Leistungsbeschreibung

IT Wartungsvertrag 2027-2028

Auftraggeber Landesvereinigung der Milchwirtschaft Niedersachsen e.V. (LVN) Seelhorststr. 4 30175 Hannover Telefon: 0511 85653-0 Telefax: 0511 85653-98 E-Mail: lvn@milchland.de

Landesvereinigung der Milchwirtschaft Niedersachsen e.V. In Niedersachsen hat die Milchwirtschaft traditionell eine große kulturelle und auch wirtschaftliche Bedeutung für die ländlichen Räume. Die Landesvereinigung der Milchwirtschaft e.V. (LVN) ist ein nach dem Milch- und Fettgesetz (MFG) anerkannter, eingetragener Verein. In Niedersachsen sind vom Erzeuger über die Molkereien bis zur Verbraucherzentrale alle Verbände und Organisationen unter dem Dach der LVN zusammengeschlossen. Das gemeinsame Ziel aller in der Landesvereinigung beteiligten Akteure ist es, den hohen Wert der regionalen Land- und Milchwirtschaft Niedersachsens zu vermitteln sowie Transparenz und Akzeptanz für die Milchwirtschaft und deren Produkte zu fördern – immer im Dialog mit der Gesellschaft.

Strategische Ausrichtung der LVN Mit Herz und Leidenschaft gestalten wir die Zukunft einer verantwortungsvollen Ernährung.

Projekthintergrund

Ziel der Ausschreibung

Ziel dieser Ausschreibung ist die Vergabe der Betreuung, des Betriebs sowie der Weiterentwicklung der bestehenden IT-Infrastruktur an einen externen IT-Dienstleister.

Der zukünftige Auftragnehmer soll einen stabilen, sicheren und zukunftsfähigen IT-Betrieb gewährleisten sowie beratend bei der Weiterentwicklung der IT-Systeme unterstützen.

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IT Wartungsvertrag 2027-2028

Allgemeine Ausgangssituation

Die IT-Infrastruktur des Unternehmens ist auf den Betrieb über zwei Geschäftsstellen ausgelegt. Die Hauptgeschäftsstelle in Hannover beschäftigt 18 Mitarbeitende, die Außenstelle in Westerstede 3 Mitarbeitende.

Die Außenstelle sowie Home-Office-Arbeitsplätze sind über VPN-Verbindungen an die zentrale IT-Umgebung angebunden und greifen über eine Terminalserver-Lösung auf die in der Hauptgeschäftsstelle betriebenen Systeme zu.

Beschreibung der IT-Infrastruktur 3.1 Server- und Systemumgebung

In der Hauptgeschäftsstelle wird ein physischer Server betrieben, auf dem fünf virtuelle Maschinen (VMs) laufen.

Der Server ist gespiegelt ausgeführt. Eine vollständige Ersatzhardware (z. B. Zweitserver) ist nicht vorhanden.

Weiterhin ist in beiden Geschäftsstellen eine Telefonanlage installiert. Änderungen bzw. Anpassungen an dieser Anlage werden über einen dritten Dienstleister vorgenommen. Der Serverzugriff erfolgt nach Abstimmung mit dem Auftraggeber.

3.2 Netzwerk und Internet

Der Internetzugang erfolgt über htp GmbH. Es stehen drei Leitungen zur Verfügung mit unterschiedlichen Up- und Downloadraten.

Zur Absicherung der IT-Infrastruktur wird eine Firewall-Lösung von WatchGuard Technologies eingesetzt.

Eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) ist vorhanden und in das Netzwerk integriert.

VPN-Verbindungen werden für die Außenstelle sowie Home-Office-Arbeitsplätze genutzt.

3.3 Datensicherung

Die Datensicherung erfolgt über Veeam Backup & Replication Enterprise.

Zusätzlich werden Sicherungen auf externe Festplatten durchgeführt:

• Fileserver: täglicher Wechsel

• Bilder: Wechsel mittwochs und freitags

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Aufbewahrung:

• im feuersicheren Safe

• ein Datenträger außer Haus

Ziel ist perspektivisch eine automatisierte, externe Datensicherung ohne täglichen manuellen Aufwand.

3.4 Arbeitsplatzsysteme

Alle Arbeitsplätze sind mit PCs bzw. Laptops ausgestattet und verwenden Windows 11.

Druckinfrastruktur:

• 2 Netzwerkdrucker (Hauptstelle)

• 1 Netzwerkdrucker (Außenstelle)

• Zusätzlich je Arbeitsplatz ein Drucker (3 Arbeitsplätze ohne Arbeitsplatzdrucker)

3.5 Softwareumgebung

Derzeit wird Microsoft Office Home and Business 2019 eingesetzt. Eine Umstellung auf Microsoft Office LTSC Professional Plus 2024 ist geplant.

Die Domainverwaltung erfolgt über DomainFactory.

Der aktuell lokal betriebene Exchange-Server soll durch Microsoft Exchange Online ersetzt werden.

3.6 Fachanwendungen

• Sage 100 (Fibu 3 Lizenzen)

• Sage Warenwirtschaft (4 Lizenzen)

• ProfiCash (Banksoftware)

• Timebutler (Software für Zeiterfassung;)

• OMC (Software für Telefonanlage)

IT-Sicherheit

Ein Virenschutz (WatchGuard EPDR) ist auf allen Systemen (auf allen PC´s/Notebooks und Servern) vorhanden.

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Patchmanagement und Updates werden derzeit durch einen externen Dienstleister durchgeführt und sollen künftig durch den Auftragnehmer übernommen werden.

Eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist derzeit nicht im Einsatz.

Betriebszeiten und Serviceanforderungen

Die regulären Betriebszeiten des Auftraggebers liegen von Montag bis Donnerstag zwischen 06:00 Uhr und 19:00 Uhr und freitags zwischen 06:00 Uhr und 18:00 Uhr.

Kernarbeitszeiten:

• Montag bis Donnerstag: 08:45 – 12:00 Uhr und 14:00 – 15:15 Uhr

• Freitag: Arbeitsende ab 13:00 Uhr

IT-Betreuung

Die IT wird derzeit durch einen externen IT-Dienstleister betreut. Diese Leistung ist Gegenstand der Ausschreibung.

Intern existiert keine IT-Fachabteilung. Eine zentrale Ansprechperson sammelt Störungen und koordiniert die Kommunikation mit dem Dienstleister.

Leistungsumfang

Im Rahmen einer laufenden IT-Betreuung übernimmt der Auftragnehmer insbesondere:

Betrieb und Administration der IT-Infrastruktur
Betreuung der Server- und Virtualisierungsumgebung
Client-Management (Windows-Systeme)
Netzwerkbetreuung inkl. Firewall
Benutzer- und Rechteverwaltung
IT-Support (Remote und vor Ort)
Einrichtung neuer MitarbeiterInnen
Implementierung neuer Hardware (Notebook, oder PC)
Patchmanagement und Updates/ sonstige IT-Sicherheitsmaßnahmen
Betreuung der Datensicherung

• Überwachung und Betreuung der Datensicherung

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• Weiterentwicklung hin zu automatisierten Backup-Lösungen • Unterstützung bei Wiederherstellungen

Dokumentation der IT-Systeme
Monatliche Durchführung und Dokumentation von Disaster-Recovery-Tests
Vor-Ort-Service: Gewährleistung das dieser im Notfall innerhalb eines Tages vor Ort ist.

Eine Aufgliederung in einzelne Leistungspakete ist möglich. Sollten einzelne Leistungen nicht in einem inkludierten Paket enthalten sein, wären gesonderte Pauschalen oder z.B. Stundenentgelte mit einer zu erwartenden Stundenanzahl anzugeben.

Onboarding

Der Auftragnehmer übernimmt die IT im Rahmen eines strukturierten Onboardings.

Hierzu gehört insbesondere:

• Übergabe durch den bisherigen Dienstleister

• Sichtung der bestehenden Systeme

• Übernahme der Dokumentation

Vertragslaufzeit

Die Vertragslaufzeit beträgt 2 Jahre mit optionaler Verlängerung um jeweils 1 Jahr. Die Laufzeit beginnt voraussichtlich am 01.01.2027.

Abstimmungen und Kommunikation

• Regelmäßige Abstimmungsgespräche im ersten und zweiten Halbjahr eines Kalenderjahres sollen inkludiert sein

• Zusätzliche Termine bei akutem Bedarf

Weiterentwicklung und Beratung

Der Auftragnehmer soll kurz aber auch langfristig aktiv bei folgenden Themen unterstützen:

• Verbesserung der IT-Sicherheit (z. B. MFA)

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• Optimierung der IT-Infrastruktur

Vergabeplattform und Kommunikation im Verfahren

Allgemein Das Vergabeverfahren wird vollständig elektronisch über die Vergabeplattform der Deutschen eVergabe abgewickelt. Bitte verwenden Sie daher auch nur die auf der Plattform bereitgestellten Kommunikationswege und schicken Sie uns keine Emails und/oder Dokumente in Papierform. Eine Registrierung auf der Plattform wird empfohlen, da nur registrierte Bewerber/Bieter automatisch über die bei der Registrierung angegebene E- Mailadresse informiert werden, ob seitens der Vergabestelle zusätzliche Informationen oder Unterlagen zur Verfügung gestellt wurden, die für die Abgabe des Angebots zu beachten sind.

Einreichung von Angeboten über die Online-Vergabeplattform Die Übermittlung des Angebots hat mithilfe elektronischer Mittel über die Online- Vergabeplattform der Deutschen eVergabe zu erfolgen. Anderweitig auf elektronischem oder postalischem Wege übermittelte Teilnahmeanträge oder Angebote, wie z.B. per Telefax oder auch per E-Mail, sind nicht zugelassen. Auch eine Einreichung über die Mitteilungsfunktion der Plattform ist unzulässig. Bitte beachten Sie die auf der Plattform zu findenden Informationen zu den technischen Parametern zur Einreichung von Angeboten mithilfe elektronischer Mittel. Je nach Betriebsumgebung sind für die Installation der Laufzeitumgebung bzw. des Bietertools u.U. administrative Rechte erforderlich. Bitte beachten Sie auch weitere technische Voraussetzungen, etwa die maximal zulässige Dateigröße, die auf der Vergabeplattform benannt werden. Es wird empfohlen, rechtzeitig vor Ende der jeweiligen Frist die Übermittlung des Teilnahmeantrags/Angebots (mindestens 24 Stunden vor Ablauf der Frist) über die Online- Vergabeplattform zu testen und die Übermittlung rechtzeitig zu starten, um so einen Ausschluss wegen Fristversäumnis zu vermeiden. Bei technischen Problemen und Fragen in diesem Zusammenhang kontaktieren Sie bitte zunächst den Support der Vergabeplattform. Die Vergabestelle kann in der Regel zu technischen Fragen im Zusammenhang mit der Plattform keine Auskünfte erteilen. Sollte es zu technischen Problemen beim Hochladen des Angebots kommen, die in die Sphäre des Auftraggebers fallen, kontaktieren Sie bitte die Vergabestelle mit der Bitte um Fristverlängerung. Übersenden Sie aber auch in diesem Fall das Angebot nicht per E-Mail, Boten oder über die Mitteilungsfunktion der Plattform, da bei diesen Kommunikationswegen regelmäßig die Anforderungen an die Form sowie an die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten, den Geheimnisschutz und den Schutz vor vorfristiger Öffnung nicht gewahrt sind.

Unklarheiten in den Unterlagen und Fragen der Bewerber/Bieter Sofern Ihnen in den Unterlagen Unklarheiten oder Ungereimtheiten auffallen, sind Sie aufgefordert, hierzu Fragen über die Vergabeplattform zu stellen. Bitte ändern Sie nicht von sich aus eigenständig die von der Vergabestelle vorgegebenen Dokumente und Bedingungen, da dies als unzulässige Änderung der Vergabeunterlagen zum Ausschluss vom Verfahren führen kann. Die Vergabestelle wird alle Antworten zu rechtzeitig eingehenden Bieterfragen sowie ggf. aktualisierte oder weitere Unterlagen, welche sämtliche Interessenten und Bieter im Verfahren betreffen, über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt. Dabei werden auch die Fragen der Bewerber/Bieter in anonymisierter Form mitgeteilt. Damit die Vergabestelle die Fragen noch so rechtzeitig beantworten kann, dass alle Bewerber / Bieter sie auch bei Angebot

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berücksichtigen können, wird eine Frist zur Stellung von Fragen gesetzt. Letzter Termin für Fragen ist 10 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist.

Angebotsinhalte

Das Angebot muss folgendes beinhalten, wobei sich der Auftraggeber die Anforderung weiterer Angaben und Nachweise vorbehält:

Leistungsbeschreibung mit Kostenaufstellung inklusive Angabe zu der kalkulierten Dienstleistungsvergütung pro Monat unter Hinweis auf die geltenden Stundensätze (sonstige Nebenkosten wie Reisekosten und Porto sind bei den Maßnahmen bereits einzurechnen)
Zwingende Darstellung der Referenzprojekte des eingesetzten Personals (ein Ansprechpartner) mit vergleichbaren Leistungen (Bemusterung als pdf-Dateien per E- Mail oder Links zu Websites)
Erklärung zu § 4 NTVergG
124 LD - Eigenerklärung zur Eignung für Liefer-/Dienstleistungen
Eigenerklärung zum Kompetenzprofil
631 - Aufforderung zur Abgabe eines Angebots
632 - Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Leistungen
633 - Angebotsschreiben

Eignungsnachweis

Die im Folgenden aufgelisteten Eignungsnachweise sind zu erbringen: Benennung von Referenzen des Bieters aus den letzten drei Jahren (seit August 2023) über vergleichbare Leistungen. Als vergleichbar angesehen werden Referenzen, die die IT – Betreuung und Wartung der Netzwerke anderer Unternehmen/Institutionen abbilden. Bitte reichen Sie eine entsprechende Referenzliste mit den Angebotsunterlagen ein.

Sonstiges Bei Zuschlagserteilung werden die Vergabeunterlagen sowie die VOL/B in der aktuell gültigen Form Vertragsbestandteil. Die LVN ist verpflichtet, für jeden Auftrag die ANBest-I sowie das Tariftreue- und Vergabegesetz Nds. (NTVergG) einzuhalten. Aus diesem Grund wird die o.g. Verpflichtungserklärung zu § 4 NTVergG gefordert.

Prüfung und Wertung der Angebote Ein detailliertes Angebot ist erforderlich. Ein vorgelagerter Teilnahmewettbewerb wird nicht stattfinden. Die LVN behält sich den Zuschlag ohne Verhandlung vor.

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Maßgeblich sind die folgenden Kriterien: Kosten (80 %) sowie Qualifikation des eingesetzten Personals (ein Ansprechpartner) mit vergleichbaren Projekten (20 %).

Im Einzelnen werden die Angebote auf Grundlage der eingereichten schriftlichen Angebote bewertet:

I. Kosten Bewertet werden die Nettokosten. Das günstigste Angebot erhält die bei diesem Kriterium maximal erreichbare Punktzahl (800 Punkte). Ausgehend hiervon erfolgt für die anderen Angebote ein Punktabzug von einem Prozent vom maximalen Punktewert je einem Prozent höherer Kosten.

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Beispiel: Bei einem Angebot mit 10 % höheren Nettokosten als bei dem niedrigsten Angebot erfolgt ein Abzug von 10 % der maximal erreichbaren Punkte, d. h. das Angebot erhält bei der Wertung der Nettokosten 720 Punkte von 800 möglichen Punkten.

II. Qualifikation des eingesetzten Personals mit vergleichbaren Projekten Bewertet wird die Erfahrung des eingesetzten Personals (ein Ansprechpartner) mit vergleichbaren Projekten. Zu diesem Zweck muss der Bieter mit dem Angebot mitteilen, welche Person im Auftragsfall als Projektleiter tätig wird und über welche Erfahrungen mit vergleichbaren Projekten diese verfügt.

Beispiel:

Punkte	Qualifikation des eingesetzten Personals mit vergleichbaren Projekten
200	Die Projektleitung hat mit diesem Umfang der Vergabe bereits zwei vergleichbare Projekte umgesetzt.
100	Die Projektleitung hat mit diesem Umfang der Vergabe bereits ein vergleichbares Projekt umgesetzt.
0	Die Projektleitung hat mit diesem Umfang der Vergabe kein vergleichbares Projekt umgesetzt. Das Erreichen von 0 Punkten in diesem Bewertungskriterium führt zum Ausschluss des Angebots.

Der Bieter muss zwingend über vergleichbare Referenzen in den letzten 3 Kalenderjahren verfügen und diese mit dem Angebot einreichen (Auflistung). Werden keine Referenzen vorgelegt, so wird die Fachliche Qualität / Konzept mit 0 Punkten bewertet.

Der Bieter muss zwingend bestätigen, dass Arbeitnehmerinnen mindestens ein Entgelt nach den Vorgaben des Mindestlohngesetzes gezahlt wird und dass Arbeitnehmerinnen, die von Branchentarifverträgen erfasst werden, mindestens ein Entgelt nach diesen Regelungen gezahlt wird (§ 4 NTVergG).

Anmerkung: Für die Bearbeitung sowie für die Erstellung des Angebotes wird keine Entschädigung gewährt.

Fristen und Form Angebotsfrist ist Dienstag, der 06.10.2026 um 12:00 Uhr.

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Das Angebot ist in Textform (§126b BGB) mithilfe elektronischer Mittel über die Online- Vergabeplattform der Deutschen eVergabe einzureichen. Anderweitig auf elektronischem oder postalischem Wege übermittelte Angebote, wie z.B. per Telefax oder auch per E-Mail, sind nicht zugelassen. Auch eine Einreichung über die Mitteilungsfunktion der Plattform ist unzulässig. Hinweis zur elektronischen Einreichung Ihres Angebots: Sie werden bei der Abgabe des Angebots über das Vergabeportal möglicherweise aufgefordert, Preise in ein automatisch generiertes Preisblatt einzutragen. Die Angabe der Preise erfolgt in der für dieses Verfahren geltenden Eigenerklärung (Leistungsverzeichnis mit Preisangaben) sowie im Formular „633 - – Angebotsschreiben“. Sie können daher auch in dem elektronisch erstellten Preisblatt einen beliebigen Wert z.B. „1“ oder „0“ eintragen. Das Angebot muss mithilfe elektronischer Mittel in Textform (§ 126b BGB) bis zu der in der Angebotsaufforderung genannten Frist über die Angebotsfunktion der Vergabeplattform eingereicht werden. Die Dateien müssen (unabhängig von ihrem Ausgangsformat, z.B. Word oder PowerPoint) in dem Dateiformat „PDF“ formatiert sein. Aus dem Dateinamen der übermittelten Unterlagen sollte jeweils eindeutig hervorgehen, um welche Unterlage es sich handelt. Mit dem Angebotspreis muss die Erfüllung aller im Leistungsverzeichnis beschriebenen Leistungspflichten des Auftragnehmers abgedeckt sein. Das Angebot und alle dazugehörigen Unterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen.

Zuschlags- und Bindefrist ist der 01.12.2026 Mit der Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter bis zum dem o.g. Termin an sein Angebot gebunden. Rückfragen des Auftraggebers zu den Angeboten und die Vergabeentscheidung erfolgen innerhalb dieser Bindefrist. Sollte absehbar sein, dass ein Zuschlag bis zum Ablauf der Bindefrist nicht erfolgen kann, behält sich der Auftraggeber vor, die für den Zuschlag in Betracht kommenden Bieter zu einer angemessenen Verlängerung der Bindefrist aufzufordern.

Die LVN informiert die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, über Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über die Wartepflicht bis zur Zuschlagserteilung gem. § 16 (2) NTVergG per E-Mail. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch die LVN. Der Zuschlag wird frühestens zehn Kalendertage nach Absendung der Information erteilt.

Durch Zuschlagserteilung auf das wirtschaftlichste Angebot kommt der Vertrag zwischen dem Auftraggeber und dem ausgewählten Bieter zustande. Die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung, das Bieterkonzept sowie die VOL/B und die ANBest-I werden Vertragsinhalt.

01_27_IT_Wartungsvertrag_LVN.pdf

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