I 19 - Anhang_7.1_Kommunikationsmatrix_Reportingplattform_V.0.9.pdf

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Der Bieter hat im Rahmen der Angebotsabgabe in diesem Anhang alle Rollen und Ansprechpartner des Auftragnehmers – einschließlich der Kontaktdaten – (siehe Ziffer 2.1) sowie die für Stellungnah- men (siehe Ziffer 4) und Eskalationsverfahren (siehe Ziffer 5) erforderlichen Beteiligten vollständig zu erfassen.

Anhang 7.1

Kommunikationsmatrix

zu Anlage 7 Governance

zum Rahmenvertrag vom tt.mm.jjjj

zwischen

Landesbank Hessen-Thüringen Girozentrale

Neue Mainzer Straße 52 -58

60311 Frankfurt

- nachfolgend Helaba oder Auftraggeber genannt –

und

[Adresszeile 1: Vollständige Firmierung des Auftragnehmers]

[Adresszeile 2: Straße des Auftragnehmers]

[Adresszeile 3: PLZ und Stadt des Auftragnehmers]

- nachfolgend [Kürzel des Auftragnehmers] oder Auftragnehmer genannt –

– zusammen auch „Vertragspartner“, „Vertragsparteien“ oder „Parteien“ ge-

nannt –

Version 0.9

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Anhang 7.1 - Kommunikationsmatrix

INHALTSVERZEICHNIS

1 Gegenstand .................................................................................................. 3

2 Rollen und Ansprechpartner ...................................................................... 3

2.1 Rollen und Ansprechpartner des Auftragnehmers ......................................... 3

2.2 Rollen und Ansprechpartner des Auftraggebers ............................................ 4

2.3 Rollen und Ansprechpartner des Auftraggebers, Gruppe Anwendungsentwicklung Fördergeschäft (AE F) ........................................... 5

3 Meetings ....................................................................................................... 6

3.1 Governance-Meetings .................................................................................... 6

3.2 Operative Meetings ........................................................................................ 7

4 Stellungnahmen ........................................................................................... 8

5 Eskalationsstufen ........................................................................................ 8

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Anhang 7.1 - Kommunikationsmatrix

1 Gegenstand

In diesem Anhang werden die für die ordnungsgemäße und angemessene Steuerung der ver- tragsgegenständlichen Leistungen erforderlichen Rollen und Ansprechpartner, einschließlich ihrer jeweiligen Kontaktdaten, festgelegt. Darüber hinaus werden die hierfür maßgeblichen Mindestanforderungen an die Meetingstruktur sowie deren Frequenz verbindlich definiert.

Das vertragliche Änderungsverfahren gemäß Ziffer 11 des Rahmenvertrags findet auf Än- derungen dieses Anhangs keine Anwendung.

2 Rollen und Ansprechpartner

2.1 Rollen und Ansprechpartner des Auftragnehmers HINWEIS: Bitte geben Sie analog zu den unter Ziffer 2.2 und 2.3 genannten Rollen und Ansprechpart- ner beim Auftraggeber die relevanten inhaltsgleichen Rollen und Ansprechpartner (inkl. Kon- taktdaten) beim Auftragnehmer an, die als Ansprechpartner oder sonstige Leistungsinvol- vierte dienen werden.

Rolle Person/Vertreter oder Gruppe Kontaktdaten

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Anhang 7.1 - Kommunikationsmatrix

Rolle Person/Vertreter oder Gruppe Kontaktdaten

Tabelle 1: Übersicht Rollen und Ansprechpartner des Auftragnehmers 2.2 Rollen und Ansprechpartner des Auftraggebers

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Anhang 7.1 - Kommunikationsmatrix

Tabelle 2: Übersicht Rollen und Ansprechpartner des Auftraggebers

2.3 Rollen und Ansprechpartner des Auftraggebers, Gruppe Anwen-

dungsentwicklung Fördergeschäft (AE F)

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Anhang 7.1 - Kommunikationsmatrix

Tabelle 3: Übersicht Rollen und Ansprechpartner des Auftraggebers, Gruppe AE F

3 Meetings

Die in diesem Dokument beschriebene Meeting-Struktur dient der Erfüllung regulatorischer Anforderungen an eine angemessene Leistungssteuerung und stellt eine Mindestanforderung dar. Die tatsächlich durchzuführenden Meetings, deren Frequenz und Besetzung werden die Vertragsparteien im Rahmen der Leistungsübernahme initial festlegen und dokumentieren.

Anlassbezogen können weitere Meetings und/oder Ad-hoc-Meetings vom Auftraggeber einbe- rufen werden. Diese Meetings können zusätzlich, optional oder teilweise im Rahmen anderer Meetings durchgeführt werden. Die Entscheidungshoheit über ein Ändern der Frequenz aller Meetings nach oben oder unten, der Intensität und die Notwendigkeit der Termine obliegt dem Auftraggeber. Der Auftragnehmer ist nicht befugt, die vorgesehenen Meetings oder deren Fre- quenz ohne vorherige, ausdrücklich erteilte Zustimmung des Auftraggebers zu ändern.

Anpassungen der Meetingfrequenzen sowie der Durchführung und Zusammensetzung sämt- licher in diesem Dokument vorgesehener Meetings, einschließlich der operativen Meetings gemäß Kapitel 3.2, dienen ausschließlich der Feinsteuerung der Governance-Intensität. Än- derungen werden durch den Auftraggeber kommuniziert und dokumentiert. Die hierdurch po- tenziell entstehenden Aufwände sind bereits durch die vereinbarte Vergütung abgedeckt.

3.1 Governance-Meetings 3.1.1 Management-Meeting HINWEIS: Die Meeting-Frequenz sowie die konkrete Besetzung sind von den Vertragsparteien im Rahmen der Leistungsübernahme festzulegen.

Tabelle 4: Management-Meeting: Frequenz, Agenda und Besetzung

3.1.2 Steuerungs-Meeting HINWEIS: Die Meeting-Frequenz sowie die konkrete Besetzung sind von den Vertragsparteien im Rahmen der Leistungsübernahme festzulegen

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Anhang 7.1 - Kommunikationsmatrix

Tabelle 5: Steuerungs-Meeting: Frequenz, Agenda und Besetzung

3.1.3 Informationssicherheits-Meeting HINWEIS: Die Meeting-Frequenz sowie die konkrete Besetzung sind von den Vertragsparteien im Rahmen der Leistungsübernahme festzulegen.

Tabelle 6: Informationssicherheits-Meeting: Frequenz, Agenda und Besetzung

3.2 Operative Meetings Operative Meetings dienen der anlass- und bedarfsorientierten Steuerung des Tagesge- schäfts. Die Erforderlichkeit, Benennung, Frequenz sowie teilnehmenden Rollen werden im Rahmen der Leistungsübernahme zwischen den Parteien initial festgelegt und im Prozess- handbuch dokumentiert.

Nach Leistungsübergang ist der Auftraggeber berechtigt, operative Meetings anlass- und be- darfsbezogen einzuberufen, zu modifizieren oder zusammenzuführen.

Einladungen und Protokolle erfolgen in zweckmäßiger Form mit Angabe von Anlass, Ziel und wesentlichen Ergebnissen. Der Auftragnehmer stellt die erforderliche Mitwirkung sicher.

Insbesondere folgende Meetings können je nach Leistungsgegenstand für die operative Steu- erung von Relevanz sein (nicht abschließend):

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Anhang 7.1 - Kommunikationsmatrix

• Auftrags-Meeting • Change Advisory Board (CAB) • Change-Management-Meeting • Incident-Management-Meeting • Problem-Management-Meeting • Release Jour Fixe.

4 Stellungnahmen

Bei Verletzungen von SLAs und/oder im Falle wesentlicher Störungen können Stellungnah- men beim Auftragnehmer durch die folgenden Ansprechpartner des Auftraggebers angefor- dert werden:

Tabelle 7: Beteiligte an Stellungnahmen

5 Eskalationsstufen

In der nachfolgenden Tabelle sind die Beteiligten beider Vertragspartner je Eskalationsstufe festgelegt. Die Eskalationsstufen dürfen nicht ohne Zustimmung des Auftraggebers durch den Auftragnehmer einseitig geändert werden.

HINWEIS: Bitte ergänzen Sie die relevanten Rollen beim Auftragnehmer.

Tabelle 8: Beteiligte je Eskalationsstufe

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