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Stadt Aachen Zentrale Vergabestelle
Vergabeunterlagen
Offenes Verfahren Dienststelle: Zentrale Vergabestelle Nr.: 2026/341-MI Verwaltungsgebäude: Am Marschiertor Ablauf der Angebotsfrist: 12.10.2026 Auskunft erteilt: Herr Isaac Aktenzeichen: FB 60/310-2026/341-MI Durchwahl (0241) 432 - 60319 Abgabeort: ausschließlich über das Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen
Vergabe von Leistungen nach der VgV Angebot für: Abschluss eines Vertrags über die Gebäudereinigung zur Durchführung der Unterhalts- sowie optionalen Grundreinigung auf vier Jahre ab dem 01.02.2027 in 3 Losen
Sehr geehrte Damen und Herren, anbei erhalten Sie die Vergabeunterlagen zur v. g. Maßnahme mit der Bitte um Angebotserstellung.
Folgende Anlagen sind beigefügt:
(Zum Verbleib beim Unternehmen) (Zurück an die Zentrale Vergabestelle)
Bewerbungsbedingungen der Stadt Aachen (UVgO bzw. VgV) Angebotsschreiben Zusätzliche Vertragsbedingungen der Stadt Aachen (VOL / B) Anlagen zum Angebotsschreiben Besondere Vertragsbedingungen Tariftreue und Mindestarbeitsbe- LV / LB mit Preisangaben und Angebotssumme dingungen ggfs. weitere Vertragsbedingungen ggfs. Pläne / Zeichnungen / Erläuterungen zur Ausschreibung
Hinweis: Die Ausschreibungsunterlagen stehen ausschließlich auf dem Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen als kostenloser Download zur Verfügung. Die Weitergabe der Ausschreibungsunterlagen an Dritte sowie die gewerbliche Nutzung der Ausschreibungsunterlagen ist nicht gestattet.
Die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist und läuft am 11.12.2026 ab. Bis dahin ist das Unternehmen an sein Angebot gebunden.
Ausführungsfrist: 01.02.2027 - 31.01.2031
Die Stadt Aachen verfährt bzgl. der Nichtberücksichtigung von Angeboten gem. § 134 GWB.
Als Sicherheit wird gefordert: ☐ 5 v.H. der Auftragssumme zur Sicherung der ordnungsgemäßen Erfüllung des Vertrages ☐ 3 v.H. der Abrechnungssumme zur Sicherung von Mängelansprüchen ☒ Sicherheitsleistungen werden nicht gefordert
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Mit der Angebotsabgabe sind von allen Unternehmen folgende Nachweise und Erklärungen vorzulegen: ☒ Angebotsschreiben ☒ Eigenerklärung des Unternehmens gemäß §§ 123, 124 GWB ☒ ausgefüllte Leistungsverzeichnisse (Preisdatenblätter) auf beigefügten Vordrucken ☒ Formular 523 EU VHB NRW - Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Abs. 3 der Verordnung (EU) 2022/576 ☒ Vorlage des ausgefüllten Vordrucks "Referenzliste zur Ausschreibung" durch Angabe von mindestens vier geeig neten und vergleichbaren Referenzen (vier Referenzen = vier Auftraggeber) über in den letzten drei Jahren ausge führte Leistungen mit Angabe des Erbringungszeitpunkts, des Leistungsumfangs - insbesondere jährlicher Auf tragswert (netto in Euro) und Jahresreinigungsfläche (qm) - sowie des Auftraggebers. Eine Referenz ist dann ver gleichbar, wenn sie hinsichtlich der technischen Ausführung und Organisation einen ähnlich hohen oder höheren Schwierigkeitsgrad wie die ausgeschriebene Leistung hat oder aber die durchgeführten Leistungen einen etwa gleich großen oder größeren Umfang aufweisen. Der Umfang ist dann etwa gleich groß, wenn dieser mindestens 80% der angebotenen Quadratmeterfläche pro Jahr entspricht. Es sind mindestens vier dieser Referenzen erfor derlich, um unter Einhaltung der Grundsätze von Transparenz und Gleichbehandlung eine objektive und verhältnis mäßige Überprüfung der Eignung und Leistungsfähigkeit der einzelnen Unternehmen im Rahmen einer ausrei chenden Tatsachengrundlage zu ermöglichen. Bei Reinigungsfirmen, welche bereits für die Stadt Aachen Unter haltsreinigungsleistungen erbringen, ist eine Referenzliste entbehrlich, es sei denn, die unter Vertrag stehenden Objekte sind mit den nun ausgeschriebenen Objekten nicht vergleichbar (s. o.). Auf Anforderung sind Ansprech partner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie zur Konkretisierung des Auftrages die Auftrags-, Rechnungs- oder Kundennummer zu benennen) ☒ Anbieterfragebogen zur Umweltverträglichkeit von Reinigungs- und Pflegemittel gemäß Anlage 5a
Sollte Ihr Unternehmen die u.g. Nachweise und Erklärungen bereits im laufenden Kalenderjahr der Vergabestelle der Stadt Aachen vorgelegt haben und liegt eine entsprechende Präqualifizierung vor, so ist Ihr Unternehmen von der Pflicht zur erneuten Vorlage dieser Unterlagen befreit, soweit das Ende der Angebotsfrist im laufenden Ka- lenderjahr liegt.
☒ Nachweis über die Vorlage der gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistungen ☒ Nachweis und Beschreibung der Systeme der betrieblichen Qualitätssicherung und namentliche Nennung der Technischen Leitung ☒ Vorlage eines Unternehmensportraits aus dem zumindest hervorgeht, wie viel Personal beschäftigt ist, wie lange das Unternehmen bereits am Markt vertreten ist und welche Beschäftigungsfelder abgedeckt werden ☒ Das Gebäudemanagement der Stadt Aachen verlangt im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens eine Bestätigung des Versicherungsunternehmens, bei welchem Personen- und sonstige Schäden versichert sind. Die Deckungssumme der nachzuweisenden Haftpflichtversicherung für Personen- und sonstige Schäden hat pauschal mindestens 1.000.000,00 € zu betragen
☒ Ggfls. Nachweis / Erklärung gemäß Punkt 5 (s) der besonderen Bewerbungsbedingungen
Der Auftraggeber behält sich die Vorlage folgender Nachweise und Erklärungen vor: ☒ Es müssen für jedes verwendete Reinigungsmittel ein Sicherheitsblatt, ein technisches Datenblatt mit Hinweisen zu den Inhaltsstoffen sowie eine Gebrauchsanweisung mitgeliefert werden.
Falls Sie bereit sind, die Leistungen zu übernehmen, werden Sie gebeten, anliegendes Angebotsschreiben nebst Anlagen bis zum o. a. Ablauf der Angebotsfrist über das Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen elektronisch einzureichen.
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Wichtiger Hinweis!
Das Angebot muss mindestens bestehen aus:
• Angebotsschreiben, • die ausgefüllten Leistungsverzeichnisse / Objektkalkulationen als Excel-Dateien • ggf. geforderte Nachweise und Erklärungen Die ausgefüllten Leistungsverzeichnisse / Objektkalkulationen (einschl. der Preisangaben) sind als Excel-Dateien dem An- gebot beizufügen. Angebote ohne die v. g. Excel-Dateien werden von der Wertung ausgeschlossen.
Ist im Leistungsverzeichnis in der Leistungsbeschreibung eine Teilung der Gesamtleistung in Lose vorgesehen, so behält sich die ausschreibende Stelle die Vergabe nach Losen vor.
| ☐ | Nebenangebote sind nur in Verbindung mit einem Hauptangebot zugelassen. Soweit an die Nebenangebote Mindestanforderungen gestellt sind, müssen diese erfüllt werden; im Übrigen müssen sie im Vergleich zur Leistungsbeschreibung sowohl qualitativ als auch quantitativ gleichwertig sein. Die Erfüllung der Mindestan- forderungen bzw. die Gleichwertigkeit ist mit Angebotsabgabe nachzuweisen. |
|---|---|
| ☒ | Nebenangebote sind nicht zugelassen. |
Die Angebote sind auf der Grundlage der zum Zeitpunkt der Veröffentlichung bekannten gesetzlich vorgeschriebe- nen Mindesttariflöhne für den Beginn der Rahmenvereinbarung zu kalkulieren. Angebote, welche diese Anforderungen nicht erfüllen, werden von der Wertung ausgeschlossen.
Loslimitierung: Gemäß der „Besonderen Bewerbungsbedingungen, Punkt 9“ gilt eine Loslimitierung in Form einer Zuschlagslimitierung. Ein Bieter kann ein Angebot auf ein Los, auf mehrere oder auf alle Lose abgeben. Jeder Bieter kann aufgrund der Zu- schlagslimitierung für max. 60% der ausgeschriebenen Lose den Zuschlag erhalten. Diese Regelung findet jedoch erst ab dem 4. Los Anwendung bzw. es gilt ein Minimum von drei Losen.
Zuschlagskriterien: ☐ niedrigster Preis ☒ folgende Kriterien:
Kriterien Kriterium Gewichtung Preis 50 Punkte Produktivstunden 50 Punkte
Weitere Informationen zu den Zuschlagskriterien: Preis und Produktivstunden setzen sich zusammen aus dem jährlichen Preis bzw. den jährlichen Stunden der Unterhalts- reinigung zuzüglich 17 % des Preises bzw. der Stunden für die Grundreinigung des Gesamtobjektes.
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Nachprüfungsbehörde: Bei Vergaben, die die Schwellenwerte für europaweite Vergaben überschreiten, erfolgt die Überprüfung behaupteter Ver- letzungen der Vergabevorschriften auf der Grundlage des § 160 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) durch die Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster, Albrecht-Thaer-Straße 9, 48147 Münster.
Hinweis
Das Angebot ist ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen einzureichen und mittels Textform nach § 126b BGB oder mittels elektronischer Signatur bzw. elektronischem Siegel zu signieren.
Hierbei ist zu beachten, dass nach § 126b BGB neben der Angabe der Firma auch die Nennung der natürlichen Person des Erklärenden bei Angebotsabgabe erfolgen muss, da sonst die Bestimmungen des § 126b BGB nicht erfüllt sind und ein Ausschluss des Angebotes erfolgt.
Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag Zentrale Vergabestelle der Stadt Aachen
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