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Leistungsbeschreibung (Vergabe-Nr. SenFin – 07-2026)
Bereitstellung eines Firmenfitness- und Gesundheitsnetzwerks für die Beschäftigten der unmittelbaren Berliner Landesverwaltung
Inhaltsverzeichnis
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Angaben zum Auftraggeber ......................................................................................................... 2
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Ausgangssituation (Ist-Zustand) .................................................................................................... 2
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Beschreibung des Auftragsgegenstandes (Leistungsumfang) .................................................... 2
3.1 Ziel der Leistung ........................................................................................................................... 2
3.2 Leistungsgegenstand ................................................................................................................... 2
3.3 Abschluss der Individualverträge ................................................................................................ 3
3.4 Datenschutz .................................................................................................................................. 4
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Leistungszeitraum .......................................................................................................................... 5
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Ausführungsort (Leistungsempfänger) .......................................................................................... 5
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Besondere Vertragsbedingungen ................................................................................................. 5
6.1. Frauenförderung ........................................................................................................................ 6
6.2. Weitere Vertragsbedingungen ................................................................................................. 6
Die in der Leistungsbeschreibung verwendeten Begriffe „Auftragnehmer“ und „Bieter“ be- ziehen sich auf Unternehmen im funktionellen Sinne. Mit der Verwendung der Begriffe ist keine geschlechterspezifische Zuordnung beabsichtigt. Sofern natürliche Personen als Un- ternehmen auftreten, sind die Begriffe Bieter oder Auftragnehmer in der jeweiligen Form des Geschlechts zu verstehen.
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- Angaben zum Auftraggeber
Auftraggeber ist das Land Berlin, vertreten durch die Senatsverwaltung für Finanzen, Klos- terstr. 59, 10179 Berlin.
- Ausgangssituation (Ist-Zustand)
Das Vergabeverfahren dient dem Abschluss eines Dienstleistungsvertrags zur Bereitstel- lung eines Firmenfitness- und Gesundheitsnetzwerks für die Beschäftigten der unmittelba- ren Berliner Landesverwaltung (ca. 100.000 Beschäftigte). Der Auftragnehmer stellt den Beschäftigten eine digitale Plattform zur Verfügung, über die sie eigenständig Individual- verträge zur Nutzung von Sport-, Gesundheits- und Wellbeing-Angeboten abschließen können. Der Auftraggeber vergütet die Bereitstellung des Dienstes durch ein pauschales Entgelt und wird nicht Vertragspartner der zwischen dem Auftragnehmer und den Be- schäftigten geschlossenen Individualverträge.
- Beschreibung des Auftragsgegenstandes (Leistungsumfang)
Gegenstand der Leistung ist die Bereitstellung eines Firmenfitness- und Gesundheitsnetz- werks für die Beschäftigten der unmittelbaren Berliner Landesverwaltung (ca. 100.000 Beschäftigte). Der Auftragnehmer stellt hierfür eine digitale Plattform bereit, über die be- rechtigte Beschäftigte eigenständig Individualverträge zur Nutzung der angebotenen Sport-, Gesundheits- und Wellbeing-Leistungen abschließen und verwalten können.
3.1 Ziel der Leistung Ziel der Leistung ist die Förderung der körperlichen und psychischen Gesundheit der Be- schäftigten sowie die Unterstützung eines nachhaltigen Betrieblichen Gesundheitsmana- gements (BGM). Darüber hinaus soll die Maßnahme zur Steigerung der Arbeitgeberat- traktivität des Landes Berlin beitragen. Den Beschäftigten soll hierfür der Zugang zu ei- nem behördenübergreifend nutzbaren Firmenfitness- und Gesundheitsnetzwerk ermög- licht werden.
3.2 Leistungsgegenstand Der Auftragnehmer stellt ein Firmenfitness- und Gesundheitsnetzwerk zur Verfügung, das von den Beschäftigten der unmittelbaren Berliner Landesverwaltung freiwillig genutzt wer- den kann. Voraussetzung für die Nutzung ist der Abschluss eines Individualvertrags zwi- schen dem jeweiligen Beschäftigten und dem Auftragnehmer. Die Nutzung des Netzwerks erfolgt über eine digitale Plattform des Auftragnehmers.
Das Leistungsangebot umfasst Präsenzangebote sowie digitale Angebote in den Berei- chen Sport, Bewegung, Gesundheit und Wellbeing. Hierzu gehören insbesondere Ange- bote in Fitnessstudios sowie Angebote für Schwimmen, Yoga und Tanzen. Ergänzend sind digitale Angebote, wie beispielsweise Trainings- oder Gesundheits-Apps sowie Online-
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Kurse, bereitzustellen. Darüber hinaus umfasst das Leistungsangebot Angebote zur För- derung der psychischen Gesundheit und des Wellbeings.
Das Firmenfitness- und Gesundheitsnetzwerk muss Angebote in allen zwölf Berliner Bezir- ken umfassen, um den Beschäftigten unabhängig von ihrem Arbeits- oder Wohnort eine Nutzung des Angebots zu ermöglichen.
Der Auftragnehmer gewährleistet, dass die digitale Plattform den berechtigten Beschäf- tigten während der gesamten Vertragslaufzeit zur Verfügung steht und mindestens die Funktionen zur Registrierung, zum Abschluss und zur Verwaltung der Individualverträge sowie zur Suche, Buchung bzw. Nutzung der angebotenen Leistungen bereitstellt.
Die digitale Plattform muss den Beschäftigten eine Suche und Filterung der Angebote so- wie Informationen über Standorte, Öffnungszeiten, Nutzungsbedingungen und gegebe- nenfalls anfallender Zusatzkosten ermöglichen. Die auf der digitalen Plattform bereitge- stellten Informationen und Angebote sind während der gesamten Vertragslaufzeit durch den Auftragnehmer fortlaufend aktuell zu halten.
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass Änderungen des Leistungsangebots des Firmenfit- ness- und Gesundheitsnetzwerks auf der digitalen Plattform zeitnah und transparent dar- gestellt werden. Sofern sich durch die Änderungen der Umfang oder die Nutzbarkeit der Leistungen verschlechtert, ist den betroffenen Beschäftigten ein Sonderkündigungsrecht im Individualvertrag einzuräumen.
3.3 Abschluss der Individualverträge Der Auftragnehmer ermöglicht den berechtigten Beschäftigten der unmittelbaren Berliner Landesverwaltung den Abschluss von Individualverträgen. Der Abschluss der Individual- verträge erfolgt ausschließlich zwischen dem jeweiligen Beschäftigten und dem Auftrag- nehmer. Der Auftraggeber wird nicht Vertragspartner der Individualverträge und über- nimmt keine Kosten für die individuelle Nutzung der angebotenen Leistungen.
Der Auftragnehmer übernimmt die vollständige Abwicklung der Individualverträge ein- schließlich Registrierung der Beschäftigten, Berechtigungsprüfung, Vertragsabschluss, Vertragsverwaltung, Abrechnung und Kündigungen. Der hierfür erforderliche Verwaltungs- aufwand für den Auftraggeber ist auf das notwendige Maß zu beschränken. Mögliche ad- ministrative Aufgaben, die vom Auftraggeber zu übernehmen sind, müssen so gestaltet sein, dass sie für jede Behörde gesondert durch die örtliche Personalabteilung erfüllt wer- den können. Der Auftragnehmer hat zu gewährleisten, dass dies technisch realisierbar ist.
Der Auftragnehmer stellt den Beschäftigten während der gesamten Vertragslaufzeit einen Nutzersupport für Fragen zur Registrierung, zum Abschluss und zur Verwaltung der Indivi- dualverträge sowie zur Nutzung der digitalen Plattform zur Verfügung.
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Der Auftragnehmer hat mindestens drei unterschiedliche Vertragsmodelle mit abgestuf- ten Leistungsumfängen anzubieten. Die Vertragsmodelle sind hinsichtlich Leistungsum- fang, Nutzungsbedingungen und Preisen transparent darzustellen. Etwaige Zusatzkosten, insbesondere Aufnahme-, Einrichtungs- oder sonstige Einmalgebühren, sind gesondert auszuweisen. Ein Wechsel zwischen den angebotenen Vertragsmodellen muss für die Be- schäftigten jeweils zum Folgemonat möglich sein.
Die Individualverträge müssen von den Beschäftigten monatlich ordentlich kündbar sein. Darüber hinaus ist für Änderungen des Leistungsangebots, die zu einer Einschränkung der vertraglich vereinbarten Leistungen führen, ein Sonderkündigungsrecht vorzusehen.
Vor Abschluss eines Individualvertrags sind den Beschäftigten sämtliche Vertragsbedin- gungen einschließlich Leistungsumfang, Nutzungsbedingungen, Vertragslaufzeit, Kündi- gungsmodalitäten, Datenschutzinformationen sowie aller anfallenden Kosten vollständig und transparent zur Verfügung zu stellen.
3.4 Datenschutz Der Auftraggeber übermittelt dem Auftragnehmer keine personenbezogenen Daten der Beschäftigten zum Zweck des Abschlusses oder der Durchführung der Individualverträge. Die Berechtigungsprüfung erfolgt durch den Auftragnehmer anhand der dienstlichen E- Mail-Adresse oder eines gleichwertigen datenschutzkonformen Verfahrens. Hierzu kann der Auftraggeber dem Auftragnehmer ausschließlich die dienstlichen E-Mail-Domains der Behörden und Einrichtungen der unmittelbaren Berliner Landesverwaltung (z. B. @sen- fin.berlin.de) zur Verfügung stellen. Personenbezogene Daten der Beschäftigten werden hierbei nicht übermittelt.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Registrierung, dem Abschluss und der Durchführung der Individualverträge erfolgt ausschließlich zwi- schen dem jeweiligen Beschäftigten und dem Auftragnehmer. Der Auftragnehmer über- mittelt dem Auftraggeber keine personenbezogenen Daten der Beschäftigten aus den In- dividualverträgen.
Der Auftragnehmer hat die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbeson- dere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie die einschlägigen nationalen Datenschutzvorschriften, einzuhalten. Er hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO zum Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten zu treffen.
Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber eine anonymisierte Auswertung oder Nut- zungsstatistiken zur Verfügung. Die Auswertung darf keine Rückschlüsse auf einzelne Be- schäftigte zulassen.
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3.5 Vergütungsmodell und Kostenstruktur Die Vergütung des Auftragnehmers erfolgt auf Grundlage eines pauschalen Festpreises, der vom Auftraggeber für die Bereitstellung des Firmenfitness- und Gesundheitsnetzwerks einschließlich der digitalen Plattform sowie der vereinbarten Serviceleistungen gezahlt wird. Mit der vereinbarten Vergütung sind sämtliche Leistungen des Auftragnehmers abgegol- ten, die zur Erfüllung dieses Vertrags erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere die Bereitstellung und der Betrieb der digitalen Plattform, die Registrierung und Berechti- gungsprüfung der Beschäftigten, die Verwaltung der Individualverträge, der Betrieb des Firmenfitness- und Gesundheitsnetzwerks, der Nutzersupport sowie die Bereitstellung der vereinbarten Auswertungen.
Nutzungsabhängige Gebühren oder sonstige variable Vergütungsbestandteile, die sich nach der Anzahl der registrierten Beschäftigten, der abgeschlossenen Individualverträge oder der tatsächlichen Nutzung des Angebots richten, sind ausgeschlossen.
Die Vergütung der vom Auftraggeber zu zahlenden Leistungen erfolgt unabhängig von der Anzahl der abgeschlossenen Individualverträge oder der tatsächlichen Nutzung des Firmenfitness- und Gesundheitsnetzwerks durch die Beschäftigten.
Die Kosten der Individualverträge tragen ausschließlich die jeweiligen Beschäftigten auf Grundlage der mit dem Auftragnehmer geschlossenen Individualverträge.
- Leistungszeitraum
Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate. Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag ein- malig um weitere 12 Monate zu verlängern. Die Ausübung der Verlängerungsoption er- folgt einseitig durch den Auftraggeber.
- Ausführungsort (Leistungsempfänger)
Senatsverwaltung für Finanzen Klosterstraße 59 10179 Berlin
- Besondere Vertragsbedingungen
Der Auftragnehmer gewährleistet die kontinuierliche Bereitstellung des Firmenfitness- und Gesundheitsnetzwerks sowie der digitalen Plattform während der gesamten Vertragslauf- zeit. Er hat sicherzustellen, dass die vereinbarten Leistungen während der gesamten Ver- tragslaufzeit genutzt werden können. Störungen oder Einschränkungen der digitalen Platt- form sind unverzüglich zu beheben. Störungen sind insbesondere die Nichteinhaltung von
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zugesicherten funktionalen Anforderungen (z. B. Ausfall wesentlicher Kernfunktionen wie Anmeldeprozess, Abonnementverwaltung). Bei schwerwiegender oder wiederholter Schlechtleistung, insbesondere dem wiederholten Ausfall der vereinbarten Leistung entsprechend der Leistungsbeschreibung, wiederholten Verstößen gegen Datenschutz oder IT-Sicherheit ist der Auftraggeber zur außerordentli- chen Kündigung berechtigt.
Der Auftragnehmer benennt dem Auftraggeber eine zentrale Ansprechperson als Support für sämtliche fachlichen, organisatorischen und vertraglichen Angelegenheiten.
Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber eine anonymisierte Auswertung über die Nut- zung des Firmenfitness- und Gesundheitsnetzwerks bereit. Die Auswertungen müssen ins- besondere Informationen über die Anzahl der registrierten Beschäftigten sowie die Häu- figkeit der Nutzung der angebotenen Leistungen enthalten. Rückschlüsse auf einzelne Be- schäftigte dürfen hierbei nicht möglich sein.
Wesentliche Änderungen des Leistungsangebots oder des Firmenfitness- und Gesund- heitsnetzwerks sind dem Auftraggeber und den registrierten Beschäftigten unverzüglich mitzuteilen. Sofern Kooperationspartner aus dem Netzwerk ausscheiden, hat sich der Auf- tragnehmer um einen gleichwertigen Ersatz zu bemühen. Beschäftigte mit einem beste- henden Individualvertrag sind entsprechend den Regelungen der Leistungsbeschreibung über wesentliche Änderungen zu informieren. Bei Vertragsende hat der Auftragnehmer einen geordneten Übergang sicherzustellen. Be- schäftigten dürfen hierdurch keine unangemessenen Nachteile entstehen. Insbesondere sind bestehende Individualverträge entsprechend den vereinbarten Vertragsbedingungen fortzuführen oder ordnungsgemäß zu beenden.
6.1. Frauenförderung
Der Bieter hat bereits mit der Angebotsabgabe die Erklärung gem. § 1 Abs. 2 der Frau- enförderverordnung einzureichen. Der Auftraggeber behält es sich vor, die Erklärung nachzufordern. Wird die Erklärung nicht eingereicht, wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen.
Die Verpflichtungen ergeben sich aus den Besonderen Vertragsbedingungen (BVB) zur Frauenförderung (Teil A).
6.2. Weitere Vertragsbedingungen
Die weiteren Vertragsbedingungen ergeben sich aus der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots, insbesondere aus den Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB) / Besonderen Vertragsbedingungen (BVB) – Wirt 215.
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