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DV-Richtlinie
Stand 01/2025 Version 1.0
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DV-Richtlinie
1 Geltungsbereich ................................................................................................................ 3
2 Begriffe ............................................................................................................................. 3
3 Projektphasen ................................................................................................................... 4
3.1 Planungsphase (Leistungsphasen 1 - 5 der HOAI) ........................................................... 4
3.1.1 Allgemein .......................................................................................................................... 4
3.1.2 Datenübergabe an Auftragnehmer .................................................................................... 4
3.1.3 Datenbearbeitung ............................................................................................................. 5
3.1.4 Datenübergabe an ASE .................................................................................................... 5
3.2 Ausschreibungs- und Vergabephase (Leistungsphasen 6-7 der HOAI) ............................ 6
3.2.1 Allgemein .......................................................................................................................... 6
3.2.2 Datenübergabe an Auftragnehmer .................................................................................... 6
3.2.3 Datenbearbeitung ............................................................................................................. 7
3.2.4 Datenübergabe an ASE .................................................................................................... 7
3.2.5 Übergabe an die Vergabestelle des ASE .......................................................................... 7
3.2.6 Vergabeverfahren / Zuschlag ............................................................................................ 8
3.3 Ausführungs- und Abrechnungsphase (Leistungsphase 8 der HOAI) ............................... 8
3.3.1 Nachtragsmanagement ..................................................................................................... 8
4 Abkürzungen..................................................................................................................... 9
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Veranlassung
Ziel der vorliegenden Datenverarbeitungs-Richtlinie (kurz: DV-Richtlinie) ist die Einführung verbindlich anzuwendender Regelungen für den Austausch von Dateiformaten sowie spezifischer Vorgaben bei der Datenver- und Datenbearbeitung für die komplette Projektabwicklung des ASE von der Planung bis zur Endabnahme / Endabrechnung o.a.
Nicht geregelt werden über die DV-Richtlinie übliche Dateiformate wie „Word“, „Excel“, „msg“ u.a. Nicht spezifiziert aufgeführte Unterlagen sind im Original (Papierform), im digitalen Ursprungsformat (z.B. Word, Excel, etc.) und im pdf/A-Format zu übergeben.
1 Geltungsbereich
Die DV-Richtlinie legt die Anforderungen an den Datenaustausch während der Projektbearbeitung über sämtliche Leistungsphasen der HOAI fest. Sie gilt sowohl für den externen als auch für den internen Geschäftsverkehr.
2 Begriffe
Arbeitsgemeinschaft Zusammenschluss mehrerer Unternehmen (natürlicher oder (ARGE) juristischer Personen), die zur Umsetzung eines Baumaßnahme bzw. Liefer- und Dienstleistungen beauftragt wurden.
Auftraggeber (AG) Hier Vertragspartner bei öffentlichen Aufträgen mit den ausführenden Unternehmen.
Auftragnehmer (AN) Hier Vertragspartner eines öffentlichen Auftraggebers, der als Bieter den Zuschlag (Auftrag) zur Ausführung der geforderten Leistung erhalten hat.
Bieter Unternehmen, das ein Angebot zur Ausschreibung abgegeben hat.
Kostenrahmen Ermittlung der Kosten auf der Grundlage der HOAI Lph. 1 Bedarfsplanung.
Kostenschätzung Ermittlung der Kosten auf der Grundlage der Vorplanung. HOAI Lph. 2
Kostenberechnung Ermittlung der Kosten auf der Grundlage der HOAI Lph. 3 Entwurfsplanung.
Kostenvoranschlag Ermittlung der Kosten auf der Grundlage der HOAI Lph. 5+6 Ausführungsplanung und der Vorbereitung der Vergabe.
Kostenanschlag Ermittlung der Kosten auf der Grundlage der Vergabe und HOAI Lph. 7 Ausführungsvorbereitung.
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Kostenfeststellung Ermittlung der entstandenen Kosten. HOAI Lph. 8
REB-VB 23.003 (Ausgabe Regelung für die elektronische Bauabrechnung (REB) – 2009) Verfahrensbeschreibung (VB), Allgemeine Mengenberechnung
Vergabestelle Hier: Organisationseinheit eines öffentlichen Auftraggeber, die Bau-, Liefer-, und Dienstleistungsaufträge ausschreibt und vergibt.
3 Projektphasen
In allen Projektphasen erfolgt die Datenübergabe zwischen den zuständigen Projektleitern des ASE und den AN (Ingenieurbüros, sonstige Fachdienstleister, Bauunternehmen u.a.) per E-Mail mit angefügter(n) Datei(en) bzw. bei großen Datenmengen über das Datenaustauschsystem des ASE. Abweichungen werden projektspezifisch gesondert vereinbart.
Für die Projektbearbeitung wird im ASE u. a. das Produkt iTWO von RIB verwendet.
Sämtliche Projekt-Unterlagen sind in deutscher Sprache nach den derzeit gültigen Rechtschreib- und Kommaregeln zu erstellen.
Das Im- und Exportformat GAEB XML 3.2 für Leistungsverzeichnisse und Kostenermittlungen ist durchgängig beizubehalten.
Als Währungseinheit ist generell der Euro einzusetzen.
Der Datenaustausch bei Rechnungslegung für sämtliche Projektphasen ist den Vertragsunterlagen unter den „Weiteren Besonderen Vertragsbedingungen - Rechnungseingang“ zu entnehmen.
3.1 Planungsphase (Leistungsphasen 1 - 5 der HOAI)
3.1.1 Allgemein Die Kostenermittlungen sind auf Grundlage der AKVS (Anweisung zur Kostenermittlung und zur Veranschlagung von Straßenbaumaßnahmen) zu erstellen.
3.1.2 Datenübergabe an Auftragnehmer Zur Bearbeitung werden folgende Unterlagen zur Verfügung gestellt:
Teilleistungskatalog Straßenbau (Dateiname: TLK_Str_ASE_Datum aktueller Stand) mit AKVS-Zuordnung aller Positionen als X82-Datei. Projektbezogene Planunterlagen u.a. Stadtgrundkarte, Topografische Aufnahme als dwg- Dateien.
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3.1.3 Datenbearbeitung Jegliche Berechtigungen sind vor der Datenübergabe zu entfernen! Absolute Versionsgleichheit ist zu beachten.
Die Gliederungsstruktur des Leistungsverzeichnisses erfolgt in 2 Hierarchiestufen mit folgender OZ-Maske:
11.22.PPPP.I
Positions-Nummer (ggf. mit Positionsindex) Unterabschnitt Abschnitt Abschnitt (1-99), Unterabschnitt (1-99) und Position (10-9990) müssen als numerische Struktur angelegt werden.
In Abstimmung mit dem AG kann projektbezogen auch abweichend mit 3 Hierarchiestufen mit folgender OZ-Maske gearbeitet werden:
1.2.33.PPPP.I
3.1.4 Datenübergabe an ASE Die Übergabe aller Daten und Projekt-Unterlagen erfolgt an den zuständigen Projektleiter des ASE.
Straßenbau Die Kostenberechnung in der Lph. 3 ist bereits analog des Kostenvoranschlags der Lph. 6 über ein bepreistes Leistungsverzeichnis zu erstellen.
Als Basis für die Erstellung von Leistungsverzeichnissen dient der aktuelle Teilleistungskatalog (kurz: TLK_Str) des ASE. Die Struktur sowie die Positions-Nummerierung des TLK_Str sind generell beizubehalten. Die TLK-Positionen dürfen nicht in Freitext-Positionen umgewandelt werden. Erforderliche Freitext- Positionen sind sinnvoll in die Struktur des TLK_Str einzubinden und über eine von den TLK- Positionen abweichende Nummerierung kenntlich zu machen (auch mit Index möglich).
Die Kostenberechnung ist vollständig zu bepreisen und mit den Preisangaben als X82-Datei zu exportieren. Mengenabhängige und von den projektspezifischen Rahmenbedingungen abhängige Einheitspreise sind mittels der Preisdatenbank des AG (als Preisdatenbank im iTWO oder als Excel-Datei) zu überprüfen und erforderlichenfalls anzupassen (gilt u. a. bei Pauschal- Positionen mit großer Einheitspreis-Spanne).
In der Lph. 3 ist zusätzlich zur Kostenberechnung das LV in eine Excel-Datei zu überführen. In einer zusätzlichen Spalte ist in zuwendungsfähige Leistungen und nicht zuwendungsfähige Leistungen zu differenzieren. Diese Kostenberechnung sowie die zugehörige Excel-Datei sind in der Lph 5 für den Kostenvoranschlag zu aktualisieren.
Sämtliche Planunterlagen sind in unterschriebener Papierform sowie digitaler Form (pdf/A- Format) zu übergeben. Ab der Lph. 3 sind die Planunterlagen zusätzlich im dwg-Format zu übergeben
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Brückenbau Sofern bereits in der Lph. 3 ein Leistungsverzeichnis erstellt wird, ist dieses auf Basis der aktuellen STLKs (mit AKVS-Zuordnung aller Positionen) zu erstellen.
Sind Straßenbauarbeiten Teil des Leistungsinhaltes von Brückenbaumaßnahmen, ist für diese Leistungen der TLK_Str anzuwenden bzw. es hat mindestens inhaltlich nachweislich ein Abgleich zu erfolgen.
Zwingend zu verwenden sind die folgenden Leistungsbereiche des TLK_Str:
- Titel 1.1 Verkehrssicherung
- Titel 1.4 Erdbau
- Titel 1.15 Sonstige Leistungen
Nicht im TLK_Str erfasste jedoch erforderliche Leistungspositionen sind entsprechend über den STLK bzw. mit Freitextpositionen zu ergänzen.
Die Datenübergabe an das ASE erfolgt nach den Anforderungen der RAB-ING (BASt).
Sämtliche Planunterlagen sind in unterschriebener Papierform sowie digitaler Form (pdf/A- Format) zu übergeben. Ab der Lph. 3 sind die Planunterlagen zusätzlich im dxf-Format zu übergeben – im Brückenbau darüber hinaus im tif-Format.
Die Datenübergabe der Kostenermittlungen erfolgt in LV-Form als X82-Datei, Mengenermittlungen sind als DA11 zu übergeben.
3.2 Ausschreibungs- und Vergabephase (Leistungsphasen 6-7 der HOAI)
3.2.1 Allgemein Im Rahmen des Vergabeverfahrens sind dem AG neutralisierte Pläne und Zeichnungen vorzulegen. Neutralisiert bedeutet ohne Namensnennung, Stempel etc. des AN sowie ohne Nennung sonstiger am Projekt Beteiligter.
3.2.2 Datenübergabe an Auftragnehmer Zur Bearbeitung werden folgende Unterlagen zur Verfügung gestellt:
Vorlage der Baubeschreibung nach HVA-B StB mit den Zusätzlichen Technischen Vertragsbedingungen des ASE als Word-Dokument. Teilleistungskatalog Straßenbau (Dateiname: TLK_Str_ASE_Datum aktueller Stand) mit AKVS-Zuordnung jeder Position als X82-Datei.
Straßenbau Der Kostenvoranschlag ist durch ein bepreistes Leistungsverzeichnis zu erstellen.
Als Basis für die Erstellung von Leistungsverzeichnissen dient der aktuelle Teilleistungskatalog (kurz: TLK_Str) des ASE. Die Struktur sowie die Positions-Nummerierung des TLK_Str sind generell beizubehalten. Die TLK-Positionen dürfen nicht in Freitext-Positionen umgewandelt werden. Erforderliche Freitext- Positionen sind sinnvoll in die Struktur des TLK_Str einzubinden und über eine von den TLK- Positionen abweichende Nummerierung kenntlich zu machen (auch mit Index möglich).
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Die Kostenberechnung ist vollständig zu bepreisen und mit den Preisangaben als X82-Datei zu exportieren. Mengenabhängige und von den projektspezifischen Rahmenbedingungen abhängige Einheitspreise sind mittels der Preisdatenbank des AG (als Preisdatenbank im iTWO oder als Excel-Datei) zu überprüfen und erforderlichenfalls anzupassen (gilt u. a. bei Pau-schal- Positionen mit großer Einheitspreis-Spanne).
Brückenbau Der Kostenvoranschlag ist durch ein bepreistes Leistungsverzeichnis zu erstellen.
Für den Brückenbau ist der Standardleistungskatalog (STLK) anzuwenden. Für die ergänzende Verwendung des TLK_Str gelten die Vorgaben gemäß Ziffer 3.1.4.
3.2.3 Datenbearbeitung Jegliche Berechtigungen sind vor der Datenübergabe zu entfernen! Absolute Versionsgleichheit ist zu beachten.
Die Gliederungsstruktur des Leistungsverzeichnisses erfolgt in 2 Hierarchiestufen mit folgender OZ-Maske:
11.22.PPPP.I
Positions-Nummer (ggf. mit Positionsindex) Unterabschnitt Abschnitt Abschnitt (1-99), Unterabschnitt (1-99) und Position (10-9990) müssen als numerische Struktur angelegt werden.
In Abstimmung mit dem AG kann projektbezogen auch abweichend mit 3 Hierarchiestufen mit folgender OZ-Maske gearbeitet werden:
1.2.33.PPPP.I
3.2.4 Datenübergabe an ASE Sämtliche Planunterlagen sind in unterschriebener Papierform sowie digitaler Form (pdf/A- sowie dxf-Format) zu übergeben.
Die Datenübergabe des Kostenvoranschlags erfolgt in LV-Form als X82-Datei, Mengenermittlungen sind als DA11 zu übergeben.
Die Übergabe aller Daten und Unterlagen erfolgt an den jeweiligen Projektleiter des ASE. Die LVs sind unter der Vergabeeinheit einzupflegen.
3.2.5 Übergabe an die Vergabestelle des ASE Die Übergabe sämtlicher Vergabeunterlagen an die Vergabestelle des ASE erfolgt ausschließlich über die Fachabteilungen des ASE.
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3.2.6 Vergabeverfahren / Zuschlag Die Durchführung des Vergabeverfahrens durch die Vergabestelle des ASE bis zur Auftragserteilung und die Kommunikation mit den Bietern erfolgen ausschließlich über die Vergabeplattform der Stadt Frankfurt am Main über www.vergabe.stadt-frankfurt.de.
3.3 Ausführungs- und Abrechnungsphase (Leistungsphase 8 der HOAI)
Die beauftragte örtliche Bauüberwachung bzw. Bauoberleitung erhält über die Fachabteilung des AGs die Bauakte einschl. des Auftrags-Leistungsverzeichnisses als X86-Datei.
Die Aufmaßprüfung und Abrechnung erfolgt mit dem Programmsystem “iTWO”. Neben den Original-Aufmaßen in Papierform (vor Ort gemeinsam erstellt und unterschrieben) sind Aufmaße digital im DA11-Format nach REB-VB 23.003 - Ausgabe 2009 mit Rechenweg anzulegen.
Im Straßenbau sind für zusätzliche Abrechnungsunterlagen gemäß Baubeschreibung folgende Übergabeformate bindend:
- Massenermittlungen digital als pdf-Datei
- Profilaufnahmen, M 1:50, Plot 1-fach und digital als pdf-Datei
- Abrechnungspläne, M 1:100, Plot 1-fach und digital als pdf und dwg-Datei. Sämtliche Originalunterlagen sind mit allen Unterschriften in Papierform sowie in digitaler Form (pdf/A- und dwg- Format) zu übergeben.
Im Brückenbau sind sämtliche Bestandsunterlagen mit allen Unterschriften in Papierform sowie in digitaler Form (pdf/A-, dwg- und tif-Format) zu übergeben.
Die Datenübergabe erfolgt per E-Mail an den zuständigen Projektleiter des ASE. Bei großen Datenmengen erfolgt die Datenübergabe über das Datenaustauschsystem des ASE.
3.3.1 Nachtragsmanagement Die Nummerierung der Nachträge bleibt grundsätzlich im Schema der HLV-Hierarchie, beginnend mit Nachtrags-Abschnitts-Nr. 90 (falls nicht anderes projektspezifisch vereinbart wird, z.B. fortlaufende Abschnitts-Nummerierung bei titelweiser Abrechnung – 90, 91, 92, …).
90.01.0150.1
Positions-Nummer (Index bei Neueinreichungen) NT-Nummer (fortlaufend) NT-Titel-Nummer Die Datenübergabe erfolgt per E-Mail an den zuständigen Projektleiter des ASE. Bei großen Datenmengen erfolgt der Datenübergabe über den Datenaustauschserver des ASE.
Auftraggeber (einschl. externe Bauüberwachung) erfasst vertragliche Abweichungen Die Nachtragsleistungen werden vom AG in ein Nachtrags-LV in iTWO angelegt. Leistungsbereiche und AKVS-Zuordnung sind im Nachtrags-LV einzufügen. Der AG übergibt das Nachtrags-LV dem AN digital als X83-Datei sowie als pdf-Datei. Vom AN werden die Nachtrags-LVs als X84-Datei digital eingereicht. Zusätzlich sind diese unterschrieben vom AN in Papierform an den AG zu übergeben.
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Auftragnehmer erfasst vertragliche Abweichungen Vom AN erstellte Nachtrags-Angebote sind als X84-Datei dem AG digital zu übergeben. Zusätzlich sind Nachtrags-Angebote unterschrieben in Papierform zu übergeben.
4 Abkürzungen
DV Datenverarbeitung AKVS Anweisung zur Kostenermittlung und zur Veranschlagung von Straßenbaumaßnahmen TLK_Str Teilleistungskatalog des ASE – Standardisierte Leistungen für Straßenbaumaßnahmen der Stadt Frankfurt am Main (in Teilen auch für Brückenbaumaßnahmen anzuwenden) LV Leistungsverzeichnis NT Nachtrag DA Datenart X81 oder DA81 Leistungsverzeichnisübergabe X82 oder DA82 Kosten(vor)anschlagsübergabe X83 oder DA83 Angebotsaufforderung (auch bei Nachträgen) X84 oder DA84 Angebotsabgabe (auch bei Nachtragsangeboten) X85 oder DA85 Nebenangebote X86 oder DA86 Zuschlag/Auftragserteilung (Auftrags-Leistungsverzeichnis)
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