3 Bewerbungsbedingungen der Stadt Aachen UVgO und VgV.pdf

[Seite 1]

1

BEWERBUNGSBEDINGUNGEN DER

STADT AACHEN UVgO bzw. VgV

(Reinigungsleistungen)

1. Allgemeines Die Stadt Aachen verfährt nach der UVgO "Unterschwellenvergabeordnung" bzw. der VgV "Vergabeverordnung"

2. Form und Frist der Angebote a) Zur Angebotseinreichung benutzen Sie bitte die von der Stadt Aachen über das Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen zur Verfügung gestellten Excel-Dateien der Leistungsverzeichnisse / Objektkalkulationen. Das Angebot muss mindestens bestehen aus:

• Angebotsschreiben,
• die ausgefüllten Leistungsverzeichnisse / Objektkalkulationen als Excel-Dateien,
• ggf. geforderte Nachweise und Erklärungen

Die ausgefüllten Leistungsverzeichnisse / Objektkalkulationen (einschl. der Preisangaben) sind als Excel-Dateien dem Angebot beizufügen. Angebote die die v. g. Excel-Dateien nicht enthalten werden von der Wertung ausgeschlossen.

Die Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen einzureichen und mittels Textform nach § 126b BGB oder mittels elektronischer Signatur bzw. elektronischem Siegel zu signieren.

Hierbei ist zu beachten, dass nach § 126b BGB neben der Angabe der Firma auch die Nennung der natürlichen Person des Erklärenden bei Angebotsabgabe erfolgen muss, da sonst die Bestimmungen des § 126b BGB nicht erfüllt sind und ein Ausschluss des Angebotes erfolgt.

Die Preise (Einheitspreise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze, Stundenlohnzuschläge) sind ohne Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) anzugeben. Der Umsatzsteuerbetrag ist unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes am Schluss des Angebotes hinzuzufügen.

Etwaige zugelassene Nebenangebote oder Änderungsvorschläge müssen auf einer besonderen Anlage gemacht und als solche deutlich gekennzeichnet werden. Soweit Erläuterungen zur Beurteilung des Angebotes erforderlich erscheinen, kann das Unternehmen sie auf besonderer Anlage dem Angebot beifügen.

Das Unternehmen hat anzugeben, ob

• für den Gegenstand des Angebotes bereits gewerbliche Schutzrechte bestehen oder beantragt sind oder

• erwogen wird, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechtes zu verwerten.

• Stadt Aachen Zentrale Vergabestelle B03/300 BW B-UVgO-VgV – Reinigungsleistungen - Stand 01/20 –

[Seite 2]

2

b) Der Einreichungstermin ist dem Anschreiben (Vergabeunterlagen bzw. Angebotsschreiben) zu entnehmen. Angebote im Papierformat sind nicht zulässig und führen zum Ausschluss, sofern in den Vergabeunterlagen nicht gemäß § 38 Abs. 4 UVgO die Einreichung von Angeboten in Papierform zugelassen ist. Sollten Angebote gemäß § 38 Abs. 4 UVgO in Papierform zugelassen sein, so sind die Angebote mit dem zur Verfügung gestellten besonders gekennzeichneten Briefumschlagvordruck verschlossen einzureichen. Eine Zustellung per Post ist nicht erforderlich. Angebote sowie etwaige Änderungen oder Berichtigungen sind ausschließlich über das Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen einzureichen und gemäß Ziffer 2a zu signiere, sofern nicht die Ausnahmetatbestände des § 38 Abs. 4 UVgO zutreffen. Etwaige zugehörige Muster und Proben müssen an dem Tag, der als Einreichungstermin bestimmt ist, bei der Zentralen Vergabestelle vorliegen. c) Das Unternehmen muss seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt haben. Mit der Angebotseinreichung erklärt das Unternehmen, dass er seine gesetzlichen und tariflichen Verpflichtungen laufend erfüllt, und dass keine Ausschließungsgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen.

d) Soweit in den Vergabeunterlagen und / oder der Veröffentlichung der Ausschreibung nach § 21 UVgO bzw. § 29 VgV bei den vorzulegenden Nachweisen ein maximales Alter genannt ist, bezieht sich dieses auf das Ausstellungsdatum des jeweiligen Nachweises.

Können aufgrund von Umfirmierung oder Umbenennungen eines Unternehmens geforderte Nachweise nicht vorgelegt werden, weil das bietende Unternehmen z. B. bei Behörden (Finanzamt, kommunales Steueramt usw.) oder Berufsgenossenschaft noch nicht geführt bzw. von den genannten Stellen nicht attestiert werden kann, dass das Unternehmen seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Sozialabgaben nachgekommen ist, so sind die entsprechenden Nachweise für das vorherige Unternehmen beizubringen. Das Unternehmen ist verpflichtet, im Bedarfsfall durch weitere Belege (z. B. Handelsregisterauszüge o. ä.) nachzuweisen, dass das bietende Unternehmen durch Umfirmierung, Rechtsnachfolge o. ä aus dem Unternehmen entstanden ist, für welches die Nachweise vorgelegt werden. Gleiches gilt für evtl. geforderte Referenzen oder weitere geforderte Nachweise zur Beurteilung der Eignung im Sinne von § 35 UVgO bzw. §§ 45, 46 VgV

3. Korruptionsbekämpfung Aufgrund § 8 des Korruptionsbekämpfungsgesetzes für das Land NRW besteht die Verpflichtung vor Erteilung eines Auftrages bei der Informationsstelle des Landes eine Regelanfrage durchzuführen, ob dort Eintragungen vorhanden sind.

Die Stadt Aachen wird für das bietende Unternehmen und ihre vertretungsberechtigten Personen eine Regelanfrage bei der Informationsstelle des Landes NRW durchführen. Dazu hat das Unternehmen in seinem Angebot alle vertretungsberechtigten Personen einschließlich deren Geburtsorte und Staatsangehörigkeit sowie Geburtsdatum und ggfs. abweichenden Geburtsnamen anzugeben. Für das bietende Unternehmen sind das Registergericht und die HRA, HRB, GnR, VR-Nummer oder sonstige entsprechende Registrierungsnummern einzutragen. Anstatt der entsprechenden Angaben im Angebotsschreiben können auch Kopien der Bundespersonalausweise sowie Kopien des entsprechenden Auszuges aus dem Handelsregister dem Angebot beigefügt werden.

4. ILO-Konvention Nr. 182 “Ausbeuterische Kinderarbeit” Berücksichtigung finden nur Produkte, die ohne ausbeuterische Kinderarbeit im Sinne der ILO-Konvention 182 über die schlimmsten Formen der Kinderarbeit hergestellt wurden.

Mit der Einreichung des Angebotes erklärt das Unternehmen, dass die von ihm angebotenen Produkte ohne ausbeuterische Kinderarbeit im o. g. Sinne hergestellt wurden.

Mit der Einreichung des Angebotes erkennt das Unternehmen an, dass eine falsche Erklärung einen Ausschluss in diesem und in weiteren Vergabeverfahren zur Folge hat. Das Unternehmen stimmt zu, dass die Erklärung an Dritte, insbesondere an Nichtregierungsorganisationen, die sich gegen ausbeuterische Kinderarbeit engagieren, weitergegeben werden darf.

• Stadt Aachen Zentrale Vergabestelle B03/300 BW B-UVgO-VgV – Reinigungsleistungen - Stand 01/20 –

[Seite 3]

3

5. Arbeitsgemeinschaften Angebote von Unternehmensgemeinschaften (Bewerber- und Bietergemeinschaften) (§ 38 Abs. 12 UVgO bzw. § 53 Abs. 9 VgV) haben nur dann Gültigkeit, wenn bis zur Zuschlagserteilung folgende Unterlagen vorliegen:

• Ein Verzeichnis der Mitglieder der Gemeinschaft mit Bezeichnung des bevollmächtigten Vertreters und
• eine von allen Mitgliedern rechtsverbindlich unterzeichnete Erklärung, dass der bevollmächtigte Vertreter die im Verzeichnis aufgeführten Mitglieder gegenüber der Stadt Aachen rechtsverbindlich vertritt,
• der bevollmächtigte Vertreter berechtigt ist, mit uneingeschränkter Wirkung für jedes Mitglied Zahlungen anzunehmen,
• alle Mitglieder für die Vertragserfüllung als Gesamtschuldner haften.

6. Bindefrist Bis zum Ablauf der Bindefrist bleibt das Unternehmen an sein Angebot gebunden.

7. Zuschlagserteilung, Losbildung Eine Teilung in Lose, Veränderung des Umfanges der Lose und Vergabe der Lose an verschiedene Unternehmen bleibt vorbehalten. Ebenso ist eine Gesamtvergabe aller Lose an das ggf. in der Zusammenfassung wirtschaftlichste Unternehmen möglich. Enthalten die Vergabeunterlagen Regelungen hinsichtlich einer Aufteilung in Lose bzw. deren Zusammenfassung, so gelten diese vorrangig.

Wurde bis zum Ablauf der Bindefrist ein Auftrag nicht erteilt, so gilt das Angebot als nicht berücksichtigt (§ 46 UVgO). Bei europaweiten Ausschreibungen verfährt die Stadt Aachen bzgl. der Nichtberücksichtigung von Angeboten gem. § 134 GWB.

8. Haftpflichtversicherung Soweit in den Vergabeunterlagen und / oder der Veröffentlichung der Ausschreibung nach § 28, 29 UVgO bzw. § 40, 41 VgV der Nachweis einer bestehenden Haftpflichtversicherung gefordert wird, ist dieser durch eine Bestätigung des Versicherungsunternehmens, bei welchem Personen und sonstige Schäden versichert sind, zu führen. Die Deckungssummen für die nachzuweisende Haftpflichtversicherung für Personen- und sonstige Schäden haben pauschal mindestens 1.000.000 EUR zu betragen, solange in den übrigen Unterlagen (Vergabeunterlagen, Leistungsbeschreibung / -verzeichnis, Veröffentlichung) keine höheren Mindestdeckungssummen genannt wurden.

9. Zusätze für ausländische Bewerber Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Der Schriftverkehr, sowie sonstige Kommunikation mit dem Auftraggeber ist in deutscher Sprache zu führen.

Falls das Unternehmen seinen Sitz oder Wohnsitz nicht in der Bundesrepublik Deutschland hat und noch nicht Mitglied einer deutschen Berufsgenossenschaft ist, hat es vor der Erteilung des Auftrags nachzuweisen, dass das Unternehmen, soweit es auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland tätig wird, sich zur Berufsgenossenschaft angemeldet hat. Falls das Unternehmen aufgrund einer für die Bundesrepublik Deutschland verbindlichen Regelung von der Pflicht zur Mitgliedschaft bei einer deutschen Berufsgenossenschaft befreit ist, hat es für jeden Mitarbeiter, der im Gebiet der Stadt Aachen eingesetzt werden soll, durch eine Bescheinigung nach EWG-VO 1408/71 Artikel 14 auf Vordruck E 101 zu belegen, dass eine Mitgliedschaft in einem der deutschen Berufsgenossenschaft vergleichbaren Sozialversicherungssystem des Entsendestaates besteht, in dem das bietende Unternehmen seine wesentliche Geschäftstätigkeit ausübt.

• Stadt Aachen Zentrale Vergabestelle B03/300 BW B-UVgO-VgV – Reinigungsleistungen - Stand 01/20 –

[Seite 4]

4

Sofern ein ausländischer Unternehmer Leistungen für die Stadt Aachen erbringt, ist die zu ermittelnde Umsatzsteuer nach § 13 UStG durch die Stadt Aachen direkt an das Finanzamt Aachen-Stadt abzuführen. Rechnungen des Auftragnehmers müssen folgende Anforderungen erfüllen: • Nettorechnung (ohne Umsatzsteuerausweis) • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des ausländischen Unternehmens • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Stadt Aachen (DE 121689815) • Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Auftraggeber)

10. Nationales Recht Ergänzend zu den Vergabeunterlagen gelten die deutschen Rechtsvorschriften.

• Stadt Aachen Zentrale Vergabestelle B03/300 BW B-UVgO-VgV – Reinigungsleistungen - Stand 01/20 –

[Seite 5]

5

Zusätzliche Vertragsbedingungen

der Stadt Aachen (VOL / B)

(Reinigungsleistungen)

1. Vertragsbestandteile 1.1 Es gelten nacheinander als Vertragsbestandteil: a. Die Vergabeunterlagen mit dem Angebotsschreiben und sämtlichen Anlagen (Leistungsbeschreibung / -verzeichnis, Objektkalkulationen, Pläne, Zeichnungen, Erläuterungen usw.). b. Die Bewerbungsbedingungen der Stadt Aachen UVgO bzw. VgV. c. Diese zusätzlichen Vertragsbedingungen der Stadt Aachen (VOL / B). d. Die besonderen Bewerbungsbedingungen der Stadt Aachen für die Ausschreibung und Ausführung von Gebäudereinigungsleistungen. e. Die besonderen Vertragsbedingungen Tariftreue und Mindestarbeitsbedingungen. f. Die allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL / B).

1.2 Die VOL / B kann im Internet unter www.vergabe.nrw.de/vergaberechtvorschriften oder bei der Zentralen Vergabestelle zu den gewöhnlichen Geschäftszeiten eingesehen werden.

2. Preise Die angebotenen Preise sind Festpreise ohne Umsatzsteuer. Diesen Preisen wird die Umsatzsteuer in der jeweils geltenden Höhe hinzugesetzt.

Die angebotenen Preise enthalten sämtliche Nebenkosten (z. B. Lohn- und Gehaltsnebenkosten, übertarifliche Zulagen, Zeit- und Erschwerniszuschläge, Kosten für Verpackung, Transport, Rollgeld, Fracht, Versicherungen, Autobahnmaut usw.), soweit im Leistungsverzeichnis / in der Leistungsbeschreibung hierzu keine gesonderten Positionen vorgesehen sind.

3. Güteprüfung, Abnahme, Gefahrenübergang Die Eigenschaften, der der Zuschlagserteilung zugrunde gelegten Anforderungen, sind für die Güter der zu erbringenden Leistungen maßgebend und gelten als zugesichert, wobei diese den in der Leistungsbeschreibung / in dem Leistungsverzeichnis bezeichneten Eigenschaften entsprechen und den jeweils geltenden einschlägigen Normen Rechnung tragen müssen.

Auf Verlangen einer Vertragspartei ist nach Erfüllen der Leistung eine förmliche Abnahme durchzuführen. Wird die Abnahme der Leistung nicht schriftlich erklärt, so gilt sie als bewirkt, wenn die Schlusszahlung geleistet ist.

Die Gefahr geht, wenn nichts anderes vereinbart ist, auf die Stadt Aachen über: a) bei Lieferung ohne Abnahme mit der Schlusszahlung, b) bei Lieferung mit Abnahme zum Zeitpunkt der Abnahme.

4. Rechnung Die Rechnung ist in einfacher Ausfertigung einzureichen. Die Rechnung ist grundsätzlich in Übereinstimmung mit dem Angebot / mit den Festpreisen ohne Umsatzsteuer aufzustellen. Von den Festpreisen sind alle vereinbarten Nachlässe, Skonti, Mengenrabatte usw. abzuziehen. Zu dem verbleibenden Netto- Rechnungsbetrag ist die Umsatzsteuer am Schluss der Rechnung in einem Betrag gesondert hinzuzusetzen. Der geforderte Rechnungsbetrag, der die Umsatzsteuer einschließt, ist aufzuführen.

Für selbständige Teilleistungen (Teillieferungen) können nach Vereinbarung Teilrechnungen eingereicht werden. Soweit Abschlags- oder Vorauszahlungen vereinbart wurden, sind die Rechnungen hierüber ausschließlich mit den Preisen ohne Umsatzsteuer aufzustellen. Der als Abschlags- bzw. Vorauszahlung zu leistende Betrag wird ohne anteilige Umsatzsteuer gezahlt. Abweichend von dieser Regelung darf in den Rechnungen über Abschlags- und Vorauszahlungen die anteilige Umsatzsteuer hinzugesetzt werden, wenn der Auftragnehmer durch eine Bestätigung des Finanzamtes nachweist, dass er nach den vereinnahmten Entgelten (§ 20 UStG 2005) versteuert wird.

• Stadt Aachen Zentrale Vergabestelle B03/300 ZVB-UVgO-VgV – Reinigungsleistungen - Stand 01/20 –

[Seite 6]

6

5. Änderung der Leistung Wird bei Änderung der Leistung oder anderen Anordnungen der Stadt Aachen eine erhöhte Vergütung beansprucht, so muss der Auftragnehmer dies der Stadt Aachen unverzüglich vor der Ausführung der Leistung, möglichst der Höhe nach, schriftlich anzeigen.

Anträge auf Leistungsänderungen, die Mehrkosten verursachen, dürfen ausschließlich von der Dienststelle, die den ursprünglichen Auftrag erteilt hat, entgegengenommen werden. Bei Zuwiderhandlungen besteht kein Anspruch des Auftragnehmers auf Erhalt der Mehrkosten.

6. Unteraufträge für Teilleistungen Bei der Erteilung von Unteraufträgen durch den Auftragnehmer, soweit dies nach § 4 Abs. 4 VOL / B zulässig ist bzw. eine Zustimmung des Auftraggebers vorliegt, sind folgende Maßnahmen verbindlich:

• Der Auftragnehmer verfährt bei der Übertragung von Teilen der Leistung nach wettbewerblichen Gesichtspunkten.
• Der Unterauftragnehmer ist auf Verlangen des Auftraggebers zu benennen.
• Dem Unterauftragnehmer dürfen insgesamt keine ungünstigeren Bedingungen - insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise und Sicherheitsleistungen - gestellt werden, als zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart sind.
• Bei der Einholung von Angeboten für Unteraufträge sind bevorzugt mittelständische Unternehmen zu beteiligen, soweit dies mit der vertragsgemäßen Erfüllung des Auftrages vereinbart ist (§ 21 Abs. 4 Mittelstandgesetz NRW).

7. Ausführungsunterlagen Die Stadt Aachen stellt dem Auftragnehmer die für die Ausführung erforderlichen Unterlagen unentgeltlich und rechtzeitig zur Verfügung. Der Ausführung dürfen nur Unterlagen zugrunde gelegt werden, die von der Stadt Aachen ausdrücklich als zur Ausführung bestimmt gekennzeichnet sind.

8. Haftung, Mitteilung von Unfällen Bewachung und Verwahrung des gesamten Besitzes des Auftragnehmers oder seiner Erfüllungsgehilfen einschließlich der Unterkünfte, Arbeitsgeräte, Arbeitskleider usw. - auch während der Arbeitsruhe - ist Sache des Auftragnehmers. Die Stadt Aachen ist dafür nicht verantwortlich, auch wenn sich diese Gegenstände auf ihren Grundstücken befinden.

Unfälle im Rahmen der Leistungserbringung, bei denen Personen- oder Sachschaden entsteht, sind vom Auftragnehmer dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Mündliche Mitteilungen sind vom Auftragnehmer spätestens binnen zwei Werktagen schriftlich zu bestätigen.

9. Insolvenz- und Vergleichsverfahren Wird über das Vermögen des Auftragnehmers das Insolvenzverfahren eröffnet oder beantragt er ein Vergleichsverfahren, so hat er dies dem Auftraggeber unverzüglich schriftlich mitzuteilen.

10. Gewährleistung, Schadenersatzansprüche Es gilt die gesetzliche Gewährleistungsfrist nach dem BGB (2 Jahre)

Die Gewährleistungsfrist beginnt mit der Abnahme, bei Teilleistungen mit der Abnahme der letzten Leistung. Bei Verträgen, die durch ständig wiederkehrende Leistungen erfüllt werden, ist jedoch die Abnahme der Einzelleistungen maßgebend.

11. Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers Für den Auftrag gelten ausschließlich die städtischen Bewerbungs- bzw. Vertragsbedingungen. Unternehmenseigene AGB, die von den städtischen Bewerbungs- bzw. Vertragsbedingungen abweichen, ihnen widersprechen oder diese ergänzen, haben keine Gültigkeit. Sie werden auch dann nicht anerkannt, wenn der Auftraggeber ihnen nicht nochmals nach Eingang des Angebotes ausdrücklich widerspricht. Spätestens mit der Zuschlagserteilung gelten die städtischen Bewerbungs- bzw. Vertragsbedingungen.

• Stadt Aachen Zentrale Vergabestelle B03/300 ZVB-UVgO-VgV – Reinigungsleistungen - Stand 01/20 –

[Seite 7]

7

12. Gerichtsstand Gerichtsstand ist Aachen.

13. Vertragsänderungen Jede Änderung des Vertrages bedarf der Schriftform, solange in den übrigen Vergabeunterlagen keine abweichenden Regelungen (z. b. zur Textform) genannt wurden.

• Stadt Aachen Zentrale Vergabestelle B03/300 ZVB-UVgO-VgV – Reinigungsleistungen - Stand 01/20 –