01_Verfahrensleitfaden inkl. Bewerbungsbedingungen.pdf

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Verfahrensleitfaden

Auftraggeber: PLZ / Ort: 93049 Regensburg Stadt Pottenstein Datum: 13.08.2026 Forchheimer Str. 1 91278 Pottenstein Telefon: +49 (941) 29734 – 10

Inhaltsverzeichnis

VERGABEUNTERLAGEN ............................................................................................................................ 2 ÜBERSICHT ZUM VERFAHRENSGEGENSTAND .......................................................................................... 3 VERFAHRENSABLAUF ............................................................................................................................... 5 BEWERBUNGS- UND ANGEBOTSBEDINGUNGEN ..................................................................................... 7 INFORMATIONEN NACH § 11 ABS. 3 VGV .............................................................................................. 11 ALLGEMEINE HINWEISE ZUR VERGABEPLATTFORM .............................................................................. 13 INFORMATIONEN DATENSCHUTZ .......................................................................................................... 16

Anmerkung: Aus Gründen der Leserlichkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern die männliche Form verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten jedoch gleichermaßen für alle Geschlechter. In 2-stufigen Verfahren wird im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs (Stufe 1) von Bewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften gesprochen. Nach Aufforderung zur Angebotsabgabe (Stufe 2) werden diese dann als Bieter- bzw. Bietergemeinschaften bezeichnet. Die Betitelung Arbeitsgemeinschaft (ARGE) umfasst sowohl Bewerber- als auch Bietergemeinschaften. Die Begrifflichkeiten Nachunternehmer, Unterauftragnehmer und Subunternehmer werden synonym verwendet.

Die von Ihnen erbetenen personenbezogenen Angaben werden im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert. Ihre Angaben sind Voraussetzung für die Wertung Ihrer Bewerbung.

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Vergabeunterlagen

VERGABEUNTERLAGEN

A) Die beim Bewerber verbleiben und im Vergabeverfahren zu beachten sind: Verfahrensleitfaden inkl. Bewerbungsbedingungen Matrix Stufe 1 – Eignungs- und Auswahlkriterien Matrix Stufe 2 - Zuschlagskriterien Aufgabenbeschreibung sonstige Unterlagen / Pläne Entwurf Honorarangebot (erst nach gesonderter Aufforderung in Stufe 2 auszufüllen)

B) Die beim Bewerber verbleiben und Vertragsbestandteil werden: Vertragsunterlagen (Vertrag samt Anlagen)

C) Die, soweit erforderlich, ausgefüllt mit dem Teilnahmeantrag einzureichen sind: Teilnahmeantrag inkl. Bewerbungsbogen (Eigenerklärung) Anlage 1-1: Erklärung der Bewerber- / Bieter-/ Arbeitsgemeinschaft (von allen Mitgliedern der ARGE ausgefüllte Erklärung) Anlage 1-2: Verzeichnis anderer Unternehmen (Unterauftragnehmer) (Eigenerklärung) Anlage 1-3: Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Eignungsleihe) (vom verpflichteten Unternehmen ausgefüllte Erklärung) Anlage 2: Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (als Eigenerklärung bzw. Erklärung anderer Unternehmen) Anlage 3: Projektdaten Referenzen (einzureichen als Excel-Datei) (Eigenerklärung) Anlage 4: Eigenerklärung EU-Sanktionen gegen Russland

D) Unterlagen (Nachweise, Angaben, Unterlagen) die eigenständig mit dem Teilnahmeantrag einzureichen sind: Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (als Anlage 5 zum Bewerberbogen) Nachweis Berechtigung zur Erstellung des Standsicherheitsnachweises gem. Art. 62a BayBO, Nachweis gem. Art. 62 Abs. 3 BayBO Nachweis Bauvorlageberechtigung (nach Art. 61 Abs. 2 BayBO)

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Übersicht zum Verfahrensgegenstand

ÜBERSICHT ZUM VERFAHRENSGEGENSTAND

Projekt:

Die Stadt Pottenstein plant die Sanierung der Hauptverkehrsstraße „Bayreuther Berg“ in Pottenstein (Gemarkung Pottenstein, Teilbereich der Flurnr. 1191). Die Straße beginnt in der „Talzone“ von Pottenstein bei der Kreuzung mit den Straßen Fischergasse, Hollergasse und Franz-Wittmann-Gasse und endet in der „Hochzone“ von Pottenstein bei der Abzweigung der Jugendherbergstraße. Die Länge beträgt 452 m. Zu Beginn beträgt die Höhe 367m und zum Ende 423m, bei einer Höhendifferenz von 56m und einer durchschnittlichen Steigung von 12,4%. Außerdem wird die alte Friedhofsmauer zurückgebaut. Es soll nicht in zwei Objekte aufgeteilt werden.

Auftraggeber:

Stadt Pottenstein Forchheimer Str. 1 91278 Pottenstein

Auftragsgegenstand:

Vergeben werden folgenden Leistungsbilder gemäß HOAI 2021:

• Objektplanung Verkehrsanlagen (§ 47 Abs. 1 S. 2 HOAI, Teil 3 Abschnitt 4)
• Tragwerksplanung (§ 51 Abs. 1 HOAI, Teil 4 Abschnitt 1)
• Geotechnik (Anlage 1.3 HOAI)
• Ingenieurvermessung (Anlage 1.4 HOAI)
• Landschaftspflegerischer Begleitplan (§ 26 Abs. 1 HOAI, Teil 2 Abschnitt 2, sofern erforderlich)
• Besondere Leistungen:
• Mitwirkung im Zuwendungsverfahren (Antrag, Nachförderungsantrag, Baustandsberichte, Verwendungsnachweis

Leistungsphasen:

• Objektplanung Verkehrsanlagen: 1-9
• Tragwerksplanung: 1-6
• Geotechnik:
• Ingenieurvermessung:
• Landschaftspflegerischer Begleitplan

Die umfassende Aufgabenstellung ist der Aufgabenbeschreibung in den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Verfahrensart:

Ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gem. § 17 VgV wird durchgeführt. Hierbei handelt es sich um ein zweistufiges Verfahren, bestehend aus Teilnahmewettbewerb sowie Angebotsphase mit Verhandlungen nach gesonderter Aufforderung.

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Übersicht zum Verfahrensgegenstand

Vorgesehene Anzahl von Bewerbern, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen:

Gemäß Bekanntmachung: 3-5 Bieter

Art der Bewerber:

Einzelbewerbungen sowie Arbeitsgemeinschaften sind zugelassen. Bei Arbeitsgemeinschaften ist eine gesamtschuldnerische Haftung notwendig, ein bevollmächtigter Vertreter ist zu benennen.

Losweise Vergabe:

Eine losweise Vergabe findet nicht statt.

Nebenangebote:

Nebenangebote sind nicht zugelassen. Sollten mehrere Angebote (z.B. aufgrund technischer Schwierigkeiten) eingereicht werden, so wird ausschließlich das aktuellste Angebot berücksichtigt.

Zuständige Vergabekammer:

Regierung von Mittelfranken - Vergabekammer Nordbayern, Promenade 27, 91522 Ansbach

Kostenerstattung:

Eine Erstattung etwaiger Kosten für die Erstellung des Teilnahmeantrags oder des Angebots findet nicht statt.

Bindefrist für das Angebot:

2 Monate ab dem Schlusstermin für den Eingang des Angebots.

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Verfahrensablauf

VERFAHRENSABLAUF

Das Vergabeverfahren ist in 2 Stufen gegliedert: • Stufe 1: Teilnahmewettbewerb und • Stufe 2: Angebotsphase mit Verhandlungsgesprächen.

1. Teilnahmewettbewerb:

Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs können alle interessierten Unternehmen einen Teilnahmeantrag abgeben.

Die Auswahl der Teilnehmer erfolgt nach formaler Prüfung der Vollständigkeit der in den Vergabeunterlagen geforderten Erklärungen und Nachweise, auf der Grundlage der einheitlichen Bewertungsmatrix (Matrix Stufe 1). Die maximal mögliche Gesamtpunktzahl beträgt 550 Punkte. Die Bewerber mit der höchsten Bewertung werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Bei Punktgleichheit und wenn es dem Auftraggeber objektiv nachvollziehbar nicht möglich ist, den Bewerberkreis anhand der festgelegten Kriterien auf das vorgesehene Maß zu begrenzen, wird die Auswahl unter den verbleibenden Bewerbern durch Losentscheid gem. § 75 Abs. 6 VgV getroffen. Die Auswahl der Bewerber in der Mindest- und der Höchstzahl erfolgt anhand der erreichten Zahlen im Rahmen der Auswertung. Sofern hier ein deutlicher Punktabstand erreicht wird, behält sich die Vergabestelle vor, eine geringere Anzahl als die angegebene Höchstzahl zur Erarbeitung eines Angebotskonzeptes aufzufordern.

Es können auch Referenzen angegeben werden, die die in der Matrix Stufe 1 genannten Grenzen nicht erreichen. Jedoch werden diese Referenzen sodann geringer gewichtet.

Die im Teilnahmewettbewerb konkret geforderten Unterlagen und Informationen sind der Bekanntmachung, dem Teilnahmeantrag_Bewerbungsbogen sowie der Matrix Stufe 1 – Eignungs- und Auswahlkriterien zu entnehmen.

2. Angebotsphase mit Verhandlungsgesprächen:

Die zum weiteren Verfahren zugelassenen Bewerber (nun Bieter genannt) werden aufgefordert, ihre Angebote auf Basis der Zuschlagskriterien in den Vergabeunterlagen einzureichen und zu Verhandlungsgesprächen eingeladen, in denen auch die Präsentation der Erläuterungen zu den Zuschlagskriterien erfolgt. Bei Vorbehalt des Zuschlags auf das Erstangebot entfällt die Aufforderung zu Verhandlungsgesprächen. Dies wird im Aufforderungsschreiben jedoch explizit mitgeteilt. Mit Angebotsabgabe erklärt sich der Bieter mit den zur Verfügung gestellten Vertragsbedingungen einverstanden, sofern nicht mit dem Erstangebot ein expliziter Verhandlungsbedarf (sofern Verhandlungsgespräche vorgesehen sind) angemeldet wurde. Das Angebot besteht aus dem ausgefüllten Honorarangebot sowie einer eigenständigen Darstellung zu den benannten Zuschlagskriterien. Im Rahmen des Verhandlungsgespräches sind die mit dem Angebot eingereichten Präsentationen darzustellen. Im Verhandlungsgespräch stellen die Bieter/ -gemeinschaften ihr/e Büro/Büros sowie am Verfahren beteiligte Personen (insbesondere Projektleiterin, Bauleiterin) persönlich vor und geben Auskunft über ihre Herangehensweise an das Projekt für den Fall der Auftragserteilung. Im Anschluss werden die Bieter aufgefordert, finale Angebote auf Basis der Erkenntnisse des Verhandlungsgespräches abzugeben. Die finalen Angebote (bestehend aus Honorarangebot und Erläuterungen zu den Zuschlagskriterien) werden auf Basis der Wertungsmatrix Stufe 2 – Zuschlagskriterien bewertet. Der Bieter mit der höchsten

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Verfahrensablauf

Punktzahl erhält den Zuschlag. Sollte Punktgleichstand herrschen, erhält der Bieter den Zuschlag, der den niedrigeren Angebotspreis hat. Sofern auch hier keine Differenzierung möglich ist, entscheidet das Los.

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Bewerbungs- und Angebotsbedingungen

BEWERBUNGS- UND ANGEBOTSBEDINGUNGEN

1. Mitteilung von Unklarheiten in den Teilnahme- oder Angebotsunterlagen

Enthalten die Teilnahme- oder Angebotsunterlagen nach Auffassung des Bewerbers / Bieters Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler, so hat er unverzüglich, spätestens jedoch zum Einreichungstermin die Vergabestelle vor dem Einreichungstermin in Textform darauf hinzuweisen.

2. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen

Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Bewerber / Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bewerber / Bieter wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.

3. Teilnahmeantrag / Angebot

3.1 Der Teilnahmeantrag / das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Anträge / Angebote in anderer Sprache werden ausgeschlossen. 3.2 Der Aussteller muss erkennbar sein. Der Unternehmen, welches den Teilnahmeantrag / das Angebot auf die Plattform hochlädt, ist der Aussteller. Von dem Aussteller sind daher keine Unterschriften erforderlich. 3.3 Für den Teilnahmeantrag / das Angebot sind die von der Vergabestelle vorgegebenen Unterlagen zu verwenden. Hierbei sind ausschließlich die aktuellen Unterlagen zulässig. Sofern Anpassungen in laufender Frist erfolgen, findet eine entsprechende Benachrichtigung statt. Der Teilnahmeantrag / das Angebot muss die aktuellen Vergabeunterlagen verwenden. 3.4 Der Teilnahmeantrag / das Angebot besteht aus dem ggf. durch auftragsspezifische Erklärungen ergänzten Teilnahmeantrag samt geforderten Anlagen bzw. dem nach gesonderter Aufforderung einzureichenden Angebot samt Anlagen. Alle Unterlagen sind als Anlage(n) in Textform gemeinsam mit dem Teilnahmeantrag auf die Vergabeplattform (www.DTVP.de) hochzuladen und werden Bestandteil des Teilnahmeantrags. Gleiches gilt für das spätere Angebot. Fehlerhafte Angaben im Rahmen des Teilnahmeantrags / des Angebots gehen zu Lasten des Bewerbers. Für die Referenzwertung ist ausschließlich die zur Verfügung gestellte Excel-Datei entscheidend. Fehlende oder fehlerhafte Angaben in dieser Datei können nicht durch anderweitige Anlagen behoben / geheilt werden. 3.5 Alternativ zum Teilnahmeantrag ist die Abgabe einer entsprechend ausgefüllten Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) zulässig. Die projektspezifischen Anforderungen zur Auswertung des Teilnahmeantrags müssen hieraus jedoch erkennbar sein, um gewertet werden zu können. 3.6 Der Teilnahmeantrag / das Angebot ist in der von der Vergabestelle angegebenen Teilnahmefrist bzw. Angebotsfrist einzureichen. Ein nicht form- oder fristgerecht eingereichter Teilnahmeantrag / eingereichtes Angebot wird ausgeschlossen. Zudem muss der Teilnahmeantrag / das Angebot über das Bietertool oder die webbasierte Angebotsabgabe im richtigen Projektraum hochgeladen werden. Anderweitige Übermittlungen sind nicht zulässig und führen zum Ausschluss. 3.7 Die elektronische Übermittlung des Teilnahmeantrags / des Angebots muss vor Ablauf der Teilnahme-/Angebotsfrist abgeschlossen sein. Allein der Beginn des Uploads innerhalb der Frist ist nicht ausreichend. 3.8 Angaben und Nachweise, die von der Vergabestelle nach Ablauf der Teilnahmefrist / Angebotsfrist verlangt werden, sind zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt über die Vergabeplattform einzureichen. Werden die Angaben und Nachweise nicht vollständig fristgerecht vorgelegt, wird der Teilnahmeantrag / das Angebot ausgeschlossen.

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Bewerbungs- und Angebotsbedingungen

Eine Nachforderung der Excel-Tabelle zu den Referenzangaben ("Anlage 3 Bewerbungsbogen_Projektdaten Referenzen") ist ausgeschlossen. 3.9 Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen. Sollten bei der Vergabestelle Zweifel an der Übersetzung bestehen, hat der Bewerber / Bieter auf Nachfrage der Vergabestelle eine beglaubigte Übersetzung vorzulegen; legt der Bewerber / Bieter die beglaubigte Übersetzung nicht innerhalb der von der Vergabestelle gesetzten Frist vor, wird der Teilnahmeantrag / das Angebot ausgeschlossen. 3.10 Mehrfachbewerbungen natürlicher oder juristischer Personen oder von Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft (ARGE) führen zum Ausschluss aller Beteiligten 3.11 Koppelungsnachlässe bzw. Kombinationsrabatte für den Fall der Zuschlagserteilung in einem anderweitigen Vergabeverfahren mit demselben Auftraggeber werden bei der Wertung der Angebote nicht berücksichtigt.

4. Bewerbergemeinschaften

4.1 Bewerbergemeinschaften (ARGE) haben mit dem Teilnahmeantrag direkt eine Verpflichtungserklärung der Bewerbergemeinschaft aller Mitglieder abzugeben, dass sie eine ARGE bilden wollen und im Auftragsfall gesamtschuldnerisch haften mit bevollmächtigtem Vertreter. Der bevollmächtigte Vertreter ist zu benennen (Formular „Erklärung Bewerber-/ Bieter-/ Arbeitsgemeinschaft“). 4.2 Jedes ARGE-Mitglied muss das Formular „Nichtvorliegen von Ausschlussgründen“ ausfüllen. Auch dieses ist zum Zeitpunkt des Teilnahmeantrags einzureichen. Das Unternehmen, welches den Teilnahmeantrag / das Angebot auf die Plattform hochlädt, ist der Aussteller und somit das federführende ARGE-Mitglied. Von dem federführenden ARGE-Mitglied sind daher keine Unterschriften auf der Erklärung erforderlich. ARGE-Partner hingegen müssen die Erklärung zum „Nichtvorliegen von Ausschlussgründen“ unterschreiben (in gescannter Form ausreichend.) 4.3 Es ist rechtliche Identität zwischen Bewerber und späterem Vertragspartner erforderlich. Im Verfahren tritt mit der Bewerbung [Teilnahmeantrag/Bewerbungsbogen] grundsätzlich Bindung hinsichtlich der Zusammensetzung einer ARGE und/oder benannter Unterauftragnehmer ein; Änderungen setzen eine Zustimmung der Vergabestelle voraus, die von einer weiteren Eignungsprüfung abhängig gemacht werden kann; ein Anspruch darauf besteht nicht. 4.4 Bei einer ARGE sind die geforderten Unterlagen für alle Mitglieder vorzulegen, deren vorgesehener Leistungsbereich von der jeweiligen Anforderung betroffen ist; die Aufteilung der Leistungsbereiche ist anzugeben. 4.4 Bei Bewerbergemeinschaften muss dennoch nicht jedes einzelne Mitglied, die in der Bekanntmachung angegebene Anzahl an Referenzen für alle Kriterien abgeben. Es werden in der Wertung gem. Matrix im Regelfall nur insgesamt die in der Bekanntmachung angegebene Anzahl an Referenzen pro Kriterium berücksichtigt.

5. Kapazitäten anderer Unternehmen (Unteraufträge / Eignungsleihe)

5.1 Beabsichtigt der Bewerber Teile der Leistung von anderen Unternehmen ausführen zu lassen (Unterauftragnehmer) oder sich bei der Erfüllung eines Auftrages der Fähigkeiten anderer Unternehmen im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen zu bedienen (Eignungsleihe), so müssen im Bewerberbogen entsprechende Angaben eingetragen werden. 5.2 Wenn ein Bewerber oder Bieter die Vergabe eines Teils des Auftrags an einen Dritten im Wege der Unterauftragsvergabe beabsichtigt und sich damit zugleich im Hinblick auf seine wirtschaftliche und finanzielle und/oder technische und berufliche Leistungsfähigkeit (gemäß den §§ 45 und 46 VgV) auf die Kapazitäten dieses Dritten (= Eignungsleihe) beruft, sind die entsprechenden Anteile im Teilnahmeantrag darzustellen.

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Bewerbungs- und Angebotsbedingungen

5.3 Im Falle einer Eignungsleihe muss mit dem Teilnahmeantrag nachgewiesen werden, dass dem Bewerber die Leistungsfähigkeit des Dritten tatsächlich zur Verfügung steht. Dies erfolgt durch eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Dritten. Zudem sind in diesem Fall auch für den Dritten alle erforderlichen Erklärungen und Nachweise mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen, die ansonsten für den Bewerber gelten. 5.4 Für den Fall der Eignungsleihe in wirtschaftlicher und finanzieller Hinsicht ist eine Erklärung zur gemeinsamen Haftung für die Auftragsausführung notwendig. 5.5 Eine Eignungsleihe in Bezug auf die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- und Befähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche Erfahrung ist nur zulässig, wenn das eignungsleihende Unternehmen auch die Leistungen erbringt, für die diese Kapazitäten benötigt werden, § 47 Abs. 1 S. 2 VgV. 5.6 Referenzen von Dritten müssen in der Excel-Übersicht zu Referenzen klar als Referenz des Dritten erkennbar sein, als Auftragnehmer der Referenz ist das dritte Unternehmen anzugeben. 5.7 Jeder zur Eignung herangezogene Unterauftragnehmer muss das Formular „Nichtvorliegen von Ausschlussgründen“ ausfüllen und unterschreiben (in gescannter Form ausreichend) und ggf. notwendige Nachweise mit dem Teilnahmeantrag erbringen. 5.8 Möchte ein Bewerber – auch als Mitglied einer ARGE – die Leistungsfähigkeit eines Dritten (Eignungsleihe) in Anspruch nehmen, muss er nachweisen, dass ihm diese tatsächlich zur Verfügung steht. Dies erfolgt durch eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Dritten. In diesem Fall sind zudem für den Dritten alle Erklärungen und Nachweise vorzulegen, die auch für den Bewerber erforderlich sind. Die entsprechenden Erklärungen sind vom Unterauftragnehmer zu unterschreiben; eine gescannte Unterschrift ist ausreichend. 5.9 Der Bewerber hat auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Fähigkeiten (Mittel, Kapazitäten) der anderen Unternehmen zur Verfügung stehen und diese Unternehmen geeignet sind. Er hat auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt den Namen, den gesetzlichen Vertreter sowie die Kontaktdaten dieser Unternehmen anzugeben und entsprechende Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen vorzulegen. (bei reiner Unterauftragsvergabe ohne Eignungsleihe) 5.10 Der Bewerber hat andere Unternehmen, bei denen Ausschlussgründe vorliegen oder die das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllen, innerhalb einer von der Vergabestelle gesetzten Frist zu ersetzten. 5.11 Auch Freie Mitarbeiter sowie verbundene Unternehmen (Mutter-/Tochter-/Schwesterunternehmen o.ä.) sind als eigenständige natürliche oder juristische Person als drittes Unternehmen anzusehen. Bei Einsatz müssen entsprechende Erklärungen zu Unterauftragnehmern abgegeben werden.

6. Eignung

6.1 Bewerber haben den Bewerberbogen bzw. die Eigenerklärung, ggf. ergänzt durch geforderte auftragsspezifische Erklärungen, vorzulegen; bei Bewerbergemeinschaften gilt dies für alle Mitglieder. Bei Einsatz von anderen Unternehmen ist deren Eignung auf Verlangen der Vergabestelle in gleicher Weise nachzuweisen. 6.2 Bewerber/Bewerbergemeinschaften, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen, haben die Eigenerklärungen (auch die der benannten anderen Unternehmen) auf gesondertes Verlangen durch Vorlage der im Bewerberbogen genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen in der von der Vergabestelle geforderten Frist zu belegen. 6.3 Persönliche Referenzen der Mitarbeiter können dem Bewerber nur dann zugerechnet werden, wenn das bearbeitende Projektteam das Unternehmen gewechselt hat. Dies ist unaufgefordert vom Bewerber bereits mit dem Teilnahmeantrag darzulegen.

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Bewerbungs- und Angebotsbedingungen

7. Eigenerklärung Bezug Russland

Mit dem Teilnahmeantrag ist die Eigenerklärung Bezug Russland abzugeben.

8. Kommunikation

8.1 Anfragen, Nachfragen etc. sind ausschließlich nach der Registrierung über die Vergabeplattform zu stellen. Mündliche Auskünfte werden nicht erteilt. Bei technischen Schwierigkeiten ist zudem der Support der Vergabeplattform (Cosinex) zu kontaktieren. 8.2 Eine Registrierung ist für den Download der Unterlagen nicht erforderlich. Es wird jedoch eine Registrierung auf der Vergabeplattform empfohlen. Sollten Fragen zu den Vergabeunterlagen gestellt werden, so werden die Antworten hierauf in die Plattform eingestellt werden. Im Falle einer Registrierung bekommt der Bewerber/Bieter eine Mitteilung hierüber, auch wenn Unterlagen geändert werden sollten. Ohne diese freiwillige Registrierung ist der Bewerber/Bieter selbst dafür verantwortlich, sich zu informieren, ob es Änderungen oder Antworten gibt. 8.3 Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über das Deutsche Vergabeportal (DTVP), um sicherzustellen, dass Bewerber/Bieter (nach Registrierung) und Vergabestelle über empfangene Nachrichten auch eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten. 8.4 Fragen sind so rechtzeitig (spätestens jedoch 9 Kalendertage vor Fristablauf) zu stellen, sodass dem Auftraggeber unter Berücksichtigung interner Abstimmungsprozesse eine Beantwortung spätestens 6 Tage vor Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe bzw. zur Einreichung der Teilnahmeanträge möglich ist. Der Auftraggeber behält sich vor, nicht rechtzeitig gestellte Fragen gar nicht oder innerhalb von weniger als 6 Tagen vor Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe bzw. zur Einreichung der Teilnahmeanträge zu beantworten (ggf. ohne Fristverlängerung).

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Informationen nach § 11 Abs. 3 VgV

INFORMATIONEN NACH § 11 ABS. 3 VGV

Die nachfolgenden Hinweise gelten sowohl für die Teilnahmeanträge als auch die Angebote Das Vergabeverfahren wird elektronisch in der webbasierten E-Vergabeplattform DTVP durchgeführt und ist unter folgender URL im Internet erreichbar: https://www.dtvp.de/. Die elektronische Teilnahme an Vergabeverfahren sowie die Registrierung für die E-Vergabeplattform sind für Bieter vollständig kostenfrei. Die von der Vergabestelle übermittelten Informationen werden entweder direkt in der bzw. über die Oberfläche der E-Vergabeplattform bzw. dem virtuellen Projektraum zum Vergabeverfahren (z.B. Bekanntmachungen, Kommunikationsnachrichten) oder innerhalb der Plattform bzw. virtuellen Projekträume als Datei-Downloads bereitgestellt (Vergabeunterlagen oder Anhänge zu Kommunikationsnachrichten). Die verwendeten Dateitypen und Dateiformate werden durch das Vergabeverfahren bzw. die Vergabestelle vorgegeben und können je nach Ausschreibungsgegenstand abweichen (z.B. GAEB-Dateien im Bereich von Bauleistungen). Zur Nutzung der E-Vergabeplattform bis zur Abgabe elektronischer Teilnahmeanträge und Angebote sind lediglich ein aktueller Internet-Browser sowie ein Internetzugang erforderlich. Hierbei werden ausschließlich standardkonforme HTML- und Javascript-Technologien und keinerlei Add-Ons/Plugins oder sonstige ggf. (sicherheits-)kritische Technologien verwendet. Aktuell sind folgende Internet-Browser zur Nutzung freigegeben: • Microsoft Edge in der jeweils aktuellen Version • Mozilla Firefox in der jeweils aktuellen Version • Google Chrome in der jeweils aktuellen Version • Apple Safari in der jeweils aktuellen Version Für die Abgabe elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird innerhalb der E-Vergabeplattform ein kostenfreies Bietertool oder wahlweise die Möglichkeit einer webbasierten Angebotsabgabe bereitgestellt. Das Bietertool ist eine Desktop-Anwendung, welche auf Ihrem Computer installiert werden muss. Die Dateien zur Installation des Bietertools werden im Projektraum des Vergabeverfahrens für das entsprechende Betriebssystem zum Download angeboten. Installationsroutinen stehen für Linux-, Mac-OS- und Windows- Betriebssysteme (64 und 32 Bit) zur Verfügung. In der Regel sind für die Installation keine administrativen Rechte erforderlich. Das Bietertool ist zudem ein „Multi-Plattform-Bieter-Client“, sodass mit einer Installation des Bietertools an Vergabeverfahren auf allen E-Vergabeplattformen auf Basis der cosinex Technologie Vergabemarktplatz teilgenommen werden kann. Die Informationen über die eigentlichen Vergabeverfahren werden über so genannte Projektdateien in das Bietertool übermittelt. Sie laden die Projektdateien (Dateiendung: cbx) aus dem entsprechenden Projektraum herunter und führen diese aus, wodurch das Bietertool gestartet wird und die entsprechenden Informationen zum Vergabeverfahren von der Vergabeplattform heruntergeladen werden. Die Verschlüsselung der elektronischen Angebote und Teilnahmeanträge erfolgt lokalen auf dem Rechner des Bieters und wird bis zum Beginn der Öffnung aufrechterhalten (Ende-zu-Ende- Verschlüsselung). Für die elektronische Angebotsabgabe werden die elektronische Textform (§ 126b BGB) sowie unterschiedliche Signaturniveaus technisch unterstützt. Die zugelassene Form der Angebotsabgabe bzw. das zulässige Signaturniveau (qualifizierte elektronische und/oder fortgeschrittene elektronische Signatur und/oder Textform nach § 126b BGB) für das konkrete Vergabeverfahren entnehmen Sie bitte den Vorgaben der Vergabestelle in der Bekanntmachung bzw. den Vergabeunterlagen im Vergabeverfahren. Im Fall der elektronischen Textform genügt im Regelfall die Angabe Ihres Vor- und Nachnamens, empfohlen werden zudem Angaben zum Unternehmen (Kontaktinformationen) für das Sie das Angebot abgeben. Der vollständige Eingang übermittelter elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird mit einem elektronischen Zeitstempel dokumentiert.

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Informationen nach § 11 Abs. 3 VgV

Wahlweise steht auch eine webbasierte Angebotsabgabe zur Verfügung. Mit dieser können Angebote in Textform (nach §126b BGB) abgegeben werden. Die Verfahrensdaten werden automatisch bei Aufruf aus dem Projektraum in die webbasierte Angebotsabgabe geladen. Die Verschlüsselung erfolgt in dieser Variante auf dem Server der webbasierten Angebotsabgabe und wird – wie im Fall der Angebotsabgabe über das Bietertool – bis zum Beginn der Angebotsöffnung sichergestellt. Weitere Erläuterungen zur Verschlüsselung Ihrer Angebote. Elektronischen Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen werden mit Hilfe hybrider Verfahren verschlüsselt an einen technisch getrennten Angebotsserver übertragen. Nach dem Abschluss der Übermittlung erhält der Bieter bzw. Bewerber eine Zusammenfassung und Protokollierung der Abgabe inkl. Zeitpunkt des vollständigen Zugangs auf dem Angebotsserver. Der Angebotsserver sorgt für eine sichere Aufbewahrung der verschlüsselten Angebote / Teilnahmeanträge bis zur Öffnung durch die Vergabestelle. Er übernimmt die Registrierung und Bereitstellung der elektronischen Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen gegenüber der Vergabeplattform. Erst mit Ablauf der entsprechenden Frist und nach einem erfolgreichen 4-Augen-Login durch zwei berechtigte Nutzer der Vergabestelle innerhalb der Vergabeplattform, werden die verschlüsselten elektronischen Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen mit den korrespondierenden Schlüsseln zusammengebracht, entschlüsselt und zur weiteren Auswertung für die Vergabestelle bereitgestellt.

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Allgemeine Hinweise zur Vergabeplattform

ALLGEMEINE HINWEISE ZUR VERGABEPLATTFORM

Die nachfolgenden Hinweise gelten sowohl für die Teilnahmeanträge als auch die Angebote

Die Einreichung der Teilnahmeanträge/Angebote muss über das Bietertool oder die webbasierte Angebotsabgabe erfolgen! Jede anderweitige Einreichung (schriftlich, per E-Mail oder über die Schaltfläche „Kommunikation“ im DTVP) führt zum zwingenden Ausschluss vom Verfahren!

Bitte prüfen Sie immer, ob Sie sich im richtigen Projektraum befinden. Bei zweistufigen Vergabeverfahren werden die Projekträume entsprechend bezeichnet.

Das Bietertool kann nur dann ordnungsgemäß bedient werden, wenn das Verfahren noch nicht abgeschlossen ist. Wenn Sie das Bietertool oder die webbasierte Angebotsabgabe nicht öffnen können, befinden Sie sich möglicherweise in einem bereits abgeschlossenen Projektraum. Die Projekte sind miteinander verknüpft und können problemlos gewechselt werden.

Wenn Sie in zweistufigen Verfahren zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, erhalten Sie eine Freischaltungsaufforderung für den entsprechenden Projektraum über DTVP. Sie müssen den Projektraum zwingend freischalten, um auf die Kommunikation zugreifen zu können und ein Angebot abgeben zu können.

Ebenso erhalten Sie für die Abgabe finaler Angebote (Verhandlungsverfahren) einen gesonderten Freischaltungsauftrag.

FAQs zur Vergabeplattform:

1. Ist eine Registrierung erforderlich, um einen Teilnahmeantrag und ein Angebot abgeben zu können?

Ja. Die Ausschreibungsunterlagen können von jedem Interessenten ohne Registrierung heruntergeladen werden. Eine Teilnahme am Vergabeverfahren selbst ist jedoch nur mit Registrierung möglich. Die Registrierung ist kostenlos.

Es empfiehlt sich jedoch die Registrierung von Anfang an, da Sie in diesem Fall automatisch über etwaige Kommunikation im Projektraum per E-Mail informiert werden.

2. Wie stelle ich Fragen zum Vergabeverfahren?

Jegliche Kommunikation zum Vergabeverfahren darf nur elektronisch über die Vergabeplattform erfolgen. Eine Kommunikation per E-Mail ist nicht zulässig.

Wenn Sie sich im Projektraum befinden, erhalten Sie über die Schaltfläche „Kommunikation“ Zugriff auf den Kommunikationsraum. Hier können Sie die eingehenden Nachrichten einsehen und selbst Nachrichten verschicken.

3. An wen kann ich mich bei technischen Problemen wenden?

Bei technischen Problemen kontaktieren Sie uns bitte (hier ist die telefonische Kontaktaufnahme zulässig)! Alternativ können Sie sich auch direkt an das Service- und Support-Center des Plattformbetreibers cosinex wenden: https://support.cosinex.de/unternehmen/

4. In welcher Form kann ich einen Teilnahmeantrag/ein Angebot abgeben?

Die Einreichung ist nur in elektronischer Form über das Bietertool oder die webbasierte Angebotsabgabe des DTVP möglich! Hierfür ist Textform ausreichend, soweit nichts anderes festgelegt ist.

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Allgemeine Hinweise zur Vergabeplattform

Die Einreichung darf ausschließlich über das Bietertool oder die webbasierte Angebotsabgabe erfolgen! Jegliche andere Art der Einreichung führt zum Ausschluss!

Sollte aus technischen Gründen der Upload nicht möglich sein, so teilen Sie uns dies bitte rechtzeitig mit!

Der Teilnahmeantrag / das Angebot ist über das Bietertool oder die webbasierte Angebotsabgabe abzugeben. Alle geforderten Unterlagen sind hierüber hochzuladen.

Das Bietertool oder die webbasierte Angebotsabgabe finden Sie unter der Schaltfläche „Teilnahmeanträge“ bzw. „Angebote“.

Bitte senden Sie Ihren Teilnahmeantrag / Ihr Angebot nicht über den Kommunikationsbereich!

Teilnahmeanträge / Angebote, die per Mail oder im Kommunikationsbereich abgegeben werden, müssen vom Verfahren ausgeschlossen werden!

5. Gibt es eine konkrete Anleitung für die Verwendung des DTVP?

Ein Anleitungsvideo und sonstige Hinweise finden Sie unter: https://support.cosinex.de/unternehmen/

Das Bietertool oder die webbasierte Angebotsabgabe kann über den Projektraum unter dem Menüpunkt „Teilnahmeantrag“ bzw. „Angebote“ aufgerufen werden.

Starten Sie in diesem Bereich dann das Bietertool oder die webbasierte Angebotsabgabe und laden Sie alle für den Teilnahmeantrag / das Angebot notwendigen Dokumente vollständig hoch. Sie können einzelne Dokumente auch im Bietertool oder der webbasierten Angebotsabgabe bearbeiten und Anlagen, Erklärungen etc. hochladen. Bitte beachten Sie, dass die maximale angegebene Dateigröße nicht überschritten wird.

Das Bietertool oder die webbasierte Angebotsabgabe führt Sie „Schritt für Schritt“ durch den Abgabeprozess. Dabei ist es lediglich notwendig, sich anhand der linksseitig platzierten Menüleiste von oben nach unten vorzuarbeiten. Sie können die Unterlagen entweder direkt im Bietertool oder der webbasierten Angebotsabgabe ausfüllen und um weitere Nachweise ergänzen oder Sie können Ihre gesamte Bewerbung / Angebot in gescannter Form als PDF einreichen.

Bei den nach §126b BGB erforderlichen Eingaben handelt es sich um die Angabe der Identität des Erklärenden. Hier ist in der Regel der vollständige Name bzw. bei juristischen Personen neben dem Firmennamen und der Rechtsform auch der Name der Person, die das Angebot einreicht, zu nennen.

6. Kann ich meinen abgegebenen Teilnahmeantrag / mein abgegebenes Angebot zurückziehen?

Ja, dies ist bis zum Ablauf der Abgabefrist möglich.

7. Wie kann ich erkennen, ob mein Teilnahmeantrag / Angebot eingegangen ist?

Im entsprechenden Projektraum können Sie dies unter der entsprechenden Schaltfläche einsehen.

8. Können die abgegebenen Unterlagen bereits vor Ende der Abgabefrist von der Vergabestelle eingesehen werden?

Nein. Die Teilnahmeanträge / Angebote werden verschlüsselt verwahrt und können erst nach Ablauf der Abgabefrist übernommen und geöffnet werden. Es ist somit für die Vergabestelle auch nicht erkennbar, welche Unternehmen bereits Unterlagen abgegeben haben.

9. Ist die rechtzeitige Absendung ausreichend?

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Allgemeine Hinweise zur Vergabeplattform

Nein! Der elektronische Teilnahmeantrag/Angebot muss vollständig vor Ablauf der Abgabefrist eingegangen sein.

Wichtig ist also nicht der Zeitpunkt, an dem die Übermittlung begonnen wird, sondern der Zeitpunkt, an dem der elektronische Teilnahmeantrag/Angebot vollständig eingegangen, d.h. der Upload abgeschlossen ist. Den Zeitbedarf hierfür sollten Sie sorgfältig unter Berücksichtigung der Kapazität Ihres Internetanschlusses sowie der Größe Ihres Teilnahmeantrags/Angebots abschätzen.

Bitte beachten Sie ferner, dass bei etwaigen technischen Komplikationen ebenfalls noch ausreichend Zeit für eine Fehlerbehebung vorhanden sein muss!

Wir raten daher eindringlich davon ab, die Abgabe erst am Tag des Fristablaufes durchzuführen!

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