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Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016

Projektleitfaden zwischen Hochschulen und BLB NRW

Präambel

Die Niederlassungen des Bau- und Liegenschaftsbetriebs NRW (im Folgenden BLB) und die Hochschulen des Landes NRW (im Folgenden HS) stehen in einem komplexen Kundenverhältnis zueinander: Einerseits ist der BLB als Eigentümer Vermieter der Hochschulliegenschaften, auf der anderen Seite ist er für die Hochschulen gleichzeitig Dienstleister bei Bauvorhaben.

Zur Optimierung der Zusammenarbeit fanden im Zeitraum 11/2014 bis 09/2016 mehrere Workshops, bestehend aus fünf Teilnehmenden des BLB und vier Baudezernent*innen der HS, statt. Die AG Prozessoptimierung hatte sich folgende Ziele gesetzt:

Festlegung von Projektorganisation und Rollenverständnis
Sicherstellung der Qualität in der Planung
Herstellung von größtmöglicher Transparenz auf beiden Seiten

Im Rahmen dieser Zielsetzung wurde eine Reihe von Themen definiert, die maßgeblichen Einfluss auf den Projekterfolg haben. Die im Folgenden beschriebenen Arbeitsergebnisse dienen der Strukturierung der gemeinsamen Aufgaben, ausgehend von der sogenannten Projektphase 0 (Ph 0), sowie der Aufgabenlisten auf Seiten des BLB und der HS. Die für die Projekt- und Leistungsphasen definierten Arbeitsschritte und Meilensteine sollen die verantwortlichen Projektbeteiligten auf beiden Seiten in die Lage versetzen, die gemeinsamen Bauprojekte in systematischer und vertrauensvoller Form zu realisieren. Der Leitfaden orientiert sich an der Struktur der Leistungsphasen der HOAI und beschreibt die Aufgabenverteilung und Schnittstellen zwischen BLB und HS.

Die von BLB und HS zu erbringenden Leistungen sind - aufbauend auf den bestehenden, allgemeinen Regelungen - projektspezifisch zu definieren.

Das Land NRW beabsichtigt, zukünftige Bauvorhaben nach folgenden definierten Qualitätsmeilensteinen abzuwickeln:

Nutzersollvereinbarung
Planungssollvereinbarung
Bausollvereinbarung

Dieser Projektleitfaden dient dazu, das Verfahren zur Erreichung dieser Meilensteine - unter Einhaltung des HKOP-Verfahrens 1- zu operationalisieren. Änderungshinweise oder Verbesserungsvorschläge sind an die AG Prozessoptimierung (siehe 14.3) zu richten.

1 Alle das HKoP-Verfahren im Besonderen betreffende Punkte sind im Folgenden jeweils gelb markiert

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Inhalt

1 Rollenverteilung zwischen HS und BLB .................................................................................................................................................................. 5

2 Kontinuierlicher Planungsdialog .............................................................................................................................................................................. 6

3 Projektphase 0 ........................................................................................................................................................................................................ 9 3.1 Meilensteine der Projektphase 0 ...................................................................................................................................................................... 9 3.2 Gemeinsame Aufgaben in Projektphase 0 ..................................................................................................................................................... 10 3.3 Aufgaben der Hochschulen in Projektphase 0 ............................................................................................................................................... 11 3.3.1 Generelle Anforderungen - Raumanforderungsprofil ............................................................................................................................... 13 3.3.2 Generelle Anforderungen - Technik/Infrastruktur .................................................................................................................................... 14 3.4 Aufgaben des BLB in Projektphase 0 ............................................................................................................................................................. 15

4 Vergabeverfahren Planungsleistungen ................................................................................................................................................................. 16 4.1 Meilensteine des Vergabeverfahrens ............................................................................................................................................................. 16

5 Leistungsphase 1 .................................................................................................................................................................................................. 17 5.1 Meilensteine der Lph 1 ................................................................................................................................................................................... 17 5.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 1 ................................................................................................................................................. 17 5.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 1 ........................................................................................................................................... 18 5.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 1......................................................................................................................................................... 18

6 Leistungsphase 2 .................................................................................................................................................................................................. 20 6.1 Meilensteine der Lph 2 ................................................................................................................................................................................... 20 6.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 2 ................................................................................................................................................. 21 6.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 2 ........................................................................................................................................... 22 6.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 2......................................................................................................................................................... 23

7 Leistungsphase 3 .................................................................................................................................................................................................. 24 7.1 Meilensteine der Lph 3 ................................................................................................................................................................................... 24 7.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 3 ................................................................................................................................................. 25 7.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 3 ........................................................................................................................................... 26 7.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 3......................................................................................................................................................... 27

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8 Leistungsphase 4 .................................................................................................................................................................................................. 29 8.1 Meilensteine der Lph 4 ................................................................................................................................................................................... 29 8.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 4 ................................................................................................................................................. 29 8.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 4 ........................................................................................................................................... 30 8.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 4......................................................................................................................................................... 30

9 Leistungsphase 5 .................................................................................................................................................................................................. 31 9.1 Meilensteine der Lph 5 ................................................................................................................................................................................... 31 9.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 5 ................................................................................................................................................. 32 9.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 5 ........................................................................................................................................... 33 9.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 5......................................................................................................................................................... 34

10 Leistungsphase 6 .............................................................................................................................................................................................. 35 10.1 Meilensteine der Lph 6 ............................................................................................................................................................................... 35 10.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 6 ............................................................................................................................................. 36 10.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 6 ........................................................................................................................................ 36 10.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 6 ..................................................................................................................................................... 37

11 Leistungsphase 7 .............................................................................................................................................................................................. 38 11.1 Meilensteine der Lph 7 ............................................................................................................................................................................... 38 11.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 7 ............................................................................................................................................. 39 11.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 7 ........................................................................................................................................ 39 11.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 7 ..................................................................................................................................................... 40

12 Leistungsphase 8 .............................................................................................................................................................................................. 41 12.1 Meilensteine der Lph 8 ............................................................................................................................................................................... 41 12.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 8 ............................................................................................................................................. 42 12.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 8 ........................................................................................................................................ 42 12.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 8 ..................................................................................................................................................... 44 12.5 Erläuterungen zu Dokumentation ............................................................................................................................................................... 45

13 Leistungsphase 9 .............................................................................................................................................................................................. 46 13.1 Meilensteine der Lph 9 ............................................................................................................................................................................... 46 13.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 9 ............................................................................................................................................. 46 13.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 9 ........................................................................................................................................ 47 13.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 9 ..................................................................................................................................................... 48

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14 Anhang .............................................................................................................................................................................................................. 49 14.1 Beispiel Raumliste ...................................................................................................................................................................................... 49 14.2 Beispiel: Übersicht projektspezifischer Raumarten ..................................................................................................................................... 51 14.3 AG Prozessoptimierung.............................................................................................................................................................................. 52

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1 Rollenverteilung zwischen HS und BLB

Die folgende Auflistung beschreibt die potenziellen Rollen der Beteiligten über alle Varianten von gemeinsamen Baumaßnahmen:

Hochschulen	BLB
Betreiber der Gebäude	Bauherr
Koordinator der Anforderungen in der HS	Bündelung der übermittelten Anforderungen
Nutzer/Mieter	Vermieter
Investor	Dienstleister
Mieter	Investor
Auftraggeber (Planung)	Auftragnehmer (Planung)
Mitwirkung	Projektverantwortung

BLB und HS sorgen mit dem Planer für eine kontinuierliche Qualitätssicherung im Rahmen des gemeinsamen Planungsdialogs zur Sicherstellung der Planungsergebnisse auf Übereinstimmung mit den Projektzielen. Der BLB trägt die Verantwortung für eine baufachlich abgestimmte Planung in Übereinstimmung mit der Nutzersollvereinbarung. Die Hochschule überprüft die Planung auf Übereinstimmung mit den Nutzeranforderungen.

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2 Kontinuierlicher Planungsdialog

Um eine optimale Abstimmung zwischen HS und BLB für einen definierten Projektinhalt (Kosten, Qualität, Quantität, Termine) zur erreichen, so dass dieser in ein Bausoll überführt werden kann, wird ein kontinuierlicher Planungsdialog als entsprechende Voraussetzung gesehen. Generell gilt: HS sorgt für Nutzermanagement und BLB ist verantwortlich für die Projektsteuerung und –leitung. Der Planungsdialog sollte - je nach Projektphase – folgende, wesentliche Punkte umfassen.

		Wer/was		Warum
Phase 0	Alle Punkte die unter Kapitel 3 (als gemeinsame bzw. separate Aufgaben) aufgeführt sind		1. Verbesserung der Zusammenarbeit in einer möglichst frühen Phase 2. Beidseitige Transparenz 3. Risikominimierung 4. Möglichst klare Dokumentation des Nutzerbedarfes
	HS-PV (Projektverantwortlicher) erfasst/steuert Nutzerbedarf
	Gemeinsame Definition der Entscheidungskriterien zu Vorplanungsalternativen bzw. Lösungsansätzen (z.B. funktionale, technische oder gestalterische Aspekte)
	Klärung Finanzierung und Vereinbarung zur Kostenübernahme		Finanzierungssicherheit
Vergabeverfahren Planungsleistungen	BLB führt Vergabeverfahren durch; HS führt ggf. ergänzende Vergabeverfahren durch			Frühzeitige Bereitstellung externer
				Planungskapazitäten und -kompetenzen
Lph 1	BLB organisiert Initial-Workshop mit HS-PV und Baubeauftragten (Nutzer) sowie Planer		Zum besseren Verständnis von Art und Umfang der Planungsaufgabe Erkennen und Hinweisen auf evtl. Defizite
	Planer prüft/hinterfragt den Nutzerbedarf (zur Konkretisierung)
	HS-PV steuert Nutzerbedarf und schreibt diesen fort		Transparenz zu Konkretisierungen/ Änderungen im Nutzerbedarf
Lph 2		Planer erstellt alternative Lösungsansätze nach gleichen	Transparenz/Überblick zu Lösungsansätzen
		Anforderungen (= Aufgabenstellung)
		BLB und HS stimmen frühzeitig Alternativen zwischen den	Auswahl des bestmöglichen, wirtschaftlichsten Lösungsansatzes
		verantwortlichen Projektbeteiligten ab (siehe Projekthandbuch -
		Besprechungs- und Berichtswesen)

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		Wer/was		Warum
Lph 3	BLB entwickelt Entwurfsplanung und stimmt diese kontinuierlich mit der Hochschule ab (siehe Projekthandbuch - Besprechungs- und Berichtswesen)		Abschluss der Planungssollvereinbarung mit Qualitäten, Quantitäten, Kosten und Terminen
	HS stellt internen Kommunikationsfluss sicher und bindet Nutzer in Abstimmung mit BLB ein
Lph 4		BLB führt bau- und planungsrechtliche Genehmigungen /	Rechtssicherheit herstellen
		Zustimmungen herbei und sorgt für Information und
		Abstimmung mit HS bei Auflagen und Bedingungen
Lph 5	BLB entwickelt Ausführungsplanung und stimmt diese kontinuierlich mit der Hochschule ab (siehe Projekthandbuch - Besprechungs- und Berichtswesen)		Abschluss der Bausollvereinbarung mit Qualitäten, Quantitäten, Kosten und Terminen
	HS stellt internen Kommunikationsfluss sicher und bindet Nutzer in Abstimmung mit BLB weiterhin ein
Lph 6		BLB bereitet die Vergabe vor und sorgt für Information und	Sicherstellung der Planungsqualität
		Abstimmung mit HS
Lph 7	BLB führt Vergabeverfahren durch und sorgt für Information und Koordination mit der HS	BLB führt Vergabeverfahren durch und sorgt für Information		Beauftragung der Bauleistungen durch BLB;
		und Koordination mit der HS		Beauftragung Wartungsleistungen durch HS,
				sofern vom BLB ausgeschrieben
Lph 8 (bis zur Übergabe)		BLB überwacht die Bauausführung und sorgt für Information	Plangemäße Fertigstellung
		und Koordination mit HS
Lph 9		BLB sorgt für die Beseitigung der bei Abnahme festgestellten	Sicherstellung der Objektbetreuung
		Mängel in Koordination mit HS;
		BLB und HS agieren gemäß Mietvertrag

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Die hier beschriebenen Punkte stellen somit die erforderliche Regelkommunikation in jeder Projektphase dar. Darüber hinaus schreibt der BLB das Projekthandbuch fort. Als nächster Schritt ist definiert, was jeweils zum Start bzw. Abschluss der relevanten Phasen definiert sein muss und welche Aufgaben in einer Projektphase gelöst werden müssen. Die Aufgaben sind dabei in jeder Phase in drei Kapitel unterteilt: x.2 „Gemeinsame Aufgaben in Projektphase...“ Bei diesen Aufgaben handelt es sich um solche, die konkret durch BLB und HS gemeinsam bearbeitet werden müssen

x.3 „Aufgaben der Hochschulen in Projektphase...“ Hier sind die Aufgaben aufgeführt, die federführend/verantwortlich von den Hochschulen zu bearbeiten sind. Die Rolle/Mitwirkung des BLB in den Aufgaben ist angegeben.

x.4 „Aufgaben des BLB in Projektphase...“ Hier sind die Aufgaben aufgeführt, die federführend/verantwortlich vom BLB zu bearbeiten sind. Die Rolle/Mitwirkung der Hochschulen in den Aufgaben ist angegeben.

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3 Projektphase 0

3.1 Meilensteine der Projektphase 0

Start Projektphase 0

Bedarfsträger (HS und/oder BLB) erstellt Projektstrategiepapier
Vereinbarung über den Start der Projektphase. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:

2.1. Hochschule meldet Bedarf

Absichtserklärung der HS (LOI)
Annahmebestätigung BLB

2.2. Gemeinsame Absichtserklärung BLB/HS z.B. über Protokoll 3. Definition der Inhalte

3.1. Beschreibung und Vereinbarung der jeweiligen Aufgaben in der Projektphase 0

3.2. Definition der benötigten Unterlagen

3.3. Planung und Benennung der Ressourcen (personell und finanziell)

Abschluss Projektphase 0

Übergabe der Unterlagen von HS an BLB
Zusammenstellung und Bereitstellung der Unterlagen (inkl. Aufgaben aus 3.4) durch BLB
Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen der Parameter aus dem Projektstrategiepapier zum Beginn von Projektphase 0)
Abschluss der Nutzersollvereinbarung
Genehmigung von qualitativen und quantitativen Zielgrößen durch MIWF im Einvernehmen mit FM
Kostenübernahmeerklärung HS für Planungsleistungen
Gremienentscheide HS und BLB
HS sagt Übernahme der entstehenden Kosten auf Grundlage der zu diesem Zeitpunkt noch vorläufigen Kosten bei Umsetzung der Maßnahme schriftlich zu (siehe Punkt 4b, Anlage 2, HKoP-Rahmenvereinbarung)

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Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben für das Vergabeverfahren Planungsleistungen, z.B. besondere Leistungen der Leistungsbilder der HOAI, Gutachten etc.
Abstimmung der Schnittstellen zwischen den Aufgaben von Nutzermanagement (HS) und Projektsteuerung (BLB)
Übergang in Vergabeverfahren Planungsleistungen

3.2 Gemeinsame Aufgaben in Projektphase 0

Bei den nachfolgenden Punkten handelt es sich nach Auffassung aller Beteiligten um sehr projektspezifische Aufgaben, die sich schwerlich a priori festlegen lassen. Insofern wurde beschlossen, dass die hier aufgeführten Aufgaben als gemeinsame Prüfliste zwischen den Projektverantwortlichen des BLB und der jeweiligen Hochschule fungieren sollen, die zu Beginn eines jeweiligen Projektes besprochen und geklärt werden sollten!

• Abstimmung Kostenplanung (siehe Anlage 3 HKoP-Rahmenvereinbarung, Kostenrahmen) • Abstimmung Finanzierung • Klärung Liegenschaftsenergiekonzept (LEK) • Interne Beteiligungsverfahren klären • Klärung der politischen Rahmenbedingungen • Klärung spezifischer Rahmenbedingungen • Stakeholder-Analyse • Definition und Priorisierung der Projektziele • Kommunikationsstruktur nach außen klären • Klärung der Vertragsform (BLB vs HS) • Bedarfsplanung nach DIN 18205 • Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Leistungsphase

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3.3 Aufgaben der Hochschulen in Projektphase 0 Die nachfolgende Liste stellt die HS-seitige Verantwortung dar. Die erarbeiteten Dokumente beschreiben in ihrer Gesamtheit den Nutzerbedarf und

umfassen gemäß HKOP das Raum- und Funktionsprogramm plus Nutzerbedarf (inkl. Anforderung an Klimaneutralität) inkl. funktionaler plus
gestalterischer Anforderungen plus Ersteinrichtungskonzept (soweit baulich relevant).
		Aufgaben der HS		Mitwirkung BLB		Was/Wie		Ergebnis
	Erstellung Projekt-Strategie Papier		-		Projektanlass, Ziel der HS-Leitung, Forschungsschwerpunkte (Antragsskizzen) (Außen)Wirkung		1 DINA4-Seite
	Klärung HSEP		-		Prüfung Konformität vs. Abweichung		offen
	Anforderung von Beratungsleistungen bei der Erstellung des Nutzersolls		In Abstimmung mit BLB		Ausschreibung und Angebotsbeiziehung durch BLB (vgl. Anlage 3, HKoP-Rahmenvereinbarung)		Dienstleistungsvertrag
	Aufstellung Raumprogramm		-		Tabellarische Auflistung aller Nutzflächen 1-6 HIS-Kennwertverfahren im Abgleich mit dem Bestand Qualitative Auflistung der Nutzflächen 7 Abstimmung mit MIWF		Matrix zu NF 1-6: - Bezeichnung - RNC (3-stellig) - Anzahl - Größe
	Erster Vorschlag zur Zuordnung von BMK-Richtwerten		In Abstimmung mit BLB		Zuordnung der Flächen nach BMK-Richtwerten (ggf. Plausibilisierung nach Kostenflächenarten)		Baustein zur Bildung eines Kostenrahmens
	Erster Vorschlag zur Zuordnung freizumachenden Flächen (Plan) nach Sanierung		Unter Berücksichtigung der BLB-seitigen Belange		Übergreifende Planung zu belegender und freizumachender Flächen		Flächenbilanz
	Erstellung der Raumliste		-		Erweiterung des Raumprogrammes um Angaben zu bereits zur Projektphase 0 bekannten Räumen der Flächenarten 7-9 gemäß DIN 277; Herstellung der Beziehung zum Raumanforderungsprofil (vgl. Kap. 3.3.1) über die Zuordnung zur Raumart		siehe Anhang Beispiel 0
	Übersicht der Raumarten		-		Auflistung der projektspezifischen Raumarten		Liste der Raumarten siehe Anhang Beispiel 14.2

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		Aufgaben der HS			Was/Wie
	Bedarfserhebung mit Nutzern		-	Fragebögen, Interviews, Workshops mit Nutzerseite zu s.u.		siehe nachfolgende Punkte (grau schattiert)
negnuredrofnA ellereneG		Anforderungen an die äußere und	-		Beschreibung der städtebaulichen und technischen
		innere Erschließung			Einbindung
		Funktionsschema auf	-		Beschreibung der funktionalen / organisatorischen
		Gebäudeebene			Zusammenhänge zwischen den Funktionseinheiten
		Raumübergreifendes	-	Beschreibung der funktionalen / organisatorischen Zusammenhänge innerhalb der Funktionseinheiten	Beschreibung der funktionalen / organisatorischen
		Funktionsschema nach			Zusammenhänge innerhalb der Funktionseinheiten
		Funktionseinheiten
		Definition Raumanforderungsprofil	-	Präambel + Raumanforderungsprofil (siehe Tab. 3.3.1)
		zur Überführung in ein späteres
		Raumbuch
		Technisch-infrastrukturelle	-	Beschreibung / Erfassung gemäß Tab. 3.3.2
		Anforderungen
	Termin-Ziele		-	Terminvorstellungen der HS
	Ggf. Definition der HS-seitigen Leistungen, die durch den BLB erbracht werden sollen		In Abstimmung mit BLB	Z.B. für aktive Komponenten Medientechnik		Vereinbarung zwischen HS und BLB
	Prüfung und Zusammenstellung der Unterlagen des Nutzerbedarfes		-	Zur Übergabe an BLB
	Projektteam (HS) aufstellen		-	Ermittlung der qualitativen und quantitativen Ressourcen und Benennung eines HS-seitigen PV
	Bauphase		-	Erfassung der HS-seitigen Anforderungen an die Bauphase
	Herbeiführung der Genehmigung des Raumprogramms und Nutzerbedarfes		Abgestimmte Unterlagen	Vorlage beim MIWF		Genehmigung

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Die unter 3.3 aufgeführten „generellen Anforderungen“ (grau schattiert) lassen sich hinsichtlich des Raumanforderungsprofils und der technisch- infrastrukturellen Anforderungen wie folgt weiter operationalisieren:

3.3.1 Generelle Anforderungen - Raumanforderungsprofil

Raumanforderungsprofil – Struktur und Inhalte				Beispiele
Allgemeine Angaben			Raumbezeichnung gemäß Raumart
		Nutzung, Art der durchzuführenden Tätigkeiten		Labor: Analytik, Synthese, Messraum,
			Raumnutzungs-Code (RNC)
			Nutzer
		Anzahl der Räume aus Raumliste
		Funktionsschema / Arbeitsabläufe		Technische und infrastrukturelle Anforderungen, z.B. Zugangseinschränkungen, Wartung
					z.B. Zugangseinschränkungen, Wartung
			Art der Arbeitsplätze		Ständige / Nichtständige Arbeitsplätze
Nutzungsspezifische Anforderungen		Betriebsbeschreibung		Beachtung der arbeitsschutzrechtlichen Belange
		Zahl der Arbeitsplätze (siehe Raumliste)
		Aufstellung nutzungsspezifischer Gefährdungen		Hinweise auf über laborübliche Bedingungen [vgl. DGUV-I 213-850] hinausgehende, spezielle Anforderungen
		Nutzungsbedingte Genehmigungsanforderungen		Nach Gentechnik, Strahlenschutz etc.; Klassifizierung nach besonderen Genehmigungsanforderungen (S1/S2/ S3)
		Qualitative Beschreibung besonderer Raumanforderungen		• Raumklima • Akustik • Reinraum • Erschütterung
		Art und Umfang der Werkstücke (Anlieferung etc.)
	Technische	nach Kostengruppen (KG) 300 und 400 (DIN 276)
	Anforderungen
Ausstattung		(Nutzungs-)Art und Anzahl der Geräte
		Ersteinrichtung

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Bezüglich der inhaltlichen Aufbereitung des Raumanforderungsprofils sind für die Hochschulen als Ersteller und den BLB als Empfänger folgende Aspekte zu beachten: • Hochschulen geben möglichst früh an, was schon bekannt ist (gilt auch für 3.3.2). • Angaben im Raumanforderungsprofil zu Mengen und Qualitäten der Bauausführung sind durch den Planer zu verifizieren bzw. zu plausibilisieren. Die Festlegung von Mengen und Qualitäten erfolgt abhängig von der erforderlichen Planungstiefe in den jeweiligen Leistungsphasen (gilt auch für 3.3.2). • Anforderungen an Räume der gleichen Art können in einem Raumanforderungsprofil zusammengefasst werden (vgl. Kap. 14.2). • Die Erstellung eines Raumanforderungsprofils soll einhergehen mit einer konkreten Betriebsbeschreibung. • Funktionale Anforderungen im Rahmen des Raumanforderungsprofils sind für die Beauftragung des Planers verbindlich festzulegen. • Das Raumanforderungsprofil ist als separates Dokument anzuwenden (zur späteren Überführung in ein Raumbuch) • Die Struktur soll der des späteren Raumbuches entsprechen.

3.3.2 Generelle Anforderungen - Technik/Infrastruktur

Technisch–infrastrukturelle Anforderungen	Beispiele
Standards der Hochschule	Technische Anschlussbedingungen (TAB), Anforderungen an die Übergabedokumentation (Revisionsunterlagen)
Ver- und Entsorgung
Energieversorgung
Logistik
Zutrittsregelungen/Sicherheitsanforderungen	Schließkonzept
Verkehrstechnische Erschließung
Außenanlagen
Betriebskonzept
Anforderungen an die Standorte

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3.4 Aufgaben des BLB in Projektphase 0 Die nachfolgende Liste stellt eine Auflistung der BLB-seitigen Verantwortung dar:

Aufgaben BLB		Mitwirkung HS	Was/Wie		Ergebnis
Variantenvergleich		Unter aktiver Beteiligung der HS	Wirtschaftlichkeitsbetrachtung gemäß LHO		Lösungsvorschlag
Klärung Standortfrage		Unter Berücksichtigung der HS-seitigen Belange	HSEP; Klärung Eigentumsverhältnisse Grundstück sowie Planungs- und Baurecht; ggf. Machbarkeits- studie; Prüfung technische Machbarkeit		Festlegung des Standortes
Projektteam aufstellen		-	Zusammenstellung nach Kompetenzen und Kapazitäten		Benennung des Projektteams
	Ausschreibung	Auf Anforderung der HS		Ausschreibung und Angebotsbeiziehung,	Dienstleistungsvertrag
	Beratungsleistung zur			Vertragsabschluss mit Vertragsmuster BLB
	Erstellung Nutzersoll			(vgl. Anlage 3, HKoP-Rahmenvereinbarung)
Prüfung des Nutzerbedarfes auf Plausibilität		Bei Rückfragen	Aufstellung von Prüfauflagen/Restleistungen
Festlegung der Vergabeart der Planung- und Projektsteuerungsleistungen		Unter Berücksichtigung der HS-seitigen Belange
Definition Leistungsbilder der Planung		Abstimmung hinsichtlich Schnittstellen	Zusammenstellung / Übersicht der Leistungsbilder Dissens: HS sehen die Kenntnis über die Inhalte der Leistungsbilder als unverzichtbar an! 2		Überprüfung in 2015
Definition besonderer Leistungen (z.B. Gutachten, Inbetriebnahme-Management, Außerbetriebnahme-Verfahren)		In Abstimmung mit der HS	Klärung der Refinanzierung im Rahmen des Projektes		Vertragliche Vereinbarung
Rahmen-Terminplan		Unter Einbeziehung der HS-seitigen Determinanten	Planung Zeitbedarfe und Meilensteine und Aufnahme HS-seitigen Meilensteine
Ggf. Beauftragung Externer		Bedarfsorient. Beteiligung der HS	Projektspezifisch zu definieren (Voruntersuchung/Machbarkeitsstudien)

2 Vgl. hierzu Vermerk/Argumentation der Vertreter der Hochschulen zur Kenntnis der Inhalte der Leistungsbilder vom 26.02.15

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Erstellung Projekthandbuch	Unter Berücksichtigung der HS-seitigen Belange	Grundlage zur Fortschreibung in den weiteren Leistungsphasen	Projekthandbuch
Schnittstellen klären (zur HS)	In Abstimmung mit der HS	Ersteinrichtung / Bau, Planungsleistung (Medientechnik, Umzug, Möblierung, etc.)	Schnittstellenliste

4 Vergabeverfahren Planungsleistungen

4.1 Meilensteine des Vergabeverfahrens

Zum Start des Vergabeverfahrens sind folgende Punkte erfüllt:

Genehmigung von qualitativen und quantitativen Zielgrößen durch MIWF im Einvernehmen mit FM
Übergabe der genehmigten Unterlagen von HS an BLB
Nutzersollvereinbarung in Verbindung mit etwaigen Gremienauflagen
Vorliegen Finanzierungszusagen (mind. bis Lph 3)
Gremienentscheide HS und BLB

Zum Abschluss des Vergabeverfahrens sind folgende Punkte erfüllt:

Vergabe der wesentlichen projektrelevanten (Fach-)Planungsleistungen ist erfolgt
Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase
Übergang in Lph 1

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5 Leistungsphase 1

5.1 Meilensteine der Lph 1

Zum Start Lph 1 sind folgende Punkte erfüllt

Vergabe der wesentlichen projektrelevanten (Fach-)Planungsleistungen
Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der Lph 1
Benennung der verantwortlichen Projektbeteiligten (BLB+HS)

Zum Abschluss Lph 1 sind folgende Punkte erfüllt

Aufgabenklärung mit (externem) Planer/Dienstleister ist erfolgt und dokumentiert
Fortschreibung Nutzerbedarf und Dokumentation der Bedarfsklärung zwischen Planer, Baubeauftragtem (Nutzer) und verantwortlichen Projektbeteiligten
Zusammenstellung/Übergabe der Unterlagen durch den Planer
Fortschreibung Projekthandbuch
Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 1 gegenüber der Nutzersollvereinbarung)
Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase, z.B. besondere Leistungen der Leistungsbilder der HOAI, Gutachten etc.
Vereinbarung über Abschluss Lph 1 und Übergang in Lph 2

5.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 1

• Überprüfung der Planungsergebnisse auf Übereinstimmung mit den Projektzielen durch kontinuierlichen Planungsdialog zwischen BLB, HS und Planer (siehe Kapitel 1: Rollenverteilung zwischen HS und BLB) • Ggf. Fortschreibung/Anpassung Finanzierung • Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Leistungsphase

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5.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 1


Konkretisierung Nutzerbedarf	Planungsdialog	Weitere Ausgestaltung der beschriebenen Bedarfe zur Fortschreibung im Planungsprozess	Fortgeschriebener Nutzerbedarf im Dokument Nutzerbedarf
Anpassung Nutzerbedarf	Planungsdialog	Reaktive Überarbeitung nach Hinweis Planer
Projektteam (HS) steuern/koordinieren	Planungsdialog	Teilbeitrag zur Fortschreibung im Projekthandbuch
HS-interne Gremienbeteiligung	Bei Bedarf

Die Konkretisierung und Anpassung des Nutzerbedarfs ist als Ergebnis der Planungstiefe in der jeweiligen Leistungsphase zu sehen und wird im Folgenden als Fortschreibung des Nutzerbedarfs zusammengefasst. Fortschreibung bedeutet insofern nicht die Änderung der Grundlagen des Nutzerbedarfes.

5.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 1


Projektleitung und -steuerung	Planungsdialog
Gesamt-Projektteam steuern/koordinieren	-	Alle Planungsbeteiligten sind gemäß Projekthandbuch zu steuern und zu koordinieren
Pflege und Fortschreibung des Projekthandbuches	Planungsdialog
Erbringung der erforderlichen Planungs- und Beratungsleistungen nach HOAI und ggf. Erbringung notwendiger gutachterlicher und Sachverständigen-Leistungen	Planungsdialog	Klärung der Aufgabenstellung durch den Planer; Plausibilisierung der Anforderungen aus der Nutzersollvereinbarung unter technischen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten	Hinweise auf Unstimmigkeiten, fehlende Angaben, Kostentreiber und Optimierungsvorschläge

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Initiierung Inbetriebnahme- Management,	Planungsdialog
Außerbetriebnahme-Verfahren (ABV)	Planungsdialog	Planung von Außerbetriebnahmen bei Sanierungsmaßnahmen und/oder Neubauten
Fortschreibung Terminplanung	Planungsdialog	Rahmenterminplan für Gesamtprojekt inkl. HS-interner und externer (Dritte) Meilensteine
Festlegung der Vergabeart der Bauleistung	Unter Berücksichtigung der HS-seitigen Belange

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6 Leistungsphase 2

6.1 Meilensteine der Lph 2

Zum Start Lph 2 sind folgende Punkte erfüllt

Vereinbarung über Abschluss Lph 1 / Übergang in Lph 2
Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der Lph 2
Aufgabenklärung mit (externem) Planer/Dienstleister
Fortschreibung Nutzerbedarf und Dokumentation der Bedarfsklärung zwischen Planer, Baubeauftragtem (Nutzer) und verantwortlichen Projektbeteiligten
Zusammenstellung/Übergabe der Unterlagen
Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 1 gegenüber der Nutzersollvereinbarung)

Zum Abschluss Lph 2 sind folgende Punkte erfüllt

Überprüfung Variantenvergleich aus Phase 0 bei Kostenüberschreitung (siehe Punkt 8, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung)
Bestmöglicher Lösungsansatz (nach HOAI) mit Kosten (inkl. Prognose/Abschätzung der Nutzungskosten in den wesentlichen Unterscheidungsmerkmalen der jeweiligen Varianten), Terminen und Qualitäten liegt vor.
Konkretisierung der Angaben und Umsetzung der Anforderungen aus dem Raumanforderungsprofil pro Raum (Raumtypenbuch) zur Fortschreibung in den nachfolgenden Leistungsphasen (Beschreibung der einzelnen Räume als Grundlage zur späteren Bauleistung)
Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase, z.B. besondere Leistungen der Leistungsbilder der HOAI, Gutachten etc.
Fortschreibung Projekthandbuch
Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 2 gegenüber der Nutzersollvereinbarung)
Vereinbarung über Abschluss Lph 2 und Übergang in Lph 3

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Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016

6.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 2

• Abstimmung des bestmöglichen Lösungsansatzes (nach HOAI) mit Kosten (inkl. Prognose/Abschätzung der Nutzungskosten in den wesentlichen Unterscheidungsmerkmalen der jeweiligen Varianten), Terminen und Qualitäten. • Konkretisierung der Angaben und Umsetzung der Anforderungen aus dem Raumanforderungsprofil pro Raum (raumscharf) zur Fortschreibung in den nachfolgenden Leistungsphasen (Beschreibung der einzelnen Räume als Grundlage zur späteren Bauleistung) • Überprüfung der Planungsergebnisse auf Übereinstimmung mit den Projektzielen durch kontinuierlichen Planungsdialog zwischen BLB, HS und Planer (siehe Kapitel 1: Rollenverteilung zwischen HS und BLB) • Sicherstellung der arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen auf Basis des Nutzerbedarfs • Abstimmung zur Kostenplanung (Kostenschätzung nach DIN 276) • Ggf. Fortschreibung/Anpassung Finanzierung • Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase • Vereinbarung über Abschluss Lph 2 und Übergang in Lph 3

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Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016

6.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 2


Konkretisierung Nutzerbedarf	Planungsdialog	Weitere Ausgestaltung der beschriebenen Bedarfe zur Fortschreibung im Planungsprozess	Fortgeschriebener Nutzerbedarf im Raumtypenbuch zur späteren Überführung in das Raumbuch (keine parallele Fortschreibung des Dokumentes Nutzerbedarf)
Anpassung Nutzerbedarf	Planungsdialog	Anpassungen des Nutzerbedarfes zur Fortschreibung im Planungsprozess und als Input für den Projektänderungsantrag
Projektteam (HS) steuern/koordinieren	-	Alle hochschulseitigen Planungsbeteiligten sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Projekthandbuch
HS-interne Gremienbeteiligung	Im Bedarfsfall	Beteiligung aller Interessenvertretungen (z.B. Personalräte, GSTB, SBV etc.) und hochschulinternen Gremien	Beteiligungen sind dokumentiert, Zustimmungen liegen vor
Beteiligung der Unfallkasse	In Abstimmung mit BLB	Vorstellung der Planung	Etwaige Anforderungen der Unfallkasse sind bekannt und dokumentiert
Beteiligung von Behörden, die den Betrieb genehmigen	Im Bedarfsfall	Vorstellung der Planung und des Betriebskonzeptes (Gentechnik, Strahlenschutz, Tierschutz etc.)	Etwaige Anforderungen der Genehmigungsbehörden sind bekannt und dokumentiert

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6.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 2


Projektleitung und -steuerung	Planungsdialog
Pflege und Fortschreibung des Projekthandbuches	Planungsdialog
Umsetzung der Anforderungen aus dem Nutzerbedarf	Planungsdialog	Raumanforderungsprofil pro Raum zur Fortschreibung in den nachfolgenden Leistungsphasen (Beschreibung der einzelnen Räume als Grundlage zur späteren Bauleistung)	Raumtypenbuch
Erbringung der Planungsleistung nach HOAI und ggf. Erbringung notwendiger gutachterlicher Leistungen	Planungsdialog	Siehe Leistungsbilder HOAI	Vorplanung ist erstellt
Baufachliche Prüfung der Planungsergebnisse	Bei Bedarf	Planungsbegleitend (ggf. Aufstellung von Prüfauflagen/ Restleistungen)
Überprüfung Variantenvergleich aus Phase 0 bei Kostenüberschreitung	Planungsdialog	Überprüfung der Grundannahmen und resultierenden Kostenansätze	Entscheidung zum weiteren Vorgehen
Erstellung Soll-Ist-Abgleich zum Raumprogramm	-	Tabellarische Darstellung	Übersicht zu etwaigen Abweichungen
Fortschreibung Rahmenterminplanung	Planungsdialog	Rahmenterminplan für Gesamtprojekt inkl. HS-interner und externer (Dritte) Meilensteine	Terminplan
Abstimmung der Vergabeart der Bauleistung	Unter Berücksichtigung der HS-seitigen Belange
Initiierung Inbetriebnahme- Management (IBM),	Planungsdialog	Abstimmung der Leistungsinhalte sowie -zuständigkeiten, Schnittstellen und Vorbereitung Leistungsübergang (zum Abschluss Lph 8)	Vorauss. für IBM- Konzept sind geklärt
Außerbetriebnahme-Verfahren (ABV)	Planungsdialog	Planung von Außerbetriebnahmen bei Sanierungsmaßnahmen und/oder Neubauten	Vorauss. für ABV- Konzept sind geklärt

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7 Leistungsphase 3

7.1 Meilensteine der Lph 3

Zum Start Lph 3 sind folgende Punkte erfüllt

Vereinbarung über Abschluss Lph 2 / Übergang in Lph 3
Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der Lph 3
Freigabe der Vorplanung einschließlich der Kostenschätzung, Auswahl des bestmöglichen, wirtschaftlichsten Lösungsansatzes
Fortschreibung Nutzerbedarf und Dokumentation der Bedarfsklärung zwischen Planer, Baubeauftragtem (Nutzer) und verantwortlichen Projektbeteiligten
Fortschreibung Projekthandbuch
Zusammenstellung/Übergabe der Unterlagen
Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 2 gegenüber der Nutzersollvereinbarung)

Zum Abschluss Lph 3 sind folgende Punkte erfüllt

Abschluss der Entwurfsplanung einschließlich der Kostenberechnung (inkl. Berechnung der Nutzungskosten), Konkretisierung der Angaben und Umsetzung der Anforderungen aus dem Raumanforderungsprofil pro Raum (Raumtypenbuch) zur Fortschreibung in den nachfolgenden Leistungsphasen (Beschreibung der einzelnen Räume als Grundlage zur späteren Bauleistung)
Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase, z.B. besondere Leistungen der Leistungsbilder der HOAI, Gutachten etc.
Vergabeart der Bauleistung ist festgelegt
Fortschreibung Projekthandbuch
Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 3 gegenüber der Nutzersollvereinbarung)
Planungssollvereinbarung (siehe Punkt 7, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung)
Überprüfung Variantenvergleich aus Phase 0 bei Kostenüberschreitung (siehe Punkt 8, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung)
Vorlage der Planungssollvereinbarung mit Anlagen bei MIWF und FM (siehe Punkt 8, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung)
Rückmeldung MIWF und FM liegt vor und Planungssollvereinbarung wird ggf. angepasst. (siehe Punkt 8 und 9, Anlage 2 HKoP - Vereinbarung)
Vereinbarung über Abschluss Lph 3 und Übergang in Lph 4

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7.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 3

• Abstimmung der auf der Vorplanung basierenden Entwurfsplanung • Weitere Konkretisierung der Angaben und Umsetzung der Anforderungen aus dem Raumanforderungsprofil pro Raum (Raumtypenbuch) zur Fortschreibung in den nachfolgenden Leistungsphasen (Beschreibung der einzelnen Räume als Grundlage zur späteren Bauleistung) • Überprüfung der Planungsergebnisse auf Übereinstimmung mit den Projektzielen durch kontinuierlichen Planungsdialog zwischen BLB, HS und Planer (siehe Kapitel 1: Rollenverteilung zwischen HS und BLB) • Sofern Änderungen des Nutzerbedarfes durch HS oder BLB erforderlich erscheinen, sind diese durch Projektänderungsanträge zu dokumentieren und freizugeben. • Sicherstellung der arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen auf Basis des Nutzerbedarfs • Bemusterung (Material- und Farbkonzept) • Abstimmung zur Kostenplanung (Kostenberechnung nach DIN 276) • Ggf. Fortschreibung/Anpassung Finanzierung • Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase • Erstellung der Planungssollvereinbarung (siehe Punkt 7, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) • Vereinbarung über Abschluss Lph 3 und Übergang in Lph 4

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Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016

7.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 3


Konkretisierung Nutzerbedarf	Planungsdialog	Weitere Ausgestaltung der beschriebenen Bedarfe zur Fortschreibung im Planungsprozess	Fortgeschriebener Nutzerbedarf im Raumtypenbuch zur späteren Überführung in das Raumbuch (keine parallele Fortschreibung des Dokumentes Nutzerbedarf)
Anpassung Nutzerbedarf	Planungsdialog	Anpassungen des Nutzerbedarfes zur Fortschreibung im Planungsprozess und als Input für den Projektänderungsantrag
Projektteam (HS) steuern/koordinieren	-	Alle hochschulseitigen Planungsbeteiligten sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Projekthandbuch
HS-interne Gremienbeteiligung	Im Bedarfsfall	Beteiligung aller Interessenvertretungen (z.B. Personalräte, GSTB, SBV etc.) und hochschulinternen Gremien	Beteiligungen sind dokumentiert, Zustimmungen liegen vor
Beteiligung der Unfallkasse	In Abstimmung mit BLB	Vorstellung der Entwurfsplanung	Etwaige Anforderungen der Unfallkasse sind bekannt und dokumentiert
Beteiligung von Behörden, die den Betrieb genehmigen	Im Bedarfsfall	Vorabstimmung der Genehmigungsfähigkeit der Planung und des Betriebskonzeptes (z.B. Gentechnik, Strahlenschutz, Tierschutz);	Etwaige Anforderungen der Genehmigungsbehörden sind bekannt und dokumentiert
Festlegung, ob Wartungs- oder Instandhaltungsleistungen durch den BLB mit ausgeschrieben werden sollen	In Abstimmung mit BLB	Definition der Anforderungen an Vertragsstandard/- inhalte (z.B. AMEV, Wartungskarten); Abstimmung der Berücksichtigung im Vergabeverfahren (Laufzeiten, Preise)	Schriftliche Vereinbarung zwischen HS und BLB
Vorlage Planungssollvereinbarung mit Anlagen	In Abstimmung mit BLB	Einreichung bei MIWF und FM mit Begründung bei Überschreitung der Genehmigungsparameter (Flächen, Qualitäten und Kostenrahmen) (siehe Punkt 8, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung)	Rückmeldung durch MIWF

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7.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 3


Projektleitung und -steuerung	Planungsdialog
Pflege und Fortschreibung des Projekthandbuches	Planungsdialog
Umsetzung der Anforderungen aus dem Nutzerbedarf	Planungsdialog	Raumanforderungsprofil pro Raum zur Fortschreibung in den nachfolgenden Leistungsphasen (Beschreibung der einzelnen Räume als Grundlage zur späteren Bauleistung)	Raumtypenbuch
Erbringung der Planungsleistung nach HOAI und ggf. Erbringung notwendiger gutachterlicher Leistungen	Planungsdialog	Siehe Leistungsbilder HOAI	Entwurfsplanung ist erstellt
Baufachliche Prüfung der Planungsergebnisse	Bei Bedarf	Planungsbegleitend (ggf. Aufstellung von Prüfauflagen/ Restleistungen)
Überprüfung Variantenvergleich aus Phase 0 bei Kostenüberschreitung	Planungsdialog	Überprüfung der Grundannahmen und resultierenden Kostenansätze	Entscheidung zum weiteren Vorgehen
Fortschreibung Soll-Ist-Abgleich zum Raumprogramm	-	Tabellarische Darstellung	Übersicht zu etwaigen Abweichungen
Fortschreibung Rahmenterminplanung	Planungsdialog	Rahmenterminplan für Gesamtprojekt inkl. HS-interner und externer (Dritte) Meilensteine	Terminplan
Erstellung Planungssollvereinbarung mit Anlagen	In Abstimmung mit HS	Begründung bei Überschreitung der Genehmigungsparameter (Flächen, Qualitäten und Kostenrahmen) (siehe Punkt 8, Anlage 2 HKoP - Vereinbarung)	Planungssollvereinbarung
Festlegung der Vergabeart der Bauleistung	Unter Berücksichtigung der HS-seitigen Belange
Beginn Inbetriebnahme- Management (IBM) (sofern refinanziert)	Planungsdialog	Festlegung der Leistungsinhalte und -zuständigkeiten, Schnittstellen und Vorbereitung Leistungsübergang (zum Abschluss Lph 8)	IBM-Konzept

Leistungsübergang (zum Abschluss Lph 8)

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	Aufgaben BLB			Mitwirkung HS			Was/Wie			Ergebnis
Außerbetriebnahme-Verfahren (ABV)			Planungsdialog			Festlegung der Leistungsinhalte und -zuständigkeiten, Schnittstellen und Vorbereitung der Übergabe des Baufeldes bzw. der Baustelle			ABV-Konzept

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8 Leistungsphase 4

8.1 Meilensteine der Lph 4

Zum Start Lph 4 sind folgende Punkte erfüllt

Vereinbarung über Abschluss Lph 3 / Übergang in Lph 4
Planungssollvereinbarung (siehe Punkt 7, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung)
Überprüfung Variantenvergleich aus Phase 0 bei Kostenüberschreitung (siehe Punkt 8, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung)
Rückmeldung MIWF und FM liegt vor und Planungssollvereinbarung wird ggf. angepasst. (siehe Punkt 8 und 9, Anlage 2 HKoP - Vereinbarung)
Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der Lph 4
Freigabe der Entwurfsplanung einschließlich der Kostenberechnung und des Planungssolls
Fortschreibung Projekthandbuch
Zusammenstellung/Übergabe der Unterlagen

Zum Abschluss Lph 4 sind folgende Punkte erfüllt

Alle bau- und planungsrechtlichen Genehmigungen bzw. Zustimmungen mit Auflagen und Bedingungen liegen vor
Abschluss der Genehmigungsplanung
Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 4 gegenüber der Planungssollvereinbarung)
Vereinbarung über Abschluss Lph 4 und Übergang in Lph 5

8.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 4 • Vereinbarung über Abschluss Lph 4 und Übergang in Lph 5

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8.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 4

	Aufgaben der HS			Mitwirkung BLB			Was/Wie			Ergebnis
Teilnahme am Planungsdialog			ja			Bei Bedarf
Projektteam (HS) steuern/koordinieren			-			Alle hochschulseitigen Planungsbeteiligten sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Projekthandbuch

8.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 4


Projektleitung und -steuerung	Planungsdialog
Gesamt-Projektteam steuern/koordinieren	-	Alle Planungsbeteiligten sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Projekthandbuch
Pflege und Fortschreibung des Projekthandbuches	Planungsdialog
Erbringung der Planungsleistung nach HOAI und ggf. Erbringung notwendiger gutachterlicher Leistungen	Planungsdialog	Siehe Leistungsbilder HOAI; Übernahme der Auflagen und Bedingungen aus den bau- und planungsrechtlichen Genehmigungen / Zustimmungen	Genehmigungsplanung ist erstellt
Baufachliche Prüfung der Planungsergebnisse	Bei Bedarf	Planungsbegleitend (ggf. Aufstellung von Prüfauflagen/ Restleistungen)
Fortschreibung Rahmenterminplanung	Planungsdialog	Rahmenterminplan für Gesamtprojekt inkl. HS-interner und externer (Dritte) Meilensteine	Terminplan

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Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016

9 Leistungsphase 5

9.1 Meilensteine der Lph 5

Zum Start Lph 5 sind folgende Punkte erfüllt

Vereinbarung über Abschluss Lph 4 / Übergang in Lph 5 3
Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der Lph 5
Fortschreibung Projekthandbuch
Vergabeart der Bauleistung ist festgelegt
Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 4 gegenüber der Planungssollvereinbarung)

Zum Abschluss Lph 5 sind folgende Punkte erfüllt

Abschluss der Ausführungsplanung4, Konkretisierung der Angaben und Umsetzung der Anforderungen aus dem Raumanforderungsprofil pro Raum (Raumbuch) zur Fortschreibung in den nachfolgenden Leistungsphasen (Beschreibung der einzelnen Räume als Grundlage zur späteren Bauleistung)
Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase, z.B. besondere Leistungen der Leistungsbilder der HOAI, Gutachten etc.
Festlegung der zur Übergabe zwingend erforderlichen Dokumentation (inkl. Terminplanung zur sukzessiven Übergabe der Revisionsunterlagen)
Fortschreibung Projekthandbuch
Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 5 gegenüber der Planungssollvereinbarung)
Bausollvereinbarung bei Vergabe der Bauleistung nach Gewerken oder Losen (siehe Punkt 10, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung)
Bausollvereinbarung bei GU-Vergabe auf Grundlage der Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm4 (siehe Punkt 10, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung)
BLB unterbreitet HS ein verbindliches Refinanzierungsangebot unter Gremienvorbehalt (siehe Punkt 11, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung)

3 Ggf. kann im Einzelfall auch vor Abschluss der Lph 4 mit der Lph 5 begonnen werden 4 Bei GU-Vergabe erfolgt die Erstellung der Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm. Hierbei entfallen die entsprechenden Grundleistungen der Lph 5.

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Annahme des Miet-/Zuschussangebotes durch HS und anschließend zustimmende Kenntnisnahme durch MIWF (siehe Punkt 12, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung)
BLB und HS schließen Einzelvereinbarung unter Gremienvorbehalt (siehe Punkt 13, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung)
Vereinbarung über Abschluss5 Lph 5 und Übergang in Lph 6 (siehe Punkt 14, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung)
BLB holt notwendige Genehmigungen der Gremien ein (siehe Punkt 15, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung)

9.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 5

• Abstimmung der auf der Entwurfs- und Genehmigungsplanung basierenden Ausführungsplanung • Weitere Konkretisierung der Angaben und Umsetzung der Anforderungen aus dem Raumanforderungsprofil pro Raum (Raumbuch) zur Fortschreibung in den nachfolgenden Leistungsphasen (Beschreibung der einzelnen Räume als Grundlage zur späteren Bauleistung) • Abstimmung der planungsrelevanten Details zu Ersteinrichtung, Großgeräten und Umzügen • Überprüfung der Planungsergebnisse auf Übereinstimmung mit den Projektzielen durch kontinuierlichen Planungsdialog zwischen BLB, HS und Planer (siehe Kapitel 1: Rollenverteilung zwischen HS und BLB) • Sofern Änderungen des Nutzerbedarfes durch HS oder BLB erforderlich erscheinen, sind diese durch Projektänderungsanträge zu dokumentieren und freizugeben. • Sicherstellung der arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen auf Basis des Nutzerbedarfs • Festlegung der vor bzw. bei oder nach Übergabe zwingend erforderlichen Dokumentation6 (inkl. Terminplanung zur sukzessiven Übergabe der Revisionsunterlagen) • Abstimmung zur Kostenplanung (Kostenberechnung nach DIN 276) • Ggf. Fortschreibung/Anpassung Finanzierung • Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben • Abschluss der Bausollvereinbarung (siehe Punkt 10, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung) • Vereinbarung über Abschluss Lph 5 und Übergang in Lph 6

5 ohne die Grundleistungen e) und f) der Lph 5 (vgl. HOAI Stand 2013) 6 Siehe Kapitel 12.5

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9.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 5

	Aufgaben der HS
Konkretisierung Nutzerbedarf		Planungsdialog	Weitere Konkretisierung der beschriebenen Bedarfe zur Fortschreibung im Planungsprozess; Angaben zu planungsrelevanten Details zu Ersteinrichtung, Großgeräten und Umzügen	Überführung Nutzerbedarf in das Raumbuch (keine parallele Fortschreibung des Dokumentes Nutzerbedarf)
Anpassung Nutzerbedarf		Planungsdialog	Anpassungen des Nutzerbedarfes zur Fortschreibung im Planungsprozess und als Input für den Projektänderungsantrag
Projektteam (HS) steuern/koordinieren		-	Alle hochschulseitigen Planungsbeteiligten sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Projekthandbuch
	Annahme des Miet-/	Vorlage Mietangebot durch BLB	(siehe Punkt 12, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung)	Zustimmende Kenntnisnahme MIWF
	Zuschussangebotes und Einreichung
	beim MIWF

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Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016

9.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 5


Projektleitung und -steuerung	Planungsdialog
Pflege und Fortschreibung des Projekthandbuches	Planungsdialog
Umsetzung der Anforderungen aus dem Nutzerbedarf	Planungsdialog	Raumtypenbuch zur Fortschreibung in den nachfolgenden Leistungsphasen (Beschreibung der einzelnen Räume als Grundlage zur späteren Bauleistung)	Raumbuch
Erbringung der Planungsleistung nach HOAI und ggf. Erbringung notwendiger gutachterlicher Leistungen	Planungsdialog	Siehe Leistungsbilder HOAI	Ausführungsplanung ist erstellt
Baufachliche Prüfung der Planungsergebnisse	Planungsdialog	Planungsbegleitend (ggf. Aufstellung von Prüfauflagen/ Restleistungen)
Fortschreibung Soll-Ist-Abgleich zum Raumprogramm	-	Tabellarische Darstellung	Übersicht zu etwaigen Abweichungen
Fortschreibung Rahmenterminplanung	Planungsdialog	Rahmenterminplan für Gesamtprojekt inkl. HS-interner und externer (Dritte) Meilensteine	Terminplan
Erstellung Bausollvereinbarung mit Anlagen	In Abstimmung mit HS	siehe Punkt 10, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung	Bausollvereinbarung
Fortführung Inbetriebnahme- Management (IBM) (sofern refinanziert)	Planungsdialog	Planung der Inbetriebnahme, Festlegung Zuständigkeiten und Schnittstellen sowie Vorbereitung Leistungsübergang (zum Abschluss Lph 8)	IBM-Konzept
Fortführung Außerbetriebnahme- Verfahren (ABV)	Planungsdialog	Planung der Außerbetriebnahme, Festlegung der Zuständigkeiten und Schnittstellen sowie Vorbereitung der Übergabe des Baufeldes bzw. der Baustelle	ABV-Konzept

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Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016

10 Leistungsphase 6

Die Leistungsphasen 5 und 6 (Ausführungsplanung und Vorbereitung der Vergabe) werden hier getrennt betrachtet. In der Praxis kann die Erarbeitung der Planungsergebnisse durchaus gewerkeweise fließend ineinander übergehen mit dem Ziel, eine erhöhte Kostensicherheit durch Bepreisung der Leistungsverzeichnisse durch den Planer in der Leistungsphase 6 zu erreichen.

10.1 Meilensteine der Lph 6

Zum Start Lph 6 sind folgende Punkte erfüllt

Bausollvereinbarung bzw. Vereinbarung über Abschluss Lph 5 / Übergang in Lph 6
Genehmigungen der BLB-Gremien liegen vor (siehe Punkt 15, Anlage 2 HKoP -Vereinbarung)
Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der Lph 6
Fortschreibung Projekthandbuch
Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 5 gegenüber der Bausollvereinbarung)

Zum Abschluss Lph 6 sind folgende Punkte erfüllt

Abschluss der Vorbereitung der Vergabe
Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase
Fortschreibung Projekthandbuch
Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 6 gegenüber der Bausollvereinbarung)
Ausführungssoll ist definiert, bestehend aus Bausollvereinbarung, Einzelvereinbarung und evtl. Auflagen aus Gremienentscheidungen (siehe Punkt 15, Anlage 2 HKoP-Rahmenvereinbarung)
Vereinbarung über Abschluss Lph 6 und Übergang in Lph 7

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Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016

10.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 6

• Überprüfung der Planungsergebnisse (bepreiste Leistungsverzeichnisse) auf Übereinstimmung mit den Projektzielen durch kontinuierlichen Planungsdialog zwischen BLB, HS und Planer (siehe Kapitel 1: Rollenverteilung zwischen HS und BLB) • Sofern Änderungen der Bausollvereinbarung/ des Ausführungssolls (Punkt 16, Anlage 2, HKOP) durch HS oder BLB erforderlich erscheinen, sind diese durch Projektänderungsanträge zu dokumentieren und freizugeben. • Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben • Vereinbarung über Abschluss Lph 6 und Übergang in Lph 7

10.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 6


Teilnahme am Planungsdialog	ja	Bei Bedarf
Projektteam (HS) steuern/koordinieren	-	Alle hochschulseitigen Planungsbeteiligten sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Projekthandbuch
Prüfung und Freigabe der Leistungsverzeichnisse Wartung/Instandhaltung	Planungsdialog	Auf Basis der Festlegung aus Lph 3	Freigabe

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Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016

10.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 6


Projektleitung und -steuerung	Planungsdialog
Pflege und Fortschreibung des Projekthandbuches	Planungsdialog
Erbringung der Planungsleistung auf Basis der Bausollvereinbarung nach HOAI	Planungsdialog	Siehe Leistungsbilder HOAI; Abstimmung zu den Leistungsinhalten, die BLB im Namen der HS ausschreibt (z.B. Wartung)	Vorbereitung der Vergabe ist abgeschlossen; Ausführungssoll ist definiert (Punkt 16, Anlage 2, HKOP)
Baufachliche Prüfung der Planungsergebnisse	Bei Bedarf	Planungsbegleitend (ggf. Aufstellung von Prüfauflagen/ Restleistungen)
Fortschreibung Rahmenterminplanung	Planungsdialog	Rahmenterminplan für Gesamtprojekt inkl. HS-interner und externer (Dritte) Meilensteine	Terminplan
Fortführung Inbetriebnahme- Management (IBM) (sofern refinanziert)	Planungsdialog	Planung/Umsetzung der Inbetriebnahme, Festlegung Zuständigkeiten und Schnittstellen sowie Vorbereitung Leistungsübergang (zum Abschluss Lph 8)	Teilbeiträge IBM zu den Leistungsverzeichnissen
Fortführung Außerbetriebnahme- Verfahren (ABV)	Planungsdialog	Planung/Umsetzung der Außerbetriebnahme	Teilbeiträge ABV zu den Leistungsverzeichnissen

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Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016

11 Leistungsphase 7

Die Leistungsphasen 6 und 7 (Vorbereitung der Vergabe und Mitwirkung bei der Vergabe) werden hier getrennt betrachtet. In der Praxis kann die Erarbeitung der Planungsergebnisse durchaus gewerkeweise fließend ineinander übergehen mit dem Ziel, eine zeitliche Optimierung im Planungs- und Bauablauf zu erreichen. Hierzu sollte ein Großteil der Planung (> 60% der Kosten) durch detaillierte Kostenermittlung (z.B. bepreiste Leistungsverzeichnisse aus Lph 6) belegt werden und ausschreibungsreif sein.

11.1 Meilensteine der Lph 7

Zum Start Lph 7 sind folgende Punkte erfüllt

Bausollvereinbarung bzw. Vereinbarung über Abschluss Lph 6 / Übergang in Lph 7
Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der Lph 7
Fortschreibung Projekthandbuch
Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 6 gegenüber der Bausollvereinbarung)

Zum Abschluss Lph 7 sind folgende Punkte erfüllt

Abschluss der Vergaben
Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase
Fortschreibung Projekthandbuch
Abschluss der Außerbetriebnahme
Übergabe des Baufeldes7
Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 7 gegenüber dem Ausführungssoll)
Vereinbarung über Abschluss Lph 7 und Übergang in Lph 8

7 Kann u.U. auch erst zu Beginn Lph 8 erfolgen

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Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016

11.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 7

• Sofern Änderungen der Bausollvereinbarung/ des Ausführungssolls (Punkt 16, Anlage 2, HKOP) durch HS oder BLB erforderlich erscheinen, sind diese durch Projektänderungsanträge zu dokumentieren und freizugeben. • Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben • Vereinbarung über Abschluss Lph 7 und Übergang in Lph 8

11.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 7


Teilnahme am Planungsdialog	ja	Bei Bedarf
Projektteam (HS) steuern/koordinieren	-	Alle hochschulseitigen Planungsbeteiligten sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Projekthandbuch
Ggf. Beauftragung Wartung/Instandhaltung	Planungsdialog	Auf Basis der Festlegung aus Lph 3
Freigabe der ggf. über den BLB ausgeschriebenen HS-seitigen Leistungen (z.B. aktive Komponenten Medientechnik)	Planungsdialog	Gemäß Vereinbarung zwischen HS und BLB aus der Projektphase 0 (siehe 3.3)
Übergabe des Baufeldes	Planungsdialog	Vereinbarung zwischen HS und BLB	Übergabeprotokoll

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Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016

11.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 7


Projektleitung und -steuerung	Planungsdialog
Pflege und Fortschreibung des Projekthandbuches	Planungsdialog
Erbringung der (Planungs-)Leistung nach HOAI auf Basis des Ausführungssolls	Planungsdialog	Siehe Leistungsbilder HOAI; Abstimmung zu den Leistungsinhalten, die BLB im Namen der HS ausschreibt (z.B. Wartung)	Vergaben sind erfolgt
Fortschreibung Rahmenterminplanung	Planungsdialog	Rahmenterminplan für Gesamtprojekt inkl. HS-interner und externer Meilensteine	Terminplan
Fortführung Inbetriebnahme- Management (IBM) (sofern finanziert)	Planungsdialog	Planung/Umsetzung der Inbetriebnahme, Festlegung Zuständigkeiten und Schnittstellen sowie Vorbereitung Leistungsübergang (zum Abschluss Lph 8)	Planung der Inbetriebnahme
Fortführung Außerbetriebnahme- Verfahren (ABV)	Planungsdialog	Umsetzung der Außerbetriebnahme	Abschluss der Außerbetriebnahme

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Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016

12 Leistungsphase 8

Die Leistungsphasen 7 und 8 (Mitwirkung bei der Vergabe und Objektüberwachung (Bauüberwachung) und Dokumentation) werden hier getrennt betrachtet. In der Praxis kann die Erarbeitung der Planungsergebnisse durchaus gewerkeweise fließend ineinander übergehen mit dem Ziel, eine zeitliche Optimierung im Planungs- und Bauablauf zu erreichen. Hierzu sollte ein Großteil der Vergaben (> 70% der Kosten) bei Vergabe des ersten größeren Loses durch submittierte Angebote belegt werden.

12.1 Meilensteine der Lph 8

Zum Start Lph 8 sind folgende Punkte erfüllt

Vereinbarung über Abschluss Lph 7 / Übergang in Lph 8
Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der Lph 8
Fortschreibung Projekthandbuch
Übergabe des Baufeldes ist erfolgt
Soll-Ist-Abgleich (signifikante Änderungen aus Lph 7 gegenüber der Bausollvereinbarung)

Zum Abschluss Lph 8 sind folgende Punkte erfüllt

Dokumentation aller für die Hochschule hinsichtlich Betrieb, Nutzung und Anmietung erforderlichen Unterlagen8
Abschluss der Inbetriebnahmen
Erstprüfungen durch Prüfsachverständige gemäß PrüfVO NRW
Sachverständigen-Abnahmen
Abschluss der Bauleistungen (sämtliche VOB-Abnahmen)
Bauaufsichtliche Abnahme
Einweisung des Betreibers
Übergabe an den Betreiber
Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der nachfolgenden Phase

8 Erläuterung zu Umfang und Terminierung siehe 12.5

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Projektleitfaden HS/BLB Stand: 07.11.2016

Fortschreibung Projekthandbuch (z.B. zur Abwicklung der Mängelbeseitigung)
Vereinbarung über Abschluss Lph 8 und Übergang in Lph 9

12.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 8

• Sofern Änderungen der Bausollvereinbarung/ des Ausführungssolls (Punkt 16, Anlage 2, HKOP) durch HS oder BLB erforderlich erscheinen, sind diese durch Projektänderungsanträge zu dokumentieren und freizugeben. • Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben • Frühzeitige Terminabstimmung für Vorbegehungen, Einweisungen und Übergaben • Vereinbarung über Abschluss Lph 8 und Übergang in Lph 9

12.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 8


Teilnahme am Planungsdialog	ja	In regelmäßigen Besprechungen
Projektteam (HS) steuern/koordinieren	-	Alle hochschulseitigen Planungsbeteiligten sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Projekthandbuch
Koordination der für die Inbetriebnahme erforderlichen bzw. sinnvollen Aufgaben der HS	Planungsdialog	Umzugsplanung inkl. Aufstellung und Anschluss von Geräten und Möbeln, Schließung/Bewachung
Teilnahme an Bemusterungen	Planungsdialog	Auswahl der Materialien/Farben etc.
Planung der Wartung/Instandhaltung	Bereitstellung der Dokumentation	Auf Basis der Festlegung aus Lph 3	Instandhaltungsplan
Ggf. Überwachung/Abnahme von über den BLB ausgeschriebenen HS- seitigen Leistungen (z.B. aktive Komponenten Medientechnik)	Planungsdialog	Gemäß Vereinbarung zwischen HS und BLB aus der Projektphase 0 (siehe 3.3)

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Teilnahme an Vorbegehungen	Planungsdialog	Auf Einladung des BLB zur Vorbereitung der VOB- Abnahmen und der Übernahme/-gabe	Protokoll zu Mängeln und Restarbeiten
Einarbeitung in die Dokumentation (siehe 12.5)	Bereitstellung der Dokumentation
Abschluss Wartungsvertrag Brandmeldeanlage	Bereitstellung der Dokumentation		Wartungsvertrag BMA
Teilnahme an Einweisungen	Planungsdialog	Auf Einladung des BLB	Einweisungsprotokoll
Vorbereitung/Herbeiführung9 der nutzungsbedingten Genehmigungen (z.B. Strahlenschutz, Gentechnik)	Bereitstellung der Dokumentation	Einreichung der Genehmigungsunterlagen, Terminierung von Begehungen	Genehmigung
Übernahme von Gebäuden oder Anlagen	Planungsdialog	Vereinbarung zwischen HS und BLB	Übergabeprotokoll

9 Kann ggf. schon deutlich früher erforderlich sein (z.B. Tierschutz)

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12.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 8


Projektleitung und -steuerung	Planungsdialog
Pflege und Fortschreibung des Projekthandbuches	Planungsdialog
Erbringung der Planungsleistung und der Bauleistung	Planungsdialog	Siehe Leistungsbilder HOAI Siehe Bausollvereinbarung bzw. Ausführungssoll	Baumaßnahmen und Dokumentation sind erfolgt
Fortschreibung Rahmenterminplanung	Planungsdialog	Rahmenterminplan für Gesamtprojekt inkl. HS-interner und externer Meilensteine	Terminplan
Fortführung Inbetriebnahme- Management (IBM) (sofern finanziert)	Planungsdialog	Umsetzung der Inbetriebnahme, Feststellung der Funktionsfähigkeit und des Zusammenwirkens der Anlagen und Bauteile	Abschluss und Dokumentation der Inbetriebnahme
Veranlassung der Erstprüfungen	Bei Bedarf	Durch Prüfsachverständige gemäß PrüfVO NRW	Prüfberichte
Veranlassung Sachverst.-Abnahmen	Bei Bedarf		Prüfberichte
VOB-Abnahmen	In Ausnahmefällen	Begehung mit den ausführenden Firmen	Abnahmeprotokolle
Bauaufsichtliche Abnahme	Bei Bedarf	Begehung mit SC-BAA/Bauaufsichtsbehörde	Abnahmeprotokoll
Zusammenstellung der Dokumentation und Qualitätssicherung	Ja	Vereinbarung über Art und Umfang der Qualitätssicherung10 der Unterlagen	Dokumentation
Prüfung der Dokumentation	Nein	Prüfung auf Vollständigkeit bzw. - sofern beauftragt – Prüfung im Rahmen des IBM	Mängelliste/Restleistungen
Übergabe der Dokumentation (siehe 12.5)	Ja	Frühzeitige und sukzessive Übergabe aller zum Betrieb erforderlichen Unterlagen	Übergabe mit Empfangsbestätigung
Einweisung des Betreibers	Ja	Zwischen BLB und Betreiber ist frühzeitig Umfang und Vorlauf der erforderlichen Dokumentation abzustimmen (Ziel: mind. 14 Tage Vorlauf)	Einweisungsprotokolle
Übergabe an den Betreiber	Ja	Gemeinsame Begehung	Übergabeprotokolle

Übergabe an den Betreiber Ja Gemeinsame Begehung Übergabeprotokolle

10 Bezüglich der Leistbarkeit der genauen Prüftiefe gibt es zwischen BLB und HS einen Dissens

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12.5 Erläuterungen zu Dokumentation Mit Übergabe des Gebäudes erfolgt der Gefahrenübergang für den Betrieb vom Bauherren auf den Betreiber (vgl. Mietvertrag und 7-Punkte- Vereinbarung). Um einen wirtschaftlichen und rechtssicheren Betrieb zu ermöglichen, sind sukzessive im Rahmen des IBM, spätestens aber im Zuge der Bausollvereinbarung, zwischen BLB und HS die erforderlichen Unterlagen zu definieren. Zur Übergabe werden i.d.R. noch nicht alle Unterlagen vorliegen. Die für den Übergabeprozess zwingend erforderlichen Unterlagen sind in der Anlage „Bauübergabe und -dokumentation“ (blau markiert) mit z.Ü. gekennzeichnet. Darüberhinausgehende Unterlagen sind gemäß der in der Bausollvereinbarung festgelegten Fristen zu übergeben.

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13 Leistungsphase 9

13.1 Meilensteine der Lph 9

Zum Start Lph 9 sind folgende Punkte erfüllt

Vereinbarung über Abschluss Lph 8 / Übergang in Lph 9
Beschreibung und Zuordnung der besonderen projektspezifischen Aufgaben in der Lph 9
Abschluss der Bauleistungen (VOB-Abnahme)
Fortschreibung Projekthandbuch (hinsichtlich Organisation und Abwicklung der Lph 9)

Zum Abschluss Lph 9 sind folgende Punkte erfüllt

Abwicklung der Restleistungen/ Beseitigung der in Lph 8 festgestellten Mängel
Beseitigung der während der Verjährungsfrist entstandenen Mängel
Fortschreibung der Verjährungsfristen der Ansprüche auf Mängelbeseitigung
Begehung vor Ablauf der Verjährungsfristen
Vereinbarung über Abschluss Lph 9 und ggf. Erstellung Offene-Punkte-Liste

13.2 Gemeinsame Aufgaben in Leistungsphase 9

• Begehung vor Ablauf der Verjährungsfristen • Vereinbarung über Abschluss Lph 9 nach der Verjährungsfrist und ggf. Erstellung Offene-Punkte-Liste

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13.3 Aufgaben der Hochschulen in Leistungsphase 9


Teilnahme am Planungsdialog	ja	In regelmäßigen Besprechungen (bei Bedarf)	Abstimmung zu Restarbeiten bzw. Mängelbeseitigung
Projektteam (HS) steuern/koordinieren	-	Zuständige Ansprechpartner sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Projekthandbuch
Bewertung „neuer Mängel“	nein	Prüfung, ob die nach Übergabe festgestellten Mängel eine Abweichung zum Bausoll darstellen
Anzeige von Mängeln an den BLB	nein	Meldung der Bausoll-relevanten Mängel gemäß Projekthandbuch	Mängelmeldung

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13.4 Aufgaben des BLB in Leistungsphase 9


Projektleitung und -steuerung	Planungsdialog	Zuständige Ansprechpartner sind zu steuern und zu koordinieren gemäß Projekthandbuch
Pflege und Fortschreibung des Projekthandbuches	Planungsdialog
Erbringung der Planungsleistung und der Bauleistung	Planungsdialog	Siehe Leistungsbilder HOAI Siehe Bausollvereinbarung bzw. Ausführungssoll	Baumaßnahmen und Dokumentation sind erfolgt
Terminplanung zu Restarbeiten bzw. Mängelbeseitigung	Planungsdialog	Abstimmung der Termine unter Beachtung der HS- seitigen Belange	Terminplan
Fortführung Inbetriebnahme- Management (IBM) (sofern finanziert)	Planungsdialog	Umsetzung der Inbetriebnahme, Feststellung der Funktionsfähigkeit und des Zusammenwirkens der Anlagen und Bauteile	Abschluss und Dokumentation der Inbetriebnahme
Bewertung der innerhalb der Verjährungsfrist aufgetretenen Mängel	Planungsdialog	Fortschreibung Mängelliste	Mängelliste
Beseitigung der während der Verjährungsfrist entstandenen Mängel	Planungsdialog	Durchsetzung der Ansprüche aus der Gewährleistung und Überwachung der Mängelbeseitigung; Die Erledigung der im Übergabeprotokoll vermerkten Restarbeiten und Mängel ist für beide Seiten transparent zu dokumentieren.	Mängelabarbeitung bzw. - abnahme
Fortschreibung der Verjährungsfristen der Ansprüche auf Mängelbeseitigung	Planungsdialog
Organisation der Begehungen vor Ablauf der Verjährungsfristen	Teilnahme		Protokolle / Einpflegung in Mängelliste

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14 Anhang

Die im vorliegenden Projektleitfaden beschriebene Systematik sieht vor, dass die Raumanforderungsprofile immer im Zusammenhang mit der Raumliste zu lesen sind. Die Raumliste beinhaltet alle Räume der NF 1-6 aus dem Raumprogramm sowie die bereits zur Projektphase 0 bekannten Räumen der Flächenarten 7-9 gemäß DIN 277.

14.1 Beispiel Raumliste Die Raumliste beschreibt für jeden einzelnen Raum die eindeutige Zuordnung zur jeweiligen Raumart (siehe Kap. 14.2). Die Angaben der Raumanforderungsprofile werden in der Raumliste um die individuellen Informationen der Räume ergänzt, die sich aufgrund der Typisierung der Räume in den Raumanforderungsprofilen nicht zusammenfassen lassen. Dies sind insbesondere Angaben zu der lfd. Raumnummer des Raumprogramms, den Nutzern der Räume, zur Raumgröße und zur Sitz- bzw. Arbeitsplatzanzahl, zur Lage im Gebäude.

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weiter Beispiel Raumliste

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14.2 Beispiel: Übersicht projektspezifischer Raumarten Zu den projektspezifischen Raumarten wird jeweils ein Raumanforderungsprofil gemäß Kapitel 3.3.1 beschrieben.

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14.3 AG Prozessoptimierung Die Arbeitsgruppe Prozessoptimierung besteht aus folgenden Mitgliedern (in alphabetischer Reihenfolge):

Kerstin Böhnke-Obermann (Zentrale)
Norbert Heckmanns (NL Duisburg)
Herrmann-Josef Peters (NL Münster)
Ute Willems (NL Aachen)
Therese Yserentant (NL Düsseldorf)

Hochschulen NRW

Dr. Sönke Biel (HHU Düsseldorf)
Elmar Middeldorf (FH Münster)
Ina Schwarz (RUB Bochum)
Michael Stöcker (WWU Münster)

Extern (Moderation)

Achim Stams (PME Bergisch Gladbach)

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05.7_Arbeitshilfe_Projektleitfaden_HS-BLB.pdf

Projektleitfaden zwischen Hochschulen und BLB NRW