093-26_Verfahrensbrief_Grafikleistungen.pdf

Ablauf Vergabeverfahren

Offenes Verfahren (VgV) Vergabe-Nr. 093-26

Vergabeverfahren: Design-/Grafikarbeiten mit Produktionsabwicklung sowie Kommunikationskonzepte für die Gewobag

Ausschreibende Stelle:

Gewobag Wohnungsbau-Aktiengesellschaft Berlin vertreten durch den Vorstand Markus Terboven, Alt-Moabit 101 A 10559 Berlin

• nachfolgend zusammen Auftraggeber oder AG genannt -

Stand: 03.09.2026

Gewobag Wohnungsbau-Aktiengesellschaft Berlin Vergabeverfahren 093-26 Ablauf Vergabeverfahren – Stand: 03.09.2026

Inhaltsverzeichnis

Inhalt

1 Vorbemerkung ........................................................................................... 3

2 Gegenstand der Leistung ......................................................................... 3

3 Allgemeine Hinweise zum Vergabeverfahren .......................................... 3

3.1 Auftraggeber ............................................................................................... 3

3.2 Vergabeverfahren ....................................................................................... 4

3.3 Termine ....................................................................................................... 4

3.4 Eignungskriterien ........................................................................................ 4

3.5 Zuschlagskriterien ....................................................................................... 5

3.5.1 Preis – 60% ................................................................................................................................. 5

3.5.2 Qualität – 40%............................................................................................................................. 5 3.6 Unklarheiten in den Vergabeunterlagen ...................................................... 5

3.7 Vergabe- und Vertragsunterlagen ............................................................... 6

3.8 Checkliste einzureichende Unterlagen ........................................................ 6

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1 Vorbemerkung

Dieser Verfahrensbrief soll den Teilnehmern des Vergabeverfahrens 093-26 einen Überblick über den Ablauf und die formalen Bedingungen des Vergabeverfahrens geben und den Teilnehmern als Leitfaden für das weitere Vorgehen dienen. Der Auftraggeber (AG) behält sich vor, die Vorgaben im Laufe des Verfahrens unter Beachtung des vergaberechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatzes gegebenenfalls zu ändern bzw. anzupassen. Die an dem Verfahren beteiligten Unternehmen werden nachfolgend „Bieter“ genannt, auch wenn es sich um mehrere, zu einer „Bietergemeinschaft“ zusammengeschlossene Unternehmen handelt. Wenn nachfolgend von „Auftragnehmer“ die Rede ist, ist damit das Unternehmen oder die Bietergemeinschaft gemeint, dass oder die nach Abschluss des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten hat.

2 Gegenstand der Leistung

Wir suchen ergänzend zu unserem Inhouse-Grafikdesigner professionelle Kommunikations- /Designagenturen, die uns bei unseren allgemeinen Grafik- und Designbedürfnissen unterstützen. Daneben haben wir Beratungsbedarf zu diversen Marketingfragen und kommunikativen Aufgabenstellungen (z. B. Werbung zu Eventanlässen, Marketingkonzepte für Wohnstandorte) – auch hier soll der Bedarf zusätzlich durch externe Agenturen abgedeckt werden.

Angedacht ist, einen Agenturpool mit drei Kommunikationsagenturen, Schwerpunkt Design/Grafik, Texterstellung oder Fullservice zu bilden, die uns für die ausgeschriebene Zeit begleiten. Die Gewobag wird je nach Bedarf jeweils einen der drei im Ausschreibungsverfahren ausgewählten Auftragnehmer bitten, auf Grundlage eines Briefings ein Angebot für die Erstellung einer Produktion abzugeben. Dabei achtet die Gewobag darauf, dass die Aufträge insgesamt gleichmäßig unter den drei Auftragnehmern verteilt werden.

Eine detaillierte Beschreibung der Leistung entnehmen Sie bitte dem Dokument „093-26, Leistungsbeschreibung_Grafikleistungen“.

3 Allgemeine Hinweise zum Vergabeverfahren

3.1 Auftraggeber

Gewobag Wohnungsbau-Aktiengesellschaft Berlin, vertreten durch den Vorstand Markus Terboven, Alt-Moabit 101 A, 10559 Berlin,

Gewobag PB Wohnen in Prenzlauer Berg GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer Markus Terboven, Alt-Moabit 101 A, 10559 Berlin,

Gewobag WB Wohnen in Berlin GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer Markus Terboven, Alt-Moabit 101 A, 10559 Berlin,

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Ansprechpartnerin des Vergabeverfahrens: Frau Laura Dann Alt-Moabit 101 A 10559 Berlin

Bieterfragen: ausschließlich über die Vergabeplattform

3.2 Vergabeverfahren

Für die Beschaffung der genannten Leistungen wird das Offene Verfahren gem. § 15 VgV durchgeführt.

Die Gewobag wird die Angebote der Bieter/Bietergemeinschaften nach den unter Ziffer 3.5 dieses Verfahrensbriefes nebst deren Gewichtung dargelegten Kriterien (Zuschlagskriterien) bewerten.

3.3 Termine

Für den zeitlichen Ablauf des Vergabeverfahrens sind derzeit die nachfolgenden unverbindlichen Termine vorgesehen.

Der Auftraggeber behält sich vor, die vorgenannten Termine an die jeweiligen Entwicklungen des Verfahrensablaufs anzupassen und gegebenenfalls zu ändern.

3.4 Eignungskriterien

Für die Erbringung der gegenständlichen Leistungen hinreichend leistungsfähig gilt ein Bieter, wenn er die Mindestanforderungen der Anlage:

• 096-26 Erklärung zur Eignung (Umsätze, Mitarbeiter, Referenzen)

erfüllt. Der AG wird auf Basis der oben geforderten Angaben eine Prüfung der Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) der Bieter durchführen und diese anhand des angebotenen Leistungsumfangs bewerten.

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3.5 Zuschlagskriterien

Die Gewobag wird die Auftragnehmer unter den geeigneten Bietern/ Bietergemeinschaften nach den folgenden Kriterien auswählen:

3.5.1 Preis – 60%

3.5.2 Qualität – 40%

Eine detaillierte Beschreibung der Zuschlagskriterien ist der Anlage „093-26_Zuschlagskriterien“ zu entnehmen.

Angebote, die nicht den Erfordernissen genügen, werden von der weiteren Bewertung ausgeschlossen und können somit bei der Zuschlagserteilung keine Berücksichtigung finden.

3.6 Unklarheiten in den Vergabeunterlagen

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung eines Bieters Unklarheiten oder Fehler, so hat der Teilnehmer den Auftraggeber unverzüglich und schriftlich darauf hinzuweisen. Fragen zu den Vergabeunterlagen sind schriftlich – über die Vergabeplattform Berlin – ausschließlich an den Auftraggeber zu richten. Der Auftraggeber behält sich vor, Fragen, die nicht bis spätestens sechs Werktage vor Ablauf der Frist für die Abgabe der Angebote vorliegen, nicht zu beantworten. Etwaige mündlich erteilte Auskünfte von Mitarbeitern oder Beratern des Auftraggebers sind unverbindlich und stehen unter dem Vorbehalt der schriftlichen Bestätigung. Verbindlich und bindend für den Auftraggeber sind allein die von ihm oder seinen Vertretern verschickten schriftlichen Mitteilungen.

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3.7 Vergabe- und Vertragsunterlagen

Nachfolgende Unterlagen werden seitens des Auftraggebers der Vergabe beigefügt:

Für die Angebotsphase: • dieser Verfahrensbrief • Aufforderung zur Angebotsabgabe • Liste der Unterlagen zum Angebot und der Vertragsunterlagen • Angebot ohne Lose • Leistungsbeschreibung • Leistungsverzeichnis • Zuschlagskriterien • Erklärung zur Eignung • Bewerbungsbedingungen • Bietergemeinschaftserklärung • Erklärung Nachunternehmer • Erklärung zum Nachunternehmereinsatz mit Eignungsleihe • Vertraulichkeitsvereinbarung • Erklärung gem. §13 BerlAVG (Frauenförderung) • Eigenerklärung des Bieters_EU • Hinweise zur Einhaltung restriktiver Maßnahmen • Datenschutzvereinbarung mit Dritten • Rahmenvereinbarung • Code of Conduct

3.8 Checkliste einzureichende Unterlagen

Bitte reichen Sie folgende Unterlagen ein: • Angebot ohne Lose • 093-26 Leistungsverzeichnis • 093-26 Erklärung zur Eignung • Vertraulichkeitsvereinbarung • Hinweise zur Einhaltung restriktiver Maßnahmen • Erklärung gem. §13 BerlAVG (Frauenförderung) • Eigenerklärung des Bieters EU • Datenschutzvereinbarung mit Dritten • Kreativkonzept (Zuschlagskriterium Qualität, s. Dokument Zuschlagskriterien) • ggf. Erklärung Nachunternehmer • ggf. Erklärung zum Nachunternehmereinsatz mit Eignungsleihe • ggf. Anlage Bietergemeinschaftserklärung

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