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Formular Preise und Informationen
Wichtige Hinweise:
Dieses Formblatt dient als Angebot des Bieters. Alle Felder und geforderten Angaben müssen ausgefüllt werden. Es ist nicht ausreichend, dem Angebot Anlagen beizufügen, aus denen die Informationen ersichtlich sind. Dieses Formblatt ist zwingend vom Bieter zu verwenden und mit dem Angebot einzureichen. Sollten einzelne Felder nicht ausreichen, bitte einen Vermerk mit Verweis auf die jeweilige Anlage eintragen und diese entsprechend beschriften und beifügen.
- Informationen:
1.1 Ausschlusskriterien:
Die in der folgenden Tabelle aufgeführten Positionen 1a – 1h sind Ausschlusskriterien. Wird eine Position mit „Nein“ beantwortet, führt dies zum Ausschluss des kompletten Angebotes aus der weiteren Wertung.
| Position | Vom Bieter auszufüllen | |
|---|---|---|
| Information | ||
| 1a | Tagung, Unterbringung und Verpflegung der ca. 270 | ☐ Ja, wird gewährleistet ☐ Nein, kann nicht angeboten werden |
| Teilnehmenden müssen in einem Gebäudekomplex stattfinden, | ||
| um den Klausurcharakter der Tagung sicherzustellen. | ||
| (Punkt 2.1 der Leistungsbeschreibung) | ||
| 1b | ☐ Ja, der nächste Bahnhof befindet sich in maximal 10 km Entfernung Entfernung zum nächsten Bahnhof in km: ☐ Nein, der nächste Bahnhof ist weiter entfernt | |
| Das Hotel / Tagungszentrum darf maximal 10 km vom nächsten | ||
| Bahnhof entfernt sein. | ||
| (Punkt 2.1 der Leistungsbeschreibung) | ||
| 1c | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Das Hotel / Tagungszentrum muss insgesamt barrierefrei sein. | ||
| (Punkt 2.1 der Leistungsbeschreibung) | ||
| 1d | Das Hotel muss mindestens über 3 Sterne verfügen. | ☐ Ja ☐ Nein Hotelklassifizierung (Anzahl der Sterne) ist anzugeben: |
| (Punkt 2.3 der Leistungsbeschreibung) |
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| 1e | Das Hotel / Tagungszentrum muss über eine Kapazität von | ☐ Ja ☐ Nein Menge ggf. zusätzlich zur Verfügung stehender Zimmer: ☐ Ja ☐ Nein |
|---|---|---|
| mindestens 250 Zimmern verfügen. | ||
| Die geforderten 250 Zimmer müssen bis zum fest vorgegebenen | ||
| Termin (siehe Punkt 2.7 Leistungsbeschreibung) für den AG | ||
| reserviert werden. | ||
| (Punkt 2.6 der Leistungsbeschreibung) | ||
| 1f | Wir können Ihnen folgendes zur Verfügung stellen: | ☐ Ja ☐ Nein ☐ Ja ☐ Nein ☐ Ja ☐ Nein ☐ Ja ☐ Nein ☐ Ja ☐ Nein ☐ Ja ☐ Nein |
| (Punkt 2.11 der Leistungsbeschreibung) | ||
| 8 Seminarräume mit je 25-60 Plätzen (parlamentarisch bestuhlt) | ||
| einen Pausenraum (Kaffeepausen) für max. 300 Teilnehmende | ||
| ohne Bestuhlung mit Platz für mindestens 40 Ausstellungstafeln/ | ||
| Rollups | ||
| einen Plenarsaal mit mindestens 300 Plätzen (mindestens 75% | ||
| davon parlamentarisch bestuhlt) | ||
| einen Vorraum/Lobby mit einer Fläche von mind. 130qm für den | ||
| Ausstellermarkt der Geschichtsmesse „Markt der Möglichkeiten“ | ||
| nahe des Plenarsaals (Bereitstellung von max. 40 großen Tischen | ||
| plus je 2 Stühlen für die ausstellenden Institutionen) | ||
| einen zentral gelegenen Raum als Tagungsbüro (mind. 40 qm) | ||
| Konferenztechnik (siehe Leistungsbeschreibung) inklusive | ||
| kostenfreiem Internetzugang via WLAN | ||
| 1g | ☐ Ja ☐ Nein | |
| Die gesamte Veranstaltung muss bis 30 Tage vor dem Stichtag | ||
| kostenfrei storniert werden können, wenn außergewöhnliche | ||
| Umstände wie Epidemie/Pandemie, Naturkatastrophen oder | ||
| Terrorgefahr vorliegen. | ||
| (Punkt 2.8 der Leistungsbeschreibung) |
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| 1h | ☐ Ja ☐ Nein ☐ Ja ☐ Nein | |
|---|---|---|
| Für die gesamte Dauer der Konferenz muss dem AG ein | ||
| konkreter Ansprechpartner mit Kontaktdaten zur Seite gestellt | ||
| werden, der jederzeit erreichbar ist, um organisatorische Fragen | ||
| zu beantworten und kurzfristig auftretende Probleme zu | ||
| beheben. | ||
| Für die Technik (Sound, Aufzeichnungen, Beleuchtung im | ||
| Plenarsaal, komplette Präsentationstechnik in den | ||
| Seminarräumen) muss zudem ein fachlich versierter | ||
| Ansprechpartner für die gesamte Dauer der Konferenz und zu | ||
| allen Programmpunkten anwesend und auch in der Lage sein, | ||
| technische Probleme ggf. umgehend zu lösen. | ||
| (Punkt 2.12 der Leistungsbeschreibung) |
1.2 zusätzliche Informationen:
| Position | Information | |||
|---|---|---|---|---|
| 1i | Bezeichnung, Anschrift und Ansprechpartner vom Hotel / Tagungszentrum | |||
| Luftlinie: | ||||
| 1j | Lage des Hotels / Tagungszentrums – ausgehend von Niederdorla in der Vogtei in Thüringen (geographische Mittelpunkt Deutschlands) Entfernung Luftlinie in km (zu ermitteln über https://www.luftlinie.org/) (Punkt 2.1 der Leistungsbeschreibung) | |||
| Check-in ab: | ||||
| 1k | Unterbringung der Teilnehmer: Ab wann können die Gäste einchecken? (Punkt 2.6 der Leistungsbeschreibung) | |||
| Kostenfreie Parkplätze stehen zur Verfügung ☐ Ja ☐ Nein Anzahl: Konditionen u. Anzahl ggf. zusätzlich verfügbarer Parkplätze: | ||||
| 1l | Es sollten mindestens 20 kostenfreie Parkplätze direkt am Tagungshotel für die Teilnehmer reserviert sein. Ein Parkplatz davon soll für den Mietwagen des AG freigehalten werden. (Punkt 2.2 der Leistungsbeschreibung) | |||
| 1m | Stornogebühren für einzelne Zimmer/Leistungen: Höhe und Fälligkeit der Stornogebühren (Punkt 2.8 der Leistungsbeschreibung) | |||
| 1n | Stornobedingungen für gesamte Veranstaltung/ Abbestellung vor Anreise Höhe und Fälligkeit der Stornogebühren |
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Wichtige Informationen zu den Preisangaben: Alle Positionen sind in netto und brutto anzugeben (Hinweis dazu: Bei der Auswertung werden ausschließlich die netto-Preise ausgewertet. Da es sich bei Pauschalpreisen um sogenannte Mischkalkulationen (7% und 19 % MwSt.) handelt, benötigen wir die Bruttopreise für die Nachvollziehbarkeit der Abrechnung im Anschluss an die Tagung). Es werden hier unterschiedliche Preispauschalen aufgeführt, für die ein Preis anzugeben ist. In diesen Pauschalen sind sämtliche Kosten, die dem Auftragnehmer gemäß den Bedingungen der Leistungsbeschreibung entstehen, zu kalkulieren. Es dürfen keine Preisspannen (von - bis) oder Startpreise (Preis ab) angeben werden. Dies würde zum Ausschluss des Angebots führen. Die hier angegebenen Preise bilden die Grundlage für den Auftrag und die Abrechnung.
- Preise: (siehe Punkt 2.6.1 und 2.9 der Leistungsbeschreibung)
| Position | Beschreibung | Preis pro Person netto | Preis pro Person brutto |
|---|---|---|---|
| 2a | Übernachtung inkl. Frühstück pro Person | ||
| 2b | Verpflegungspauschale komplett (alle drei Konferenztage) pro Person | ||
| 2c/1 | Verpflegungspauschale Donnerstag pro Person Erster Tag - Do, halber Tag (Mittagsimbiss, Abendessen und ein Nachmittagssnack inkl. nicht‐alkoholische Getränke – siehe Leistungsbeschreibung 2.10) | ||
| 2c/2 | Verpflegungspauschale Freitag pro Person Zweiter Tag - Fr, ganzer Tag (Mittagessen, Abendessen und ein Nachmittagssnack inkl. nicht‐alkoholische Getränke – siehe Leistungsbeschreibung 2.10) | ||
| 2c/3 | Verpflegungspauschale Samstag pro Person Dritter Tag - Sa, halber Tag (Mittagessen inkl. nicht‐alkoholische Getränke – siehe Leistungsbeschreibung 2.10) | ||
| 2d | Abendessen für Voranreisende pro Person (inkl. nicht‐alkoholische Getränke – siehe Leistungsbeschreibung 2.10) | ||
| 2e | Festpreis für Veranstaltungstechnik inklusive technische Betreuung (siehe Leistungsbeschreibung 2.11; der Preis für die Veranstaltungstechnik inklusive Betreuung soll als Komplettpreis angegeben werden und nicht als Preis pro Person) |
Die Positionen 2f ist nur dann auszufüllen, wenn das Hotel / Tagungszentrum vom nächsten Bahnhof nicht fußläufig (max. 800 Meter) erreichbar ist.
| Position | Beschreibung | Preis netto | Preis brutto |
|---|---|---|---|
| 2f | Festpreis für Bustransfer zwischen Ortsbahnhof und Hotel am ersten und letzten Tag der Tagung - je 2 Busse, insg. 6 Fahrten [3 am Anreisetag sowie 3 am Abreisetag - erste Fahrt 2 Busse gleichzeitig, zweite Fahrt (zur zweiten Zugverbindung) 1 Bus – siehe Leistungsbeschreibung 2.9] |
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| Bieter: | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Datum: | Unterschrift: | ||||||
| Name in Druckbuchstaben: |
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