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Verfahrenshinweise
zum Offenen Verfahren
Lieferung und Installation von digitalen Fitnessgeräten
inklusive Support
Kennziffer: 2026-028-SE-OV
1.1 Verfahrensablauf
Es werden ausschließlich Angebote gewertet, die über die DTVP-Vergabeplattform eingereicht werden. Mit der elektronischen Einreichung gilt das Angebot und alle damit eingereichten Unterlagen als unterschrieben.
Die Angebotserstellung und alle damit verbundenen Aktivitäten sind für den Auftraggeber kostenfrei.
Der Bieter hält sich bis zum Ende der Bindefrist (8 Wochen nach Angebotsfrist) an sein Angebot gebunden.
Rückfragen zu den Ausschreibungsunterlagen sind ausschließlich schriftlich über die Vergabeplattform einzureichen. Die Beantwortung erfolgt ebenfalls, in neutralisierter Form, gegenüber allen Bietern bis spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist über die Vergabeplattform.
Die Bieter haben sich regelmäßig über diese Plattform zu informieren, ob Mitteilungen eingestellt worden sind.
1.2 Einreichung zusätzlicher Unterlagen
Sollten Sie Ihrem Angebot zusätzliche Unterlagen beifügen (z. B. Beschreibungen, zusätzliche Informationen, Datenblätter etc.) achten Sie bitte darauf, dass für diese ausschließlich die Dateiformate PDF, XLSX, DOCX, PPTX, ODT, ODS verwendet werden.
Andere/veraltete Dateiformate können von uns aus Sicherheitsgründen nicht akzeptiert werden und können in Folge dessen zum Ausschluss des Angebotes führen. Sollten Sie sich in diesen Punkten unsicher sein, kontaktieren Sie uns bitte im Vorfeld der Abgabe über die DTVP-Vergabeplattform.
1.3 Wertung der Angebote
Die eingereichten Angebote werden zunächst gem. § 56 Abs. 1 VgV daraufhin geprüft, ob sie den formellen Anforderungen genügen, insbesondere vollständig sind. Die Auftraggeber behalten sich überdies vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nach § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Die Auftraggeber werden von ihrem Recht zur Nachforderung transparent und diskriminierungsfrei Gebrauch machen.
Die im Leistungsverzeichnis ausgewiesenen A-Kriterien sind zwingend zu erfüllen. Die Nichterfüllung eines A-Kriteriums führt zum Ausschluss aus dem Verfahren.
Die Wertung des finalen Angebotes erfolgt zu 35 % anhand des Preises (siehe Gesamtpreis Brutto Preisblatt, zu 40 % anhand der Leistung (erfüllte A-Kriterien und bewertete B-Kriterien des Leistungsverzeichnisses) und zu 25% anhand der Anwenderbewertung anhand eines Referenzbesuches (siehe Bewertungsbogen).
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Zuschlagskriterium Preis: Investitions-/Implementierungskosten inkl. 5 Jahre Support:
Für das Kriterium wird der vom Bieter im Angebotsformular angegebene Brutto-Gesamtpreis bewertet. Die Bewertung erfolgt mittels einer Punktevergabe.
Die Höchstpunktzahl von 35 Punkten erhält der Bieter, der den niedrigsten Angebotspreis (brutto) abgegeben hat. Die Bieter, deren Angebotspreis höher als der des besten Bieters liegt, werden im Verhältnis ihres Abstandes zum besten Bieter geringer bewertet. Die Wertung erfolgt mittels folgender Formel:
(cid:2898)(cid:2919)(cid:2915)(cid:2914)(cid:2928)(cid:2919)(cid:2917)(cid:2929)(cid:2930)(cid:2915)(cid:2928) (cid:2885)(cid:2924)(cid:2917)(cid:2915)(cid:2912)(cid:2925)(cid:2930)(cid:2929)(cid:2926)(cid:2928)(cid:2915)(cid:2919)(cid:2929) (cid:4672) (cid:4673)∗35=𝑒𝑟𝑟𝑒𝑖𝑐ℎ𝑡𝑒 𝑃𝑢𝑛𝑘𝑡𝑧𝑎ℎ𝑙 (cid:2885)(cid:2924)(cid:2917)(cid:2915)(cid:2912)(cid:2925)(cid:2930)(cid:2929)(cid:2926)(cid:2928)(cid:2915)(cid:2919)(cid:2929)
Die erreichten Preispunkte entsprechend der maximal zu erreichten Prozentzahl von 35%. Es erfolgt eine kaufmännische Rundung auf zwei Dezimalstellen. Bei der Preisermittlung sind alle preisrelevanten Abschläge von den Bietern zu berücksichtigen.
Zuschlagskriterium Erfüllungsgrad Leistungsverzeichnis:
Im Dokument Leistungsverzeichnis werden die einzelnen Kriterien je nach Erfüllungsgrad mit der im LV angegebenen Punktzahl bewertet. Es können über maximal 46 Leistungspunkte erreicht werden. Die erreichten Leistungspunkte werden, wie oben angegeben, zu 40 % gewichtet. Daher sind maximal 40 gewertete Leistungspunkte zu erzielen. (40 gewertete Punkte/maximal LV Punkte 46 * erreichte Punkte). Es erfolgt eine kaufmännische Rundung auf zwei Dezimalstellen.
Zuschlagskriterium Anwenderbewertung:
Für das Kriterium wird Anwenderbewertung wird der Bewertungsbogen herangezogen. Die Bewertung erfolgt gemäß Punkten. Die Maximalpunkte je Kriterium können dem Bewertungsbogen entnommen werden. Es können maximal 25% Prozentpunkte erzielt werden. Es erfolgt eine kaufmännische Rundung auf zwei Dezimalstellen.
Gesamtergebnis:
Für die Zuschlagskriterien Preis, Leistung und Anwenderbewertung können insgesamt maximal 100 Punkte erreicht werden. Der Bieter mit der höchsten Punktzahl insgesamt erhält den Auftrag.
Unter Berücksichtigung aller Umstände wird der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Bewertung erfolgt auf Grundlage des eingereichten Angebots. Daher liegt es im Interesse des Bieters, alle angeforderten Informationen so detailliert und korrekt wie möglich zur Verfügung zu stellen. Die Stellungnahme zu allen Kriterien ist durch geeignete Dokumente und/oder technische Beschreibungen schriftlich zu belegen.
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2 Zeitplanung für die Ausschreibung
2.1 Zeitplan Projekt
Die Inbetriebnahme soll möglichst bis Ende 2026 oder spätestens bis Ende März erfolgen. Ein möglicher Projektplan ist dem Angebot beizufügen.
2.2 Zeitplan Vergabe
Die Ausschreibung wird im Rahmen eines Offenen Verfahrens durchgeführt.
Die vorläufige zeitliche Planung sieht wie folgt aus:
08.10.2026 Angebotsfrist
Bis 21.10.2026 Referenzbesuch
03.11.2026 Bieterinformation
16.11.2026 Zuschlag