Verfahrensbedingungen – V 13_26
Gestaltung, Vertrieb, Druck und Versand
der IHK-Zeitschrift „FORUM“
Inhalt
- Vorbemerkungen ........................................................................................................... 2
- Vergabeverfahrensart .................................................................................................... 2
- Vergabeunterlagen ........................................................................................................ 2
- Eignung ......................................................................................................................... 3 4.1. Zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung ............................................... 3 4.2. Zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ......................................... 3 4.3. Zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit ............................................... 3
- Präqualifikation .............................................................................................................. 4 5.1. Nachweise Bietergemeinschaften, Eignungsleihe und Unterauftragnehmer ........... 4 5.2. Verifizierung ........................................................................................................... 4
- Bewertung des Angebotes ............................................................................................. 5
- Anforderungen an das Angebot ..................................................................................... 5
- Nebenangebote ............................................................................................................. 6
- Bieterfragen ................................................................................................................... 6
- Hinweispflicht bei Unklarheiten oder Widersprüchen.................................................. 7
- Änderungen/Ergänzungen und Abwehrklausel ........................................................... 7
- Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen................................................................ 7
- Geheimhaltung/Zweckbindung der Vergabeunterlagen .............................................. 8
- Hinweise .................................................................................................................... 8
Verfahrensbedingungen - Ausschreibung Mitgliedermagazin „FORUM“
1. Vorbemerkungen
Die Industrie- und Handelskammer Potsdam - nachfolgend IHK Potsdam – vergibt mit dieser Ausschreibung die Gestaltung, den Vertrieb sowie den Druck und Versand der IHK- Mitgliederzeitschrift „FORUM“.
Alleinige Auftraggeberin ist die IHK Potsdam. Sie führt die Ausschreibung im eigenen Namen durch. Die Leistungen betreffen die Mitgliederzeitschrift „FORUM“ für die IHK Potsdam, die IHK Cottbus und die IHK Ostbrandenburg.
Die IHK Cottbus und die IHK Ostbrandenburg sind keine Auftraggeber dieser Ausschreibung. Sie werden von der IHK Potsdam in das Vorhaben einbezogen; die operative Abstimmung kann im Rahmen der Zusammenarbeit über die jeweils benannten Ansprechpartner erfolgen.
Nähere Einzelheiten entnehmen Sie bitte der in den Vergabeunterlagen enthaltenen Leistungsbeschreibung.
2. Vergabeverfahrensart
Die IHK Potsdam ist nicht als öffentliche Auftraggeberin im Sinne des § 99 GWB zu qualifizieren.
Auf Grundlage ihrer Beschaffungssatzung und aus Transparenzgründen soll vorliegend jedoch in Anlehnung an die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) eine nationale Öffentliche Ausschreibung nach § 8 Abs.1 und 2 i. V. m. § 9 UVgO durchgeführt werden.
Der EU-Schwellenwert für die Vergabe öffentlicher Aufträge ist insofern vorliegend nicht einschlägig.
3. Vergabeunterlagen
Die Vergabeunterlagen stehen gebührenfrei, uneingeschränkt und vollständig ausschließlich auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg zum Download bereit (http://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/) - ein Versand findet nicht statt.
Die bereitgestellten Vergabeunterlagen bestehen aus diesen Verfahrensbedingungen, der Leistungsbeschreibung nebst Anlagen, dem Vertrag, sonstigen Anlagen, Formblättern, Eigenerklärungen und sonstigen Dokumenten.
Vertragliche Grundlagen sind der Vertrag (Anlage-3_Vertrag.pdf), die Leistungsbeschreibung, die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B), die Zusätzlichen Allgemeine Vertragsbedingungen des Landes Brandenburg (ZVB Bbg.pdf) sowie die Antworten auf Bieterfragen und zusätzliche Auskünfte zu den Vergabeunterlagen.
Verfahrensbedingungen - Ausschreibung Mitgliedermagazin „FORUM“
4. Eignung
Der Bieter hat seine Eignung in Anlehnung an § 33 UVgO nachzuweisen. Zur Eignungsprüfung hat der Bieter folgende Unterlagen, Nachweise und Erklärungen beizufügen:
Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Formular 4.1 - Eigenerklärung Ausschlussgründe) - auch vom Nachunternehmer.
4.1. Zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Aktueller Nachweis der Eintragung in einem Berufs-, Handelsregister oder Nachweis auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung durch Kopie Handelsregisterauszug oder vergleichbare Eintragung bei Tätigkeit im Rahmen einer Gesellschaft bzw. Erklärung der Ausübung der selbständigen Tätigkeit für Freiberufler (Anmeldung beim Finanzamt), für gewerblich Tätige Gewerbeanmeldung.
4.2. Zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit
Angaben zum Unternehmen und Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des Unternehmens, sowie den Umsatz in der dem Vergabeverfahren entsprechenden Leistungsart für max. die drei letzten Geschäftsjahre (selbst erstelltes Formular) oder vergleichbarer Nachweis.
4.3. Zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit
Mit dem Angebot sind mindestens zwei Referenzen aus den letzten fünf Jahren über die Konzeption, Gestaltung, Produktion und/oder Vermarktung hochwertiger Magazine vorzulegen. Die Referenzen müssen hinsichtlich Gestaltung, Umfang, Erscheinungsweise oder Zielgruppenansprache mit dem FORUM vergleichbar sein.
Für jede Referenz sind anzugeben:
-
Auftraggeber bzw. Herausgeber,
-
Bezeichnung und kurze Beschreibung des Magazins,
-
Leistungsumfang des Bieters,
-
Laufzeit oder Erscheinungszeitraum,
-
Auflage und Erscheinungsweise, soweit verfügbar,
-
Ansprechpartner beim Referenzgeber mit Kontaktdaten, soweit eine Kontaktaufnahme zugelassen wird.
Zusätzlich sind je Referenz aussagekräftige Arbeitsproben, vorzugsweise als digitale Ansichtsexemplare oder Auszüge, beizufügen.
Im Falle von Bietergemeinschaften oder dem Einsatz von Unterauftragnehmern hat jeder Beteiligte die geforderten Eignungsnachweise zu erbringen.
Verfahrensbedingungen - Ausschreibung Mitgliedermagazin „FORUM“
5. Präqualifikation
Eignungsnachweise können durch eine Präqualifizierung nach ULV oder AVPQ ersetzt werden, soweit keine darüberhinausgehenden Anforderungen gestellt werden. In vorliegendem Verfahren gilt letzteres insb. bezüglich der vorstehend geforderten Arbeitsproben.
5.1. Nachweise Bietergemeinschaften, Eignungsleihe und
Unterauftragnehmer
Im Falle von Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied die geforderten Eignungsnachweise "Eigenerklärung zu Ausschlussgründen“ (Formular 4.1) und den Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung zu erbringen.
Die Nachweise über die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit erbringt jedes Mitglied der Bietergemeinschaft in dem bei ihm vorhandenen Umfang. Im Rahmen der Eignungsprüfung der Bietergemeinschaft werden die Nachweise zusammen betrachtet und geprüft.
Beabsichtigt ein Bieter oder ein Mitglied einer Bietergemeinschaft, sich von einem anderen Unternehmen dessen Eignung zu leihen, kann sich diese Eignungsleihe auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie auf die technische und berufliche Leistungsfähigkeit beziehen. In einem solchen Fall hat der Bieter oder die Bieter- gemeinschaft mit dem Angebot die Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe (Formular 4.3) sowie die Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Formular 4.4) beizufügen.
Die Eignungsleihe dient der Nachweisführung der Eignung des Bieters, während Unterauftragnehmer einen Teil der Leistungsausführung des erteilten Auftrages übernehmen.
Im Fall des Einsatzes von Unterauftragnehmern hat der Bieter/die Bietergemeinschaft mit Abgabe des Angebotes die Auftragsteile anzugeben, die an Unterauftragnehmer vergeben werden sollen. Zudem kann er diese – soweit bereits möglich – namentlich benennen (Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe (Formular 4.3). Verpflichtungserklärungen der Unterauftragnehmer werden nur von den Bietern verlangt werden, deren Angebote „in die engere Wahl“ kommen (Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Formular 4.4)
5.2. Verifizierung
Die IHK Potsdam behält sich das Recht vor, die Angaben der Bieter zu ihrer Eignung bis zur Zuschlagserteilung jederzeit zu verifizieren bzw. Informationen zur Eignung eines Bieters, die sie während des Vergabeverfahrens erhält, zu berücksichtigen.
Verfahrensbedingungen - Ausschreibung Mitgliedermagazin „FORUM“
6. Bewertung des Angebotes
Es können nur Angebote berücksichtigt werden, bei denen alle Unterlagen vollständig vorhanden sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass die IHK Potsdam fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen vom jeweiligen Bieter nachfordern kann, aber nicht muss.
Bieter können nicht darauf vertrauen, dass eine solche Nachforderung erfolgen wird.
Sollten im Fall einer Nachforderung nachgeforderte unternehmensbezogene Unterlagen nicht vollständig sein, wird das Angebot ausgeschlossen.
Leistungsbezogene Unterlagen, die, die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, können nicht nachgefordert werden.
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes richtet sich nach den in der anliegenden Wertungsmatrix enthaltenen Wertungskriterien „Qualität und Konzept“ (60 %) sowie „Preis (40 %).
Vgl. dazu Anlage-1_Wertungsmatrix.pdf.
7. Anforderungen an das Angebot
Das Angebot hat sämtliche geforderten Unterlagen und Anlagen zu enthalten.
Bitte beachten Sie dies insbesondere bei den wertungsrelevanten Angaben und Unterlagen zu Qualität und Ideenskizze (selbst erstellte/s Dokument/e) sowie Preis (vollständig ausgefülltes Preisblatt – Anlage-2_Preisblatt.xlsx). Diese können, wie vorstehend dargelegt, als leistungsbezogene Unterlagen nicht nachgefordert werden und deren Fehlen führt zum zwingenden Angebotsausschluss.
Alle Angebotsunterlagen, sowie jeglicher Schriftverkehr sind in deutscher Sprache abzufassen. Ausländische Nachweise, Zertifikate u.ä. sind zusammen mit einer deutschen Übersetzung einzureichen.
Angebote sind bis zum
02.10.2026, 12:00 Uhr,
einzureichen.
Bieter halten sich bis einschließlich 30.11.2026 an ihr Angebot gebunden. Aufgrund notwendiger hausinterner Entscheidungen ist diese Bindefrist erforderlich.
Das Angebot kann ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz Brandenburg (VMP)
- in Textform oder
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- mit fortgeschrittener elektronischer Signatur oder
- mit qualifizierter elektronischer Signatur eingereicht werden.
Angebote in Textform müssen nicht signiert werden. Bei der Angebotsabgabe in Textform sind im Angebot und in den damit verbundenen Erklärungen an den entsprechend gekennzeichneten Stellen zwingend der Bieter (Firma und Rechtsform) anzugeben. Fehlen diese Angaben, wird das Angebot ausgeschlossen. Bitte geben Sie zusätzlich den Namen der handelnden vertretungsberechtigten natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, an.
Für die Einreichung des Angebotes über den VMP ist zwingend das Bietertool zu verwenden und sicherzustellen, dass nur gängige Dateiformate verwendet werden.
Eine Einreichung eines Angebotes über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes oder per E-Mail ist nicht gestattet und führt zwingend zum Ausschluss. Eine Videoanleitung zu den Funktionen des Bietertools zur Abgabe und zum Zurückziehen von Angeboten finden Sie unter folgendem Link im Video 6: https://support.cosinex.de/unternehmen/
Angebote können bis zum Ende der Angebotsfrist zurückgenommen werden. Etwaige Änderungen bzw. Berichtigungen des Angebotes sind bis zum Ende der Angebotsfrist in entsprechender Form wie das Angebot einzureichen.
8. Nebenangebote
Nebenangebote sind nicht zugelassen.
9. Bieterfragen
Bieter haben etwaige Fragen zum Vergabeverfahren und zu den Vergabeunterlagen ausschließlich über den Kommunikationsbereich des VMP zu richten:
Mündliche Anfragen sowie Anfragen, die nicht über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes Brandenburg – also beispielweise per E-Mail - gestellt werden, werden nicht beantwortet.
Bieterfragen können jederzeit bis zum 24.09.2026, 12:00 Uhr, gestellt werden. Die IHK Potsdam wird diese Fragen jeweils möglichst zeitnah, anonymisiert über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes Brandenburg beantworten und die Antworten an die freiwillig registrierten Bieter versenden.
Rechtzeitig gestellte Bieterfragen werden spätestens bis zum 25.09.2026, beantwortet. Beantwortete Bieterfragen fließen in die Ausschreibungsdokumente mit ein und werden Vertragsbestandteil des mit Zuschlagserteilung geschlossenen Vertrages.
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Bieter, die sich nicht freiwillig registriert haben, haben eigenverantwortlich regelmäßig zu prüfen, ob auf dem Vergabemarktplatzes Brandenburg neue Informationen zum Verfahren eingestellt wurden.
10. Hinweispflicht bei Unklarheiten oder Widersprüchen
Die Bieter haben sich von der Vollständigkeit der ihnen überlassenen Vergabeunterlagen zu überzeugen. Bei Unvollständigkeit der Unterlagen haben sie unverzüglich über den Kommunikationsbereich des VMP darauf hinzuweisen.
Enthalten die Bekanntmachung, die Leistungsbeschreibung, die Verfahrensbedingungen und/oder die sonstigen Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, die das Angebot beeinflussen könnten, so hat der Bieter umgehend darauf hinzuweisen. Gleiches gilt im Hinblick auf eventuell bestehende Widersprüche in den Vergabeunterlagen sowie für den Fall, dass der Bieter der Auffassung ist, dass die Unterlagen gegen geltendes Recht verstoßen.
Entsprechende Hinweise hat der Bieter ausschließlich über den Kommunikationsbereich des VMP zu geben.
11. Änderungen/Ergänzungen und Abwehrklausel
Bitte beachten Sie, dass Änderungen /Ergänzungen an den Vergabeunterlagen unzulässig sind und zum zwingenden Verfahrensausschluss führen. Dies gilt insbesondere für die Festlegung eigener Zahlungs- oder Vertragsbedingungen oder willentlich in das Angebot aufgenommene Einzelbedingungen, die nur für diese Ausschreibung formuliert worden sind. Bitte kontrollieren Sie insoweit eventuell verwendete Angebotsvorlagen.
Neben den Bedingungen dieser Ausschreibung gelten keine eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Bieters.
12. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen
Bieter, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen.
Wesentliches Kennzeichen einer Auftragsvergabe im Wettbewerb ist die Gewährleistung eines Geheimwettbewerbs zwischen den teilnehmenden Bietern. Danach ist es unzulässig, dass ein Bieter an einem Vergabeverfahren teilnimmt, dem ganz oder zumindest teilweise das Angebot eines Mitbewerbers bekannt ist.
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13. Geheimhaltung/Zweckbindung der Vergabeunterlagen
Bieter haben die Vertraulichkeit der Unterlagen zu wahren. Die Ausschreibungsunterlagen dürfen durch den Bieter nur zur Erstellung des Angebotes verwendet werden. Eine sonstige Verwendung, insbesondere die Weitergabe an Dritte, bedarf der vorherigen schriftlichen Freigabe durch den Auftraggeber.
Dies betrifft nicht die Weitergabe an Unternehmen, die als Nachunternehmer und im Rahmen einer Bietergemeinschaft eingesetzt werden sollen, soweit diese die Unterlagen für die Angebotserstellung benötigen.
Soweit der Bieter die Unterlagen an Nachunternehmer/ Bietergemeinschaftsmitglied zur Angebotserstellung weitergibt, verpflichtet er sich, diesen in gleichem Maße zur Vertraulichkeit zu verpflichten, in welchem er gegenüber dem Auftraggeber verpflichtet ist.
14. Hinweise
Bitte beachten Sie abschließend nachfolgende Hinweise:
Verfahrenskommunikation Die Verfahrenskommunikation - auch die Nachforderung von Erklärungen und Nachweisen etc. - wird ausschließlich elektronisch über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes Brandenburg (VMP) abgewickelt. Fragen sind ausschließlich über den VMP an die Vergabestelle zu richten.
Vergabeunterlagen Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich auf dem Vergabemarktplatz zum Download bereit (http://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/) - ein Versand findet nicht statt.
Registrierung Interessenten sollten sich im eigenen Interesse zwecks Teilnahme an der Kommunikation kostenfrei und unter Angabe des korrekten Unternehmensnamens auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg registrieren und sicherstellen, dass Posteingänge über die angegebene E-Mailadresse regelmäßig - auch nach Angebotsschluss - abgerufen bzw. überwacht werden.
Nutzungsbedingungen des Vergabemarktplatzes Brandenburg Bitte beachten Sie auch die Nutzungsbedingungen des Vergabemarktplatzes Brandenburg – zu finden unter dem Reiter „AGB“ – und dort insbesondere § 6 Abs. 4, der lautet: „Die oder der Nutzende ist verpflichtet, regelmäßig ihren oder seinen Account sowie die Projekträume, für die sie oder er freigeschaltet wurde, auf neue Nachrichten in Bezug auf laufende Vergabeverfahren zu überprüfen. Der Vergabemarktplatz Brandenburg informiert zwar per E-Mail an das von der oder dem Nutzenden mitgeteilte E-Mail-Postfach über die Bereitstellung von Nachrichten, den Zugang dazu bewirkt jedoch allein deren Bereitstellung im Projekteraum oder im Account ...“
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Spam Um auszuschließen, dass die Nachrichten des Vergabemarktplatzes in den Spam-Ordner geraten und Bieter bzw. Bieter verfahrensmaßgebliche Hinweise nicht erhalten, sollte der VMP-Absender info@vergabemarktplatz.brandenburg.de im eigenen Interesse auf die Liste der sicheren E-Mail-Adressen gesetzt werden.
Einreichung der Angebote Für die Einreichung der elektronischen Angebote über den Vergabemarktplatz Brandenburg ist zwingend das Bietertool zu verwenden und sicherzustellen, dass nur gängige Dateiformate verwendet werden.
ACHTUNG: Eine Einreichung der Angebote über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes oder per E-Mail ist nicht gestattet und führt zum Angebotsausschluss.
Änderungen/Ergänzungen Bitte beachten Sie, dass Änderungen /Ergänzungen an den Vergabeunterlagen unzulässig sind und zum zwingenden Verfahrensausschluss führen.
Fügen sie in Ihrem Angebot bitte insbesondere keinerlei eigenen Liefer- bzw. sonstigen Geschäftsbedingungen bei, weder separat noch im Anschreiben noch als Aufdruck auf der Rückseite des Anschreibens.
Testlauf Bieter sollten im eigenen Interesse rechtzeitig vor Fristablauf einen Test-Upload über das Bietertool durchführen und sich bei technischen Fragen oder Problemen mit dem Support des Betreibers des Vergabemarktplatzes Brandenburg - der Firma Cosinex - Telefon 0234- 298796-0 oder support@cosinex.de in Verbindung setzen.
Sollte der Upload im unmittelbaren Vorfeld des Fristablaufes technisch scheitern, ist zwingend Kontakt mit der Auftragsberatungsstelle Brandenburg – Telefon 0331-95 12 90 95 – herzustellen, bevor weitere Schritte unternommen werden.
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