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Ausschreibung Gebäudeunterhaltsreinigung

Campus Universitätsbereich Campus Großforschungsbereich

Erläuterung der Zuschlagswertung

Projekt: Gebäudeunterhaltsreinigung sowie Glas- und Rahmenreinigung für das Karlsruher Institut für Technologie

Zur Vergabeentscheidung Unterhaltsreinigung

a) Der Preis b) Die Aufwandskalkulation (Leistungswertkorridore pro Raumgruppe) c) Das Konzept zur Auftragsorganisation

Zur Vergabeentscheidung Glas- und Rahmenreinigung:

Der Preis

Loslimitierung
Zur Vergabeentscheidung Unterhaltsreinigung:

a) Der niedrigste Preis wird mit 40% Zuschlagskriterium in der Vergabe. In einem mathematischen Algorithmus werden von 100 möglichen Punkten 40 Punkte, ana- log 40% Gewichtung in der Vergabeentscheidung, für den niedrigsten angebotenen Preis vergeben. Die Preispunkte für die anderen Angebote ergeben sich wie folgt:

𝐵𝑒𝑠𝑡𝑝𝑟𝑒𝑖𝑠 𝑃𝑟𝑒𝑖𝑠𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡𝑒 = 𝑥 40 𝐴𝑛𝑔𝑒𝑏𝑜𝑡𝑠𝑝𝑟𝑒𝑖𝑠

Der doppelte Preis führt zu einer halbierten Punktzahl.

b) 30 Punkte, analog 30% Gewichtung in der Vergabeentscheidung, werden erreicht, wenn die Aufwandskalkulation sich in dem marktüblichen Korridor befindet.

Die im Rahmen des Angebotes abzugebenden Leistungskennzahlen (LKZ) sind ne- ben dem Stundenverrechnungssatz ein weiterer Faktor in der Preisbestimmung der angebotenen Dienstleistung. Für den zu vergebenden Auftrag mit seiner heteroge- nen Objektstruktur und Vielzahl der Objekte würde eine Fehleinschätzung des Rei- nigungsaufwandes nach Auftragsvergabe durch den Bieter schwer kompensiert werden können.

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Im Rahmen von breit angelegten Korridoren von LKZ geht der Auftraggeber (AG), bei dem vorhandenen Verschmutzungsgrad der Liegenschaften, von einer dem Auf- trag angemessenen Kalkulationsstruktur aus. Innerhalb dieser raumnutzungsab- hängigen LKZ-Korridore obliegt es dem jeweiligen Bieter, im Rahmen seiner unter- nehmerischen Freiheit, seiner Ablauforganisation und seines technischen und fach- lichen Know Hows die passenden LKZ in Ansatz zu bringen.

Liegen die im Rahmen des Angebotes abgegebenen LKZ höher, geht der AG davon aus, dass diese Leistungsansätze schwer zu erfüllen sind.

Liegen die abgegebenen LKZ niedriger, geht der AG davon aus, dass die Kalkula- tion auf nicht ausreichender Arbeitsorganisation des Bieters beruht, die zum heuti- gen Verfahrensstand als marktüblich vorausgesetzt werden kann.

Der AG rechnet daher bei Über- oder Unterschreitung des vorgegebenen LKZ Kor- ridors bei der Auftragsausführung mit einem erhöhten Kontrollaufwand und Ausei- nandersetzungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Deswegen gibt der AG in der Kalkulationsdatei, Tabelle Losübersicht, Leistungs- kennzahlen (LKZ) „unterer und oberer Wert“, angelehnt an die REFA-Kalkulationen bzw. Kalkulationen der Innungen des Gebäudereinigerhandwerks sowie eigenen Er- fahrungswerten, vor.

Der Bieter trägt seine individuellen LKZ, je Raumgruppe, in die Eingabefelder ein. Der Korridor lässt einen ausreichend großen Spielraum für die individuelle Leis- tungssituation des Bieters zu. Wenn jedoch Aufwandskalkulationen (LKZ) den marktüblichen Korridor verlassen, werden in einem Stufenverfahren bis zur Maxi- malpunktzahl in der Bewertung des Bieterangebotes abgezogen. Die Angabe zu den Korridoren ist in der Losübersicht der Kalkulation hinterlegt.

Beispiel: LKZ-Korridor für Sanitärflächen in der täglichen Vollreinigung

Leistungskorridor unterer Wert 75m²/h / oberer Wert 120 m²/h

Werden LKZ unter 75m²/h oder über 120 m²/h kalkuliert, erfolgt ein Abzug bis zum maximalen Punktwert je nach Entfernung vom definierten LKZ-Korridor in dem kal- kulierten Los in Schritten von 1,5 Punkte je vollem Prozentpunkt Abweichung nach unten, bezogen auf den unteren Grenzwert, bzw. 1,5 Punkte je vollem Prozentpunkt Abweichung nach oben, bezogen auf den oberen Grenzwert. Der Abzug wird nach den Anteilen der jeweiligen Raumgruppe an der gesamten Jahresreinigungsfläche gewichtet.

Die Summe der Abzüge ist auf 30 Punkte begrenzt; Minuspunkte werden nicht ver- geben.

c) 30 Punkte analog 30% Gewichtung in der Vergabeentscheidung werden erreicht, wenn das Konzept zur Auftragsorganisation aus Sicht des AG optimal gestaltet ist. Dabei wird davon ausgegangen, dass allein der angebotene Preis für die ange- fragten Reinigungsdienstleistungen nicht das wirtschaftlich günstigste Angebot be- stimmen kann.

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Aus der Erfahrung der letzten Jahre kommt es dem AG immer mehr darauf an, dass der Auftragnehmer über ein ausgefeiltes und auf den konkreten Auftrag bezogenes Konzept zur Auftragsorganisation sicherstellt, dass die angebotenen Leistungen über die gesamte Vertragslaufzeit in ihrer Güte aufrechterhalten werden können. Hierbei bewertet der AG das Konzept wie folgt (Darstellung der möglichen Punktzahlen):

	Konzeptbewertung					Prozente:
	Ziffer	Kriterium	Beschreibung des Kriteriums	maximale Punktzahlen Hauptgruppe Gruppe Unterpunkt
1	1	Startup-Phase vor Reinigungsstart		60
			Arbeitsgruppe		10
	1.1	1.1.1	Gibt es eine Arbeitsgruppe (AG), die den anstehenden Auftrag vorbereitet, wenn ja, benennen Sie die konkre- ten Mitarbeiter und deren Funktion.			10
			Rekrutierung und Ausbildung der Reinigungskräfte		30
	1.2	1.2.1	Wie stellen Sie sicher, dass die benötigte Personalstärke zum Reinigungsbeginn vorhanden ist.			10
		1.2.2	Beschreiben Sie die geplante Erstunterweisung sowie fortlaufende Schulungen der für den Auftrag vorgesehenen Reinigungskräfte.			20
			Auswahl von Maschinen und Material		20
	1.3	1.3.1	Stellen Sie quanititativ und qualitativ dar, welche Maschi- nen Sie für die jeweiligen Reinigungslose konkret eingeplant haben und wie Sie die Gesundheit der Mitarbeiter durch den Einsatz von ergonomisch hoch- wertigen Gerät schützen.			20
2	2	Reinigungsorganisation		160
			Personalbedarfsplanung		20
	2.1	2.1.1	Stellen Sie Ihre Personalplanung für den Auftrag dar.			20
			Personalbindung		50
	2.2	2.2.1	Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um während der Vertragslaufzeit eine gute Mitarbeiterbindung zu erreichen und Fluktation zu verhindern.			50
			Reklamationsprozess		80
	2.3		Wie sieht Ihr Prozess nach Reklamationsmeldungen des Auftraggebers aus?			80
			Erreichbarkeiten Objektleiter und Vorarbeiter		10
	2.4	2.4.1	Wie wird die Erreichbarkeit des Vorarbeiters/Objekt- leiters gewährleistet und wie schnell sind diese vor Ort.			10
3	3	QM-Konzept		160
			Qualitätsprüfungen		140
	3.1	3.1.1	Wie führen Sie Qualitätsprüfungen im Objekt des AG durch?			70
		3.1.2	Wie gestalten Sie die Zusammenarbeit mit dem AG in Bezug auf gemeinsame Qualitätsprüfungen?			70
			Optimierungen Ergebnisqualität		20
	3.2	3.2.1	Beschreiben Sie Ihre Optimierungsmaßnahmen, wenn Sie feststellen, dass die Leistungserbringung nicht den vertraglichen Anforderungen entspricht.			20
4	4	Umwelt- und Nachhaltigkeitskonzept		120
			Sicherstellung des Konzepts		60
	4.1	4.1.1	Haben Sie ein spezielles Umwelt- und Nachhaltig- keitskonzept, wenn ja, stellen Sie es kurz vor.			60
			Umweltfreundlichkeit der Reinigungsprozesse		60
	4.2	4.2.1	Welche umweltfreundlichen Reinigungsprozesse werden Sie im konkreten Auftrag aufsetzen?			60

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Erläuterung zur Bewertung:

Der Auftraggeber möchte wissen, wie der Bieter den konkret anstehenden Auftrag plant und im Regelbetrieb auszuführen gedenkt. Insbesondere interessiert seine Vorgehens- weise in Krisensituationen.

Daher wurde der fein abgestimmte Fragenkatalog entwickelt. Dabei entspricht die Be- punktung der Bedeutung der einzelnen Aspekte für den Auftraggeber. Ihm ist die explizite Beantwortung jeder einzelnen Frage wichtig. So reicht ihm allein das Beifügen von Unter- nehmensbroschüren, etc. nicht.

Für eine transparente, nachvollziehbare Vergleichbarkeit der Bieterantworten ist es unum- gänglich, dass sich jeder Bieter an die vorgegebene Fragestruktur hält. Jeder Antwort ist die zugehörige, dreistellige Fragennummer zuzuordnen. Hält sich der Bieter nicht an die vorgegebene Fragestruktur, können seine Antworten nicht bepunktet werden.

Da die eingereichten Konzepte in letzter Zeit erheblich an Umfang zugenommen haben, ohne dass sich dies immer auf die Güte ausgewirkt hat, bitten wir um Verständnis, dass das Konzept zur Auftragsorganisation maximal

25 DIN A4 Seiten inklusive Anlagen umfassen darf und eine Schriftgröße von mindestens 10 pt haben muss.

Überschreiten Konzepte den Umfang von 25 DIN-A4-Seiten inklusive Anlagen, blei- ben die über die zulässige Seitenzahl hinausgehenden Inhalte bei der Wertung unbe- rücksichtigt.

Textbestandteile mit einer Schriftgröße unter 10 pt bleiben ebenfalls unberücksich- tigt, soweit sie für die Bewertung relevant wären.

Die maximal zu erreichende Punktzahl für die Beantwortung der einzelnen Fragen entneh- men Sie der oben dargestellten Tabelle. Die Bewertung der einzelnen Antworten erfolgt unter drei Aspekten. Vorhanden, schlüssig und überzeugend.

„Vorhanden“ bedeutet, dass die gestellte Frage explizit beantwortet wurde. Für die vollständige Beantwortung der Frage erhält man 30% der zu erreichenden Punkt- zahl für diese Frage.

„Schlüssig“ bedeutet, dass die Antwort auf die konkrete Frage für den Auftraggeber nach- vollziehbar, zweckmäßig und in Bezug auf den Auftragsgegenstand angemessen ist. Eine schlüssige Antwort muss aber nicht zwingend auch überzeugend sein. Für die vollständige und schlüssige Beantwortung der Frage erhält man weitere 40% der zu erreichenden Punktzahl für diese Frage.

„Überzeugend“ bedeutet, die schlüssige Antwort überzeugt durch besondere weitere Merk- male wie z.B.

➢ das Absetzen von den übrigen Bieterkonzepten

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➢ Maßnahmen, die für den Auftraggeber in besonderer Weise geeignet sind, um eine qualitativ hochwertige Auftragsdurchführung zu gewährleisten.

Für die vollständige und überzeugende Beantwortung der Frage erhält man weitere 30% der zu erreichenden Punktzahl für diese Frage.

Die Konzeptbewertung erfolgt zunächst in Rohpunkten gemäß des oben dargestellten Fra- genkatalogs. Das Konzept mit der höchsten Rohpunktzahl erhält 30 Wertungspunkte. Die übrigen Konzepte erhalten Wertungspunkte nach folgender Formel:

Wertungspunkte Konzept = Rohpunkte des jeweiligen Konzepts geteilt durch höchste er- reichte Rohpunktzahl × 30

𝑅𝑜ℎ𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡𝑒 𝑑𝑒𝑠 𝑗𝑒𝑤𝑒𝑖𝑙𝑖𝑔𝑒𝑛 𝐾𝑜𝑛𝑧𝑒𝑝𝑡𝑠 𝑊𝑒𝑟𝑡𝑢𝑛𝑔𝑠𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡𝑒 𝐾𝑜𝑛𝑧𝑒𝑝𝑡 = 𝑥 30 ℎö𝑐ℎ𝑠𝑡𝑒 𝑒𝑟𝑟𝑒𝑖𝑐ℎ𝑡𝑒 𝑅𝑜ℎ𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡𝑧𝑎ℎ𝑙

Zur Vergabeentscheidung Glas- und Rahmenreinigung:

Der günstigste Preis wird mit 100% Zuschlagskriterium in der Vergabe. In einem mathe- matischen Algorithmus werden von 100 möglichen Punkten 100 Punkte, analog 100% Ge- wichtung in der Vergabeentscheidung, für den besten angebotenen Preis vergeben. Die Preispunkte für die anderen Angebote ergeben sich wie folgt:

𝐵𝑒𝑠𝑡𝑝𝑟𝑒𝑖𝑠 𝑃𝑟𝑒𝑖𝑠𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡𝑒 = 𝑥 100 𝐴𝑛𝑔𝑒𝑏𝑜𝑡𝑠𝑝𝑟𝑒𝑖𝑠

Ein doppelter Preis führt zu einer halbierten Punktzahl.

Loslimitierung

Es sind jeweils 5 Lose für die Unterhaltsreinigung für den Universitätsbereich (Campusse Süd, Ost und West), 3 Lose für die Unterhaltsreinigung für den Großforschungsbereich (Campus Nord) und 2 Lose für die Glasreinigung, davon jeweils eines für den Universitäts- und eines für den Großforschungsbereich, ausgeschrieben.

Jeder Bieter kann Angebote für ein, mehrere oder alle Lose abgeben.

Der Zuschlag wird losweise auf das jeweils wirtschaftlichste zuschlagsfähige Angebot er- teilt, soweit die nachfolgende Zuschlagslimitierung eingehalten wird.

In der Unterhalts- und Glasreinigung kann ein Bieter höchstens zwei Lose für die Unter- haltsreinigung und zwei für die Glasreinigung erhalten.

Führt die Anwendung der Zuschlagskriterien dazu, dass ein Bieter für mehr Lose den Zu- schlag erhalten würde, als nach den vorstehenden Regelungen zulässig ist, wird die Zu- schlagsentscheidung anhand aller zulässigen Zuschlagskombinationen getroffen. Maßgeb- lich ist die zulässige Kombination, die unter Berücksichtigung der jeweils nächstwirtschaft- lichen zuschlagsfähigen Angebote für die übrigen Lose das wirtschaftlichste Gesamtergeb- nis für den Auftraggeber ergibt.

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Ergibt sich nach Anwendung dieser Regelungen für ein oder mehrere Lose kein zuschlags- fähiges Angebot, behält sich der Auftraggeber vor, die Zuschlagslimitierung für die hiervon betroffenen Lose aufzuheben, soweit dies zur Sicherstellung einer vollständigen Auftrags- vergabe erforderlich ist. Die Entscheidung wird diskriminierungsfrei, transparent und doku- mentiert getroffen.

Die Zuschlagslimitierung wird zunächst auf Grundlage aller zulässigen Zuschlagskombina- tionen angewendet. Maßgeblich ist diejenige Kombination, die unter Berücksichtigung der jeweils erzielten Wertungspunkte das wirtschaftlichste Gesamtergebnis für den Auftragge- ber ergibt. Überschreitet der Wertungspreis eines aufgrund der Loslimitierung nachrücken- den Angebots den Wertungspreis des ohne Loslimitierung bestplatzierten zuschlagsfähigen Angebots im betreffenden Los um mehr als 25 %, behält sich der Auftraggeber vor, die Loslimitierung für dieses Los aus Gründen der Wirtschaftlichkeit aufzuheben. Die Entschei- dung wird dokumentiert und diskriminierungsfrei getroffen.

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35) Erläuterung Zuschlagswertung V15_Muster_A V5.pdf