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Anlage 18
Anforderungsmanagement
zum Rahmenvertrag vom TT.MM.JJJJ
zwischen
Landesbank Hessen-Thüringen Girozentrale
Neue Mainzer Straße 52 -58
60311 Frankfurt
- nachfolgend Helaba oder Auftraggeber genannt –
und
[Adresszeile 1: Vollständige Firmierung des Auftragnehmers]
[Adresszeile 2: Straße des Auftragnehmers]
[Adresszeile 3: PLZ und Stadt des Auftragnehmers]
- nachfolgend [Kürzel des Auftragnehmers] oder Auftragnehmer genannt -
– zusammen auch „Vertragspartner“, „Vertragsparteien“ oder „Parteien“
genannt –
Version 0.9
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Anlage 18 – Anforderungsmanagement
INHALTSVERZEICHNIS
1 Gegenstand dieser Anlage ...................................................................................... 3
2 Rangfolge ................................................................................................................. 3
3 Hinweispflicht .......................................................................................................... 3
4 Leistungsbeschreibung Anforderungsmanagement ............................................ 3 4.1 RACI-Matrix ......................................................................................................... 3 4.2 Anforderungsprozess ........................................................................................... 4 4.3 Tool-Berechtigungen und -Einweisung ................................................................. 7
5 Servicequalität, Reporting und Eskalation ............................................................ 7
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Anlage 18 – Anforderungsmanagement
1 Gegenstand dieser Anlage
Gegenstand dieser Anlage ist die Beschreibung der Leistungen im Rahmen des Anforderungsmanagements. Der in dieser Anlage verwendete Begriff Anforderungsmanagement bezieht sich grundsätzlich auf IT-bezogene Anforderungen.
Als Anforderungen gelten alle Änderungen, Erweiterungen oder Anpassungen an IT- Systemen – einschließlich Softwarekomponenten –, die durch Customizing, Programmierung oder Konfiguration vorgenommen werden. Daneben können auch Projektmanagement-, Schulungs-, IT-Beratungs-, IT-Betreuungs- und fachlich- konzeptionelle Unterstützungsleistungen im Rahmen des Anforderungsmanagements beim Auftragnehmer angefordert werden.
Ziel des Anforderungsmanagements ist die planmäßige, dokumentierte und kontrollierte Umsetzung von Änderungsanforderungen für IT-Systeme.
Im Rahmen des Anforderungsmanagements werden beim Auftraggeber standardisierte Methoden und Verfahren für eine effiziente, strukturierte und nachvollziehbare Handhabung aller Änderungsanforderungen verwendet. Sämtliche Anforderungen werden über das Anforderungsmanagement-Tool des Auftraggebers abgebildet und dokumentiert.
2 Rangfolge
Diese Anlage konkretisiert und ergänzt die Regelungen zum Änderungsmanagement gemäß Ziffer 11 des Rahmenvertrags und gilt hiervon unberührt für die Vereinbarung von Einzelverträgen. Im Falle von Abweichungen oder Widersprüchen haben die Bestimmungen dieser Anlage Vorrang vor den diesbezüglichen Bestimmungen des Rahmenvertrags.
3 Hinweispflicht
Ist für den Auftragnehmer erkennbar, dass Anforderungen des Auftraggebers fehlerhaft, unvollständig, nicht eindeutig oder objektiv nicht ausführbar sind, muss er dem Auftraggeber diesen Umstand sowie die ihm erkennbaren Folgen hieraus unverzüglich, jedoch spätestens innerhalb von drei Werktagen, in Textform mitteilen. Der Auftraggeber hat hierauf unverzüglich über eine Anpassung der Anforderung zu entscheiden.
4 Leistungsbeschreibung Anforderungsmanagement
4.1 RACI-Matrix
Im folgenden Abschnitt sind die Aufgaben des Auftraggebers (AG) und des Auftragnehmers (AN) im Rahmen des Anforderungsmanagements dargestellt. Diese Aufzählung ist nicht abschließend und umfasst nur die zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses wesentlichen Aufgaben.
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Anlage 18 – Anforderungsmanagement
| Leistungsbeschreibung | AG | AN |
|---|---|---|
| Entgegennahme und Erstprüfung der -Anforderungen des Auftraggebers | C | R/A |
| Eigenverantwortliche Abstimmung und Planung (Zeit-, Ablauf-,) der IT- Anforderung und der für die Umsetzung der Anforderung notwendigen Ressourcen (inklusive notwendiger Mitwirkungsleistungen) und Aktivitäten. Dies ist unter Berücksichtigung und in Abstimmung der erforderlichen Aktivitäten, insbesondere in Bezug auf die notwendige Einbeziehung interner und externer Dritter durchzuführen. | C | R/A |
| Erstellung eines Lösungsangebotes | I | R/A |
| Genehmigung der Anforderung über das Anforderungsmanagement-Tool des Auftraggebers | R/A | I |
| Umsetzung der Anforderung (für Software-Änderungen auf dem Entwicklungssystem inkl. Erstellung der Dokumentationen gemäß Anlage 15 Softwareentwicklung) | R/A | |
| Übergabe der Anforderung zur Abnahme an den Auftraggeber | C | R/A |
| Abnahme der Anforderung durch den Auftraggeber | R/A | C |
Tabelle 1: RACI-Matrix Anforderungsmanagement
Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Auftragnehmers und des Auftraggebers sind in Anlehnung an die RACI-Methodik wie folgt definiert:
| Ausprägung | Beschreibung | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| R = Responsible (Durchführungsverantwortlich) | Die jeweilige Partei ist für die Durchführung der Aktivität in vollem Umfang verantwortlich. | ||||
| A = Accountable (Gesamtverantwortlich) | Die jeweilige Partei trägt die Gesamtverantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung der Aktivität und deren Ergebnis. Sie stellt sicher, dass die verantwortliche Partei (R) die Aktivität entsprechend umsetzt. | ||||
| C = Consulted (Konsultiert) | Die jeweilige Partei wird bei der Durchführung der Aktivität eingebunden und wirkt beratend mit. | ||||
| I = Informed (Informiert) | Die jeweilige Partei wird über den Verlauf und/oder das Ergebnis der Aktivität informiert. Dies kann z. B. in Form von Statusmeldungen, Abschlussmeldungen oder vergleichbaren Mitteilungen erfolgen. |
Tabelle 2: RACI-Methodik
4.2 Anforderungsprozess
4.2.1 Anforderung eröffnen
(1) Die konkreten Anforderungen und deren individueller Inhalt werden jeweils einzeln
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Anlage 18 – Anforderungsmanagement
im Anforderungsmanagement-Tool des Auftraggebers (zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses REMUS (Requirements Management User System)) durch den Auftraggeber erfasst. Die strukturierte Abbildung von Einzelanforderungen in REMUS, von der Definition der Anforderung bis zur Umsetzung der Lösung, Abnahme und Produktivsetzung, erhöht die Effizienz, schafft Transparenz hinsichtlich des Bearbeitungsstatus und ermöglicht Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten.
(2) Für die Verwaltung, Bearbeitung und die Verfolgung von Anforderungen im Anforderungsmanagement-Tool sind nachfolgende Prämissen durch den Auftragnehmer einzuhalten:
a. Anforderungen werden vom Auftraggeber gestellt. b. Keine Umsetzung von Änderungen ohne genehmigte Anforderung. Das bedeutet, dass nur Anforderungen umgesetzt werden dürfen, wenn für diese eine Anforderung im Anforderungsmanagement-Tool eröffnet und durch den Auftraggeber genehmigt wurde.
Ausnahmen von diesen Vorgaben sind nur in Abstimmung und nach schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers zulässig.
4.2.2 Angebotserstellung
(1) Der Auftragnehmer wird auf Grundlage von individuellen Anforderungen zur Abgabe eines Lösungsangebotes aufgefordert.
(2) Als Angebot im Sinne dieser Regelung gelten insbesondere Anforderungen zu neuen Umsetzungen, Anpassungen an bestehenden Umsetzungen und Prüfung mit Terminierung von gemeldeten Fehlerbehebungen bzw. kostenfreien Umsetzungen.
(3) Die in der Anlage 1 Service Level Agreement festgelegte Angebotsfrist ist durch den Auftragnehmer einzuhalten. Erscheint die Frist für eine qualifizierte Angebotserstellung als zu kurz, kann durch den Auftragnehmer vor Ablauf der Frist in begründeten Fällen eine Verlängerung beantragt werden. Es liegt im Ermessen des Auftraggebers einem Verlängerungsantrag zu entsprechen.
(4) In Fällen besonderer Dringlichkeit kann durch den Auftraggeber auch eine kürzere Frist vorgegeben werden. Der Auftragnehmer wird diese nicht unbillig verweigern.
(5) Der Auftragnehmer ist zur Abgabe eines Angebotes verpflichtet, wenn und soweit keine triftigen Hinderungsgründe vorliegen, aufgrund derer er zur Angebotsabgabe bzw. Leistungserbringung nicht in der Lage ist.
(6) Der Auftragnehmer führt die erforderlichen Analyse- und Designarbeiten auf Basis der vom Auftraggeber bereitgestellten Unterlagen durch. Hierzu zählen insbesondere bestehende Anforderungsbeschreibungen, Fehlerbeschreibungen und Anpassungsdokumente, die über das Ticket-Systems des Auftraggebers (derzeit REMUS) abgewickelt werden.
(7) Im Rahmen dieser Phase obliegt es dem Auftragnehmer, die fachlichen und technischen Anforderungen im Detail mit dem Fachbereich des Auftraggebers abzustimmen und daraus konkrete technische Umsetzungsbeschreibungen Seite 5 von 7
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(Detailkonzepte, Pflichtenhefte o. ä.) zu erstellen.
(8) Diese Abstimmung erfolgt im direkten Austausch zwischen den zuständigen Facheinheiten des Auftraggebers / WIBank-Förderbereichen und den jeweiligen Modulverantwortlichen des Auftragnehmers. Eine enge Zusammenarbeit und Beratungsleistung wird hierbei erwartet, um eine fachlich korrekte, rechtssichere und technisch konsistente Umsetzung sicherzustellen.
(9) Der Auftragnehmer erstellt ein Angebot, in dem die Umsetzung der Lösung beschrieben, ein verbindlicher Liefertermin aufgeführt und ein qualifizierter Festpreis abgegeben wird. In begründeten Fällen kann eine Abrechnung nach Aufwand vereinbart werden.
(10) Bei Anforderungen über Software-Änderungen ist der Liefertermin auf den gültigen Release-Kalender des Auftraggebers für das jeweilige Anwendungssystem abzustellen. Ausnahmen von den im Release-Kalender aufgeführten Terminen sind mit dem Auftraggeber abzustimmen.
(11) Darüber hinaus ist vom Auftragnehmer ein Auftragsverantwortlicher zu benennen und das Datum der spätestens Auftragserteilung anzugeben, bis zu diesem der Auftragnehmer den im Lösungsangebot benannten Liefertermin gewährleisten kann.
(12) In begründeten Fällen kann durch den Auftraggeber der vom Auftragnehmer benannte Auftragsverantwortliche abgelehnt werden.
(13) Die Struktur, die inhaltliche sowie die kostenbezogene Detaillierung des Lösungsangebots für die individuellen Anforderungen erfolgen in Abhängigkeit vom Umfang der Umsetzung und deren Aufwand. Dazu werden durch den Auftraggeber Templates vorgegeben.
(14) Die Erstellung von Lösungsangeboten und eventuell notwendiger vorgelagerter Abstimmungen wird nicht gesondert vergütet.
4.2.3 Beauftragung / Ablehnung eines Angebotes
(1) Nach Bewertung und interner Genehmigung des Lösungsangebotes sowie Bestätigung des Umsetzungstermins wird die Anforderung zur Umsetzung als Einzelvertrag beim Auftragnehmer beauftragt. Ein Anspruch auf Beauftragung besteht nicht.
(2) Bei einer Nichtberücksichtigung des Lösungsangebotes bzw. bei Rückzug der Anforderung wird der Auftragnehmer hierüber informiert.
4.2.4 Umsetzung der Anforderung und Lieferung
(1) Nach Umsetzung der Anforderung durch den Auftragnehmer erfolgt die Übergabe zur Abnahme an den Auftraggeber.
(2) Der Auftraggeber erwartet vom Auftragnehmer fehlerfreie Lieferungen/Erstellungen sowie die Einhaltung des angebotenen Liefertermins für die Übergabe eines Auftrags in die gesteuerte Umgebung. Weitere Informationen zur erwarteten Umsetzungsqualität bei Softwareänderungen sind in der Anlage 15
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Softwareentwicklung beschrieben.
(3) Jede Anforderung, die produktiv gesetzt werden soll, muss vorher durch den Auftraggeber abgenommen sein (siehe Rahmenvertrag, Ziffer 9 Abnahme).
(4) Die Abnahme wird durch den Auftraggeber im Anforderungsmanagement-Tool dokumentiert. Das Defect Management erfolgt durch den Auftraggeber und den Auftragnehmer über das Testmanagement-Tool des Auftraggebers (zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses Micro Focus ALM (Application Lifecycle Management)).
(5) Sollte sich ein Terminverzug für die Umsetzung der Anforderung abzeichnen, so ist der Auftragnehmer verpflichtet, den Auftraggeber unverzüglich, spätestens jedoch eine Woche vor Lieferung, zu informieren und mit dem Auftraggeber einen neuen verbindlichen Termin zu vereinbaren. Das Ergebnis ist nachvollziehbar zu dokumentieren. Lieferverzögerungen, deren Ursache im Verantwortungsbereich des Auftragnehmers liegen oder die nicht rechtzeitig angezeigt werden, können zu Vertragsstrafen führen. Für die Terminüberwachung ist der Auftragnehmer verantwortlich.
4.3 Tool-Berechtigungen und -Einweisung
(1) Um entsprechende Zugriffsberechtigungen für das beim Auftraggeber eingesetzte Anforderungsmanagement-Tool und das Testmanagement-Tool fristgerecht einrichten zu können, sind dem Auftraggeber die zu berechtigenden Mitarbeiter des Auftragnehmers spätestens vier Wochen vor Vertragsbeginn bzw. während der Vertragslaufzeit mit einer Vorlaufzeit von vier Wochen vor Beginn der Tätigkeiten zu benennen.
(2) Zur ordnungsgemäßen Bedienung der beim Auftraggeber eingesetzten Tools für das Anforderungs- und Testmanagement erhält der Auftragnehmer bei Bedarf zu Vertragsbeginn eine einmalige Tool-Einweisung. Darüber hinaus wird das aktuelle Benutzerhandbuch zur Verfügung gestellt.
5 Servicequalität, Reporting und Eskalation
(1) Als Kriterium zur Bewertung der Leistungsqualität des Auftragnehmers im Rahmen des Anforderungsmanagements wird die Angebotsfrist gemäß Ziffer 4.2.2 herangezogen. Einzelheiten zum SLA Angebotsfrist sind in der Anlage 1 Verzeichnis der Service Level Agreements festgelegt.
(2) Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber regelmäßig und fristgerecht Service Level Reports zur Verfügung, die die Einhaltung der vereinbarten Service Level transparent und nachvollziehbar dokumentieren (siehe Anlage 2 Berichtswesen).
(3) Bei wiederholter oder schwerwiegender Nichteinhaltung der vereinbarten Service Level ist der Auftragnehmer verpflichtet, das in Anlage 7 Governance definierte Eskalationsverfahren unverzüglich einzuleiten.
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