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Einkaufsmanagement - Vergabestelle für Bauleistungen

Hinweise zur Abgabe elektronischer Teilnahmeanträge / Angebote

1. Elektronische Abgabe

Elektronische Teilnahmeanträge / Angebote sind über die Vergabeplattform der Deutschen Rentenversicherung Bund https://www.deutsche-rentenversicherung-bund.de/einkaufskoordination/NetServer/index.jsp

unter Nutzung der kostenlos bereitgestellten Bietersoftware "AI BIETERCOCKPIT" einzureichen. Dabei sind die geforderten Systemvoraussetzungen zu beachten.

Dafür müssen sich die Bewerber / Bieter auf der Vergabeplattform der Deutschen Rentenversicherung Bund

• unter Beachtung der dort hinterlegten "Registrierungsanleitung" mit Ihren Unternehmerdaten einmalig registrieren und
• sich über die Bekanntmachung zur Teilnahme am Vergabeverfahren anmelden und
• unter Nutzung des AI-Bietercockpits elektronische Teilnahmeanträge / Angebote erstellen und absenden.

Die Abgabe kann erfolgen:

• Abgabe ohne Signatur (elektronisch in Textform): Hierfür ist nach der Erstellung und Abgabe der Bearbeitungsschritt „Einfache elektronische Signatur“ zu aktivieren.
• Abgabe mit fortgeschrittener bzw. qualifizierter Signatur: Hierfür ist die Schaltfläche „DIGITALE SIGNATUR” zu nutzen. Für die Abgabe elektronischer Teilnahmeanträge / Angebote benötigen Sie eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur. Sie erhalten diese Signaturen (gegen ein Entgelt) bei einer Vielzahl von Anbietern. Bitte informieren Sie sich dazu im Internet. Achten Sie darauf, dass die Signatur für die „e- Vergabe“ zugelassen ist. Für Testzwecke stehen auf der Vergabeplattform "Testausschreibungen“ zur Verfügung. Bitte nutzen Sie diese vor Ihrer ersten elektronischen Abgabe.

Ausschlusskriterium: Nur elektronisch und mit dem AI-Bieterwerkzeug (Bietercockpit) auf der Vergabeplattform der Deutschen Rentenversicherung Bund eingereichte Teilnahmeanträge / Angebote werden gewertet. Das heißt, das Leistungsverzeichnis und, wenn Bestandteil der Vergabeunterlagen, auch weitere Kalkulationsunterlagen sind elektronisch auszufüllen. Die Erstellung und Abgabe elektronischer Teilnahmeanträge / Angebote hat auf der Grundlage der aktuell veröffentlichten neuesten Version (mit der höchsten Versionsnummer) der Teilnahme-/Vergabeunterlagen zu erfolgen. Alle anderen Versionen verlieren ihre Gültigkeit. Teilnahmeanträge / Angebote, die nicht auf der Grundlage der aktuellen Teilnahme-/Vergabeunterlagen eingereicht werden, werden nicht berücksichtigt.

Weitere Bedingungen für die elektronische Abgabe von Teilnahmeanträgen / Angeboten, Informationen und ausführliche Beschreibungen zur Nutzung der Vergabeplattform und des AI BIETERCOCKPITS sowie Hinweise zu den technischen Voraussetzungen für die elektronische Abgabe sind in den Dokumenten "Nutzungsbedingungen", „FAQ“ und "Signaturen", die Sie ebenfalls auf der Vergabeplattform im Servicebereich finden, enthalten.

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2. Unternehmerdaten Teilnahmeanträge / Angebote sind mit den Unternehmerdaten (Name, Anschrift, Rechtsform) einzureichen, welche die Leistungen ausführen und den Auftrag erhalten soll. Rechtlich selbständige Niederlassungen eines Unternehmens müssen sich bei Teilnahme daher eigenständig registrieren und teilnehmen. Widersprüchliche Angaben zur Bieteridentität in den Unterlagen können zum Ausschluss des Teilnahmeantrags / Angebots führen. Halten Sie Ihre registrierten Unternehmerdaten auf der Vergabeplattform auf dem aktuellsten Stand, insbesondere die elektronische Unternehmensadresse (E-Mail). Änderungen Ihrer Unternehmerdaten durch die Vergabestelle sind nicht möglich und können nur durch den Teilnehmer selbst vorgenommen werden. Stellen Sie sicher, dass mehrere Mitarbeiter Ihres Unternehmens entsprechende Zugriffsrechte erhalten, um auch bei Abwesenheiten gestellte Fristen und Informationen nicht zu versäumen.

3. Leistungsverzeichnis

Die Vergaben nach VOB enthalten das Leistungsverzeichnis im GAEB-Format .x83 (Angebotsaufforderung). Die Vergaben für Liefer- und Dienstleistungen enthalten in der Regel das programminterne Leistungsverzeichnis im Format ( aidf). Die Export- und Importfunktion ist für das Leistungsverzeichnis (Dateiformat aidf und aipdf) nicht zu verwenden. Sofern gefordert, erfolgt auch bei diesen Vergaben der Austausch von Preisinformationen zusätzlich über die GAEB-Schnittstelle. Die Vergabeunterlagen enthalten dann ebenfalls eine GAEB-Datei (*.x83). GAEB-Dateien sind im Format *.x84 (Angebotsabgabe) einzureichen.

Das AI BIETERCOCKPIT bietet grundsätzlich zwei Möglichkeiten der GAEB-Bearbeitung an: a) Bearbeitung mittels GAEB-Anwendung „wingaebxml“, welche kostenlos auf der Vergabeplattform der DRV-Bund zur Verfügung steht. Hier ist die direkte Bearbeitung der GAEB-Datei im Bietercockpit möglich. b) Nutzung einer bietereigenen, externen GAEB-Anwendung (z. B. California Pro, RIB Arriba etc.) Bei Nutzung einer bietereigenen GAEB-Anwendung ist im Bietercockpit unter dem Menüpunkt Einstellungen/Allgemein/GAEB-Konfiguration ein "externes Programm zur GAEB-Bearbeitung" auszuwählen. Sie müssen die GAEB-Datei (.x83/.d83-Datei) daher zunächst aus den Unterlagen exportieren (siehe Reiter Vergabeunterlagen (zur Durchsicht) und anschließend mit Ihrer Kalkulationssoftware (AVA-Software) lokal bearbeiten. Anschließend wechseln Sie bitte in den Reiter Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung), um Ihr bearbeitetes Leistungsverzeichnis dem Angebot hinzuzufügen. Nutzen Sie bei der entsprechenden GAEB-Datei (.x84/.d84-Datei) die Schaltfläche "Datei ersetzen" aus dem Aktionsmenü.

4. Hinweise zur Bearbeitung „Angebotsabgabe von Losen“

Bitte beachten Sie die Besonderheiten, die sich bei der Bearbeitung bzw. Angebotsabgabe für Lose ergeben. Eine Erläuterung dazu finden Sie hier: FAQ_BC.pdf (deutsche-rentenversicherung-bund.de) Sie befinden sich im Reiter “Vergabeunterlagen zur Durchsicht”. Sobald Sie diese Dokumente gelesen haben, ist unter dem Reiter “Angebotsunterlagen zur Bearbeitung” das Leistungsverzeichnis und Angebotsschreiben im Bietercockpit auszufüllen.

5. Übermittlung elektronischer Unterlagen

Die elektronischen Teilnahmeanträge / Angebote müssen vollständig vor dem Ablauf der Abgabe- / Angebotsfrist eingegangen sein. Wichtig ist also nicht der Zeitpunkt, zu dem das Versenden gestartet wurde, sondern der Eingang. Verspätet eingegangene Teilnahmeanträge / Angebote, deren Verspätung zweifelsfrei durch den Bieter verursacht wurde, müssen ausgeschlossen werden.

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6. Größe der zu übermittelnden Unterlagen Ein Datenvolumen aller einzureichenden Dokumente bei der Übermittlung von Teilnahmeanträgen / Angeboten von mehr als 300 MB ist nicht zugelassen und kann zu Fehlermeldungen führen.

7. Speichern bearbeiteter Dateien

Bitte überspeichern Sie die in den Teilnahme- / Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung) enthaltenen Dateien gleichen Namens mit den von Ihnen bearbeiteten Dateien/ausgefüllten Formblättern. Bei selbst beizubringenden Unterlagen sind eindeutige Dateinamen zu verwenden.

8. Kommunikation mit der Vergabestelle

Sofern Sie sich im Bietercockpit in der jeweiligen Ausschreibung befinden, können Sie über das Register "Nachrichten/Bieterfrage stellen" Anfragen (ggf. mit Anhängen) an die Vergabestelle richten. Antworten auf von der Vergabestelle an Sie gerichtete Anfragen können direkt aus der Nachricht über "Antworten" erfolgen.

9. Support Bei Fragen zum technischen Support der Vergabeplattform wenden Sie sich bitte an unsere Hotline unter der Telefonnummer 030 865-84776 oder per E-Mail: zeus-verbindungsstelle@drv-bund.de Bitte berücksichtigen Sie, dass die Hotline nur während der üblichen Geschäftszeiten erreichbar ist.

Die Software „Bietercockpit“ ist nicht Bestandteil der Vergabeplattform der Deutschen Rentenversicherung Bund und unterliegt den Nutzungsbedingungen des Anbieters Administration Intelligence AG. Der technische Support zum Bietercockpit erfolgt daher direkt durch die Administration Intelligence AG unter Nutzung der folgenden Service-Nummer: Hotline-Nummer: 09001-243837. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um eine kostenpflichtige Servicenummer handelt. Die anfallenden Gebühren entnehmen Sie bitte dem Internetauftritt der AI AG (https://www.ai- ag.de/service/bieterhotline/).

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