[Seite 1]

Ausschreibung Gebäudeunterhaltsreinigung
Großforschungsbereich
Reinigungsvertrag mit
optionalem Qualitätsmanagementsystem (QMS)
zwischen
dem Karlsruher Institut für Technologie (KIT)
vertreten durch den Präsidenten
Herrn Prof. Dr. Jan S. Hesthaven
Kaiserstraße 12
76131 Karlsruhe
- im Folgenden Auftraggeber (AG) genannt -
und
der Dienstleistung Reinigung GmbH
vertreten durch die Geschäftsführer
Straße
Ort
- im Folgenden Auftragnehmer (AN) genannt -

[Seite 2]

Inhalt

Einleitung ______________________________________________________________________________________________ 3

Vertragsbestandteile _______________________________________________________________________________ 3
Vertragsgegenstand/Leistungsumfang __________________________________________________________________ 4 2.1 Hauptleistungen _______________________________________________________________________________ 4 2.2 Rügepflichten des AN ___________________________________________________________________________ 4 2.3 Nebenleistungen/Pflichten _______________________________________________________________________ 4 2.4 Pflegeanleitungen und -beschreibungen _____________________________________________________________ 5 2.5 Reinigungszeit und vereinbartes Stundenvolumen _____________________________________________________ 5
Dauer und Kündigung des Vertrages ____________________________________________________________________ 6
Besondere Leistungspflichten des AN __________________________________________________________________ 6 4.1 Hygienebestimmungen __________________________________________________________________________ 7 4.2 Arbeiten in Reinräumen__________________________________________________________________________ 7
Qualitätssicherung ________________________________________________________________________________ 7
Reklamationen ___________________________________________________________________________________ 7
Folgen bei Schlecht- oder Nichtleistung des AN ___________________________________________________________ 8 7.1 Nachbesserung ________________________________________________________________________________ 8 7.2 Rücktritt und Schadensersatz _____________________________________________________________________ 8
Optionales Qualitätsmanagementsystem des AG _________________________________________________________ 8 8.1 Nicht oder nicht fristgerecht dokumentierte Abarbeitung von Reklamationen: ________________________________ 9 8.2 Nicht durchgeführte Eigenkontrollen: ______________________________________________________________ 10 8.3 Nicht erreichte Service-Level/unentschuldigtes Fehlen des AN am Prüftag: ________________________________ 10 8.4 Malusregelung ________________________________________________________________________________ 10 8.5 Sonderkündigungsrecht ________________________________________________________________________ 11
Personal und Einschaltung Dritter ____________________________________________________________________ 11 9.1 Eigenes Personal / Qualifikationen und Änderungen __________________________________________________ 11 9.2 Lichtbildausweis, Verhalten in den Objekten ________________________________________________________ 13 9.3 Einschaltung Dritter ____________________________________________________________________________ 13 9.4 Weisungsbefugnis _____________________________________________________________________________ 14 9.5 Austausch von Personal ________________________________________________________________________ 14 9.6 Objektleiter / Vorarbeiter ________________________________________________________________________ 14
Reinigungsmittel und –geräte, Hygienematerial, Sozial- und Lagerräume, Arbeitsplätze ____________________________ 15 10.1 Anmietung von Räumlichkeiten ________________________________________________________________ 17 10.2 Schlüssel _________________________________________________________________________________ 17
Fremdfirmenanweisung ____________________________________________________________________________ 17
Rückübergabe bei Beendigung von Leistungen ___________________________________________________________ 17
Fundsachen und Belohnungen _______________________________________________________________________ 18
Obliegenheiten des AG ____________________________________________________________________________ 18
Aufbewahrung von Unterlagen _______________________________________________________________________ 18
Haftung/Übertragung der Verkehrssicherungspflicht/Versicherungen _________________________________________ 19
Jahresvergütung _________________________________________________________________________________ 20 17.1 Preisanpassung des Stundenverrechnungssatzes in der Unterhaltsreinigung ____________________________ 20 17.2 Preisanpassung der Abruf-, Sonderleistungen und Grundreinigung ____________________________________ 21
Sonstige Preis- und Kostenrisiken ____________________________________________________________________ 21
Zahlungsweise __________________________________________________________________________________ 21 19.1 Vereinbarung über Aufschläge _________________________________________________________________ 22 19.2 Stundensätze ______________________________________________________________________________ 22
Leistungsänderung _______________________________________________________________________________ 22 20.1 Änderung des Leistungsinhalts_________________________________________________________________ 22 20.2 Änderung des Leistungsumfanges ______________________________________________________________ 23
Open Book Vereinbarung/Datenschutz ________________________________________________________________ 23 21.1 Einsichtnahme in Unterlagen __________________________________________________________________ 23 21.2 Geheimhaltung/Datenschutz/Verschwiegenheitsverpflichtung _________________________________________ 24 21.3 Regelkommunikation/Berichtswesen ____________________________________________________________ 25
Verhinderung des AN ______________________________________________________________________________ 25
Änderungen der Gesellschafterstruktur ________________________________________________________________ 25
Forderungsabtretung ______________________________________________________________________________ 25
Aufrechnungsverbot ______________________________________________________________________________ 26
Schriftform _____________________________________________________________________________________ 26
Salvatorische Klausel _____________________________________________________________________________ 26
Vertragssprache, anwendbares Recht und Gerichtsstand ___________________________________________________ 26
Anlagenverzeichnis _______________________________________________________________________________ 26

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 2 von 26

[Seite 3]

Einleitung Die Parteien schließen diese Vereinbarung in der Absicht einer partnerschaftlichen Zusammen- arbeit. Die Erhaltung des Wertes, der Funktionalität und Attraktivität der Gebäude des AG sowie die Einhaltung der besonderen hygienischen Anforderungen sind ihre Ziele.

Um dies sicherzustellen, behält sich der AG vor, das diesem Vertrag beigefügte Qualitätsma- nagementsystem der Firma Rüttermann Consulting GmbH oder ein anderes einzusetzen. Der AN stimmt für diesen Fall der Nutzung und den sich hieraus ergebenden Verpflichtungen/Fol- gen, wie in diesem Vertrag, nebst Anlagen geregelt, zu.

Im QMS werden durchzuführende Kontrollen, Abarbeitungen von Reklamationen und die Qua- litätsmessung dokumentiert und nach einer Malusregelung bewertet (Qualitätsmanagementsys- tem, QMS).

Darüber hinaus legt der AG besonderen Wert auf Nachhaltigkeit. Dies bedeutet insbesondere, dass der AN

• möglichst natürliche Ressourcen einsetzt, • Ressourcen sparsam verwendet und handhabt, • klimarelevante Emissionen möglichst gering hält, • Menschen- und Arbeitnehmerrechte, Gesetze, Verordnungen und Richtli- nien vollumfänglich beachtet, • Mitarbeitern gleiche Chancen und Qualifizierungsmöglichkeiten einräumt.

Vertragsbestandteile Bestandteile dieses Vertrages sind zudem die beigefügte(n)

Leistungsbeschreibung KIT
RCRC-Systembeschreibung
Ordnungs- und Kontrollbestimmungen
die jeweils aktuelle Abfallordnung KIT
Zusätzliche Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (ZVBL, Stand 05.06.2020)

sowie

das Angebot, auf das der Zuschlag erteilt wurde nebst Anlagen
die Vergabeunterlagen
ergänzend, die VOL/B in der zum Vertragsschluss geltenden Fassung (nicht beigefügt)

Bei Abweichungen und Widersprüchen zwischen den einzelnen Vertragsbestandteilen geht zunächst die Regelung in diesem Vertragstext und sodann die oben benannten Vertragsbestandteile in absteigender Reihenfolge vor.

Allgemeine Geschäftsbedingungen des AN gelten nicht, auch wenn der AG ihrer Geltung nicht ausdrücklich widersprochen hat. Sie werden einvernehmlich auch für künftig zwi- schen den Parteien zu vereinbarenden Nachträgen oder Zusatz-/Sonderleistungen des

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 3 von 26

[Seite 4]

AN ausgeschlossen, auch für den Fall, dass sie durch den AN in einem Angebot oder einer entsprechenden Auftragsbestätigung als Vertragsgrundlage genannt sein sollten.

Vertragsgegenstand/Leistungsumfang

2.1 Hauptleistungen Der AN hat die Leistung gemäß den Kalkulationsunterlagen und den vereinbarten SLA zu erfüllen. Er erbringt seine Leistungen in selbständiger unternehmerischer Verantwortung. Geschuldet wird einerseits der Reinigungserfolg und andererseits die vereinbarten Reinigungsstunden gemäß den Kalkulationsunterlagen.

Die Gebäudereinigungsleistungen umfassen Leistungen der Reinigung der Gebäu- deinnenflächen einschließlich der Einrichtungsgegenstände.

Dabei werden dem AN sämtliche Reinigungsleistungen gemäß den SLA sowie den Kalkulationsunterlagen übertragen. Beauftragt wird die in den Kalkulationsunterla- gen näher definierte Unterhaltsreinigung.

Auf Abruf des AG (Option) wird der AN überdies weitere Leistungen erbringen, die über die mit dem Angebot festgelegten Stundenverrechnungssätze und Leistungs- kennzahlen zu vergüten sind. Auf den Abruf dieser optionalen Leistungen besteht für den AN kein Anspruch und daher auch kein Anspruch auf Schadensersatz, ent- gangenen Gewinn oder Anpassung der vertraglich vereinbarten Vergütungen, so- weit weniger optionale Leistungen durch den AG abgerufen werden sollten, als durch beide Parteien zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses als wahrscheinlich an- genommen werden.

Der AN gewährleistet, auf Anforderung Abrufleistungen innerhalb bestimmter Fris- ten erbringen zu können. Folgende Fristen werden vereinbart:

• Reinigungen aufgrund akuter, gefährdender Verschmutzungen: 1 Stunde (während der regulären Reinigungszeiten)

• Reinigungen aufgrund akuter, gefährdender Verschmutzungen: 2 Stunden (während der üblichen Nutzungszeiten)

• Reinigungs- und Serviceleistungen aufgrund geplanter und durchgeführ- ter Veranstaltungen: bei Bedarfsmeldung 2 Tage vor Veranstaltungsbeginn

2.2 Rügepflichten des AN Stellt der AN gegenüber den Angebotsunterlagen Abweichungen von Art und Größe der Objekte fest, so können sie nur berücksichtigt werden, wenn sie mehr als 2% des Leistungsumfanges ausmachen und spätestens 6 Monate nach Arbeitsauf- nahme schriftlich geltend gemacht werden.

Differenzen von mehr als 10% können jederzeit geltend gemacht werden.

2.3 Nebenleistungen/Pflichten Der AN ist verpflichtet, sämtliche Nebenleistungen, die zur ordnungsgemäßen Er-

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 4 von 26

[Seite 5]

füllung seiner Hauptleistungspflicht, dem Reinigungserfolg, erforderlich sind, unent- geltlich zu erbringen.

In den Gebäuden des KIT werden Abfälle nach Papier, Wertstoffen sowie Restmüll getrennt.

Sortierte Abfälle sind an den hierfür bestimmten Platz (Container, Mülltonnen, Keller usw.) zu bringen und getrennt nach Fraktionen platzsparend einzuschichten.

Der Abfallratgeber des KIT in seiner aktuellen Version ist zu beachten.

Der AN hat die zur Ausführung der beauftragten Reinigung evtl. anfallenden Räum- arbeiten (Blumentöpfe etc.), soweit diese durch eine Person durchführbar sind ge- gebenenfalls selbst zu verrichten. Es erfolgt keine gesonderte Vergütung. Die Räumarbeiten in Kontroll- und Überwachungsbereichen, Laboren, Reinräumen und Küchen werden ausschließlich nur von Mitarbeitern des KIT durchgeführt.

2.4 Pflegeanleitungen und -beschreibungen Sofern der AG bestimmte Pflegeanleitungen oder Reinigungsbeschreibungen vorgibt, sind diese vom AN verbindlich einzuhalten.

2.5 Reinigungszeit und vereinbartes Stundenvolumen Die Reinigungszeiten ergeben sich aus den Kalkulationdateien und den Unterlagen „Sonderleistungen, Anforderungen und Bemerkungen zu den einzelnen Losen“.

Hiervon abweichende Reinigungszeiten können auf Wunsch des AG vereinbart wer- den, ohne dass dies mit Mehrkosten verbunden ist. Dies gilt nur insoweit, als keine zuschlagspflichtige Arbeitszeit (Nacht, Sonn- und Feiertag) vereinbart wird.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, aus betriebsbedingten Gründen die beauftragte Leistung im Einzelfall nach Absprache an Samstagen oder an Brückentagen durch- zuführen.

Bei Reinigungshäufigkeiten von 2- oder 1-mal wöchentlich ist davon auszugehen, dass die Reinigung, die auf einen Feiertag fallen würde, nicht ausgelassen, son- dern vor- oder nachgearbeitet wird. Aus diesem Grund sind bei diesen Häufigkei- ten keine Abzüge von Feiertagen an den verrechenbaren Arbeitstagen vorgenom- men worden. Gleiches gilt bei 3 x wöchentlicher Reinigung, wenn ein Feiertag auf einen Mittwoch fallen würde (max. 1-2 x jährlich), so darf die Reinigung nicht aus- gelassen, sondern muss vor- oder nachgearbeitet werden.

Gemäß Angebot des AN wird ein bestimmtes Stundenvolumen pro Objekt und Mo- nat als zu entgeltender maximaler Zeitaufwand für die fest beauftragten Unterhalts- reinigungen zum vereinbarten Stundenverrechnungssatz beauftragt. Vergütet wird dieser maximale Zeitaufwand jedoch nur, sofern die tatsächlichen Arbeitszeiten der beschäftigten Mitarbeiter den maximalen Zeitaufwand nicht um mehr als 15 % pro Objekt und Monat aber insgesamt nicht mehr als 7,5 % pro Los unterschreiten. Alle weiteren Stundenreduzierungen gehen zulasten des AN, indem die Stunden mit dem vereinbarten Stundenverrechnungssatz multipliziert werden und der Betrag je- weils von der Monatsrechnung in Abzug gebracht wird. Der AN ist verpflichtet, einen monats- und objektbezogenen Soll-Ist-Vergleich der aufgewendeten Reinigungs- stunden, entsprechend den Lohnlisten der eingesetzten Mitarbeiter zu führen, und

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 5 von 26

[Seite 6]

auf Verlangen diese Unterlagen vorzulegen.

Dauer und Kündigung des Vertrages Das Vertragsverhältnis beginnt am 01.11.2026 und endet am 28.02.2031. Es verlängert sich nach Ablauf der Grundlaufzeit stillschweigend bis zum 29.02.2032 sofern nicht eine der beiden Parteien den Vertrag mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende der Grund- laufzeit schriftlich kündigt.

Mit Ablauf der Verlängerung endet das Vertragsverhältnis, ohne dass es einer geson- derten Kündigung bedarf.

Die ersten 6 Monate gelten als Probezeit. Innerhalb dieser Zeit kann der AG den Vertrag ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalender- monats ordentlich kündigen.

Darüber hinaus steht dem AG das Recht zu, abgrenzbare Teile der Leistung zu kündi- gen, wenn diese weggefallen sind (z.B. Kündigung von Räumlichkeiten des AG durch den Mieter, Verkleinerung der zu reinigenden Fläche infolge geänderter Nutzung, etc.). Die Kündigungsfrist für diese Fälle beträgt 1 Monat zum Ende eines Monats. Die Frist beginnt mit dem Interessenswegfall.

Der AG ist jedoch außerhalb von (Teil-)Kündigungen aus wichtigem Grund nicht berech- tigt, den Umfang der geschuldeten Leistungen mit der Absicht zu reduzieren, diese Leis- tungen auf Dritte zu übertragen. Das Recht auf Teilkündigung steht dem AG auch zu, wenn der AN vereinbarte Ergeb- nisse über einen Zeitraum von drei Monaten verfehlt.

Das Recht zur fristlosen Kündigung bleibt unberührt.

Die Kündigung bedarf der Schriftform.

Besondere Leistungspflichten des AN Der Umfang der Leistungspflicht des AN wird durch die SLA festgelegt.

Nach erteiltem Zuschlag liefert der AN binnen 4 Wochen, jedenfalls vor Aufnahme der Reinigung, die komplette Reinigungsorganisation inklusive Start-up – und Revierpla- nung. Insbesondere werden die Tage benannt, an denen Räume gereinigt werden, die sich nicht in einer täglichen Unterhaltsreinigung befinden. Die Revierpläne haben die angebotenen Leistungswerte pro Raumgruppe widerzuspiegeln. Jede Veränderung der Revierpläne ist dem AG unverzüglich mitzuteilen. Der AN gewährleistet, dass durch Krankheit, Urlaub oder sonstigen Ausfall von Mitarbei- tern die Reinigungsleistung/-qualität nicht beeinträchtigt wird (z.B. durch Einsatz von ge- eigneten Ersatzkräften oder Anordnung von Überstunden).

Der AN darf von den in den SLA festgeschriebenen Verfahren oder Vorgehensweisen zur Leistungserbringung abweichen, sofern sichergestellt ist, dass die dort festgeschrie- benen Ergebnisse durch andere geeignete Verfahren oder Vorgehensweisen erreicht werden und der AG dieser Abweichung zugestimmt hat. Insbesondere bleibt die perso- nelle und technische Organisation der Leistungserbringung dem AN vorbehalten. Der AN wird die nach diesem Vertrag und den Vertragsbestandteilen zu erbringenden

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 6 von 26

[Seite 7]

Arbeiten sach- und fachgerecht, sorgfältig und gewissenhaft zu den in den SLA vorge- gebenen Qualitäten sowie nach den allgemein anerkannten Regeln der Technik so durchführen, dass der Betrieb des AG dadurch nicht behindert und die in der Präambel dieses Vertrages festgeschriebenen Ziele nicht gefährdet werden.

Der AN wird Beschädigungen und – soweit möglich – Verschleiß der zu reinigenden, betreuenden Gegenstände vermeiden.

Vor Verlassen der gereinigten Räume sind geöffnete Fenster zu schließen und Beleuch- tungen auszuschalten. Offensichtliche Beschädigungen an der Einrichtung (z.B. defekte Leuchtkörper) sind dem AG unverzüglich zu melden und schriftlich zu dokumentieren.

4.1 Hygienebestimmungen Sofern Desinfektionsmittel eingesetzt werden, müssen diese in der jeweils gültigen Liste der Deutschen Gesellschaft für Hygiene und Mikrobiologie (oder gleichwertig) eingetragen sein. Die verwendeten Reinigungsmittel sollten beim Umweltbundes- amt registriert sein. Dem AG sind entsprechende Nachweise vor der Benutzung vor- zulegen und die Mittel von ihm freizugeben.

Für alle Reinigungskräfte, die in den Küchenbereichen eingesetzt werden, ist dem AG vor Arbeitsaufnahme unaufgefordert die Bescheinigung der Belehrung gemäß § 43 Abs. 1 Nr. 1 Infektionsschutzgesetz vorzulegen.

Sofern dem AG Hygienepläne für die Reinigung bestimmter Objekttypen vorliegen, sind diese vom AN bei der Leistungserbringung zu beachten.

4.2 Arbeiten in Reinräumen Für Arbeiten in Reinräumen, Kontroll- und Überwachungsbereichen, Laboren und Küchen etc. gelten besondere Schutzmaßnahmen, speziell vom AG gestellte Rein- raumkleidung ist zu verwenden. Hygienevorschriften und Sicherheitsbestimmungen sind zu beachten. Es darf nur Personal eingesetzt werden, das Erfahrung in der Reinraumreinigung besitzt.

Qualitätssicherung Der AN verpflichtet sich, regelmäßig Qualitätskontrollen durchzuführen, zu dokumentie- ren und das Ergebnis dem AG unaufgefordert, monatlich in elektronischer Form zukom- men zu lassen. Der AG behält sich vor, ein anderes QMS-System als das unter Punkt 8 dargestellte einzusetzen.
Reklamationen Der AN gewährleistet, dass alle an ihn herangetragenen Reklamationen im Hinblick auf die besondere Bedeutung der Sauberkeit der Objekte unverzüglich bearbeitet und zu- grunde liegende Missstände unverzüglich abgestellt werden.

Der AG wird an ihn herangetragene Reklamationen jeweils unverzüglich an den AN wei- terleiten. Mängel müssen unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 24 Stunden ab- gearbeitet und rückgemeldet werden. Bei Reklamationsmeldungen am Freitag müssen Mängel bis spätestens am darauffolgenden Montag abgearbeitet und rückgemeldet wer- den. Soweit nach Nummer 8.1 (QMS) kürzere Fristen vereinbart sind, gehen diese vor. Soweit aus den konkreten Umständen eine sofortige Beseitigung erforderlich sein sollte,

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 7 von 26

[Seite 8]

ist der Mangel unverzüglich zu beseitigen und rückzumelden.

Reklamationsmeldungen des AG erfolgen grundsätzlich an die Projektleitung des AN. Das alleinige Weisungsrecht der Projektleitung des AN gegenüber den Mitarbeitern des AN bleibt daher unberührt. Soweit allerdings Gefahr im Verzug ist, darf der AG auch unmittelbar Personal des AN, vorzugsweise Vorarbeiter/innen oder Schichtleiter/innen, anweisen, unverzüglich notwendige Arbeiten vorzunehmen

Folgen bei Schlecht- oder Nichtleistung des AN

7.1 Nachbesserung Bessert der AN die Reinigungszustände trotz einer Reklamationsmeldung wegen nicht ausgeführter oder mangelhafter Reinigung nicht nach, kann der AG dem AN eine angemessene Nachfrist setzen, innerhalb derer der Mangel zu beheben ist.

Nach erfolglosem Verstreichen der Nachfrist kann der AG nach seiner Wahl die monatliche Reinigungsvergütung entsprechend mindern oder die erforderlichen Reinigungsleistungen durch Drittfirmen vornehmen lassen oder die erforderlichen Reinigungsleistungen durch eigenes Personal ausführen lassen. Die Ersatzvornahmekosten einschließlich des dem AG entstandenen Mehraufwan- des trägt der AN.

Unterhaltsreinigungsleistungen, die mindestens einmal täglich erbracht werden müssen, haben Fixschuldcharakter. In diesem Falle entfällt die Verpflichtung des AG zur Setzung einer Nachfrist. Er kann die oben genannten Rechte sofort geltend machen.

7.2 Rücktritt und Schadensersatz Daneben stehen dem AG, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, das Recht auf Rücktritt und Schadensersatz zu.

Optionales Qualitätsmanagementsystem des AG Der AG behält sich das Recht vor, jederzeit das Qualitätsmanagementsystem (QMS) der Firma Rüttermann Consulting GmbH einzuführen. Für diesen Fall vereinbaren die Par- teien schon jetzt folgendes. Sofern der AG während der Vertragslaufzeit das RCRC-Qualitätsmanagementsystem ein- setzt, gilt: Mit dem QMS des AG wird monatlich die Reinigungsqualität in der Unterhaltsreinigung er- mittelt. Das QMS ist in der Lage, die Reinigungsleistung nach den Regeln der ISO 2859 stichprobenhaft zu bewerten, verschiedene Zielerreichungsgrade abzubilden und ein ein- deutiges Ergebnis abzuleiten (Reinigungsleistung am Prüftag unter Angabe zulässiger Feh- lerquoten in Ordnung oder nicht in Ordnung). Bei der Reinigungskontrolle erfolgt die Bewertung der Reinigungsqualität gemeinschaftlich durch AG und AN. Folgende Zielerreichungsgrade werden vereinbart: Für die Raumgruppe mit dem Buchstaben

WC

Zielerreichungsgrad: Note 1

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 8 von 26

[Seite 9]

Für alle anderen Raumgruppen gilt der Zielerreichungsgrad: Note 2 Die Anwendung wird über einen Webbrowser realisiert. Dafür benötigt der AN einen Inter- netzugang. Die Zugangsdaten erhält er vom AG. Auf Grundlage der im QMS dokumentierten Daten werden die Gebäudereinigungsleistun- gen des AN in einem Malus–System bewertet. Kriterien der Bewertung sind die tatsächlich aufgewendeten Reinigungsstunden (nach oben begrenzt durch die angebotene Stundenzahl als zu entgeltender zeitlicher Maximalaufwand für die laufende Unterhaltsreinigung), die durchgeführten Eigenkontrollen, die nicht abge- arbeiteten Reklamationen sowie die Erreichung der vereinbarten Service – Level. Ab dem 3. Monat der Vertragslaufzeit (Ende der Einarbeitungszeit) kann die Verfehlung vereinbarter Ergebnisse durch Kürzung der leistungsspezifischen Monatspauschalen ent- sprechend den nachfolgenden Regelungen zum QMS sanktioniert werden. War der AN bereits vor Beginn dieses Vertrages der Reinigungsdienstleister für diese Ob- jekte, entfällt die Einarbeitungszeit und das QMS läuft in vollem Umfang ab Vertragsbeginn Die Erfüllung der Kriterien wirkt sich wie folgt auf die Korrektur der monatlichen Rechnung des AN aus:

8.1 Nicht oder nicht fristgerecht dokumentierte Abarbeitung von Reklamationen: Für die nachfolgenden Raumgruppen gelten für den AG und AN die folgenden Fristen ab Meldung über das QMS: alle Raumgruppen mit Service-Level 1: 6 Stunden

Schließzeiten werden nicht berücksichtigt

Alle anderen: 24 Stunden

Fällt das Fristende auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verlängert sich die Frist um diese Tage.

• Reklamationsmeldungen des AG müssen grundsätzlich, unverzüg- lich, spätestens innerhalb der oben genannten Fristen nach dem vereinbarten Reinigungszeitpunkt über das QMS des AG erfolgen.

• Mängel müssen spätestens innerhalb der oben genannten Fristen ab Reklamationsmeldung an den AN abgearbeitet und rückgemel- det werden.

• Meldet der AN über das QMS eine Reklamation als „abgearbeitet“ und meldet der AG spätestens innerhalb der oben genannten Fris- ten, dass diese nicht oder nicht ordnungsgemäß erfolgt ist, wird die Reklamation über das System erneut als „nicht abgearbeitet“ ange- zeigt. Der AN erhält eine zweite und abschließende Möglichkeit die Reklamation über das System spätestens innerhalb der oben ge- nannten Fristen abzuarbeiten und rückzumelden.

• Wurde die erneute Reklamation wieder nicht oder nicht ordnungsge- mäß dokumentiert abgearbeitet, kann der AG die Reklamation spä- testens innerhalb der oben genannten Fristen als von Anfang an nicht erledigt bewerten. Eine Nachbesserung ist dann nicht mehr möglich.

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 9 von 26

[Seite 10]

Werden die Reklamationen nicht wie oben beschrieben, dokumentiert abgearbeitet, erfolgt eine Minderung des Gesamt-Nettomonatsentgelts pro Los:

• um 0,5%, sofern über 1 bis 5% der Reklamationen nicht abgearbeitet und dokumentiert wurden

• um 1,0%, sofern über 5 bis 10% der Reklamationen nicht abgear- beitet und dokumentiert wurden

• um 1,5%, sofern über 10% der Reklamationen nicht abgearbeitet und dokumentiert wurden

Soweit aus den konkreten Umständen eine sofortige Beseitigung von Mängeln erfor- derlich sein sollte, sind diese unverzüglich zu beseitigen und zurückzumelden.

8.2 Nicht durchgeführte Eigenkontrollen: Eigenkontrollen sind durch den AN selbständig durchgeführte Kontrollen der Reini- gungsleistung. Werden innerhalb eines Monats nicht 1% aller Raumreinigungen kon- trolliert und dokumentiert, (bei z.B. 1000 Raumreinigungen im Monat müssen 10 Raumkontrollen stattfinden und dokumentiert werden), erfolgt eine Minderung des Ge- samt-Monatsentgelts pro Los:

• um 2%, sofern über 1 bis 5% der Kontrollen nicht durchgeführt und doku- mentiert wurden

• um 3%, sofern über 5 – 10% der Kontrollen nicht durchgeführt und doku- mentiert wurden

• um 4%, sofern über 10% der Kontrollen nicht durchgeführt und dokumen- tiert wurden

8.3 Nicht erreichte Service-Level/unentschuldigtes Fehlen des AN am Prüftag: Werden bei der monatlichen Qualitätsmessung die vereinbarten Service-Level nicht erreicht (ist also die Reinigungsleistung am Prüftag insgesamt nicht ordnungsgemäß erbracht), erfolgt eine Minderung des Monatsentgelts für die geprüften Objekte um 6%. Fehlt zum vereinbarten Prüftag der AN unentschuldigt, bewertet der AG den erreichten Service-Level rechtsverbindlich, ohne Einwendungsmöglichkeit des AN, allein. Neben diesen Malus-Regelungen finden etwaige inhaltsgleiche, gesetzliche Mängelrechte keine zusätzliche Anwendung. Weitergehende gesetzliche Rechte, wie etwa Rücktritt oder Schadensersatz bleiben unberührt.

8.4 Malusregelung Die Korrektur der monatlichen Rechnung ergibt sich aus den Minderungen nach den Nummern 8.1 bis 8.3. Eine doppelte Anwendung derselben Malustatbestände ist aus- geschlossen. Die Gesamtsumme der Minderungen ist je Abrechnungsmonat und je Los auf die Summe der in den Nummern 8.1 bis 8.3 genannten Maximalwerte begrenzt. Die im QMS erfassten Reinigungsstunden dienen der Dokumentation und Plausibili- sierung. Vergütungsrelevante Anpassungen aufgrund von Stundenabweichungen rich- ten sich ausschließlich nach Nummer 2.5 (Reinigungszeit und vereinbartes Stunden- volumen).

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 10 von 26

[Seite 11]

8.5 Sonderkündigungsrecht Der AG ist berechtigt, mit einer Frist von 6 Monaten zum Monatsende den Vertrag für die Gebäude zu kündigen, für die in drei aufeinander folgenden Monaten die Rechnungsminderung gemäß Nummer 8.3 (nicht erreichte Service-Level) erfolgt ist.

Ferner ist der AG berechtigt, mit einer Frist von 6 Monaten zum Monatsende den Vertrag zu kündigen, sofern in drei aufeinander folgenden Monaten die maximale Rechnungsminderung gemäß Nummer 8.1 oder 8.2 (nicht oder nicht fristgerechte dokumentierte Abarbeitung von Reklamationen oder nicht durchgeführte Eigenkon- trollen) erfolgt ist.

Eine gesonderte Abmahnung vor Kündigungsausspruch ist nicht erforderlich.

Personal und Einschaltung Dritter

9.1 Eigenes Personal / Qualifikationen und Änderungen Der AN ist verpflichtet, qualifiziertes und zuverlässiges Personal in ausreichender Zahl zur Verfügung zu stellen, um seinen Pflichten jederzeit ordnungsgemäß und vollständig nachkommen zu können.

Arbeitskräfte aus Ländern außerhalb der EU dürfen nur mit gültigen Arbeits- und Aufenthaltspapieren beschäftigt werden. Der AN hat dies gegenüber dem AG auf Verlangen schriftlich zu versichern. Der AN hat die Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge für seine Mitarbeiter zu entrichten und alle übri- gen arbeitsrechtlichen Verpflichtungen gegenüber seinen Beschäftigten zu erfüllen. Er stellt den AG von sämtlichen Ansprüchen aus dem Arbeitsverhältnis mit seinen Mitarbeitern frei.

Damit die Leistungen ordnungsgemäß erbracht, objektspezifische Absprachen ge- troffen werden können und sicherheitsrelevante Hinweise zur Gefahrenabwehr zu jeder Zeit von allen Mitarbeitern des AN verstanden werden, müssen sie der deut- schen Sprache in Wort und Schrift hinreichend mächtig sein.

Es ist vorwiegend ständiges Personal einzusetzen, das lediglich bei Ausfällen durch geeignete Vertretungskräfte oder Nachfolger zu ersetzen ist. Das für die Reinigung eingesetzte Personal, die Vorarbeiter/innen und die Objekt- leitung müssen dem AG namentlich bis 10.00 Uhr bzw. Spätschicht bis 14.00 Uhr in Form einer Anwesenheitsliste per E-Mail gemeldet werden. Der AN hat die Reinigungsarbeiten so zu organisieren, dass während der gesamten Reinigungszeit ausreichend Personal für die Reklamationsbearbeitung zur Verfü- gung steht.

Der AN hat dem AG vor Vertragsbeginn schriftlich die verantwortliche Person für die zu erbringenden Reinigungsleistungen vor Ort zu benennen, die berechtigt ist, für den AN Erklärungen abzugeben und entgegenzunehmen.

Jeder Wechsel der verantwortlichen Person ist dem AG unverzüglich schriftlich mit- zuteilen.

Jede Veränderung im Reinigungsplan ist dem AG unverzüglich schriftlich mitzutei- len.

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 11 von 26

[Seite 12]

Der AG ist berechtigt, das Personal des AN auf Zuverlässigkeit zu prüfen. Er ist weiterhin berechtigt, sie des Hauses zu verweisen oder ihnen den Zutritt zum Rei- nigungsobjekt zu untersagen, wenn dies aus Sicherheitsgründen bzw. aus Gründen der Unzuverlässigkeit erforderlich ist.

Die Mitarbeiter des AN müssen gegebenenfalls in Sicherheitsbereichen des AG ein- gesetzt werden. Hierzu ist eine Hintergrundüberprüfung (einschließlich Vorlage ei- nes polizeilichen Führungszeugnisses) erforderlich.

Aus diesem Grund dürfen generell nur Mitarbeiter eingesetzt werden, die über ein polizeiliches Führungszeugnis ohne Hinweis auf eine Beteiligung an Straftaten ver- fügen und gegen die auch keine Ermittlungs- oder Strafverfahren anhängig sind.

Allerdings muss nur für das Personal und Vertreter in den Sicherheitsbereichen im Rahmen der Sicherheitsüberprüfung, die Vorlage der polizeilichen Führungszeug- nisse durch den AN erfolgen.

Der AN ist verpflichtet, sein Personal fachkundig auszubilden, am Arbeitsplatz ein- zuweisen und sicherzustellen, dass die Reinigung unter optimalen Bedingungen ab- läuft.

Vor Beginn der (ersten) Arbeitsaufnahme nach der Auftragserteilung ist ein Protokoll über die Einweisung des eingesetzten Personals durch den AN zu erstellen. Die Einweisungsprotokolle sind für die Unterhalts- Grund- und Sonderreinigung einmal jährlich durchzuführen. Diese interne Unterweisung/ Dokumentation ist permanent zu aktualisieren und den Verantwortlichen der Gebäudereinigung unaufgefordert vorzulegen. Der AN verpflichtet sich, sein Personal für die Einsätze in Laboren und anderen „sensiblen“ Bereichen regelmäßig zu unterweisen.

Personen, die nicht mit der Ausführung der Leistung bzw. deren Beaufsichtigung beauftragt sind, dürfen das Objekt nicht betreten; das gilt auch für Kinder und andere Angehörige des Reinigungspersonals sowie Haustiere.

Der AN und die im Rahmen dieses Vertrages eingesetzten Reinigungskräfte sind verpflichtet, alle im Leistungsbereich gefundenen Gegenstände den zuständigen Personen des KIT zu übergeben. Ein Finderlohn wird nicht gezahlt.

Bei der Reinigung festgestellte Mängel und Schäden in den zu reinigenden Räumen und an den Einrichtungsgegenständen sind dem AG unverzüglich mitzuteilen. So- weit diese Mängel und Schäden eine Gefährdung des Reinigungspersonals darstel- len, darf die Reinigung nicht vor Abstellung der Beanstandung ausgeführt werden.

Der Konsum, das Mitführen und der Vertrieb alkoholischer Getränke und von Rauschgift sind auf dem Gelände des AG verboten, ebenso das Mitführen von Waf- fen, Drogen und verschreibungspflichtigen, suchterzeugenden Arzneimitteln.

Der Konsum von Tabakerzeugnissen jeder Art, wie Zigaretten oder E-Zigaretten ist in den Gebäuden des AG untersagt.

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 12 von 26

[Seite 13]

9.2 Lichtbildausweis, Verhalten in den Objekten Die Arbeitskräfte des AN sind auf dessen Kosten mit einem Lichtbildausweis aus- zustatten. Der Ausweis muss den abgekürzten Vornamen und Nachnamen des Inha- bers sowie den Firmennamen sowie einen Gültigkeitshinweis enthalten. Die Aus- weise gelten nur in Verbindung mit einem gültigen Personaldokument. Während des Aufenthaltes im Objekt sind die Ausweise gut sichtbar am Körper zu tragen.

Die Ausweise ausscheidender Arbeitskräfte hat der AN einzuziehen. Der AN hat die Pflicht, Einsatzpläne für jedes Objekt zu erstellen und dem AG je- weils unverzüglich zur Kenntnis zuzuleiten. Der AG ist berechtigt, jederzeit zu über- prüfen, ob die vom AN in seinen Einsatzplänen gemeldeten Personen den tatsäch- lich eingesetzten Personen entsprechen. Nur den in den Einsatzplänen aufgeführ- ten Personen ist der Zutritt zu den Objekten und zu den Grundstücken gestattet.

Der AN hat sein Personal darauf hinzuweisen, dass die Benutzung von Fernsprech- apparaten, Telefaxgeräten, Fotokopiergeräten, Computern usw. in den Gebäuden des AG – außer bei Gefahr im Verzug – untersagt ist.

Das Reinigungspersonal ist mit einer einwandfreien, dem Einsatzzweck angepass- ten einheitlichen Firmenkleidung des AN auszustatten. Die Firmenkleidung wird durch den AN gestellt. Die Reinigungskosten trägt der AN.

Wird bei einer Reinigungstätigkeit ein Fehlalarm ausgelöst, ist umgehend der Not- dienst des AG zu verständigen. Die Kosten hat der AN zu tragen.

Der AN verpflichtet sich (lt. § 19 AEntG), die Zeiterfassung des eingesetzten Perso- nals in einer Art und Weise vor Ort durchzuführen, die den Beginn und das Ende der Arbeitszeit zeitnah und nur persönlich durch das Reinigungspersonal zulässt. Dies kann durch handschriftlich geführte Listen, mechanische oder elektronische Zeiterfassungsgeräte erfolgen. Der AN verpflichtet sich, auf Verlangen dem AG in einer Liste die monatlich geleisteten Stunden je Mitarbeiter darzulegen.

Die ordnungsgemäße An- und Abfahrt des Reinigungspersonals sowie die Beförde- rung zu den einzelnen Objekten innerhalb des KIT obliegt dem AN.

9.3 Einschaltung Dritter Der AN darf Leistungen an Unterauftragnehmer nur mit ausdrücklicher Zustimmung des AG vergeben und dann auch nur an solche Unterauftragnehmer, die fachkundig, leistungsfähig und zuverlässig sind. Dazu gehört auch, dass sie ihren gesetzlichen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Sozialabgaben nachkommen, die ge- werberechtlichen Voraussetzungen erfüllen und ggf. einen ausreichenden Versiche- rungsschutz stellen. Ferner ist der jeweils geltende für allgemeinverbindlich erklärte Tarifvertrag einzuhalten.

Der AN hat vor der beabsichtigten Übertragung Art und Umfang der Leistungen so- wie Name, Anschrift und Berufsgenossenschaft (einschließlich Mitglieds-Nr.) sowie ggf. die Arbeitserlaubnis des hierfür vorgesehenen Unterauftragnehmers schriftlich

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 13 von 26

[Seite 14]

bekannt zu geben bzw. vorzulegen.

Darüber hinaus hat der AN sicherzustellen, dass zulässigerweise eingesetzte Un- terauftragnehmer die ihnen übertragenen Arbeiten nicht ihrerseits weitergeben, es sei denn, der AG hat zuvor schriftlich zugestimmt. Der AG ist nicht zur Erstattung von Kosten verpflichtet, die dem AN wegen der Ablehnung von Nachunternehmern entstehen.

9.4 Weisungsbefugnis Das Personal des AN unterliegt grundsätzlich nur den Weisungen des AN. Sofern Besonderheiten im Einzelfall, z. B. Nichterreichbarkeit von weisungsbefugten Per- sonen, dies erfordern, ist der AG ausnahmsweise zur unmittelbaren Erteilung von Weisungen an das Personal des AN berechtigt, welche die Art und Weise der Aus- führung der Leistungen oder z.B. das Verhalten in den Gebäuden betreffen. Der AG ist befugt, dieses Recht auf den Mieter / Nutzer der im Leistungsumfang befindlichen Gebäude zu übertragen. Ein allgemeines arbeitgeberseitiges Weisungsrecht steht dem AG gegenüber dem Personal des AN nicht zu.

9.5 Austausch von Personal Der AN ist verpflichtet, Arbeitnehmer, welche er zur Leistungserbringung einsetzt, auszutauschen, wenn der AG dies aus wichtigem Grund verlangt, z. B. wenn erfor- derliche Nachweise nicht erbracht werden oder der dringende Verdacht besteht, dass die zur Reinigungsleistung eingesetzte Person gegen Verhaltenspflichten nach diesem Vertrag verstoßen hat.

Vom AN beabsichtige Personaländerungen sind dem AG rechtzeitig vorher mitzutei- len. Das gleiche gilt für sonstige organisatorische Maßnahmen.

9.6 Objektleiter / Vorarbeiter Die Ausführung der vertraglichen Leistungen und das eingesetzte Reinigungsper- sonal sind durch entsprechend ausgebildete Vorarbeiter/innen und Objektleiter/in- nen des AN zu beaufsichtigen. Führungskräfte wie z.B. Objektleiter und Vorarbeiter müssen dem AG namentlich für die zuständigen Reinigungsobjekte benannt wer- den.

Der Objektleiter hat über die periodischen Leistungen Revier/Reinigungs-, Hygiene- pläne und ggf. Piktogramme zu entwerfen, anzupassen und für deren Umsetzung zu sorgen. Die aktuellen Reinigungspläne sind im Objekt sichtbar auszuhängen. Zu- sätzlich sind diese dem AG auszuhändigen. Aus diesen Plänen müssen die zu er- bringenden Leistungen sowie die Durchführungstermine ersichtlich sein.

Der AN hat eine Vertretungsregelung für Krankheit und Abwesenheit des Objektlei- ters sicherzustellen und dem AG bekannt zu machen.

Erklärungen, die von oder gegenüber dem benannten Objektleiter oder dessen Ver- treter abgegeben werden, wirken für und gegen den AN.

Die Objektleitung muss der deutschen Sprache mindestens auf dem Niveau B1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens (GER) mächtig sein. In begründe- ten Fällen kann der AG einen Nachweis verlangen, wenn die Objektleitung das Kri- terium offensichtlich nicht erfüllt. Kann kein Zertifikat vorgelegt werden, dann kann der AG den sofortigen Austausch der Objektleitung verlangen.

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 14 von 26

[Seite 15]

Weiterhin kann der AG aus sachlich gerechtfertigtem Grund den Austausch der ein- gesetzten Objektleitung verlangen, soweit dies für eine ordnungsgemäße Durchfüh- rung des Vertrages erforderlich ist. Ein sachlich gerechtfertigter Grund liegt insbe- sondere vor, wenn

• die Objektleitung wiederholt gegen vertragliche Pflichten verstößt, • vereinbarte Qualitäts-, Kontroll- oder Dokumentationspflichten nicht ord- nungsgemäß erfüllt werden, • vereinbarte Termine, Abstimmungen oder Berichtspflichten wiederholt nicht wahrgenommen werden, • berechtigte Beschwerden des Auftraggebers oder der Nutzer über Verhalten oder Zusammenarbeit vorliegen, • notwendige Kommunikationspflichten erheblich verletzt werden oder sons- tige Umstände vorliegen, die eine ordnungsgemäße und vertragsgemäße Leistungserbringung nachhaltig beeinträchtigen.

In der Regel soll der Austausch erst erfolgen, nachdem der AG den AN zuvor schrift- lich auf die festgestellten Mängel hingewiesen und eine angemessene Frist zur Ab- hilfe gesetzt hat, es sei denn, die sofortige Ablösung ist aus wichtigen Gründen er- forderlich.

Reinigungsmittel und –geräte, Hygienematerial, Sozial- und Lagerräume, Arbeits- plätze Sanitärartikel wie Toilettenpapier, -bürsten, Papierhandtücher und Seifencreme werden vom AG gestellt.

Im Übrigen stellt der AN die erforderlichen Materialien. Hierzu gehören alle Reinigungs- geräte, Reinigungsmittel (einschließlich Pflege- und Desinfektionsmittel), Reinigungsver- brauchsmaterialien und sonstige Hilfsmittel. Reinigungsmittel werden nicht gesondert abgerechnet. Das eingesetzte Material ist sparsam zu verwenden.

Es sind nur umweltfreundliche Reinigungsmittel zu verwenden, insbesondere solche, die nicht ätzend und frei von schädlichen und geruchsbelästigenden Nebenwirkungen sind. Wenn solche Mittel nicht erhältlich sind, sind diejenigen zu verwenden, von denen das geringste gesundheitliche Risiko ausgeht.

Der AN verpflichtet sich, sämtliche zum Einsatz kommenden Reinigungs- und Desinfek- tionsmittel, vor der ersten Verwendung zu benennen (Vorlage der Sicherheitsdatenblät- ter) und zusätzlich eine Inhaltsstoffangabe abzugeben. Er verpflichtet sich, nach Auffor- derung des AG, zur unentgeltlichen Abgabe von Proben der von ihm verwendeten Mittel zwecks Prüfung durch eine vom AG zu bestimmenden Stelle. Die Mittel dürfen nur verwandt werden, wenn sie der AG vorher, schriftlich dokumentiert, freigegeben hat.

Nicht vom AG freigegebene chemische Reinigungs-, Pflege- oder Desinfektionsmittel dürfen auf dem Gelände weder eingebracht, verwendet noch gelagert werden.

Reinigungs-, Pflege- und Behandlungsmittel, die feuergefährliche oder gesundheits- schädigende Bestandteile enthalten, sind entsprechend ihrer Eigenart und unter Beach- tung der einschlägigen Vorschriften und Verordnungen zu lagern und zu verarbeiten.

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 15 von 26

[Seite 16]

wasserverunreinigende Substanzen z. B. Behandlungsmittel, Reinigungsflotten etc. dür- fen nicht außerhalb des Gebäudes über Einläufe entsorgt werden. Hierzu dienen die in den Gebäuden benannten Entsorgungsstätten. Der AG behält sich vor, bestimmte Reinigungsverfahren oder die Verwendung bestimm- ter Reinigungsmittel zu untersagen. Die vom AN eingesetzten Maschinen und Geräte müssen den jeweils geltenden techni- schen Arbeitsschutznormen sowie den allgemein anerkannten Regeln der Technik ent- sprechen und mit dem VDE-Zeichen oder einer vergleichbaren Kennzeichnung verse- hen sein. Die Geräte und Hilfsmittel dürfen zu keiner vermeidbaren Gesundheitsschädi- gung oder Umweltbelastung führen.

Plastikbeutel für sämtliche Abfallbehälter, auch für die in Zukunft in den Fluren aufzustel- lenden Wertstoffsammler (drei Fraktionen), in den erforderlichen Größen sind hingegen vom AN in ausreichender Anzahl auf seine Kosten zur Verfügung zu stellen.

Auf eine ausreichende Qualität hinsichtlich Reißfestigkeit und Rückhaltevermögen von Flüssigkeiten ist zu achten.

Für die Reinigung und Pflege der Fußböden sind nur rutschhemmende Reinigungs- und Pflegemittel zu verwenden.

Nach Beendigung der Reinigung und bei längeren Arbeitsunterbrechungen sind alle Ge- räte, Reinigungsmaschinen und Materialien in den zur Verfügung gestellten Räumen unterzustellen. Sie sind sodann durch den AN zu verschließen. Die Arbeitsplätze und technischen Geräte sind vom AN sauber zu halten.

Besteht die Notwendigkeit, Desinfektionsmittel zum Einsatz zu bringen, so müssen diese bei der vorbeugenden Desinfektion in der jeweils gültigen Liste der VAH (Verbund für angewandte Hygiene) und bei behördlich angeordneten Desinfektionen in der jeweils gültigen RKI-Liste des Robert Koch-Instituts aufgeführt sein. Für lebensmittelzuberei- tende Betriebe ist die DVG-Liste maßgebend. Das zur Reinigung erforderliche Wasser und der elektrische Strom werden dem AN un- entgeltlich zur Verfügung gestellt. Er hat auf sparsamen Verbrauch zu achten.

Das Aufstellen und Nutzen von Waschmaschinen ist nicht möglich.

Der AN hat sich um eine umweltverträgliche und arbeitschutzfreundliche Ausführung sei- ner Leistungen zu bemühen. Der AN hat im Rahmen der Leistungserbringung insbeson- dere alle zum Schutze der Umwelt, der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes der eigenen sowie der damit in Berührung kommenden Mitarbeiter des AG oder der Nachunternehmer ergangenen Rechtsvorschriften einzuhalten.

Der AG überlässt dem AN in den jeweiligen Gebäuden in der Regel verschließbare Räume für die Aufbewahrung der Reinigungsgeräte, Reinigungsmaschinen und Reini- gungsmittel, sofern dies baulich möglich ist. Der AG übernimmt keine Haftung für Schä- den und Verluste an den eingebrachten Sachen.

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 16 von 26

[Seite 17]

10.1 Anmietung von Räumlichkeiten Es können Containerstellplätze angemietet werden. Im Preis ist die Nutzung von in diesem Bereich vorhandenen Sanitäranlagen inbegriffen. Im Universitätsbereich kann je nach Verfügbarkeit ein Büroraum zum marktüblichen Preis zur Verfügung gestellt werden.

Der AN hat bei Beendigung des Vertragsverhältnisses am Tage der letzten Reini- gung sämtliche von ihm eingesetzten Maschinen, Geräte und Materialien aus den Gebäuden herauszunehmen und das Objekt in einen einwandfreien Reinigungszu- stand zu übergeben.

10.2 Schlüssel Das Reinigungsunternehmen erhält die erforderlichen Schlüssel gegen Empfangs- bestätigung. Die Verwaltung von übergebenen Schlüsseln obliegt dem AN. Im Uni- versitätsbereich sind diese nach erfolgter Reinigung durch die Objektleiter/in bzw. Vorarbeiter/in verschlossen zu verwahren. Im Großforschungsbereich sind die be- nötigten Schlüssel bei der zuständigen Fachabteilung hinterlegt. Dort sind diese vor Beginn der Arbeiten abzuholen und nach Beendigung der Arbeiten wieder abzuge- ben.

Die Verwendung von Nachschlüsseln ist verboten. Schlüsselverluste sind sofort schriftlich anzuzeigen. Der AN haftet bei Beschädigung und Verlust der Schlüssel. Die Haftung umfasst bei Verlust eines dem AN ausgehändigten Gruppen-, Haupt- oder Generalschlüssels auch den Ersatz der entsprechenden Schließanlage.

Nach beendeter Reinigung ist die Beleuchtung auszuschalten und die Fenster und Türen sind zu verschließen.

Fremdfirmeneinweisung Vor Beginn der Arbeitsaufnahme ist ein Protokoll über die Einweisung von Fremdfirmen- personal (in den jeweiligen Instituten) zu erstellen.

Die Fremdfirmeneinweisungsprotokolle sind für die Unterhalts-, Grund-, Glas- und Son- derreinigung 1 x jährlich durchzuführen. Bei speziellen Sonderreinigungen bedarf es evtl. eines gesonderten Fremdfirmeneinweisungsprotokolls. In den Fremdfirmenunterwei- sungsprotokollen werden in der Regel die Objektleiter sowie Vorarbeiter des AN unter- wiesen, die diese Informationen der Unterweisung an die auszuführenden Reinigungs- kräfte weitergeben und dies dokumentieren. Diese interne Unterweisung/Dokumentation ist permanent zu aktualisieren und dem Team Gebäudereinigung unaufgefordert vorzu- legen. Für Arbeiten in Reinräumen, Kontroll- und Überwachungsbereichen, Laboren und Küchen etc. gelten besondere Schutzmaßnahmen. Speziell vom AG gestellte Reinraum- kleidung ist zu verwenden. Hygienevorschriften und Sicherheitsbestimmungen sind zu beachten. Hier ist vor Aufnahme der Reinigungsarbeiten die Einweisung der Verantwort- lichen der Bereiche erforderlich. Ohne diese gesonderte Einweisung dürfen die Räume nicht betreten und gereinigt werden

Rückübergabe bei Beendigung von Leistungen Der AN ist verpflichtet, bei Beendigung des gesamten Vertrages kostenfrei die Objekte und ihre Einrichtungen sowie alle ihm sonst zur Auftragserfüllung überlassenen Gegen-

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 17 von 26

[Seite 18]

stände an den AG oder einen von diesem benannten neuen Vertragspartner zu überge- ben und bei der Einweisung des neuen Vertragspartners kooperativ mitzuwirken, sodass eine reibungslose Übernahme der Leistungen zum Vertragswechsel gewährleistet ist. Die Einweisung des neuen Vertragspartners hat während der letzten drei Monate der Vertragslaufzeit zu erfolgen. Gleiches gilt bei Kündigung von Leistungsbereichen für die jeweils betroffenen Räumlichkeiten. Die Räumlichkeiten, Einrichtungen und sonstigen anvertrauten Gegenstände sind im Wege eines geordneten Verfahrens und in einem Zustand zurückzugeben, wie er nach ordnungsgemäßer Erfüllung der im SLA vereinbarten Leistungen sein müsste.

Sämtliche Dokumentationen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung durch den AN erstellt oder dem AN zur Verfügung gestellt sowie sämtliche Betriebsführungs- daten, die durch den AN erhoben wurden, sind dem AG vollständig und in strukturierter Darstellungsform zu übergeben. Der AN darf keine Unterlagen zurückhalten.

Der Zeitpunkt der Rückübergabe und der festgestellte Instandhaltungszustand der Räume und Objekte sind in einem gemeinsam zu erstellenden Rückübergabeprotokoll zu dokumentieren. Beide Vertragsparteien können die Hinzuziehung eines unabhängi- gen technischen Sachverständigen zur Erstellung des Protokolls verlangen. Die Kosten trägt der Beauftragende.

Fundsachen und Belohnungen Der AN und seine Mitarbeiter sind verpflichtet, alle Gegenstände, die in den Objekten gefunden werden, dem AG unverzüglich zu übergeben. Finderlohn wird hierfür nicht ge- zahlt.
Obliegenheiten des AG Der AG wird dem AN die für die Durchführung der Vertragsleistungen erforderlichen Un- terlagen und Informationen zur Verfügung stellen und ihm auch während der Vertrags- laufzeit Zugriff einräumen, soweit er über entsprechende Unterlagen und Informationen verfügt. Der AG wird den AN jeweils innerhalb einer angemessenen Frist

• über geplante Änderungen des beauftragten Leistungsumfangs • über geplante Nutzungsänderungen der Liegenschaften / Gebäude • über die besonderen betrieblichen Belange • über betriebsrelevante Entscheidungen, wie den Verkauf von Gebäuden oder die Abmietung von Mietflächen, den Umbau oder die Erweiterung von Nutzflä- chen informieren, soweit der Leistungsumfang des AN dadurch direkt oder in- direkt betroffen wird.

Der AG ermöglicht dem AN den zur Auftragserfüllung erforderlichen Zugang zu den ver- tragsgegenständlichen Flächen und Objekten. Der Arbeitsbetrieb hat jedoch jederzeit Vorrang und ist störungsfrei zu halten.

Aufbewahrung von Unterlagen Der AN ist zur sorgsamen Aufbewahrung aller während der Vertragslaufzeit anfallenden Akten, Korrespondenz und Belege, die zur Erfüllung dieses Vertrages erstellt werden, verpflichtet.

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 18 von 26

[Seite 19]

Haftung/Übertragung der Verkehrssicherungspflicht/Versicherungen Der AG überträgt dem AN die ihm nach außen hin gegenüber Dritten obliegende Ver- kehrssicherungspflicht (u.a. das Aufstellen entsprechender Hinweisschilder bei nassen Böden), im Umfang der in diesem Vertrag geregelten Leistungspflichten des AN, auf diesen. Im Außenverhältnis stellt der AN den AG von etwaigen Ansprüchen Dritter im Rahmen seiner Leistungspflichten/Verkehrssicherungspflicht frei. Der AN haftet für alle Schäden, die durch ihn verursacht werden.

Wird der AG durch Dritte für Schäden haftbar gemacht, die der AN verursacht hat oder die in dessen Verantwortungsbereich sie fallen, so ist er verpflichtet, den AG hiervon freizustellen.

Der AN erbringt Leistungen, die die Gefahr erheblicher Personen- und Sachschäden in sich bergen. Er hat daher eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestde- ckungssumme von

5.000.000,00 € für Personen- und Sachschäden
200.000,00 € für Vermögensschäden

pro Schadensfall abzuschließen.

Die Betriebshaftpflichtversicherung muss den Ersatz von Schäden aus dem Verlust von Schlüsseln oder Ähnlichem für Gebäudeschließanlagen beinhalten.

Die Deckungssummen müssen für Versicherungsfälle jeweils zweifach maximiert pro Kalenderjahr zur Verfügung stehen. Der AN hat dem AG auf Verlangen, mindestens jedoch einmal jährlich, den Nachweis des bestehenden Versicherungsschutzes seines Versicherers vorzulegen. Der AN be- vollmächtigt hiermit den AG, alle Auskünfte bei seinem Versicherer über seinen im Zu- sammenhang mit diesem Vertrag stehenden Versicherungsschutz einzuholen, die er selbst verlangen kann.

Für vom AG verursachte Schäden gelten die gesetzlichen Bestimmungen mit nachfolgen- den Abweichungen:

• Ansprüche wegen einfacher Fahrlässigkeit sind ausgeschlossen, • Ansprüche wegen grober Fahrlässigkeit sind bei Sachschäden insgesamt auf die je- weiligen Haftungssummen der bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung des AG begrenzt, • Ansprüche wegen Vermögensschäden sind ausgeschlossen, soweit sie nicht vor- sätzlich verursacht wurden.

Die vorstehenden Haftungsbegrenzungen/-ausschlüsse gelten nicht bei

• Verletzungen des Lebens, des Körpers und der Gesundheit, • Ansprüchen nach dem Produkthaftungsgesetz, • Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, wobei bei einfacher Fahrlässigkeit der Schaden auf den zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses vertragstypischen und vor- hersehbaren Schaden begrenzt ist.

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 19 von 26

[Seite 20]

Darüberhinausgehende Schadensersatzansprüche sind ausgeschlossen. Soweit die per- sönliche Haftung des AG ausgeschlossen oder begrenzt ist, gilt dies auch für die persönli- che Haftung der Vertreter, der Mitarbeiter und anderer Erfüllungsgehilfen des AG.

Jahresvergütung Grundsätzlich sind alle zum Vertragszeitpunkt vereinbarten Preise fest und daher wäh- rend der gesamten Vertragslaufzeit unveränderlich, es sei denn, die in diesem Vertrag abschließend getroffenen Sonderregelungen gestatten dem AN Anpassungen. Die jährliche Vergütung des AN in der Unterhaltsreinigung ergibt sich dementsprechend aus dem Angebot des AN unter Zugrundelegung der derzeitig in den Kalkulationsunter- lagen festgelegten Raumdaten (Raumflächen, Raumnutzungen und Intervalle) sowie Leistungsparametern (Leistungskennzahlen und Stundenverrechnungssätze).

Mit der Vergütung sind alle vertraglich vereinbarten Leistungen einschließlich sämtlicher Nebenleistungen (u.a. Reisekosten, Verpflegungsaufwendungen, Wegezeiten in und zwischen den Gebäuden, Verbrauchsmaterial etc.) abgegolten.

Sofern der Auftragnehmer zu Beginn des Reinigungsauftrages Grundreinigungen durch- führt, gelten auch hierfür die in den Kalkulationsdateien eingetragenen Preise. Bei Mengenmehrungen und Mengenminderungen, die über 10% des Auftragsvolumens hinausgehen, kann jede der Parteien eine Nachkalkulation der Stundenverrechnungs- sätze verlangen.

Die Vergütung der Unterhaltsreinigung wird monatlich gleichbleibend (1/12 der Jahres- summe) nachträglich gezahlt. Der AN stellt für die im abgelaufenen Monat erbrachten Leistungen eine spezifizierte Kostenrechnung für jedes Reinigungsobjekt auf Grundlage der Kalkulationsunterlagen als Bestandteil des Vertrages aus.

Die Vergütung der Grundreinigungen und Sonderleistungen, die turnusmäßig erbracht werden sollen, erfolgt nach mangelfreier Erfüllung.

17.1 Preisanpassung des Stundenverrechnungssatzes in der Unterhaltsreinigung Ändert sich nach Vertragsbeginn der in dem vom AN in seiner Kalkulation des Stundenverrechnungssatzes (SVS) anzusetzende Mindestlohn aufgrund eines für allgemeinverbindlich erklärten Mindestlohntarifvertrages im Gebäudereiniger- handwerk oder des Gesetzes zur Regelung des Mindestlohnes oder einer sons- tigen Mindestlohnregelung (nachfolgend Tariflohn genannt) zu seinen Lasten, hat er einen Anspruch auf Vergütungsanpassung gegenüber dem AG.

Diese errechnet sich wie folgt:

Basis für die Preisanpassung ist der zum Vertragsbeginn in der Vertragsanlage (Kal- kulationsdatei) kalkulierte Aufschlag auf den angegebenen Tariflohn in den Positio- nen A, B und C.

Für die Berechnung der prozentualen Preisanpassung gilt: Initial-Mindestlohn + Po- sitionen A + B + C bei Auftragsvergabe geteilt durch den Initial-SVS (erhöhungsre- levanter Anteil) multipliziert mit dem Prozentsatz der aktuellen Lohnerhöhung.

Es gilt die folgende mathematische Formel:

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 20 von 26

[Seite 21]

Tariflohn bei AV+Summen Position A+ B+ C aktueller Tariflohn ( ∗( −1)+1)∗SVS bei AV SVS bei AV Tariflohn bei AV

AV steht für Auftragsvergabe Das Formelergebnis ist gleich dem SVS nach einer Tariflohnerhöhung Gerechnet wird mit voller Excel-Genauigkeit. Die Tariflöhne und die SVS sind immer auf zwei Nachkommastellen gerundete Werte. Der erhöhungsrelevante Anteil zu Vertragsbeginn gilt für die gesamte Vertragslauf- zeit. Risiken für sonstige eintretenden Änderungen in den Lohnnebenkosten, z.B. bei den Sozialversicherungsbeiträgen und Soziallöhnen, sind mit dem kalkulierten Stundenverrechnungssatz eingepreist. An der oben dargestellten Preisanpassung nehmen alle Reinigungskräfte (unge- lernte und gelernte), Vorarbeiter und Objektleiter des AN teil, Vorarbeiter und Ob- jektleiter jedoch mit einem Abschlag von 10% auf den Erhöhungswertes.

17.2 Preisanpassung der Abruf-, Sonderleistungen und Grundreinigung Bei einer, wie oben unter 17.1 dargestellten, sich ergebenden Änderung des verein- barten Stundenverrechnungssatzes, steht dem AN grundsätzlich auch ein Recht auf Vergütungsanpassung für die Abruf-, Sonderleistungen und Grundreinigung zu, so- fern dies in der Kalkulationsdatei nicht ausdrücklich für einzelne Leistungen anders geregelt ist. Auf die vereinbarten Preise je Einheit wird der für die Unterhaltsreinigung ermittelte Preisgleitfaktor mit einem Abschlag von 10% angewendet. Für den Preisgleitfaktor gilt die folgende mathematische Formel:

𝑎𝑘𝑡𝑢𝑒𝑙𝑙𝑒𝑟 𝑆𝑉𝑆 =𝑃𝑟𝑒𝑖𝑠𝑔𝑙𝑒𝑖𝑡𝑓𝑎𝑘𝑡𝑜𝑟 𝑆𝑉𝑆 𝑏𝑒𝑖 𝐴𝑢𝑓𝑡𝑟𝑎𝑔𝑠𝑣𝑒𝑟𝑔𝑎𝑏𝑒

Die Anpassungen der Vergütung treten frühestens mit dem Tag des Inkrafttretens der Neu- regelung in Kraft.

Sonstige Preis- und Kostenrisiken Alle übrigen Preis- und Kostenrisiken, die während der Vertragslaufzeit auftreten, hat der AN bei der Kalkulation des Risikos und Gewinns im Stundenverrechnungssatz des Ange- botspreises bereits berücksichtigt.
Zahlungsweise Die Vergütung wird monatlich gleichbleibend (1/12 der Jahressumme) nachträglich ge- zahlt. Der AN stellt für die im abgelaufenen Monat erbrachten Leistungen eine spezifi- zierte Kostenrechnung für jedes Reinigungsobjekt auf Grundlage der Kalkulationsunter- lagen als Bestandteil des Vertrages aus. Abrechnungsgrundlage sind die Kalkulations- unterlagen.

Die Rechnung ist bis zum 10. des jeweils folgenden Monats elektronisch als PDF an

rechnung@fima.kit.edu und als XRechnung an xrechnung@fima.kit.edu

zu übersenden.

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 21 von 26

[Seite 22]

Rechnungsadresse Karlsruher Institut für Technologie -KIT Hermann-von-Helmholtz-Platz 1 76344 Eggenstein-Leopoldhafen

Sofern eine prüffähige Rechnung vorliegt und der AG gegen Grund und Höhe der Rech- nung keine Einwendungen erhebt, ist die Rechnung binnen 30 Tagen nach Rechnungs- eingang zu begleichen.

19.1 Vereinbarung über Aufschläge Sofern die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen gegen Kostenerstattung vereinbart wird, ist der AN berechtigt, für seine nachweislich erbrachten Aufwendun- gen einen Aufschlag in Höhe von maximal 5% auf den Netto-Rechnungsbetrag zu erheben. Weitere Kosten nach Aufwand, insbesondere nach Stundensätzen, kön- nen nicht zusätzlich geltend gemacht werden.

19.2 Stundensätze Sofern der AG über die nach diesem Vertrag geschuldeten Leistungen hinausge- hende einmalige Leistungen verlangt, die nicht als länger anhaltende Änderung des Leistungsinhalts oder -umfangs behandelt werden, hat dies schriftlich durch den AG zu geschehen. Der AN ist nicht verpflichtet oder berechtigt, Zusatzleistungen ohne schriftlichen Auftrag zu erbringen, es sei denn, der Aufwand zur Einholung einer schriftlichen Auftragsbestätigung ist angesichts der absehbaren Kosten der Zusatz- leistung unverhältnismäßig hoch oder die sofortige Leistungserbringung ist zur Ab- wehr unmittelbar drohender Gefahr dringend geboten.

Der AN erhält in diesen Fällen gegen den schriftlichen, vom AG gegengezeichneten Tätigkeitsnachweis die in den Kalkulationsunterlagen vereinbarten Stundensätze. In diesen Stundensätzen sind alle betriebsüblichen Sozialleistungen, Auslösungen, Gemeinkosten, Wegezeitkosten usw. einberechnet. Ein Zuschlag / Management Fee fällt nicht an. Auf den Abruf entsprechender zusätzlicher Leistungen besteht für den AN kein Anspruch und daher auch kein Anspruch auf Schadensersatz, entgan- genen Gewinn oder Anpassung der vertraglich vereinbarten Vergütungen, soweit weniger zusätzliche Leistungen durch den AG abgerufen werden sollten als durch beide Parteien zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses als wahrscheinlich angenom- men.

Leistungsänderung

20.1 Änderung des Leistungsinhalts Während der Laufzeit dieses Vertrages können beide Vertragsparteien jederzeit schriftlich Änderungen der vereinbarten Leistungen vorschlagen, soweit diese nicht lediglich den Umfang der in Auftrag gegebenen Leistungen betreffen, für die die nachfolgend angegebenen besonderen Regelungen gelten.

Im Falle eines Änderungsvorschlages muss der andere Vertragspartner unverzüg- lich, spätestens jedoch nach 14 Tagen, schriftlich mitteilen, ob die Änderung möglich ist, welche Auswirkungen sie auf den Vertrag, insbesondere auf die vereinbarte Ver- gütung hat und ob er der Änderung zustimmt, wobei der AN im Rahmen des Zumut- baren eine Einigung mit dem AG erzielen soll. Solange die schriftliche Zustimmung des anderen Vertragspartners nicht vorliegt, gelten die vereinbarten Leistungen dieses Vertrages unverändert weiter.

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 22 von 26

[Seite 23]

Darüber hinaus behält sich der AG vor, bestimmte Reinigungsverfahren oder Reini- gungstechniken zu untersagen oder zu verlangen.

20.2 Änderung des Leistungsumfanges Der AG ist auch berechtigt, im Rahmen der Leistungsfähigkeit des AN einseitig Leis- tungsmehrungen oder Minderungen zu verlangen, soweit er das für zweckmäßig erachtet und derartige Änderungen für den AN nicht nach Treu und Glauben unzu- mutbar sind. Unter anderem kann es innerhalb des Vertragszeitraums in geringen Umfang zu Nutzungsänderungen in Räumen sowie zu Änderungen der Gesamtreinigungsflä- che kommen. Die geänderte Vergütung bei Änderungen der Leistungsinhalte ergibt sich aus den Kalkulationsunterlagen zu den geänderten Nutzungen und deren Leis- tungsparametern. Die Umsetzung der Änderungen erfolgt in Abstimmung mit dem AN.

Bei einem temporären Wegfall des Nutzungszweckes eines oder aller Reinigungs- objekte (z.B. durch behördliche Anordnungen oder Umweltereignisse), die der AG nicht zu vertreten hat, entfällt für diese Zeit der Vergütungsanspruch.

Die Bedingungen dieses Vertrages gelten auch für Ansprüche des AN wegen zu- sätzlicher Leistungen, wenn und soweit nichts Abweichendes vereinbart wurde. Dies gilt sowohl für die Erweiterung des Leistungsumfangs innerhalb von Gebäu- den, die bereits Gegenstand des Vertrages sind, als auch für weitere Gebäude, die dem AN für die Erbringung von Reinigungsleistungen übergeben werden.

Ordnet der AG nachträglich Änderungen in der Beschaffenheit der Leistung an oder ergibt sich aus sonstigem Grunde die Notwendigkeit der Ausführung geänderter Leistungen, so ist der AN verpflichtet, etwaige hieraus resultierende Mehrkosten bzw. Mehrvergütungsansprüche des AN sowie etwaige terminliche Änderungen vor Ausführung der (geänderten) Leistung – in Form eines Nachtragsangebotes – mit- zuteilen. Das Entgelt für die neue oder geänderte Leistung bestimmt sich nach den Grundla- gen der Preisermittlung für die vertragliche Leistung und den besonderen Kosten der geforderten Leistung unter Berücksichtigung der Mehr- und Minderkosten. Der AN darf die Leistung nicht ausführen, solange der AG mit ihm keine schriftliche Ver- einbarung über die Kosten- und Terminfolgen getroffen hat.

Der AN kann dem AG, wenn er zusätzliche Leistungen für erforderlich hält, ein schriftliches Angebot mit Angabe der zusätzlichen Leistungen und der hierfür zu zahlenden Vergütung machen. Sofern das Angebot keine Angabe über die Vergü- tung enthält und der AG das Angebot annimmt, richtet sich die Vergütung nach den in diesem Vertrag vereinbarten Einheitspreisen.

Open Book Vereinbarung/Datenschutz

21.1 Einsichtnahme in Unterlagen Der AN hat dem AG zu den üblichen Geschäftszeiten auf Anfrage Einsicht in sämt- liche im Zusammenhang mit seinen Leistungen beim AG stehenden Verträge, Rech- nungen und sonstige zur Nachvollziehbarkeit der Kosten erforderlichen Unterlagen zu gewähren, soweit nicht gesetzliche Geheimhaltungspflichten bestehen.

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 23 von 26

[Seite 24]

21.2 Geheimhaltung/Datenschutz/Verschwiegenheitsverpflichtung Der AN verpflichtet sich, sämtliche ihm im Rahmen der Auftragserfüllung zugängli- chen Daten des AG, seiner Kunden und Geschäftspartner vertraulich zu behandeln und Dritten gegenüber zu verschweigen.

Der AN ist verpflichtet, die ihm durch seine Tätigkeit im Rahmen der Vertragsdurch- führung bekannt gewordenen Vorgänge, Unterlagen, Gespräche und Daten nur zur Durchführung der vertraglichen Leistungen zu verwenden und nicht an Dritte wei- terzugeben.

Der AN wird personenbezogene Daten des AG und seiner Mieter, die der Verord- nung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung) und nationalen Datenschutz- bestimmungen unterliegen, vor Missbrauch schützen. Dies bedeutet im Einzelnen: Der AN verpflichtet sich geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um einen Datenmissbrauch auszuschließen, die Daten nicht für eigene Zwe- cke oder für Zwecke unbefugter Dritter zu nutzen, in Schadensfällen sowie in Zwei- felsfällen den AG unverzüglich zu verständigen und dessen Entscheidung einzuho- len.

Die vorstehenden Regelungen gelten für die dem AN bekannt gewordenen Daten juristischer Personen entsprechend.

Der AN stellt den AG von sämtlichen gegen ihn gerichteten Schadensersatzforde- rungen frei, soweit diese in der Verletzung von Datenschutzbestimmungen durch den AN und seine Mitarbeiter begründet sind. Diese Verpflichtung gilt auch über das Vertragsende hinaus.

Der AN hat sein Personal auf Verschwiegenheit über Vorgänge jeglicher Art zu ver- pflichten und von den Mitarbeitern vor dem ersten Arbeitseinsatz und danach wie- derholt in jährlichen Abständen folgende schriftliche Erklärung zu verlangen:

„Ich bestätige hierdurch, dass es mir untersagt ist, Einsicht in Schriftstücke aller Art, Akten usw. zu nehmen, die im Gebäude und auf dem Grundstück des AG oder den Anmietungen des AG und dessen Auftraggeber aufbewahrt werden, und / oder davon Ab- schriften, Fotokopien, Fotos und dergleichen zu fertigen.

Ferner bin ich zur Geheimhaltung der mir bekannt gewordenen personenbezogenen Daten und sonstigen betrieblichen Daten des AG und der Mieter / Nutzer der im Leistungsumfang des Vertrags zwischen AG und AN befindlichen Gebäuden verpflichtet.

Ich bin von meinem Arbeitgeber darüber informiert worden, dass ich bei Verstoß gegen dieses Verbot mit meiner fristlosen Entlas- sung, gegebenenfalls mit einer Strafanzeige zu rechnen habe; eine eventuelle Verpflichtung zum Schadensersatz bleibt hiervon unberührt.

Diese Verpflichtung besteht auch über die Beendigung meines Ar- beitsvertrages hinaus.“

Die entsprechenden Erklärungen sind dem AG auf Aufforderung vorzulegen.

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 24 von 26

[Seite 25]

21.3 Regelkommunikation/Berichtswesen Es finden - als Baustein eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses - jährliche Entwicklungsgespräche statt, in denen AG und AN aus ihrer jeweiligen Sicht die vergangene Periode analysieren und Wünsche für die Folgeperiode formulieren. Der AN stellt dar, in welcher Form Neuentwicklungen am Markt in die Reinigungs- prozesse integriert und dadurch Qualitäten erhöht oder Reinigungskosten gesenkt werden konnten. Insbesondere erwartet der AG Hinweise auf nötige oder sinnvolle Sonderreinigungen, um Schäden an den Reinigungsgegenständen mit noch höhe- ren Folgekosten vermeiden zu können.

Weiterhin wird der AN sich mit dem AG in den ersten drei Monaten der Vertragslauf- zeit mindestens monatlich, danach vierteljährlich treffen, um alle die vertragsgegen- ständlichen Leistungen des AN betreffenden Fragen zu besprechen und dem AG die Wahrnehmung seiner Überwachungs- und Weisungsrechte und -pflichten zu er- leichtern. An der Regelkommunikation werden die jeweils verantwortlichen Mitarbei- ter des AG und des AN oder deren Verhinderungsvertreter teilnehmen. Zudem werden sich AN und AG monatlich zusammensetzen und anhand des Vor- monatsberichts die Entwicklung besprechen. Insbesondere bei Verschlechterungen der Reinigungsqualität benennt der AN seine gegensteuernden Maßnahmen.

Sofern in der Reinigungskalkulation Stunden für freigestellte (nicht mitarbeitende) Vorarbeiter vorgesehen sind, werden wöchentliche Jour fixe - Treffen vereinbart.

Der AG kann zusätzliche Treffen auch kurzfristig einberufen. Die Berichterstattung hat in mündlicher und schriftlicher Form zu erfolgen. Die schriftlichen Berichte sind klar gegliedert, übersichtlich und in verdichteter Darstellungsform sowohl in Papier- als auch in auswertbarer Dateiform (z.B. Excel oder vergleichbar) zu übergeben.

Verhinderung des AN Für den Fall der Verhinderung des AN bei der Leistungserbringung durch Streik im Be- trieb des AN, hat dieser einen Notfallplan zu erstellen und dem AG zu übergeben. Darin ist sicherzustellen, dass sämtliche Leistungen des AN auch in diesen Fällen in einer Weise erbracht werden, dass der Betrieb in den Objekten des AG aufrechterhalten wer- den kann. Für jeden anderen Fall der Verhinderung hat der AN die Pflicht, seine Verhin- derung unverzüglich anzuzeigen. In diesem Falle ist der AG berechtigt, zulasten des AN Ersatz zu beauftragen.
Änderungen der Gesellschafterstruktur Der AN hat den AG unverzüglich über Änderungen seiner Gesellschafterstruktur zu infor- mieren. Dem AG steht für den Fall einer wesentlichen Änderung der Gesellschafterstruktur des AN ein Sonderkündigungsrecht bezüglich dieses Vertrages zu. Wesentlich sind insbe- sondere Änderungen der Gesellschafterstruktur, bei denen sich die Beherrschung der Ge- sellschaft bzw. die Eigenschaft eines oder mehrerer Gesellschafter als Mehrheitsgesell- schafter ändern.
Forderungsabtretung Forderungen des AN gegen den AG können nur mit Zustimmung des AG abgetreten wer- den. Die Zustimmung darf nur aus wichtigem Grund versagt werden. Sie gilt als erteilt, wenn der AG nicht binnen zwei Wochen nach Eingang der Abtretungsanzeige des AN wider- spricht.

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 25 von 26

[Seite 26]

Aufrechnungsverbot Die Aufrechnung mit Forderungen des AN gegen Forderungen des AG ist nur zulässig, sofern diese unbestritten, rechtskräftig festgestellt worden sind oder im Zusammenhang mit diesem Rechtsverhältnis stehen.
Schriftform Die Anlagen sind untrennbarer Bestandteil dieses Vertrages. Nebenabsprachen, Ände- rungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Das gilt auch für Vereinbarungen über die Aufhebung der Schriftform. Sie sind von beiden Vertragspar- teien mit datierter Unterschrift zu unterzeichnen.
Salvatorische Klausel Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Vertragsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung tre- ten, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die die Vertragsparteien mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt ha- ben. Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich der Vertrag als lückenhaft erweist.
Vertragssprache, anwendbares Recht und Gerichtsstand Die Vertragssprache ist deutsch. Das Vertragsverhältnis unterliegt ausschließlich deut- schem Recht.

Sachlicher und örtlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten im Zusammenhang mit die- sem Vertrag ist der Sitz des AG, soweit der AN Kaufmann, juristische Person des öffent- lichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

Anlagenverzeichnis Leistungsbeschreibung KIT RCRC-Systembeschreibung Ordnungs- und Kontrollbestimmungen KIT Abfallordnung KIT Zusätzliche Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (ZVBL, Stand 05.06.2020) Merkblatt Beschäftigung FF Strahlenschutzbereiche KIT

Karlsruhe, den ________________________

Name in Druckschrift Name in Druckschrift

Unterschrift AG Unterschrift AN

Reinigungsvertrag KIT Campus Nord/Großforschungsbereich

Seite 26 von 26

18) Reinigungsvertrag KIT Großforschungsbereich V4.pdf

Inhalt

WC