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Vordruck § 2.1 SächsPolZÜG – Merkblatt Erläuternde Datenschutzinformationen Version vom 30.07.2024 12:56
Merkblatt: Erläuternde Datenschutzinformation zur Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 2 Absatz 1 Sächsisches Gesetz zur Regelung polizeilicher Zuverlässigkeitsüberprü- fung (SächsPolZÜG) für externe Personen1, die in Dienststellen/Einrichtungen der Säch- sischen Polizei tätig werden sollen
Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr,
Sie beabsichtigen, Arbeiten im Gebäude/Areal oder an sonstigen sicherheitsrelevanten Strukturen der
……………………………………………………………………………………………………… (Bezeichnung der Dienststelle oder Einrichtung der sächsischen Polizei)
auszuführen.
Zum Schutz dieser Strukturen und der darin beschäftigten Bediensteten ist es erforderlich, für die in sicherheitsrelevanten Bereichen zum Einsatz kommenden Beschäftigten von Fremdfirmen eine Zuver- lässigkeitsüberprüfung durchzuführen. Die rechtlichen Grundlagen für die Durchführung der Zuverläs- sigkeitsüberprüfung sind im Sächsischen Gesetz zur Regelung polizeilicher Zuverlässigkeitsüberprü- fungen (SächsPolZÜG) normiert.
Nach § 2 Abs. 1 SächsPolZÜG kann durch den Bedarfsträger einer Dienststelle/Einrichtung der Polizei Sachsen die Durchführung einer polizeilichen Zuverlässigkeitsüberprüfung für Personen veranlasst werden, die in einem Objekt dieser Stelle tätig werden sollen und dabei Zugangs-, Nutzungs- oder Einwirkungsmöglichkeiten auf sicherheitsrelevante Strukturen erhalten, wenn ihnen anlässlich ihrer vor- gesehenen Tätigkeit entsprechende Zugangs-, Nutzungs- oder Einwirkungsmöglichkeiten auf techni- sche Systeme, IT-Infrastrukturen, Datenbestände, Einsatzmittel, Asservate oder sonstige sicherheits- relevante Strukturen der Polizei eröffnet werden sollen und eine sich daraus ergebende abstrakte Ge- fahr für die Funktionsfähigkeit der Polizei nicht durch geeignete Maßnahmen, insbesondere nach Per- sonal- und Kostenaufwand verhältnismäßige Kontroll- oder Überwachungsmaßnahmen, beseitigt wer- den kann.
Die Prüfung der Rahmenbedingungen für die Art Ihrer Tätigkeit in der Dienststelle/Einrichtung hat er- geben, dass die mit Zugangs-, Nutzungs-, Einwirkungsmöglichkeiten verbundenen Gefahren weder auszuschließen noch durch geeignete und/oder verhältnismäßige Kontroll- und Überwachungsmaß- nahmen auszusteuern sind.
Da keine Zweifel an Ihrer Zuverlässigkeit bestehen dürfen, ist es daher erforderlich, dass die Polizei Sachsen vor Aufnahme Ihrer vorgesehenen Tätigkeit eine Zuverlässigkeitsüberprüfung (§ 2 SächsPol- ZÜG) durchführt. Hierzu erhalten Sie nachfolgend nähere Erläuterungen:
Die Rechtsgrundlagen der Zuverlässigkeitsüberprüfung sind in Umsetzung von Art. 6 Abs. 2 und Art. 6 Abs. 1 lit. e) DS-GVO in §§ 1 ff. SächsPolZÜG geregelt. Nach § 5 Abs. 2 SächsPolZÜG benötigen wir vor der Durchführung der Zuverlässigkeitsüberprüfung Ihre schriftliche Zustimmung. Die Durchführung der Zuverlässigkeitsüberprüfung beruht insoweit auf Freiwilligkeit.
Wird die Zustimmung durch Sie nicht erteilt, kann die Zuverlässigkeitsüberprüfung nicht durchgeführt und Sie in der Folge nicht mit der Tätigkeit betraut werden (§ 5 Abs. 3 Nr. 3 SächsPolZÜG).
Die Zuverlässigkeitsüberprüfung kann des Weiteren nur durchgeführt werden, wenn Sie die abgefrag- ten Personendaten vollständig und wahrheitsgetreu angeben.
Sofern Sie in der Vergangenheit einer Zuverlässigkeits- oder Sicherheitsüberprüfung unterzogen wor- den sind, findet nach § 2 Abs. 3 SächsPolZÜG eine erneute Zuverlässigkeitsüberprüfung nicht statt,
1 Davon betroffen sind u. a. auch Personen, die beispielsweise im Rahmen eines Referendariates oder Praktikums o.ä. Kontext verwendet werden sollen.
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wenn Sie
- geltend machen können, dass innerhalb der letzten zwei Jahren bei Ihnen eine Zuverlässigkeits- prüfung nach dem SächsPolZÜG mit einer positiven Abschlussbewertung durchgeführt wurde und diese Angaben von der jeweiligen Dienststelle oder Einrichtung der Polizei bestätigt werden oder
- nachweisen, dass eine gleichwertige2 Sicherheitsüberprüfung oder eine andere der Zuverlässig- keitsüberprüfung gleichwertige Zuverlässigkeitsüberprüfung mit noch gültigem Ergebnis durchge- führt wurde. Hierzu bedarf es Ihrer Einwilligung, dass die erforderlichen Daten zur Überprüfung dieser Angaben bei der anderen Stelle erhoben und von dieser an die nach § 2 zuständige Stelle übermittelt werden dürfen.
Für die Zustimmung zur Durchführung des Zuverlässigkeitsüberprüfungsverfahrens werden Ihnen ein auszufüllendes Formular (Anlage 1) und weitere Informationsdokumente (Anlagen 2 und 3) übersandt.
Sofern bei Ihnen bereits eine Zuverlässigkeits-/Sicherheitsüberprüfung (ZÜ/SÜ) durchgeführt wurde, bitten wir Sie im Formular Anlage 1 die Teile (1.1.) oder (1.2). sowie die (2.) Angabe der Personenstammdaten, (3.) Angaben zum Arbeitgeber und Einsatz, (4.) Bestätigungen und ggf. (5.1) Einwilligungserklärung auszufüllen, damit Ihre Angaben zur erfolgten ZÜ/SÜ sowie deren Gültigkeit/Gleichwertigkeit überprüft werden können. Ihrer Einwilligung bedarf es insoweit, wenn die Abfrage bei anderen Stellen als der Polizei gem. § 2 Abs. 3 Zif. 2 SächsPolZÜG erfolgen soll.
Sofern bei Ihnen noch keine Zuverlässigkeits-/Sicherheitsüberprüfung durchgeführt wurde, bitten wir Sie im Formular Anlage 1 die Teile (1.3) anzukreuzen sowie die (2.) Angabe der Personenstammdaten, (3.) Angaben zum Arbeitgeber und Einsatz, (4.) Bestätigungen und (5.2) Zustimmungserklärung auszufüllen. Damit werden Ihre personenbezogenen (Stamm-)Daten sowie ergänzend Rahmendaten zu Ihrem Einsatz (Arbeitgeber, Einsatzort, -dauer) erhoben und Ihre Zustimmungs- und Bestätigungs- erklärung eingeholt.
Sollten Sie Ihre Zustimmung zur Überprüfung oder Ihre Einwilligung zur Ergebnisabfrage bei einer an- deren Stelle als der Polizei gem. § 2 Abs. 3 Zif. 2 widerrufen wollen, kann dies schriftlich und jederzeit bis zum Abschluss der Zuverlässigkeitsüberprüfung ohne Angabe von Gründen erfolgen (siehe 6. der Anlage 1). In diesem Fall wird die Zuverlässigkeitsüberprüfung abgebrochen und die bis dahin aufgrund der Zuverlässigkeitsüberprüfung erhobenen Daten werden gelöscht. Weitere Informationen zum Um- gang mit Ihren Daten entnehmen Sie bitte der Anlage 2.
Die Übermittlung der Formulare kann schriftlich auf dem Postweg oder verschlüsselt elektronisch per E-Mail erfolgen:
2 Als gleichwertig anerkannt werden Zuverlässigkeitsüberprüfungen auf Grundlage von § 7 LuftSiG und § 12b AtomG. Zu- verlässigkeitsüberprüfungen auf Grundlage von § 34a GewO und § 5 WaffG werden dagegen nicht als gleichwertig aner- kannt.
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Postweg: E-Mail-Adresse:
Wir empfehlen Ihnen, eine Kopie der ausgefüllten Bögen für Ihre Unterlagen zu fertigen.
Verfahrensablauf: Ihre Personenstammdaten werden sodann von nach Vorliegen Ihrer Zustimmungserklärung und nach Auslösung der Zuverlässigkeitsüberprüfung durch den Bedarfsträger der Dienststelle oder Einrichtung durch die zuständige interne Prüfstelle der Polizei zur Bewertung der Zuverlässigkeit nach § 3 Sächs- PolZÜG mit den dafür einschlägigen Datenbeständen der Polizeien des Bundes und der Länder abge- glichen.
Datenbestände3, die zur polizeilichen Prüfung herangezogen werden: Der polizeiliche Abgleich umfasst die Verfahren IVO-Land, PASS, INPOL-Z und SIS. • IVO ist das Vorgangsbearbeitungssystem der sächsischen Polizei. Es liefert Informationen zu tatverdächtigen oder betroffenen Personen im Zusammenhang mit Straftaten und Ordnungswid- rigkeiten im Zuständigkeitsbereich der sächsischen Polizei. • PASS ist ein Auskunftssystem der sächsischen Polizei zu Einzelinformationen, dient als Aktenin- dex und liefert Statistikangaben. Gespeichert sind Angaben zur Person, Haftdaten, kriminalakten- führende Dienststelle, Falldaten zu begangenen Straftaten sowie personengebundene Hinweise (gewalttätig, bewaffnet, Betäubungsmittel u.ä.). • INPOL dient dem Abgleich zu Personenfahndungen im Bundesgebiet und liefert Angaben zu Straftaten und Straftätern in anderen Bundesländern sowie Angaben zur sachbearbeitenden Dienststelle. • SIS dient der automatisierten Personen- und Sachfahndung in der EU.
Sollte Ihre Wohnanschrift in einem anderen Bundesland liegen, oder sollten die Erkenntnisse aus dem Abgleich mit den polizeilichen Dateisystemen Hinweise auf Verfahren mit Bezug zu anderen Bundes- ländern ergeben, werden auch bei dem dort zuständigen Landeskriminalamt/ern dort zuständigen Po- lizeidienststellen unter Übermittlung Ihrer Personenstammdaten entsprechende Erkenntnisanfragen zu Ihrer Person gestellt.
Sollten sich aus dem Abgleich mit den polizeilichen Dateien Hinweise auf strafrechtliche Ermittlungs- verfahren ergeben, kann es unter Übermittlung Ihrer Personenstammdaten notwendig sein, die Straf- und Ermittlungsakte bei der zuständigen Staatsanwaltschaft oder bei Gericht anzufordern und einzu- sehen.
Falls Sie Ausländer sind, können Ihre o.g. Personenstammdaten auch dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge für Ersuchen um Datenübermittlungen übermittelt werden.
Kriterien zur Bewertung der Zuverlässigkeit: Die Kriterien zur Bewertung der Zuverlässigkeit können Sie § 3 SächsPolZÜG entnehmen. Bedenken gegen die Zuverlässigkeit liegen im Fall des § 2 vor, wenn es Anhaltspunkte für die Annahme gibt, dass von Ihnen Gefahren für die Funktionsfähigkeit der schützenden Institutionen oder Liegenschaften aus- gehen können.
3 Es gelten die allgemeinen Regelungen zur Speicherung von Daten in polizeilichen Dateien, welche sich aus den Bestim- mungen der Polizeigesetze des Bundes und der Länder ergeben.
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Gelegenheit zur Stellungnahme: Sie werden gemäß § 7 Abs. 2 SächsPolZÜG vor der Mitteilung an den Bedarfsträger der Zuverlässig- keitsüberprüfung oder Ihren Arbeitgeber oder Vertragspartner als Dritten über das Ergebnis der Über- prüfung, und, soweit Zuverlässigkeitsbedenken bestehen, die tragenden Gründe für die Zuverlässig- keitsbedenken durch die zuständige Prüfstelle der Polizei informiert. Die Mitteilung der Gründe unter- bleibt, soweit Geheimhaltungspflichten entgegenstehen oder bei Auskünften durch die Strafverfol- gungsbehörden eine Gefährdung des Strafverfahrens zu besorgen ist (§ 7 Abs. 2 SächsPolZÜG).
Sie haben die Möglichkeit, nach Zugang der Mitteilung der Prüfstelle zum Ergebnis der Zuverlässig- keitsüberprüfung schriftlich Stellung zu nehmen. Die Dauer der Stellungnahmefrist beträgt 10 Kalen- dertage ab Zugang der Mitteilung der Prüfstelle.
Eine etwaige Stellungnahme übermitteln Sie bitte schriftlich entweder auf dem Postweg oder elektro- nisch verschlüsselt an die im Stellungnahmeformular genannte Post- bzw. E-Mail-Adresse des Bedarfs- trägers oder der zuständigen Prüfstelle.
Nach Ablauf der Stellungnahmefrist wird durch die zuständige Prüfstelle der Polizei eine Abschlussbe- wertung durchgeführt.
Die Mitteilung der Prüfstelle der Polizei an den Bedarfsträger der Dienststelle/Einrichtung gem. § 7 Abs. 2 SächsPolZÜG beschränkt sich auf das Ergebnis der Überprüfung ohne Begründung. Darüber- hinausgehende inhaltliche Angaben, etwa zu konkreten Inhalten aus den polizeilichen Dateien, werden an den Bedarfsträger der Dienststelle/Einrichtung nicht mitgeteilt.
Im Anschluss werden Sie von dem Bedarfsträger der Dienststelle/Einrichtung darüber informiert, ob sie für die vorgesehene Tätigkeit in der hiesigen Dienststelle/Einrichtung eingesetzt werden können.
Sofern Sie als Arbeitnehmer bei einem Dritten beschäftigt sind, wird Ihr Arbeitgeber, falls Bedenken bestehen, durch den Bedarfsträger der Dienststelle benachrichtigt. Auch insoweit beschränkt sich der Inhalt der Mitteilung auf das Ergebnis der Überprüfung, ob Bedenken gegen die Zuverlässigkeit beste- hen.
Speicherungsdauer des Prüfungsergebnisses: Nach Abschluss der Überprüfung werden die im Rahmen der Zuverlässigkeitsprüfung erhobenen Daten zu Dokumentationszwecken drei Jahre gespeichert (§ 8 Satz 1 SächsPolZÜG). Eine darüber hinaus gehende Speicherung ist nur zulässig, soweit dies aufgrund eines bereits anhängigen oder voraussicht- lich zu erwartenden Rechtsstreits erforderlich ist (§ 5 Abs. 2 SächsPolZÜG).
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Name Bedarfsträger der Dienststelle/Einrichtung
Anlagen: Anlage 1 - Zustimmungs-/Einwilligungserklärung nach § 2 Abs. 1 SächsPolZÜG Anlage 2 - Datenschutzrechtliche Informationen nach Art. 13 Abs. 1 und 2 DSGVO Anlage 3 - Gesetzestext SächsPolZÜG QR-Code zum Gesetzestext auf REVOSax:
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