Teil B Leistungsbeschreibung

Inhaltsverzeichnis

1 Kontext und Zielsetzung der Ausschreibung ..................................................................... 2 1.1 Allgemeines ................................................................................................................ 2 1.2 Inhalt der Ausschreibung ........................................................................................... 3 1.3 Dauer des Rahmenvertrags ......................................................................................... 3 2 Gegenstand der Ausschreibung .......................................................................................... 3 2.1 Quantitativer Umfang ................................................................................................. 6 2.2 Inhaltliche Anforderungen an das Vorgehen ............................................................. 6 2.3 Qualitative Anforderungen ......................................................................................... 7 2.4 Leistungen des Auftragnehmers ................................................................................. 9 2.4.1 Redaktion/Produktion/Postproduktion ............................................................... 9 2.4.2 Archivierung ..................................................................................................... 10 2.4.3 Sonstige Leistungen ......................................................................................... 10 3 Leistungen der BA ........................................................................................................... 11 4 Extraleistungen ................................................................................................................. 11 5 Barrierefreiheit ................................................................................................................. 11 6 Datenschutz ...................................................................................................................... 13 6.1 Datenschutz / Auftragsverarbeitung ......................................................................... 13 6.1.1 Gegenstand und Dauer der Verarbeitung ......................................................... 13 6.1.2 Konkretisierung des Auftragsinhalts ................................................................ 14 6.1.3 Technische und organisatorische Maßnahmen und deren Kontrolle ............... 14 6.1.4 Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten .................................. 15 6.1.5 Beachtung zwingender gesetzlicher Pflichten durch den Auftragnehmer ...... 15 6.1.6 Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers ................................................ 15 6.1.7 Regelungen bei Mobilarbeit ............................................................................. 16 7 Darstellung des Preises ..................................................................................................... 16 8 Angebotspräsentation ....................................................................................................... 17 9 E- Rechnung ..................................................................................................................... 17 10 Unethisches Verhalten .................................................................................................. 18

Anlagen:

Anlage 1: Hausordnung für externe Dienstleister der Bundesagentur für Ar- beit (BA) zur Einhaltung des Datenschutzes Anlage 2: Informationen zur E-Rechnung Anlage 3: Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

1 Kontext und Zielsetzung der Ausschreibung

1.1 Allgemeines

An der Spitze der Bundesagentur für Arbeit (BA) steht der Vorstand. Er besteht aus einer Vorstandsvorsitzenden und drei weiteren Vorstandsmitgliedern. Der Vorstand leitet die Ge- schäfte der:

• Zentrale in Nürnberg • Besonderen Dienststellen (z.B. IT-Systemhaus, BA-Service-Haus) • 10 Regionaldirektionen • 146 Agenturen für Arbeit und circa 600 Niederlassungen

Die Zentrale legt die Strategie der BA fest und führt die Regionaldirektionen. Diese setzen die Strategie auf regionaler Ebene um. Die Regionaldirektionen leiten die Agenturen für Arbeit. Diese kümmern sich auf lokaler Ebene um die Aufgaben in Zusammenhang mit der Arbeitslo- senversicherung. Außerdem ist die BA als Träger mitverantwortlich für die Grundsicherung für Arbeitsuchende. Diese Verantwortung nehmen die Agenturen für Arbeit vor Ort gemeinsam mit den Landkreisen und kreisfreien Städten wahr. Zusammen bilden sie 300 Jobcenter als gemeinsame Einrichtungen. Die Jobcenter kümmern sich um Leistungen zur Eingliederung in Arbeit und Leistungen zur Sicherung des Lebensunterhalts für erwerbsfähige, leistungsbe- rechtigte Personen. Daneben bestehen noch 104 Jobcenter als zugelassene kommunale Trä- ger (zkT), d. h. in alleiniger Verantwortung kommunaler Träger. Hier ist die BA nicht involviert. Hinzu kommen die besonderen Dienststellen:

• Familienkasse • Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) in Bonn • Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) in Nürnberg • Führungsakademie der BA (FBA) • Hochschule der BA – Staatlich anerkannte Fachhochschule • IT-Systemhaus – Informationstechnik der BA • BA-Service-Haus – Servicedienstleister der BA • Europavertretung der BA

Das Service-Haus ist für die Durchführung der Ausschreibung und die spätere Vertragsver- waltung zuständig. Seit Juli 2016 betreibt die BA ein strategisches, systemunterstütztes Liefe- rantenmanagement.

Wesentliche Bausteine des Lieferantenmanagements sind: • die Produktklassifizierung • die Lieferantenklassifizierung • die Lieferantenbewertung • das Aktivitätenmanagement (Lieferantenentwicklung)

Ziel ist die Identifizierung der strategisch und/oder geschäftspolitisch wichtigen Lieferanten durch eine Klassifizierung anhand festgelegter Kriterien. Die Klassifizierung der Lieferanten erfolgt nach einer A, B, C-Logik und richtet sich nach einer Kombination der strategischen Bedeutung ihrer vertraglich geschuldeten Produkte und Dienstleistungen mit dem über alle laufenden Verträge des jeweiligen Lieferanten mit der BA hinweg errechneten Auftragswertes.

Die BA führt bei den internen Bedarfsträgern regelmäßige und anlassbezogene Bewertungen ihrer Lieferanten durch und nutzt diese im Rahmen des Vertrags- und Vergabemanagements sowie ihrer Lieferantenkommunikation.

1.2 Inhalt der Ausschreibung

Die schnelle und unmittelbare Information der Beschäftigten über Geschäftspolitik, Transpa- renz bei Veränderungen, Verständnis von Prozessen insbesondere an Schnittstellen und Ein- blicke in die Arbeitswelt und in die Erfahrungen von Kolleginnen und Kollegen sind wesentliche Voraussetzungen für den Erfolg der internen Kommunikation der BA. Sie sorgen für gute Ar- beitsergebnisse durch informierte Arbeit und eine hohe Identifikation mit der Arbeitgeberin BA.

Das interne Informationsportal „BA aktuell“ ist der größte Kanal der internen Kommunikation und bereitet Informationen und Hintergrundberichte für die Mitarbeitenden in zeitgemäßer und unterhaltsamer Form auf. Dabei kommen neben Texten und Bilderstrecken auch Audio- und Videobeiträge zum Einsatz. Letztere (Audio- und Videobeiträge) sind Gegenstand dieser Aus- schreibung. BA aktuell ist nur intern aufrufbar, ein externer Zugriff ist ausgeschlossen.

BA aktuell ist ein Informations- und Arbeitsmedium, das für die tägliche Arbeit Orientierung geben soll, z. B. hinsichtlich geschäftspolitischer Entscheidungen, Auswirkungen von Geset- zesänderungen in der täglichen Arbeit, aber auch praktische Informationen rund um die Arbeit und den Arbeitsplatz vermitteln soll. Dies umfasst unter anderem die Darstellung von Best- Practice-Beispielen, neuer Softwareanwendungen, Themen des Betrieblichen Gesundheits- managemens oder weiteren Themen rund um die Arbeitswelt der BA. Der Film ist dabei ein wesentliches Medium für die erfolgreiche Arbeit von BA aktuell.

Die eingestellten Filme sind aktuell insofern barrierefrei, als dass jeweils parallel eine Textver- sion des Inhalts aufrufbar ist und zudem ein Zuschalten von Untertiteln in den jeweiligen Film. Außerdem wird für jeden Film mit Ausnahme des Videojournalistischen Beitrags eine Version mit erweiterten Audiodeskriptionen erstellt. Auch für den angestrebten Rahmenvertrag sind diese weitergehenden Angebote für die Barrierefreiheit geplant, siehe Punkt 5 - Barrierefrei- heit.

1.3 Dauer des Rahmenvertrags

Es soll eine Rahmenvereinbarung über vier Jahre abgeschlossen werden. Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlagserteilung und endet nach 48 Monaten, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

2 Gegenstand der Ausschreibung

Der Auftragnehmer erstellt Filmbeiträge für die interne Kommunikation der BA inklusive der redaktionellen Planung und Begleitung, der Produktion des Rohmaterials an den Drehtagen sowie der Postproduktion zur Fertigstellung des Produktes. Weiterhin ist die Archivierung von (Audio- und) Filmbeiträgen sowie des Rohmaterials Gegenstand der Ausschreibung.

Der Abruf erfolgt entweder über die Stabsstelle Unternehmenskommunikation der Zentrale oder über die Dienststellen (Regionaldirektionen, Agenturen für Arbeit, gemeinsame Einrich- tungen und besondere Dienststellen). Ansprechpartner sind in allen Ebenen ausschließlich die Presse- und Marketingverantwortlichen, in der Zentrale das Redaktionsteam BA aktuell.

Von der BA bereitgestellte grafische Elemente (z.B. Intro, Outro, Bauchbinden), Musik etc. sind in die Produkte aufzunehmen. Diese werden in einem von der BA vorgegebenen Format geliefert. Derzeit wird das Format MP4 genutzt und die Filme grundsätzlich weboptimiert in

1080p bereitgestellt. Sobald sich Änderungen im Format ergeben, wird erwartet, dass diese ohne zusätzliche Kosten umgesetzt werden.

Die Drehorte sind im Regelfall innerhalb der Bundesrepublik Deutschland verteilt, können aber vereinzelt auch im europäischen Ausland und in seltenen Ausnahmefällen auch im außereu- ropäischen Ausland liegen. Dabei ist zu beachten, dass eine Datenverarbeitung nur in Ländern möglich ist, welche das datenschutzrechtliche Niveau der EU einhalten können, d. h. aus- schließlich im Hoheitsgebiet der Bundesrepublik Deutschland, in einem Mitgliedstaat der Eu- ropäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat im Sinne des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum. Im vergangenen Vertragszeitraum wurden zwei Filmprojekte im europäischen Ausland und keines im außereuropäischen Ausland umgesetzt. Daher ist durch den Auftragnehmer eine kontinuierliche bundesweite Abdeckung für die Umsetzung von Aufträgen sicherzustellen, dies gilt für alle Beitragsformen.

Beitragsformen:

Die „Standardbeiträge“ mit einer angestrebten Länge von max. fünf Minuten werden in redak- tioneller Zusammenarbeit mit der beauftragenden Stelle innerhalb der BA – im Regelfall die Re- daktion BA aktuell in der Zentrale – vom Auftragnehmer produziert. Bei Beauftragung durch an- dere Stellen in der BA ist die Redaktion BA aktuell zu informieren (siehe Kap. 2.2). Die Produk- tion des Rohmaterials erfolgt grundsätzlich an einem Drehtag, ggf. aber an mehreren Drehorten innerhalb eines Umkreises um diesen. Dieser Umkreis bestimmt sich durch die notwendige Fahrzeit, es müssen innerhalb eines Arbeitstages unter Berücksichtigung der jeweils notwendi- gen Drehzeiten alle Drehorte erreichbar sein, damit kein zusätzlicher Drehtag nötig wird. In Aus- nahmefällen sind auch mehrere Drehtage möglich. Mögliche Formatelemente sind etwa Maga- zinbeiträge, Porträts, Umfragen, Statements oder Interviews, Kurz-Reportagen (je nach Erfor- dernis jeweils auch mit zwei Kameras). Grundsätzlich besteht das Drehteam für die Produktion aus jeweils einer Person für den Ton, die Kamera und die Redaktion. Hiervon kann in zuvor abzustimmenden Ausnahmefällen abgewichen werden. Eine Einwilligung des Auftraggebers (AG) ist in den genannten Ausnahmefällen zwingend erforderlich.

Die Filme werden im Newsportal BA aktuell veröffentlicht. Dort werden Themen aus Ar- beitsagenturen, Jobcentern, Regionaldirektionen, besonderen Dienststellen sowie der Zentrale aufgegriffen. Dies sind beispielsweise Messen, Veranstaltungen, neue Kooperationen, Netz- werkarbeit, Kampagnen, Best-Practice-Beispiele, neue Dienstleistungsangebote, gesetzliche Änderungen, Anwenderhilfen, Programmhilfen, Change-Management-Kommunikation, Ge- sundheit am Arbeitsplatz, Personalthemen, Erfahrungen auf Kundenseite und ähnliche typische Themen der internen Kommunikation.

Neben diesen Standardbeiträgen sind weitere Formate zu produzieren. Es handelt sich dabei etwa um ausführliche Beiträge mit einer angestrebten Länge von max. zehn Minuten zu spezi- ellen Themen, z.B. Reportagen zu Großvorhaben, Projektdarstellungen sowie Videobotschaften (kurze Botschaften z.B. von Vorständen oder Geschäftsführern zu Veranstaltungen) oder auch Interviews mit Vorstandsmitgliedern. Konkret sollen folgende Formate möglich sein:

a) Sonderbeiträge Damit sind ausführliche Beiträge zu geschäftspolitisch besonders wichtigen Themen der internen Kommunikation gemeint. Dies können beispielsweise Darstellungen aktueller Großprojekte sein, Filmprojekte mit besonders hohem redaktionellen und technischen Aufwand oder umfangreiche Interviews mit Vorstandsmitgliedern mit ergänzenden Schnittbildern beispielsweise als Weihnachtsbotschaft, als Rückblick auf das abgelau- fene Jahr oder zu sonstigen geschäftspolitisch relevanten Themen. Diese Beiträge un- terscheiden sich vom Standardbeitrag durch einen hohen Aufwand in zwei der drei Be- reiche redaktionelle Planung und Begleitung, Produktion und Postproduktion. Beispiele

für diese hohen Aufwände sind etwa umfangreiche Recherche- und Organisationsauf- wände der Redaktion in der Planungsphase durch eine Vielzahl Beteiligter aus unter- schiedlichen Organisationseinheiten und einer Überschneidung unterschiedlicher fach- lich komplexer Themen, der durchgehende Einsatz von mehreren besetzten Kameras und mehrere notwendige Drehtage teils auch im europäischen Ausland in der Produktion sowie außergewöhnlich umfangreiches Rohmaterial etwa durch mehrstündige Gesamt- mitschnitte und deren Transkription und dem Einsatz aufwändiger Verfahren in der Post- produktion wie durchgehende Elemente von Grafik und Animation im finalen Filmprodukt. Die angestrebte Dauer dieser Filmbeiträge beträgt maximal zehn Minuten.

b) Reportagen Reportagen beschreiben auf moderne Art und Weise verschiedene Aspekte eines The- mas oder dienen zur Darstellung komplexer geschäftspolitischer Themen. Bei den hier gemeinten Beiträgen sind Drehs an unterschiedlichen Drehorten ggf. auch im europäi- schen und in Ausnahmefällen im außereuropäischen Ausland ebenso einzuplanen wie ein besonders hoher Konzeptions- und Rechercheaufwand und eine umfangreiche Post- produktion. In Abgrenzung zum Sonderbeitrag besteht hier ein hoher Aufwand in allen drei Bereichen redaktionelle Planung und Begleitung, Produktion und Postproduktion. Auch hier wird eine Länge von maximal zehn Minuten angestrebt.

c) Videobotschaften/Kurzinterviews Vorstände oder Geschäftsführende werden häufig bei wichtigen Veranstaltungen um Grußworte gebeten. Eine persönliche Anwesenheit ist aufgrund von Terminengpässen nicht immer möglich und/oder wirtschaftlich. Eine Videobotschaft sollte im Regelfall ma- ximal drei Minuten lang sein und ist ein adäquates Mittel, um persönliche Botschaften in ein Plenum zu übertragen. Auch Kurzinterviews fallen unter diese Rubrik. Videobotschaf- ten und Kurzinterviews werden grundsätzlich nicht dynamisch geschnitten, sondern als Gesamtbeitrag aufgenommen und dann lediglich zum Start und Ende geschnitten. Inner- halb des Beitrags ist ein Schnitt nur bei Versprechern nötig, etwa durch Heranzoomen oder Bilder einer zweiten Kamera. Im Vergleich zu Standardbeiträgen ist hier daher nur eine minimale Postproduktion geplant.

d) Videojournalistischer Beitrag Um eine Nutzung des Rahmenvertrags auch durch Dienststellen jenseits der Zentrale zu ermöglichen, ist aufgrund der geringeren Budgets vor Ort eine günstigere Pauschale zur Produktion von Filmen bei gleichzeitiger Gewährleistung einer Mindestqualität notwen- dig. Dieser Bedarf wird durch die Pauschale des VJ Beitrags (Videojournalistischer Bei- trag) gedeckt. Der beauftragte Film wird hierbei durch eine professionell im Videojourna- lismus ausgebildete Person umgesetzt. Diese übernimmt sowohl die Redaktion als auch die Kamera- und Tonarbeit und die Postproduktion. Eine professionelle Ausbildung muss dabei durch Qualifizierungs- und Erfahrungsnachweise im Bereich des Videojournalis- mus sichergestellt sein, etwa durch ein mit einem Bachelor oder Master abgeschlosse- nes journalistisches Studium und Arbeitserfahrung. Die mindestens zu erreichende Qua- lität des finalen Produktes liegt unterhalb der des Standardbeitrags, richtet sich aber ebenfalls an den Qualitätsstandards von Videojournalismus im öffentlich-rechtlichen Rundfunk aus. Diese Pauschale kann in Ausnahmefällen auch von der zentralen Redak- tion BA aktuell bestellt werden, im Regelfall wird sie jedoch von Dienststellen außerhalb der Zentrale genutzt. Auch bei dieser Pauschale wird für die entstehenden Filme eine maximale Länge von fünf Minuten angestrebt.

Die fertigen Beiträge sind über einen Server (siehe Punkt 2.3) bereitzustellen.

2.1 Quantitativer Umfang

Der Auftragnehmer erstellt auf Abruf Filmbeiträge. Grundsätzlich erfolgt hierzu ein schriftliches oder mündliches Briefing des Auftragnehmers, der im Anschluss einen Kostenvoranschlag auf Grundlage der vereinbarten Festpreise gemäß Leistungsverzeichnis (LV) kalkuliert und als Grundlage für die mögliche Beauftragung bereitstellt. Eine direkte mündliche Beauftragung ohne Briefing und Kostenvoranschlag ist auf Veranlassung der BA ebenfalls möglich, insbe- sondere aufgrund der oftmals kritischen zeitlichen Komponente in der Filmproduktion. Bei per- sönlichen Treffen innerhalb eines Dienstgebäudes der BA ist die Geltung der Hausordnung für externe Dienstleister der Bundesagentur für Arbeit (BA) zur Einhaltung des Datenschutzes (Anlage 1) zu beachten.

Pro Jahr werden von der Zentrale bisher ca. 36 Standardbeiträge beauftragt sowie etwa zwölf weitere Formate, also insgesamt ca. 48 Filme pro Jahr. Zusätzliche Filme werden ggf. durch weitere Dienststellen der BA (s. oben) abgerufen. Das vorgesehene Mindestauftragsvolumen pro Jahr entspricht dem Auftragswert von 50 Standardbeiträgen. Die Abrufe weiterer Leistun- gen wie Schnitt oder Grafik sowie die Abrufe weiterer Dienststellen zählen dabei ebenfalls in das Mindestauftragsvolumen hinein.

Es gilt das oben aufgeführte jährliche Mindestabnahmevolumen als Gesamtsumme, hieraus besteht keine Mindestabnahmeverpflichtung für konkrete Formate oder Leistungen.

2.2 Inhaltliche Anforderungen an das Vorgehen

Die Beiträge sind nach anerkannten journalistischen Grundsätzen (Grundsätze der ARD) in Absprache mit der BA zu erstellen. Auf Seiten der BA sind die beauftragenden Stellen die Redaktion BA aktuell oder Kommunikationsverantwortliche aus weiteren Organisationseinhei- ten.

Die Themenplanung wird vom Auftragnehmer laufend erstellt, ebenso wie eine fortlaufende Jahresplanung. Themen- und Sendeplanung werden monatlich vom Auftragnehmer aktuali- siert und mit der BA abgestimmt.

Die Themenfindung erfolgt auf unterschiedliche Art:

Themenvorgaben der zentralen Redaktion BA aktuell (z.B. zu relevanten Ereignissen oder Veranstaltungen)
Prüfung von Themenvorschlägen aus Dienststellen/Fachbereichen durch die zentrale Redaktion
Themenvorgaben von Kommunikationsverantwortlichen weiterer Organisationseinhei- ten an den Auftragnehmer, die aus einem eigenen Budget vor Ort finanziert werden
Vorschläge zu Themen/Ideen durch den Auftragnehmer: Es werden sowohl „fachliche“, also den Arbeitsmarkt betreffende Themenvorschläge erwartet, als auch so genannte Servicethemen, die ebenfalls für Mitarbeitende interessant sein können. Dabei kann es sich beispielsweise um Gesundheitsthemen handeln oder Beiträge zu gesellschaftlich relevanten Themen, aber auch weiteren Themen, wie man sie klassisch aus der inter- nen Kommunikation kennt.

Hierfür ist eine intensive Einarbeitung in sämtliche Themenfelder der BA und ihrer Organisati- onsstruktur zwingend erforderlich. Darüber hinaus wird der sichere und regelmäßige Umgang mit für die BA bedeutsamen Themen vorausgesetzt, etwa Arbeitsmarkt (auch regionale Aus- prägungen), Weiterbildung, Beratung, Förderinstrumente, Geldleistungen, Strukturwandel, be- triebliches Gesundheitsmanagement und Digitalisierung. Zur Sendeplanung gehört insbeson- dere die Auswertung aller relevanten Informationen (z.B. Medienberichte) sowie die bestän- dige Zusammenarbeit mit der Zentrale.

Die Absprache zu Beiträgen erfolgt jeweils zwischen BA und Auftragnehmer. BA aktuell bietet neben dem zentralen Kanal für alle Beschäftigten, der von der zentralen Redaktion betreut wird, auch dezentralen Redaktionen anderer Organisationseinheiten der BA einen eigenen, lokalen Kanal für ihre Dienststellen. Auch diese können Filme beauftragen und mit einem ei- genen Budget eigenverantwortlich über den Rahmenvertrag produzieren. Dabei ist die zent- rale Redaktion BA aktuell jedoch stets durch den Auftragnehmer über Aufträge zu informieren, die nicht von der zentralen Redaktion BA aktuell bestellt werden.

Der Auftragnehmer liefert eine laufende Übersicht der Filmprojekte und deren Stände und hält diese laufend aktuell. So soll Transparenz im Produktionsprozess sowie eine optimale Einbin- dung der Beiträge sowohl in die geschäftspolitische Strategie als auch in den Gesamtauftritt von BA aktuell sichergestellt werden. Diese Übersicht umfasst Filmprojekte sowohl für die Re- daktion BA aktuell als auch Abrufe von anderen Dienststellen bzw. Fachbereichen der BA.

Sollten nach finaler Abnahme eines Beitrags durch die BA zusätzliche Kosten entstehen (z.B. nachträgliche Änderungen), so stellt dies einen Ausnahmefall dar, der einvernehmlich zu re- geln ist und anhand des Stundensatzes oder geeigneter Preispositionen abgerechnet wird. Siehe hierzu die Preisposition der Gruppen 6 und 7 im Leistungsverzeichnis.

Die Verantwortung für die inhaltliche und technische Aufbereitung eines Themas obliegt aus- schließlich dem Auftragnehmer. Hierzu gehören insbesondere alle Absprachen mit der zent- ralen Redaktion BA aktuell und im Anschluss mit den jeweiligen Dienststellen/Fachabteilungen (Themengeber oder fachlich zuständige Stellen) und den Protagonistinnen und Protagonisten. Außerdem die Abstimmung der Inhalte, die Vereinbarung mit den in den Fachabteilungen ent- scheidenden Personen, die Erstellung und Abstimmung entsprechender Storylines, die An- passung und Änderung der Storylines, das Erstellen der Sprechertexte, die Abstimmung und Freigabe vor dem Dreh selbst mit Zentrale und Dienststellen/Fachabteilungen, das Briefing aller O-Ton-Gebenden, die Festlegung und Organisation der Locations, sämtliche Terminver- einbarungen, die weitere Anpassung und das Redigieren von Textvorschlägen der Themen- geber sowie die daraus entstehenden Änderungen an Schnitt, Text und Vertonung, die Durch- führung des Drehs und die dem Dreh anschließende Postproduktion für die Bereitstellung ei- ner ersten Version für die BA sowie die Anpassungen und Änderungen nach Rückmeldung durch diesen.

Abschluss des Prozesses ist die finale Abnahme durch die beauftragende Stelle in der BA und die daraufhin erfolgte Erstellung und Bereitstellung der finalen Filmdateien durch den Auftrag- nehmer. Dies sind im Einzelnen die finale Filmversion (Sendefassung), dessen Transkript, eine Untertiteldatei im Format .vtt., eine Hörfassung mit erweiterten Audiodeskriptionen sowie mindestens fünf geeignete Standbilder zur Verwendung als Titelbild.

Die für die Kontaktaufnahme benötigten Beschäftigtendaten (Name, Mailadresse und/oder Durchwahl) werden dem Auftragnehmer ausschließlich nach der Zustimmung seitens der Da- teneigner durch die BA zur Verfügung gestellt. Ein eigener, direkter Zugang zu diesen Be- schäftigtendaten wird aus Datenschutzgründen nicht ermöglicht.

2.3 Qualitative Anforderungen

Die Beiträge entsprechen in ihrer technischen und redaktionellen Qualität den Standards, die öffentlich-rechtliche Sender für ihre Mediatheken setzen. Insbesondere müssen Filmprojekte im Bedarfsfall mit der dafür notwendigen modernen Aufnahme- und Postproduktionstechnik umgesetzt werden können. Dazu gehören etwa hochwertige Aufnahmehardware für Bild und Ton, Drohnen, Gimbals, Objektive mit hohem optischen Zoom und eine ausreichende Anzahl an Aufnahmeequipment für die parallele Umsetzung mehrerer Filmprojekte. Außerdem Hard-

und Software zur professionellen Bearbeitung, die neben dem Schnitt selbst auch eine Erstel- lung von Animationen und Grafiken sowie der Nutzung eines Studios mit einer ausreichend großen Green-Wall inklusive Fußbodenbelag zur Realisierung ganzer Szenen mit digitalen Hintergründen ermöglicht. Bezüglich der Hard- und Softwareausstattung wird erwartet, dass diese dem technischen Fortschritt folgt und neue Technologien ebenfalls implementiert wer- den.

Die Beiträge können technisch in allen gängigen, professionellen Videoformaten hergestellt werden. Alle Beiträge müssen im 16:9-Format mindestens in Full HD produziert werden. Da das fertige Produkt im Regelfall in 1080p bereitgestellt wird, bietet sich die Aufnahme in 4K an, um in der Postproduktion den Bildausschnitt flexibler setzen zu können oder digital zu zoomen. Die Bereitstellung für die BA erfolgt in jedem Fall digital (Streaming-Video, Format nach Ab- sprache, aktuell als mp4 in 1080p). Grundsätzlich sollten die fertigen Dateien jeweils nicht größer als 50 MB sein, dies ist in der Postproduktion sicherzustellen. Die Bitrate muss dennoch ausreichend hoch für eine Qualität ohne Bildstörungen sein. Sollten sich während der Ver- tragslaufzeit Änderungen der technischen Anforderungen ergeben, muss der Auftragnehmer diese kostenneutral umsetzen.

Die Texte der Beiträge müssen von professionellen Sprecherinnen bzw. Sprechern des Auf- tragnehmers gesprochen werden, ein externer Zukauf ist nur in Ausnahmefällen möglich. Eine Einwilligung des Auftraggebers (AG) ist in den genannten Ausnahmefällen zwingend erfor- derlich. Bei der Formulierung der Beitragstexte ist durchgängig auf eine geschlechtergerechte Sprache zu achten.

Die Filmbeiträge des Standardbeitrags sowie des Sonderbeitrags und der Reportage können als Ergänzung zu dem Drehteam aus drei Personen auch durch eine zusätzliche professionell im Videojournalismus ausgebildete Person mit erstellt werden. Da diese jedoch nicht die Post- produktion übernimmt, ist im Falle einer solchen Kombination die Pauschale des Videojourna- listischen Beitrags nur zu zwei Dritteln anzusetzen. Im Falle der Beauftragung nur der Pau- schale des Videojournalistischen Beitrags wird der Film ausschließlich durch diesen produziert und ist voll anzusetzen.

Die Anlieferung einer ersten Version des fertigen Beitrags erfolgt spätestens sieben Kalender- tage nach dem Abschluss des Drehs. Die Bereitstellung erfolgt auf einem Server des Auftrag- nehmers jeweils vor 16 Uhr, für die BA ist ein Zugriff sicherzustellen. Auf Verlangen der BA kann auch ein Server der BA genutzt werden, hier ist durch diesen ein Zugriff des Auftragneh- mers einzurichten.

Sind Änderungen an der ersten Version notwendig, müssen diese innerhalb von drei Kalen- dertagen nach Mitteilung der Änderungswünsche an den Auftragnehmer umgesetzt werden. Dies gilt auch für etwaige weitere Überarbeitungen bis zur finalen Abnahme durch den Auf- tragnehmer. Vorbehaltlich einer dem Auftrag inhaltlich und qualitativ entsprechenden Qualität ist in den meisten Fällen ist jedoch maximal eine Überarbeitung notwendig, da die BA die Rückmeldungen zur ersten Version zunächst sammelt und dann konsolidiert an den Auftrag- nehmer weitergibt.

Es gelten folgende Rahmenbedingungen für die Bereitstellung auf dem Server: • Sprechende Benennung der Ordner und Dateien durch den Auftragnehmer entspre- chend der von ihm bereitgestellten Übersicht über die aktuellen Filmprojekte • Sicherstellung der technischen und rechtlichen Sicherheit durch den Auftragnehmer, etwa keine Verwendung von Flash oder von ausführbaren Dateien (beispielsweise „.exe“)

2.4 Leistungen des Auftragnehmers

Vom Auftragnehmer wird erwartet, dass er die für das Projekt tätigen Mitarbeitenden der BA in alle Arbeitsschritte einbezieht. Darüber hinaus wird vom Auftragnehmer eine uneinge- schränkte Kooperationsbereitschaft, insbesondere für den Know-how-Transfer und regelmä- ßige persönliche Besprechungen abseits von konkreten Filmprojekten (im Regelfall maximal 1x/Quartal vor Ort in Nürnberg, bei Bedarf aber auch öfter) mit der BA erwartet. Bei persönli- chen Treffen innerhalb eines Dienstgebäudes der BA ist die Geltung der Hausordnung für externe Dienstleister der Bundesagentur für Arbeit (BA) zur Einhaltung des Datenschutzes (Anlage 1) zu beachten.

Unmittelbarer Ansprechpartner ist grundsätzlich die Redaktion BA aktuell der Zentrale in Nürn- berg. Bei Nutzung eines eigenen Budgets abseits der zentralen Redaktion ist Ansprechpartner die beauftragende Dienststelle. Die Teilnahme des Auftragnehmers an den Besprechungen wird nicht gesondert vergütet.

Folgende konkrete Leistungen sind vom Auftragnehmer zu erbringen:

2.4.1 Redaktion/Produktion/Postproduktion

• Themenrecherche- und Aufbereitung • Themenvorschläge/Themenmanagement • Format- und Beitragskonzeption • Produktionsplanung und Drehorganisation • Durchgehende Abstimmung mit den Beteiligten auf Seiten der BA • Erstellung von Drehbüchern/Storyboards (Notwendig nur nach Rücksprache mit der BA) • Erstellung der Sprechertexte • Produktion des Rohmaterials (redaktionell begleiteter, professioneller Dreh) • Postproduktion in enger Abstimmung mit der BA inklusive Sprechertext, Musik und Ani- mation/Grafik • Bereitstellung der Vorversionen sowie der überarbeiteten finalen Dateien • Kontinuierliche Weiterentwicklung der zu produzierenden Filmbeiträge durch Fortbil- dung, Feedback, technische Entwicklung und gemeinsame Konzeptionstermine mit der BA • Interne Qualitätssicherung bis zur Endabnahme des Beitrags • Grafik (grafische Elemente der Filme, Diagramme, Animationen usw.) • Archivierung der Beiträge und des Rohmaterials zum Zweck der späteren Verwendung in weiteren Filmprojekten

Weitere Kosten wie Reise- und Übernachtungskosten und anfallende Spesen des Auftragneh- mers werden nicht gesondert vergütet. Es können ausschließlich im Leistungsverzeichnis ent- haltene Preispositionen vom AN abgerechnet werden.

Die Produktion der Beiträge erfolgt in Full-HD im Bildformat 16:9. Die durch den Auftragnehmer angelieferten Beiträge werden durch die IT der BA für die Veröffentlichung technisch verarbei- tet und abrufbar gemacht. Ein direkter Datenstrom seitens des Auftragnehmers ist für die Ver- öffentlichung daher nicht notwendig, die Bereitstellung der Filmdateien auf dem Austauschser- ver ist ausreichend. Live-Streams sind nicht geplant.

2.4.2 Archivierung Teil der Ausschreibung ist der Aufbau und die Pflege eines digitalen Bildarchivs. Darin werden die Beiträge sowie in späteren Filmprojekten erneut verwendbares Rohmaterial wie O-Töne und Schnittbilder gespeichert. Die Leistung umfasst zudem die Erstellung von Sichtlisten zum Archivmaterial, um das Archiv durchsuchbar zu halten und eine gezielte Verwendung in künf- tigen Filmprojekten zu erleichtern. Nach Auftragserteilung werden der vorhandene Schlagwort- katalog, sowie das nach einer Erfassungsschablone beschriftete bisherige Bildarchiv zur Ver- fügung gestellt. Das bestehende Archiv ist als Festplattenarchivierung in direkter Verantwor- tung des Auftragnehmers zu pflegen. Eine Auslagerung etwa in eine Cloud eines Softwarean- bieters ist ausgeschlossen. Die kompletten Beiträge sowie das Rohmaterial auf Festplatte sind zum Vertragsende kostenfrei an die BA herauszugeben. Dabei ist sicherzustellen, dass sämt- liche Dateien weitergegeben und auf der Seite des Auftragnehmers gelöscht werden, sodass nach Vertragsende keine dieser Dateien beim Auftragnehmer gespeichert bleiben. Der Auf- tragnehmer ist verpflichtet, die Löschung nachzuweisen.

Archiviertes Material ist der BA auf Anfrage binnen einem Arbeitstag digital auf dem Aus- tauschserver zur Verfügung zu stellen. Sollte Archivmaterial im Ausnahmefall physisch über ein Speichermedium angefordert werden, wird dieses innerhalb von sieben Kalendertagen be- reitgestellt. Für die Bereitstellung können keine gesonderten Kosten geltend gemacht werden.

2.4.3 Sonstige Leistungen

• Den Hauptteil der ausgeschriebenen Leistung bilden die regelmäßigen Dreharbeiten vor Ort in Agenturen, gemeinsamen Einrichtungen, anderen Dienststellen der BA, Be- trieben, Veranstaltungsorten sowie in weiteren variierenden Locations sowie die ent- sprechende redaktionelle Planung und die Postproduktion im Schnitt. Hinweis: „Vor Ort“ kann bundesweit sein, teils auch im europäischen und in Ausnah- mefällen im außereuropäischen Ausland. Für Auslandsaufnahmen sind die Pauscha- len „Sonderbeitrag“ sowie „Reportage“ vorgesehen. Kosten außerhalb der im Leis- tungsverzeichnis aufgeführten Preispositionen wie etwa Reise- oder Übernachtungs- kosten oder sonstige Spesen können grundsätzlich nicht gesondert vergütet werden. • Lizenz- und Rechtemanagement: Der Auftragnehmer räumt der BA sämtliche Rechte an dem im Rahmen des Vertrags erstellten Material zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränkt ein. Zudem sichert er zu, dass der Auftragnehmer dieses Material frei von Rechten Dritter verwenden kann. Insbesondere ist sicherzustellen, ausreichende Nutzungsrechte für in die zu erstellenden Produkte einfließendes Fremdmaterial wie Videos, Musik oder Bilder mit Wirkung für sich selbst, für die BA und die End-Nutzer zu besitzen. • Für die musikalische Untermalung von Filmbeiträgen kann in einigen Fällen ggf. der „Sound of Work“ genutzt werden. Dieser wird von der BA einmalig zu Vertragsbeginn zur Verfügung gestellt. Bei Verwendung von Music-Libraries ist auf GEMA-freie Musik zu achten bzw. die BA ist von anfallenden Musikrechten freizustellen. • Zugang der BA zu Video-Archiven (Zugang zum BA aktuell-Festplattenarchiv sowie Zugang zu ggf. bereits lizensierten Bildern, Videos, Animationen und Musik). Der Zu- gang erfolgt durch Bereitstellung durch den Auftragnehmer, der das Archiv und die Lizensierungen erstellt und pflegt. Die Bereitstellung der entsprechenden Dateien er- folgt auf dem Austauschserver.

3 Leistungen der BA

Die BA stellt dem Auftragnehmer, sollte die Eigenrecherche des Auftragnehmers nicht ausrei- chend sein, alle für die Umsetzung eines Filmprojektes notwendigen Unterlagen bzw. Informa- tionen zur Verfügung, etwa die Kontaktdaten der Ansprechpartner für O-Töne, Zahlen, Fakten, Hintergrundinformationen (unter Berücksichtigung des Datenschutzes, siehe Kapitel 6). Dies erfolgt nach Absprache telefonisch oder schriftlich. Absprachen, Handling und Finalisierung liegen beim Auftragnehmer.

Die Vorlaufzeit zwischen der Beauftragung eines Filmprojekts und dem Dreh beträgt im Re- gelfall mindestens 7 Kalendertage, kurzfristigere Anfragen werden nach Möglichkeit umge- setzt. In vielen Fällen ist die Beauftragung jedoch bereits Wochen oder Monate vor einem Drehtermin möglich, auch diese Filmprojekte werden bereits in die Liste der laufenden Projekte aufgenommen. Die Detailterminierung der Dreharbeiten erfolgt grundsätzlich durch den Auf- tragnehmer in enger Absprache mit der BA. Teils sind konkrete Termine von der BA vorgege- ben (z.B. bei Veranstaltungen oder Veröffentlichungsanlässen), sonst richtet sich die Detail- terminierung nach den zeitlichen Umständen der am Filmprojekt beteiligten Personen.

4 Extraleistungen

Für alle zusätzlichen Leistungen, die über die in der Leistungsbeschreibung und im Leistungs- verzeichnis genannten hinausgehen, werden durch die BA separate Kostenvoranschläge auf Basis der vereinbarten Preise im Leistungsverzeichnis eingeholt und beauftragt. Sollten im Kostenvoranschlag jedoch Preispositionen beinhaltet sein, welche nicht Bestandteil des Leis- tungsverzeichnisses sind, muss die Beauftragung im Rahmen einer Änderungsvereinbarung zur Rahmenvereinbarung schriftlich durch die BA erfolgen, da in diesen Fällen grundsätzlich eine vergaberechtliche Prüfung des Sachverhaltes erforderlich ist. Ein Rechtsanspruch des Auftragnehmers erfolgt daraus nicht.

5 Barrierefreiheit

Die Filme auf BA aktuell richten sich bis auf wenige Ausnahmen an alle Beschäftigten der BA und der gemeinsamen Einrichtungen. Aus diesem Grund ist es notwendig, eine barrierefreie Rezeption aller Inhalte zu ermöglichen. Konkret wird für jeden Film eine Untertiteldatei benö- tigt, die das gesprochene Wort und wo nötig auch Geräusche und weiteren Ton in geschrie- benes Wort umsetzt und den Filminhalt so auch für Menschen mit eingeschränktem Hörver- mögen während des Anschauens des Films erfassbar macht. Die Untertitel müssen in ausrei- chender Größe und mit einem kontrastreichen Hintergrund am unteren Bildschirmrand einge- blendet werden können.

Zudem ist eine Version mit erweiterten Audiodeskriptionen für jeden Film mit Ausnahme des Videojournalistischen Beitrags zu erstellen, welche neben dem Ton des ursprünglichen Videos auch die Beschreibungen der ausschließlich visuell vermittelten Filminhalte enthält. Dies er- folgt durch eine attraktive Einbettung in den Sprechertext an geeigneter Stelle, wobei die Bild- spur durch weitere Schnittbilder bzw. eine längere Ansicht der O-Ton-Gebenden entsprechend erweitert wird. Diese Version muss – wie beim Sprechertext des zugrundeliegenden Films – mit einer professionellen Sprecherstimme eingesprochen werden und soll in der Tonspur die Qualität eines Radiobeitrags des öffentlich-rechtlichen Rundfunks haben, sodass auch Men- schen mit eingeschränktem oder ohne Sehvermögen die Inhalte des Filmes möglichst umfas- send und unterhaltsam rezipieren können.

Die zusätzlichen barrierefreien Versionen werden als eigene Dateien im Format .vtt (Untertitel) bzw. mp4 (Version mit erweiterten Audiodeskriptionen) angeliefert. Sobald BA-intern auf einen anderen Player umgestellt wird, erfolgt die Zulieferung in dem entsprechend benötigten Format ohne Mehrkosten.

Zudem ist hinsichtlich der Leistungen des Auftragnehmers die Barrierefreie-Informationstech- nik-Verordnung - BITV 2.0 für Behörden der Bundesverwaltung zu beachten. Der Auftragneh- mer hat alle Filmbeiträge daher auch in schriftlicher Form als barrierefreie Dokumente zeit- gleich mit der Bereitstellung der Filme zur Verfügung zu stellen. Die schriftliche Form bezieht sich dabei nicht auf den ursprünglichen Film, sondern auf die Version inklusive erweiterter Audiodeskriptionen. Zudem müssen Epilepsie-induzierende Szenen mit starkem und schnell aufeinander folgendem Kontrastwechsel oder schnellen Farbwechsel vermieden werden.

Als Körperschaft des öffentlichen Rechts muss jede in der BA eingesetzte Anwendung der Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) sowie interne und externe Websites, Apps, grafische Oberflächen, elektronische Aktenführung und Dokumente die gesetzlichen Anforde- rungen an barrierefreie Informationstechnik gemäß BITV 2.0 sowie EN 301 549 in ihrer jeweils gültigen Fassung entsprechen, und diese uneingeschränkt erfüllen.

Die BA als Arbeitgeberin beschäftigt zahlreiche Mitarbeitende mit Behinderungen. Alle intern eingesetzten IKT-Anwendungen und -Produkte werden auch auf Arbeitsplätzen von Mitarbei- tenden mit Schwerbehinderung oder Gleichstellung eingesetzt, und müssen barrierefrei sein und die Anforderungen gemäß Behindertengleichstellungsgesetz (BGG), BITV 2.0 und EN 301 549 erfüllen.

Die Barrierefreiheit der zu beschaffenden IKT-Lösung ist im Rahmen der Entwicklung und Er- stellung von Beginn an konsequent, umfassend und uneingeschränkt zu verwirklichen. Die IKT-Lösung muss auch für Menschen mit behinderungsbedingten Einschränkungen (Nutzung ohne oder mit eingeschränktem Sehvermögen, ohne oder mit eingeschränktem Hörvermögen, ohne oder mit eingeschränktem Sprachvermögen, mit eingeschränkter Reichweite, Handha- bung oder Kraft, ohne Risiko epileptischer Anfälle, mit eingeschränkten kognitiven, sprachli- chen oder Lernfähigkeiten; siehe EN 301 549, Abschnitt 4.2) barrierefrei zugänglich und nutz- bar sein.

Hierzu sind die Anforderungen zur Barrierefreiheit, die sich aus den einschlägigen technischen Standards (insbesondere EN 301 549, DIN EN ISO 9241-171 und DIN ISO 14289-1) und aus der BFIT-Bund Handreichung: Barrierefreie Gestaltung von User Interface-Elementen erge- ben, einzuhalten und umzusetzen.

Die BA behält sich vor zu beschaffende IKT-Lösungen sowie entwickelte IKT-Lösungen einer Überprüfung gemäß den gesetzlichen Anforderungen (gemäß BITV 2.0, EN 301 549, DIN ISO 14289-1 etc.) zu unterziehen, gemäß den Anforderungen der BFIT-Bund Handrei- chung: Qualitätskriterien für die Begutachtung der Barrierefreiheit. Diese Prüfung der Verein- barkeit mit der BITV 2.0 erfolgt im Rahmen einer neutralen, unabhängigen Begutachtung durch entsprechend zertifizierte externe Prüfstellen.

Ergänzend ist für eine weitere Konkretisierung der Standardanforderungskatalog des Bundes- ministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung heranzuziehen. Der Auftragnehmer ist bei der Erfüllung seiner Leistungen an die in diesem Abschnitt dargelegten Anforderungen und Empfehlungen gebunden.

Weitere Anforderungen etwa an den Player für die Wiedergabe der Videos, an die technische Plattform der Videowiedergabe oder an sonstige Aspekte, die ausschließlich in der Verantwor- tung der BA liegen, sind davon nicht berührt und erfordern vom Auftragnehmer lediglich die

Erfüllung der in diesem Zusammenhang von der BA genannten relevanten Anforderungen etwa zum passenden Dateiformat für den Player.

6 Datenschutz

Aus Datenschutzgründen können keinerlei direkte Zugriffe auf Kunden- oder Mitarbeitenden- daten gewährt werden. Eine Kenntnisnahme des Auftragnehmers personenbezogener Daten von Kundinnen und Kunden oder Mitarbeitenden der BA außerhalb von Filmprojekten und zur Erfüllung des Auftrags ist daher ausgeschlossen. Für Informationen, die nicht öffentlich zugänglich sind und die in der BA vorliegen oder bei ergänzenden Recherchen, etwa um das Thema auf die Belange der BA hin zu konkretisieren, kann jedoch eine Kontaktaufnahme des Auftragnehmers mit Beschäftigten im jeweiligen Auf- gabenbereich sowie im Bereich Presse- und Marketing nötig sein. Zudem kann die Kontakt- aufnahme mit Protagonistinnen und Protagonisten der Filme für die Drehplanung und Abstim- mung der Filminhalte notwendig sein. Dies können Beschäftigte der BA und der gemeinsamen Einrichtungen, Kundinnen und Kunden und/oder weitere externe Personen sein. Die entspre- chenden Kontaktdaten sowie für die Bauchbinden benötigte Daten werden ausschließlich durch die BA und erst nach vorheriger Absprache mit den Dateneignern an den Auftragnehmer weitergegeben. Dies kann durch die Pressestellen bzw. die Redaktion BA aktuell erfolgen oder auch durch Protagonistinnen oder Protagonisten und bereits am entsprechenden Filmprojekt beteiligte Beschäftigte. Ein direkter Zugriff des Auftragnehmers auf diese Daten und selbst die theoretische Möglichkeit dazu wird ausgeschlossen. Für die Filmproduktion sind von allen Protagonistinnen und Protagonisten – sowohl für Be- schäftigte als auch für externe Personen – schriftliche Einwilligungserklärungen durch den Auftragnehmer einzuholen. Dabei sind von der BA vorgegebene Vordrucke zu nutzen. Bei allen Dreharbeiten in den Dienststellen der BA ist die „Hausordnung für externe Dienst- leister der Bundesagentur für Arbeit (BA) zur Einhaltung des Datenschutzes“ (Anlage 1) ein- zuhalten. Zum Vertragsende sind sämtliche unterschriebene Einwilligungserklärungen im Original an die BA auszuhändigen.

6.1 Datenschutz / Auftragsverarbeitung

Bei diesem Auftrag ist nicht ausgeschlossen, dass der Auftragnehmer Kenntnis von personen- bezogenen Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Sozial- daten im Sinne von § 67 Abs. 2 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X), Betriebs- und Ge- schäftsgeheimnissen i. S. d. § 35 Abs. 4 Erstes Buch Sozialgesetzbuch (SGB I) sowie beson- deren Kategorien personenbezogener Daten i. S. d. Art. 9 DSGVO erlangt.

6.1.1 Gegenstand und Dauer der Verarbeitung Gegenstand der Verarbeitung  Gegenstand des Auftrags zum Datenumgang ist die Durchführung folgender Aufgaben durch den Auftragnehmer: Herstellung von Videos inklusive Planung, Dreh und Post- produktion  Speicherung von Kundendaten gemäß der Leistungsbeschreibung

Dauer der Verarbeitung  Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) ist befristet bis zum Vertragsende.

6.1.2 Konkretisierung des Auftragsinhalts Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten

Art der Verarbeitung  Nähere Beschreibung des Auftragsgegenstandes im Hinblick auf Art und Zweck der Aufgaben des Auftragnehmers: Die zum Zweck der Herstellung von Videos notwendi- gen Daten wie insbesondere die Kontaktdaten der Beteiligten werden verarbeitet, in- dem sie zur Kontaktaufnahme genutzt werden.  Die Verarbeitung ist folgender Art: Erfassen, Organisation, Speicherung, Vertragsmä- ßige Verwendung, Löschung von Daten. Zweck der Verarbeitung  Die Verarbeitung dient folgendem Zweck: Die Verarbeitung dient der Herstellung von Videos (Verweis auf Punkt 2 der Leistungsbeschreibung).

Art der Daten  Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten/- kategorien (Aufzählung/Beschreibung der Datenkategorien) □ Personenstammdaten (z. B. Name, Vorname) □ Kommunikationsdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse - freiwillige An- gaben) □ Daten zur Vermittlung/Integration in Arbeit und Beratung (z. B. Lebenslauf, Nachweis über Abschlüsse, Angaben zu Kenntnissen und Fähigkeiten) □ Daten auf Grundlage der Beauftragung von Dritten (z. B. Maßnahmeträger, Fachdienste) □ Foto- und Bildaufnahmen

Kategorien betroffener Personen  Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen: □ Kunden □ Mitarbeiter □ Ansprechpartner □ Netzwerkpartner

6.1.3 Technische und organisatorische Maßnahmen und deren Kontrolle Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die

dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Die Vertragsparteien vereinbaren die in der Anlage 3 zu dieser Leistungsbeschreibung niedergelegten konkreten technischen und or- ganisatorischen Sicherheitsmaßnahmen. Die Anlage 3 ist Gegenstand dieser Leistungsbe- schreibung. Soweit die Prüfung/ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.

Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Artt. 28 Abs. 3 lit. c), 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Frei- heiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zu berücksichtigen [Einzel- heiten in Anlage 3].

Technische und organisatorische Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der in der Anlage 3 festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

6.1.4 Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Be- richtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

6.1.5 Beachtung zwingender gesetzlicher Pflichten durch den Auftragnehmer Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetz- liche Pflichten gemäß Artt. 28 bis 33 DSGVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Ein- haltung folgender Vorgaben: a) Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artt. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c), 32 DSGVO [Einzelheiten in Anlage 3] b) Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach § … des Vertrages.

6.1.6 Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in Artt. 32 bis 36 DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Da- tenpannen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehö- ren u. a.

a) die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenab- schätzung b) die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde.

6.1.7 Regelungen bei Mobilarbeit Der Auftraggeber behält sich vor, bei Bedarf die Erbringung von Leistungen in Mobilarbeit zu- zulassen. Ein Remote-Zugriff auf IT-Systeme des Auftraggebers ist ausgeschlossen. Nachfolgend sind die Regelungen zu Mobilarbeit beschrieben: In Ausnahmefällen kann unter Berücksichtigung folgender Rahmenbedingungen die Leistung in Mobilarbeit erfolgen. Dienstleister-/innen des Auftragnehmers, die im Rahmen der Leistungserbringung die Leistun- gen in Mobilarbeit außerhalb der Geschäftsräume des Auftraggebers erbringen, tragen eine besondere datenschutzrelevante Verantwortung. Sie verpflichten sich zur Einhaltung der gel- tenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere zur Wahrung des Sozialgeheimnisses und des Sozialdatenschutzes (§ 35 SGB I in Verbindung mit §§ 67 ff. SGB X). Die Mobilarbeit darf ausschließlich im Hoheitsgebiet der Bundesrepublik Deutschland, in ei- nem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat im Sinne des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum stattfinden. Dies gilt auch für etwaige weitere Auftragsverarbeiter. Der Mobilarbeitsplatz muss den datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen. Voraus- setzung ist, dass die Arbeitsbedingungen des Mobilarbeitsplatzes mit einem separaten, ver- schließbaren Arbeitsbereich vergleichbar sind. Ein gesondertes Zimmer zur ausschließlichen Nutzung für die Mobilarbeit ist dabei nicht erforderlich, vielmehr muss ein getrennter, ver- schließbarer Bereich zum Arbeiten zur Verfügung stehen. Der Transport dienstlicher Unterlagen muss in einem verschlossenen Behältnis (z. B. ver- schließbarer „Pilotenkoffer“) erfolgen. Außerhalb der Aufgabenerledigung sind dienstliche Un- terlagen in der Arbeitsstätte verschlossen und gegen den Zugriff Dritter, dies gilt auch für Fa- milienangehörige und Haushaltsangehörige, gesichert aufzubewahren. Fehlausdrucke dürfen nicht im Hausmüll entsorgt werden, sondern sind in der Dienststelle einer datenschutzkonformen Vernichtung durch Einwurf in die entsprechenden Behälter zuzu- führen. Bei unrechtmäßiger Kenntniserlangung von Sozialdaten durch Dritte ist dies durch die/den jeweiligen IT-Dienstleister-/in des Auftragnehmers unverzüglich anzuzeigen und über ih- ren/den Teamleiter des Auftragnehmers sofort dem Datenschutzbeauftragten des Auftragge- bers (Stabsstelle Datenschutz der Zentrale) mitzuteilen (Informationspflicht).

7 Darstellung des Preises

Geben Sie bitte die Preise für die zu erbringenden Leistungen an und verwenden Sie hierzu das Leistungsverzeichnis. Die im LV angebotenen Preise sind verstehen sich als Festpreise und gelten für die gesamte Vertragslaufzeit.

Die anzugebenen Preise sind Festpreise (Einschätzungen, Einschränkungen u. ä. sind nicht zulässig und führen zum Ausschluss) und umfassen auch sämtliche Auslagen und Nebenkosten (z.B. Spesen, Übernachtungs- und Fahrtkosten, Aufenthalts- und Bürokos- ten, Ausgaben für Büromaterial und Software, Druck- und Versandkosten).

Das Vorhandensein der benötigten Aufnahmetechnik und von Software wird vorausgesetzt. Hierfür können keine gesonderten Kosten geltend gemacht werden. Reisekosten werden nicht gesondert vergütet. Reisekosten für Aufträge außerhalb der BRD können gemäß Leistungs- verzeichnis Preisposition Nr. 7.4 als Reisekostenpauschale vom Auftragnehmer abgerechnet werden. Die Abrechnung erfolgt gemäß der tatsächlich erbrachten Leistung anhand der aufgeführten Preispositionen. Weitere Kosten außerhalb der im Leistungsverzeichnis abgebildeten Preis- positionen können nicht geltend gemacht werden.

8 Angebotspräsentation

Die eingereichten Angebote werden auf Grundlage einer Bewertungsmatrix Leistung durch die BA bewertet. Die BA behält sich vor, den wirtschaftlichsten Bieter zu einer verifizierenden Prä- sentation einzuladen, wobei die Eignungsvoraussetzungen erfüllt sein müssen. Die Präsenta- tion ist von den Mitarbeitenden durchzuführen, die die Leistung im Falle eines Vertragsab- schlusses künftig erbringen werden.

Für die verifizierende Präsentation (inkl. Unternehmensdarstellung und der Präsentation der Demoversion sowie fachlicher Fragen der BA) sind maximal 60 Minuten vorgesehen, davon sind ca. 30 Minuten für Fragen einzuplanen. Die maximale Anzahl der eingereichten Seiten für das Ideenkonzept sollte bei einem Präsen- tationsdokument 30 Folien nicht überschreiten. In die Präsentation können Sie Fotos, Links Storyboards oder andere Elemente einbetten.

Für die Präsentation wird seitens der BA weder eine Vergütung noch eine Aufwandsentschä- digung entrichtet.

Im Rahmen der verifizierenden Präsentation ist das Change-Management-Beispiel vorzule- gen. Die verifizierende Präsentation kann auch zu Auf- bzw. Abwertungen führen.

Die Präsentationen mit Darstellung der Konzeption und Vorlage der bestehenden Arbeitsprobe werden voraussichtlich in der KW 39/40 in Nürnberg stattfinden. Der genaue Ort (Gebäude, Raum) und Termin (Tag und Uhrzeit) wird den betreffenden Bietern ca. 1 Woche vor der Prä- sentation mitgeteilt. Bei Terminen innerhalb eines Dienstgebäudes der BA ist die Geltung der Hausordnung für externe Dienstleister der Bundesagentur für Arbeit (BA) zur Einhaltung des Datenschutzes (Anlage 1) zu beachten.

9 E- Rechnung

Seit dem 27. November 2020 sind Rechnungen gem. der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung - E- RechV) ausschließlich in elektronischer Form zu stellen. Einzelheiten zu den Voraussetzungen und dem Ablauf entnehmen Sie bitte der Anlage 2 zur Leistungsbeschreibung.

Die notwendigen Angaben zur Leitweg-ID und teamspezifischen Bestellnummer werden dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung durch den fachlichen Ansprechpartner gesondert mit- geteilt. Weitere Informationen rund um das Thema „E-Rechnung“ finden Sie auch unter https://www.arbeitsagentur.de/ueber-uns/e-rechnung.

10 Unethisches Verhalten

Die BA ist als eine der größten Sozialbehörden Europas lebendiger Teil der freiheitlich demo- kratischen Grundordnung der Bundesrepublik Deutschland. Alle Mitglieder und Angehörigen der BA bekennen sich zur freiheitlich demokratischen Grundordnung der Bundesrepublik Deutschland. Dieses Bekenntnis setzt sich in allen Phasen der Beschaffung von Leistungen gegenüber sämtlichen Teilnehmern am Wirtschaftsleben fort. Zu diesem Bekenntnis gehört insbesondere auch, dass die BA von ihren Leistungserbringern (Auftragnehmern) ebenfalls das Bekenntnis zur freiheitlich demokratischen Grundordnung erwartet. Die BA duldet insbe- sondere weder eine verfassungsfeindliche noch eine antisemitische Geisteshaltung. Darüber hinaus setzt die BA bei dem Auftragnehmer und den von ihm eingesetzten Mitarbei- tern zusätzlich ein für die Leistungserbringung erforderliches Maß an sozialer Kompetenz vo- raus, das sich in den folgenden Anforderungen an ein ethisches Verhalten während sämtlicher Tätigkeiten bei der Leistungserbringung realisiert. Dies kommt auch in den Anforderungen der „Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO)“ bzw. der Vorschriften, mit denen die Kernarbeitsnormen der ILO in nationales Recht umgesetzt worden sind, zum Aus- druck. Der Auftragnehmer und die von ihm eingesetzten Mitarbeiter haben jegliche verfassungsfeind- liche Verhaltensweise zu unterlassen. Mitarbeiter ist dabei jede natürliche Person, die als Auf- tragnehmer oder aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung zu dem Auftragnehmer, zu einem Subunternehmer oder zu einem weiteren Subunternehmer Leistungen im Zusammenhang mit diesem Vertrag schuldet. Verfassungsfeindlich sind namentlich Verhaltensweisen, die ein Ein- treten gegen die freiheitlich demokratische Grundordnung der Bundesrepublik Deutschland, das Eintreten, das Unterstützen oder das geistige Teilen verfassungsfeindlicher Ziele sowie das Befürworten eines absoluten Alleinanspruchs einer Religion oder Weltanschauung oder eine antisemitische Geisteshaltung erkennen lassen. In gleichem Umfang unterlassen der Auf- tragnehmer und die von ihm eingesetzten Mitarbeiter ähnliche Verhaltensweisen. Ähnliche Verhaltensweisen sind namentlich Verhaltensweisen, die sich gegen die soziale und rechtli- che Gleichheit nach dem Grundgesetz, namentlich dessen Art. 3, richten oder antipluralisti- sche Ziele oder eine homogene und identitäre Sozialordnung befürworten. Die Besorgnis eines Zuwiderhandelns oder das tatsächliche Zuwiderhandeln gegen das oben beschriebene Unterlassen kann zur Abmahnung des Auftragnehmers oder zum Austausch des betroffenen Mitarbeiters des Auftragnehmers führen. Bei dem Vorliegen erheblicher oder gravierender Gründe in Bezug auf einen Verstoß gegen die Anforderungen an ein ethisches Verhalten können dem Auftragnehmer und den von ihm eingesetzten Mitarbeitern weitere Rechtsfolgen drohen. Ein Grund ist dann erheblich, wenn er den Verdacht einer Ordnungswid- rigkeit oder Straftat begründet. Ein Grund ist auch erheblich, wenn nach einer bereits abge- mahnten Verhaltensweise ein anderer Mitarbeiter des Auftragnehmers erstmalig die vorge- nannte Besorgnis begründet. Ein Grund ist insbesondere gravierend, wenn er den Verdacht einer – auch nur versuchten – Straftat gegen die öffentliche Ordnung, insbesondere gemäß §§ 84 ff., 130, 130a StGB, gegen Leib und Leben oder gegen die körperliche Unversehrtheit be-gründet. Sowohl der Auftragnehmer als auch die BA streben regelmäßig zunächst eine einvernehmli- che Lösung im Rahmen von Abwicklungsmeetings, Lieferantengesprächen oder anderen Ge- sprächen auf Projekt- bzw. Fachebene an, sobald auch nur die Besorgnis der Zuwiderhand- lung gegen die oben beschriebenen Maßstäbe an ein ethisches Verhalten aufkommt. Die Sanktionierung im Rahmen vertraglicher und gesetzlicher Bestimmungen bleibt jedoch in je- dem Fall unbenommen.

Leistungsbeschreibung.pdf