206008 - 1.2 - alle Lose - Bewerbungsbedingungen.pdf

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Bewerbungsbedingungen

(Änderungen sind Gelb hervorgehoben)

Vergabestelle

1. Vergabestelle ist das Umweltbundesamt, Referat Z 1.5, Wörlitzer Platz 1, 06844 Dessau- Roßlau. Die Vergabestelle verfährt nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV), deren Bestimmungen nicht Vertragsbestandteil werden.

Zusätzliche sachdienliche Auskünfte zu den Vergabeunterlagen erteilt ausschließlich die Vergabestelle. Es werden keine telefonischen Auskünfte erteilt.

Ansprechpartner ist: Herr Beckermann, erreichbar über die e-Vergabe-Plattform

Bei technischen Fragen zur e-Vergabe wenden Sie sich direkt an den IT-Support des Beschaffungsamtes des Bundesministeriums des Innern (BMI). Hilfe erhalten Sie über das Kontaktformular oder auch telefonisch unter 0228 99 610-1234.

Fragen zur Ausschreibung und Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen 2. Fragen zur Ausschreibung sind innerhalb der unter Textziffer 5 genannten Frist für Fragen ausschließlich elektronisch über die e-Vergabeplattform des Bundes zu stellen. Die selbstständige Kontaktaufnahme zu den beteiligten Facheinheiten des Auftraggebers ist untersagt.

Die Teilnehmer am Verfahren werden über die e-Vergabeplattform des Bundes aktiv über etwaige Fragen und Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen (einschl. der Leistungsbeschreibung) und/oder sonstige das Verfahren betreffende Informationen in Kenntnis gesetzt. Zudem stehen die Fragen und Antworten zum Vergabeverfahren auf der Ausschreibungsseite der e-Vergabe zum Download zur Verfügung.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die auf diesem Weg bekanntgegebenen Informationen als Änderung, Ergänzung bzw. Konkretisierung der Vergabeunterlagen Vertragsbestandteil werden und eine Nichtberücksichtigung dieser Informationen zum Angebotsausschluss führen kann.

Angebotsabgabe 3. Die Abgabe des Angebots hat ausschließlich elektronisch über die e-Vergabeplattform des Bundes in Textform nach § 126b1 des Bürgerlichen Gesetzbuches zu erfolgen. Das Angebot ist auf Basis des bereitgestellten Angebotsformulars zu erstellen und durch weitere Unterlagen zu ergänzen. Angebote und die mit ihnen einzureichenden Formulare müssen zwingend eindeutige Angaben über den Bieter als Wirtschaftsteilnehmer enthalten (Firma, Adresse, Name der handelnden Person).

1 D.h. lesbare Erklärung, in der die Firma und die handelnde Person genannt werden.

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Die Nutzung der e-Vergabe ist kostenfrei. Zur Übersendung eines elektronischen Angebotes verwenden Sie bitte den von der Vergabeplattform bereitgestellten Angebotsassistenten.

Weitere Informationen zu den Nutzungsvoraussetzungen der e-Vergabe und zu den Ersten Schritten erhalten Sie unter: http://www.evergabe-online.info

Rücknahme, Berichtigungen und Änderungen des Angebotes 4. Das Angebot kann bis zum Ablauf der Angebotsfrist berichtigt, geändert oder zurückgenommen werden. Sollten Berichtigungen/Änderungen an einem eingereichten Angebot erforderlich sein, ziehen Sie zunächst Ihr bereits eingereichtes Angebot zurück und reichen Sie es erneut ein. Die Rücknahme eines Angebotes hat ausschließlich über den von der Vergabeplattform bereitgestellten Angebotsassistenten zu erfolgen.

Fristen 5. Für das Vergabeverfahren gelten die folgenden Fristen:

Fragen: 01.09.2026

Fragen zu den Vergabeunterlagen sind bis zu diesem Zeitpunkt textlich an die in Nr. 1 benannte Ansprechperson zu stellen. Die Information über eingegangene Fragen erfolgt gemäß Nr. 2.

Ablauf der Angebotsfrist: 30.09.2026, 11.00 Uhr

Das Angebot muss bis zum Ablauf der Angebotsfrist über den Angebotsassistenten der e-Vergabe beim Umweltbundesamt eingereicht werden. Es kann bis zu diesem Zeitpunkt berichtigt, geändert oder zurückgenommen werden (vgl. Nr. 4).

Ablauf der Bindefrist: 30.11.2026

Bis zum Ablauf der Bindefrist ist der Bieter an sein Angebot gebunden.

Ausführungsfrist: ab Zuschlagserteilung 48 Monate mit der Option um zweimalige Verlängerung um je 12 weitere Monate

6. Mit der Abgabe des Angebotes erkennt der Bieter die in Nr. 5 genannten Fristen an.

Angebot 7. Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Der Schrift- und Geschäftsverkehr mit dem Umweltbundesamt ist in deutscher Sprache zu führen.

8. Das Angebot muss die Brutto-Preise und die sonstigen geforderten Angaben und Erklärungen enthalten. Die Preise sind in Euro (€) anzugeben. Das Leistungsangebot ist unter Angabe der entsprechenden Preise aufzuschlüsseln. Die Umsatzsteuer ist mit Angabe des Umsatzsteuersatzes gesondert auszuweisen. Sofern keine Umsatzsteuer anfällt, ist dies im Angebot anzugeben. Sämtliche zum Angebot gehörenden Anlagen sind eindeutig zu kennzeichnen.

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9. Das Umweltbundesamt ist als Bundesbehörde und Auftraggeber zur Anwendung der „Richtlinie der Bundesregierung zur Korruptionsbekämpfung in der Bundesverwaltung“ vom 30.04.2004 verpflichtet. Es ist beabsichtigt, die Beschäftigten des Auftragnehmers im Rahmen dieser Ausschreibung – soweit erforderlich – in Anwendung des Verpflichtungsgesetzes (VerpflG) vom 02.03.1974 auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten aus dem Auftrag zu verpflichten. Mit der Abgabe des Angebotes ist die gemäß § 1 Abs. 1 des Verpflichtungsgesetzes erforderliche Niederschrift der förmlichen Verpflichtung der eingesetzten Person/en oder eine entsprechende Bereitschaft der Person/en, sich nach dem Verpflichtungsgesetz im Falle der Zuschlagserteilung und damit des Vertragsschlusses verpflichten zu lassen, beizufügen.

10. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Änderungen und Ergänzungen an den Vertragsunterlagen sind unzulässig.

11. Eine abschließende Liste über die mit dem Angebot zwingend vorzulegenden Unterlagen und Nachweise bzw. die im Angebot zwingend vorzunehmenden Angaben, ist den Vergabeunterlagen beigefügt.

Etwaige Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, wie z.B. Personenprofile und Angaben zu Referenzprojekten und der dortigen Ansprechpersonen, sind zur Wahrung datenschutzrechtlicher Bestimmungen in anonymisierter Form einzureichen.

12. Für die Ausarbeitung des Angebotes wird keine Vergütung gewährt. Das Angebot und diesem beigefügte Anlagen (zusammen Angebotsunterlagen) gehen ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum des Bundes über. Sollten die Angebotsunterlagen urheberrechtlich oder durch verwandte Schutzrechte geschützte Werke oder Werkteile enthalten, erhält der Auftraggeber zur Auswertung und Speicherung der Angebotsunterlagen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ein einfaches Nutzungsrecht.

13. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Bietergemeinschaften 14. Bietergemeinschaften haben in ihren Angeboten jeweils die Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen. Jedes Mitglied hat dem gemeinsamen Angebot eine Erklärung zur Übernahme der gesamtschuldnerischen Haftung hinsichtlich der im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten beizufügen. Zudem haben alle zu vertretenen Mitglieder die Bevollmächtigung des vertretenden Mitglieds zu erklären. Fehlen voran genannte Erklärungen und Bezeichnungen im Angebot, so sind diese spätestens vor Zuschlagserteilung beizubringen.

Losaufteilung 15. Die Leistung ist in Teilen zu erbringen. Jede Teilleistung bildet ein Los. Die Vergabe der Lose an unterschiedliche Bieter wird vorbehalten.

Die Leistung wird in 3 Lose aufgeteilt.

 Los 1: SDK-Wartung und -Management  Los 2: Entwicklung von Fachanwendungen 1 (Neuentwicklungen)  Los 3: Entwicklung von Fachanwendungen 2 (Migration Altsysteme)

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Die Größe der einzelnen Lose sind den jeweiligen Leistungsbeschreibungen unter Nr. 5.3.1 zu entnehmen.

Die Bieter können Angebote auf ein einzelnes Los, auf 2 Lose oder alle 3 Lose einreichen. Reicht ein Bieter für mehrere Lose ein Angebot ein, macht der Auftraggeber jedoch von der Möglichkeit der Zuschlagslimitierung gemäß § 30 Abs. 1 Satz 2 i.V.m. Abs. 3 VgV wie folgt Gebrauch:

Ein Bieter erhält den Zuschlag nicht auf Los 2 und 3. Demnach sind nur die Loskombinationen 1 und 2 oder 1 und 3, nicht aber 2 und 3 zulässig. Daher kann ein Bieter für höchstens 2 Lose den Zuschlag erhalten.

Die Ermittlung des Angebotes, auf das für ein Los der Zuschlag zu erteilen ist, richtet sich zuvorderst nach der Wirtschaftlichkeit des Angebotes (Wirtschaftlichkeitskennzahl Z, siehe Nr. 16). Hat ein Bieter jedoch für Los 2 und 3 das jeweils wirtschaftliche Angebot eingereicht, behält sich der Auftraggeber nach den folgenden aufgeführten Regeln die Entscheidung vor, welcher Bieter den Zuschlag für Los 2 erhält.

Fall 1: Es liegt für das Los 2 einzig das Angebot dieses Bieters vor Er erhält er den Zuschlag für dieses Los, nicht aber für Los 3.

Fall 2: Es liegen für Los 2 mehrere Angebote vor Einziges Entscheidungskriterium innerhalb dieses Schrittes ist sodann der virtuelle Angebotspreis (P). Die virtuellen Angebotspreise der in der Wertung verbliebenen beiden wirtschaftlichsten Angebote (das wirtschaftlichste auf Platz 1 und das zweitwirtschaftlichste auf Platz 2) werden daher miteinander verglichen. Dem Angebot mit dem niedrigsten virtuellen Brutto-Angebotspreis wird der Zuschlag für das Los 2 erteilt. Führt diese Vorgehensweise nicht zu zwei unterschiedlichen Auftragnehmern für die Lose 2 und 3, wird als Entscheidungskriterium für Los 2 die ermittelte Leistungspunktzahl (L) herangezogen und der Bieter mit der höchsten Leistungspunktzahl erhält den Zuschlag für dieses Los.

Fall 3: Es liegt für das Los 2 einzig das Angebot dieses Bieters vor und für das Los 3 mehrere Angebote: Vorgehensweise wie unter Fall 2 beschrieben, nur bezogen auf Los 3.

Zuschlagskriterien 16. Die Zuschlagserteilung erfolgt auf Grundlage des günstigsten Leistungs-Preis-Verhältnisses unter Anwendung der Einfachen Richtwertmethode nach der UfAB 2018 („Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen, S. 582 - 584).

Die im Leistungsverzeichnis beschriebenen Leistungsmerkmale werden im Rahmen der Wertung nach Ausschluss- und Bewertungskriterien unterschieden. Ist einem Leistungsmerkmal ein „A“ vorangestellt, handelt es sich um ein Ausschluss-, andernfalls um ein Bewertungskriterium („B“):

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Die Bewertung der Angebote wird unter folgenden Prämissen durchgeführt:

• jedes Kriterium geht in die Bewertung ein;
• für A-Kriterien (sog. Ja/Nein-Fragen) werden keine Punkte vergeben;
• die B-Kriterien erhalten Bewertungspunkte von 0 bis 10:

Einzelheiten zur Bewertungsskala sind in den Bewertungsmatrizen zum jeweiligen Los geregelt.

Die Bewertung von 0 bis 10 Punkten pro B-Kriterium wird im Anschluss mit dem jeweiligen Gewichtungsfaktor des B-Kriteriums multipliziert. Die Summe aller gewichteten Bewertungspunkte ergibt die Gesamtpunktzahl, die zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots herangezogen wird. Die maximal erreichbare Punktzahl ist der Bewertungsmatrix des jeweiligen Loses zu entnehmen.

Nachweise sind entsprechend der Anlage Bewertungsmatrix, Tabellenblatt „Wertungskriterien (B)“ einzureichen. Darin ist auch festgehalten, wenn ein Kriterium unter Verwendung einer entsprechenden Vorlage beantwortet werden muss. Diese Vorlagen sind den Ausschreibungsunterlagen beigefügt.

Für die Ermittlung des Leistungs- und Preisverhältnisses wird die Wirtschaftlichkeitskennzahl Z berechnet, indem die erreichten Leistungspunkte der B- Kriterien (L) durch den virtuellen Brutto-Angebotspreis (P) dividiert werden.

Summe der Leistungspunkte (L) Z= Die Leistungskennzahl (L) spievgiretlut edlelenr EArnfüglelbuontgsspgrreaids bdreurt taon (gPe)botenen Leistung bezogen auf die Anforderungen an die Leistung (Leistungskriterien) wider. Die Leistungskennzahl (L) wird auf Basis der im jeweiligen Dokument „Bewertungsmatrix“ und dem dortigen Tabellenblatt „Wertungskriterien (B)“ geforderten Nachweise und Erklärungen ermittelt. Entsprechend der in der jeweiligen Bewertungsmatrix aufgeführten B-Kriterien wird der

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Erfüllungsgrad der Leistungskriterien bewertet. Die vergebenen Punktzahlen gehen mit ihrer individuellen Gewichtung in das Gesamtergebnis ein.

Die Preiskennzahl (P) ist identisch mit dem fiktiven Gesamtpreis inkl. Umsatzsteuer im Preisblatt.

Es werden lediglich vollständige, alle formalen Anforderungen erfüllende, rechnerisch und fachlich richtige Angebote von fachkundigen und leistungsfähigen Bietern für den Zuschlag in Betracht gezogen, die nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen werden. Ferner darf kein offenbares Missverhältnis zwischen Preis und Leistung bei den Angeboten bestehen und die Leistungskennzahl (L) muss bei mindestens 50 % der maximal zu erreichenden Punkte innerhalb der Kriterienhauptgruppe „Technischer Kontext“ liegen (alle Lose).

Der im Angebotsformular Teil C ermittelte Wertungsbruttopreis dient nur zur Berechnung des wirtschaftlichsten Angebots in Form eines fiktiven Angebotspreises und ist nicht äquivalent zur Vertragssumme.

Zur Berechnung des fiktiven Angebotspreises ist der Bieter gehalten, Angaben im Angebotsformular Teil C zu machen zu:

1. Jährlich oder einmalig anfallenden Fixkosten für Fremdleistungen oder Sachmittel, sowie zu

2. Tagessätzen für die vom Auftraggeber im Preisblatt vordefinierten Rollen.

Zur Berechnung des fiktiven Angebotsbruttopreises wird die Summe gebildet aus

 den Fixkosten aus 1)

 und den Tagessätzen aus 2), multipliziert mit dem vom Auftraggeber vorgegebenen Mengengerüst je Los

Die Summe aus den Fixkosten und dem Preis für das fiktive Beispielprojekt ergeben den fiktiven Angebotsbruttopreis und fließt damit unmittelbar in die Berechnung ein.

Aus der kalkulatorischen Brutto-Angebotssumme und der Summe der ermittelten Leistungspunkte wird das „Leistungs-Preis-Verhältnis“ (Z) gebildet, indem die Leistungspunkte (L) durch den virtuellen Brutto-Angebotspreis (P) dividiert werden.

L Z = Die erzielten Leistungspunkte werden durch dePn fiktiven Angebotsbruttopreis dividiert. Für eine bessere Lesbarkeit wird die Punktzahl mit dem Faktor 100.000 multipliziert. Hierdurch erhält man eine skalierte Kennzahl. Das Angebot mit dem höchsten Leistungs-Preis- Verhältnis (Z) erhält den Zuschlag.

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Beispiel:

Die für eine entsprechende Wertung relevanten Kriterien sind den jeweiligen Bewertungsmatrizen der einzelnen Lose zu entnehmen.

Bei der Wertung der Preise wird auf die Brutto-Angebotssummen abgestellt. Dies gilt auch für den Fall eines Angebotes eines im Ausland ansässigen Unternehmens, unabhängig von der Frage der persönlichen Steuerschuld und der Steuerschuldumkehr gemäß § 13b UStG im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens.

Für eventuelle Nachprüfungsverfahren zuständige Vergabekammer 17. Vergabekammern des Bundes Villemomblerstr. 76 53123 Bonn

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit:

• der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

• Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

• Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

• mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.