RAHMENVEREINBARUNG ÜBER

MARKETING- UND KOMMUNIKATIONSLEISTUNGEN – INSBESONDERE GRAFIK-/DESIGNPROJEKTE DER ALLGEMEINEN UNTERNEHMENSKOMMUNIKATION UND VERTRIEBSWERBUNG

(Stand: 03.09.2026)

Zwischen der

Gewobag Wohnungsbau-Aktiengesellschaft Berlin Alt-Moabit 101A 10559 Berlin

vertreten durch den Vorstand, Markus Terboven

Gewobag PB Wohnen in Prenzlauer Berg GmbH Alt-Moabit 101A 10559 Berlin

vertreten durch den Geschäftsführer, Markus Terboven

Gewobag WB Wohnen in Berlin GmbH Alt-Moabit 101A 10559 Berlin

vertreten durch den Geschäftsführer, Markus Terboven

– im Folgenden „Auftraggeber“ oder „Gewobag“ genannt –

und der

Agenturname Anschrift

vertreten durch die/den GeschäftsführerIn Vorname, Nachname – im Folgenden „Agentur“ oder „Auftragnehmer“ genannt –

wird nachfolgende Rahmenvereinbarung geschlossen:

ANLAGEN:

Anlage 1: Leistungsverzeichnis, bepreistes Angebot der Agentur

Anlage 2: Leistungsbeschreibung

Anlage 3: Datenschutzvereinbarung

Anlage 4: Teammitglieder des Auftragnehmers

Anlage 5: Vertraulichkeitsvereinbarung

Inhalt

Präambel: ........................................................................................................ 4

§ 1: Gegenstand der Rahmenvereinbarung ..................................................... 4

§ 2: Gegenstand und Form der Beauftragung und Umfang der Leistung ........ 5

§ 3: Wettbewerbliches Verfahren zur Erteilung der Einzelaufträge .................. 6

§ 4: Laufzeit der Rahmenvereinbarung und nachvertragliche Pflichten ........... 6

§ 5: Vorrang des Einzelauftrages ..................................................................... 7

§ 6: Vergaberecht ............................................................................................. 7

§ 7: HauptansprechpartnerInnen bei Auftragnehmer, Auftraggeber und Team 7

§ 8: Arbeitsabläufe und Qualitätssicherung ...................................................... 9

§ 9: Vergütung, Fälligkeit ................................................................................. 9

§ 10: Sorgfaltspflicht und Budgetcontrolling ................................................... 10

§ 11: Freigaben und Mitwirkung des Auftraggebers ....................................... 11

§ 12: Briefing Dritter, Besprechungsprotokolle ............................................... 11

§ 13: Haftung/Versicherung ........................................................................... 12

§ 14: Kündigung ............................................................................................. 13

§ 15: Auftragsvergabe an Dritte (Fremdleistungen) ....................................... 15

§ 16: Steuerung von beauftragten Dritten ...................................................... 17

§ 17: Umgang mit Rabatten und Rückvergütungen ....................................... 17

§ 18: Sonstige Kosten des Auftragnehmers ................................................... 18

§ 19: Reisekosten .......................................................................................... 18

§ 20: Aufbewahrung, Archivierung und Herausgabe von Daten und Unterlagen ....................................................................................................................... 18

§ 21 Übertragung und Vergütung von Nutzungsrechten ................................ 19

§ 22: Belegmuster und Signatur von Arbeitsergebnissen

§ 23: Auditing ................................................................................................. 23

§ 24: Vertraulichkeit und Datenschutzbestimmungen .................................... 23

§ 25: Abtretung/Aufrechnung ......................................................................... 24

§ 26: Barrierefreiheit ...................................................................................... 24

§ 27: Schlussbestimmungen .......................................................................... 25

Präambel:

Die Parteien arbeiten auf den Gebieten des Marketings und der Unternehmenskom- munikation zusammen. Ziel der Zusammenarbeit zwischen dem Auftraggeber und der Agentur ist es, diverse kommunikative Einzelprojekte der Unternehmenskommu- nikation, des Vermietungs-Service und anderer Abteilungen der Gewobag zu reali- sieren. In erster Linie geht es darum, die Gewobag, ergänzend zum Gewobag-In- house-Grafikdesigner, bei allgemeinen Grafik- und Designbedürfnissen zu unterstüt- zen. Daneben soll externer Beratungsbedarf zu diversen Marketingfragen und kom- munikativen Aufgabenstellungen abgedeckt werden (z. B. Werbemaßnahmen zu Eventanlässen, Marketingkonzepte für Wohnstandorte, Kreation von Keyvisuals).

Die Leistungen können dabei auch auf gesellschaftsrechtlich verbundene Unterneh- men der Gewobag bezogen sein.

Angedacht ist ein Agenturpool mit Kommunikationsagenturen, deren Schwerpunkt Design/Grafik ist bzw. die Fullservice anbieten.

Die Basis für alle Medien bildet das Corporate Design der Gewobag in der Fassung von 2023; Markenportal https://marke.gewobag.de/login

Die Leitmaxime „Mobile first“ ist uns ebenso wichtig wie die Berücksichtigung von Diversity, nachhaltigen Aspekten (unter Beachtung der EmpCo) und digitaler Barrie- refreiheit. Auf all diesen Parametern soll bei Projekten gleichermaßen ein Augenmerk gelegt werden. Bei Digitalthemen ist die entsprechende Barrierefreiheit Pflicht. Künst- liche Intelligenz befürworten wir grundsätzlich, ihr Einsatz richtet sich neben der Be- achtung rechtlicher Erfordernisse auch nach den internen Gewobag-Vorgaben – siehe dazu die näheren Erläuterungen in diesem Vertrag. Einzelheiten sind im jewei- ligen Einzelprojekt mit den Projektleitungen abzustimmen.

§ 1: Gegenstand der Rahmenvereinbarung

1.1 Die vorliegende Rahmenvereinbarung regelt die Zusammenarbeit zwischen der Gewobag und der Agentur. Dazu gehören insbesondere die Bedingungen der Ertei- lung von Einzelaufträgen für diverse Kommunikations- und Marketingprojekte der Gewobag während der Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung. Einzelaufträge werden im Folgenden auch als „Einzelverträge“ bezeichnet.

Die einzelnen Leistungen / Leistungsbestandteile sind dem Leistungsverzeichnis (Anlage 1) zu entnehmen. Dort bzw. in der Leistungsbeschreibung (Anlage 2) sind auch ausdrücklich ausgeschlossene Tätigkeitfelder im Sinne einer Negativliste auf- geführt. Bzgl. des Umfangs und der konkreten Art der Grafik- und Beratungsaufga- ben dient das Leistungsverzeihnis lediglich als unverbindliche Orientierung.

1.2 Die Vergabe- und Vertragsunterlagen in ihrer Gesamtheit sind für beide Parteien bin- dend; u. a. die Leistungsbeschreibung, das Leistungsverzeichnis, die Agenturpräsen- tation und alle weiteren Anlagen dieser Vereinbarung.

1.3 Die vorliegende Rahmenvereinbarung allein begründet keine Pflicht der Rahmenver- einbarungspartner zur Erbringung von Leistungen; eine solche Pflicht entsteht erst mit der Erteilung eines Einzelauftrages. Entsprechendes gilt für die Pflicht der Gewobag zur Zahlung einer Vergütung.

1.4 Diese Rahmenvereinbarung begründet keinen Anspruch der Rahmenvereinbarungs- partner auf Erteilung eines oder mehrerer Einzelaufträge.

§ 2: Gegenstand und Form der Beauftragung und Umfang der Leistung

2.1 Leistungsfelder, Ausnahmen und formale Beauftragung Der Auftraggeber beauftragt den Auftragnehmer als Dienstleister für Kommunikation und Marketing der im Einzelabruf beschriebenen Projekte. Hierzu erfolgt eine ent- sprechende Aufgabenbeschreibung (Briefing) durch den Auftraggeber. Diese Brie- fings münden in einer Direktvergabe (siehe § 3).

In der Leistungsbeschreibung (Anlage 2) sowie im Leistungsverzeichnis (Anlage 1) findet sich die Positivliste der zu bearbeitenden Aufgabenfelder, aus denen wiederum konkrete Projekte/Einzelabrufe erwachsen. Auch werden dort Themenfelder ausge- grenzt. Die in der Positivliste genannten Themen stellen Wahrscheinlichkeiten dar, sie können hier nicht abschließend dargelegt werden, da der Bedarf an Aufgaben für die Zukunft nicht antizipiert werden kann.

2.2 Leistungspflichten des Auftragnehmers Das Leistungssoll für den Auftragnehmer ergibt sich aus den Einzelaufträgen, die wiederum auf dem Leistungsverzeichnis (Preisliste der Agentur, Anlage 1) beruhen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet,

die nach dem jeweiligen Einzelabruf beauftragten Leistungen zu den im Leistungs- verzeichnis
angebotenen Pauschalen bzw. angebotenen Stunden/Tagessätzen
entsprechend den Festlegungen des Auftraggebers in dieser Rahmenvereinbarung

nebst ihren Bestandteilen

zu den festgelegten Fristen und Terminen sach- und rechtsmangelfrei zu erbringen.

§ 3: Wettbewerbliches Verfahren zur Erteilung der Einzelaufträge

Auf der Grundlage dieser Rahmenvereinbarung können zwischen dem AG und dem AN innerhalb der Laufzeit Einzelverträge abgeschlossen werden. Der AG hat diese Rahmenvereinbarung mit drei Rahmenvereinbarungspartnern geschlossen.

Der Abruf für die einzelnen Aufträge erfolgt nach billigem Ermessen des AG. Dabei achtet die Gewobag darauf, dass die Aufträge insgesamt gleichmäßig unter den drei Auftragnehmern verteilt werden.

Der Einzelabruf durch den AG und die Mitteilung des Rahmenvereinbarungspartners über die Leistungsbereitschaft erfolgen in Textform (§ 126b BGB).

Der Einzelvertrag kommt zu den Bedingungen dieser Rahmenvereinbarung und des jeweiligen Leistungsabrufs zustande.

§ 4: Laufzeit der Rahmenvereinbarung und nachvertragliche Pflichten

4.1 Die Rahmenvereinbarung beginnt zum 01.11.2026 und endet am 31.10.2028 (Fest- laufzeit).

Die Gewobag hat die Option, die Rahmenvereinbarung zweimal um ein Jahr zu ver- längern.

Die Gewobag muss diese Option bis zum 30.04.2028 bzw. 30.04.2029 (Verlänge- rungsoption) durch Erklärung der Inanspruchnahme in Textform ausgeübt haben.

4.2 Von der Beendigung dieser Rahmenvereinbarung bleibt die Wirksamkeit eines auf ihrer Grundlage erteilten Einzelauftrags unberührt. Diese laufen – auch über das Ende des Vertrages hinaus – bis zur Beendigung des einzelnen Projektes.

Der Auftraggeber erklärt sich bereit, nach Beendigung der Rahmenvereinbarung alle Verpflichtungen zu erfüllen, welche die Agentur gegenüber Dritten gemäß diesem Vertrag für den Auftraggeber eingegangen ist, sofern diese ordnungsgemäß vom Auftraggeber beauftragt wurden.

4.3 Die Agentur verpflichtet sich, nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, die von ihr für den Auftraggeber konzipierten und veröffentlichten Leistungen nicht noch einmal zu verwenden.

§ 5: Vorrang des Einzelauftrages

Neben den Regelungen eines Einzelauftrages gelten die Regelungen dieser Rah- menvereinbarung. Falls eine Regelung dieser Rahmenvereinbarung einer Regelung eines Einzelauftrages widerspricht, geht die Regelung des Einzelauftrages – soweit vergaberechtlich zulässig – vor.

§ 6: Vergaberecht

Die Gewobag weist klarstellend darauf hin, dass sie als öffentliche Auftraggeberin nach § 99 Nr. 2 GWB die Bestimmungen des Vergaberechts beachten muss. Sie ist daher verpflichtet, in jedem Einzelfall zu prüfen, ob Änderungen des Leistungsgegen- standes oder Vergütungsanpassungen eine Pflicht zur Ausschreibung der Leistung begründen.

§ 7: HauptansprechpartnerInnen bei Auftragnehmer, Auftraggeber und Team

7.1 HauptansprechpartnerIn Auftragnehmer Der Auftragnehmer benennt in der Anlage 4 dieses Vertrages eine/einen Hauptan- sprechpartnerIn, die/der bevollmächtigt ist, sämtliche Entscheidungen im Zusammen- hang mit der Rahmenvereinbarung und den auf ihrer Grundlage erteilten Einzelauf- träge rechtsverbindlich zu treffen.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass für die/den HauptansprechpartnrIn jederzeit eine mindestens gleich qualifizierte Vertretung benannt ist. Im Falle von Urlaub, Krankheit oder sonstiger Abwesenheit übernimmt diese Vertretung die Aufgaben der/des HauptansprechpartnerIn und steht dem Auftraggeber als AnsprechpartnerIn zur Verfügung.

Sollte die/der jeweilige AnsprechpartnerIn beim Auftragnehmer kündigen bzw. aufhö- ren zu arbeiten, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich nach Be- kanntwerden informieren und umgehend für mindestens gleichwertigen Ersatz sor- gen.

7.2 Team Auftragnehmer Grundsätzlich gilt, dass alle für den Auftraggeber eingesetzten Personen über die notwendigen Kenntnisse in Bezug auf den Auftraggeber, sein Corporate Design, seine Produkte, seine Anforderungen, das Marktumfeld und die Kommunikationsstra- tegie verfügen bzw. sind diese verpflichtet, sich diese Informationen unverzüglich nach Beauftragung zu beschaffen. Das Personal auf Auftragnehmerseite muss die

für die Bearbeitung der Gewobag-Projekte erforderlichen Qualifikationen und Erfah- rungen mitbringen.

Für eine effiziente Zusammenarbeit ist grundsätzlich ein festes Projektteam auf Auf- tragnehmerseite wünschenswert und willkommen. Zumindest im Bereich Bera- tung/Projektmanagement sind feste AnsprechpartnerInnen für die regelmäßige Zu- sammenarbeit im Tagesgeschäft zu benennen. Bei allen anderen Fachgebieten und Einzeldisziplinen wie Konzeption, Design, Reinzeichnung etc. ist ein flexibles Agen- turteam möglich, das die entsprechenden Qualifikationen besitzt und alle Informatio- nen zum Projekt und Auftraggeber kennt. Der Auftragnehmer darf das Team jeder- zeit durch gleich geeignete MitarbeiterInnen ergänzen. Gleiches gilt für die Vertre- tung in Urlaubs- und Krankheitsfällen.

Das aktuelle Kernteam, das die Leistungen für den Auftraggeber erbringen wird, besteht aus den in der entsprechenden Anlage aufgeführten MitarbeiterInnen.

Sollten sich HauptansprechparterIn oder der/die ProjektmanagerIn/KundenberaterIn verändern, ist dies der Gewobag unverzüglich mitzuteilen und die neue Besetzung zu kommunizieren. Hierbei muss es sich um gleich gut geeignete / qualifizierte Per- sonen handeln.

Das Team unterliegt ausschließlich den fachlichen, nicht jedoch disziplinarischen Weisungen des Auftraggebers. Es findet insbesondere keine Arbeitnehmerüberlas- sung statt.

Der Auftragnehmer versichert, dass er neben dem Auftraggeber noch für weitere Auftraggeber Leistungen mit nennenswertem Volumen erbringt und er insbesondere im Verhältnis zum Auftraggeber nicht Scheinselbstständiger ist.

Auf berechtigtes Verlangen der Gewobag sind die Teammitglieder sofort auszutau- schen und durch mindestens gleich geeignete Personen zu ersetzen. Ein solcher Fall liegt insbesondere vor, wenn ein Team/mitglied entgegen klar kommunizierter Vorga- ben der Gewobag handelt, sich wiederholt Anordnungen widersetzt oder trotz Auffor- derung zur Verhaltensänderung den Mitarbeitenden der Gewobag oder dritten Pro- jektbeteiligten gegenüber in unzumutbarer Weise verhält. Die Kosten der Einarbei- tung eines neuen Teammitglieds trägt der Auftragnehmer.

Das Projektteam, insbesondere die Projektleitung, steht für persönliche Termine beim Auftraggeber in Berlin zur Verfügung, nach Einladung spätestens innerhalb von 2 Arbeitstagen.

7.3 Hauptansprechpartner und Team Auftraggeber Aufgrund der Vielfältigkeit der Aufgaben werden sich die AnprechpartnerInnen je nach Projekt verändern. Projektverantwortliche/Kontaktpersonen auf Gewobag-Seite sind im Wesentlichen:

alle Beschäftigten der Gewobag-Abteilung Kommunikation sowie in Ausnah- mefällten von der Gewobag-Kommunikation benannte AnsprechpartnerInnen aus an- deren Abteilungen

Gruppenleiter Vermietungs-Service sowie von ihm benannte Vertretungen der Gewobag MB

§ 8: Arbeitsabläufe und Qualitätssicherung

Der Auftragnehmer wird sowohl bei der eigenen Leistung als auch bei der Leistung von durch ihn beauftragten Dritten stets für professionelle Arbeitsabläufe und ständi- ge Qualitätssicherung im Sinne bester Zufriedenheit des Auftraggebers sorgen.

8.1 Dazu gehören insbesondere regelmäßige Statusberichte sowie bei Bedarf weitere Zeit-, Kosten- und Maßnahmenpläne für sämtliche aktuellen oder in Planung befindli- chen Maßnahmen und Aktivitäten. Den Turnus der Statusberichte legt die Gewobag fest.

Der Auftragnehmer koordiniert und terminiert alle im Rahmen der Leistungserbrin- gung notwendigen Maßnahmen mit dem Auftraggeber, sorgt für geeignete Abläufe im Team und im Austausch mit dem Auftraggeber sowie externen Produzenten und Dienstleistern (Nachunternehmern/Dritten sowie von dem Auftraggeber beauftragter Dritter) und sichert eine enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit zu.

8.2 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, seine Leistungen stets so zu erbringen, dass dem Auftraggeber eine angemessene Entscheidungsfrist bleibt, die die beim Auftrag- geber hausinternen bestehenden Entscheidungsfindungsprozesse (Freigabezir- kel/Abstimmungskaskaden) berücksichtigt. Die Erfordernisse hierzu sind bei Projekt- start vom Auftragnehmer zu erfragen und protokollarisch zu dokumentieren.

§ 9: Vergütung, Fälligkeit

9.1 Der Auftragnehmer erhält für seine Leistungen, die jeweils nach Abstimmung mit dem Auftraggeber anfallenden Pauschalen für die projektbezogen abgefragten Leis- tungen.

Die Agentur ist berechtigt, wie folgt Zwischenabrechnungen zu stellen beziehungs- weise A-Konto-Zahlungen zu fordern:

50 Prozent nach Beauftragung
50 Prozent nach Abnahme des Werks durch den Auftraggeber

Andere Zahlungsmodalitäten sind in Absprache möglich.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, binnen 30 Kalendertagen nach Projektabschluss und Übergabe der Ergebnisse abzurechnen.

9.2 In den vereinbarten Einzelpauschalen sowie in den Stundenpauschalen gemäß Leis- tungsverzeichnis sind sämtliche Nebenkosten (insbesondere Reisekosten, Verpfle- gungspauschalen, Porto, Telefon) eingepreist und werden nicht gesondert vergütet. Alle Abrechnungen des Auftragnehmers erfolgen zuzüglich der jeweils geltenden ge- setzlichen Umsatzsteuer.

9.3 Sämtliche Rechnungen müssen den spezifischen anwendbaren buchhalterischen und steuerlichen Anforderungen genügen (prüffähig sein), vgl. § 14 UStG. Rechnun- gen über sämtliche Aufträge an Dritte (Fremdkostenabrechnungen) sind auf Wunsch der Gewobag die Kopien der Originalbelege beizufügen.

§ 10: Sorgfaltspflicht und Budgetcontrolling

10.1 Der Auftragnehmer nimmt die Interessen des Auftraggebers mit der Sorgfalt eines or- dentlichen Kaufmannes wahr. Der Verschuldensmaßstab gilt für alle von dem Auf- tragnehmer eingeschalteten internen oder externen MitarbeiterInnen oder sonst be- auftragten Unternehmen oder Personen. Das gilt auch für die Zuverlässigkeit, Ter- mintreue, Qualität und Preise der ggfs. von dem Auftragnehmer zu beauftragenden Dritten.

Der Auftragnehmer hat zur Erbringung der Leistung für den Auftraggeber eingesetzte Nachunternehmer/Dritte entsprechend zu verpflichten.

Werden Nachunternehmer eingesetzt, so ist vor deren Ausführungsbeginn der Auftragnehmer dazu verpflichtet, die „Eigenerklärung Nachunternehmer“ vom Na- chunternehmer ausfüllen und unterschreiben zu lassen sowie sich den Einsatz vom Auftraggeber bestätigen zu lassen.

Das Formular wird unter dem nachfolgenden Link bereitgestellt:

www.gewobag.de/ueber-uns/ausschreibungen/formulare-fuer-ausschreibungen

Die Eigenerklärung ist ebenfalls für Nachunternehmer, welche mit Angebotsabgabe benannt wurden, einzureichen.

10.2 Der Auftragnehmer ist insbesondere verpflichtet, das für die jeweiligen Leistungen zur Verfügung gestellte Budget einzuhalten und zu überwachen. Mehrausgaben sind

nicht gestattet bzw. bedürfen der vorherigen Freigabe durch den Auftraggeber in Textform.

Sobald erkennbar ist, dass die tatsächlichen Kosten das Budget übersteigen werden, hat der Auftragnehmer den Auftraggeber über die Kostensteigerung und die voraus- sichtliche Höhe der Kostenüberschreitung in Textform zu informieren. Zeitgleich mit der Information hat der Auftragnehmer den Auftraggeber über die Gründe für die vo- raussichtliche Budgetüberschreitung zu informieren, Einsparpotenzial vorzuschlagen und über die Auswirkungen möglicher Einsparungen ebenfalls in Textform zu infor- mieren.

Die Parteien werden sich dann unverzüglich über das weitere Vorgehen abstimmen. Im Zweifelsfall entscheidet der Auftraggeber über das weitere Vorgehen.

§ 11: Freigaben und Mitwirkung des Auftraggebers

Der Auftraggeber verpflichtet sich, seine Genehmigungen, Freigaben und Weisungen so rechtzeitig zu erteilen und erforderliche Unterlagen und Informationen zu liefern, dass der Auftragnehmer die Arbeiten ohne Mehrkosten oder Qualitätseinbußen rei- bungslos und termingerecht durchführen kann (siehe hierzu auch § 9.2). Die Geneh- migungen, Freigaben und Weisungen sind in Textform zu erteilen. Sollte aus Zeit- gründen oder sonstigen wichtigen Gründen keine Genehmigung, Freigabe oder Wei- sung in Textform möglich sein, handelt der Auftragnehmer auch auf mündliche Wei- sung etc. streng im Sinne des Auftraggebers. Die jeweilige Genehmigung, Freigabe oder Weisung in Textform hat der Auftragnehmer unverzüglich nachträglich beim Auftraggeber abzufordern.

Eventuelle Mehrkosten und Verzögerungen durch nicht rechtzeitige oder unvollstän- dige Erteilung von Genehmigungen, Freigaben oder Weisungen trägt der Auftragge- ber.

Sofern der Auftragnehmer der Auffassung ist, dass der Auftraggeber seine Mitwir- kungshandlungen nicht ordnungsgemäß oder rechtzeitig erbringt, wird er den Auf- traggeber hierauf unverzüglich schriftlich hinweisen und die betreffenden Mitwir- kungshandlungen anfordern. Solange dem Auftraggeber diese Anforderung nicht zu- gegangen ist, kann sich der Auftragnehmer nicht auf die nicht ordnungsgemäße Er- bringung der Mitwirkungshandlungen durch den Auftraggeber berufen.

§ 12: Briefing Dritter, Besprechungsprotokolle

Der Auftragnehmer ist für die Koordination bzw. inhaltlichen Briefings von Dritten/Auf- tragnehmern, Dienstleistern etc. nach inhaltlicher Vorbereitung und Information durch den Auftraggeber sowie für die Kontrolle der Zwischenergebnisse etc. verantwortlich.

Über mündliche Briefings und Besprechungen mit dem Auftraggeber wird der Auf- tragnehmer grundsätzlich innerhalb von 2 Werktagen (Montag bis Freitag) jeweils ein

Besprechungsprotokoll erstellen und dem Auftraggeber unverzüglich in Textform übermitteln; Ausnahmen sind mit der Gewobag abzustimmen. Darin enthaltene Ab- sprachen und Aufträge und sonstige Inhalte sind erst nach Bestätigung durch den Auftraggeber in Textform verbindlich.

§ 13: Haftung/Versicherung

13.1 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle Leistungen mit größtmöglicher Sorgfalt aus- zuführen, insbesondere auch, überlassene Vorlagen, Requisiten etc. sorgfältig zu be- handeln.

Hat der Auftragnehmer die Nichteinhaltung von Terminen/Fristen zu vertreten, trägt er die Folgekosten. Die Beweislast dafür, dass er die Nichteinhaltung oder eine sons- tige Pflichtverletzung nicht zu vertreten hat, liegt beim Auftragnehmer.

13.2 Soweit die Agentur Bedenken gegen die rechtliche Zulässigkeit einer Werbemaß- nahme hat, wird sie den Auftraggeber hierüber unverzüglich informieren.

13.3 Der Auftragnehmer haftet im Übrigen nach den gesetzlichen Vorschriften.

13.4 Mängel der Leistung wird der Auftraggeber dem Auftragnehmer unverzüglich mittei- len, sobald sie nach den Gegebenheiten ordnungsgemäßen Geschäftsablaufs fest- gestellt werden. Insoweit verzichtet der Auftragnehmer auf den Einwand verspäteter Mängelrüge.

Der Auftraggeber ist zur Prüfung der jeweiligen Leistung nicht verpflichtet.

Der Auftragnehmer bleibt auch im Falle des Einsatzes von Nachunternehmen/Dritten allein für die Ausführung der Leistung gegenüber dem Auftraggeber verantwortlich.

13.5 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber von allen Haftungsansprüchen freizustellen, die sich daraus ergeben, dass der Auftragnehmer, seine Nachunterneh-

mer oder die von diesen eingesetzten Nachunternehmer ihren Verpflichtungen nach- dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) und/oder dem Mindestlohngesetz (Mi- LoG) nicht nachkommen.

Gleiches gilt für Ansprüche Dritter aus Schäden der im Rahmen dieser Rahmenver- einbarung übernommenen Haftung.

13.6 Die Agentur ist verpflichtet, den Nachweis einer bestehenden und branchenüblichen Haftpflichtversicherung spätestens 10 Kalendertage nach Erteilung des Zuschlages, jedenfalls aber vor Beginn der Leistungserbringung zu führen; Deckungssumme von mindestens pauschal EUR 3.000.000,00 für Personenschäden und für sonstige Schäden (insb. Sach- und Vermögensschäden) jährlich zweifach maximiert auf alle anderen Versicherungsfälle.

Der Nachweis des bestehenden Versicherungsschutzes mit mindestens den genan- nten Merkmalen über die gesamte Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung ist Fäl- ligkeitsvoraussetzung für jedweden Zahlungsanspruch der Auftragnehmer gegen den Auftraggeber. Der Versicherungsschutz ist über die gesamte Laufzeit der Rahmen- vereinbarung vorzuhalten und auf Anforderung durch den Auftraggeber jederzeit nachzuweisen.

§ 14: Kündigung

§ 14.1 Ordentliche Kündigung

Die ordentliche Kündigung ist für die Agentur ausgeschlossen. Unberührt bleibt das Recht jeder Partei zur außerordentlichen fristlosen Kündigung dieses Vertrages aus wichtigem Grunde.

§ 14.2 Außerordentliche Kündigung

Der Auftraggeber kann die Rahmenvereinbarung und den Einzelvertrag aus wichti- gem Grund gemäß § 314 BGB außerordentlich fristlos kündigen. Ein wichtiger Grund ist insbesondere gegeben, wenn der Auftragnehmer

• seine Pflichten aus dieser Rahmenvereinbarung oder dem Einzelabruf in erhebli- chem Maße verletzt. Insbesondere die Nichterbringung der fälligen Gesamtleis-

tung oder fälliger Teilleistungen, soweit diese nicht nur von unwesentlichem Um- fang sind, sowie deren mehrfach verspätete Erbringung stellt eine erhebliche Pflichtverletzung in diesem Sinne dar.

• ohne vorherige Zustimmung in Textform durch den Auftraggeber Nachunterneh- mer einsetzt,

• mehrfach gegen festgelegte Kompetenzen/Entscheidungsbefugnisse verstößt,

• mehrfach das Budget unter Missachtung seiner Pflichten aus dieser Rahmenver- einbarung überzieht,

• bei der Abrechnung von Drittleistungen gegenüber dem Auftraggeber erhaltene Vergünstigungen (Rabatte, Boni, Rückvergütungen etc.) nicht in voller Höhe zu Gunsten des Auftraggebers berücksichtigt,

• gegen seine Pflichten zu Vertraulichkeit, Datenschutz oder hinsichtlich Veröffent- lichungen verstößt, sofern nicht nur ein unerheblicher Verstoß vorliegt,

• gegen seine Pflichten betreffend die gewerblichen Schutz-, Urheber-, Nutzungs- und Verwertungsrechte verstößt, sofern nicht nur ein unerheblicher Verstoß vor- liegt,

• gegen das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, das Arbeitnehmer-Entsendege- setz, das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz, das Mindestlohngesetz, das Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz oder gegen zwingende sozialversiche- rungsrechtliche oder zwingende gewerberechtliche Vorschriften verstößt. Glei- ches gilt, wenn Nachunternehmer des Auftragnehmers einen entsprechenden Verstoß begehen, sofern der Auftragnehmer nicht alle zumutbaren Maßnahmen zur Vermeidung des Verstoßes durch den Nachunternehmer unternommen hat, wofür er die Beweislast trägt.

• Der Auftraggeber ist bei schuldhafter Nichterfüllung der aus § 15 BerlAVG resul- tierenden Anforderungen durch den Auftragnehmer oder seine Nachunterneh- mer/Verleiher zur fristlosen Kündigung des Vertrags oder zum Rücktritt berech- tigt.

Zur Absicherung der Verpflichtungen des AN aus § 15 BerlAVG verpflichtet sich der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber gem. § 15 Abs. 4 lit. a) BerlAVG für jeden schuldhaften Verstoß regelmäßig eine Vertragsstrafe in Höhe von ei- nem Prozent der Auftragssumme, bei mehreren Verstößen zusammen bis zur Höhe von fünf Prozent, an den Auftraggeber zu zahlen. Dies gilt auch für den Fall, dass der Verstoß durch einen vom Auftragnehmer eingesetzten Nachunter- nehmer begangen wird.

• Der Auftragnehmer ist des Weiteren verpflichtet, den Auftraggeber von allen Haf- tungsansprüchen freizustellen, die sich daraus ergeben, dass der Auftragnehmer, seine Nachunternehmer oder die von diesen eingesetzten Nachunternehmer

oder Verleiher ihren Verpflichtungen nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (A- EntG) und/oder dem Mindestlohngesetz (MiLoG) nicht nachkommen.

• Die Kündigungsrechte nach § 133 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschrän- kungen (GWB) bleiben unberührt.

• Der Auftraggeber kann von der Rahmenvereinbarung und von den Einzelabrufen zurücktreten oder mit sofortiger Wirkung kündigen, wenn Ausschlussgründe im Sinne des § 123 GWB bzw. § 124 GWB vorliegen oder wenn der Auftragnehmer vorsätzlich unzutreffende Erklärungen über Fachkunde, Leistungsfähigkeit und die Ausschlussgründe nach § 123 GWB und/oder § 124 GWB abgegeben hat.

• Der Auftraggeber kann die Rahmenvereinbarung und den Einzelvertrag aus wich- tigem Grund kündigen oder von ihm zurücktreten, insbesondere dann, wenn der Auftragnehmer einen Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens gestellt hat oder wenn der Auftragnehmer seine Zahlungen nicht nur vorübergehend einge- stellt hat oder wenn über das Vermögen des Auftragnehmers das Insolvenzver- fahren eröffnet bzw. die Eröffnung mangels Masse abgelehnt worden ist.

• Für den Fall, dass der Auftraggeber während der Durchführung eines Projektes erklärt, dass dieses nicht zu Ende geführt werden soll, ist er – soweit der Auftrag- geber den Vertrag oder den Einzelauftrag nicht aus wichtigem Grund gekündigt hat – nur verpflichtet, der Agentur den bis zu diesem Zeitpunkt bereits angefalle- nen Eigen- und Fremdaufwand einschließlich aller erforderlichen Aufwendungen im Zusammenhang mit dem jeweils betroffenen Projekt, sofern dieses Projekt vom Auftraggeber vor Projektbeginn beauftragt wurden, zu zahlen. Die Geltend- machung eines weitergehenden Schadens bzgl. der nicht zur Ausführung kom- menden Leistungen ist ausgeschlossen. Insbesondere der Eigenaufwand der Agentur wird bis zum Tag der Bekanntgabe des Projekt-(Einzelauftrags-)Stopps nach Stunden vergütet; dabei darf die Maximalsumme des veranschlagten Ge- samtbudgets für das Agenturhonorar nicht überschritten werden.

Die Agentur verpflichtet sich, den weiteren Aufwand für geänderte oder ange- brochene Arbeiten im Sinne des Auftraggebers soweit wie möglich zu begrenzen und möglichst gering zu halten.

§ 15: Auftragsvergabe an Dritte (Fremdleistungen)

15.1

Der Auftragnehmer kann nach vorheriger Abstimmung mit dem Auftraggeber und dessen Einverständnis in Textform zur vertragsgemäßen Erfüllung der Leistung, ins- besondere in Spezialbereichen oder bei Produktionsaufgaben, geeignete Dritte als Nachunternehmer einbeziehen.

Verfügt der Auftraggeber für die jeweils benötigten Leistungen über bestehende Ver- tragspartner, sind diese vorrangig einzubinden. In diesem Fall erfolgt die Beauftra- gung der Fremdleistungen durch den Auftraggeber als Vertragspartner; die fachliche

und organisatorische Abstimmung sowie die projektbezogene Kommunikation hin- sichtlich dieser Leistungen erfolgt unmittelbar zwischen dem Auftragnehmer (Agen- tur) und dem jeweiligen Dritten.

Verfügt der Auftraggeber für die jeweils benötigten Leistungen nicht über geeignete Vertragspartner, ist der Auftragnehmer berechtigt, im eigenen Namen und auf eigene Rechnung geeignete Dritte zu beauftragen. Der Auftragnehmer wird die Kosten die- ser Nachunternehmer nach Maßgabe der folgenden Regelungen an den Auftragge- ber weiterbelasten. Eine Überschreitung der vereinbarten Auftragssummen ist nicht zulässig.

Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber zu jedem Fremdkostenangebot grundsätz- lich einen Preisspiegel mit den jeweiligen Originalangeboten der Fremddienstleister bzw. Drittauftragnehmer in Textform zu übermitteln. Die Anzahl der Vergleichsange- bote richtet sich nach den Bestimmungen unter § 16.2. Der Gewobag steht das Recht zu, auch unterhalb der 10.000-Euro-Grenze nach 16.2 Vergleichsangebote an- zufordern und wird dies bei der Erteilung des Einzelauftrages kommunizieren.

15.2

Für die Beauftragung von Dritten durch den Auftragnehmer im eigenen Namen und auf eigene Rechnung mit einem Netto-Auftragswert ab EUR 10.000,00 gilt Folgen- des:

a) Der Auftragnehmer hat mindestens zwei Vergleichsangebote weiterer geeigneter Anbieter einzuholen, sodass dem Auftraggeber ein Preisspiegel mit insgesamt min- destens drei Anbietern (inklusive des favorisierten Anbieters) vorgelegt wird. Die An- gebote sind – erforderlichenfalls nach Verhandlung durch den Auftragnehmer – dem Auftraggeber (benannten Gewobag-Projektverantwortlichen) zur Freigabe in Textform vorzulegen. Vor Auftragserteilung durch den Auftragnehmer ist von den Nachunter- nehmern bzw. Dritten eine Nachunternehmer-Erklärung einzuholen.

b) Die Beauftragung der ausgewählten Dritten erfolgt in der Regel durch den Auftrag- nehmer im eigenen Namen und auf eigene Rechnung als Nachunternehmer des Auf- tragnehmers, sofern nicht im Einzelfall nach Abstimmung mit dem Auftraggeber eine abweichende Vergabeform vereinbart wird.

c) Der Einsatz des jeweiligen Nachunternehmers bedarf der Freigabe durch die Vergabeabteilung des Auftraggebers. Dazu hat der Auftragnehmer alle für die Frei- gabe erforderlichen Informationen und Unterlagen rechtzeitig der/dem Gewobag-Pro- jektverantwortlichen zur Verfügung zu stellen, die/der wiederum die Vergabeabteilung aktiviert. Die finale Auftragsbestätigung an den Auftragnehmer erfolgt durch die Ge- wobag-Vergabeabteilung.

d) Ab einem Netto-Auftragswert von EUR 50.000,00 für Fremdleistungen ist die Vergabe in Abstimmung mit der Vergabeabteilung des Auftraggebers vorzunehmen. Dabei wird insbesondere geprüft, ob die Vergabe über den Auftragnehmer als Nach- unternehmer erfolgen kann oder ob der Auftraggeber die Leistungen selbstständig auszuschreiben und zu vergeben hat. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftragge- ber auf Wunsch bei der Vorbereitung und Durchführung der Vergabe, insbesondere durch Bereitstellung von Leistungsbeschreibungen und bisherigen Marktkenntnissen.

15.3 Bei größeren Aufträgen an Dritte, ab EUR 7.000,00 netto, oder solchen, bei denen

die Dritten Vorauszahlungen verlangen, ist der Auftragnehmer berechtigt, Zwischen- abrechnungen zu erstellen beziehungsweise A-Konto-Zahlungen zu fordern. Die Konditionen sind in diesem Fall im Vorfeld mit der Gewobag abzustimmen.

§ 16: Steuerung von beauftragten Dritten

Der Auftragnehmer übernimmt die Steuerung, Überwachung und Kontrolle der beauf- tragten Dritten. Dies beinhaltet auch die Überprüfung von Produktionsergebnissen sowie die Erstellung und Überwachung von Produktionsplänen und -timings. Der Auf- tragnehmer ist verantwortlich für die Koordination und Kontrolle der Zahlungs- und Rechnungsabwicklung im Rahmen der Produktionen.

Die finale Freigabe sämtlicher Leistungen obliegt dem Auftraggeber.

Sollte der Auftraggeber sich entscheiden, einzelne Aufträge im Rahmen einzelner Projekte direkt an Dritte zu vergeben, sichert der Auftragnehmer jeweils Beratung und Unterstützung zu.

§ 17: Umgang mit Rabatten und Rückvergütungen

17.1 Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber stets die günstigsten Einkaufs-Konditio- nen bei Dritten ein und verpflichtet sich insbesondere, gegenüber dem Auftraggeber stets die günstigsten Einkaufs-Konditionen und bereits um Vergünstigungen wie Mengenrabatte, Boni, Rückvergütungen reduzierten Preise abzurechnen.

17.2 Provisionen auf Aufträge an Dritte/Vermittlerprovisionen/AE-Provision oder soge- nannte Handlings-Fees werden von dem Auftraggeber nicht gezahlt. Das bei Einzel- aufträgen anfallende Handling von Dienstleistern, also Produktionsabwicklung- skosten wie Angebotseinholungen, Qualitätssicherung und Weiterberechnung ist in das im Kostenvoranschlag aufgeführte Agenturhonorar einzurechnen. Ausnahmen müssen einzelvertraglich vereinbart werden.

17.3 Sind in einem Einzel-Projektauftrag Medialeistungen (Mediaschaltungen) vorgese- hen, so berechnet die Agentur die Kosten für das Schaltvolumen so rechtzeitig an den Auftraggeber, dass alle erreichbaren Vorauszahlungsskonti ausgeschöpft wer- den können. Die Skonti werden dem Auftraggeber bei termingerechter Vorauszah- lung in vollem Umfang weitergegeben. Eine Provision auf Medialeistungen wird dem Auftraggeber von der Agentur nicht in Rechnung gestellt. Sollte es für Mediaschal- tungen (z. B. Anzeigen, Außenraumplakate) im Innenverhältnis zwischen Auftragneh- mer und Medienanbieter (z. B. Verlag oder Werbeflächenanbieter) Rabatte oder Agenturprovisionen geben, verständigen sich Auftragnehmer und Auftraggeber vor Buchung auf eine faire Aufteilung der Vorteile.

17.4 Sonstige Kosten der Agentur im Zusammenhang mit der Beauftragung von Dritten, die im Rahmen von Projektarbeiten anfallen, werden dem Auftraggeber per Kosten- voranschlag vor Arbeitsbeginn angeboten, vom Auftraggeber in Textform freigege- ben und von der Agentur nach Abschluss ohne Aufschlag in Rechnung gestellt.

§ 18: Sonstige Kosten des Auftragnehmers

Kosten der regulären Bürokommunikation wie Porto, Telefon, E-Mails oder Kopien aller Art, technische Kosten zur Sichtbarmachung der vorzustellenden Arbeiten inklu- sive Ausdrucke, Erstellung von Datenträgern etc. sind mit der Vergütung abgedeckt.

Kurier- und Transportkosten sind, soweit sie bei Auftragsvergabe absehbar sind, vom Auftragnehmer im Rahmen des Angebots zu kalkulieren und dem Auftraggeber zur Freigabe vorzulegen. Nur in Fällen, in denen Kurier- und Transportkosten im Voraus nicht oder nicht hinreichend absehbar sind, werden sie im Projektverlauf schriftlich angeboten und bedürfen der Freigabe des Auftraggebers.

Kosten im Zusammenhang mit der Künstlersozialversicherung (sofern vom Auftrag- geber abzuführen), GEMA- und sonstige unumgängliche Gebühren werden dem Auf- traggeber vor Projektbeginn von der Agentur per in Textform freizugebendem Kos- tenvoranschlag angeboten bzw. angezeigt. Sollten konkrete Angebote nicht möglich sein, haben zumindest nachvollziehbare Schätzungen zur Budgetierung zu erfolgen.

§ 19: Reisekosten

Für Reisen nach Berlin und innerhalb Berlins berechnet der Auftragnehmer keine Reisekosten.

Reisen außerhalb Berlins auf Veranlassung des Auftraggebers, die im Rahmen von Projektarbeiten notwendig werden, werden dem Auftraggeber von dem Auftragneh- mer in Textform angeboten und nach Freigabe durch den Auftraggeber anhand von Belegen und ohne weitere Aufschläge an den Auftraggeber weiterberechnet.

Bei allen Reisen wählt der Auftragnehmer stets die günstigsten Reisemöglichkeiten:

bei Bahnfahrten 2. Klasse
bei Flügen wird grundsätzlich Economy vergütet

§ 20: Aufbewahrung, Archivierung und Herausgabe von Daten und Unterlagen

20.1 Alle von dem Auftragnehmer für den Auftraggeber hergestellten Dateien, Software- Dokumente und Programmierungen (inklusive offener Quellcodes), Berichte, Filme

und Illustrationen oder Sonstiges sind von dem Auftragnehmer ohne gesonderte Ver- gütung für einen Zeitraum von mindestens 3 Jahren, beginnend mit der Beendigung der betreffenden Leistung, sachgemäß aufzubewahren und während dieser Zeit auf Wunsch dem Auftraggeber auszuhändigen.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist oder bei Ende der Rahmenvereinbarung werden die Unterlagen dem Auftraggeber auf dessen Anforderung ausgehändigt, andernfalls vernichtet. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber rechtzeitig vor Ablauf auf das Ende der Aufbewahrungsfrist hinzuweisen.

20.2 Die Kosten der Zusammenstellung von Daten, der Versendung, Verpackung, der Aufbewahrung über die vereinbarte Frist hinaus sowie gegebenenfalls die dabei an- fallenden Kosten des Abtransports und der Vernichtung sowie der damit im Zusam- menhang stehenden Tätigkeiten und Versicherungen trägt der Auftraggeber.

Der Auftragnehmer hat diese Leistungen vor ihrer Ausführung in Form eines Kosten- voranschlags anzubieten und dem Auftraggeber zur Freigabe in Textform vorzule- gen. Die Kalkulation hat sich an marktüblichen Preisen sowie einem angemessenen und effizienten Aufwand zu orientieren. Beim agenturinternen Stundenaufwand wird die Zusammenstellung auf Basis der Stundenvergütung für eine Projektassistenz be- rechnet. Erst nach Freigabe des Kostenvoranschlags durch den Auftraggeber dürfen entsprechende Leistungen erbracht und Kosten ausgelöst werden. Der Auftraggeber ist berechtigt, zu selektieren, welche Daten, Unterlagen und Arbeitsergebnisse über- geben werden sollen.

20.3 Die Herausgabe von Daten (einschl. des Quellcodes und der entsprechenden Doku- mentation, soweit der Auftragnehmer/Dritte im Auftrag des Auftragnehmers Leistung für den Auftraggeber speziell programmiert haben) hat durch Übergabe eines die Da- ten enthaltenden üblichen Datenträgers zu erfolgen und in der Form, dass eine Bear- beitung durch den Auftraggeber oder seinen Beauftragten zum Zwecke der Aktuali- sierung oder Weiterentwicklung der jeweils in den Daten verkörperten Kommunikati- onsmaßnahme möglich ist. Es muss sich also um sogenannte offene Dateien han- deln.

20.4 Dem Auftraggeber steht es frei, unmittelbar nach Abschluss eines Auftrages offene Dateien vom Auftragnehmer abzufordern.

§ 21 Übertragung und Vergütung von Nutzungsrechten

21.1 Mit Präsentation oder anderweitiger Vorstellung sowie der jeweiligen Projektvergü- tung sind sämtliche ausschließlichen, zeitlich, inhaltlich, auf Medien bezogenen und

räumlich unbeschränkten Nutzungsrechte der jeweiligen Entwicklungen nach dieser Rahmenvereinbarung einschließlich der Einzelaufträge mit abgegolten.

Die Agentur räumt der Gewobag hierbei an den von ihr erbrachten Arbeitsergebnis- sen, seien sie urheber-, design-, marken-, patent- oder gebrauchsmusterrechtlich geschützt oder nicht, einschließlich an etwaigen Rechten am eigenen Bild (z. B. von Models), und sonstigen Rechten Dritter, die sie in ihre Arbeitsergebnisse integriert hat, die ausschließlichen, zeitlich, inhaltlich, auf Medien bezogenen und örtlich un- beschränkten, übertragbaren und unwiderruflichen Nutzungsrechte für alle bekann- ten und unbekannten Nutzungsarten ein. In der Rechteübertragung nicht namentlich aufgeführte, aber technisch entwickelte Nutzungsarten sowie neuartige Rezeptions- bzw. Verbreitungsarten und technisch noch unbekannte Nutzungsarten sind von der Rechteeinräumung umfasst.

21.2 Ein Zurückbehaltungsrecht seitens der Agentur besteht nicht. Der Auftraggeber hat das Recht, die Werke weiterzuentwickeln, in jeglicher Weise zu bearbeiten sowie die Rechte ganz oder teilweise an Dritte weiter zu übertragen. Die Gewobag wird also in denkbar umfassender Weise in die Lage versetzt werden, die im Rahmen dieses Auftrages erbrachten Arbeitsergebnisse in unveränderter oder veränderter Form un- ter Ausschluss des Auftragnehmers in jeder Hinsicht zu verwerten, sei es im eigenen Unternehmen, sei es durch Weitergabe an Dritte, insbesondere an verbundene Un- ternehmen von Gewobag, einschließlich der Stiftung Berliner Leben.

21.3 Der Auftragnehmer gewährleistet, dass beauftragte Dritte dem Auftraggeber aus- schließliche, zeitlich, inhaltlich, auf Medien bezogene und räumlich unbeschränkte Nutzungsrechte an den von ihnen erbrachten Werken übertragen. Sollte dies nicht möglich oder sinnvoll sein (z. B. bei Models, Stockfotos, Musikrechten etc.), wird der Auftragnehmer den Auftraggeber rechtzeitig vor Arbeitsbeginn detailliert in Textform darüber informieren und ihm ein Angebot für Nutzungsrechte von beauftragten Drit- ten vorlegen.

21.4 Der Auftragnehmer steht auch dafür ein, dass seine freien und festangestellten Mit- arbeiterInnen die für die Realisierung der jeweiligen Projekte erforderlichen Nut- zungsrechte auf den Auftragnehmer übertragen haben, und zwar in dem Umfang, in dem diese Nutzungsrechte von dem Auftragnehmer auf den Auftraggeber zu übertra- gen sind. Hierzu gehört z. B. auch der Verzicht auf das Recht der Urheberbenennung oder sonstiger Urheberpersönlichkeitsrechte. Auf Anfrage ist der Auftragnehmer zur Herausgabe dieser Vereinbarung verpflichtet.

Im Falle des Verstoßes gegen die obige Verpflichtung hat der Auftragnehmer den Auftraggeber von jeglichen Ansprüchen Dritter freizuhalten. Der Auftragnehmer trägt sämtliche Kosten, die dem Auftraggeber durch eine etwaige Inanspruchnahme durch den Rechteinhaber entstehen. Dies erstreckt sich insbesondere auf Schadensersatz-

leistungen des Auftraggebers an Dritte sowie auf etwaige Anwalts- und Gerichtskos- ten, die dem Auftraggeber in Zusammenhang mit seiner Inanspruchnahme entste- hen.

21.5 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, erforderliche Bildquellennachweise bei Werbe- medien (z. B. Anzeigen) anzubringen. Für von dem Auftragnehmer beauftragte Foto- arbeiten oder Illustrationen bemüht sich der Auftragnehmer, mit FotografInnen/Illust- ratorInnen einen entsprechenden Verzicht des Bildquellennachweises zu vereinba- ren. Soweit dies nicht möglich ist, wird die Verpflichtung zum Bildquellennachweis im Angebot jeweils angezeigt.

21.6 Mit der Vergütung des Auftragnehmers sind auch die Leistungen des Auftragneh- mers abgegolten, die während der Laufzeit von dem Auftragnehmer erbracht wurden, jedoch erst nach Ende der Laufzeit vom Auftraggeber genutzt wurden.

21.7 Auf die Nennung der Urheberin/Agentur im Impressum des Auftraggebers oder un- mittelbar an der Gestaltung wird verzichtet.

21.8 Die Agentur ist nicht berechtigt, bezüglich der Arbeitsergebnisse oder Teilen hiervon gewerbliche Schutzrechte, insbesondere Markenrechte, Designs, auf ihren Namen oder auf den Namen Dritter eintragen oder sonstwie schützen zu lassen.

21.9 Vorschläge des Auftraggebers haben keinen Einfluss auf die Höhe der Vergütung des Auftragnehmers. Sie begründen kein Miturheberrecht.

21.10 Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)

a) Zur Sicherstellung einer möglichst authentischen und ehrlichen Kommunikation setzt die Gewobag im Rahmen ihrer externen Kommunikation grundsätzlich keine KI- generierten Bilder und Videos ein. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, bei für die Ge- wobag erstellten Kommunikationsmitteln (insbesondere Kampagnenmotive, Bildstre- cken, Bewegtbildinhalte, Social-Media-Assets, Websites, Broschüren etc.) keine KI- generierten Bild- oder Videoelemente zu verwenden.

b) Ausnahmen von Absatz 1 bedürfen der vorherigen ausdrücklichen Zustimmung des Auftraggebers in Textform. In diesen Fällen hat der Auftragnehmer sicherzustel- len, dass der Einsatz von KI in Übereinstimmung mit den jeweils geltenden Rechts- normen (insbesondere den einschlägigen europäischen und nationalen Regelungen zum Einsatz von KI, einschließlich etwaiger EU-AI-Regularien) sowie den internen Richtlinien der Gewobag erfolgt. KI-generierte Inhalte sind in den Werkdokumentatio- nen und Produktionsunterlagen eindeutig als solche zu kennzeichnen.

c) Im agenturinternen Kreativprozess darf der Auftragnehmer KI-Systeme als Layout- und Visualisierungswerkzeuge einsetzen, um vor einem Fotoshooting, einer Bild- recherche oder einer Produktion Prototypen, Scribbles, Entwürfe, Moodboards oder

Storyboards zu erstellen, die ausschließlich der internen Abstimmung und Produkti- onsvorbereitung dienen. Die final an die Gewobag gelieferten Inhalte, Layouts und Produktionen dürfen keine KI-generierten Bild- oder Videoelemente enthalten, sofern nicht eine ausdrücklich genehmigte Ausnahme nach Absatz 2 vorliegt.

d) Ein anonymisierter KI-Einsatz zu rein internen Visualisierungs- und Layoutzwe- cken ist zulässig, sofern beim Prompting kein Bezug zur Gewobag, ihren Projekten, Immobilien, KundInnen, Mitarbeitenden oder spezifischen Geschäftsvorgängen her- gestellt wird.

e) Dem Auftragnehmer ist bewusst, dass sich die Rahmenbedingungen für den Ein- satz von KI-Technologien dynamisch entwickeln. Die Parteien sind sich darüber ei- nig, dass im Laufe der Vertragsdauer auftretende rechtliche, technische oder regula- torische Neuerungen zum Thema KI – insbesondere aus Gesetzgebung, Rechtspre- chung oder aus internen Richtlinien der Gewobag – gemeinsam zu prüfen und bei Bedarf in Form einer Ergänzung oder Anpassung dieses Vertrages zu regeln sind. Bis zur einvernehmlichen Anpassung gelten die vorstehenden Absätze, sofern sie nicht zwingenden gesetzlichen Neuregelungen widersprechen.

21.11 Beachtung werberechtlicher Vorschriften gegen Greenwashing (EmpCo / UWG)

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die für die Tätigkeit relevanten Bestimmungen der EmpCo sowie die dazugehörigen einschlägigen Regelungen des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) in der jeweils gültigen Fassung zu kennen und bei der Konzeption, Gestaltung und Umsetzung sämtlicher für den Auftraggeber zu entwickelnder Kommunikationsmaßnahmen und Medien durchgängig anzuwenden.

In Zweifelsfällen hinsichtlich der Zulässigkeit geplanter Maßnahmen, Aussagen, Ge- staltungen oder Werbeformen hat der Auftragnehmer frühzeitig eine Abstimmung mit dem Auftraggeber herbeizuführen und die Freigabe des Auftraggebers in Textform einzuholen.

§ 22: Belegmuster und Signatur von Arbeitsergebnissen

Von allen vervielfältigten Arbeiten des Grafik-Designs (2-dimensional) überlässt der Auftraggeber der Agentur unentgeltlich 15 Belegexemplare. Von 3-dimensionalen Ar- beiten (z. B. Fahrzeugwerbung, Gebäudewerbung) kann die Agentur auf eigene Kosten Fotos oder Bewegtbilder zum Zwecke der Eigenwerbung erstellen. Die Agen- tur ist nach Rücksprache mit und Freigabe durch den Auftraggeber berechtigt, diese Muster zum Zwecke der Eigenwerbung zu verwenden.

Eine Veröffentlichung ist stets im Vorfeld mit dem Auftraggeber abzustimmen und darf erst nach Freigabe durch den Auftraggeber (bis auf Widerruf) erfolgen.

Agentursignaturen sind auf den Werken grundsätzlich nicht gestattet. Ausnahmen sind mit dem Auftraggeber abzustimmen. Die Kommunikation des Auftraggebers als Referenzkunde sowie die gesamte Presse– und Medienarbeit (einschließlich Social Media) sind mit dem Auftraggeber abzustimmen und dürfen erst nach Freigabe durch den Auftraggeber in Textform im Einzelfall veröffentlicht werden.

§ 23: Auditing

Der Auftraggeber kann jederzeit werktags - nach vorheriger Terminabstimmung - in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers ein Audit oder eine sonstige Überprüfung der den Auftraggeber betreffenden Vorgänge und Unterlagen durchführen lassen. Durchführende können der Auftraggeber bzw. vom Auftraggeber bestimmte Dritte sein.

Der Auftraggeber erhält Einsicht in sämtliche Auftraggeber bezogenen Unterlagen und Informationen (wie z. B. Briefings, Präsentationen, Kalkulationen, Angebote, Ab- rechnungen oder Schriftwechsel mit den Medien). Die Unterlagen müssen im Zusammenhang mit der vertragsgegenständlichen Leistung stehen. Keinesfalls er- hält der Auftraggeber Einsicht in auftragsnehmerinterne Unterlagen wie z. B. Ge- winn- und Verlustrechnungen, Overheadkosten oder Unterlagen, die andere Auftrag- geber des Auftragnehmers betreffen.

Der Auftraggeber weist auf die Regelungen des BerlAVG in seiner jeweils aktuellen Fassung hin.

Der im Rahmen des Audits bzw. der Überprüfung entstehende Aufwand des Auftragnehmers ist mit der projektbezogenen Vergütung abgegolten. Vom Auftragge- ber in diesem Zusammenhang veranlasste (externe) Kosten trägt der Auftraggeber.

§ 24: Vertraulichkeit und Datenschutzbestimmungen

Die Agentur verpflichtet sich zur Beachtung des Datenschutzes, insbesondere zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Wahrung von Geschäftsgeheimnissen. Es gilt hierzu der separat abzuschließende Datenschutzvereinbarung (Anlage 3).

Diese Verpflichtung beinhaltet insbesondere, personenbezogene und geschäftsin- terne Daten nur entsprechend des Auftrages zu verarbeiten und anderen Personen nicht unbefugt mitzuteilen oder sonst zugänglich machen. Auch die Nutzung für eigene Geschäftszwecke ist untersagt. Wenn die Daten für die Aufgabenerfüllung nicht mehr notwendig sind, dann sind sie zurückzugeben oder datenschutzkonform zu löschen.

Alle Aussagen des Auftragnehmers gegenüber Dritten, insbesondere der Presse, in der Eigenwerbung oder in Vorträgen, über Art und Inhalt der Zusammenarbeit sowie deren Ziele, Aufgaben und Ergebnisse bedürfen der vorherigen Zustimmung des

Auftraggebers in Textform. Dies gilt auch für Einreichungen bei Kreativ-Wettbewer- ben und beinhaltet auch die Nennung des Auftraggebers als Referenz.

Zum vertraulichen Umgang mit Unternehmensdaten ist die als Anlage 5 dieser Rah- menvereinbarung beigefügte Vertraulichkeitserklärung abzuschließen. Die Vertrau- lichkeitsverpflichtung gilt unbefristet über die Dauer dieser Rahmenvereinbarung hin- aus.

§ 25: Abtretung/Aufrechnung

Die Abtretung von Rechten aus diesem Vertragsverhältnis durch den Auftragnehmer an Dritte bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers.

Der Auftragnehmer ist zur Aufrechnung gegen Ansprüche des Auftraggebers oder zur Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechts nur berechtigt, wenn und soweit seine Forderung unbestritten und/oder sein Gegenanspruch rechtskräftig festgestellt ist. Das Recht des Auftragnehmers zur Aufrechnung besteht uneingeschränkt, soweit seine aufgerechnete Forderung mit der Hauptforderung synallagmatisch verknüpft ist.

§ 26: Barrierefreiheit

Als städtisches Unternehmen legt die Gewobag großen Wert auf eine möglichst breite Zugänglichkeit der online angebotenen Informationen. Die relevanten Aspekte zur Barrierefreiheit sind im Rahmen der Auftragsklärung zwischen Agentur und Auftraggeber abzustimmen.

Die folgenden Ausführungen dienen der Definition wichtiger Parameter, die verbind- lich gelten

bei der Beratung der Gewobag zur Konzeption oder Entwicklung online ver- fügbarer Angebote (in Hinblick auf gestalterische, technische und redaktionelle Leistungen),
bei der Entwicklung von Webinhalten für die Gewobag (das umfasst gestalter- ische, technische und redaktionelle Dienstleistungen),
bei der Erstellung von Dokumenten oder
bei der Entwicklung von digitalen Systemen, die die Gewobag bei el- ektronisch angebotenen Dienstleistungen unterstützen (Entwicklung von Soft- ware, Oberflächen, Elementen von Webangeboten in konzeptioneller, gestal- terischer, technischer und redaktioneller Hinsicht).

Systeme, die zur Erstellung von Webangeboten dienen, müssen die Barrierefreiheit unterstützen gemäß https://www.w3.org/WAI/atag/report-tool/

Insbesondere müssen Systeme Inhalte produzieren lassen, die Konformitätsstufe AA der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1 entsprechen (entspricht den

europäischen Mindestanforderungen nach EN 301549). Abweichungen werden nur nach ausdrücklicher Vereinbarung akzeptiert.

Alle Oberflächen, die für User außerhalb der Gewobag zugänglich und bedienbar sein sollen, müssen den hier beschriebenen Richtlinien der WCAG 2.1 entsprechen. Diese Anforderungen sind für öffentliche Stellen rechtlich verpflichtend.

Mehr Informationen über alle hier zitierten Richtlinien und beschriebenen Anforder- ungen finden Sie auf https://www.w3.org/WAI/WCAG21/Understanding/

Eine deutsche Übersetzung der erläuternden Dokumente zu den WCAG 2.1 steht nicht bereit, jedoch finden Sie eine Übersetzung eines früheren Dokuments, die die WCAG 2.0 erläutert, auf http://www.einfach-fuer- alle.de/wcag2.0/uebersetzungen/Understanding-WCAG-2.0/complete.html

Zu jeder Richtlinie in den WCAG 2.1 gibt es Erfolgskriterien auf drei Konform- itätsstufen. Die Erfolgskriterien auf Konformitätsstufen A und AA sind relevant. Ne- ben verschiedenen Erläuterungen werden in den WCAG 2.1 auch Best-Practice- Beispiele und Fehlertechniken beschrieben. Obwohl die Beispiele eine gute Orien- tierung für die Barrierefreiheit bieten, kommt es nicht darauf an, die Beispiele umzusetzen, sondern es kommt darauf an, dass die einzelnen Erfolgskriterien erfüllt werden.

§ 27: Schlussbestimmungen

Änderungen und Ergänzungen dieser Rahmenvereinbarung bedürfen für ihre Wirk- samkeit der Schriftform. Das gilt auch für die Abbedingung dieser Klausel.

Sollte eine Bestimmung dieser Rahmenvereinbarung/des Einzelauftrags unwirksam sein oder werden bzw. fehlen, so wird die Gültigkeit der Rahmenvereinbarung/des Einzelauftrags im Übrigen hiervon nicht berührt. Anstelle der unwirksamen oder feh- lenden Bestimmung soll eine Regelung treten, die im Rahmen des rechtlich Mögli- chen dem Willen der Parteien am nächsten kommt.

Erfüllungsort ist der Sitz des Auftraggebers in Deutschland. Im Falle von Streitigkei- ten aus dem Abschluss, der Durchführung oder der Beendigung dieses Vertrages und der jeweils erteilten Einzelaufträge ist der ausschließliche Gerichtstand, soweit rechtlich zulässig, der Sitz des Auftraggebers in Deutschland. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland, mit Ausnahme des UN-Kaufrechts.

Ort Datum Ort Datum

Namen in Klarschrift Gewobag Namen in Klarschrift Agentur

Unterschriften Gewobag Unterschriften Agentur

Anlage 1: Leistungsverzeichnis, bepreistes Angebot der

Agentur

Anlage 2: Leistungsbeschreibung

Anlage 3: Datenschutzvereinbarung

Anlage 4: Teammitglieder des Auftragnehmers

HauptansprechpartnerIn, die/der bevollmächtigt ist, sämtliche Entscheidungen im Zu- sammenhang mit der Rahmenvereinbarung und den auf ihrer Grundlage erteilten Einzelaufträge rechtsverbindlich zu treffen ist:

………………………………………………………

Das Team des Auftragnehmers besteht aus folgenden Personen:

StrategeIn/KonzeptionerIn:………………………
ProjektmanagerIn:…………………………………
ProjektassistentIn:…………………………………

093-26, Rahmenvereinbarung_Grafikleistungen.pdf

Anlage 1: Leistungsverzeichnis, bepreistes Angebot der

Agentur

Anlage 2: Leistungsbeschreibung

Anlage 3: Datenschutzvereinbarung

Anlage 4: Teammitglieder des Auftragnehmers

Anlage 5: Vertraulichkeitserklärung