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Bewerbungsbedingungen der RAG Aktiengesellschaft für
die
Abgabe eines Angebotes
Projekt: RAG IT 2027
Leistungen: Erbringung von IT-Leistungen in den
Bereichen Infrastruktur sowie GDI Applikationsbetrieb für
die RAG Aktiengesellschaft
- Auftraggeber
Auftraggeber ist die RAG Aktiengesellschaft
1.1. Kontaktstelle für die Abgabe der Angebote Kontaktstelle des Auftraggebers für die Abgabe der Angebote ist
RAG Aktiengesellschaft V-BW-E Einkauf Im Welterbe 10 45141 Essen
1.2. Kontaktstelle für Fragen, Informationen und Hinweise Die Unterlagen für den Angebotswettbewerb stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: http://www.deutsche- evergabe.de/dashboards/dashboard_off/d605693f-8b56-4a6b-b4c5-abc39e28772c
Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen betreffend die Ausschreibung sind ausschließlich über die genutzte Vergabeplattform der Deutsche eVergabe einzureichen.
Fragen und Antworten, sofern sie von allgemeinem Interesse sind, werden allen Bietern zugänglich gemacht.
Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt. Auskünfte anderer Personen des Auftraggebers zu diesem oder über dieses Vergabeverfahren sind nicht verbindlich.
- Auftragsgegenstand
Das Verfahren wird in zwei Losen durchgeführt. Los 1 Infrastruktur (Leistungsinhalte aus den Bereichen Client und Server, LAN/WAN sowie VoIP-Telefonie) sowie Los 2 GDI Applikationsbetrieb. Bieter dürfen sich auf eines der beiden Lose oder auf beide Lose
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bewerben Die Einzelheiten des Auftrags können den beigefügten Leistungsbeschreibungen nebst Anlagen entnommen werden.
- Geltendes Vergaberecht
Das Vergabeverfahren erfolgt in Anlehnung der Bestimmungen der SektVO. Der Auftraggeber führt ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durch.
- Angebotskosten
Für die Bearbeitung der Angebote wird keine Vergütung gewährt. Angebotsunterlagen sind kostenfrei zuzusenden.
- Form des Angebotes und Fristen
Falls Sie bereit sind, ein Angebot abzugeben, werden Sie mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe gebeten, die über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellten Unterlagen auszufüllen und bis zum Ablauf, der in der Aufforderung zur Angebotsabgabe genannten, Angebotsfrist (vermutlich: 13.07.2026 12:00 Uhr) ausschließlich über das Vergabeportal deutsche E-Vergabe abzugeben.
Nebenangebote sind nicht zugelassen!
Die Übermittlung des Angebots auf anderem Weg, wie z.B. mittels Telefax oder Post ist nicht zulässig.
Verspätet eingehende Angebote werden nicht berücksichtigt.
Ein Öffnungstermin unter Anwesenheit von Bietern oder deren Vertretern findet nicht statt.
Die Bindefrist endet am 31.10.2026. Bis zum Ablauf dieser Frist sind Bieter an abgegebene Angebote gebunden.
- Leistungszeitraum
Der Leistungsbeginn erfolgt zum 01.10.2026. Der hiermit zu vergebende Vertrag hat eine Laufzeit bis zum 31.12.2029. Vom 01.10.2026 bis zum 31.12.2026 läuft die Start-Up- bzw. Transitionsphase. Ab dem 01.01.2027 sind die operativen Leistungen zu erbringen. Die Vertragslaufzeit verlängert sich automatisch maximal viermal um jeweils ein Jahr, es sei denn RAG kündigt den Vertrag 6 Monate vor Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit. Nach Ablauf der Festlaufzeit am 31.12.2029, steht dem AN ein jährliches Kündigungsrecht mit einer Kündigungsfrist von 12 Monaten zum 31.12. eines Jahres zu.
- Ablauf des weiteren Verfahrens
7.1 Nachdem die erste Stufe des Verfahrens, der Teilnahmewettbewerb, abgeschlossen ist, beginnt mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes das Angebotsverfahren.
7.2 Wertung der Angebote: Der Auftraggeber unterzieht die fristgerecht eingehenden Angebote einer Vollständigkeitsprüfung. Er wird diese auf Basis der bekannt gegebenen Zuschlagskriterien (vgl. Ziffer 10) bewerten.
7.3 Der Auftraggeber behält sich vor, bereits auf diese ersten Angebote ohne weitere Verhandlungen den Zuschlag zu erteilen. Bei den ersten Angeboten muss es sich
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daher um verbindliche Angebote handeln. Im Hinblick auf den beigefügten Vertrag bedeutet das, dass dieser dem Angebot ohne Änderungen zugrunde zu legen ist. Den Bietern steht es jedoch frei, den Vertrag zu kommentieren und Änderungsvorschläge zu unterbreiten. Der Auftraggeber behält sich vor, sinnvolle Vorschläge, die die Beschaffung aus seiner Sicht wirtschaftlicher werden lassen könnten, zu übernehmen und im Rahmen von Verhandlungen in den Wettbewerb zu stellen. Ein Anspruch hierauf besteht nicht.
7.4 Für den Fall, dass der Auftraggeber in Verhandlungen eintritt oder zur Abgabe letztverbindlicher Angebote auffordert, so wird er diese lediglich mit den aussichtsreichsten (maximal den ersten drei) Bietern führen. In diesem Fall erhalten die Bieter zunächst die Möglichkeit, eine Angebotspräsentation vorzunehmen. Bieter, die aufgrund formeller Fehler von dem Verfahren auszuschließen sind, erhalten eine entsprechende Mitteilung. Die übrigen Bieter werden nicht ausgeschlossen, sondern zunächst „in Wartestellung“ gestellt und erhalten eine entsprechende Mitteilung.
7.5 Der Auftraggeber behält sich vor, nach eventuellen Verhandlungsterminen eine weitere Abschichtung vorzunehmen und nur noch die Bieter zur Abgabe letztverbindlicher Angebote aufzufordern, die für den Zuschlag in Betracht kommen.
7.6 Der Auftraggeber behält sich vor, nach Prüfung und Wertung der verbindlichen Angebote die Verhandlung – falls erforderlich – fortzuführen und ggf. zur letztmaligen Abgabe eines zuschlagsreifen Angebotes aufzufordern. Anschließend wird der Auftraggeber die letztverbindlichen Angebote prüfen und nach Maßgabe der bekannt gegebenen Zuschlagskriterien bewerten. Auf dieser Grundlage wählt der Auftraggeber das beste Angebot aus.
7.7 Sodann erfolgen die Vorabinformation nach § 134 GWB und der Zuschlag/Vertragsschluss nach Ablauf der Wartefrist.
- Hinweise zur Angebotserstellung
8.1 Die Angebote müssen vollständig und rechtlich wirksam sein. Auf die „Checkliste“ (Ziffer 19) wird verwiesen.
8.2 Der Auftraggeber behält sich vor, Erklärungen und Nachweise, die nicht fristgerecht oder nicht vollständig vorgelegt wurden, bis zum Ablauf einer zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern. Werden die nachgeforderten Erklärungen und/oder Nachweise nicht nachfristgerecht eingereicht, wird das Angebot vom Verfahren ausgeschlossen. Die Bieter haben keinen Anspruch darauf, dass nachgefordert wird. Es wird darauf hingewiesen, dass eine Nachforderung leistungsbezogener Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote betreffen, nicht erfolgen darf!
8.3 Die Angebote sind in all ihren Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen.
8.4 Für die Angebotserstellung sind die vom Auftraggeber übersandten Formulare und Dokumente zu verwenden. Soweit Ergänzungen zur besseren Angebotsbeurteilung erforderlich erscheinen, können sie von Bieterseite als besondere Anlage dem Angebot beigefügt werden. Die Anlage muss eine eindeutige Bezugnahme auf die für die Angebotserstellung zur Verfügung gestellten Formulare und Dokumente ausweisen.
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- Preise
9.1 Für die Preisermittlung sind alle in den Vertragsunterlagen aufgeführten Informationen und die Erkenntnisse aus den zur Verfügung gestellten Unterlagen zu berücksichtigen.
9.2 Das Preisangebot muss die Angaben der im Formblatt „Preisblatt“ gekennzeichneten Pflichtfelder enthalten. Es sind sämtliche Preise an den dafür vorgesehenen Eingabefeldern anzugeben. Es sind alle für die Leistungserbringung erforderlichen Kosten in die Preiskalkulation einzubeziehen. Andere Eintragungen als Beträge dürfen nicht gemacht werden.
9.3 In der Angebotskalkulation sind die Preise in Euro mit zwei Nachkommastellen, ohne Umsatzsteuer anzugeben.
- Zuschlagskriterien / Erläuterung
Die Bewertung der Angebote erfolgt in beiden Losen anhand der folgenden Zuschlagskriterien:
Preis (60 %)
Durchführungskonzept (40 %)
Erläuterung: a. Preis:
Das Angebot mit der niedrigsten Angebotssumme erhält 600 Punkte. Die Punkte für die übrigen Angebote werden mit bis zu zwei Stellen nach dem Komma dazu ins Verhältnis gesetzt, wobei der niedrigste Preis durch den jeweiligen Angebotspreis dividiert und mit 600 Punkten multipliziert wird.
b. Durchführungskonzept:
Der Auftraggeber legt hohen Wert auf eine ablaufsichere und wirtschaftliche Leistungserbringung, die sich in einem schlüssigen und plausiblen Durchführungskonzept zum Ausdruck bringen soll. Es kommt dem Auftraggeber besonders darauf an erkennen zu können, ob der Bieter in der Lage ist, mit seinem Angebot die wesentlichen Herausforderungen des Projekts einer Lösung zuzuführen. Im Durchführungskonzept sind daher insbesondere die Aspekte darzustellen und zu erläutern, die in den Dokumenten „Kriterienkatalog für das Hauptverfahren“ aufgeführt sind.
Das Durchführungskonzept wird wie folgt bewertet:
Das Durchführungskonzept wird anhand der Wertungsmaßstäbe Schlüssigkeit und Plausibilität bewertet. Die Wertungskriterien wird der Auftraggeber auf einer Skala von 0 – 5 Punkten bewerten (0 Punkte = Ungenügend; 1 Punkt = Mangelhaft; 2 Punkte= Ausreichend; 3 Punkte= Befriedigend; 4 Punkte= Gut; 5 Punkte= Sehr Gut). Die zu bewertenden Kriterien sowie deren Gewichtung ist je Los dem jeweiligen Dokument „Anlage Kriterienkatalog“ zu entnehmen.
Aus der Addition der Punktzahlen für die einzelnen Kriterien ergibt sich die Gesamtpunktzahl des jeweiligen Bewerbers. Die maximal erreichbare Gesamtpunktzahl beträgt 1.000 Wertungspunkte (400 für das Durchführungskonzept, 600 für den Preis). Die Punktevergabe
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erfolgt (außer bei dem Kriterium Preis) durch drei Personen, die fachlich qualifiziert sind, um die Wertung vorzunehmen. Die Punktevergabe erfolgt in gemeinsamer Sitzung und Anwendung eines einheitlichen Wertungsmaßstabes sowie gemeinsamer Einigung auf eine Wertung.
| Punkte | Beschreibung |
|---|---|
| 5 | Die Darstellung entspricht auf Grundlage der Wertungsmaßstäbe in Bezug auf die vorgegebenen Aspekte einer sehr guten konzeptionellen Ausgestaltung. |
| 4 | Die Darstellung entspricht auf Grundlage der Wertungsmaßstäbe in Bezug auf die vorgegebenen Aspekte einer guten konzeptionellen Ausgestaltung. |
| 3 | Die Darstellung entspricht auf Grundlage der Wertungsmaßstäbe in Bezug auf die vorgegebenen Aspekte einer befriedigenden konzeptionellen Ausgestaltung. |
| 2 | Die Darstellung entspricht auf Grundlage der Wertungsmaßstäbe in Bezug auf die vorgegebenen Aspekte einer ausreichenden konzeptionellen Ausgestaltung. |
| 1 | Die Darstellung entspricht auf Grundlage der Wertungsmaßstäbe in Bezug auf die vorgegebenen Aspekte einer mangelhaften konzeptionellen Ausgestaltung. |
| 0 | Die Darstellung entspricht auf Grundlage der Wertungsmaßstäbe in Bezug auf die vorgegebenen Aspekte einer ungenügenden konzeptionellen Ausgestaltung. |
- Bietergemeinschaften
Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene Bietergemeinschaftserklärung auf dem hierfür vorgesehenen Formular des Auftraggebers abzugeben.
- Nachunternehmer
12.1 Soweit sich aufgrund der vorliegenden Vergabeunterlagen die Notwendigkeit ergeben sollte, für bestimmte Leistungsbestandteile Nachunternehmer einzuschalten, sind die betreffenden Leistungen in Art und Umfang auf den hierfür vorgesehenen Formularen IX und X des Auftraggebers konkret anzugeben.
12.2 Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, für im Angebot neu benannte Nachunternehmerleistungen die Vorlage von Eignungsnachweisen zu fordern. Kann ein Bieter diese Nachweise nicht innerhalb einer angemessenen Frist erbringen, wird sein Angebot ausgeschlossen. Die im Angebot erfolgende Benennung von Nachunternehmern, die noch nicht Bestandteil des Teilnahmeantrags waren, kann für den jeweiligen Bieter zu einer Neubewertung seiner Eignung führen.
12.3 Eine Verpflichtungserklärung des betreffenden Nachunternehmers wird vor Zuschlagserteilung angefordert.
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- Vertraulichkeit, Datenschutz
Der Bieter verpflichtet sich, alle im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren gewonnenen Erkenntnisse vertraulich zu behandeln. Soweit dem Bieter im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren oder darüber hinaus in Ausführung des Auftrages personenbezogene Daten bekannt werden, verpflichtet er sich, die Bestimmung der Datenschutzgesetze einzuhalten und sich der Kontrolle des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zu unterwerfen.
- Umgang mit Daten
Die dem Auftraggeber ggfs. vom Bieter mitgeteilten personenbezogenen Daten werden für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert. Der Auftraggeber teilt die Daten Dritten mit, soweit er hierzu verpflichtet ist.
- Allgemeine Geschäftsbedingungen
Allgemeine Geschäftsbedingungen (insbesondere Liefer-, Auftrags- und/oder Zahlungsbedingungen) des Bieters/Auftragnehmers finden keine Anwendung. Eine Berufung auf eigene Allgemeine Geschäftsbedingungen führt zum Ausschluss.
- Unklarheiten in den Verdingungsunterlagen und sonstigen Dokumenten
Enthalten die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung, die Bewerbungsbedingungen oder sonstige seitens der Vergabestelle herausgereichte Dokumente nach Auffassung eines interessierten Unternehmens oder Bieters Unklarheiten, die die Preisermittlung und Kalkulation beeinflussen können, so hat der Bieter die eingangs benannte Kontaktstelle des Auftraggebers (siehe oben Punkt 1.2) unverzüglich über die Vergabeplattform darauf hinzuweisen. Gemäß § 160 Abs. 3 GWB können Einwendungen gegen die Vergabeunterlagen spätestens nach Ablauf der Angebotsfrist nicht mehr geltend gemacht werden.
Ebenso hat ein interessiertes Unternehmen oder Bieter die eingangs benannte Kontaktstelle (siehe oben Ziffer 1.2) des Auftraggebers unverzüglich über die Vergabeplattform auf eventuelle Widersprüche in den Vergabeunterlagen, insbesondere den Bewerbungsbedingungen und sonstigen Dokumenten, aufmerksam zu machen. Diese Hinweispflicht gilt ausdrücklich auch für mögliche Unklarheiten oder Widersprüche in der Leistungsbeschreibung.
- Fragen und Hinweise zum Verfahren
Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen und Hinweise betreffend die Ausschreibung sind von Rügen deutlich zu trennen und in deutscher Sprache ausschließlich über die Vergabeplattform an die eingangs benannte Kontaktstelle (siehe oben Ziffer 1.2.) zu richten.
Fragen und Antworten, sofern sie von allgemeinem Interesse sind, werden allen Bietern zugänglich gemacht.
- Informationsübermittlung
Sämtliche Informationen zum Vergabeverfahren werden den Bietern über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt.
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- Checkliste der mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen
■ Angebotsschreiben (selbst erstellt und unterschrieben)
■ Bepreistes Leistungsverzeichnis als pdf-Datei und MS-Excel-Datei (ausgefüllt und unterschrieben)
■ Durchführungskonzept (selbst erstellt und unterschrieben)
■ Vertragsentwurf (ausgefüllt und unterschrieben; auf gesonderter Anlage dürfen Kommentierungen eingereicht werden, die ggfs. Verhandlungsgegenstand werden)
■ Formular Nachunternehmerleistungen (soweit zutreffend, ausgefüllt und unterschrieben)
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