1.1 Bewerbungsbedingungen.pdf

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Bezirksregierung Düsseldorf

Vergabeverfahren Facility Management in Unterbringungseinrichtungen

für Flüchtlinge des Landes Nordrhein-Westfalen (ZUE Krefeld)

Vergabe-Nummer: V037/26

Bewerbungsbedingungen – Zusammenstellung von Informationen und Regelungen

Es wird daher dringend darauf hingewiesen, die Unterlagen vor Abgabe auf Vollständigkeit (bspw. im Hinblick auf die Anzahl der einzureichenden Referenzen) zu kontrollieren.

Inhalt:

1 EINFÜHRUNG ............................................................................................................................................... 3 1.1 KURZBESCHREIBUNG DER AUFGABE ............................................................................................................................... 3 1.2 ZIELE DES VERFAHRENSLEITFADEN ................................................................................................................................ 3

2 DAS VERGABEVERFAHREN ..................................................................................................................... 3 2.1 AUFTRAGGEBER UND VERGABESTELLE .......................................................................................................................... 3 2.2 GEGENSTAND DES VERFAHRENS ...................................................................................................................................... 4 2.3 GRUNDLAGE DES VERFAHRENS ........................................................................................................................................ 4 2.4 EINSATZFORMEN DES BIETERS ........................................................................................................................................ 4 2.4.1 Angebote von Bietergemeinschaften .................................................................................................. 4 2.4.2 Einbindung von Nachunternehmern .................................................................................................. 5 2.4.3 Einbindung Dritter auf Seiten der Teilnehmer............................................................................... 5 2.5 KOMMUNIKATION UND RÜCKFRAGEN ............................................................................................................................. 6 2.6 TERMINE UND FRISTEN ..................................................................................................................................................... 7 2.7 LOSVERGABE ....................................................................................................................................................................... 7 2.8 OBJEKTBESICHTIGUNG ....................................................................................................................................................... 7 2.9 WEITERER VERFAHRENSABSCHLUSS .............................................................................................................................. 8 2.10 KOSTENERSTATTUNG UND ENTSCHÄDIGUNG ................................................................................................................ 8

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2.11 VERFAHRENSÄNDERUNGEN .............................................................................................................................................. 8 2.12 SPRACHE .............................................................................................................................................................................. 9

3 DAS ANGEBOT ............................................................................................................................................. 9 3.1 FRIST / ORT FÜR ANGEBOTE ............................................................................................................................................ 9 3.2 STRUKTUR UND FORM DER ANGEBOTE .......................................................................................................................... 9 3.3 EIGENTUM / URHEBERRECHT / RÜCKGABE .................................................................................................................. 9 3.4 KENNZEICHNUNG VON GEHEIMNISSEN ........................................................................................................................ 10 3.5 WEITERE FORMALE ANFORDERUNGEN AN DIE ANGEBOTE / AUSSCHLUSSGRÜNDE............................................ 10 3.5.1 Verspäteter Eingang ................................................................................................................................ 10 3.5.2 Unzureichende Form .............................................................................................................................. 11 3.5.3 Unvollständige Angebote und Nachforderung ............................................................................ 11 3.5.4 Wettbewerbsbeschränkende Absprachen/Mittelstandskartelle ........................................ 11 3.5.5 Sonstige Ausschlussgründe .................................................................................................................. 12

4 VORZULEGENDE UNTERLAGEN UND MINDESTANFORDERUNGEN ....................................... 12 4.1 VORZULEGENDE UNTERLAGEN ..................................................................................................................................... 12 4.2 MINDESTANFORDERUNGEN ........................................................................................................................................... 13

5 ALLGEMEINER HINWEIS ZU DEN VERGABEUNTERLAGEN ....................................................... 17

6 ZUSCHLAGSKRITERIEN ......................................................................................................................... 18

7 BETRIEBSÜBERGANG IM SINNE DES § 613A BGB ........................................................................ 18

8 UNKLARHEITEN UND RECHTSCHUTZ .............................................................................................. 19 8.1 UNKLARHEITEN ............................................................................................................................................................... 19 8.2 RÜGEFRISTEN ................................................................................................................................................................... 19 8.3 ZUSTÄNDIGE STELLE FÜR NACHPRÜFUNGSVERFAHREN ........................................................................................... 19

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1 Einführung

1.1 Kurzbeschreibung der Aufgabe

Das Land Nordrhein-Westfalen bekennt sich zu seiner rechtlichen und humanitären Ver- pflichtung und Verantwortung, Asylsuchende nach dem Asylverfahrensgesetz unterzu- bringen und zu versorgen. Deren Unterbringung, Versorgung und Betreuung wird hierbei vom Grundsatz eines menschenwürdigen und respektvollen Umgangs getragen.

Gegenstand dieses Verfahrens ist die Vergabe der Facility Management Leistungen in den Zentralen Aufnahmeeinrichtungen (ZUEen) für Flüchtlinge des Landes Nordrhein-Westfa- len. Die Einrichtungsleitung obliegt den Beschäftigten der Bezirksregierung vor Ort in ei- gener Zuständigkeit. Der in dem Vergabeverfahren gesuchte Dienstleister übernimmt die Leistungen des Facility Managements in der Unterkunft.

1.2 Ziele des Verfahrensleitfaden

Dieser Verfahrensleitfaden soll alle Bieter und Bietergemeinschaften in die Lage verset- zen, zu entscheiden, ob sie sich an dem Vergabeverfahren beteiligen und ein wertungsfä- higes Angebot abgeben wollen.

2 Das Vergabeverfahren

2.1 Auftraggeber und Vergabestelle

Auftraggeber des Verfahrens ist

Land Nordrhein-Westfalen vertreten durch die für die zuständige Bezirksregierung

Vergabestelle für das Verfahren ist

Bezirksregierung Düsseldorf Zentrale Vergabestelle Cecilienallee 2 40474 Düsseldorf Deutschland

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2.2 Gegenstand des Verfahrens

Gegenstand dieses Verfahrens ist die Vergabe von Facility Management Leistungen in Zentralen Unterbringungseinrichtungen für Flüchtlinge des Landes Nordrhein-Westfalen.

2.3 Grundlage des Verfahrens

Der Auftraggeber verfährt nach den Vorgaben der Verordnung über die Vergabe öffentli- cher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV). Die Bestimmungen können im Internetportal „www.vergabe.nrw.de“ eingesehen werden.

Der Bieter hat einen Rechtsanspruch auf Anwendung dieser Bestimmungen. Zur Nachprü- fung behaupteter Verstöße gegen diese Vergabebestimmungen kann sich der Bieter an die am Ende dieses Verfahrensleitfadens genannte Vergabekammer wenden.

Der Auftraggeber schreibt die Leistung im Rahmen eines offenen Verfahrens ohne Teil- nahmewettbewerb aus.

2.4 Einsatzformen des Bieters

Im Rahmen der Angebotsabgabe steht es jedem Wirtschaftsteilnehmer frei, in welcher Konstellation (Einzelbieter, mit/ohne Nachunternehmen, Bietergemeinschaft, etc.) er sich beteiligen möchte. Auf die u. g. Mindestanforderungen wird hingewiesen.

2.4.1 Angebote von Bietergemeinschaften

Bietergemeinschaften sind in diesem Verfahren zugelassen, soweit ihre Bildung durch die jeweiligen Mitglieder rechtmäßig ist bzw. den Wettbewerb nicht unzulässig einschränkt. Eine Bietergemeinschaft hat mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern rechtsverbind- lich unterschriebene Erklärung (Erklärungsmuster – Vordruck 7) abzugeben,

• in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist, • in der alle Mitglieder mit postalischer Anschrift und unter Bezeichnung ihrer Ver- tretungsverhältnisse aufgeführt sind und ein von allen für die Durchführung des Vertrages gegenüber dem Auftraggeber bevollmächtigter Vertreter bezeichnet ist, • dass dieser bevollmächtigte Vertreter gegenüber dem Auftraggeber alle Mitglieder rechtsverbindlich vertritt, • dass alle Mitglieder für die Erfüllung sämtlicher vertraglichen Verpflichtungen als Gesamtschuldner haften.

Die Mitglieder der Bietergemeinschaft haften gesamtschuldnerisch für die angebotene Leistung.

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Auf Verlangen des Auftraggebers hat die Bietergemeinschaft innerhalb von sechs Kalen- dertagen die Gründe der Bildung der Bietergemeinschaft darzulegen.

2.4.2 Einbindung von Nachunternehmern

Der geplante Einsatz von Nachunternehmen – zu welcher Leistungsart und für welchen Zeitraum auch immer – ist sowohl hinsichtlich des Umfangs als auch der Art nach grund- sätzlich im Angebot mitzuteilen.

Beabsichtigt der Bieter / die Bietergemeinschaft, sich zum Nachweis der eigenen Leis- tungsfähigkeit auf die Leistungsfähigkeit eines Nachunternehmens zu berufen, so hat der Bieter / die Bietergemeinschaft bereits mit dem Angebot (3. Erklärungsmuster für das An- gebot – Vordruck 6)

• anzugeben, welche Leistungsbereiche in welchem Umfang von diesen Nachunter- nehmen im Auftragsfall übernommen werden sollen; • die vorgesehenen Nachunternehmen zu benennen; • für diese die Unterlagen / Erklärungen in dem unter Ziffer 4.1 genannten Umfang vorzulegen; • die rechtsverbindliche Erklärung der benannten Nachunternehmen über deren Zu- sicherung, im Fall der Beauftragung des Bieters / der Bietergemeinschaft die erklär- ten Nachunternehmerleistungen als Nachunternehmen zu erbringen, vorzulegen. Ein vergleichbarer Nachweis zu dieser Verpflichtungserklärung wird akzeptiert.

2.4.3 Einbindung Dritter auf Seiten der Teilnehmer

Beabsichtigt der Bieter / die Bietergemeinschaft, sich zum Nachweis seiner / ihrer finan- ziellen, wirtschaftlichen oder technischen Leistungsfähigkeit auf Dritte zu berufen, so muss er / sie mit seinem / ihrem Angebot eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Dritten vorlegen, nach deren Inhalt die rechtlich und tatsächlich abgesicherte Verfüg- barkeit über die entsprechenden Ressourcen des Dritten nachgewiesen wird. Der Bieter kann auch einen gleichwertigen Nachweis vorlegen, aus dem sich ergibt, dass der Dritte entsprechend verfügbar ist.

Die in der europaweiten Bekanntmachung benannten Nachweise und Erklärungen zur Be- urteilung der finanziellen, wirtschaftlichen oder technischen Leistungsfähigkeit müssen für die Dritten insoweit vorgelegt werden, als sich ein Bieter / eine Bietergemeinschaft, zum Nachweis der Eignung auf diese Ressourcen des Dritten beruft.

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Soll im Hinblick auf den Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch genommen werden, so ist vorgese- hen, dass der Bieter / die Bietergemeinschaft und diese Unternehmen im Auftragsfall ge- meinsam für die Auftragsausführung haften. Die Vergabestelle behält sich vor, in diesem Fall eine gesonderte Erklärung zur gesamtschuldnerischen Haftung anzufordern, die in- nerhalb von sechs Kalendertagen vorzulegen ist.

Der Bieter / die Bietergemeinschaft kann jedoch im Hinblick auf Nachweise für die erfor- derliche einschlägige berufliche Erfahrung (insbesondere Referenzen) die Kapazitäten an- derer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden (siehe § 47 Abs. 1 VgV).

2.5 Kommunikation und Rückfragen

Der Auftraggeber stellt die Unterlagen im Projektraum auf dem Vergabemarktplatz NRW in elektronischer Form den Beteiligten zur Verfügung. Sollten sich Dateien als beschädigt oder nicht zu öffnen erweisen, hat der Bieter / die Bietergemeinschaft den Auftraggeber hierüber umgehend zu informieren. Die Unterlagen werden dann schnellstmöglich erneut elektronisch übersandt. Die Empfänger sind daher aufgefordert, umgehend nach Erhalt der Vergabeunterlagen zu prüfen, ob die Unterlagen vollständig und zu öffnen sind.

Der Auftraggeber nutzt für diese Vergabe eine Vergabeplattform (Vergabemarktplatz des Landes NRW). Fragen zu diesem Verfahren und den Vergabeunterlagen sind ausschließ- lich über die genutzte Vergabeplattform zu richten. Telefonische Auskünfte werden aus Gründen der Gleichbehandlung nicht erteilt.

Interessenten sind gehalten, Fragen möglichst frühzeitig zu stellen. Fragen, die dem Auf- traggeber nicht bis zum Ablauf des unter Ziffer 2.6 genannten Termins vorliegen, können im Hinblick auf die Gleichbehandlung aller Bieter grundsätzlich nicht mehr vor Ablauf der Frist beantwortet werden, außer die Beantwortung ist vergaberechtlich geboten.

Die Fragen werden möglichst zeitnah durch die Auftraggeber beantwortet und die Ant- worten allen Interessenten in anonymisierter Form zeitgleich über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt. Es wird darum gebeten, die Fragen so zu formulieren, dass diese zusammen mit den Antworten allen interessierten Unternehmen zur Verfügung gestellt werden können, ohne dass der Auftraggeber diese zwecks Anonymisierung umformulie- ren muss.

Alle Bieter werden darauf hingewiesen, dass der Auftraggeber über die Vergabeplattform mit den Interessenten kommuniziert. Mitteilungen des Auftraggebers an die Interessen- ten / die Bieter gelten als zugegangen, wenn diese in den Projektraum eingestellt werden (siehe hierzu die allgemeinen Geschäftsbedingungen der Vergabeplattform). Interessen- ten/Bieter sind daher im eigenen Interesse gehalten, regelmäßig den Projektraum auf

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Mitteilungen des Auftraggebers zu kontrollieren, insbesondere wegen Beantwortung et- waiger Fragen sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist.

Angaben, welche den Verfahrensleitfaden ergänzen oder berichtigen, gelten ab dem Zeit- punkt der Bekanntgabe als verbindliche Bestandteile des Verfahrensleitfadens.

2.6 Termine und Fristen

Die nachfolgend genannten Termine geben lediglich den derzeitigen Planungsstand wie- der. Sie sind nicht verbindlich und können vom Auftraggeber jederzeit einseitig an die jeweiligen Umstände angepasst werden. Die teilnehmenden Unternehmen werden im Laufe des Verfahrens umgehend über etwaige Änderungen informiert.

• Anmeldeschluss für Ortsbesichtigungen: 24.08.2026, 10:00 Uhr • Zeitraum für Ortsbesichtigungen: 31.08. – 01.09.2026 • Frist für Rückfragen: 21.09.2026 • Frist für Antworten: 28.09.2026 • Angebotsfrist: 05.10.2026, 10:00 Uhr • Bindefrist: 30.11.2026

2.7 Losvergabe

Keine

2.8 Objektbesichtigung

Für eine einwandfreie Angebotskalkulation kann es erforderlich sein, dass sich die Bieter über die Unterbringungseinrichtung, die Arbeitsbedingungen und die sonstigen beeinflus- senden Umstände vorab informieren müssen. Zu diesem Zweck werden an zwei Termine (Montag, den 31. August bzw. Dienstag, den 01. September 2026) Ortsbesichtigungen durchgeführt. Es ist erforderlich, dass sich Interessenten hierzu vorab bis zum 24.08.2026, 10:00 Uhr über die Vergabeplattform anmelden. Dabei sind die Namen der Vertreter anzugeben. Eine davon abweichende individuelle Terminvereinbarung ist nicht möglich.

Die exakte Uhrzeit und der Treffpunkt werden den Bietern / Bietergemeinschaften, die sich rechtzeitig zur Ortsbesichtigung angemeldet haben, über das Kommunikationstool des Vergabemarktplatzes NRW mitgeteilt. Die Teilnahme an der Objektsbesichtigung ist zwingende Voraussetzung für die Angebotsabgabe. Vertreter des Auftraggebers werden daher bei der Ortsbesichtigung eine entsprechende Anwesenheitsliste führen;

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Bieter / Bietergemeinschaften sind im eigenen Interesse gehalten, sich in diese Liste einzutragen.

Die in den Ausschreibungsunterlagen enthaltene Vertraulichkeitsvereinbarung (4.1 Anhang 11) ist unterschrieben zum Ortstermin mitzubringen und dem Vertreter des Auftraggebers auszuhändigen. Das Dokument 4.1. Anlage 10 zur Leistungsbeschrei- bung „Einrichtungsspezifische Liste“ wird nach Teilnahme am Ortstermin und Vorlie- gen der unterschriebenen Vertraulichkeitserklärung (Vordruck 11) über das Kommuni- kationstool des Vergabemarktplatzes NRW versendet.

Es wird darum gebeten, dass zu einem Termin möglichst nicht mehr als drei Vertreter eines Bieters erscheinen. Bitte stellen Sie sicher, dass alle an dem Besichtigungstermin teilnehmenden Personen einen Lichtbildausweis mit sich führen (z.B. Personalausweis/Dienstausweis etc.).

Die Vergabestelle wird zur Sicherstellung eines Geheimwettbewerbs sicherstellen, dass verbundene Bieter / Bietergemeinschaften nicht an allen Terminen einer Einrichtung teil- nehmen. Die Vergabestelle behält sich daher vor, Terminwünsche (unter Vorschlag eines Alternativtermins) abzulehnen, wenn verschiedene Bieter, die miteinander verbunden sind (z.B. gesellschaftsrechtlich, aufgrund einer Verpflichtungserklärung oder über einen gemeinsamen Dachverband), an allen Terminen für eine Unterbringungseinrichtung teil- nehmen wollen.

2.9 Weiterer Verfahrensabschluss Die aufgeforderten Bieter / Bietergemeinschaften haben nunmehr die Möglichkeit, bis zur o.g. Angebotsfrist ein Angebot zu erstellen. Die fristgerecht eingereichten Angebote werden geprüft. Das wirtschaftlichste Angebot erhält den Zuschlag.

2.10 Kostenerstattung und Entschädigung

Für die Erstellung der Angebote und der Ortsbesichtigungen werden keine Vergütung oder Entschädigung gewährt.

2.11 Verfahrensänderungen

Der Auftraggeber behält sich vor, den Ablauf des Verfahrens zu jedem Zeitpunkt bei Vor- liegen gewichtiger Gründe zu modifizieren oder durch einfache Mitteilung zu beenden. Über etwaige Änderungen wird der Auftraggeber alle Interessenten zeitgleich informie- ren. Bei der Entscheidung über Änderungen wird der Auftraggeber die allgemeinen verga- berechtlichen Grundsätze Wettbewerb, Gleichbehandlung und Transparenz beachten.

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2.12 Sprache

Das Angebot, sämtliche beizubringenden Erklärungen und weitergehende Korrespondenz sind in deutscher Sprache abzufassen. Einem Schriftstück, das in einer anderen Sprache eingereicht wird, ist eine beglaubigte oder von einem öffentlich bestellten oder beeidig- ten Übersetzer oder Dolmetscher angefertigte Übersetzung beizufügen.

Arbeitssprache für die spätere Auftragsabwicklung ist deutsch.

3 Das Angebot

3.1 Frist / Ort für Angebote

Bieter / Bietergemeinschaften haben ihr Angebot entsprechend den Anforderungen ge- mäß der europaweiten Bekanntmachung und dieses Verfahrensleitfadens bis zum Ablauf der Angebotsfrist ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz (dort über das sog. Bieter-Tool) einzureichen.

Es werden nur Angebote berücksichtigt, die fristgerecht und auf elektronischem Wege über den Vergabemarktplatz (dort über das sog. Bieter-Tool) eingegangen sind.

3.2 Struktur und Form der Angebote

Der Auftraggeber hat für die Einreichung der Angebote einen Vordruck samt Erklärungs- vordrucken erstellt, welche zwingend zu verwenden sind. Die Unterlagen können über die Vergabeplattform bezogen werden.

Eine Verweisung auf etwaige frühere Angebote des Bieters / der Bietergemeinschaft beim Auftraggeber ist unzulässig.

Das Angebot ist elektronisch vollständig einzureichen.

Auf zusätzliche Anlagen ist im Angebot hinzuweisen. Diese sind durchzunummerieren.

3.3 Eigentum / Urheberrecht / Rückgabe

Die im Rahmen dieses Vergabeverfahrens von den Bietern / Bietergemeinschaften vorge- legten Unterlagen, Erklärungen usw. gehen in das Eigentum des Auftraggebers über. Die eingereichten Angebotsunterlagen verbleiben zu Dokumentationszwecken bei dem Auf- traggeber und werden dort gespeichert. Ein Anspruch auf Rückgabe körperlich überlasse- ner Dokumente besteht nicht.

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Beabsichtigt der Bieter / die Bietergemeinschaft, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechts zu verwerten, hat er / sie in seinem / ihrem Angebot darauf hinzuweisen. Ebenso ist im Angebot anzugeben, ob für den Gegenstand des Angebots gewerbliche Schutzrechte des Bieters / der Bietergemeinschaft oder eines Dritten bereits bestehen oder beantragt sind.

Alle Bieter / Bietergemeinschaften sind gehalten, die Vertraulichkeit der Unterlagen der Angebotsphase zuzusichern.

3.4 Kennzeichnung von Geheimnissen

Die Bieter / die Bietergemeinschaften sind aufgefordert, die Teile des Angebots, die be- rechtigterweise ein Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhalten, auf je- der betreffenden Seite deutlich als ein solches zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, kann im Falle eines Rechtsbehelfsverfahrens nicht ausgeschlossen werden, dass ohne wei- tere Gewährung rechtlichen Gehörs die zur Entscheidung berufene Stelle die Zustimmung auf Einsicht durch andere Verfahrensbeteiligte (z. B. andere Teilnehmer oder Bieter) vo- raussetzt.

3.5 Weitere formale Anforderungen an die Angebote / Ausschlussgründe

3.5.1 Verspäteter Eingang

Ausgeschlossen werden Angebote, die bis zum Ablauf der gesetzten Frist dem Auftragge- ber nicht vorgelegen haben, mit Ausnahme von solchen, die aus Gründen verspätet ein- gegangen sind, die vom Bieter / von der Bietergemeinschaft nicht zu vertreten waren.

In diesem Zusammenhang soll auf die folgenden Punkte hingewiesen werden:

• Das Angebot ist über das sog. Bietertool einzureichen. Nur hierdurch ist die ge- forderte Verschlüsselung gewährleistet. Es ist nicht ausreichend, das Angebot als Anhang zu einer Nachricht über die Funktion „Kommunikation“ zu übersenden. • Es gibt eine Größenbeschränkung für die Übermittlung der Dateianhänge, um de- ren Beachtung gebeten wird. • Für die elektronische Übermittlung der Angebote über das sog. Bietertool werden unterschiedliche Software und Softwareeinstellungen gefordert. Bitte informie- ren Sie sich frühzeitig vor Abgabe, ob die von Ihnen genutzte Technik diese Anfor- derungen erfüllt. Es wird empfohlen, die Abgabe des Angebotes bereits einige Tage vor Fristablauf zu testen. • Bitte planen Sie für die elektronische Übermittlung der Angebote ebenfalls Zeit ein. Maßgeblich für die Fristbetrachtung ist der Eingang der Daten auf dem Ser- ver, nicht der Beginn des Versandes der Unterlagen.

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3.5.2 Unzureichende Form

Ausgeschlossen werden auch Angebote, die nicht elektronisch über den Vergabemarkt- platz eingereicht wurden.

3.5.3 Unvollständige Angebote und Nachforderung

Ebenfalls werden Teilnahmeanträge und Angebote ausgeschlossen, die – auch nach Ab- lauf einer ggf. gesetzten Nachfrist – unvollständig sind. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Nachweise und Erklärungen im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen nach- zufordern. Sofern sich der Auftraggeber für eine Nachforderung entscheidet, wird er eine angemessene Nachforderungsfrist setzen. Die nachgeforderten Unterlagen sind über das Kommunikations-Tool im Projektraum zu übermitteln. Ein Anspruch des Bewerbers / Bie- ters / der Bewerbergemeinschaft / der Bietergemeinschaft auf Nachforderung fehlender Nachweise und Erklärungen besteht nicht. Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, unter Beachtung der vergaberechtlichen Vorgaben von einer Nachforderung abzusehen. Jeder ist daher im eigenen Interesse gehalten, einen vollständigen Teilnahmeantrag bzw. ein vollständiges Angebot einzureichen.

3.5.4 Wettbewerbsbeschränkende Absprachen/Mittelstandskartelle

Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vertragsverfahren an einer wettbewerbsbeschränkenden Absprache beteiligen, werden ausgeschlossen.

Sofern personell oder rechtlich miteinander verbundene (gesellschaftsrechtlich, gemein- samer Betreuungsdachverband, etc.) Bieter mehrere Angebote für das Los in dem Verga- beverfahren abgeben, wird widerlegbar vermutet, dass der Geheimhaltungsgrundsatz verletzt ist. Es obliegt den Bietern, diese Vermutung zu widerlegen. Sollte dem Bieter be- reits mit Angebotsabgabe bekannt sein, dass ein personell oder rechtlich mit ihm verbun- denes Unternehmen ebenfalls ein Angebot abgibt, muss bereits mit Angebotsabgabe nachgewiesen bzw. offengelegt werden, dass effektive Vorkehrungen und Maßnahmen zur Einhaltung des Geheimwettbewerbes getroffen wurden. Sollte der Nachweis auch auf entsprechende Nachforderung, auf die kein Anspruch besteht, nicht geführt werden, führt dies zum Ausschluss des Bieters und der verbundenen Unternehmen. Diese Grunds- ätze gelten auch für Mitglieder von Bietergemeinschaften, die zusätzlich ein eigenständi- ges Angebot abgeben. Sollte hier Unsicherheit bestehen, ob eine derartige Verbindung besteht, ist der Bieter / die Bietergemeinschaft aufgefordert, hierzu frühzeitig beim Auf- traggeber nachzufragen.

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Unter bestimmten Voraussetzungen sind Vereinbarungen zwischen Unternehmen bzw. die Bildung von Mittelstandskartellen von § 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschrän- kungen (GWB) freigestellt. Die Voraussetzungen können in §§ 2, 3 GWB nachgelesen wer- den.

3.5.5 Sonstige Ausschlussgründe

Im Übrigen wird auf die Ausschlussgründe des GWB und der VgV verwiesen.

4 Vorzulegende Unterlagen und Mindestanforderungen

Bieter, die sich am Verfahren beteiligen wollen, müssen die nachfolgenden Erklärungen und Nachweise vorlegen.

4.1 Vorzulegende Unterlagen

Mit dem Angebot sind vorzulegen:

Von Bietergemeinschaften sind mit dem Angebot für jedes Mitglied die unter Ziffer 3 bis Ziffer 8 sowie 11 genannten Unterlagen einzureichen. Für die Bietergemeinschaft gemein- sam sind die unter den Nummern 1, 2 sowie 10 genannten Unterlagen einzureichen.

Auf Verlangen des Auftraggebers hat die Bietergemeinschaft innerhalb von sechs Kalen- dertagen die Gründe der Bildung der Bietergemeinschaft darzulegen.

Bei Einsatz von Nachunternehmern / sonstigen Dritten, auf die der Bieter / die Bieterge- meinschaft zum Nachweis der Leistungsfähigkeit verweist, sind für jeden Nachunterneh- mer / sonstiges Unternehmen mit dem Angebot die Nachweise / Erklärungen unter den Ziffern 3 bis 9, Ziffer 11 sowie die nachstehenden Erklärungen vorzulegen:

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Beim geplanten Einsatz von Nachunternehmern, auf die der Bieter/ die Bietergemein- schaft nicht zum Nachweis der Leistungsfähigkeit verweist, ist mit dem Angebot nichts einzureichen.

4.2 Mindestanforderungen

Mindestanforderungen an die Eignung der Bieter / Bietergemeinschaft ergeben sich aus der europaweiten Bekanntmachung. Diese lauten im Einzelnen:

Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Mit dem Angebot sind von jedem Bieter / jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft zwin- gend folgende Angaben zu machen / Unterlagen vorzulegen:

1. Eigenerklärung, dass keine schweren Verfehlungen vorliegen, die die Zuverlässigkeit als Bieter in Frage stellt bzw. Verfehlungen vorliegen, die den Ausschluss von der Teil- nahme am Wettbewerb rechtfertigen oder zu einem Eintrag in das Wettbewerbsre- gister führen könnten, sowie dass in Bezug auf das Unternehmen keine Ausschluss- gründe i. S. d. §§ 123, 124 Abs. 1 GWB vorliegen (Vordruck in Vergabeunterlagen ent- halten).
2. Allgemeine Unternehmensdarstellung/Firmenprofil (Vordruck in Vergabeunterlagen enthalten);
3. Eigenerklärung EU-Sanktionen zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 zuletzt geändert durch die Verordnung (EU) 2023/2878 des Rates vom 18. Dezember 2023 – (Vordruck in Vergabeunterlagen enthalten);

Die Erklärungen haben unter Verwendung der vorgegebenen Formblätter zu erfolgen. Die Erklärungen sind im Falle einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied einer Bietergemein- schaft abzugeben.

Zu den im Formblatt geforderten Angaben sind mit dem Angebot keine Bescheinigungen,

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Nachweise oder Erklärungen von Behörden oder sonstigen Einrichtungen vorzulegen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Bestätigung der im Formblatt gemachten Angaben durch weitergehende Nachweise zu verlangen. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, dem Bie- ter / der Bietergemeinschaft Gelegenheit zur Ergänzung der Angaben nach Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote zu geben; siehe ferner die Ausführungen der Bekannt- machung.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Mit dem Angebot sind von jedem Bieter / jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft zwin- gend folgende Angaben zu machen / Unterlagen vorzulegen:

(1) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz (in Euro) sowie den Umsatz (in Euro) zu mit dem zu vergebenden Auftrag vergleichbaren Leistungen des Unternehmens, welches sich als Bieter oder Mitglied einer Bietergemeinschaft bewirbt, jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025); als vergleichbar angesehen werden Leistungen des Facility Managements in Unterbringungseinrich- tungen für Flüchtlinge (Vordruck in Vergabeunterlagen enthalten). Die Erklärung zum Umsatz hat unter Verwendung des in den Vergabeunterlagen vor- gesehenen Formblatts zu erfolgen. Die Erklärung ist im Falle einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied einer Bieterge- meinschaft abzugeben.

Mindestanforderung: zu (1) Der Bieter / die Bietergemeinschaft insgesamt muss im Durchschnitt der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025) einen Nettojahresgesam- tumsatz von 300.000 EUR erzielt haben (Mindestanforderung).

Zu den im Formblatt geforderten Angaben sind mit dem Angebot keine Bescheinigun- gen, Nachweise oder Erklärungen von Behörden oder sonstigen Einrichtungen vorzu- legen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Bestätigung der im Formblatt gemachten Angaben durch weitergehende Nachweise zu verlangen. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, dem Bieter / der Bietergemeinschaft Gelegenheit zur Ergänzung der An- gaben nach Ablauf der Frist für die Einreichung des Angebotes zu geben.

(2) Versicherung Der Auftragnehmer ist verpflichtet, zur Sicherung möglicher Ersatzansprüche aus die- sem Vertrag für die Dauer des Vertrages eine Haftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen je Schadensereignis abzuschließen und für die Dauer des Vertrages aufrecht zu erhalten:

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Personenschäden: 5,0 Mio. Euro Sachschäden: 2,5 Mio. Euro Verlust von Schlüsseln: 0,5 Mio. Euro Vermögensschäden: 1,0 Mio. Euro Schäden gemäß BDSG: 0,25 Mio. Euro

Die Versicherungssummen müssen zumindest zweifach maximiert p.a. vorgehalten werden. Der „Vordruck Eigenerklärung Betriebshaftpflichtversicherung“ ist mit dem Angebot einzureichen. Der entsprechende Nachweis der Haftpflichtversicherung muss auf An- forderung, spätestens aber vor Zuschlagserteilung vorgelegt werden.

(3) Vorlage: Bescheinigung in Steuersachen

Im Falle eines Angebots einer Bietergemeinschaft muss für alle Mitglieder der Bieter- gemeinschaft eine entsprechende Bescheinigung vorgelegt werden. Sofern der Ein- satz eines Nachunternehmens geplant ist, muss auch das Nachunternehmen diese vorgelegen.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Mit Abgabe des Angebotes sind vom Bieter oder vom Mitglied einer Bietergemeinschaft zwingend folgende Angaben zu machen / Unterlagen vorzulegen:

(1) Angaben Anzahl der Beschäftigten Angabe der Anzahl der aktuell bei Ablauf der Angebotsfrist sowie in den letzten drei Kalenderjahren (2023, 2024, 2025) fest angestellten Beschäftigten im Bereich des Fa- cility Managements, aufgegliedert nach Berufsgruppen (Handwerksmeister oder -ge- selle der u.g. Berufe, sonstige Mitarbeiter, Auszubildende, kaufm. Angestellte, sons- tige Angestellte) (Vordruck Beschäftigtenanzahl in den Vergabeunterlagen enthal- ten).

Geforderte Mindestanforderung:

zu (1) Der Bieter muss bei Ablauf der Angebotsfrist über mindestens 7 unbefristet angestellte Beschäftigte verfügen, von denen jeder/ jede mindestens eine der nachfolgenden Qualifikationen aufweist: Meister oder Geselle in den Be- rufen Industriemechaniker, Tischler, Elektriker, Gas- und Wasser Installateur, Maler, Trockenbauer, Heizungstechniker oder vergleichbaren Handwerksbe- rufen. Unter diesen Qualifikationen müssen mindestens drei verschiedene Berufe vertreten sein.

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Der Auftraggeber behält sich vor, in Zweifelsfällen Nachweise hierzu zu verlangen. Im Falle eines Angebots einer Bietergemeinschaft ist ausreichend, dass die Mitglieder zu- sammen über die genannte Anzahl an Beschäftigten mit der genannten Qualifikation verfügen. Hinweis: Es wird darauf hingewiesen, dass das im Auftragsfall eingesetzte Personal nicht nur entsprechend den Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung qualifi- ziert, sondern auch von der zuständigen Stelle vor Leistungsaufnahme freigegeben sein muss. Nähere Informationen enthält die Leistungsbeschreibung. Bei Abgabe der Bewerbung muss das Personal noch nicht freigegeben sein.

(2) Referenzen Benennung von drei Referenzen (Vordruck Eigenerklärung Referenzen in Vergabeun- terlagen enthalten) aus den letzten drei Jahren (ab August 2023 mindestens sechs Monate), die Leistungen des Facility Managements in Wohn- oder Unterbringungs- einrichtungen zum Gegenstand hatten, insbesondere mit den folgenden Angaben:

a) Name des Auftraggebers und Kontaktdaten, Bezeichnung und Standort Ein- richtung (Referenz) b) Name des ausführenden Standorts des Bieters / Mitglieds der Bietergemein- schaft c) Zeitraum der Leistungserbringung d) Kurzbeschreibung des Umfangs der Referenz insbesondere mit folgenden Angaben zu:

• Art der Einrichtung z.B. EAE / ZUE / NU, kommunale Unterkunft für Flüchtlinge, Studie- rendenwohnheim), • erbrachte Leistungen (z. B. Zustandsüberwachung von Anlagen und Räumen, Reparatur- und Ausbesserungsarbeiten, Winterdienst, Grünpflege), zur Komplexität des Objektes (z. B. Gebäudestruktur, ein oder mehrere Gebäude, Container, Art der betreuten vor- handenen technischen Anlagen) und zur Vergleichbarkeit mit den zu vergebenden Leis- tungen (Leistungsbeschreibung), • Position (z.B. als Auftragnehmer, als Nachunternehmer, etc.), in der die Leistung er- bracht wurde.

Geforderte Mindeststandards: zu (2) Der Bieter muss über mindestens drei Referenzen aus den letzten drei Jah- ren über die Erbringung von vergleichbaren Dienstleistungen in Wohn- oder Unterbringungseinrichtungen verfügen. Dabei muss ein Zeitraum von min- destens 6 Monaten hauptverantwortlicher Leistungserbringung vollständig innerhalb eines Zeitraums von maximal drei Jahren vor Veröffentlichung die- ser Ausschreibung liegen, also ab August 2023. Der Leistungszeitraum darf vor August 2023 begonnen worden sein, sofern ein Zeitraum von mindestens

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sechs Monaten ab August 2023 verbleibt. Die Vergleichbarkeit der erbrach- ten Dienstleistungen setzt voraus, dass der Bieter dort hauptverantwortlich die Dienstleistungen seit / für mindestens 6 Monaten (zum Zeitpunkt Ablauf der Angebotsfrist) organisiert(e) und erbringt / erbrachte. Dabei gilt die Leis- tung als vergleichbar, wenn kumulativ die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Regelbelegung der Einrichtung von mindestens 300 Personen
• Selbständige Reparatur-, Überwachungs-, und Instandhaltungsarbeiten als Leistungsgegenstand

Im Falle eines Angebots einer Bietergemeinschaft ist ausreichend, dass eines der Mit- glieder über die geforderte Anzahl an Referenzobjekten oder die Mitglieder in der Summe über die geforderte Anzahl an Referenzobjekten verfügt.

(3) Zertifikat Vorlage eines gültigen Zertifikats über ein von einer akkreditierten Stelle zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 (oder gleichwertig).

Geforderte Mindeststandards: zu (3) Vorlage eines gültigen Zertifikats über ein von einer akkreditierten Stelle zer- tifiziertes Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 oder gleich- wertig (Mindestanforderung). Im Falle eines Angebots einer Bietergemein- schaft muss für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft ein entsprechendes Zertifikat vorgelegt werden. Sofern der Einsatz eines Nachunternehmens ge- plant ist, muss auch das Nachunternehmen ein entsprechendes Zertifikat vorgelegen.

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Bedingungen für die Auftragsdurchführung folgen insb. aus dem Tariftreue- und Vergabe- gesetz NRW, s. Vergabeunterlagen.

5 Allgemeiner Hinweis zu den Vergabeunterlagen

Die in diesen Vergabeunterlagen enthaltenen Informationen sind, soweit schutzrechtsfä- hig und soweit sie nicht Informationen Dritter enthalten, Eigentum der Vergabestelle. Verwertung, Kopie sowie Weitergabe der Vergabeunterlagen sind nur im Rahmen der Er- stellung eines Angebotes und nur durch das die Vergabeunterlagen anfordernde Unter- nehmen zulässig. Einer darüber hinaus gehenden Weitergabe und insbesondere der Ver- kauf von Vergabeunterlagen an Dritte gleich zu welchem Zweck sind nicht gestattet.

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Sollten Sie die Vergabeunterlagen nicht direkt von der Vergabestelle bzw. über den Verga- bemarktplatz des Landes NRW erhalten haben, sondern über Dienstleister oder beauf- tragte Dritte, wird Ihnen eine Registrierung auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW und eine Teilnahme über v. g. Vergabemarktplatz dringend empfohlen. Vergabeunterla- gen können von der Vergabestelle geändert oder ergänzt werden, die Bieterkommunika- tion, die i.d.R. als einziges Kommunikationsmittel zugelassen ist, kann erläuternde Hin- weise der Vergabestelle enthalten.

Einen verbindlichen und jeweils aktuellen Stand der Informationen zu diesem Vergabe- verfahren finden Sie im Regelfall nur auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW.

6 Zuschlagskriterien Das einzige Zuschlagskriterium ist der Angebotspreis (brutto).

Der Auftraggeber wird angebotenes Skonto bei der Wertung nicht berücksichtigen. Nicht zu wertendes Skonto bleibt aber Inhalt des Angebotes und wird im Fall der Auftragsertei- lung Vertragsinhalt. Bedingte Preisnachlässe (wie z.B. Kopplungsnachlässe) werden eben- falls bei der Wertung nicht berücksichtigt, werden aber im Fall der Auftragserteilung Ver- tragsinhalt.

Anhand der im Preisblatt angegebenen Preise wird ein Angebotsvergleichspreis (AVP) er- mittelt. Maßgeblich für die Bewertung ist der Brutto-Preis (inklusive Umsatzsteuer). Nä- here Einzelheiten zur Ermittlung des Angebotsvergleichspreises ergeben sich aus dem Preisblatt.

7 Betriebsübergang im Sinne des § 613a BGB

Der Auftraggeber weist darauf hin, dass im Falle eines Wechsels des Medizinischen Dienstleisters durch die Zuschlagserteilung ein Betriebsübergang im Sinne des § 613a BGB vorliegen kann. In diesem Zusammenhang wird vorsorglich auf die Urteile des ArbG Det- mold vom 11.10.2017 (Az: 2 CA 237/17) sowie die LT-Drucksache 17/2779 verwiesen. Die Möglichkeit eines Betriebsübergangs i.S.d. § 613a BGB kann auch vom Verhalten des zu- künftigen Betreibers abhängen. Da der Auftraggeber diese Umstände des Einzelfalls, die sich zudem evtl. erst nach Vertragsschluss manifestieren, nicht vorab prüfen kann, ist je- der Bieter / jede Bietergemeinschaft gehalten, selbst zu bewerten, ob im jeweiligen Ein- zelfall die Voraussetzungen für einen Betriebsübergang im Sinne des § 613a BGB vorliegen (könnten). Hierbei handelt es sich um eine Sach- und Rechtsfrage, die von jedem Bieter eigenverantwortlich und in jedem Einzelfall zu beurteilen ist.

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8 Unklarheiten und Rechtschutz

8.1 Unklarheiten

Die Bieter / Bietergemeinschaften werden aufgefordert, den Verfahrensleitfaden sowie die EU-Bekanntmachung unverzüglich nach Erhalt auf Vollständigkeit und auf etwaige Un- klarheiten und Widersprüche zu überprüfen.

Enthalten diese nach Auffassung des Bieters / der Bietergemeinschaft Unklarheiten, Wi- dersprüche oder Unvollständigkeiten, insbesondere solche, die Inhalt oder Vollständigkeit des Teilnahmeantrags bzw. Angebots betreffen, so hat der Bieter / die Bietergemeinschaft den Auftraggeber umgehend darauf hinzuweisen. Der Hinweis muss über die Vergabe- plattform an die o.g. Kontaktstelle erfolgen.

8.2 Rügefristen Die Fristen des § 160 Abs. 3 S. 1 Ziff. 1 bis 4 GWB sind zu beachten. Danach ist ein Nach- prüfungsantrag unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkenn- bar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

8.3 Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren

Zuständige Stelle für die Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmun- gen ist die Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster Albrecht-Thaer-Straße 9 48147 Münster Deutschland Fax: 0251 411-2165

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