17_Merkblatt Rechnungseingangsplattformen.pdf

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Die Rechnungseingangsplattformen des Bundes

Informationen für Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern

Aufgrund bestehender rechtlicher Regelungen für die Rechnungsverarbeitung in der Bundesver-

waltung sind Sie seit dem 27. November 2020 verpflichtet, Ihrem Auftraggeber der Bundesverwaltung

Rechnungen elektronisch zu übermitteln.

Die Verpflichtung der elektronischen Rechnungsstellung besteht nicht, wenn eine Ausnahmeregelung

greift. Ausnahmen können Sie dem als PDF verlinkten § 3 der E-Rechnungsverordnung des Bundes

(ERechV) entnehmen. Beispielsweise ist das Einreichen von Papierrechnungen weiterhin möglich,

sollte die vertragliche Grundlage Ihrer Rechnung einem Direktauftrag entsprechen und die Höhe Ihrer

Rechnung 1.000 € netto nicht übersteigen.

Was bedeutet elektronische Rechnung im Standard XRechnung?

Nach der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung und der E-RechV gelten Rechnungen

als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und

empfangen werden. Zudem muss das Format eine automatische und elektronische Verarbeitung der

Rechnung ermöglichen. Eine bloße Bilddatei oder ein einfaches PDF-Dokument sind demnach keine

elektronische Rechnung.

Die Grundlagen für die Anforderungen sind die europäische Norm EN-16931 und die deutsche Kon-

kretisierung der Norm. Die Normen wurden mit dem Standard XRechnung für die Rechnungsstellung

bei öffentlichen Aufträgen an die öffentliche Verwaltung umgesetzt.

Der Standard XRechnung ist gleichermaßen für eine Rechnungsstellung an die Länder und an die Kom-

munen verwendbar. Die jeweils aktuelle Version des Standards ist auf der Webseite XStandardsEinkauf

frei zugänglich.

Bei einer elektronischen Rechnung im Standard XRechnung handelt es sich um eine Rechnung in einem

strukturierten einheitlichen XML-Datensatz. Solche Rechnungen ermöglichen es, Rechnungsdaten in

einem Buchhaltungssystem elektronisch zu verarbeiten und sämtliche rechnungsbegründenden Un-

terlagen direkt in die Rechnung einzubetten.

Wo kann eine elektronische Rechnung an die Bundesverwaltung eingereicht werden?

Für die Rechnungsstellung an angebundene Einrichtungen der mittelbaren und unmittelbaren Bun-

desverwaltung steht Ihnen die kostenfreie OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZGRE) zur Verfügung.

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Sie erreichen die Plattform über die E-Rechnungswebseite und die OZG-RE. Dort können Sie sich für

die Nutzung anmelden. Der Anmeldeprozess unterscheidet sich nicht wesentlich von denen anderer

Plattformen im Internet: Nach der Eingabe aller erforderlichen Daten sowie dem anschließenden Ak-

zeptieren der Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung der Plattform erhalten Sie über

Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse einen Aktivierungslink. Über diesen Link können Sie den Regist- rierungsprozess erfolgreich abschließen. Ihr Nutzerkonto steht anschließend für Sie bereit.

Es werden auch elektronische Rechnungen nach anderen Standards angenommen. Voraussetzung da-

für ist, dass diese mit der europäischen Norm zur elektronischen Rechnungsstellung konform sind, den

Nutzungsbedingungen der jeweiligen Plattform und den Anforderungen der E-RechV entsprechen.

Neben dem OZG-RE-Account (Nutzerkonto der OZG-RE) ist die Nutzung von „Mein Unternehmens-

konto“ auf Basis von ELSTER seit Anfang Februar 2024 auf der OZG-RE möglich. Es findet keine Da-

tenübertragung/Synchronisation zwischen diesen beiden Accounts statt. Das bedeutet z. B., dass der

Status von Rechnungen, die über den OZG‑RE‑Account eingereicht wurden, auch nur auf der Seite

„Status eingereichter Rechnungen“ des OZG-RE-Accounts eingesehen werden können. Weitere Infor-

mationen zur Registrierung und Nutzung von „Mein Unternehmenskonto“ auf Basis von ELSTER fin-

den Sie auf der FAQ-Seite von „Mein Unternehmenskonto“.

Wie kann eine elektronische Rechnung über die Plattformen eingereicht werden?

Zum Einreichen von elektronischen Rechnungen stehen Ihnen die folgenden fünf Übertragungskanäle

zur Verfügung: Weberfassung: Sie können elektronische Rechnungen mithilfe eines geführten Webformulars direkt manuell erstellen, übermitteln und für die eigene Archivierung herunterladen.

Upload: Sie können selbst erstellte elektronische Rechnungen hochladen und übermitteln.

Bei der Nutzung der OZG-RE erhalten Sie nach erfolgter Registrierung eine individuelle E-Mail-Ad- resse, die Sie für die Rechnungsstellung nutzen können.

Die OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform) bietet die Möglichkeit,

E-Rechnungen über Peppol an den Bund zu übermitteln, indem Rechnungssteller den kostenlosen

Webservice des Bundes oder einen anderen Peppol-Dienstleister nutzen. Dies ermöglicht einen

sicheren und standardisierten Übertragungsweg für Rechnungen, wobei die Peppol-ID des Empfän-

gers mit dem Präfix "0204" und der jeweiligen Leitweg-ID gebildet wird.

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Was muss bei selbst erstellten elektronischen Rechnungen beachtet werden?

Sollten Sie elektronische Rechnungen eigenständig erzeugen können, können Sie die

Übertragungskanäle Upload, E-Mail oder Peppol wählen. Bei der Erstellung elektronischer

Rechnungen im Standard XRechnung oder anderen CEN-konformen Rechnungen ist zu beachten,

dass gemäß § 5 E-RechV mindestens die folgenden Pflichtinformationen erforderlich sind:

Leitweg-ID BT-10

(BT = Business Term bzw. Informationselement)

(BT-Felder und BG-Gruppen dienen zu eindeutigen Identifizierung und Zuordnung

der Informationselemente in einer Rechnung)

Zahlungsbedingungen BT-20 und/oder BT-9

E-Mail BT-43

Lieferantennummer BT-29

(Sofern durch den Auftraggeber

bekannt gegeben)

Bitte beachten Sie, dass die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) die Informationen zur ak-

tuellen Version Standard XRechnung zur Verfügung stellt. Seit dem 1. Februar 2024 sind die BT-Felder

„Geschäftsprozesstyp“ (BT-23) sowie „elektronische Adresse des Verkäufers“ (BT‑34) und „elektroni-

sche Adresse des Käufers“ (BT‑49) verpflichtend. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der

Webseite E-Rechnung Bund.

Wie gelangt meine Rechnung über die Plattform an den richtigen Rechnungsempfänger?

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Rechnung von der Plattform an den adressierten Rechnungsempfän-

ger weitergeleitet werden kann, muss eine sogenannte Leitweg-ID zur eindeutigen Identifikation des

Rechnungsempfängers angegeben werden. Ihr Auftraggeber teilt Ihnen die Leitweg-ID mit. Liegt sie

Ihnen nicht vor, fragen Sie Ihren Auftraggeber. Bei der Nutzung des Übertragungskanals Peppol wird

zudem eine Participant-ID (auch Peppol-ID genannt) zur Adressierung benötigt. Für die Einrichtungen

der Bundesverwaltung, die an die ZG-RE angeschlossen sind, kann die Participant-ID wie folgt erstellt

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werden: Die Participant-ID setzt sich zusammen aus dem Präfix 0204 und einer Leitweg-ID (Bsp.:

0204:991-33333TEST-33).

Wie kann der Status eingereichter elektronischer Rechnungen eingesehen werden?

Nach Übermittlung Ihrer E-Rechnung prüft die Plattform unmittelbar die Verarbeitungsfähigkeit der

Rechnungsdaten hinsichtlich der formalen Richtigkeit und Vollständigkeit. Den Status Ihrer ein-

gereichten E-Rechnung können Sie unabhängig von der Wahl des Übertragungskanals in Ihrem Nut-

zerkonto einsehen. Bei der Verwendung des Übertragungskanals Peppol erhalten Sie eine auto-

matische Rückmeldung, ob die Übertragung der Rechnung technisch funktioniert hat.

Wo können Skontoinformationen eingetragen werden?

Das Informationselement „Zahlungsbedingungen“ (BT-20) kann genutzt werden, um Skontoinfor-

mationen anzugeben. In der Weberfassung der Plattformen erfolgt dies unter „Zahlungsbedingungen“.

Können auch Anlagen zu einer elektronischen Rechnung hinzugefügt werden?

Ihre E-Rechnung können Sie durch Einbetten in das XML bis zu 200 Anlagen beifügen. Eine technische

Lösung für den Versand von rechnungsbegründenden Anlagen mit einer Größe von über 15 MB (große

Anlagen) wurde erfolgreich auf der OZG-RE ausgerollt.

Folgende Arten von Anlagen sind zulässig:

• PDF-Dokumente

• Bilder (PNG, JPEG)

• Textdateien (CSV)

• Excel-Tabellendokumente (XLSX)

• OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)

• XML (ab 01.01.2021, bei Anwendung der Extension X-Rechnung)

Wie können Sie die termingerechte Zahlung Ihrer Rechnung unterstützen?

Damit eine Rechnungsbearbeitung ohne weitere Eingriffe bis hin zur Zahlung durchgeführt wer-

den kann, ist es hilfreich, wenn Sie in Ihren Rechnungsdaten auf Zeichen verzichten, die im

Zahlungsverkehr nicht gestattet sind (Bsp.: / | § | %).

Wo gibt es zusätzliche Informationen?

Auf der Internetseite der KoSIT erhalten Sie viele Informationen rund um den Standard XRech-

nung. Seite 4 von 5

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Die offizielle Webseite zum Thema E-Rechnung enthält weitere hilfreiche Informationen für

Rechnungssender.

Gibt es einen Support für weitere Fragen und Probleme?

Zur Beantwortung allgemeiner Fragen zum Thema elektronische Rechnung für Rechnungssteller

und Rechnungseingangsplattformen des Bundes steht Ihnen ein Support zur Verfügung.

Bei Fragen zur OZG-RE

Telefon: +49 30 2598 4436

E-Mail: sendersupport-xrechnung@bdr.de

Sie erreichen den telefonischen Support von Montag bis Freitag von 08:00 bis 16:00 Uhr.

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