OeA-128-26 Leistungsbeschreibung.pdf

Leistungsbeschreibung

Entwicklung von Lernreportagen sowie

Wissens- und Kommunikationsformaten

Vergabe Nr.: OeA-128-26

Auftraggeberin:

Technische Universität Berlin, Die Präsidentin

Straße des 17. Juni 135

10623 Berlin

Vergabe Nr.: OeA-128-26

Inhaltsverzeichnis

1. Bezeichnung der Leistung ................................................................................................... 3 1.1. Allgemeine Beschreibung ........................................................................................... 3 1.2. Hintergrund und Ausgangslage .................................................................................. 3 1.3. Zielsetzung und Projektverständnis ........................................................................... 4 1.4. Zielgruppe der Kommunikationsaktivitäten .............................................................. 4
2. Einhaltung gesetzlicher Regelungen ................................................................................... 4 2.1. Datenschutz ................................................................................................................ 4 2.2. Barrierefreiheit ........................................................................................................... 5 2.3. Nutzungsrechte .......................................................................................................... 5
3. Leistungsverzeichnis / Mindestkriterien ............................................................................. 5 3.1. Transfer und Wissenskonzeption ............................................................................... 5 3.2. Redaktionelle Entwicklung und Themenaufbereitung ............................................... 7 3.3. Narrative Entwicklung und Storyline-Konzeption ...................................................... 7 3.4. Produktion der Lernreportagen ................................................................................. 8 3.5. Kommunikations-Distributions- und Social-Media-Formate ..................................... 9 3.6. Transfer-, Disseminations- und Verwertungsleistungen ......................................... 10 3.7. Projektmanagement und Stakeholder-Kommunikation .......................................... 11
4. Weitere grundlegend zu erbringende Leistungen ............................................................ 12 4.1. Anforderungen an den/die Auftragnehmer/in ........................................................ 12 4.2. Anforderungen an das Projektpersonal ................................................................... 12 4.3. Dokumentation und Übergabe ................................................................................ 13 4.4. Beratung & Rücksprachen ........................................................................................ 13
5. Leistungsort ....................................................................................................................... 14 5.1. Projektbezogene Abstimmungen und Reiseaufwand .............................................. 14
6. Termine / Ausführungszeit ............................................................................................... 14
7. Einzureichende Unterlagen ............................................................................................... 15
8. Zuschlagskriterium und Gewichtung ................................................................................ 18 8.1. Kriterium Preis .......................................................................................................... 18 8.2. Kriterium Qualität ..................................................................................................... 19 8.2.1. Methodisches Vorgehen zur Umsetzung der ausgeschriebenen Leistungen .. 19 8.2.2. Exemplarische Darstellung der Arbeitspakete gemäß Punkt 3.1 und 3.4 ....... 20 8.2.3. Projektorganisation und Qualitätssicherung ................................................... 21

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1. BEZEICHNUNG DER LEISTUNG

Die Technische Universität Berlin (TU Berlin, die Auftraggeberin/ AG) setzt die Beschaffung von Leistungen zur Konzeption, redaktionelle Entwicklung, Produktion, Distribution und nachhaltige kommunikative Verwertung von Lernreportagen sowie Entwicklung transferori- entierter Wissens- und Kommunikationsformate für das Mittelstand-Digital Zentrum Tou- rismus um.

Die Beschaffung umfasst die Entwicklung eines Transfer- und Wissenskonzepts, die redaktio- nelle Entwicklung und narrative Konzeption, die Produktion von zwei Lernreportagen ein- schließlich Dreharbeiten und Postproduktion, die Erstellung ergänzender Kommunikations- und Social-Media-Formate, die Entwicklung von Kommunikations-, Distributions- und Verwer- tungsstrategien sowie das projektbegleitende Management und die Abstimmung mit Projekt- und Praxispartnern.

1.1. ALLGEMEINE BESCHREIBUNG

Das Mittelstand-Digital Zentrum Tourismus ist Teil der Förderinitiative „Mittelstand-Digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWE). Ziel der Initiative ist es, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei der digitalen Transformation zu unterstützen und den Transfer von Wissen, Innovationen und digitalen Lösungen in die betriebliche Praxis zu för- dern.

Das Mittelstand-Digital Zentrum Tourismus entwickelt hierzu Informations-, Beratungs-, Qua- lifizierungs- und Transferangebote zu aktuellen Fragestellungen der Digitalisierung, Nachhal- tigkeit und Innovationsentwicklung im Tourismus. Im Rahmen der Projektarbeit entstehen fortlaufend wissenschaftliche Erkenntnisse, Praxisbeispiele und Handlungsempfehlungen, die zielgruppengerecht aufbereitet und für Unternehmen nutzbar gemacht werden sollen.

Zur Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit, der Wissensvermittlung sowie des Ergebnistrans- fers sollen im Rahmen des vorliegenden Auftrags Lernreportagen und ergänzende Kommuni- kationsformate entwickelt werden, die Projektergebnisse und Praxisbeispiele zielgruppenge- recht aufbereiten und langfristig nutzbar machen.

1.2. HINTERGRUND UND AUSGANGSLAGE

Im Rahmen der Projektarbeit entstehen fortlaufend wissenschaftliche Erkenntnisse, Projekt- ergebnisse, Praxisbeispiele und Handlungsempfehlungen zu aktuellen Fragestellungen der Di- gitalisierung, Nachhaltigkeit und Innovationsentwicklung im Tourismus.

Hierfür werden Formate benötigt, die wissenschaftliche Erkenntnisse verständlich vermitteln, konkrete Praxisanwendungen sichtbar machen und Unternehmen bei der Umsetzung innova- tiver Lösungen unterstützen.

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Die Leistung umfasst neben der audiovisuellen Produktion erhebliche konzeptionelle, redak- tionelle und transferorientierte Leistungen. Gegenstand der Ausschreibung ist nicht aus- schließlich die Erstellung von Videoinhalten, sondern die Entwicklung und Umsetzung eines integrierten Wissens- und Kommunikationsformats zur Vermittlung von Projektergebnissen des Mittelstand-Digital Zentrums Tourismus.

1.3. ZIELSETZUNG UND PROJEKTVERSTÄNDNIS

Ziel ist es, wissenschaftliche Erkenntnisse, Projektergebnisse und Praxiswissen so aufzuberei- ten, dass diese für Unternehmen der Tourismuswirtschaft verständlich, praxisnah und unmit- telbar anwendbar werden.

Die produzierten Inhalte sind so zu erstellen und bereitzustellen, dass sie langfristig für die Öffentlichkeitsarbeit, den Wissenstransfer, digitale Weiterbildungsangebote und die Kommu- nikation von Projektergebnissen genutzt werden können. Daher sind Anforderungen an Nach- nutzbarkeit, modulare Aufbereitung, Mehrfachverwertung und unterschiedliche Ausspiel- wege integraler Bestandteil der Leistung.

Die Leistung verfolgt einen integrierten Kommunikations- und Transferansatz, der die Ent- wicklung, Vermittlung, Verbreitung und nachhaltige Nutzung von Wissen gleichermaßen be- rücksichtigt.

1.4. ZIELGRUPPE DER KOMMUNIKATIONSAKTIVITÄTEN

Die im Rahmen des Auftrags zu entwickelnden Lernreportagen sowie die ergänzenden Kom- munikations- und Transferformate sind insbesondere auf kleine und mittlere Unternehmen (KMU) der Tourismuswirtschaft, touristische Leistungsträger sowie Multiplikatoren wie Desti- nationen, Verbände und Netzwerke des Mittelstand-Digital Zentrums Tourismus auszurichten. Darüber hinaus sind die Inhalte so aufzubereiten, dass sie von Beratungs- und Qualifizierungs- einrichtungen sowie weiteren Akteur*innen der digitalen Transformation im Tourismus ge- nutzt werden können. Mittelbar dienen die Reportagen auch der Dokumentation der Projekt- tätigkeiten für den Förderer.

2. EINHALTUNG GESETZLICHER REGELUNGEN

Im Rahmen der Leistungserbringung hat der AN die nachfolgend genannten gesetzlichen und rechtlichen Anforderungen einzuhalten.

2.1. DATENSCHUTZ

Der AN hat sicherzustellen, dass die Leistungserbringung datenschutzkonform erfolgt. Insbe- sondere sind die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie die einschlägi- gen nationalen Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

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Soweit im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten verarbeitet oder Bild-, Ton- oder Videoaufnahmen von natürlichen Personen erstellt werden, sind die hierfür erfor- derlichen Einwilligungen und Zustimmungen durch die Auftragnehmerin bzw. den Auftrag- nehmer einzuholen und auf Verlangen der Auftraggeberin nachzuweisen.

2.2. BARRIEREFREIHEIT

Die zu erstellende Inhalte sind barrierearm aufzubereiten und so zu erstellen, dass sie mit üb- lichen assistiven Technologien nutzbar sind. Die Anforderungen an Struktur, Lesbarkeit, Be- dienbarkeit und technische Zugänglichkeit sind bei der Ausarbeitung und Bereitstellung der Ergebnisse zu berücksichtigen.

2.3. NUTZUNGSRECHTE

Der AG sind sämtliche für die vertragsgemäße Nutzung der im Rahmen des Auftrags erstellten Inhalte erforderlichen Nutzungsrechte einzuräumen. Die Nutzungsrechte umfassen insbeson- dere die Nutzung, Vervielfältigung, Verbreitung, öffentliche Zugänglichmachung, Bearbeitung und Veröffentlichung der Inhalte für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit, des Wissenstransfers, der Weiterbildung, der Projektkommunikation sowie für digitale und analoge Veröffentli- chungsformate. Die Nutzungsrechte werden der AG zeitlich, räumlich und inhaltlich unbe- schränkt eingeräumt.

Die Einräumung der vorstehend genannten Nutzungsrechte ist mit Angebotsabgabe zuzusi- chern. Die Zusicherung ist gemäß Punkt 7 (Zusicherung Nutzungsrechte) nachzuweisen.

3. LEISTUNGSVERZEICHNIS / MINDESTKRITERIEN

Im Folgenden werden die Mindestkriterien an die zu erbringende Leistung und die geforder- ten Randbedingungen für diese Ausschreibung beschrieben. Alle Aspekte des Leistungsver- zeichnisses sind von der/m Auftragnehmer*in (AN) zu erfüllen und verpflichtend, damit der vorgesehene Einsatzzweck erfüllt werden kann.

Ist die Einhaltung der vorgegebenen Mindestkriterien aus dem Angebot nicht eindeutig er- sichtlich bzw. werden diese nicht erfüllt, wird das Angebot von der Vergabe ausgeschlossen.

3.1. TRANSFER UND WISSENSKONZEPTION

Der AN entwickelt ein übergreifendes Konzept zur Vermittlung der Projektergebnisse des Mittelstand-Digital Zentrums Tourismus.

Ziel der Transferstrategie ist die zielgruppengerechte Vermittlung der Projektergebnisse des Mittelstand-Digital Zentrums Tourismus. Hierfür sind geeignete Kommunikationswege, Nut- zungsszenarien und Maßnahmen zur nachhaltigen Nachnutzung der Inhalte für Öffentlich- keitsarbeit, Wissenstransfer und digitale Weiterbildungsangebote zu entwickeln.

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Die Leistung umfasst insbesondere:

• Analyse relevanter Projekt- und Forschungsergebnisse, Hierbei handelt es sich um die bisher durchgeführten und geplanten Veranstaltungen Themen des MDZT. Diese sind ba- sierend auf Website des Zentrums und vom AG zur Verfügung gestellten Unterlagen auf- zubereiten. Es handelt sich dabei um schätzungsweise 10 Seiten Dokumentation erfolg- ter Themen und 100 Seiten aus Publikationen des Zentrums. Dazu tritt eine selbständige Recherche zu Umfeld und Anbietern. • Entwicklung einer zielgruppenspezifischen Transferstrategie., also: wie soll das MDZT und seine Aktivitäten generell dargestellt werden und wie werden dort Lernbausteine integriert? • Identifikation relevanter Zielgruppen und Multiplikator*innen und Nutzungskontexte • Entwicklung eines narrativen Gesamtkonzepts. Das narrative Gesamtkonzept beschreibt die übergreifende Erzähl- und Vermittlungsstrategie der Lernreportagen. Es definiert die didaktische Grundstruktur, wiederkehrende Gestaltungselemente sowie die Verbindung wissenschaftlicher Erkenntnisse mit praxisnahen Beispielen. Die konkrete dramaturgi- sche Ausgestaltung erfolgt anschließend im Rahmen der Storyline-Entwicklung für jede einzelne Lernreportage. ˃ , d.h. welche der Tätigkeiten und Outputs des MDZT für KMUs besonders interes- sant, welche Aspekte dabei besonders kommunizierbar sind und welche Lerninhalte damit verbunden werden können. D.h. ˃ Auswahl geeigneter Beispiele aus den Arbeiten des MDZT (Planung wird zur Verfü- gung gestallt) ˃ Entwicklung Vorschlag Themenauswahl (Shortlist) ˃ Auswahl der Beispiele in Abstimmung mit AG • Konzeption modularer Wissens- und Kommunikationsbausteine, also welche Inhalte kön- nen jeweils kommuniziert werden (Liste). Diese werden dann unter „Redaktion“ (3.4) weiter ausgearbeitet). Die modularen Wissens- und Kommunikationsbausteine dienen der strukturierten Aufbereitung der Projektergebnisse für unterschiedliche Kommunika- tions- und Transferformate sowie deren spätere Nachnutzung in verschiedenen Medien- und Weiterbildungsformaten. • Entwicklung von Ansätzen zur nachhaltigen Nutzung und Verwertung der Inhalte • Entwicklung von Nachnutzungsszenarien für Öffentlichkeitsarbeit, Wissenstransfer und digitale Weiterbildungsangebote • Abstimmung der Konzeption mit der AG sowie relevanten Projekt- und Praxispartnern.

Outputs:

• ein Kommunikations- und Transferkonzept Transfer- und Kommunikationskonzept zur Beschreibung der Zielgruppen, Kommunikations- und Transfermaßnahmen sowie der Nachnutzung der Projektergebnisse,(Länge: 5-8 Seiten),

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˃ Shortlist Themen und Aktivitäten ˃ Liste Wissensbausteine ˃ eine Dokumentation der gesamten Kommunikations- und Verwertungsstrategie (mind. 5 Seiten)

3.2. REDAKTIONELLE ENTWICKLUNG UND THEMENAUFBEREITUNG

Der AN übernimmt die fachliche und redaktionelle Vorbereitung der Lernreportagen. Die re- daktionelle Entwicklung umfasst die fachliche Recherche, Analyse und Auswahl geeigneter Themen und Praxisbeispiele, die inhaltliche Aufbereitung wissenschaftlicher Erkenntnisse, die Entwicklung von Interviewleitfäden sowie die Vorbereitung der Dreharbeiten. Sie ist von der strategischen Transferkonzeption und der dramaturgischen Entwicklung abzugrenzen.

Der AN identifiziert und bewertet gemeinsam mit der AG geeignete Projektinhalte hinsichtlich ihrer fachlichen Relevanz, Praxisnähe sowie ihres Potenzials für eine zielgruppengerechte au- diovisuelle Aufbereitung. Auf dieser Grundlage erfolgt die Auswahl der Inhalte für die Lernre- portagen. Da das MDZT eine verteilte Organisation mit verschiedenen Expertinnen und Exper- ten ist, hat der AN z. T. selbst dieses Wissen im MDZT journalistisch zusammenzutragen und aufzubereiten.

Hierzu gehören insbesondere:

• Recherche relevanter Themen und Praxisbeispiele, • Analyse von Projekt- und Forschungsergebnissen, • Abstimmung mit Projektpartnern und Fachverantwortlichen, • Entwicklung redaktioneller Leitlinien, • Erstellung von Recherche- und Themenpapieren, • Entwicklung von Interviewleitfäden, • Auswahl geeigneter Expert*innen, Praxispartner und Anwendungsfälle. gemeinsam

Die Inhalte sind zielgruppengerecht aufzubereiten und auf ihren konkreten Nutzen für KMU auszurichten.

3.3. NARRATIVE ENTWICKLUNG UND STORYLINE-KONZEPTION

Der AN hat für jede Lernreportage ein eigenständiges dramaturgisches Konzept zu entwickeln. Aufbauend auf dem narrativen Gesamtkonzept wird für jede Lernreportage eine eigenstän- dige Storyline entwickelt. Diese beschreibt den dramaturgischen Aufbau, die Reihenfolge der Inhalte, die Einbindung wissenschaftlicher Erkenntnisse und Praxisbeispiele sowie die Rolle der vorgesehenen Interviewpartner*innen.

Aufbauend auf dem narrativen Gesamtkonzept wird für jede Lernreportage eine eigenstän- dige Storyline entwickelt. Diese beschreibt den dramaturgischen Aufbau, die Reihenfolge der

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Inhalte, die Einbindung wissenschaftlicher Erkenntnisse und Praxisbeispiele sowie die Rolle der vorgesehenen Interviewpartner*innen.

Die Storyline umfasst darüber hinaus die Entwicklung des inhaltlichen Spannungsbogens, die Definition der zentralen Botschaften und Lernziele, die Beschreibung geeigneter visueller und gestalterischer Ansätze sowie die Konzeption der Bildsprache, grafischen Elemente und Übergänge. Sie dient als verbindliche Grundlage für die redaktionelle Vorbereitung, die Durchführung der Dreharbeiten sowie die anschließende Postproduktion.

Dies umfasst insbesondere:

• Entwicklung von Storylines, • Definition von Lern- und Transferzielen, für jede Reportage sollten min. 3-6 Lernziele de- finiert werden. • Entwicklung geeigneter Erzählstrukturen, • Auswahl relevanter Perspektiven und Protagonist*inne in Abstimmung mit AG • Entwicklung visueller und gestalterischer Ansätze, • Verknüpfung wissenschaftlicher Erkenntnisse mit konkreten Praxisbeispielen.

Die Formate sind so zu konzipieren und umzusetzen, dass sie Wissen verständlich vermitteln, dessen praktische Anwendung fördern und zur Umsetzung von Innovationen motivieren.

Outputs:

• zwei redaktionelle Storyline-Konzepte für die Lernreportagen (one-Pager) jeweils ein Interview- und Drehkonzept für die geplanten Produktionen (one-Pager), • Storyline-Konzepte für beide Lernreportagen, • Interview- und Drehkonzepte einschließlich Interviewleitfäden,

3.4. PRODUKTION DER LERNREPORTAGEN

Der AN hat zwei Lernreportagen mit einer Länge von jeweils bis zu zehn Minuten zu produ- zieren. Daraus sollen kleine Unterkapitel auskoppelbar sein.

Die Produktion umfasst sämtliche für die Umsetzung der Lernreportagen erforderlichen re- daktionellen, organisatorischen, personellen und technischen Leistungen. Hierzu gehören ins- besondere Produktionsplanung und -koordination, Durchführung der Dreharbeiten, Bild- und Tonproduktion, Postproduktion einschließlich Schnitt, Farb- und Tonbearbeitung, grafische Gestaltung, technische Fertigstellung der Endprodukte sowie gegebenenfalls die Einbindung externer Mitwirkender.

Die Leistung umfasst:

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• Produktionsplanung und Organisation, • Termin- und Drehkoordination, • Abstimmung mit Interviewpartnerinnen, • Durchführung bundesweiter Dreharbeiten, • Bild-, Ton- und Interviewaufnahmen, • bis zu 4 bundesweite Drehtage, inkl. An- und Abreise • bis zu 5 Interviewpartnerinnen je Lernreportage • professionelles EB-/Kamerateam (Kamera/Ton) • Bild-, Ton- und Interviewaufnahmen • ergänzende Footage- und Atmosphärenaufnahmen • Schnitt inkl. Roh- und Feinschnitt • finale Masterdateien für Web und Social Media • Erstellung ergänzender visueller Inhalte, • Schnitt und Postproduktion, • Farbkorrektur und Tonbearbeitung, • grafische Gestaltung gemäß dem Corporate Design des Mittelstand-Digital Zentrums Tourismus • Untertitelung, • grafische Gestaltung und Animationen • Bereitstellung der Endfassungen.

Die Produktionen müssen für den Einsatz in Öffentlichkeitsarbeit, Fachkommunikation, Wis- senstransfer und digitalen Lernkontexten geeignet sein.

Outputs:

• zwei Lernreportagen mit einer Länge von jeweils ca. fünf Minuten, • Durchführung innerhalb max. 4 Drehtage, • Deutsche Untertitel für die Endfassungen, • Grafische und redaktionelle Aufbereitung der Inhalte (2 x Lernreportage + mind. 4 SoMe- und Kurzformate) • Bereitstellung der finalen Ausspielversionen (Länge: ca. 5 min)

3.5. KOMMUNIKATIONS-DISTRIBUTIONS- UND SOCIAL-MEDIA-FORMATE

Der AN hat zusätzlich zu den Hauptformaten ergänzende Kommunikationsformate zu entwi- ckeln. Die Kommunikationsformate sind in Ansprache mit der AG plattformgerecht aufzubereiten und auf die jeweiligen Zielgruppen sowie Nutzungskontexte abzustimmen. Hierzu gehören insbesondere die Entwicklung geeigneter Veröffentlichungsstrategien sowie die Anpassung der Inhalte an unterschiedliche digitale Ausspielwege.

Hierzu gehören insbesondere:

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• Social-Media-Kurzformate, • plattformgerechte Videoversionen, für Website, YouTube, LinkedIn, Instagram • Teaser und Kommunikationsclips, • modulare Inhaltsbausteine für unterschiedliche Kanäle, • Aufbereitung für Websites, Newsletter und weitere digitale Kommunikationswege, • Entwicklung von Veröffentlichungs- und Distributionsvorschlägen. • Aus jeder Lernreportage sind mindestens drei kompakte, eigenständig nutzbare Wissens- baustein abzuleiten. Die Wissensbausteine dienen der langfristigen Nachnutzung in In- formations-, Transfer- und Weiterbildungsformaten und sind unabhängig von der voll- ständigen Lernreportage einsetzbar. • Aus jeder Lernreportage sind mindestens drei plattformgerechte Kurzclips für Kommuni- kations- und Werbezwecke abzuleiten. • Aus jeder Lernreportage ist mindestens je ein textlicher Kommunikationsbausteine für Website und Newsletter der Auftraggeberin zuzuliefern

Die Inhalte sind für unterschiedliche Zielgruppen und Kommunikationskontexte nutzbar zu machen.

Outputs

• Mind. je 4 Social-Media- und Kurzformate pro Lernreportage (Länge: max. 20“ sec.), • mindestens zwei Teaser-Formate zur Bewerbung der Lernreportagen, • plattformgerechte Kurzfassungen für digitale Kommunikationskanäle (Länge: mind.5“ sec/ max. 15“ sec) • je 4 Kommunikationsbausteine für Website und Newsletter.

3.6. TRANSFER-, DISSEMINATIONS- UND VERWERTUNGSLEISTUNGEN

Der AN unterstützt die nachhaltige Verwertung und Verankerung der Projektergebnisse.

Die Transfer- und Disseminationsleistungen umfassen die Entwicklung geeigneter Maßnah- men zur nachhaltigen Verankerung der Projektergebnisse. Hierzu gehört insbesondere die Identifikation relevanter Multiplikator*innen und Kommunikationskanäle sowie Empfehlun- gen zur langfristigen Nutzung der erarbeiteten Inhalte.

Der AN entwickelt eigenständig Vorschläge für die kommunikative Verwertung der Lernrepor- tagen, bereitet die hierfür erforderlichen Inhalte redaktionell auf und stellt diese der Auftrag- geberin für die Veröffentlichung über die Kommunikationskanäle des Mittelstand-Digital Zent- rums Tourismus zur Verfügung.

Dazu gehören:

• Entwicklung von Kommunikationsbausteinen

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• Auswahl geeigneter Kommunikationskanäle • Ableitung von Social-Media-Inhalten • Erstellung veröffentlichungsfähiger Texte und Medien • Empfehlungen für Multiplikator*innen • Unterstützung der nachhaltigen Nachnutzung

Die Auswahl der Veröffentlichungszeitpunkte sowie die Veröffentlichung über die Kanäle der AG erfolgt in Abstimmung mit der AG. Der AN dokumentiert die umgesetzten Transfer- und Disseminationsmaßnahmen sowie die hierfür bereitgestellten Kommunikationsmaterialien.

Besonderes Augenmerk liegt auf Reichweite, Sichtbarkeit, Nachnutzbarkeit und nachhaltiger Transferwirkung.

Outputs:

• Ein Konzept zur Distribution und Nachnutzung der Inhalte (mind. 2 Seiten), • Empfehlungen zu geeigneten Multiplikator:innen und Kommunikationskanälen (mind. 15) • Vorschläge zur Integration der Inhalte in Weiterbildungs- und Transferangebote (mind. 5), • Dokumentation der umgesetzten Transfermaßnahmen (mind. 2 Seiten)

3.7. PROJEKTMANAGEMENT UND STAKEHOLDER-KOMMUNIKATION

Während der gesamten Projektlaufzeit ist eine enge Abstimmung mit der AG sowie verschie- denen Projekt- und Praxispartnern sicherzustellen.

Die Projektkoordination umfasst die kontinuierliche Abstimmung mit der AG sowie den be- teiligten Projekt- und Praxispartnern, die Dokumentation wesentlicher Abstimmungs- und Freigabeprozesse sowie die Sicherstellung eines transparenten Informations- und Kommuni- kationsflusses während der gesamten Projektlaufzeit.

Während der Projektlaufzeit sind regelmäßig zwei Projekt jour-fixe pro Monat mit der AG durchzuführen. Darüber hinaus sind bei Bedarf bis zu vier zusätzliche fachliche Abstimmungs- gespräche Bestandteil der Leistung.

Hierzu gehören insbesondere:

• Projektauftaktgespräch, • regelmäßige Abstimmungs- und Statusgespräche (min 2x im Monat im Rahmen der Pro- jekt-jf), • Koordination von Interviewpartnerinnen und Praxisakteurinnen, (je Reportage min. 3)

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• Abstimmung mit wissenschaftlichen Partnern, • Dokumentation von Arbeitsständen für die Berichte des MDZT. Ca. 0,5-1,5 Seiten, 2x • Organisation von Freigabeprozessen. Die Reportagen müssen vom MDZT-Team und vom Förderer freigegeben werden. Für jede Lernreportage sind bis zu drei fachliche Abstim- mungs- und Abnahmeschleifen mit der Auftraggeberin sowie den beteiligten Projektpart- nern einzuplanen. Die Einarbeitung der abgestimmten Änderungen ist Bestandteil der ausgeschriebenen Leistung. • Qualitätssicherung der Inhalte, • redaktionelle Gesamtkoordination.

4. WEITERE GRUNDLEGEND ZU ERBRINGENDE LEISTUNGEN

Die folgenden Bedingungen sind von derdem Auftragnehmerin (kurz: AN) zu erfüllen und verpflichtend. Sind die vorgegebenen Bedingungen aus dem Angebot nicht eindeutig ersicht- lich bzw. werden diese Bedingungen nicht erfüllt, wird das Angebot von der Vergabe ausge- schlossen.

4.1. ANFORDERUNGEN AN DEN/DIE AUFTRAGNEHMER/IN

Es wird vorausgesetzt, dass der AN über nachweisbare Erfahrungen in der Konzeption und Produktion audiovisueller Wissens-, Transfer- und Kommunikationsformate verfügt. Darüber hinaus wird Erfahrung in der zielgruppengerechten Aufbereitung komplexer Inhalte für kleine und mittlere Unternehmen sowie in der Zusammenarbeit mit Forschungseinrichtungen, Ver- bänden oder öffentlichen Auftraggebern vorausgesetzt.

Die Erfüllung der Anforderung ist gemäß Punkt 7 (Referenzen) zu belegen.

4.2. ANFORDERUNGEN AN DAS PROJEKTPERSONAL

Die Leistungen im Rahmen des Projekts sind ausschließlich von fachkundigem Personal zu erbringen.

Das eingesetzte Personal muss folgende Anforderungen erfüllen:

• Erfahrungen in Wissenschafts- und Transferkommunikation • Erfahrungen in der Entwicklung von Lern- und Wissensformaten • Erfahrungen in der Produktion audiovisueller Kommunikationsformate • Erfahrungen in öffentlich geförderten Projekten sind wünschenswert • Sehr gute Deutschkenntnisse oder sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift • Benennung einer projektverantwortlichen Ansprechperson für fachliche Rückfragen, Ab- stimmungen und Freigabeprozesse

Die Erfüllung der Anforderungen ist gemäß Punkt 7 (Übersicht Projektpersonal) zu belegen.

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Die AG behält sich das Recht vor, im Rahmen der Vertragsausführung die Eignung des vorge- schlagenen Personals zu prüfen und bei Nichterfüllung der Anforderungen einen Austausch zu verlangen.

4.3. DOKUMENTATION UND ÜBERGABE

Der AN hat spätestens zum Ende des Leistungszeitraums sämtliche unter Punkt 3 beschrie- benen und im Rahmen der Leistungserbringung erstellten Endprodukte, Arbeitsergebnisse und zugehörigen Dokumentationen vollständig und strukturiert an die AG zu übergeben.

Die Übergabe umfasst insbesondere:

• Strukturierte Übergabe sämtlicher Endfassungen in digitaler Form (via weTransfer) • Sämtliche Untertiteldateien (via projekteigene Plattform), • verwendete Grafiken und Kommunikationselemente (via projekteigene Plattform) • zwei Kurzberichte zu geleisteten Arbeiten (1-3 Seiten) • Eintragen der Outputs in das projektinterne Dokumentationstool • Abschlussdokumentation der Leistungserbringung (mind. 10 Seiten) an die Projektleitung des Mittelstand-Digital Zentrum Tourismus • Der AN räumt der AG die zur vertragsgemäßen Nutzung erforderlichen Nutzungsrechte an sämtlichen Endprodukten ein. Dies umfasst insbesondere die Nutzung für Öffentlich- keitsarbeit, Wissenstransfer, Weiterbildungsangebote sowie projektbezogene Kommuni- kationsmaßnahmen. • Vorschlag Die Übergabe erfolgt vollständig und strukturiert in den vereinbarten digitalen Dateiformaten. Sie umfasst sämtliche in Kapitel 3 beschriebenen Endprodukte sowie die zugehörigen Dokumentationen.

4.4. BERATUNG & RÜCKSPRACHEN

Der AN verpflichtet sich, für fachliche Rückfragen, Abstimmungen, Freigabeprozesse sowie die Koordination der Projektdurchführung während der gesamten Projektlaufzeit werktags zu üb- lichen Bürozeiten (09.00 Uhr bis 17.00 Uhr) online und telefonisch in deutscher oder engli- scher Sprache zur Verfügung zu stehen.

Hierfür sind durch den AN nach Zuschlagserteilung eine projektverantwortliche Ansprechper- son zu benennen, welche den Anforderungen an das Projektpersonal gemäß Punkt _ ent- spricht.

Ein Wechsel der Ansprechperson während der Projektlaufzeit kann nur mit Zustimmung der AG erfolgen.

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5. LEISTUNGSORT

Die Leistungen werden grundsätzlich in den Räumlichkeiten des AN erbracht. Hiervon ausge- nommen sind bundesweite Dreh- und Rechercheorte, die nach Abstimmung mit der AG fest- gelegt werden. Die für die Leistungserbringung erforderlichen Ressourcen, insbesondere Per- sonal, Räumlichkeiten, Hard- und Software sowie sonstige Arbeitsmittel, sind durch den AN bereitzustellen und in die Kalkulation einzubeziehen.

Die konzeptionellen, redaktionellen und organisatorischen Leistungen können ortsunabhän- gig erbracht werden. Abstimmungsgespräche erfolgen nach Bedarf digital oder in Präsenz. Die Dreharbeiten finden in Berlin sowie an weiteren bundesweiten Drehorten nach Abstimmung mit der Auftraggeberin statt.

Sämtliche im Zusammenhang mit der Leistungserbringung entstehenden Reise-, Übernach- tungs- und Nebenkosten sind durch die Auftragnehmerin bzw. den Auftragnehmer in das An- gebot einzukalkulieren. Eine gesonderte Vergütung erfolgt nicht.

5.1. PROJEKTBEZOGENE ABSTIMMUNGEN UND REISEAUFWAND

Die Abstimmung mit der AG umfasst insbesondere das Projektauftaktgespräch, regelmäßige Projekt-Jour-fixe sowie fachliche Abstimmungen, Freigabeprozesse und die Koordination der Dreh- und Interviewtermine.

Im Rahmen der Leistungserbringung sind voraussichtlich 3 vor Ort Termine sowie Dreharbei- ten an insgesamt 4 bundesweiten Dreh- und Rechercheorten vorgesehen. Termine werden grundsätzlich mit einem Vorlauf von mindestens 5 Werktagen abgestimmt.

Sämtliche im Zusammenhang mit der Leistungserbringung anfallenden Reise-, Übernach- tungs- und Nebenkosten sind in das Angebot einzukalkulieren.

6. TERMINE / AUSFÜHRUNGSZEIT

Ausführungsbeginn: Die Ausführung kann ab dem Tag der Auftragsvergabe (voraussichtlich 15.10.2026) erfolgen.

Ausführungsende: Sämtliche vereinbarten Leistungen und Leistungsergebnisse sind spä- testens bis zum 10.11.2026 vollständig bereitzustellen.

Die vereinbarten Lieferfristen sind verbindlich. Liefer- und Leistungsverzögerungen sind der TU Berlin unverzüglich anzuzeigen. Dies gilt dann, wenn es auf Grund von erheblichen und unvorhersehbaren Umständen politischen und/oder wirtschaftlichen Ausmaßes, zu Liefereng- pässen bzw. Störungen in den Lieferketten kommt, die nicht im Verantwortungsbereich des

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Auftragnehmers liegen. Mit der zeitnahen Unterrichtung der TU Berlin hierüber sind auch die zu diesem Zeitpunkt voraussichtlichen Lieferzeiten mitzuteilen.

7. EINZUREICHENDE UNTERLAGEN

Neben den vom Unternehmen einzureichenden Formularen (siehe Vergabeunterlagen) sind folgende Punkte im Angebot schriftlich darzustellen. Werden die folgenden Punkte nicht schriftlich dargestellt, so wird das Angebot ausgeschlossen.

• TUB – Angebotsschreiben des Bieters: Bitte reichen Sie dieses Dokument ausgefüllt mit dem Angebot ein.

• TUB – Preisblatt (ZK1): Bitte reichen Sie dieses Dokument ausgefüllt mit dem Angebot ein.

• Wirt-124 UVgO P – Erklärung zu Ausschlussgründen (EK): Das Formblatt ist vollstän- dig ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen.

• Wirt-238 P – Erklärung Bietergemeinschaft (EK): Das Formblatt ist vollständig ausge- füllt mit dem Angebot einzureichen, sofern das Angebot durch eine Bietergemein- schaft abgegeben wird.

• Wirt-236 P – Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (EK): Das Formblatt ist vollständig ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen, sofern für die Leistungserbrin- gung die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch genommen werden und eine entsprechende Verpflichtungserklärung erforderlich ist.

• Wirt-235 P – Unteraufträge/Eignungsleihe (EK): Das Formblatt ist vollständig ausge- füllt mit dem Angebot einzureichen, sofern Unteraufträge vorgesehen sind und/oder sich DieDer Bieterin zum Nachweis der Eignung auf die Kapazitäten an- derer Unternehmen beruft.

• Eigenerklärung zur Erfüllung der Mindestanforderungen (MK2): DieDer Bieterin er- klärt mit Angebotsabgabe, dass sämtliche unter Punkt 3 „Leistungsverzeichnis / Min- destkriterien“ sowie die unter Punkt 4 genannten verpflichtenden Anforderungen voll- ständig erfüllt und im Auftragsfall entsprechend den Vorgaben der Leistungsbeschrei- bung erbracht werden.

1 ZK = Zuschlagskriterium 2 MK = Mindestkriterium (Mindestanforderung) Seite 15 von 22

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Soweit in Punkt 7 für einzelne Anforderungen gesonderte Nachweise gefordert wer- den, sind diese zusätzlich mit dem Angebot einzureichen.

• Zusicherung Nutzungsrechte (MK): DieDer Bieterin sichert in Form einer Eigener- klärung zu, dass die unter Punkt 2.3 beschriebenen Nutzungsrechte im Auftragsfall eingeräumt werden.

• Übersicht Projektpersonal (EK): DieDer Bieterin reicht mit dem Angebot eine Über- sicht des für die Leistungserbringung vorgesehenen Projektpersonals ein.

Aus der Übersicht müssen für die jeweils vorgesehenen Personen mindestens folgende Angaben hervorgehen: ˃ Name; ˃ vorgesehene Rolle und Aufgaben im Projekt; ˃ fachliche Qualifikation; ˃ Erfahrungen in der Wissenschafts- und Transferkommunikation; ˃ Erfahrungen in der Entwicklung von Lern- und Wissensformaten; ˃ Erfahrungen in der Produktion audiovisueller Kommunikationsformate; ˃ Sprachkenntnisse in Deutsch und/oder Englisch.

Die projektverantwortliche Ansprechperson für fachliche Rückfragen, Abstimmungen und Freigabeprozesse ist in der Übersicht eindeutig zu benennen.

Die Angaben müssen eine Prüfung der unter Punkt 4.2 genannten Anforderungen an das Projektpersonal ermöglichen.

• Referenzen (EK): DieDer Bieterin reicht mit dem Angebot mindestens drei Referen- zen aus den letzten drei Jahren über erfolgreich erbrachte, mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbare Leistungen ein.

Aus den eingereichten Referenzen muss insgesamt nachvollziehbar hervorgehen, dass dieder Bieterin über die unter Punkt 4.1 geforderten Erfahrungen verfügt, insbesondere in den Bereichen:

˃ Konzeption und Produktion audiovisueller Wissens-, Transfer- und Kommunikati- onsformate; ˃ zielgruppengerechte Aufbereitung komplexer Inhalte für kleine und mittlere Un- ternehmen (KMU); ˃ Zusammenarbeit mit Forschungseinrichtungen, Verbänden oder öffentlichen Auf- traggebern.

Die Referenzen müssen jeweils folgende Angaben enthalten: Seite 16 von 22

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˃ Auftraggeberin bzw. Auftraggeber; ˃ Ansprechperson und Kontaktdaten; ˃ Projektzeitraum; ˃ Kurzbeschreibung des Projekts; ˃ Umfang und Art der erbrachten Leistungen; ˃ Darstellung der Vergleichbarkeit mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand; ˃ Angabe, welche der vorgenannten Erfahrungsbereiche durch die jeweilige Refe- renz nachgewiesen werden.

DieDer Bieterin erklärt sich damit einverstanden, dass die TU Berlin im Rahmen die- ser Ausschreibung Kontakt zu den angegebenen Ansprechpersonen aufnimmt.

• Konzept (ZK): DieDer Bieterin reicht mit dem Angebot ein Umsetzungskonzept mit einem Umfang von maximal 12 Seiten ein. Das Umsetzungskonzept dient der Darstel- lung der vorgesehenen Vorgehensweise zur Erbringung der ausgeschriebenen Leistun- gen.

Das Umsetzungskonzept muss insbesondere folgende Inhalte umfassen:

˃ Darstellung der methodischen Vorgehensweise zur Umsetzung der ausgeschriebe- nen Leistungen; ˃ Darstellung der methodischen Vorgehensweise anhand der Arbeitspakete gemäß Punkt 3.1 „Transfer- und Wissenskonzeption“ und Punkt 3.4 „Produktion der Lern- reportagen“; ˃ Darstellung der vorgesehenen Projektorganisation einschließlich Zeit- und Res- sourcenplanung; ˃ Darstellung der vorgesehenen Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin einschließ- lich Abstimmungs- und Kommunikationswegen sowie Freigabeprozessen; ˃ Darstellung des vorgesehenen Umgangs mit Änderungen während der Projekt- durchführung; ˃ Beschreibung der Maßnahmen zur fachlichen und technischen Qualitätssicherung; ˃ Beschreibung der Maßnahmen zur Sicherstellung der Einhaltung der Meilensteine und zum Umgang mit Termin- und Projektrisiken; ˃ Darstellung der vorgesehenen Maßnahmen zur Sicherstellung der Barrierefreiheit; ˃ Darstellung der vorgesehenen Dokumentation der Leistungserbringung.

Das Umsetzungskonzept dient ausschließlich als Grundlage für die Bewertung der qua- litativen Zuschlagskriterien gemäß Punkt 8.2.

Nicht einzureichen sind fertige Storylines, Interviewleitfäden, Drehkonzepte, Designs oder sonstige bereits ausgearbeitete Projektergebnisse. Unentgeltliche Vorleistungen werden nicht verlangt. Seite 17 von 22

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8. ZUSCHLAGSKRITERIUM UND GEWICHTUNG

Unter Berücksichtigung aller Umstände wird der Zuschlag jeweils auf das wirtschaftlichste An- gebot erteilt. Die Bewertung erfolgt auf Grundlage des schriftlichen Angebots. Daher liegt es im Interesse der Bieterin/ des Bieters, alle angeforderten Informationen so detailliert und kor- rekt wie möglich zur Verfügung zu stellen.

Es werden die Kriterien Gesamtangebotsnettopreis mit 30,00 % und Qualität mit 70,00 % gewichtet. Die sich aus dem jeweiligen Kriterium ergebenden Punkte werden addiert. Das An- gebot mit der Höchstpunktzahl erhält den Zuschlag. Alle Punkte werden auf zwei Nachkom- mastellen gerundet.

8.1. KRITERIUM PREIS

Im Angebotspreis müssen alle ggf. anfallenden kostenpflichtigen Nebenleistungen bereits ent- halten sein. Über das Angebot hinausgehende Forderungen können gegenüber der TU Berlin nicht geltend gemacht werden.

Das Angebot mit dem niedrigsten Gesamtangebotsnettopreis erhält die Höchstpunktezahl von 30 Punkten. Ist der Gesamtangebotsnettopreis eines Angebots zum Beispiel um 100% hö- her als im Vergleich zum Angebot mit dem niedrigsten Gesamtangebotsnettopreis, erhält die- ses Angebot 0 Punkte. Null Punkte stellen die Untergrenze dar. Das heißt, es werden keine Negativpunkte vergeben. Die Punkte dazwischen werden nachfolgender Gleichung interpolar berechnet:

Formel: 𝑃𝑟𝑒𝑖𝑠 𝑃𝑢𝑛𝑘𝑡𝑒 = (2− )∙30 𝑃𝑟𝑒𝑖𝑠 𝑃𝑟𝑒𝑖𝑠 𝑚𝑖𝑛

Bespielrechnung zu Punktvergabe: Angebot 1: Preis von 45.000 EUR = 13,45 Punkte Angebot 2: Preis von 30.000 EUR = 28,97 Punkte

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Angebot 3: Preis von 29.000 EUR = 30,00 Punkte

8.2. KRITERIUM QUALITÄT

Die nachfolgend beschriebenen Aspekte stellen zusätzliche Leistungen dar. Die Erfüllung die- ser Aspekte ist für den Bieter nicht verpflichtend, wird jedoch im Rahmen der Angebotswer- tung berücksichtigt.

Für die Erfüllung des Aspekts werden maximal 70 Punkte vergeben; Teilpunkte werden nicht vergeben. Jedes Angebot, das die genannten Aspekte vollständig erfüllt, erhält die ausgewie- sene Punktzahl.

Die Erfüllung der zusätzlichen Aspekte ist im Angebot eindeutig kenntlich zu machen.

Angebote müssen in den qualitativen Zuschlagskriterien gemäß den Punkten 8.2.1 bis 8.2.3 insgesamt mindestens 40,00 von möglichen 70,00 Punkten erreichen. Angebote, die diese Mindestpunktzahl nicht erreichen, werden von der weiteren Wer- tung ausgeschlossen.

Die Bewertung der Qualität erfolgt ausschließlich auf Grundlage des gemäß Punkt 7 mit dem Angebot einzureichenden Umsetzungskonzepts anhand der nachfolgenden Teilkriterien:

8.2.1. Methodisches Vorgehen zur Umsetzung der ausgeschriebenen Leistungen Bewertet wird die Qualität des übergreifenden methodischen Vorgehens für die Durchfüh- rung des Gesamtauftrags.

Bei der Bewertung werden insbesondere berücksichtigt:

• die Struktur und Schlüssigkeit des vorgesehenen Vorgehens; • die nachvollziehbare Überführung der Anforderungen der Leistungsbeschreibung in konkrete Arbeitsschritte;

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• die fachlich nachvollziehbare Verknüpfung der konzeptionellen, redaktionellen, audi- ovisuellen und transferorientierten Leistungen; • die Ausrichtung des Vorgehens auf die in der Leistungsbeschreibung genannten Ziel- gruppen; • die Berücksichtigung der langfristigen Nutzbarkeit und Nachnutzung der zu erstellen- den Inhalte.

8.2.2. Exemplarische Darstellung der Arbeitspakete gemäß Punkt 3.1 und 3.4 Bewertet wird, wie dieder Bieterin das unter 8.2.1 dargestellte übergreifende Vorgehen konkret auf die Arbeitspakete gemäß Punkt 3.1 „Transfer- und Wissenskonzeption“ und Punkt 3.4 „Produktion der Lernreportagen“ überträgt.

Bei der Bewertung werden insbesondere berücksichtigt:

• die konkrete Darstellung der vorgesehenen Arbeitsschritte; • die fachliche und methodische Herangehensweise; • die Berücksichtigung der für das jeweilige Arbeitspaket maßgeblichen Anforderungen der Leistungsbeschreibung; • die Einbindung erforderlicher Abstimmungs- und Freigabeprozesse; • die Zielgruppenorientierung; • die Umsetzbarkeit innerhalb des vorgesehenen Leistungszeitraums.

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25 Die Arbeitsschritte und die methodische Vorgehensweise werden für beide Arbeitspa- kete konkret, schlüssig und auf die jeweiligen Anforderungen bezogen dargestellt. Ab- stimmungs- und Freigabeprozesse, Zielgruppenorientierung sowie die zeitliche Umsetz- barkeit sind nachvollziehbar in die Vorgehensweise integriert.

8.2.3. Projektorganisation und Qualitätssicherung Bewertet wird die für den konkreten Auftrag vorgesehene Projektorganisation und Qualitäts- sicherung. Die fachliche Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Projektpersonals ist nicht Gegenstand dieses Zuschlagskriteriums.

Bei der Bewertung werden insbesondere berücksichtigt:

• die Rollen- und Aufgabenverteilung innerhalb des Projektteams; • die Zeit- und Ressourcenplanung; • die Organisation der Zusammenarbeit mit der AG; • die vorgesehenen Abstimmungs-, Kommunikations- und Freigabeprozesse; • der Umgang mit Änderungen während der Projektdurchführung; • die Maßnahmen zur fachlichen und technischen Qualitätssicherung; • die Maßnahmen zur Einhaltung der Meilensteine sowie zum Umgang mit Termin- und Pro- jektrisiken.

Im Falle eines Punktegleichstands in der Gesamtbewertung aus Preis und Qualität erhält das Angebot mit der höheren Punktzahl im Zuschlagskriterium Qualität den Zuschlag. Besteht auch insoweit Punktgleichheit, entscheidet das Los. Die Bewertung der qualitativen Zuschlagskriterien erfolgt ausschließlich auf Grundlage der mit dem Angebot eingereichten Unterlagen. Nicht dargestellte Inhalte können bei der Bewertung nicht berücksichtigt werden.

Erreichen mehrere Bieter die gleiche Gesamtpunktzahl, so wird der Zuschlag nach der räumli- chen Nähe zum Standort der TU Berlin vergeben, sodass Anreisen für Service oder Wartung

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sowohl kostengünstig als auch umweltfreundlich gestaltet werden können. Kann im Anschluss immer noch keine Entscheidung getroffen werden, so entscheidet das Los.

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