Leistungsbeschreibung
Gestaltung, Vertrieb, Druck und Versand
der IHK-Zeitschrift „FORUM“
Leistungsbeschreibung Ausschreibung Mitgliedermagazin „FORUM“
1. Auftraggeberin, Kurzdarstellung des
Beschaffungsgegenstandes
1.1. Auftraggeberin
Alleinige Auftraggeberin ist die Industrie- und Handelskammer Potsdam (IHK Potsdam), Breite Straße 2 a–c, 14467 Potsdam, als Körperschaft des öffentlichen Rechts.
Die IHK Potsdam ist nicht als öffentliche Auftraggeberin im Sinne des § 99 GWB zu qualifizieren. Auf Grundlage ihrer Beschaffungssatzung und aus Transparenzgründen soll vorliegend jedoch in Anlehnung an die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) eine Öffentliche Ausschreibung durchgeführt werden. Der EU-Schwellenwert für die Vergabe öffentlicher Aufträge ist vorliegend nicht einschlägig.
Die IHK Potsdam führt die Ausschreibung im eigenen Namen durch. Die Leistungen betreffen die Mitgliederzeitschrift „FORUM“ für die IHK Potsdam, die IHK Cottbus und die IHK Ostbrandenburg.
Die IHK Cottbus und die IHK Ostbrandenburg sind keine Auftraggeber dieser Ausschreibung. Sie werden von der IHK Potsdam in das Vorhaben einbezogen; die operative Abstimmung kann im Rahmen der Zusammenarbeit über die jeweils benannten Ansprechpartner erfolgen.
1.2. Kurzdarstellung des Beschaffungsgegenstandes
Die IHK Potsdam (nachfolgend Auftraggeberin) führt als alleinige Auftraggeberin eine Öffentliche Ausschreibung für die Herstellung und den Versand der IHK-Mitgliederzeitschrift „FORUM – das Brandenburger Wirtschaftsmagazin“ (im Folgenden „FORUM“ genannt) durch. Die Ausschreibung erfolgt für die gemeinsame Nutzung des Magazins durch die IHK Potsdam, die IHK Cottbus und die IHK Ostbrandenburg. Unter Herstellung versteht die Auftraggeberin Layout, Satz und Druck der Zeitschrift sowie den Anzeigenvertrieb.
Die Magazine sollen zudem online in PressMatrix eingepflegt und den Lesern digital zur Verfügung gestellt werden. Alle bisherigen Ausgaben sollen überführt werden.
Da die Auftraggeberin gelegentlich auch einen Beileger zu einem besonderen Thema benötigt, werden die Anforderungen an die Herstellung von Beilegern und Sonderausgaben sowie an einen erweiterten Seitenspielraum in dieser Leistungsbeschreibung ebenfalls festgehalten.
Die Erstausgabe soll im April 2027 erscheinen.
Die Vergabe ist sowohl als Gesamtleistung aus Gestaltung, Layout und Satz, Druck, Anzeigenvertrieb und Versand an einen Auftragnehmer (AN) denkbar, als auch in Teilleistungen.
Leistungsbeschreibung Ausschreibung Mitgliedermagazin „FORUM“
2. Leistungsbeschreibung
Die Bieter haben sich von der Vollständigkeit der ihnen überlassenen Vergabeunterlagen zu überzeugen. Bei Unvollständigkeit der Unterlagen haben sie unverzüglich über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes Brandenburg (VMP) darauf hinzuweisen.
Enthalten die Bekanntmachung, die Leistungsbeschreibung, die Verfahrensbedingungen und/oder die sonstigen Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, die das Angebot beeinflussen könnten, so hat der Bieter umgehend darauf hinzuweisen.
Vgl. dazu die Ausführungen der in den Vergabeunterlagen enthaltenen Verfahrensbedingungen.
2.1. Erscheinung, Auflage und Umfang
Das „FORUM“ muss jährlich viermal erscheinen (regelmäßig im März, Juni, September und Dezember); die Erstausgabe 2027 muss abweichend hiervon im April erscheinen.
Die Auflagenstärke umfasst insgesamt durchschnittlich:
48.000 Exemplare / (Erstausgabe 85.000)
▪ Standard-Verteilergröße IHK Cottbus: 15.000 / (Erstausgabe 30.000) ▪ Standard-Verteilergröße IHK Ostbrandenburg: 14.000 / (Erstausgabe 30.000) ▪ Standard-Verteilergröße IHK Potsdam: 19.000 / (Erstausgabe 25.000)
Wobei dieser Wert von Ausgabe zu Ausgabe durch An- und Abmeldungen bei den Abonnenten schwanken wird.
Sonderausgaben sollen grundsätzlich möglich sein. Dafür wird ein gesondert festzulegender Verteiler bedient. Der Seitenumfang des „FORUM“-Magazins umfasst 100 Seiten, davon 96 Innenseiten und 4 Umschlagseiten.
In Einzelfällen wird sich der Seitenumfang um bis zu acht Seiten erhöhen oder um bis zu vier Seiten verringern.
Der Seitenumfang des Beilegers beträgt maximal 40 Seiten.
2.2. Layout/Satz
„FORUM“ erhält ein neues Design. Dieses neue Design ist Bestandteil dieser Ausschreibung. Die Auftraggeberin liefert inhaltliche Schwerpunkte und Rubriken. Sobald eine finale Einigung über das grundlegende Design erfolgt ist, liefern die beteiligten IHKs Texte und Fotos für die Produktion einer Nullnummer zu.
Der Auftragnehmer entwickelt mit den IHKs ein modernes, ansprechendes Wirtschaftsmagazin und reicht zur Ausschreibung eine Ideenskizze ein. Diese besteht mindestens aus:
• einem Titelentwurf,
• zwei beispielhaften Doppelseiten für unterschiedliche redaktionelle Formate,
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• einem Vorschlag für ein Inhaltsverzeichnis sowie
• einer kurzen Erläuterung der Ideenskizze.
Die Ideenskizze wird anhand ihrer gestalterischen Qualität, Lesbarkeit, Eignung für die Zielgruppe des Wirtschaftsmagazins sowie der konsistenten Übertragbarkeit auf die regelmäßigen Ausgaben bewertet.
Nach Zuschlag entwickelt der Auftragnehmer auf Grundlage der Ideenskizze und in Abstimmung mit der Auftraggeberin ein verbindliches Basislayout einschließlich Gestaltungsraster, Vorlagen und Styleguide. Abweichungen vom Angebotskonzept bedürfen der vorherigen Zustimmung der Auftraggeberin.
Der Auftragnehmer ist für Layout und Grafik eines jeden Heftes zuständig. Texte und Fotos werden durch die drei IHKs zugeliefert. Die für die Druckerei benötigte Satzdatei gibt grundsätzlich die Auftraggeberin frei.
Die Gestaltung eines möglichen Beilegers orientiert sich, wo sinnvoll, ebenfalls an dem neuen Design, kann aber auch individuell anders gehandhabt werden.
2.3. Redaktionssystem
Der Auftragnehmer stellt für die Zusammenarbeit der drei IHKs ein Redaktionssystem bereit, betreibt dieses für die Vertragslaufzeit und übernimmt dessen Pflege, Administration und technischen Support.
Mit dem Angebot sind mindestens folgende Angaben zum angebotenen Redaktionssystem vorzulegen:
• Name und Hersteller des Systems,
• Beschreibung der wesentlichen Funktionen für Redaktionsplanung, Dateiaustausch, Freigaben, Versionierung und Korrekturschleifen,
• Anzahl und Art der im Preis enthaltenen Lizenzen, mindestens sechs Redakteurslizenzen für IHK-interne Redakteure,
• Möglichkeiten zusätzlicher Zugänge für externe Redakteure einschließlich der hierfür anfallenden Kosten,
• Beschreibung vorhandener Schnittstellen zu Content-Management-Systemen sowie der Möglichkeiten einer Anbindung an den Onlineauftritt,
• Angaben zu Hosting, Datensicherheit, Datensicherung, Datenexport und Übergabe der im System gespeicherten Inhalte bei Vertragsende.
Die Auftraggeberin verlangt kein bestimmtes Redaktionssystem. Angebote mit einer Schnittstelle zu einem CMS oder mit einer gleichwertigen technisch realisierbaren Anbindung werden nach Funktionalität und Eignung für die Zusammenarbeit der drei IHKs bewertet.
Texte im Word-Format, Bilder und Grafiken im jpg-, tiff-, oder eps-Format sollen über das Redaktionssystem ausgetauscht werden.
2.4. Druck
Der Druck umfasst die Produktion eines Print-Magazins.
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▪ Heftformat: 210 mm x 280 mm ▪ Druck: 4 farbig ▪ Umfang: 100 Seiten ▪ Verarbeitung: Klebebindung, 3-seitig beschnitten ▪ Papier: Papier Innenteil: 60g/m2 LWC Standard matt ▪ Umschlag: 170g/m2 Bilderdruck PEFC mit zusätzlicher Dispersionslackierung oder optional: matt ohne Lackierung
Sollte ein Beileger (4-farbig) oder eine Sonderausgabe beauftragt werden, erfolgt der Druck analog zum Druck des „FORUM“.
Das Einschießen von Beilagen muss möglich sein. Der Auftragnehmer übergibt das Magazin versandfertig an den Postversender.
2.5. Anzeigengeschäft
Das Magazin soll Anzeigen enthalten.
Das Anzeigengeschäft wird dem Auftragnehmer überlassen. Der Auftragnehmer übernimmt die Akquise, Abwicklung und Abrechnung der Anzeigen auf eigene Rechnung und in eigener Verantwortung. Ein Anzeigenvertreter in Brandenburg ist der Auftraggeberin wichtig.
Der Auftragnehmer setzt für den regionalen Anzeigenvertrieb mindestens einen benannten Mediaberater ein, der seinen regelmäßigen Einsatzort in Brandenburg oder Berlin hat und für persönliche Kundentermine im Gebiet der drei beteiligten IHKs zur Verfügung steht. Maßgeblich ist nicht der Sitz des Unternehmens, sondern die nachgewiesene tatsächliche Verfügbarkeit des eingesetzten Mediaberaters für die regionale Anzeigenakquise und Kundenbetreuung.
Mit dem Angebot sind Name oder Funktion, berufliche Erfahrung im regionalen Anzeigenvertrieb, regelmäßiger Einsatzort, Vertretungsregelung sowie das Vertriebskonzept vorzulegen. Das Vertriebskonzept muss insbesondere Aussagen enthalten zu Zielkundengruppen, Akquisewegen und Betreuung von Bestands- und Neukunden sowie Berichterstattung gegenüber der Auftraggeberin.
Der Auftragnehmer legt ferner ein Umsatzziel für den Anzeigenvertrieb je Kalenderjahr vor. Das Umsatzziel ist als prognostizierter Netto-Anzeigenumsatz ohne Umsatzsteuer anzugeben. Der Auftragnehmer berichtet der Auftraggeberin halbjährlich über die Zielerreichung.
Redaktionelle Inhalte dürfen nicht durch Anzeigen beeinflusst werden. Die inhaltliche und gestalterische Trennung gemäß den geltenden presserechtlichen Vorgaben ist sicherzustellen. Eine Kennzeichnungspflicht ist einzuhalten.
Anzeigen, die dem Selbstverständnis der IHK oder ihren gesetzlichen Aufgaben widersprechen, sind ausgeschlossen. Vereinzelt platzierte Advertorials sind möglich. Ein zusammenhängender Advertorial- oder Anzeigenteil ist nicht gewünscht. Rätsel mit Verlosungen sowie politische Werbung sind ausgeschlossen.
Eingelegte Werbebeileger sind möglich, jedoch ohne das Heft dafür folieren zu müssen.
Die endgültige Entscheidung über die Zulassung strittiger Anzeigen behält sich die Auftraggeberin vor. Ein Seitenspiegel mit geplanten Anzeigen ist der Auftraggeberin vorzulegen.
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Das Angebot muss den Betrag für die Übernahme des Anzeigengeschäfts ausweisen (s.a. 2.14.).
2.6. Format
Das Format des „FORUM“ muss 210 mm x 280 mm betragen.
Das Format des Beilegers ist so zu wählen, dass der Beileger im FORUM vollständig „verschwindet“, das heißt, er steht an keiner Seite, bei geschlossenem Heft, über. Das genaue Format wird mit dem Auftragnehmer nach Beauftragung besprochen.
2.7. Ressourcenschonung
Die Auftraggeberin erwartet einen ressourcenschonenden Druck und Versand des „FORUM“ im Rahmen der in dieser Leistungsbeschreibung festgelegten Anforderungen. Dies betrifft insbesondere die Wahl geeigneter Papiersorten, die Druckproduktion, die Verpackung und den Versand. Nebenangebote sind nicht zugelassen. Bieter können im Hauptangebot erläutern, durch welche Maßnahmen sie die Leistung ressourcenschonend erbringen. Die angebotene Leistung muss jedoch sämtliche Anforderungen dieser Leistungsbeschreibung uneingeschränkt erfüllen. Etwaige ressourcenschonende Maßnahmen sind im Preisblatt einzupreisen. Zusätzliche Vergütungsansprüche entstehen hierfür nicht.
2.8. E-Paper
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass jede Ausgabe des „FORUM“ während der Vertragslaufzeit als Blätter-Magazin über die von der Auftraggeberin genutzte Plattform PressMatrix digital bereitgestellt wird.
Die Leistung umfasst insbesondere die technische Aufbereitung und termingerechte Einpflege der jeweiligen Ausgaben, die Übermittlung bzw. Bereitstellung der erforderlichen Dateien sowie die Abstimmung mit PressMatrix und der Auftraggeberin. Die digitale Ausgabe muss spätestens gleichzeitig mit der Printausgabe verfügbar sein.
Der Auftragnehmer überführt zudem die bisher in PressMatrix veröffentlichten Ausgaben des „FORUM“ in die für die weitere Bereitstellung erforderliche Struktur. Umfang, technisches Vorgehen und Zeitplan der Überführung sind im Angebot darzustellen.
Sämtliche für die Leistungen nach dieser Ziffer anfallenden Kosten, einschließlich einmaliger Kosten für die Überführung der Alt-Ausgaben sowie laufender Kosten je Ausgabe, sind im Preisblatt gesondert auszuweisen. Kosten für Lizenzen oder Nutzungsrechte der Plattform PressMatrix sind ebenfalls gesondert auszuweisen, soweit sie nicht bereits durch die Auftraggeberin getragen werden.
2.9. Redaktionelle Beilagen
Redaktionelle Beilagen sollen „FORUM“ beigefügt werden können. Die Anzahl, Größen- und Seitenzahlen der Beilagen sind wie folgt definiert:
▪ Maximal eine Beilage je Ausgabe, sofern gesondert beauftragt. ▪ Maximaler Gesamtumfang der Beilage: 40 Seiten. ▪ Maximales Format der Beilage: kleiner als das Format des „FORUM“.
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2.10. Versand
Die Auftraggeberin ist an einem kostengünstigen und zuverlässigen Versand des „FORUM“ interessiert. Der Auftragnehmer ist gefordert, optimale Versandwege zu eruieren und die Kosten und etwaige Partner anzubieten. Hier können die gesonderten Postzustellkonditionen genutzt werden.
Der Auftragnehmer koordiniert den Versand des „FORUM“. Hierfür erhält er von den drei Brandenburger IHKs jeweils eine aktuelle Adressdatei, die vertraulich zu behandeln ist. Eine entsprechende Auftragsverarbeitungsvereinbarung wird zwischen den drei IHKs und dem Auftragnehmer geschlossen.
Für den Versand kommt folgende Variante in Frage: „FORUM“ mit aufgedruckter Empfängeradresse bzw. aufgeklebtem Etikett.
Der Auftragnehmer übernimmt die Verantwortung für den termingerechten Versand von „FORUM“. Der Versand kann über die Deutsche Post oder über private Postdienstleister erfolgen. Über Post-Rückläufer werden die drei IHKs jeweils nach jedem Lauf informiert.
2.11. Ansprechpartner/Kontakt
Der Auftraggeberin sind vom Auftragnehmer feste Ansprechpartner zur Beratung und Auskunftserteilung bei allen auftragsbezogenen Sachverhalten zu benennen.
Die Kontaktaufnahme soll telefonisch oder per E-Mail erfolgen.
Die Erreichbarkeit der Ansprechpartner des Auftragnehmers ist von Montag bis Donnerstag von 09:00 bis 16:00 Uhr und am Freitag von 09:00 bis 15:00 Uhr zu gewährleisten. Ausgenommen sind Feiertage des Landes Brandenburg sowie der 24. und 31. Dezember.
2.12. Vertragslaufzeit
Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung und hat eine feste Laufzeit bis zum 31.12.2028. Er endet, ohne dass es einer Kündigung bedarf, zum 31.12.2028 (vgl. dazu den in den Vergabeunterlagen enthaltenen Vertrag - Anlage 3).
2.13. Preise
Die angebotenen Preise haben eine Gültigkeit für die Vertragslaufzeit. Kostenveränderungen im Porto beim Versanddienstleister sind hiervon ausgenommen.
2.14. Rechnungsstellung
Die Rechnungsstellung für die Herstellung und den Versand der FORUM erfolgt jeweils nach Auslieferung einer „FORUM“-Ausgabe mit einer Zahlungsfrist von 14 Tagen ohne Abzug und zzgl. 7 % USt. durch den Auftragnehmer.
Die Rechnungstellung für die Überlassung sämtlicher Anzeigen- und Werberechte an der Zeitschrift erfolgt jeweils nach Auslieferung einer „FORUM“-Ausgabe mit einer Zahlungsfrist von 14 Tagen ohne Abzug und zzgl. 19 % USt. durch die IHK.
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3. Sonstiges / Anforderungen an die Zusammenarbeit
3.1. Möglicher Zeitplan für das erste Heft 2027
Kommt es zum Vertragsabschluss, muss bis Dezember 2026 ein abgenommener Designentwurf des neu gestalteten Magazins vorliegen. Ein Dummy (Nullnummer) muss im Dezember 2026 abgestimmt sein und vorliegen.
3.2. Möglicher Produktionsplan für den 3-Monatsrhythmus
Die Erscheinung ist zum Monatsanfang geplant – im März, Juni, September und Dezember. – Einmalige Ausnahme: Ersterscheinung 2027 im April.
Der Ausliefertermin ist nach Auftragsvergabe zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer abzustimmen.
Der Produktions- und Auslieferungsplan wird zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer im Vorfeld für ein Jahr abgestimmt; kleinere Änderungen, insbesondere Verschiebungen der Druckfreigabe, können vereinbart werden.
3.3. Schnittstellen und Workflow
Für die FORUM-Redaktion gibt es feste Ansprechpartner für Layout und Grafik und alles Organisatorische; idealerweise sind mehrere Personen eingebunden bzw. können sich vertreten.
In der letzten Woche vor Drucktermin sollten die Ansprechpartner wegen der dann in der Regel häufigen Rücksprachen den ganzen Arbeitstag zur Verfügung stehen. In der Endproduktion sollen mehrere Korrekturschleifen möglich sein.
Der Einsatz von KI im Lektorat ist zulässig, sofern dadurch keine inhaltlichen Änderungen ohne vorherige Freigabe der Auftraggeberin vorgenommen werden. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass das Endlektorat stets durch eine natürliche Person erfolgt.
Das Verfremden von Bildern durch KI ist ausgeschlossen. KI-generierte Bilder dürfen nur nach vorheriger Freigabe durch die Auftraggeberin verwendet werden und sind eindeutig zu kennzeichnen.
Der Auftragnehmer legt mit dem Angebot ein Qualitätssicherungskonzept vor. Dieses beschreibt mindestens:
• die Prüfung von Texten, Bildern, Grafiken, Anzeigen und Satzdateien,
• die Durchführung und Dokumentation von Korrekturschleifen,
• die Prüfung von Rechtschreibung, Layout, Bildqualität, Farbprofilen, Anzeigenkennzeichnung und drucktechnischer Eignung,
• die Freigabeprozesse vor Druck,
• die Behandlung von Fehlern, Terminrisiken und kurzfristigen Änderungen,
• die Dokumentation von Freigaben und Änderungen.
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Das Qualitätssicherungskonzept wird danach bewertet, ob es die fehlerarme, fristgerechte und nachvollziehbare Produktion der vier jährlichen Ausgaben sicherstellt.
Vor der ersten regulären Ausgabe erstellt der Auftragnehmer eine Nullnummer. Diese dient der Abstimmung und Freigabe des Basislayouts, des Produktionsworkflows und der Qualitätssicherungsprozesse. Die Druckfreigabe für jede Ausgabe erfolgt ausschließlich durch die Auftraggeberin.