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Vergabeunterlage A – Anlage A.2.
Datenschutzhinweise für die Verarbeitung von Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens
Hier: Bereitstellung der Verfahrensunterlagen
Vorwort
Hier finden Sie Informationen darüber, wie wir im Falle einer Teilnahme am vorliegenden Verga- beverfahren und im Falle eines Vertragsschlusses mit Ihren personenbezogenen Daten umge- hen.
Als Vergabestelle und Vertragspartner verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbe- zogenen Daten sind wir, die
Leopoldina-Krankenhaus der Stadt Schweinfurt GmbH Vertr. d. d. Geschäftsführer Jürgen Winter Gustav-Adolf-Str. 8 97422 Schweinfurt Telefon: 09721 720-0 Telefax: 09721 720-2975 E-Mail: info@leopoldina.de
Sie können sich bei Fragen zum Datenschutz auch jederzeit an unsere externen Datenschutz- beauftragte wenden:
Datenschutzbeauftragter der Leopoldina-Krankenhaus der Stadt Schweinfurt GmbH Magister Gregor Hiebl x-tention Informationstechnologie GmbH Wiener Straße 24, 8020 Graz, Austria Telefon +43 7242 2155-6530 | Fax +43 7242 2155-6305 Mobile +43 664 8829-4962 E-Mail Gregor.Hiebl@x-tention.at | www.x-tention.com [x-tention.com]
Datenerhebung, Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage
Wir führen die Datenerhebung im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutzgrundverord- nung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) durch.
Bei Teilnahme am Vergabeverfahren (auch als Mitarbeiter des jeweiligen Bewerbers/Bieters) und bei Vertragsschluss erheben wir personenbezogene Daten über Sie. Wir verwenden diese Daten ausschließlich zur ordnungsgemäßen Durchführung des Vergabeverfahrens (also zum Zwecke der Prüfung und Wertung von Teilnahmeanträgen und Angeboten, der Kommunikation mit Bie- tern/Bewerbern (insbesondere der Beantwortung von Bieter-/Bewerberfragen) und der Dokumen- tation/Archivierung sowie zu statistischen Zwecken (Vergabestatistik)) und bei Vertragsschluss im Rahmen der Vertragsdurchführung und -abwicklung.
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Beispielsweise verwenden wir Ihre Anschrift oder Ihre E-Mail-Adresse, um Sie kontaktieren zu können, sowie Ihre Berufsqualifikation, um Ihre Eignung bzw. die Eignung Ihres Arbeitgebers für die verfahrensgegenständlichen Leistungen zu prüfen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist
- zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und im Falle des Vertragsschlusses, so- weit der Vertrag mit Ihnen als natürlicher Person geschlossen wird, die Erfüllung des Ver- trags mit Ihnen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, da wir im Rahmen der Beschaffungstätigkeit verpflichtet sind, Vergabeverfahren auf Grundlage des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Vergabeverordnung (VgV) sowie der übrigen Vergabeordnungen durchzufüh- ren und in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten zu verarbeiten.
- Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO, da die Beschaffungstätigkeit des Leopoldina-Krankenhauses der Stadt Schweinfurt GmbH, innerhalb der die Datenverarbeitung ausgeführt wird, für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt; darüber hinaus besteht ein öffentliches Interesse an der Transparenz der Bewirtschaftung öffent- licher Mittel.
- Besteht darüber hinaus eine Einwilligung von Ihnen, ist zusätzliche Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten
Insbesondere folgende personenbezogenen Daten können im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet werden: Vor- und Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer (in der Regel werden hier die dienstlichen Kontaktdaten verarbeitet), Daten mit Bezug zur beruflichen Tätigkeit (Tätigkeitsbereich, Arbeitgeber) und Daten zur Aus- und Weiterbildung (Lebenslauf, Berufsqualifikation, Berufserfahrung).
Quelle der personenbezogenen Daten
Die verarbeiteten personenbezogenen Daten werden entweder bei der betroffenen Person oder bei Dritten (z. B. Auftraggeber bei Referenzobjekten) erhoben und stammen in der Regel nicht aus öffentlich zugänglichen Quellen.
Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten
a) Interne Stellen
Empfänger der personenbezogenen Daten sind interne Stellen wie v. a. Mitarbeiter des Leopol- dina-Krankenhauses der Stadt Schweinfurt GmbH.
b) Datenübermittlung an Auftragsverarbeiter
Bei der Verarbeitung bedienen wir uns Hilfspersonen, insbesondere im Bereich IT. Diese verar- beiten als sogenannte Auftragsverarbeiter für uns Ihre Daten und sind zum sorgfältigen Umgang mit den Daten verpflichtet. Eine solche Auftragsverarbeitung liegt beispielsweise vor, wenn wir Daten in einem externen Rechenzentrum speichern. Wir setzen solche Dienstleister insbeson- dere in den Bereichen IT und Logistik ein.
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c) Weitere Datenübermittlungen
Wir übermitteln personenbezogene Daten an externe Stellen, um unsere vertraglichen oder ge- setzlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Gesetzlich verpflichtet sind wir zur Übermittlung von Daten an staatliche Behörden, z. B. Steuerbehörden, Aufsichtsbehörden und Strafverfolgungsbehör- den.
Zudem übermitteln wir personenbezogene Daten an externe Stellen, um unsere berechtigten In- teressen zu wahren. Beispielsweise können Unterlagen im Vergabeverfahren an Dienstleister der Fach- und Rechtsberatung übermittelt werden.
Keine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland
Eine Übermittlung an Stellen in Drittländern, d. h. außerhalb der EU bzw. des EWR, findet nicht statt und ist auch nicht beabsichtigt.
Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Sie werden nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung Ihrer Daten ein- schließlich Profiling (Art. 13 Abs. 2 lit. f DSGVO, Art. 22 Abs. 1 bis 4 DSGVO, Art. 4 Nr. 4 DSGVO i. V. m. § 37 BDSG) beruhenden Entscheidung unterworfen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wir- kung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen würde.
Speicherdauer
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Durch- führung des Vergabeverfahrens und zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten gegenüber Ihnen sowie zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Nach Wegfall unserer vertraglichen Pflichten werden Ihre Daten gesperrt oder gelöscht.
Es können darüber hinaus gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, beispielsweise han- dels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (z. B. Handelsgesetzbuch, Abgabenord- nung), aber insbesondere auch vergaberechtliche und förderrechtliche Dokumentations- und Auf- bewahrungspflichten. Sofern solche Pflichten zur Aufbewahrung bestehen, sperren oder löschen wir Ihre Daten mit Ende dieser Aufbewahrungspflichten.
Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten
Das Vergabeverfahren verlangt, dass v.a. im Rahmen der Eignungsprüfung (§ 122 GWB i. V. m. § 44 ff. VgV) teilweise personenbezogene Daten verarbeitet werden, um die Eignung eines Be- werbers/Bieters prüfen zu können. Hierfür können z. B. Angaben zu technischen Fachkräften, der für die Qualitätskontrolle verantwortlichen Person und/oder Führungskräften des Unterneh- mens (v.a. Studien- und Ausbildungsnachweise sowie Bescheinigungen über die Erlaubnis zur Berufsausübung) verlangt werden. Auch im Rahmen von Erklärungen zum Nichtvorliegen eines Ausschlussgrundes nach §§ 123 ff. GWB und den ggf. durchgeführten Selbstreinigungsmaßnah- men werden ggf. personenbezogene Daten verarbeitet, z. B. beim Nachweis, welche personellen Maßnahmen durchgeführt worden sind. Darüber hinaus sind personenbezogene Daten
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erforderlicher Teil der Teilnahmeantrags- oder Angebotsunterlagen (insbesondere hinsichtlich der Kontaktdaten).
Wenn die erforderlichen Daten nicht angegeben werden, muss der Bewerber/Bieter damit rech- nen, dass sein Teilnahmeantrag/Angebot nicht gewertet werden kann bzw. ausgeschlossen wird. Die Bereitstellung ist also für eine erfolgreiche Teilnahme an dem Vergabeverfahren und ggf. einen Vertragsabschluss unbedingt erforderlich.
Ihre Rechte
Hier finden Sie Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Einzelheiten dazu er- geben sich aus den Artikeln 15-21 der Datenschutz-Grundverordnung.
- Auskunftsrecht
Sie können eine Bestätigung darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbei- ten, die Sie betreffen. Ist dies der Fall, so können Sie Auskunft über diese personenbezo- genen Daten verlangen sowie weitere Informationen, z. B. die Verarbeitungszwecke, die Empfänger und die geplante Dauer der Speicherung bzw. die Kriterien für die Festlegung der Dauer.
- Recht auf Berichtigung und Vervollständigung
Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung können Sie die Vervollständigung unvollständiger Daten verlan- gen.
- Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
Sie können die Löschung verlangen, soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Ihre Daten für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr notwen- dig sind, Sie Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung widerrufen haben oder die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, z. B. wenn Sie der Meinung sind, dass die personenbezogenen Daten unrichtig sind.
- Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturier- ten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, sofern dies nach Art. 20 DSGVO vorgesehen ist.
- Widerspruchsrecht
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Sie können jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung bestimmter Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch ein- legen.
- Recht auf Widerruf Ihrer datenschutzrechtlichen Einwilligung
Sie können eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jeder- zeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf er- folgten Verarbeitung wird davon jedoch nicht berührt.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Außerdem können Sie jederzeit Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einlegen, beispielsweise wenn Sie der Meinung sind, dass die Datenverarbeitung nicht im Einklang mit datenschutzrechtlichen Vorschriften steht.
Sie können eine Beschwerde nach Maßgabe der Bestimmungen der DSGVO und des BDSG u.a. bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen:
Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz Postfach 22 12 19, 80502 München Telefon: 089 212672-0 Fax: 089 212672-50 E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
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