-2 Kooperationen pro Jahr) ▪ Laufende Auswertung relevanter Kennzahlen, regelmäßiges Reporting sowie Ableitung und Umsetzung geeigneter Optimierungsmaßnahmen

3.7 Kampagnen

Der Auftragnehmer entwickelt und realisiert in Abstimmung mit dem Kreis Mettmann zielgruppenorientierte, kanalübergreifende Kampagnen für ausgewählte touristische Themen, Produkte und Angebote des neanderlands. Vorgesehen sind ca. zwei Kampagnen pro Jahr.

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Die Leistungen umfassen: ▪ Entwicklung von Kampagnenkonzepten und kreativen Leitideen ▪ Auswahl und Verzahnung geeigneter Kommunikationskanäle und -maßnahmen, z. B. Website, Newsletter, Online-Marketing, Social Media, Print und Out-of-Home ▪ Entwicklung und Gestaltung von Kampagnenmotiven sowie deren Adaption für die vorgesehenen Medien, Formate und Werbeträger ▪ Konzeption und Erstellung kampagnenbezogener Landingpages nach Bedarf ▪ Planung und Umsetzung kampagnenbezogener Mediawerbung über geeignete Online- und Offline-Kanäle, z. B. Out-of-Home-Maßnahmen, Print- und Onlineanzeigen sowie Advertorials ▪ Abstimmung mit Mediendienstleistern und Druckereien einschließlich der termingerechten Übermittlung erforderlicher Daten sowie Unterstützung bei der Abwicklung von Vergaben ▪ Bedarfsgerechte Einbindung überregionaler Presse- und Öffentlichkeitsarbeit in die Kampagnenplanung und -umsetzung ▪ Umsetzung einzelner Werbemaßnahmen auch außerhalb übergeordneter Kampagnen bei entsprechendem Bedarf

3.8 Veranstaltungen und B2B-Kommunikation

Der Auftragnehmer unterstützt bei der Konzeption und Umsetzung von Netzwerkveranstaltungen für touristische Partner und Leistungsträger sowie bei der B2B- und Fachkommunikation. Für das Jahr 2028 ist darüber hinaus die Unterstützung bei der organisatorischen Umsetzung der neanderland WANDERWOCHE vorgesehen. Die Leistungen umfassen: ▪ Konzeptionelle und organisatorische Unterstützung bei ca. 1–2 Netzwerktreffen pro Jahr ▪ Beratung bei Themenauswahl, Programmgestaltung und Auswahl geeigneter Referierender und Moderation ▪ Gestaltung veranstaltungsbezogener Kommunikationsmittel, z. B. Einladungen, Präsentationen, Infografiken und digitale Inhalte ▪ Unterstützung bei der Recherche und Vermittlung geeigneter externer Dienstleister, z. B. Fotograf, Veranstaltungstechniker, Caterer o. ä. ▪ Unterstützung bei der Kommunikation, Aktivierung und Bindung der touristischen Partnernetzwerke, wie der TYPISCH neanderland Betriebe und der neanderland STEIG Qualitätsbetriebe ▪ Kontinuierliche qualitative Weiterentwicklung der Partnernetzwerke einschließlich der Optimierung von Qualitätskriterien und Auszeichnungsprozessen auf Basis gewonnener Erfahrungen ▪ Konzeption und bedarfsgerechter Aufbau einer B2B-Newsletter-Kommunikation für relevante Partnernetzwerke sowie redaktionelle und operative Unterstützung bei deren Umsetzung. Mögliche Adressatengruppen sind neanderland STEIG Qualitätsbetriebe, TYPISCH neanderland Betriebe und Kulturakteure. ▪ Konzeption und Gestaltung geeigneter Kommunikations- und Marketingmaterialien für die Partnernetzwerke, z. B. Leitfäden, Vorlagen und Werbemittel ▪ Bedarfsgerechte Kommunikation relevanter Themen an touristische Fachmedien und weitere Multiplikatoren einschließlich redaktioneller Aufbereitung sowie Pflege und Ergänzung bestehender Fachverteiler ▪ Unterstützung bei der organisatorischen Planung und Umsetzung der neanderland WANDERWOCHE 2028. Hierzu zählen: o Koordination erforderlicher Event-Dienstleistungen einschließlich Ansprache geeigneter Dienstleister, Angebotseinholung und Durchführung von Preisvergleichen

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sowie Abstimmung von Leistungen, Terminen und organisatorischen Abläufen mit den beauftragten Dienstleistenden o Unterstützung bei der operativen Durchführung der Veranstaltung, wie Einweisung von Dienstleistenden und Koordination der Veranstaltungsausstattung o Beschaffung und Koordination erforderlicher Materialien und Veranstaltungsausstattung o Gestaltung veranstaltungsbezogener Kommunikations- und Ausstattungselemente, z. B. Banner, Planen und Roll-ups, einschließlich Angebotseinholung und Produktionsabwicklung

3.9 Veranstaltungsmarketing Kultur

Der Auftragnehmer übernimmt in enger Abstimmung mit dem Kulturteam die operative Umsetzung des Marketings für die Kulturveranstaltungen und -formate des Kreises Mettmann. Für die Kulturformate liegen bereits entwickelte Key Visuals sowie offene, bearbeitbare Gestaltungs- und InDesign-Vorlagen vor. Eine Neuentwicklung oder grundlegende gestalterische Überarbeitung der Key Visuals und Gestaltungslinien ist nicht Bestandteil des Auftrags. Aufgabe des Auftragnehmers ist die Aktualisierung der vorhandenen Vorlagen mit den jeweils aktuellen veranstaltungsspezifischen Inhalten sowie deren Adaption auf die benötigten Medien und Formate. Die hierfür erforderlichen Texte, Bildmaterialien und weiteren inhaltlichen Grundlagen werden vom Auftraggeber bereitgestellt. Für jede Veranstaltung entwickelt der Auftragnehmer einen auf Zielgruppen, Zeitraum und Kommunikationskanäle abgestimmten Marketingfahrplan und stimmt diesen mit dem Auftraggeber ab. Dieser umfasst die zeitliche und inhaltliche Planung der Print- und Online-Kommunikation sowie die Recherche und Empfehlung geeigneter Medien, Plattformen und Werbemöglichkeiten. Die Leistungen umfassen: ▪ Aktualisierung bestehender Programmhefte, Ausstellungskataloge und weiterer veranstaltungsbezogener Printmedien auf Grundlage der vorhandenen Vorlagen und der bereitgestellten aktuellen Inhalten ▪ Adaption der vorhandenen Key Visuals auf die erforderlichen Plakate, Anzeigen und weiteren Werbemittel für die jeweils erforderlichen Formate ▪ Redaktionelles Korrektorat der vom Auftraggeber bereitgestellten Texte im Rahmen der Umsetzung ▪ Erstellung druckfertiger und digital verwendbarer Dateien Die konkreten Leistungen, Mengen und Umsetzungszeiträume verteilen sich auf die einzelnen Kulturformate wie folgt: ▪ neanderland BIENNALE – Januar bis Juli 2027 o Programmheft: Aktualisierung einer Ausgabe, DIN lang, mindestens 44 Seiten zzgl. Umschlag o Plakate: Adaption und Aktualisierung der vorhandenen Vorlagen in DIN A0, A1 und A3 sowie 10 Städteplakate in DIN A1 und A3 o Printanzeigen: Adaption des vorhandenen Key Visuals in bis zu 10 Formaten o Roll-up: Aktualisierung der vorhandenen Vorlage, 0,80 × 2,00 m o PVC-Straßenbanner: Adaption des vorhandenen Key Visuals auf 2 Formate o Verkehrsmittelwerbung: Gestaltung für Busrückseiten und/oder Seitenscheiben o Social Media: Adaption der vorhandenen Gestaltung für Instagram und Facebook o Webbanner: Adaption des vorhandenen Key Visuals für die Websites der zehn kreisangehörigen Städte

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o Digitale Anzeigen und Displays: Google- und Meta-Anzeigen sowie Adaption des Key Visuals für digitale Displays in bis zu 5 Formaten o Mailabbinder: Aktualisierung der vorhandenen Vorlage o Postkarte und/oder Stempel-Pass o Weitere grafische Vorlagen für veranstaltungsbezogene Werbemittel, z. B. T-Shirts, Beachflags oder Merchandiseartikel ▪ neanderland MUSEUMSNACHT – Mai bis September 2027 o Programmheft: Aktualisierung einer Ausgabe, DIN lang o Plakate: Adaption und Aktualisierung der vorhandenen Vorlagen in DIN A0, A1 und A3 o Anzeigen: Adaption des vorhandenen Key Visuals in 6 Formaten (Print und Online- Banner) o Social Media: Adaption der vorhandenen Grafiken für Instagram und Facebook o Mailabbinder: Aktualisierung der vorhandenen Vorlage ▪ neanderland TATORTE – Januar bis April 2028 o Programmheft: Aktualisierung einer Ausgabe, DIN lang o Plakate: Adaption und Aktualisierung der vorhandenen Vorlagen in DIN A0, A1 und A3 o Anzeigen: Adaption des vorhandenen Key Visuals in 6 Formaten (Print und Online- Banner) o Social Media: Adaption der vorhandenen Gestaltung für Instagram und Facebook o Mailabbinder: Aktualisierung der vorhandenen Vorlage ▪ neanderland ART – April bis Oktober 2028 o Programmheft: Aktualisierung einer Ausgabe nach Designvorgaben aus 2026, DIN lang, Zickzackfalz ca. 8–10 Seiten o Ausstellungskatalog: Aktualisierung einer Ausgabe, Format 16,5 × 22 cm, ca. 48–60 Seiten; Aktualisierung und Ausgestaltung nach bestehenden Designvorgaben und Vorlagen aus 2026 einschließlich Anpassung des Umschlagmotivs. o Plakate: Adaption und Aktualisierung der vorhandenen Vorlagen in DIN A0, A1 und A3 o Anzeigen: Adaption des vorhandenen Key Visuals in 6 Formaten (Print und Online- Banner) o Social Media: Adaption der vorhandenen Gestaltung für Instagram und Facebook o Mailabbinder: Aktualisierung der vorhandenen Vorlage

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4 Angebot

4.1 Leistungsbestandteile

Die nachfolgend durch den Anbieter genannten Preise beziehen sich auf sämtliche in der Leistungsbeschreibung geforderten Leistungen. Angaben in Euro.

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4.2 Bedarfspositionen

Soweit Leistungen erforderlich sind, die über die in der Angebotsanfrage und im Angebot genannten (und im Pauschalpreis enthaltenen) Leistungen hinausgehen, können diese vom Auftragnehmer nach Zustimmung durch den Auftraggeber auf Einzelnachweis abgerechnet werden (Bedarfsposition). Sofern bereits jetzt optionale Leistungen durch den Bieter absehbar sind, hat dieser neben der Kalkulation eines Pauschalpreises auch die Kosten für Bedarfspositionen anzugeben.

Angaben in Euro

Ort/Datum Unterschrift

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4.3 Tages- und Stundensätze

Angaben in Euro

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