01_Verfahrensbeschreibung Offenes Verfahren.pdf

LB4: 02004/002#009 ZC4: 17104/004-26#008

IuK-gestützte

Kommunikationsdienstleistungen

Bürgerdialog

Verfahrensbeschreibung

und Teilnahmebedingungen

Verfahrensbeschreibung Stand: 19.08.2026 Seite 1 von 18

Gliederung:

IuK-gestützte Kommunikationsdienstleistungen Bürgerdialog ................................ 1

Verfahrensbeschreibung und Teilnahmebedingungen .............................................. 1

Allgemeine Bestimmungen .................................................................................... 4

1.1. Ausschreibende Stelle, Ansprechperson ...................................................... 4

1.2. Losvergabe ....................................................................................................... 4

1.3. Elektronisches Verfahren ................................................................................ 4

1.4. Bieterfragen ...................................................................................................... 4

1.5. Vertraulichkeit .................................................................................................. 5

1.6. Kosten der Teilnahme am Vergabeverfahren ................................................ 5

Ablauf des Vergabeverfahrens .............................................................................. 5

Teilnahmebedingungen .......................................................................................... 5

3.1. Form des Angebots .......................................................................................... 5

3.2. Bietergemeinschaft, Unterauftragsvergabe ................................................... 6

3.3. Eignung ............................................................................................................. 6

3.3.1. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung ..................................... 7

3.3.2. Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung ......................................... 7

3.3.3. Mindestjahresumsatz ............................................................................. 7

3.3.4. Ausreichendes Personal ........................................................................ 8

3.3.5. Erfahrung und Fachkunde – Unternehmensreferenzen ......................... 8

3.3.5.1. Anforderungen an Referenzaufträge: ........................................ 8

3.3.5.2. Erforderliche Angaben pro Referenz ......................................... 9

3.3.5.3. Sortierung und Prüfung.............................................................. 9

3.3.6. Nichtvorliegen von Interessenkollisionen ............................................. 10

3.3.7. Leistungsfähigkeit im Fall der Eignungsleihe ....................................... 10

3.4. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ...................................................... 10

3.5. Belege zu Ausführungsbedingungen ........................................................... 10

3.6. Keine Betroffenheit durch die Russland-Sanktionen .................................. 11

Zuschlagskriterien ................................................................................................ 11

4.1. Qualitative Zuschlagskriterien ...................................................................... 11

4.1.1. Personal (Gewichtung 25 %) ................................................................ 11

4.1.2. Arbeitsorganisation und -abläufe (Gewichtung 25 %) .......................... 11

Verfahrensbeschreibung Stand: 19.08.2026 Seite 2 von 18

4.1.3. Umsetzungskonzept (Gewichtung 50 %) ............................................. 12

4.1.3.1. Unterkriterium 1: Operative Umsetzung (35 von 50 %) ........... 12

4.1.3.2. Unterkriterium 2: Beispielaufgabe (15 von 50 %) .................... 13

4.2. Zuschlagskriterium Preis .............................................................................. 13

Zuschlagsentscheidung ....................................................................................... 14

5.1. Bewertung der qualitativen Zuschlagskriterien .......................................... 14

5.2. Gesamtwertung .............................................................................................. 17

Verfahrensbeschreibung Stand: 19.08.2026 Seite 3 von 18

Allgemeine Bestimmungen

Die Vergabe des Auftrags IuK-gestützte Kommunikationsdienstleistungen Bürgerdialog erfolgt auf Grundlage des Teils 4 (§§ 97 ff.) des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV). Der Auftrag wird in einem Offenen Verfahren gemäß § 14 Abs. 2 i. V. m. § 15 VgV vergeben.

1.1. Ausschreibende Stelle, Ansprechperson

Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWE)

Referat ZC4 – Zentrale Vergabestelle Scharnhorststraße 34-37, 10115 Berlin Ansprechperson: Frau Gülay El Baz

E-Mail: vergabestelle@bmwe.bund.de

1.2. Losvergabe

Der Auftrag wird nicht in Lose aufgeteilt.

1.3. Elektronisches Verfahren

Das Vergabeverfahren wird ausschließlich elektronisch über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) abgewickelt. Die notwendigen Anwendungen werden auf „www.evergabe-online.de“ zur Verfügung gestellt. Hierzu gehört insbesondere der Angebots-Assistent (ANA-Web). Weitergehende Informationen: https://www.evergabe-online.info sowie „Benutzerleitfaden - Anwendung des neuen ANA-Web“.

In den ANA-Web importierte Unterlagen werden erst über „Dokumente versenden“ übermittelt. Bieter müssen eine rechtzeitige Übermittlung, insbesondere einen ausreichenden zeitlichen Puffer für typische Übermittlungsrisiken, sicherstellen. Bei größerem Datenumfang ist darauf zu achten, dass die Übermittlung der Daten rechtzeitig begonnen wird.

1.4. Bieterfragen

Fragen zum Vergabeverfahren sind ausschließlich in Textform über die e-Vergabe- Plattform zu stellen. Im allgemeinen Interesse liegende Fragen und Antworten werden allen Bietern in anonymisierter Form zugänglich gemacht.

Fragen zum Vergabeverfahren müssen spätestens bis zum achten Kalendertag vor dem Tag des Ablaufs der Angebotsfrist gestellt werden. Der Auftraggeber behält sich vor, später eingehende Fragen nur im Ausnahmefall zu beantworten.

Verfahrensbeschreibung Stand: 19.08.2026 Seite 4 von 18

Anpassungen an dem veröffentlichten Vertragsentwurf – insbesondere Sonder- regelungen für Angehörige bestimmter Berufsgruppen –, die nicht rechtlich zwingend sind, kommen nicht in Betracht. Von entsprechenden Bieterfragen bitten wir abzusehen.

1.5. Vertraulichkeit

Der Bieter hat über die in diesem Vergabeverfahren bekanntwerdenden dienstlichen Angelegenheiten des BMWE auch nach Beendigung des Verfahrens Verschwiegenheit zu bewahren. Die Mitarbeitenden sind entsprechend zu verpflichten.

1.6. Kosten der Teilnahme am Vergabeverfahren

Die Kosten für die Teilnahme am Vergabeverfahren werden vom BMWE nicht erstattet.

Ablauf des Vergabeverfahrens

Der Zuschlag wird auf Basis der eingereichten Angebote auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Verhandlungen sind ausgeschlossen.

Teilnahmebedingungen

Aufträge werden nur an fachkundige und leistungsfähige Unternehmen (Eignung) vergeben, bei denen keine Ausschlussgründe vorliegen (siehe Ziff. 3.3 und Ziff. 3.4).

Vor einer Zuschlagserteilung führt die Vergabestelle Abfragen im Wettbewerbsregister (§ 6 Abs. 1 Wettbewerbsregistergesetz) durch.

Angebote, die den Anforderungen in den Vergabeunterlagen nicht entsprechen, werden vom Verfahren ausgeschlossen. Allgemeine Geschäfts- oder Lieferbedingungen des Bieters (AGB) sind ausgeschlossen. Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig (siehe Ausschlussgründe nach § 57 VgV).

3.1. Form des Angebots

Das Angebot ist in Deutsch zu erstellen. Nachweisen und Eigenerklärungen, die nicht in Deutsch abgefasst sind, ist eine Übersetzung ins Deutsche beizufügen. Unklarheiten gehen grundsätzlich zu Lasten des Bieters.

Das Angebot soll zur besseren Lesbarkeit mit Seitenzahlen und einem Inhaltsverzeichnis versehen und als eine einzige, durchsuchbare PDF-Datei übermittelt werden. Die von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Vorlagen können auch – unter Beibehaltung des Dateinamens – als getrennte Dateien übermittelt werden.

Das Angebot sollte einen Umfang von 30 DIN-A4-Seiten nicht überschreiten (Richtwert für den Hauptteil ohne Nachweise und Eigenerklärungen; basierend auf

Verfahrensbeschreibung Stand: 19.08.2026 Seite 5 von 18

Formatierung in Arial, ca. 12 Pt., Zeilenabstand mind. 1,15). Beispielaufgaben sind von dieser Vorgabe nicht umfasst und können als Anhang beigefügt werden.

Die vorgenannten Formatvorgaben verstehen sich als Ordnungsvorschriften. Eine geringfügige Abweichung führt nicht zum Ausschluss vom Verfahren. Die Vergabestelle behält sich vor, im Falle einer erheblichen Überschreitung des Seitenumfangs die über den Rahmen hinausgehenden Textteile unberücksichtigt zu lassen, um die Gleichbehandlung aller Bieter zu wahren.

3.2. Bietergemeinschaft, Unterauftragsvergabe

Im Falle einer Bietergemeinschaft müssen Angaben zu Rechtsform und Mitgliedern der Bietergemeinschaft, zur Rollen- und Aufgabenverteilung sowie zum vertretungs- berechtigten Mitglied der einzelnen Unternehmen der Bietergemeinschaft gemacht werden. Es ist ein bevollmächtigter Vertreter für die Bietergemeinschaft insgesamt zu benennen. Die Bietergemeinschaftserklärung (Vordruck) ist im Falle einer Bietergemeinschaft vorzulegen.

Im Falle der beabsichtigten Einbindung eines Unterauftragnehmers kommt zwischen diesem und dem Auftraggeber keine Vertragsbeziehung zustande. Eine beabsichtigte Unterauftragsvergabe ist im Angebot mit Hinweis auf den betroffenen Leistungsbestandteil sowie (soweit möglich) unter Benennung des Unterauftrag- nehmers anzuzeigen. Im Falle einer beabsichtigten Einbindung eines Unterauftrag- nehmers für wesentliche Leistungsbestandteile des Auftrags muss der Unterauftrag- nehmer spätestens mit Beginn der Auftragsausführung in Textform (bspw. E-Mail) benannt werden. Unter Umständen werden Bieter hierzu bereits vor Zuschlagserteilung aufgefordert.

Der Auftraggeber kann die Eignung benannter Unterauftragnehmer vor Zuschlagserteilung anhand der unter Ziff. 3.3 genannten Eignungskriterien prüfen und Belege anfordern. Mitglieder einer Bietergemeinschaft oder Unterauftragnehmer, deren Eignung (Ziff. 3.3) während der Auftragsausführung entfällt oder bei denen ein Ausschlussgrund (Ziff. 3.4) vorliegt, sind zu ersetzen.

3.3. Eignung

Bieter, die die Eignungskriterien nicht erfüllen, werden vom Verfahren ausgeschlossen. Die Eignung ist mithilfe der jeweils angegebenen Unterlagen zu belegen. Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (§ 50 VgV) oder ein Nachweis der Teilnahme an einem Präqualifizierungssystem (mit Registernummer) können alternativ genutzt werden.

Eignungsleihe: Ein Bieter kann sich im Hinblick auf die Eignung auf die Kapazitäten von Unterauftragnehmern berufen, wenn er nachweist, dass diesem die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden.

Verfahrensbeschreibung Stand: 19.08.2026 Seite 6 von 18

Der Austausch eines Unterauftragnehmers ist im Fall der Eignungsleihe nur mit vorheriger Zustimmung des BMWE, mindestens in Textform, zulässig. Die Erteilung der Zustimmung steht im freien Ermessen des Auftraggebers und setzt voraus, dass der Austausch rechtzeitig beantragt und glaubhaft nachgewiesen wird, dass ein zumindest gleichwertiger Austausch erfolgt.

3.3.1. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

Beleg: Sofern eine Pflicht zur Eintragung in einem der in Anhang XI zur Richtlinie 2014/24/EU (Seite 160) über die öffentliche Auftragsvergabe genannten Register besteht, ist ein Auszug der Eintragung in Textform, der nicht älter als sechs Monate zum Ende der Angebotsfrist ist, vorzulegen. Für Bieter aus Deutschland sind die betreffenden Register das Handelsregister, die Handwerksrolle, das Vereinsregister, das Partnerschaftsregister oder die Mitgliederverzeichnisse der Berufskammern der Länder vorzulegen.

Der Beleg ist im Falle einer Bietergemeinschaft von allen Mitgliedern getrennt vorzulegen.1

3.3.2. Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung

Versicherungsschutz während des gesamten Auftragszeitraums mit einer jährlichen Mindesthaftung von 1.000.000 Euro.

Beleg: Eigenerklärung (Vordruck) über das Vorliegen einer entsprechenden Versicherung bzw. über die Bereitschaft zum Abschluss spätestens zum Zeitpunkt der Auftragserteilung. Diese ist im Falle einer Bietergemeinschaft für alle Mitglieder getrennt vorzulegen.

3.3.3. Mindestjahresumsatz

Durchschnittlicher Jahresumsatz im Bereich der zu vergebenden Leistung von mind. 500.000 Euro (netto), ermittelt als Durchschnitt der – sofern verfügbar – letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Bei einer Bietergemeinschaft können die Umsätze zusammengerechnet werden. Bei Eignungsleihe können auch Umsätze von Unterauftragnehmern berücksichtigt werden, sofern sich diese für den Fall der Auftragserteilung bereits zur Auftragsausführung verpflichtet haben (siehe Ziff. 3.3.7).

Beleg: Eigenerklärung (Vordruck) über den Umsatz der – sofern verfügbar – letzten drei Geschäftsjahre sowie über die Umsatzentwicklung im laufenden Geschäftsjahr im für den Auftrag relevanten Geschäftsfeld. Diese ist bei einer Bietergemeinschaft oder

1 Bei einem Auftragswert ab der in § 6 Abs. 1 Wettbewerbsregistergesetz genannten Höhe ist die Vergabestelle verpflichtet, über den erfolgreichen Bieter vor Zuschlagsentscheidung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister anzufordern. In diesem Fall werden die oben gemachten Angaben zur Anforderung der Registerauskunft bei den zuständigen Behörden verwendet.

Verfahrensbeschreibung Stand: 19.08.2026 Seite 7 von 18

bei Eignungsleihe für alle Mitglieder, deren Umsatz berücksichtigt werden soll, getrennt vorzulegen.

3.3.4. Ausreichendes Personal

Mindestens 16 fest angestellte Mitarbeitende (Vollzeitäquivalente; Teilzeitstellen bzw. geringfügig Beschäftigte können summiert werden), ermittelt als Durchschnitt der – sofern verfügbar – letzten drei Jahre.

Beleg: Eigenerklärung (Vordruck) zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl in Vollzeitäquivalenten in den – sofern verfügbar – letzten drei Jahren. Bei einer Bietergemeinschaft oder bei Eignungsleihe muss deutlich werden, welche Teile des beschriebenen Personals zu welchen Mitgliedern der Bietergemeinschaft bzw. zu welchem Unterauftragnehmer gehören.

3.3.5. Erfahrung und Fachkunde – Unternehmensreferenzen

3.3.5.1. Anforderungen an Referenzaufträge:

Es sind zwingend mindestens zwei Referenzen für jeweils folgende Referenzbereiche einzureichen:

a) Betrieb von Telefonhotlines für Bundesministerien, oberste Bundes- bzw. Landesbehörden

b) schriftliche Bürgerkommunikation (bspw. E-Mail, Kontaktformular, Chat- Bearbeitung) c) computergestützte Hilfestellungen (Chat-Bot) bzw. geführte Navigation zur Unterstützung von Bürgern bei der Nutzung von Webseiten und digitalen Verwaltungsangeboten d) allgemeine Bürgerkommunikation und -beratung in den beiden Themenfeldern Wirtschaft und technische Innovation einschließlich dazugehöriger EU-, Bundes- oder Landesförderprogramme und Krisenkommunikation

• Die Erbringung dieser Mindestanzahl kann über Referenzen geschehen, die alle Bereiche gleichzeitig abdecken, oder über Referenzen, die nur einen oder mehrere Bereiche abdecken.

• Insgesamt sollen nicht mehr als vier Referenzen pro Referenzbereich eingereicht werden. Bitte beachten Sie: Bei Überschreiten dieser Höchstanzahl werden nur die ersten Referenzen bis zum Erreichen der Höchstanzahl zur Wertung herangezogen; darüberhinausgehende Referenzen bleiben bei der Bewertung unberücksichtigt.

• Die relevante (Teil-)Leistung muss nach dem 01.01.2021 erbracht worden sein. Aufträge, die bereits vor dem 01.01.2021 begonnen haben, können ebenfalls als

Verfahrensbeschreibung Stand: 19.08.2026 Seite 8 von 18

Referenz aufgeführt werden, sofern diese auch den Leistungszeitraum bis mindestens 31.12.2022 umfassen.

• Bieter können auch Referenzen von Unterauftragnehmern einreichen, sofern diese sich für den Fall der Auftragserteilung bereits zur Auftragsausführung verpflichtet haben.

• Die Referenzaufträge müssen nach Inhalt, Methodik, Umfang und Komplexität mit dem zu vergebenden Auftrag vergleichbar sein, d.h., tragfähige Rückschlüsse auf die für den zu vergebenden Auftrag notwendige Erfahrung und Fachkunde zulassen.

3.3.5.2. Erforderliche Angaben pro Referenz

Zu jedem Referenzauftrag sind folgende Angaben im bereitgestellten Vordruck zu machen:

• Leistungsgegenstand, Leistungszeitraum und Leistungsumfang mit grober Einordnung des Nettoauftragswertes,

• Auftraggeber/Leistungsempfänger mit Kontaktdaten,

• kurze Angaben zu Arbeitsergebnissen,

• eindeutige inhaltliche Zuordnung des Referenzauftrags zu einem oder mehreren der oben genannten Referenzbereiche; dies kann entweder durch explizite Kennzeichnung jeder einzelnen Referenz oder mithilfe einer vorangestellten Inhaltsübersicht erfolgen.

3.3.5.3. Sortierung und Prüfung

• Die Referenzaufträge sind nach dem Grad ihrer Entsprechung zum Ausschreibungsgegenstand in dem Vordruck zu sortieren, beginnend mit der Referenz, die dem Anforderungsprofil dieser Ausschreibung am nächsten kommt.

• Hinweis zur Eignungsprüfung (Ja/Nein-Entscheidung): Die Prüfung der Referenzen dient ausschließlich der Feststellung, ob die Mindestanforderungen an die fachliche Eignung erfüllt sind. Es erfolgt keine qualitative Bewertung der Referenzen im Sinne einer Rangfolge der Bieter.

• Kein Vorteil durch Mehreingabe: Ein Bieter, der mehr als die Mindestanzahl an geeigneten Referenzen einreicht, hat dadurch keinen Vorteil. Sobald die Prüfung der eingereichten Unterlagen ergibt, dass die geforderte Mindestanzahl an Referenzen die vorgegebenen Mindestanforderungen erfüllt, gilt die Eignung als nachgewiesen. Die Möglichkeit, bis zur zulässigen Höchstanzahl Referenzen einzureichen, dient der Sicherstellung des Eignungsnachweises. Sofern die Vergabestelle eine der vorrangig genannten Referenzen als nicht vergleichbar einstuft, werden die weiteren eingereichten Referenzen in der angegebenen

Verfahrensbeschreibung Stand: 19.08.2026 Seite 9 von 18

Reihenfolge als Ersatz geprüft, um die geforderte Mindestanzahl an Referenzen zu erfüllen.

• Der Auftraggeber ist berechtigt, Referenzen inhaltlich zu prüfen. Die Referenzangaben werden vertraulich behandelt und dienen ausschließlich der Beurteilung der Eignung.

Wichtiger Hinweis: Bei Unterschreiten der Mindestanzahl der Referenzen und/oder bei Nichterfüllung der Mindestanforderungen an die einzelnen Referenzen wird der Bieter mangels Eignung ausgeschlossen.

Beleg: Eigenerklärung (Vordruck) zu Referenzen.

3.3.6. Nichtvorliegen von Interessenkollisionen

Der Bieter hat keine Interessen, die mit der Ausführung des Auftrags im Widerspruch stehen und sie nachteilig beeinflussen könnten. Sofern der Bieter mit der Ausführung des Auftrags im Widerspruch stehende Interessen hat, muss substantiiert und glaubhaft dargelegt werden, dass die konkrete Interessenkollision die Auftragsausführung aufgrund struktureller, personeller und/oder organisatorischer Vorkehrungen nicht nachteilig beeinflussen wird.

Beleg: Eigenerklärung (Vordruck) mit obenstehendem Inhalt.

3.3.7. Leistungsfähigkeit im Fall der Eignungsleihe

Selbstverpflichtung des betreffenden Unterauftragnehmers gegenüber dem Auftraggeber, bei einer Auftragserteilung die betreffenden Leistungen zu erbringen.

Beleg: Nachunternehmerverpflichtungserklärung (Vordruck).

3.4. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Beleg: Eigenerklärung (Vordruck), dass keiner der in den §§ 123, 124 GWB aufgeführten Ausschlusstatbestände erfüllt ist. Diese ist bei einer Bietergemeinschaft für alle Mitglieder getrennt, bei einer beabsichtigten Unterauftragsvergabe von allen bereits feststehenden Unterauftragnehmern vorzulegen.

3.5. Belege zu Ausführungsbedingungen

Bieter müssen die Einhaltung der Ausführungsbedingungen (Ziffer 3.3 der Leistungsbeschreibung) gewährleisten. Hierzu sind folgende Belege einzureichen:

Beleg: Eigenerklärung Sicherheitsüberprüfung (Vordruck) zur Bereitschaft der Bieter, die für die Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeitenden im Bedarfsfall nach erfolgter Zuschlagserteilung einer Sicherheitsüberprüfung zu unterziehen. Diese ist bei einer beabsichtigten Unterauftragsvergabe ebenfalls von allen bereits feststehenden Unterauftragnehmern vorzulegen.

Verfahrensbeschreibung Stand: 19.08.2026 Seite 10 von 18

3.6. Keine Betroffenheit durch die Russland-Sanktionen

Bieter dürfen nicht von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 des Rates vom 31. Juli 2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren betroffen sein.

Beleg: Eigenerklärung (Vordruck); bei einer Bietergemeinschaft von allen Mitgliedern einzureichen.

Zuschlagskriterien

4.1. Qualitative Zuschlagskriterien

Die Qualität der Angebote wird anhand der folgenden qualitativen Zuschlagskriterien bewertet.

4.1.1. Personal (Gewichtung 25 %)

Das Angebot muss eine detaillierte Vorstellung des für die spätere Auftragserfüllung vorgesehenen Kernteams (inkl. Zentrale Ansprechperson), auch in Form eines Organigramms, enthalten. Anzugeben sind dabei:

• Darstellung der für die Auftragserfüllung vorgesehenen Mitarbeitenden inklusive

a) der Darstellung der Qualifikationen,

b) der beruflichen Erfahrung und

c) einer Beschreibung der für die jeweilige Person jeweils vorgesehenen Aufgaben im Falle der Auftragserteilung.

• Dabei ist darzustellen, inwieweit Mitglieder des Kernteams über mehrjährige Erfahrungen in professioneller Bürgerkommunikation bzw. Kundenkommunikation (inbound) oder in vergleichbaren Tätigkeiten für oberste Bundes- oder Landesbehörden (inbound / outbound) sowie spezifisches Fachwissen in den Aufgabenbereichen der Themenfelder der Kommunikationsdienstleistungen (Wirtschaft und technische Innovation) besitzen, in denen das Teammitglied für das BMWE eingesetzt werden soll.

4.1.2. Arbeitsorganisation und -abläufe (Gewichtung 25 %)

Das vorgesehene Konzept für die Arbeitsorganisation und -abläufe ist zu erläutern. Dabei sind insbesondere folgende Aspekte darzulegen:

• Organigramm mit Angaben zu Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams, das den Auftrag durchführt (d.h. ggf. auch über das Kernteam hinausgehend).

Verfahrensbeschreibung Stand: 19.08.2026 Seite 11 von 18

• Eine möglichst dezidierte Darstellung der personalorganisatorischen Gestaltung der Arbeitsabläufe:

o Welche Rolle nimmt die Zentrale Ansprechperson/Stellvertretung in Bezug auf das Zusammenwirken aller Beteiligten ein? Welche Zeitanteile kann sie dem Auftrag widmen und welche Stellvertretungsregelungen werden getroffen?

o Wie wird sichergestellt, dass die Auftragsausführung zeitnah nach Erteilung des Zuschlags in vollem Umfang aufgenommen werden kann (Onboarding-Prozess)?

o Wie werden die Anforderungen zu Erreichbarkeit und Reaktionszeiten organisatorisch sichergestellt?

o Mit welchen Maßnahmen werden Auftragsspitzen und Personalengpässe bewältigt? Wie werden Ausfallzeiten (z.B. bei Urlaub oder im Krankheitsfall) kompensiert?

o Wie wird die bedarfsgerechte Verfügbarkeit von Mitarbeitenden mit der benötigten Fach-/Methodenkompetenz auch über das Kernteam hinaus sichergestellt, sofern dies punktuell erforderlich ist?

o Wie wird mit Phasen geringer Auslastung umgegangen, ohne dass das für die Leistungserbringung vorgesehene Kernteam personell abgebaut wird?

o Wie wird bei dauerhaftem Wegfall qualifizierter Mitarbeitender ein in gleicher Weise qualifizierter und erfahrener, langfristig einsatzbereiter Ersatz sichergestellt?

• Im Falle einer Bietergemeinschaft, wer welche Aufgaben übernimmt (klare Aufgabenzuordnung) und inwieweit Vorkehrungen getroffen werden, damit die Zusammenarbeit mit den Partnern reibungslos funktioniert.

• Ausführungen zu Arbeitsteilung und Einbindung ggf. vorgesehener Unterauftragnehmer.

4.1.3. Umsetzungskonzept (Gewichtung 50 %)

Das Angebot soll eine detaillierte Beschreibung der geplanten Herangehensweise des Bieters an die inhaltliche Ausführung des Auftrags enthalten sowie Erläuterungen, wie diese Herangehensweise eine Auftragsausführung auf qualitativ hohem Niveau bestmöglich gewährleistet.

4.1.3.1. Unterkriterium 1: Operative Umsetzung (35 von 50 %)

Darzulegen ist hier:

o die übergreifenden konzeptionellen Erwägungen bezüglich des Auftrags insgesamt sowie

Verfahrensbeschreibung Stand: 19.08.2026 Seite 12 von 18

o unter Berücksichtigung der Gliederung der Leistungsbeschreibung die jeweilige Herangehensweise an die einzelnen Leistungsbestandteile,

o welche Instrumente, Methoden, Prozesse und Ressourcen bei der Erstschulung von neu einzusetzendem Personal und begleitenden Nachschulung von bereits eingesetztem Personal bei der Hotline „Existenzgründung“ zum Einsatz kommen, damit die hohe Antwortqualität ohne Einbußen aufrechterhalten werden kann;

o wie eine bedarfsgerechte Leistungserbringung der einzelnen Arbeitspakete gem. Leistungsbeschreibung sichergestellt wird,

o welche Ressourcen (u.a. Vorgehensweisen, Methoden, Anwendungen, Tools, Wissensmanagement) eine effiziente und fristgerechte Umsetzung der einzelnen Leistungs-/Arbeitspakete gem. Leistungsbeschreibung sicherstellen sollen,

o welche Mechanismen der Qualitätssicherung hinsichtlich der einzelnen Leistungs-/Arbeitspakete gem. Leistungsbeschreibung Anwendung finden.

4.1.3.2. Unterkriterium 2: Beispielaufgabe (15 von 50 %)

Szenario:

Eine Anruferin möchte aus der Arbeitslosigkeit heraus ein Online-Handelsunternehmen gründen. Sie verfügt über wenig Eigenkapital, kennt sich bezüglich möglicher Fördermöglichkeiten nicht aus und äußert Ängste vor bürokratischen Hürden. Im Gespräch am Telefon wirkt sie angespannt und teilweise sprunghaft.

Das Angebot soll zu diesem Zuschlagskriterium folgende Angaben enthalten:

• Welche Methoden der Gesprächsführung werden geschult, um in emotional angespannten Beratungssituationen wie der genannten eine strukturierte, empathische und lösungsorientierte Unterstützung sicherzustellen?

• Welche Lernziele identifizieren Sie für diese Anrufsituation? Welche Aspekte identifizieren Sie als „typische Fehler“ der beratenden Personen und welche Instrumente sehen Sie, um diese zu vermeiden?

4.2. Zuschlagskriterium Preis

• Zur Angabe und Wertung des Zuschlagskriteriums Preis ist das Preisblatt (Teil der veröffentlichten Vergabeunterlagen) vom Bieter vollständig auszufüllen (d.h. für die Grundlaufzeit und 1. sowie 2. Verlängerungsoption) und mit dem Angebot als dessen Bestandteil einzureichen.

• Die Stundensätze/Tagessätze beinhalten alle Personalkosten, Sach- und ggf. Reisekosten. Sach- und ggf. Reisekosten werden damit nicht gesondert vergütet.

• Im Preisblatt sind durch den Bieter zudem auch die zeitlichen Aufwände zu konkretisieren. Für die einzelnen Arbeitspakete sind dabei entsprechende Korridore im Preisblatt vorgegeben. Die Angabe des konkretisierten Aufwands durch den Verfahrensbeschreibung Stand: 19.08.2026 Seite 13 von 18

Bieter muss sich zwingend innerhalb der jeweils benannten Korridore befinden. Auf diese Weise wird Bietern die Gelegenheit gegeben, Arbeitsroutinen, effiziente Arbeitsabläufe oder den Einsatz von IT-Anwendungen auch preislich im Angebot abzubilden. Über- und Unterschreitungen der jeweils benannten Korridore führen zur Nichtberücksichtigung des Angebots und zum Ausschluss vom Vergabeverfahren.

• Auf Grundlage des im Preisblatt angegebenen Mengengerüsts errechnet sich ein Netto- und Bruttogesamthöchstpreis für die Gesamtlaufzeit (einschl. Optionen). Die Vergütung erfolgt jedoch nach tatsächlich entstandenem Aufwand bis zur maximalen Höhe des ausgewiesenen Betrags. Ein Anspruch auf die volle Ausschöpfung des Gesamthöchstpreises besteht nicht.

• Grundlage der preislichen Angebotsbewertung ist die tatsächliche finanzielle Belastung des Auftraggebers (Bewertungspreis).

o Berechnungsgrundlage des Bewertungspreises: Die Bewertung erfolgt grundsätzlich auf Basis der Bruttogesamtpreise. Dies gilt auch dann, wenn Bieter aufgrund ihres steuerlichen Status (z.B. § 12 Abs. 2 Nr. 8 a UStG) unterschiedliche Umsatzsteuersätze ausweisen.

o Korrektur bei Steuerschuldumkehr (Reverse-Charge)2: Gibt ein Bieter einen Umsatzsteuersatz von 0 % an, für dessen Leistung der Auftraggeber jedoch gesetzlich zur Abführung der Umsatzsteuer verpflichtet ist (insb. gemäß § 13b UStG bei ausländischen Bietern), wird für die Wertung die jeweils geltende deutsche Umsatzsteuer auf den Nettoangebotspreis aufgeschlagen. Maßgeblich für das Ranking ist die Summe aus Angebotspreis und der vom Auftraggeber abzuführenden Steuer.

Abweichungen vom und Anpassungen am Preisblatt sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebots.

Zuschlagsentscheidung

Der Zuschlag wird nach Abschluss der Angebotsphase auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Wirtschaftlichkeit wird auf der Basis der qualitativen Zuschlags- kriterien und des Zuschlagskriteriums Preis ermittelt.

5.1. Bewertung der qualitativen Zuschlagskriterien

2 Die Steuerschuldnerschaft kehrt sich unter den Voraussetzungen des § 13b UStG gemäß dem „Reverse-charge-Verfahren“ dahingehend um, dass nicht das die Leistung erbringende Unternehmen die Umsatzsteuer zu entrichten hat, sondern der Leistungsempfänger (hier das BMWE). Somit unterliegt das BMWE auch dann einem Umsatzsteuersatz von 19 %, wenn ein Bieter formal einen Umsatzsteuersatz von 0 % angibt.

Verfahrensbeschreibung Stand: 19.08.2026 Seite 14 von 18

Verfahrensbeschreibung Stand: 19.08.2026 Seite 15 von 18

Verfahrensbeschreibung Stand: 19.08.2026 Seite 16 von 18

5.2. Gesamtwertung

• Angebote, die bei einem qualitativen Zuschlagskriterium weniger als zwei Punkte erzielen, sind nicht wirtschaftlich und kommen für den Zuschlag nicht in Betracht. Diese Angebote werden im Rahmen der Gesamtwertung der Angebote nicht berücksichtigt.

• Für alle zu berücksichtigende Angebote werden die für die qualitativen Zuschlagskriterien vergebenen Leistungspunkte entsprechend ihrer Gewichtung zu einer Gesamtleistungspunktzahl addiert und mit dem unten angegebenen

Verfahrensbeschreibung Stand: 19.08.2026 Seite 17 von 18

„Gewichtungsfaktor Leistungsterm“ (hier 50 %) gewichtet. Der Preis wird in der Gesamtwertung mit dem „Gewichtungsfaktor Preisterm“ (hier 50 %) gewichtet.

Die Gesamtpunktzahl, wird anhand der modifizierten UfAB-II-Methode wie folgt ermittelt:

𝑃 𝑚𝑖𝑛 𝑍 = (𝑊 ×𝐿+𝑊 × ×𝐿 )×100 𝐿 𝑃 𝑃 𝑚𝑎𝑥

Z = Gesamtpunktzahl

L = Gesamtleistungspunktzahl

L = maximal mögliche Gesamtleistungspunktzahl: 5 max

P = Gesamtpreis in Euro

P = günstigster Angebotspreis aller wertbaren Angebote min

W = Gewichtungsfaktor für den Leistungsterm; hier 50 % (= 0,5) L

W = Gewichtungsfaktor für den Preisterm; hier 50 % (= 0,5) P

„x 100“ = Skalierungsfaktor

Das Angebot mit dem höchsten Ergebnis ist das wirtschaftlichste Angebot und erhält den Zuschlag.

Verfahrensbeschreibung Stand: 19.08.2026 Seite 18 von 18